Transcript ส่วนที่ 3 เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี

ส่วนที่ 3
เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
เนื้ อหาที่จะศึกษาในบทนี้
1. ความหมายของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
2. ประเภทของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
3. หลักการกาหนดประเภทเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
4. หลักทั่วไปในการร่างเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
5. รูปแบบของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
6. การกาหนดข้ อความอื่นในใบกากับภาษีกรณีจดทะเบียน
ภาษีมูลค่าเพิ่ม
เนื้ อหาที่จะศึกษาในบทนี้
7. การควบคุมและการเก็บรั กษาเอกสารประกอบการบันทึก
บัญชี
8. ระยะเวลาการเก็บเอกสาร
ภาพรวม (Overview)
 การบันทึกรายการค้ าที่เกิดขึ้นภายในองค์กรนั้น จะต้ องมี
หลักฐานที่เชื่อถือได้ เพื่อใช้ ประกอบการบันทึกรายการใน
สมุดบัญชีหรือทะเบียน
 หลักฐานที่เชื่อถือได้ ได้ แก่
 เอกสารประกอบการบั น ทึ ก บั ญ ชี ท่ี อ งค์ ก รได้ ก าหนดขึ้ นใช้
ภายในกิจการ หรือส่งให้ บุคคลภายนอก
 เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีท่ไี ด้ รับจากบุคคลภายนอก
1. ความหมายของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
“เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี”
หมายถึ ง เอกสารที่ใ ช้ เ ป็ นหลั ก ฐานในการบั น ทึ ก และ
ตรวจสอบทางการบัญชีเกี่ยวกับรายการค้ าต่าง ๆ ก่อนที่จะมีการ
บันทึกบัญชีของรายการค้ านั้น ๆ ซึ่งข้ อมูลทางการเงิ นที่จะปรากฏ
ในเอกสารการค้ ามีได้ หลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับลักษณะการดาเนิน
ในแต่ละหน่วยงานและการออกแบบเอกสารของแต่ละกิจการ
2. ประเภทของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
“เอกสารทีต่ อ้ งใช้ประกอบการบันทึกบัญชี” ได้ แก่
1. บันทึก
2. หนังสือ
3. เอกสารที่ใช้ เป็ นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี
2. ประเภทของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
“เอกสารที่ตอ้ งใช้ประกอบการบันทึกบัญชี ” แบ่งออกเป็ น 3
ประเภท คือ
1. เอกสารที่จัดทาขึ้นโดยบุคคลภายนอก
2. เอกสารที่จัดทาขึ้นโดยผู้มีหน้ าที่จัดทาบัญชี เพื่อออกให้ แก่
บุคคลภายนอก
3. เอกสารที่จัดทาขึ้นโดยผู้มห
ี น้ าที่จัดทาบัญชี เพื่อใช้ ในกิจการ
ของตนเอง
3. หลักการกาหนดประเภทเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
1. กาหนดประเภทเอกสาร
2. ใช้ คู่ฉบับ หรือสาเนา
3. ข้ อความที่บรรจุ ในเอกสารต้ องครบถ้ วน และสะดวกต่ อการกรอก
หรือพิมพ์
4. เอกสารควรมีขนาดกะทัดรัด สะดวกต่อการเขียนหรือพิมพ์ รวมทั้ง
การเก็บรักษาและอ้ างอิง
4. หลักทัว่ ไปในการร่างเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
หลักในการพิจารณาข้ อความที่ควรพิมพ์ในเอกสารและลักษณะของ
เอกสาร
1. เอกสารที่ใช้ ติดต่อกับบุคคลภายนอก ควรมีช่ ือ ที่อยู่ของบริษัท
2. เอกสารทุกชนิด จะต้ องมีช่ ือระบุไว้ เพื่อการอ้ างอิง
3. เอกสารบางชนิดควรมีเลขหมายเรียงลาดับไว้ ล่วงหน้ า
4. เอกสารควรมีช่องลงวันที่
5. เอกสารควรมีลายเซ็นของผู้รับผิดชอบในรายการนั้นเป็ นหลักฐาน
6. เอกสารภายในควรมีรหัส เอกสารภายนอกควรให้ เลขที่รับ
4. หลักทัว่ ไปในการร่างเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
หลักในการพิจารณาข้ อความที่ควรพิมพ์ในเอกสารและลักษณะของ
เอกสาร
7. เอกสารที่ต้องกรอกข้ อความด้ วยมือ ควรมีเส้ นบรรทัดไว้ ให้
8. เอกสารที่มีขนาดใหญ่
 ต้ องกรอกข้ อความติดกันหลายบรรทัด ควรให้ เลขหมายกากับแต่ละ
บรรทัด
 มีข้อความที่ต้องกรอกหลายหน้ า ควรให้ เลขหมายกากับไว้ ทุกหน้ า
4. หลักทัว่ ไปในการร่างเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
หลักในการพิจารณาข้ อความที่ควรพิมพ์ในเอกสารและลักษณะของ
เอกสาร
9. การเรียงลาดับรายการต่าง ๆ ที่ต้องกรอก ควรให้ เป็ นไปตามลาดับ
ข้ อความที่ต้องกรอกเป็ นประจา ควรจะพิมพ์ไว้ ล่วงหน้ า
เอกสารบางชนิดอาจให้ ทาเครื่องหมาย 
10. การให้ สเี อกสารสีหมึก ควรให้ สตี ัดกัน
11. เอกสารที่ต้องใช้ อยู่เสมอ ควรใช้ กระดาษที่ทนทานและควรให้ มุม
ทั้งสี่มน
4. หลักทัว่ ไปในการร่างเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
หลักในการพิจารณาข้ อความที่ควรพิมพ์ในเอกสารและลักษณะของ
เอกสาร
12. การใช้ เอกสารที่จะต้ องมีหลายสาเนา ควรจะต้ องคานึงดังนี้
 แบบพิมพ์ใดจะส่งไปแผนกใด
 ควรพิมพ์ไว้ เป็ นชุด
 ควรใช้ กระดาษคาร์บอนแทรก
13. สาเนาที่ใช้ น้ ันควรมีหลายสี
5. รูปแบบของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
“เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี” ต้ องมีรายการดังต่อไปนี้
1. ชื่อของผู้จัดทาเอกสาร
2. ชื่อของเอกสาร
3. เลขที่ของเอกสาร และเล่มที่
4. วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร
5. จานวนเงินรวม
5. รูปแบบของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
1.เอกสารเพื่อเป็ นหลักฐานในการ “รับเงิน รับฝากเงิน รับชาระเงิน
หรือตัว๋ เงิน” ต้ องมีรายการต่อไปนี้
1) เลขประจาตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทาเอกสาร
2) สถานที่ต้งั ของกิจการที่จัดทาเอกสาร
3) รายละเอียดเกี่ยวกับการรับเงินหรือตัว๋ เงิน
4) ชื่อ ชนิด จานวน หน่ วยนับ ราคาต่อหน่ วย และราคารวมของสิ นค้ า
หรือบริการแต่ละรายการ
5) ลายมือชื่อของผู้รับเงินหรือตัว๋ เงิน
5. รูปแบบของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
2.เอกสารที่เป็ นหลักฐานในการ “จาหน่าย จ่ าย โอน ส่งมอบสิ นค้า
หรือบริการ” ต้ องมีรายการต่อไปนี้
1) เลขประจาตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทาเอกสาร
2) สถานที่ต้งั ของกิจการที่จัดทาเอกสาร
3) ชื่อ ชนิด จานวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และราคารวมของสินค้ า
4) ชื่อหรือชื่อที่ใช้ ในการประกอบธุรกิจ
5) ลายมือชื่อผู้จัดทาเอกสาร
6) ลายมือชื่อผู้รับสินค้ าหรือผู้รับบริการ
5. รูปแบบของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
3.เอกสารที่ต้ อ งใช้ ป ระกอบการบั น ทึก บั ญ ชี ท่ีจั ด ท าขึ้น “เพื่อ ใช้ใ น
กิจการของตน” ต้ องมีรายการต่อไปนี้
1) คาอธิบายรายการ
2) วิธกี ารและการคานวณต่าง ๆ
3) ลายมือชื่ อของผู้ มีห น้ า ที่จัดทาบัญชี หรื อผู้ได้ รั บมอบหมายให้ เป็ น
ผู้อนุมัติรายการ
5. รูปแบบของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
3.เอกสารที่ต้ อ งใช้ ป ระกอบการบั น ทึก บั ญ ชี ท่ีจั ด ท าขึ้น “เพื่อ ใช้ใ น
กิจการของตน” ต้ องมีรายการต่อไปนี้
1) คาอธิบายรายการ
2) วิธกี ารและการคานวณต่าง ๆ
3) ลายมือชื่ อของผู้ มีห น้ า ที่จัดทาบัญชี หรื อผู้ได้ รั บมอบหมายให้ เป็ น
ผู้อนุมัติรายการ
6. การกาหนดข้อความอื่นในใบกากับภาษีกรณีจด VAT
การกาหนดข้อความอื่นในใบกากับภาษีตามมาตรา 86/4 (8)
แห่งประมวลรัษฎากร
1) กรณีจัดทาใบกากับภาษีตามมาตรา 86/4 รวมกับเอกสารทางการค้ า
อื่น เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ใบแจ้ งหนี้ ซึ่งมีจานวนหลายชุดอยู่
ในชุดเดียวกันและใบกากับภาษีมิใช่เอกสารฉบับแรกอธิบายรายการ
6. การกาหนดข้อความอื่นในใบกากับภาษีกรณีจด VAT
(1) กรณี ส่งมอบสิ นค้าก่ อนได้รบ
ั ชาระราคาสินค้า /ออกใบกากับ
ภาษีก่อนได้รบั ชาระราคาค่าบริการ
 เอกสารฉบับแรกของเอกสารชุ ดดังกล่ าว หรื อ เอกสารฉบับอื่น ที่
มิใช่ฉบับแรกแต่เป็ นต้ นฉบับของเอกสารฉบับอื่นใดก็ตาม ซึ่งมิใช่
ฉบับที่เป็ นใบกากับภาษีจะต้ องมีข้อความว่า “ไม่ใช่ใบกากับภาษี”
ไว้ ในเอกสารฉบับนั้น
6. การกาหนดข้อความอื่นในใบกากับภาษีกรณีจด VAT
(1) กรณี ส่งมอบสิ นค้าก่ อนได้รบ
ั ชาระราคาสินค้า /ออกใบกากับ
ภาษีก่อนได้รบั ชาระราคาค่าบริการ
 ในเอกสารทุ ก ฉบั บ ของเอกสารชุ ด ดั ง กล่ า ว จะต้ อ งมี ข้ อ ความว่ า
“เอกสารออกเป็ นชุด” ไว้ ด้วย
 ในเอกสารฉบั บ ที่ถือ ว่ า เป็ นส าเนาของเอกสารฉบั บ อื่น จะต้ อ งมี
คาว่า “สาเนา..” ไว้ ทุกฉบับ
7. การเก็บรักษาเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
“เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี ” แบ่ งการควบคุมได้ 3 ลักษณะ
คือ
1. เอกสารทางบัญชีท่ยี ังไม่ได้ ใช้ งาน
 กรณีเอกสารที่ไม่สามารถนาไปใช้ เพื่อทาการทุจริต
 กรณีเอกสารที่อาจนาไปใช้ เพื่อทาการทุจริต
2. เอกสารทางบัญชีท่ใี ช้ งานแล้ ว
3. เอกสารที่เกี่ยวเนื่องทางบัญชี
8. ระยะเวลาการเก็บเอกสาร
พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 มาตรา 13 และ 14
 เก็บไว้ ณ สถานที่ประกอบกิจการ หากจะเก็บ ณ สถานที่อ่น
ื ต้ องขอ
อนุญาตต่อสารวัตรใหญ่ทางบัญชี
 เก็บรักษาไว้ ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิ ดบัญชี หรื อจนกว่าจะมีการ
ส่งมอบบัญชี เมื่อครบแล้ วหากจะไม่เก็บต่อก็ให้ ขออนุญ าตสารวัตร
ใหญ่ทางบัญชี
8. ระยะเวลาการเก็บเอกสาร
ประมวลรัษฎากร มาตรา 105 ทวิ และมาตรา 105 จัตวา
 ให้ ผ้ ูมีหน้ าที่ออกใบรับ เก็บต้ นขั้ว หรือ สาเนาใบรับไว้ ไม่น้อยกว่า 5
ปี นับแต่วันที่ออกใบรับ
 ให้ ผ้ ูผลิต ผู้นาเข้ า ผู้ส่งออก หรือ ผู้ขายส่ง เก็บ สาเนาใบส่งของไว้
เป็ นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่ออกใบส่งของ