Transcript ส่วนที่ 5 การใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชี

โปรแกรมใช้ ในการบริ หารจัดการสารสนเทศ
ขององค์ กร โดยจะเป็ นตัวเสริ มความคล่ องตัวใน
การน าเสนอข้ อ มู ล เพื่ อ ใช้ ในการตั ด สิ น ใจของ
ผู้บริหาร
ได้ แก่ MS Word, Excel, PowerPoint และ
Access เป็ นต้ น
โปรแกรมที่ พั ฒ นาขึ้น มาเพื่ อ ใช้ กั บ งานด้ า นบั ญ ชี
โดยเฉพาะ มีหน้ าที่บันทึก ประมวลผล และเสนอรายงาน
เกี่ยวกับรายการค้ าที่เกิดขึน้ โดยเริ่ มตั้งแต่ การลงบัญชี ใน
สมุ ด รายวั น ทั่ ว ไป การผ่ า นรายการไปสมุ ด บั ญ ชี แ ยก
ประเภท และสรุ ป ผลรายการค้ า ออกมาในรู ป ของงบ
การเงิน ในปั จจุ บันโปรแกรมทางการบัญชี มักเป็ นส่ วน
หนึ่งของโปรแกรมประเภท ERP package ซึ่งได้ รับความ
นิยมอย่ างมาก
ERP ย่ อมาจาก Enterprise Resource Planning
ERP คือ การวางแผนทรั พยากรทางธุ รกิจของ
องค์ กรโดยรวม เพื่อให้ เกิดการใช้ ประโยชน์ ได้ อย่ างสู งสุ ด
ของทรั พยากรทางธุรกิจขององค์ กร คือระบบที่ใช้ ในการ
จั ดการและวางแผนการใช้ ทรั พยากรต่ า งๆ ขององค์ ก ร
โดยเป็ นระบบที่เชื่ อมโยงระบบงานต่ างๆ ขององค์ กรเข้ า
ด้ วยกัน
โปรแกรมสาเร็จรู ป ERP ซึ่งเป็ นซอฟต์ แวร์ ประยุกต์
มาตรฐาน สามารถได้ รับการติดตั้งและใช้ งานได้ อ ย่ า งมี
ประสิ ท ธิ ภ าพ มี ห น้ า ที่ ร วบรวมส่ วนประกอบทางธุ ร กิจ
ต่ างๆ เช่ น งานวางแผน (Planning) งานผลิต (Production)
งานขาย (Sale) งานทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource)
และงานบัญชี การเงิน (Accounting/Finance) ระบบขาย
หน้ าร้ าน แล้ วเชื่อมโยงส่ วนงานต่ างๆเข้ าไว้ ด้วยกัน
ตัวอย่ างของโปรแกรมประเภทนี้ ได้ แก่
1. SAP (Systems, Applications and Products)
2. EASY-ACC
3. Express
4. PDP (Accounting Software)
5. บ้ านเชียงซอฟต์
โปรแกรมบัญชี ที่มีขายอยู่ในประเทศไทยตอนนีม้ ีอยู่
หลายชนิด ตั้งแต่ ประเภทที่รองรับการบันทึกบั ญชีและทา
งบการเงินเพียงอย่ างเดียว (ระบบ GL), ประเภทที่เป็ น
integrated accounting system คือ เอาระบบการขาย
ออกใบก ากับ สิ น ค้ า มาเชื่ อ มกับ ระบบบั ญ ชี แ ละบั น ทึ ก
บัญชี โดยอัตโนมัติ ไปจนถึงระบบซอฟแวร์ บัญชี ขนาด
ใหญ่ ที่ ค รอบคลุ ม ฟั ง ก์ ชั่ น การวางแผนทรั พ ยากรของ
องค์ กร (ERP) ไว้ ด้วย
การเลือกใช้ งานโปรแกรมรู ปแบบใดนั้นต้ องพิจารณา
จากความต้ อ งการของธุ ร กิ จ เป็ นหลั ก เช่ น ต้ อ งการ
ความสามารถหรือฟังก์ ชั่นการทางานแบบใดบ้ าง ต้ องการ
ระบบที่เป็ นแบบ Online (ผ่ าน internet/intranet) หรือ
เป็ นแบบ ประมวลผล บน คอมพิวเตอร์ เครื่ องเดียว เป็ น
ต้ น นอกจากนีย้ งั อาจพิจารณาจากปัจจัยต่ อไปนี้
ปัจจัยในการเลือกใช้ งานโปรแกรมทางการบัญชี
1. ราคา
2. ความซับซ้ อนในการติดตั้งและนามาใช้ งาน
3. Hardware requirement
4. ความยุ่งยากในการใช้ งาน
5. การบารุงรักษาหลังจากทีซ่ อฟแวร์ ถูกนามาใช้ แล้ ว
ในการจัดหาโปรแกรมทางการบัญชี สามารถทาได้
ดังต่ อไปนี้
1.องค์ ก รสามารถพั ฒ นาโปรแกรมทางการบั ญ ชี
ขึน้ มาเอง
2. ซื้อโปรแกรมสาเร็จรู ปจากบริษทั ผู้ผลิตโปรแกรม
ขึน้ อยู่กบั ความเหมาะสมและทรัพยากรทีม่ อี ยู่ของแต่
ละองค์ กร
โปรแกรมที่พฒ
ั นาขึน้ มาใช้ งานเอง
ข้ อดี
ตรงกับความต้ องการของผู้ใช้ , มีความยืดหยุ่นสู ง
ข้ อเสี ย
ลงทุนสู ง, ใช้ เวลาในการพัฒนานาน, โอกาสพัฒนา
ไม่ สาเร็จมีสูง ถ้ ามีการเปลีย่ นแปลงทีมงาน
โปรแกรมสาเร็จรู ป (Package)
ข้ อดี
สามารถใช้ งานได้ ทันทีเมื่อทาการติดตั้งสาเร็จ, ราคา
ถูกกว่ าพัฒนาโปรแกรมใช้ เองมาก
ข้ อเสี ย
ไม่ มีความยืดหยุ่น, ไม่ รับปรับแก้ ไข (Modify) ให้ กบั
ลูกค้ า
1. ใช้ หลักการในทางบัญชีเดียวกัน
2. ใช้ หลักการในทางด้ านภาษีเดียวกัน
3. ขั้นตอนในการทางานมีลกั ษณะเดียวกัน
1. คุณภาพของโปรแกรม
2. ความยากง่ ายในการใช้ งาน
3. ความยืดหยุ่นในการใช้ งาน
4. ความสมบรู ณ์ของโปรแกรม
5. ความถูกต้ องของโปรแกรม
6. ความรวดเร็วของโปรแกรม
7. เสถียรภาพการใช้ งานของโปรแกรม
8. แนวทางในการพัฒนาโปรแกรม
9. ความต่ อเนื่องในการพัฒนา
10. การแนะนาและการอบรมการใช้ งาน
11. การบริการหลังการขาย
12. ความใส่ ใจในการบริการลูกค้ า
 โปรแกรมบัญ ชี ระดับ มาตรฐาน มี ผู ้ใ ช้ก ัน
อย่างแพร่ หลาย และกรมสรรพากรยอมรับ
 พัฒ นาโดยบริ ษ ท
ั ที่ มนั่ คง และ มี ชื่อเสี ยงมา
ยาวนาน ด้วยทีมโปรแกรมเมอร์มืออาชีพ
 ทางานบน Windows ด้วย ระบบบัญชี ต่าง ๆ
ครบวงจร
 ใช้งานง่าย สะดวก ลดเวลาการทางาน และมี
รายงานที่สมบูรณ์แบบ
 การอบรมเพื่อการใช้งานได้จริ งก่อนซื้ อและมี
บริ การหลังการขายที่ดีเยีย่ ม
 สามารถรองรั บ ธุ ร กิ จ ในอนาคตได้ เช่ น ECommerce
 ระบบใบเสนอราคา, ใบสั่ง จอง, ใบสั่ง ขาย,
เกี่ยวข้องกับฝ่ ายขาย
 ระบบใบขอซื้ อ(PR), ใบสัง่ ซื้ อ(PO) เกี่ยวข้อง
กับฝ่ ายจัดซื้อ
 ระบบลูกหนี้ (AR) เกี่ยวข้องกับฝ่ ายบัญชี, ฝ่ าย
สิ นเชื่อ
 ระบบเจ้าหนี้(AP) เกี่ยวข้องกับฝ่ ายบัญชี
 ระบบสิ นค้าคงคลัง(IC) เกี่ยวข้องกับฝ่ ายคลัง,
ฝ่ ายบัญชี
 ระบบบัญชีแยกประเภท(GL) เกี่ยงข้องกับฝ่ าย
บัญชี, ฝ่ ายการเงิน
 ผูบ้ ริ หารควรเริ่ มต้นด้วยการวิเคราะห์ว่าองค์กรนั้น
ต้อ งการให้ ร ะบบบัญ ชี ท าอะไร หรื อต้อ งการ
รายงานอะไร ในรู ปลักษณะอย่างไร
 ผูบ
้ ริ หารควรสารวจว่ากิ จการที่ ท าธุ รกิ จประเภท
เดียวกันใช้โปรแกรมสาเร็ จรู ปแบบใด
 การควบคุมภายใน
 ความสามารถในการน าเสนอแนวทางหรื อ หลัก ฐาน
ทางการบัญชี
 ราคาของผลิตภัณฑ์
่ ในการแก้ไข
 ความสามารถและความยืดหยุน
 ความสามารถและความยืดหยุ่นในการนาเสนอรายงาน
ทางการเงิน
 เทคโนโลยีของโปรแกรมสาเร็ จรู ป
 ความสามารถในการประกอบธุ รกรรมบนเว็บและ
ความสามารถในการพาณิ ชย์อิเล็กทรอนิกส์
 ความน่ า เชื่ อ ถื อ ของตัว แทนจ าหน่ า ย หรื อ บริ ษ ท
ั
เจ้าของผลิตภัณฑ์
 ความสามารถในการขยายตัว เพื่ อ ให้ ส ามารถ
รับรองความเจริ ญเติบโตขององค์กร
 ความง่ายในการใช้งานและการติดตั้ง
 การแก้ ไ ขปรั บ เปลี่ ย นแบบฟอร์ ม บนหน้ า จอ
คอมพิวเตอร์ เพื่อให้สอดคล้องกับแบบฟอร์มเดิมที่
มีอยูแ่ ล้ว เช่น ใบเรี ยกเก็บเงิน ใบรับสมัครงาน
 การแก้ ไ ขปรั บ เปลี่ ย นรายงาน เช่ น การแก้ ไ ข
ปรั บ เปลี่ ย นโครงสร้ า งของงบการเงิ น การเพิ่ ม
บรรทัดหรื อราบการเพิ่มเติมจากที่มีอยูแ่ ล้ว
 การแก้ไ ขปรั บ เปลี่ ย นหน้ า จอรอรั บ ข้อ มู ล เช่ น
เคลื่อนย้ายตาแหน่ งที่เขตข้อมูล การเพิ่ม/ลดข้อมูล
ที่ปรากฏ การแก้ไขชื่อ การตรวจสอบข้อมูลเข้า
 ความสามารถของโปรแกรมสาเร็ จรู ปทางการบัญชี
ในการนาเสนอรายงานทางการเงิน มีความซับซ้อน
และรายละเอี ยดปลี กย่อยมากมาย ที่ ตอ้ งถูกนามา
ประกอบการพิจารณาเลือกโปรแกรมให้เหมาะสม
กับการใช้งานขององค์กร
 ผูใ้ ช้สามารถจัดทางบการเงิน หรื อรายงานยอดขาย
แยกตามแผนก ฝ่ าย หรื อ สามารถจัด ท ารายงาน
ค่าใช้จ่ายแยกตามแผนก
 ผูใ้ ช้ส ามารถก าหนดล่ ว งหน้า ให้โ ปรแกรมพิ ม พ์
รายงานอัตโนมัติ
 การรวบรวมรายงานจากแผนกต่ า ง ๆ ภายใน
องค์กร
 ความสามารถในการพิมพ์รายงานทางการเงินออก
บนหน้ า จอคอมพิ ว เตอร์ เป็ นสิ่ งที่ โ ปรแกรม
สาเร็ จรู ปทางการบัญชี ควรทาได้ ควบคู่ไปกับการ
พิมพ์รายงานออกมาในรู ปแบบของกระดาษ
 เมื่ อรายงานมีการนาเสนอบนหน้าจอคอมพิวเตอร์
ผูใ้ ช้ขอ้ มูลสามารถที่จะค้นหารายละเอียดหรื อที่มา
ของข้อมูลได้
เช่น
รายงานการขายประจางวดบัญชี
รายงานสิ นค้าคงเหลือ
รายงานลูกหนี้การค้า
 บุคคลที่ จะเกี่ ยวข้องกับการพาณิ ชย์อิเล็กทรอนิ กส์
จะมีอยู่ 2 กลุ่มนี้ ได้แก่ ลูกค้า และ ผูค้ า้ หรื อผูข้ าย
เช่น การสั่งซื้ อสิ นค้าผ่านอินเทอร์ เน็ต ก็จะต้องมีการ
แสดงรายการสิ น ค้า ราคาสิ น ค้า รู ป ของสิ น ค้า ให้
ลูกค้าได้เลือก
แต่กต็ อ้ งมีโปรแกรมที่รองรับการขายที่ดี
 ความสามารถที่ จะติ ดตามแนวทางของรายการค้า
จากงบการเงิ น ไปบัญชี แยกประเภท สมุดรายวัน
ไปถึงเลขที่ใบสาคัญ หรื อเอกสารเบื้องต้น
 เลือกวันที่หรื อชาวงวันที่ที่เกิดรายการค้า
 พิมพ์ตามกลุ่มรายการค้า
 พิมพ์ตามระยะเวลาของรายงาน
สมุดรายวันทัว่ ไป (GL) สมุดรายวันขาย (AR) สมุด
รายวันซื้ อ (AP) รายงานสิ นค้าคงคลัง
1. เทคโนโลยีทเี่ ป็ นรากฐานของโปรแกรมทางการบัญชี
2. ทางเลือกของผู้ใช้ ระบบงาน
3. การกาหนดรหัสผ่ าน หน่ วยรายงาน และการกาหนดงวด
บัญชี
4. การสร้ างแฟ้ มหลัก การเพิ่ม ลด และเปลี่ยนแปลงข้ อมูล
ในแฟ้มหลัก
5. การป้ อนรายการค้ าและการตรวจทานรายการค้ า
6. การผ่ านบัญชี (Posting)
7. การปิ ดบัญชีเมือ่ สิ้นงวด
8. การพิมพ์แบบฟอร์ ม
9. การพิมพ์รายงาน
10. การแลกเปลี่ยนโยกย้ ายข้ อมูลระหว่ างระบบบัญชี ย่อย
และระหว่ างโปรแกรม
 โปรแกรมส าเร็ จ รูปทางการบั ญ ชี มี โ ปรแกรม
ช่วยงาน ที่สาคัญตัวหนึ่ง คือ การกาหนดขนาดของ
แฟ้ มข้อมูล ตั้งแต่การติดตั้ง หรื อ ว่าขอบเขตความ
ต้องการที่จะใช้งานในโปรแกรม
โดยสามารถดูได้จาก
- ระบบปฏิบตั ิการ
- คอมพิวเตอร์ลูกข่าย
- ความสามารถในการทางานบนเครื อข่าย
 ทางเลื อกของผูใ้ ช้ระบบงานจะอยู่ในขั้นตอนของ
การติดตั้งโปรแกรม ผูใ้ ช้งานโปรแกรมจะต้องเป็ น
ผูเ้ ลือกว่าจะใช้งานในรู ปแบบไหน หรื อ ว่าต้องการ
อะไรบ้าง
เช่ น การเลื อ กใช้ง านเฉพาะส านัก งานใหญ่
หรื อว่าสาขา การใช้งานในแต่ละแผนก รวมถึงการ
พิม พ์ร ายงาน เป็ นแบบรวม หรื อ แยก แผนก สาขา
เป็ นต้น
 การกาหนดรหัสผ่าน ก็จะขึ้ นอยู่การใช้งานแต่ ละ
แผนก การเข้าถึงข้อมูล หรื อการเข้าถึงแฟ้ มข้อมูล
ของแต่ละบุคคล
 งวดบั ญ ชี ส่ วนมากกิ จ การก็ จ ะก าหนด เป็ น
ระยะเวลา 12 เดือน (ม.ค. – ธ.ค.)
 แฟ้ มหลัก หมายถึ ง แฟ้ มที่ ประกอบด้วยข้อมูลที่ แสดง
ฐานะของบัญชี ต่าง ๆ เช่ น แฟ้ มหลักลูกหนี้ แฟ้ มหลัก
เจ้าหนี้ แฟ้ มหลักสิ นค้าคงหลัง แฟ้ มหลักพนักงาน
 การเพิ่ม ลด หรื อ การเปลี่ยนแปลง จะมีการเปลี่ยนแปลง
ในแฟ้ มย่อย
เช่ น แฟ้ มหลักลูกหนี้ แฟ้ มย่อย คือ รายชื่ อลูกหนี้ เพิ่ม
หรื อลดได้
 การป้ อนข้อมูลรายการค้า
- การใช้ร หัส บัญ ชี เป็ นสิ่ ง จ าเป็ นในระบบบัญ ชี ด้ว ย
คอมพิวเตอร์
- การแสดงจานวนที่เป็ นยอดรวมของบัญชี
- การป้ อนข้อมูลรายการค้า
- โปรแกรมสาเร็ จ รู ปบางตัว ใสจุ ดทศนิ ยมและเครื่ อง
หลายจุลภาค (,) โดยอัตโนมัติ
 การผ่า นบัญ ชี จ ากแฟ้ มรายกาค้า ไปปรั บ ปรุ ง ยอดของ
บัญชีในแฟ้ มหลัก เป็ นการเชื่อมโยงระหว่างระบบย่อย
เช่น ความสามารถในการปรับปรุ งยอดบัญชีวตั ถุดิบโดย
อัตโนมัติ เมื่อมีการขายหรื อซื้ อวัตถุดิบเกิดขึ้น
(ระบบการตลาด ระบบการสั่งซื้ อ ระบบควบคุมสิ นค้าคง
คลัง)
 สาหรั บโปรแกรมสาเร็ จรู ปทางการบัญชี งวดบัญ ชี คือ
การจัดทารายงานทางการเงิน สาหรับรอบเดือน รอบ 6
เดือน หรื อรอบปี เพื่อหาผลการดาเนิ นงาน หรื อสรุ ปผล
การดาเนิ นงานของกิ จการ ทางด้าน รายได้ ค่าใช้จ่าย
การจัด ท างบแสดงฐานะการเงิ น งบก าไรขาดทุ น
เบ็ดเสร็ จ
 แบบฟอร์ มหรื อเอกสาร เช่ น ใบเรี ยกเก็บเงิ น หรื อ เช็ค
สัง่ จ่าย ใบเสร็ จรับเงิน
 การพิ ม พ์ ร ายงานสรุ ปยอดการขาย รายงานลู ก หนี้
รายงานสิ นค้าคงหลัง
 โปรแกรมสาเร็ จรู ปทางการบัญชี มีความสามารถในการ
แลกเปลี่ยนโยกย้ายข้อมูลได้ 3 ลักษณะ ดังนี้
1. การแลกเปลี่ยนโยกย้ายข้อมูลระหว่างระบบย่อย
2. การแลกเปลี่ยนโยกย้ายข้อมูลภายในเครื อข่าย
3. การโยกย้ายข้อมูลไป - มากับโปรแกรมอื่น