برون سپاری (ارائه کلاسی
Download
Report
Transcript برون سپاری (ارائه کلاسی
موضوع:
برون سپاری
ارائه دهنده :بهنام فرهادزارع
استاد :جناب آقای دکترحجاریان
برون سپاری
فرهنگ تخصصي برون سپاري در تعریف این واژه گفته است:
«برون سپاري عبارتست از واگذاري تمام یا بخشي از مسئولیت انجام یك وظیفه سازماني
مشخص به یك فرد ،گروه یا سازمان تخصصي تا ضمن كاهش هزینه ها امكان تحقق كیفیت هاي
برتر نیز فراهم گردد».
«كوهن و یانگ» نیز در كتاب معروف خود تحت عنوان «چابكي»( ) Agilityیا
چاالكي سازماني نیز برون سپاري را به عنوان استراتژي ضروري و اثربخشي حفظ و
توسعه حیات سازماني از طریق یافتن عوامل اجرایي ذیصالح و توانمند برون سازماني و
واگذار نمودن وظایف غیراصلي به آنها تعریف نموده و شرط اصلي موفقیت برون سپاري
را هماهنگي آن با سایر استراتژي هاي سازمان و مخصوصا ً استراتژي هاي توسعه منابع
انساني به شمار آورده اند.
گرچه در برخي تعاریف «برون سپاري» مترادف با عقد قرارداد با كارگزاران بیروني براي انجام
برخي وظایف سازماني در نظر گرفته مي شود ولي از نظر «جودیت هال» قرارداد به عنوان یك
الگوي كسب و كار عبارت است از بكارگیري عوامل بیروني براي انجام یك پروژه خاص كه به
عنوان یك «رویداد تك نوبتي» یا یك فرآیندي كه تنها براي یك بار انجام دادن ،تنظیم و منعقد مي
گردد .در حالیكه برون سپاري شامل واگذاري اختیار انجام یك مسئولیت یا وظیفه سازماني به سایر
عوامل برون سازماني است كه دوره هاي زماني طوالني را در برگرفته و منجر به كاهش نیروي
انساني شركت و یا ایجاد امكان جابجایي نیرو به بخش ها و پروژه هاي مهمتر مي گردد.
پیتر دراکر
• برون سپاری در واقع تحولی بنیادین در ساختار
سازمان هاست
•
•
برون سپاری به عنوان یک ابزار اجرایی ساده و اقتصادی ،روز به روز کاربردهای بیشتری پیدا
می کند .دیگر الزامی نیست که سازمانهای بزرگ به تشکیالتی بدل شوند که تعداد زیادی افراد را
دراستخدام خود داشته باشند،بلکه به تشکیالتی تبدیل می شوند که درآمدهای عالی و نتایج
مناسبی را بدست می آورند ،زیرا تنها بر فعالیت هایی تمرکز می کنندو کارهایی را انجام می دهند
که دقیقا ً به اهداف سازمانی آنها مربوط است .کارهایی را که به خوبی می شناسند و به ریزه
کاریهای آن آشنایند .بقیه کارهای خدماتی اینگونه سازمان ها به شرکت های دیگر واگذار می
شود که در انجام آن متخصص اند
هنگامی که سازمان فرایندهایی را که بر انطباق محصول با الزامات تاثیرمی گذارند به بیرون از
سازمان واگذار نماید ،باید از کنترل این گونه فرایندها اطمینان حاصل نماید .نوع و گستره کنترل
هایی که برای این گونه فرآیندهای برون سپاری شده اعمال می گردد ،باید در سیستم مدیریت
کیفیت تعریف شود.
واگذاری فعالیت جمع آوری مالیات به پیمانکاران (توسط دولت) در زمان رومی ها،
نخستین شکل برونسپاری بوده است .در قرون هجده و نوزده میالدی عملیات
نگهداری چراغ های خیابان ها ،مدیریت زندان ها ،نگهداری بزرگراه ها و جمع
آوری مالیات ها ،فعالیت های واگذار شده در انگلستان به پیمانکاران بوده است .تقریبا ً
در همین زمان ،در امریکا و استرالیا ،تحویل محموله های پستی و در فرانسه ،ساخت
و مدیریت خطوط راه آهن و توزیع منابع آب ،برونسپاری شده اند .همچنین ،از قدیم
مرسوم بوده که کشاورزان ،گروهی از کارگران مهاجر را در زمان برداشت
محصول استخدام می کردند ،شرکت های ساختمانی با عقد قراردادهای فرعی برخی
امور ساختمانی را به شرکت های تخصصی مربوطه واگذار می کردند و دولت ها
برای تولید تجهیزات نظامی ،از شرکت هایی که با آنها همکاری و شراکت
استراتژیک ایجاد کرده بودند ،استفاده می کردند
برون سپاري استراتژيک چيست ؟
• برون سپاري استراتژیك عبارتست از :یك نگاه استراتژیك به برون سپاري كه
بتواند فرایندهاي مسئله دار ،وضع بد بهره وري ،مشكالت ترك كاركنان و امثال
آن را در یك نگاه بلند مدت حل كند .بر این اساس اقدام برون سپاري زماني
استراتژیك خواهد شد ،كه با استراتژي هاي بلندمدت سازمان همراستا شود ،
منافع برون سپاري بعد از گذشت چندین سال پدیدار گردد و نتایج مثبت یا منفي
آن براي سازمان از اهمیت ویژه اي برخوردار باشد .
برون سپاري استراتژيک
برون سپاري استراتژیك با پرسیدن سواالت اساسي درباره رابطه برون سپاري با سازمان
و موضوعات سازماني زیر ،برون سپاري را در سطح باالتري قرار مي دهد .
•
•
•
•
•
•
چشم انداز آینده
قابلیت هاي كلیدي فعلي و آینده
ساختار فعلي و آینده
هزینه هاي فعلي و آینده
عملكرد فعلي و آینده
مزیت رقابتي فعلي و آینده
مزایا
موسسه (برون سپاری) ( )OUTSOURCINGدر یک سری از مطالعات خود با بررسی بیش از 1200
شرکت به منظور درک صحیح از اینکه چرا شرکتهـــا فعالیتهای خود را برون سپاری می کنند بــه این
نتیجه رسید که 10مزیت بالقوه درنتیجــــــــــه استفاده از برون سپاری وجود دارد که عبارتند از:
افزایش تمرکز شرکت بر یک فعالیت خاص
قابلیت دسترسی در سطح جهانی
دردسترس قرارگرفتن وجوه سرمایه
تسریع در کسب مزایای ناشی از تجدید ساختار
تقسیم ریسک
آزادکردن منابع برای دیگر اهداف
تزریق وجوه نقد به شرکت
کاهش و کنترل هزینه عملیات
دسترسی به منابع (غیرداخلی)
مدیریت وظایف مشکل یا کنترل ناپذیر.
انواع برون سپاری
در مجموع دونوع برون سپاري داریم:
-1كار یا پیمان را به شركتي در كشور خود واگذار
میكنیم.
-2كار یا پیمان را به شركتي در كشوري دیگر واگذار
میكنیم.
اما فراموش نكنید كه شركت شما مسئول موفقیت پروژه
است و شما هستید كه باید مشخص نماییدكه آیا برون
سپاري براي یك كار خاص ،اقدامي عاقالنه و با منفعت
است
نكات اصولي در یك برون سپاري موفق و كارا
-1محورها ،اهداف و ماموریتهاي اصولي سازمان خود را تبیین كنید .هرچیزي غیر از موارد
اصولي سازمان خود و آنچه نسبت به آنها بياهمیت است را میتوانید برونسپاري نمایید
به چند سوال زیر پاسخ دهید
هسته اصلي و علت وجودي سازمان ) (Core Businessشما چیست؟
مزیت رقابتي سازمان شما چیست؟ یا چه چیزي در سازمان شما وجود دارد كه دیگران ندارند و
ميتواند در تبلیغ و رقابت بكار آید.
سازمان در پي تاسیس و عرضه چه چیزي است ؟
متذكر ميشوم كه مطمئن شوید مدیران ارشد و مدیر عامل ،در این زمینه ها ،با نتایج بدست آمده
موافق هستند .در این راه مشكال ت زیادي دارید از جمله:
مشکالت
•
•
•
•
•
مدیراني كه ميخواهند از شر پروژهها خالص شوند
آنهایي كه دو دستي همه چیز را چسبیدهاند
آنهایي كه ميخواهند امپراطوري خود ساخته را ،تا ابد به همان شكل حفظ كنند
آنهایي كه از تغییر و از دست دادن مشاغل خود ميترسند
آنهایي كه ميخواهند پروژههاي پر درد سر و بدخیم را واگذار كنند و بي درد
سرها را نگهدارند .
اما ممكن است كه یك مدیر بخواهد كه یك پروژه حساس كه موفقیت سازمان به آن وابسته است را فقط
به این دلیل برون سپاري كند كه مدیري دانا براي انجام آن در اختیار ندارد
نكات اصولي در یك برون سپاري موفق و كارا
-2تولید را در نظر بگیرید .در تحلیل و طراحيهاي خود ازدیاد كیفیت و كمیت تولید را مد نظر قرار دهید.
به سواالت زیر باید جواب دهید:
آیا الزم است كه فالن قسمت از كار را خودمان انجام دهیم؟ با چشمان باز به منابع سازماني خود نگاهكنید .اگر از مهندسین خود سوال كنید كه این قسمت از كار را آیا مي توانند خودشان انجام دهند؟ همیشه
مي گویند ،بله !ما مهندسین همیشه اینجوري هستیم .بهتر است اینگونه سوال كنید :چرا این قسمت از كار
براي شغل ما حیاتي است؟ به عبارت دیگر :اگر بخواهیم این كار را بهتر از دیگران انجام دهیم ،آیا دانش و
اطالع كافي داریم؟ به حرف پیمانكاران درباره توانایيهاي خود اصال و ابدا اعتماد نكنید
-3سعي و تالش گروه خود را روي ماموریت و هسته اصلي و وجودي سازمان خود (Core Business, Core
)Competenceمتمركز كنید و حواشي را به دیگران بسپارید .سازمان را تخصصي كنید.
به سازمان تفهیم كنید كه وظیفه اصلي و محوري آنها چیست و هر چه بیرون از آن است را ،اگر برون سپاري
نمایید ،مي توان هزینهها را كم كرد و میزان تولید را باال برد .حول محوري كه خودتان تخصص دارید كار كنید و
اجازه دهید كه دیگران نیز حول تخصصي كه دارند براي شما كار كنندهیچوقت گول صرفهجویي در قیمتها را
نخورید .متاسفانه بسیاري از پروژهها فقط براي تقلیل قیمت برون سپاري ميشوند و رشد تولید و كیفیت مد نظر قرار
نميگیرد
نكات اصولي در یك برون سپاري موفق و كارا
پیمانكاران كامال متخصص بر قرار كرده و آنرا حفظ كنید.
-4رابطه دراز مدت با
ِ
-5اگر موفق عمل كنید ،باید تولید باال رفته ،هزینه كلي پایین بیاید و كیفیت باال برود .شایعترین استدالل
غلط در تقلیل هزینهها اینست كه تنها راه كم كردن هزینه تولید ،یافتن نیروي ارزان قیمتتر است.
ولي به این آمار نیز توجه نمایید كه حدود 80درصد از وقت تولید كنندگان نرم افزار صرف یافتن و
رفع خطاي برنامهها ميشود.
بنابراین اگر كاري كنیم كه خطا كمتر اتفاق بیافتد ،تولید را باال بردهایم و از تبعات جبرانپذیر،
هزینهبر و جبران ناپذیر آن كه حداقل آن ،از دست دادن اعتبار كاري است ،احتراز كردهایم.
تفاوت پيمانكاري با برونسپاري
• تفاوت بین "پیمانکاری فرعی" با "بــــرونسپاری" در این است که در برون
سپاری تجـــدید ساختار یک سری فعالیتهای ویژه با استفاده از منابع بیرون از
سازمان که توانمندیهای ویژهای را دارا میباشند صورت میپذیرد ،در حالی که
در پیمانکاری فرعی قسمتی از فعالیتهای سازمان با کمک پیمانکار انجام
میشود و تجدید ساختاری صورت نمیگیرد.
•
•
برای درک بهتر موضوع به این مثال توجه فرمایید:
فرض کنید گرسنه شده اید .اکنون برای رفع گرسنگی کافیست غذا بخورید و بدین منظور یکی از روش های زیر قابل
انتخاب است غذا خوردن در منزل یا رستوران و یا خورد مقداری تنقالت که از اولین فروشگاه خریداری کرده اید و هیچ
تفاوت ماهوی ندارد که کدام روش را انتخاب می کنید.
حال فرض کنید کلیه های شما از کار افتاده و باید دیالیز شوید بدین منظور تنها یک راه حل وجود دارد باید مطابق دستور
پزشک معالج خود به بیمارستان رفته و به کمک دستگاه دیالیز نسبت به تصفیه خون خود اقدام نمایید .شما نمی توانید دیالیز خودتان را
مانند گرسنگی فراموش کنید و باید حتما مطابق زمانبندی خاصی که پزشک تعیین کرده است درمان مرتبط را دنبال نمایید.
بدین ترتیب شما با خرید غذا و گرفتن خدمات یک رستوران رفع گرسنگی را به صورت پیمانکاری به انجام رسانیده اید در حالی که برای
دیالیز خون خودتان از خدمات برون سپاری سود جسته اید چرا که تا قبل از آن بدن شما قادر بود که خود تصفیه خون را انجام دهد ولی
بدن شما هیچگاه قادر نیست رفع گرسنگی نماید.
تفاوت پيمانكاري با برونسپاري
-1در برونسپاري فعالیت از نوع بلند مدت و دو طرفه است در حالیكه روابط پیمانكاري
مقطعي ميباشند.
-2معموال فعالیتهایي توسط پیمانكار انجام ميشود كه سازمان در زمینه آن تخصص ندارد
و باید از خدمات بیروني استفاده نماید .ولي فعالیتهایي كه به دالیلي غیر از نبود
تخصص مانند نداشتن ظرفیت ،نداشتن صرفه اقتصادي به بیرون سپرده ميشود از نوع
برونسپاري است.
-3اتخاذ رویكرد برونسپاري معموال به تجدید ساختار در سازمان ميانجامد ولي استفاده
از خدمات پیمانكاري این نتیجه را به دنبال ندارد.
داليل تغييرات ساختاري سازمان
ها
اندازه بزرگ سازمان دیگر یك مزیت رقابتي نیست.
رقباي كوچك و چابك توانایي تغییر یك شبه صنعت و ساختار هزینه ها را دارند.
فشار رقابت در اقتصاد جهاني شدت بیشتر پیدا كرده است.
زمان چرخه عمر محصوالت و خدمات بصورت عجیبي كوتاه تر شده است و
زمان پاسخگویي به تقاضا توسط رقبا كمتر شده است.
بهبود عملكرد مالي و عملیات كلید موفقیت در شرایط بحراني و رمز بقا است.
سرمایه گذاران و تحلیل گران به آن دسته از شیوه هاي مدیریتي توجه دارند كه بتواند
با صرفه باشد.
متخصصان و تكنسین ها بقدر كافي وجود دارند ،لذا استخدام و به كارگیري آنان
بصورت تمام وقت منطقي بنظر نمي آید.
برون سپاري ابزار تغيير ساختاري سازمان
Pace of Change
Fast
Tactical
Focused Process
Improvement
(Quality, Time, Cost)
Measured
Continuous
Improvement
Degree of
Change
Strategic
Focused
Restructure
Business Process
Innovation
ها
دالیل استفاده از برون سپاری
از نقطه نظر دالیل بهبود
بهبود عملكرد عملیات
بهبود مدیریت و كنترل
بهبود مدیریت ریسك
بدست آوردن ایده هاي نوآورانه
از نقطه نظر دالیل مالي
ایجاد نقدینگي از طریق انتقال داراییها به ارائه دهندگان خدمت
كاهش سرمایه گذاري روي دارائیها و آزادسازي آنها براي سایراهداف
دالیل استفاده از برون سپاری
از نقطه نظر دالیل درآمدي
بدست آوردن سهم بازار و فرصتهاي كسب و كار از طریق شبكه ارائه دهندگان
تسریع در رشد و توسعه ظرفیت ،از طریق قرارگرفتن در جریان فرایندها و سیستم هاي ارائه دهنده
رشد فروش و ظرفیت تولید در بازه زماني ،وقتي كه امكان تامین مالي چنین رشدي در سازمان وجود
نداشته باشد.
گسترش تجاري مهارت هاي موجود
از نقطه نظر داليل هزينه اي
كاهش هزينه ها از طريق عملكرد برتر و ساختار هزينه اي پايين تر ارائه دهندگان خدمت
تغيير هزينه هاي ثابت به متغير
از نقطه نظر داليل كاركنان
ارائه يك مسير شغلي بهتر
افزايش تعهد و تحرك در حوزه هاي غيركليدي
داليل عدم برون سپاري
هزینه هاي فعلي بخوبي درك نشده اند.
ارائه دهندگان خدمتي كه در مقایسه با واحد داخلي فعلي خیلي برجسته
باشند ،وجود ندارند.
كاهش كنترل بر روي ارائه دهنده خدمت
وابستگي به ارائه دهندگان خدمت
ارائه دهندگان خدمت مي توانند در كسب و كار ما توسعه پیدا كنند.
(رقیب ما باشند)
ممكن است برون سپاري به وفاداري كاركنان صدمه بزند
سطوح برون سپاري
• برون سپاري را مي توان در سطوح فعاليت زير انجام داد:
• در سطح قطعات و اجزاء component parts
functional
• در سطح وظيفه
process
• در سطح فرآيند
سئواالت اساس ي در برونسپاري
-1چرا برونسپاري؟ )?(Why
آیا سازمان شما اساسا ً باید استراتژي برونسپاري را انتخاب كند یا نه؟
منافع و ریسك هاي آن چیست ؟
-2كدام فعالیتها؟ )?(What
سازمان شما چه فعالیتهایي را باید برونسپاري نماید؟
-3به چه كسي؟ )?(Whom
سازمان شما فعالیتهاي انتخاب شده براي برون سپاري را باید به چه ارائه
دهندگان خدمتي واگذار نماید؟
-4چگونه؟)(How
سازمان شما پس از برونسپاري فعالیتها چگونه باید اداره شود ؟
برون سپاری به صورت رویکردی فرایندی
برای این موضوع که ما چرا اجرای برونسپاری را به صورت رویکردی فرایندی مورد بحث قرار داده ایم چند دلیل وجود دارد:
-1
رویکرد فرایندی ،نگرشی سیستمی در مورد چگونگی تشریح گسترش یک برنامه برونسپاری فراهم می کند.
-2بدون توجه به ماهیت قرارداد برونسپاری بزرگی یا کوچکی آن با مشارکت در هر مرحله می توان نسبت به
وجود تالش اعضای درگیر در فرایند اطمینان حاصل کرد.
-3گرچه اجزای به کار گرفته شده در فرایند برونسپاری یا در پروژه ممکن است در هر زمانی تغییر نکنند ،اما
شخصی که انجام دهنده (تأمین کننده) است باید تغییری در کارایی و اثربخشی فرایند ایجاد کند.
به عالوه داشتن چارچوب فرایندی یک نگرش مستحکمی را نسبت به جزئیات اجرای برونسپاری فراهم می آورد .این چارچوب
باید به منظور حرکت از مراحل اولیه برونسپاری به بهبود نتایج بهتر ،به کار گرفته شود.
چرخه حیات برون سپاری
۱
)تصمیم به برونسپاری وانتخاب استراتژی برونسپاری
) ۲شناسایی ،ارزیابی و انتخاب تأمین کننده
) ۳مذاکره و مدیریت قرارداد
) ۴شروع پروژه و مدیریت روابط
) ۵استمرار ،اصالح و خاتمه
تصمیم به برونسپاری و انتخاب استراتژی برونسپاری
انگیزه های برونسپاری
در ابتدا ،تنها دو محرکه اصلی (اقتصادی و استراتژیک) برای بخش خصوصی
در نظر گرفته شد و عوامل سیاسی اغلب به عنوان محرک برونسپاری توسط
سازمان های دولتی مدنظر قرار گرفت ،اما با تغییرات مستمر در محیط خارجی
سازمان می توان عوامل محیطی را نیز به این عوامل اضافه کرد
صرفه جویی هزینه
الف) عوامل اقتصادی
کاهش هزینه
کاهش ریسک سرمایه گذاری
تصمیم به برونسپاری و انتخاب استراتژی برونسپاری
تمرکز بر شایستگی محوری
ب) عوامل استراتژیک
نظیر
تسریع مزایای بازمهندسی
انعطاف پذیری(مقابله باعدم اطمینان محیطی)
پ) عوامل سیاسی
عاملی که ممکن است به عنوان محرکه برونسپاری توسط سازمان های دولتی مدنظر قرار گیرند ،عبارتند
از :مقامات عالی رتبه انتخاب شده ،افکار عمومی و روند های بین المللی .گاهی عدم کارایی و
بروکراتیک بودن کانیداهای سیاسی نیز می تواند به عنوان دلیلی برای برونسپاری باشد
تصمیم به برونسپاری و انتخاب استراتژی برونسپاری
ت) عوامل محیطی
سازمان ها امروزه در محیطی قرار گرفته اند که از جمله ویژگی های آن ،می توان به تنوع در
محصوالت و افزایش سطح توقع مشتریان اشاره کرد .محصوالت در حالی که باید از کیفیتی مطلوب
برخوردار باشند ،تنها مدتی کوتاه در بازار می مانند و باید جای خود را به محصوالتی بدهند که با آخرین
ذائقه ،سلیقه یا نیاز مشتریان سازگارند .بی توجهی به خواست مشتری و یا قصور در تحویل بموقع ،ممکن
است بسیار گران تمام شود .هزینه های باال ،زمان پیشبرد طوالنی و تحویل نامناسب ،مانع رقابت
می شود
در کنار شرایط فوق ،قابلیت های تأمین کنندگان و تالش آنان در توسعه بازارهای خود ،فراتر از مرزهای
ملی آن و ورود به بازارهای جهانی محرکه ای برای توجه به مقوله برونسپاری شده است
تصمیم به برونسپاری و انتخاب استراتژی برونسپاری
استراتژی های برونسپاری را می توان به دو طبقه کلی تقسیم کرد:
(1حوزه برونسپاری؛ که منظور از آن میزان فعالیتی است
که به تأمین کننده واگذار می شود.
برونسپاری کلی
برونسپاری انتخابی
) ۲تعداد تأمین کنندگان موجود مرتبط با فعالیت برونسپاری
شناسایی ،ارزیابی و انتخاب تأمین کننده
به طور کلی ،انتخاب تأمین کننده مناسب به منظور به حداکثر رساندن مزایای بالقوه و کاهش ریسک
های ناشی از انتخاب سیاست های برونسپاری که وظیفه ای بسیار مهم است ،صورت می پذیرد.
هالوی و ملبی ( )۱۹۹۶سه مرحله را برای انتخاب بهترین تأمین کننده ارائه کرده اند
-1تأمین کنندگان بالقوه از طریق جست و جوی جامع معرفی شوند
-2تجربه های آنان از طریق صحبت با مشتریان و مشاهده محیط های کاریشان کشف شود
-3کل فرایند غربال شود .یعنی با استفاده از معیارهای شناسایی شده ،لیستی از کسانی که
قابلت بالقوه ارائه خدمات مورد نیاز برونسپاری دارند ،تهیه شود
معیارهایی مانند(موقعیت جغرافیایی ،کیفیت کاالها و خدمات ارائه شده ،انعطاف پذیری تأمین کننده ،شهرت و
تجارب ،قیمت پایین) راباید درنظربگیریم
مذاکره و مدیریت قرارداد
پس از مشخص شدن تأمین کنندگان برگزیده نوبت به انجام مذاکره با تأمین کنندگان و مدیریت
قرارداد با آنان می رسد.
قبل از شروع قرارداد شرایط گوناگونی باید مورد مذاکره قرار گیرد .که عبارتند از:
توانایی انفصال قرارداد به دلیل عملکرد ضعیف ،تعهد تأمین کننده به حمایت از اهداف کسب و
کار ،مکانیسم های قیمت گذاری برای افزایش یا حذف خدمات ،حوزه و سطوح خدمات ارائه شده،
استانداردهای عملکرد برای هر یک از خدمات ،پردازش اولویت ها و قابلیت سیستم ها.
در عمل ،مذاکره و مدیریت قرارداد ،رابطه ای تنگاتنگ با هم دارند .اگر فاقد مهارت
های الزم برای مذاکره باشید به احتمال زیاد قراردادی را تدوین می کنید که شروع آن
مزیت اقتصادی در بر نخواهد داشت .از سوی دیگر اگر در مذاکره بسیار خوب عمل
کنید ،اما در ثبت مزایایی که بر اثر مذاکره حاصل شده ،کوتاهی کنید .قرارداد این
جزئیات را منعکس نخواهد کرد و به نتایجی غیر از آنچه که می خواستید می رسید
شروع پروژه و مدیریت روابط
•
در این گام نتیجه تمامی گام های قبلی محقق خواهد شد .عمالً ممکن است برخی از منابع مربوط به
فعالیت های واگذار شده به تأمین کننده اعم از نیروی انسانی ،تجهیزات و حتی دانش فنی مربوط به او
منتقل شود ،در شروع پروژه باید به سه مسئله حیاتی ذیل توجه کرد:
-1آگاهی :باید مطمئن شوید که تمامی ذینفعان نسبت به اصطالحات و شرایط قرارداد برونسپاری شده
آگاهی و شناخت دارند.
-2تیم مدیریت پروژه :سازمان باید تیمی را به منظور سرپرستی فازهای شروع و واگذاری پروژه در
چرخه حیات برونسپاری تشکیل دهد .این تیم باید واحد تخصص های اصلی مورد نیاز باشد و توسط مدیر
برنامه ای که سرپرست پروژه برونسپاری است مدیریت شود
-3
مدیریت کار :وظایف کلیدی را مشخص کنید .تعدادی وظیفه وجود دارند که باید در طول مراحل
شروع مورد توجه قرار گرفته به طور واضح شناسایی شوند .به عالوه ،باید بر مسائل مهم تمرکز کنید.
که این امر مستلزم اولویت بندی آنهاست.
شروع پروژه و مدیریت روابط
مدیریت روابط
•
قرارداد برونسپاری ،روابط بین سازمان برونسپاری و تأمین کننده را تعیین می کند .روابط باید
مبتنی بر روابط برد برد باشد به طوری که رابطه ای منصفانه را بین دو شریک ایجاد کند .بنا به
گفته کرن و ویکوک ( )۱۹۹۹قرارداد ،زمانی به بهترین شکل مدیریت می شوند که جزئیات سطوح
خدمات و معیارهای اندازه گیری مبتنی بر کاهش هزینه ،تحویل خدمت ،بهبود خدمت ،رضایت
استفاده کننده و سایرین را به طور واضح مورد توجه قرار دهد
مدیریت روابط ،شامل نظارت مستمر بر اجرای برونسپاری است تا نسبت به تحقق سطوح مورد
انتظار عملیات و همچنین اجرای روزمره وظایف درون فرایند اطمینان حاصل شود .عناصر
مدیریت روابط شامل مدیریت پرسنل ،مدیریت دانش ،مدیریت ارتباطات ،اداره کار
و مدیریت مالی است که باید در این مرحله مورد توجه قرار گیرند
استمرار ،اصالح یا خاتمه قرارداد
•
اجرای مدیریت روابط فقط به منظور شروع روابط است نه خاتمه آن .همانطور که روابط
را ادامه می دهید زمانی فرا خواهد رسید که باید متوقف شوید و عملکرد تأمین کننده
منافع خالص از روابط متقابل و چگونگی تناسب آنها با نیازهای کسب و کار کنونی و
حقایق بازار را ارزیابی کنید.
در تمامی روابط برونسپاری ،اجباری برای اصالح یا پایان دادن روابط وجود ندارد .در
واقع اگر روابطی صحیح ایجاد کنید تا پایان تاریخ قرارداد ادامه خواهد یافت .قرارداد
موجود تا چه زمانی ادامه می یابد؟ پاسخ ساده است:
تا زمانی که شاهد تغییراتی در کسب و کارتان که مستلزم اصالح یا خاتمه قرارداد نباشید و
همچنین تا زمانی که تأمین کننده به ارائه سطوح خدمات مورد توافق ادامه بدهد و تغییرات
شدیدی در محیط اطراف رخ ندهد
استمرار ،اصالح یا خاتمه قرارداد
• استمرار روابط برونسپاری موجود مستلزم آن است که مکان قبل از قرارداد مکان کنونی
و مکان آتی را مورد ارزیابی قرار دهید .اگر ارتباطی بین مکان کنونی و آتی دیده
می شود و اگر احساس می کنید که روابط موجود به پرکردن شکاف موجود کمک خواهد
کرد باید قرارداد را ادامه دهید
• قرارداد برونسپاری را می توان ترکیبی از مؤلفه های ثابت و متغیر در نظر گرفت .مؤلفه
های ثابت عبارتند از مضامین استاندارد شده از قرارداد که شامل جزئیاتی درباره کسب و
کار تأمین کننده ،ماهیت تعامل با تأمین کننده و جزئیات مشابهی هستند که تأمین کننده
برای تمامی مشتریان عرضه می کند.
مؤلفه های متغیر قرارداد شامل اطالعات سفارشی می شود که ویژگی های کسب و کار را
منعکس می سازند .جزئیاتی نظیر قیمت ،ماهیت ارائه خدمت ،تعداد مراودات پردازش
شده ،ماهیت مشتری مداری ،هزینه ها و دیگر جزئیات مشابه ،بخش متغیر قرارداد
برونسپاری هستند
استمرار ،اصالح یا خاتمه قرارداد
• اصالح قرارداد موجود زمانی مناسب است که حوادث خارجی ،نیازی را برای تغییر در
مؤلفه های قابل تغییر یا سفارش پذیر در قرارداد موجود نشان می دهند .مثالً اگر نیاز به
افزایش حجم مراودات پردازش شده با سیستم تکنولوژی اطالعات تأمین کنندگان دارید
این قرارداد ممکن است با اصالح قرارداد برونسپاری موجود استمرار یابد بدون اینکه به
تالش برای شناسایی تأمین کننده جدید ،نیازی باشد
خاتمه قراداد زمانی که به حرکتی فراتر از تغییر در مؤلفه های قابل تغییر نیاز دارید مورد
توجه قرار می گیرد.
خاتمه قراردادمستلزم تالش و زمان زیادی است از این رو این راه حل باید با دالیلی مستحکم
مورد استفاده قرار گیرد
باتشکرازتوجه شما