Transcript Slide 1
فرایند نویسی فرآيند گروهي از وظيفه‌هاي هم پيوند است كه با همديگر نتيجه‌اي را ايجاد ميكنند. • فرآيند مجموعه‌اي مشخص و مرتب شده از فعاليتهاي كاري در يك محد وده زمـاني و مكاني معين است كـه شروع و خاتمه آن مشخص شده است و با تعريف روشني از وروديها و خروجيها ،ساختاري براي عملكرد ارائه مي‌دهد. -1مجموعه فعاليتهايي است كه داده‌ها ( وروديها ) را به ستانده‌ها ( خروجيها ) تبديل مي‌كند . -2يك فعاليـت كه با استفاده از منابـع و بصـورت هدايت شده در جهت كسب توانايي براي تبديل داده ها به ستانده‌ها عمل مي‌كند را ميتوان به عنوان يك فرايند در نظر گرفت . رويكرد و زاويه‌اي كه آدمي از روزنه و يا از طريق آن ، به تحليل پديده‌هاي پيرامون خود پرداخته و ارتباطات بين خود و آنها را تعيين و برقرار مي‌سازد . مفاهيم و واژگان عنوان فرآيند )(Process Title نامي است که فرآيند را با آن مي شناسيم . توصيه :ساده و در بر گيرنده مفهوم باشد (طراحي محصول جديد /خريد اقالم توليدي ) هدف فرآيند )(Process Purpose بيان کننده مقصود و هدفي است که از اجراي فرآيند تعقيب مي کنيم . توصيه :گويا و شفاف باشد ( تامين اقالم مورد نياز واحدهاي توليدي ) مفاهيم و واژگان دامنه فرآيند )(Process Scope مشخص کننده دقيق اينکه فرآيند از کجا شروع و به کجا ختم مي شود ،شامل چه مي شود و چه چيز را شامل نمي شود . توصيه :گويا و شفاف باشد (از ورود درخواست کاال به تدارکات تاچيدمان اقالم خريداري شده در انبار) درونداد هاي فرآيند )(Process Inputs آن چيزهايي که در فرآيند به خروجي تبديل مي شوند قابل لمس ) (tangibleيا غيرقابل لمس باشند . مثال :مواد ،تجهيزات ،اطالعات مفاهيم و واژگان برونداد هاي فرآيند )(Process Outputs خدمت يا محصولي که بايد با خواسته هاي از پيش تعيين شده مطابقت داشته باشد .مي توانند قابل لمس يا غير قابل لمس باشند . مثال :قطعه توليد شده ،داده هاي ايجاد شده ،سوابق کنترل فرآيند )(Process Control نظارت و کنترلي است که بر فرآيند ،تحميل مي شود .ميتواند داخلي يا خارجي باشد . مثال :مشتري ،قانون ،روشهاي داخلي سازمان ،مميزي هاي داخلي مفاهيم و واژگان اثربخشي فرآيند ( )Process Effectiveness توانايي فرآيند در حاصل نمودن نتايج طرح ريزي شده و معين . شاخص هاي فرآيند () process Indicator ارزشي كه مي تواند براي تشخيص اثربخشي فرآيند به كار برده شود . توجه :معيار با شاخص متفاوت است .معيار يك اندازه است . فرايند و نگرش فرايندي هر فعاليتي كه از منابعي براي تبديل ورودي ها به خروجي ها استفاده ميكنند ،به عنوان يك فرايند محسوب مي گردد .سازمانها بايد فعاليتها و منابع را در قالب فرايندهاي مرتبط به هم مديريت كنند. به عمل شناسايي و مديريت نظامند فرايندهاي موجود در يك سازمان و به ويژه تعامالت ميان چنين فرايندهايي نگرش فرايندي گويند. آموزش خروجي ارزيابي دوره تامين نيازمندي ها صدور گواهي نگهداري تجهيزات ورودي فرآيندي يعني : نگرش توجه به پديده‌هاي اطراف و پيرامون و نگاه به آنها در قالـب شنـاسايي مجمـوعـه فعاليت هـايي كه داده‌ها را تبـديل به ستانده‌ها مي‌نمايد .اين رويكـرد هم در پي فرآينـدهاي فرعي و تبيين ارتباطات داخلي مـوجود بين فرآينـدهاي اصلي است . هم تعييـن ارتبـاطات بيـن نگرش فرآيندي هر فعاليتي كه منابعي را به خدمت گرفته و آنرا در جهت تبديل ورودي به خروجي مديريت نمايد ،بعنوان فرآيند در نظر گرفته مي شود ً در نگرش فرآيندي موارد ذيل شديدا توصيه مي گردد : شناسايي فرآيندهاي موجود در سیستم درك ارتباط و تاثيرات ميان اين فرآيندها مستندسازي فرآيندها كنترل موثر عملكردها /فرآيندها مزاياي نگرش فرايندي -1براي كاركرد موثر يك سازمان ،شناسايي و ادارة فعاليتهاي به هم وابسته ضروري است . -2نگرش فرايندي ،به سازمان امكان مي‌دهد تا روي ارتباط بيـن تك تك فرايندهاي موجود در مجموعه‌اي از فرايندها و نيـز تركيب و تعامل آنها ،كنترل مستمر داشته باشد . موارد مهم در نگرش فرايندي سيستم مديريت كيفيت درك و تامين نيازمنديها شناسايي و تشريح فرايندها در قالب واژه‌هاي ارزش افزوده تعيين نتايج عملكرد فرايند و اثربخش ي آن بهبود مستمر فرايندها بر اساس اندازه‌گيريهاي عيني نگرش فرآيند گرا #نگرش سازمان گرا تمركز بر فـرآيند تمركز بر سازمان فرآيند منشا مشكل است كاركنان منشا مشكالت هستند اندازه گيري عملكرد فرآيند اندازه گيري عملكرد كاركنان تغيير فرآيند تغيير كاركنان هميشه ميتوان فرآيند را بهبود داد هميشه ميتوان يك فرد بهتر يافت از بين بردن موانع افزايش انگيزه كاركنان توسعه افراد كنترل كردن كاركنان كاهش انحرافات اصالح كردن خطاها نحوه ثبت فرايند • فلو چارت يا نقشه فرايند • نگارش انشائی تعریف الگوریتم هر دستورالعملی که مراحل انجام کاری را با زبانی دقيق و با جزئيات کافی بيان نمايد بطوريکه ترتيب مراحل و شرط خاتمه عمليات در آن کامال“ مشخص شده باشد را الگوريتم گويند. ادامه تعریف الگوریتم منظور از زبان دقیق :آن است که الگوریتم دقیقا“ به همان صورتیکه مورد نظر نویسنده است اجرا گردد. منظور از جزئیات کافی ،آن است که در طول اجرای الگوریتم عملیات ناشناخته پیش نیامده و باعث انحراف از مسير و هدف اصلی نگردد. منظور از ترتیب مراحل ،آن است که مراحل اجرای الگوریتم قدم به قدم و با رعایت تقدم و تأ خر مشخص شده باشد. منظور از شرط خاتمه ،پایان پذیر بودن الگوریتم می باشد و بهر حال الگوریتم باید در زمانی دلخواه و تحت شرایط یا شرایط داده شده خاتمه پذیرد. -فلوچارت (()Flowchartنمودار جریان) استفاده از جمالت برای الگوریتمهایی که ساده هستند و تعداد دستورالعملهایشان کم است ،مناسب و کارآمد است. ا معمول درك يك الگوريتم و دنبال کردن دستورالعملهای آن با شكل ،راحت‌تر از نوشتن آن بصورت متن ميباشد .لذا الگوريتم را با فلوچارت نمايش ميدهند. ی الگوریتم بیان تصویر فلوچارت بیان تصویری الگوریتم مراحل انجام کار با اشکال هندس ی نشان داده می شوند. مراحل انجام کار توسط خطوط به هم وصل می گردند. چه زمانی به فلوچارت نیاز داریم • برای توسعه درک از چگونگی فرآیند انجام شده است. • برای مطالعه یک فرآیند برای بهبود است. • برای کمک کردن به دیگران که یک فرآیند چگونه انجام می گيرد؟ • برای بیان ارتباط بهتر بين افراد درگير با فرایند • هنگام برنامه ریزی در مورد پروژه مراحل تهیه الگوریتم برای تهیه یک الگوریتم خوب و کارآمد باید مراحل خاص ی اجرا شوند: -1تعریف دقیق مسئله :باید مسئله را تجزیه و تحلیل کرده تا کوچکترین ابهامی در فهم آن وجود نداشته باشد. -2تعیين عوامل اصلی(متغیيرهای) مورد نیاز -3تعیين ورودی و خروجی مسئله ( :داده ها و اطالعات) -4بررس ی راه حل های مختلف مسئله -5انتخاب یک راه حل مناسب -6اشکال زدایی سيستم(SYSTEM) : اجزاء سيستم به شرح زير ميباشد: .1 وروديها Inputs .2 خروجيها Out puts .3فرآيند .4 بازخورد .5 محيط Process Feedback Environment محيط خروجيها فرآیند بازخورد وروديها تصوير فرآيند برونداد ها 1 3 4 فرآيند 3 2 1 درونداد ها پرسش ها فرآيند چيست ؟ هدف فرآيند چيست؟(محصوالت/محصوالت ناخواسته) خروجيهاي فرآيند كدامند و الزامات اين مشتري‌ها چيست؟ مشتري‌هاي پرسش ها فرآيند چيست ؟ حدود و ثغور (دامنه کاربرد) فرآيند چگونه است؟ جريان و گردش کلي فرآيند درگير مي‌شوند؟ چه واحدهايي از سازمان در اين فرآيندچيست؟ (منابع/مستندات/اطالعات) وروديهاي پرسش ها فرآيند جهت اطمينان از: شاخص‌هاي پايش اجرا اثربخش ي بهبود مداوم روشهاي پايش و تجزيه و تحليل كدامند؟ روش تهیه فرایند -1تصمیم در مورد اینکه چه می خواهیم بنویسیم (.چه موضوعی را می خواهیم در قالب فرایند بنویسیم) -2تعیين مرز فرایند ( از کجا و چگونه شروع می شود و چگونه و چه زمانی پایان می یابد ) -3هر آنچه که به ذهن می رسد را در جایی ثبت کنید . -4فعالیت ها را در توالی منطقی ترتیب دهید . -5پس از نوشتن تمام مراحل فرایند از صحت آنها و اینکه قسمتی از قلم نیفتاده مطمئن شوید -6فرایند را به فرد صاحب نظر جهت تایید آن اعالم کنید . انواع فرايندها فرايندها به چهار دسته اصلي ذيل تقسيم مي شوند: فرايندهاي هسته اي فرايندهاي اصلي فرايندهاي پشتيباني فرايندهاي مديريتي فرايندهاي هسته اي اين دسته از فرايندها هدف اصلي از تشکيل سازمان مي باشند ،به عبارت ديگر اين فرايندها مرتبط با محصولت توليدي يا خدمات ارائه شده توسط سازمان هستند. يک سازمان به تعداد محصولت يا خدمات ارائه شده به مشتريانش، فرايند هسته اي دارد. سازمان مشتري فرايند هسته اي فرايندهاي اصلي اين دسته از فرايندها باعث تحقق فرايند هسته اي مي شوند به طوريکه اگر اين فرايندها وجود نداشته باشند فرايند هسته اي محقق نمي گردد. سازمان مشتري فرايند هسته اي فرايندهاي اصلي فرايندهاي پشتيباني اين فرايندها باعث اجراي اثربخش فرايندهاي اصلي مي گردند . سازمان مشتري فرايند هسته اي فرايندهاي اصلي فرايندهاي پشتيباني فرايندهاي مديريتي مجموعه فرايندهايي را گويند که در حيطه وظايف مديريت ارشد سازمان مي باشد. فرايند مديريتي سازمان مشتري فرايند هسته اي فرايندهاي اصلي فرايندهاي پشتيباني مديريت فرايند بر اساس تعريف دمينگ مديريت بر فرايند شامل چهار بخش ذيل مي باشد: -1طرحريزي PLAN ACTION PLAN -2اجراي برنامه DO -3بررس ي و کنترل CHECK CHECK DO -4اقدامات ACTION چهار مرحله فوق تحت عنوان چرخه دمينگ مطابق شکل روبرو معروف شد. نقشه فرآيند شروع فعاليت /اقدام خاتمه تصميم گيری ثبت ادامه شماره فرم: شماره بازن گري: شناسنامه فرآيند نام فرآيند:ف ـرآي ـنــد ساخت خانه بهداشت مسئول فرآيند :دفتر فنی دانشگاه هدف فرآيند :افزایش سطح دسترس ی مردم خروجي هاي فرآيند نام خروجي پروژه اجرا شده نقشه ها و مدارك فني شرح فعاليت امكان سنجي و انعقاد قرارداد طراحي و تهيه نقشه ها و مدارك فني اجراي پروژه نظارت بر پروژه تامين و آموزش نيروي انساني ورودي هاي فرآيند نام ورودي نيروي انساني خدمات پيمانكاري اطالعات/مدارك فني تجهيزات خروجي ( نتيجه نهائی) خروجي ( نتيجه اوليه) For Example ورودي ها بازخورد اطالعات و نتايج نمونه هایی از فرایندهای بیمارستانی تعریف شاخص در قالب كميت بيان كرده و آنها را قابل استفاده از مالكها و اصولي كه خصوصيات كيفي را بررس ي و ارزشيابي مي كند ،شاخ ــص نام مي گيرد. ً شاخصها معموال از نظريه ها ،نگرشها و يا موقعيتها سرچشمه مي گيرند و مانند عالئمي ً كه مسير را مشخص مي كند ،مي توانند مورد استفاده قرار گيرند .معموال براي اطمينان از نتيجه گيريها و نشان دادن شرايط و اوضاع بيش از يك شاخص را مورد استفاده قرار مي دهند تا احتمال بروز خطاها را به حداقل برسانند. براساس شاخصها مي توان: به تشريح وضعيت سازمانها از لحاظ برنامه ريزي و يا انجام تحقيقات علمي پرداخت و در روند تغييرات ،آنها را بررس ي كرد؛ شاخصها معيار مناسبي براي ارزشيابي شمرده مي شوند؛ شاخصها براي پيش بيني روند كارها مورد استفاده قرار مي گيرند بهبود فرایند .1 .2 .3 معموال 3نوع شاخص برای فعاليتهای بهبود فرايند مفيداست: شاخصهای پيامد :متداول ترين آن رضايتمندی مشتريان است. شاخصهای برونداد شاخصهای فرايند با تشکر فراوان از توجه شما پایيز 90