Transcript ส่วนที่ 1 บทนำ

ส่ วนที่ 1
ลักษณะของระบบบัญชี
ส่ วนที่ 1
ลักษณะของระบบบัญชี
1. ความหมายของระบบบัญชี
ระบบบัญชี (Accounting System)
คือ การจัดประเภทบัญชี แบบฟอร์ ม วิธีการ เอกสารและ
สมุดบัญชี เพื่อการบันทึก การควบคุม และรายงานผลของ
รายการต่ า ง ๆ ทั้ง สิ น ทรั พ ย์ หนี้ สิ น ทุ น รายได้ และ
ค่าใช้จ่าย
ลักษณะของระบบบัญชี(ต่ อ)
2. ความสาคัญของระบบบัญชี
ธุ ร กิ จ ต่ า ง ๆ จ าเป็ นต้องมี ร ะบบบัญชี ที่ดี เพื่อ ใช้เ ป็ นเครื่ องมื อ ของ
ผูบ้ ริ หารในด้านต่าง ๆ ดังนี้
1. การวางแผนการดาเนินงาน (Planning)
ผูบ้ ริ หารจะสามารถวางแผนการด าเนิ น งานได้ดี เ พีย งใด ขึ้ นอยู่กับ
ผูบ้ ริ หารมีขอ้ มูลทางการเงินและข้อมูลอื่น ๆ ที่ถูกต้องและน่ าเชื่อถือ
ได้เพียงใด
2. การควบคุมการดาเนินงาน (Controlling)
เพื่อให้การปฏิบตั ิงานเป็ นไปตามแผนงานที่วางไว้ ผูบ้ ริ หารจาเป็ นต้อง
มีการควบคุมการปฏิบตั ิงานให้เป็ นไปตามแผนงานที่วางไว้
ลักษณะของระบบบัญชี(ต่ อ)
2. ความสาคัญของระบบบัญชี (ต่ อ)
3. การประเมินผล (Evaluation)
โดยการเปรี ยบเทียบ วิเคราะห์ และวิจยั พร้ อมกับสรุ ปผล โดยเสนอ
ข้อ คิ ด เห็ น และค าแนะน าในการปรั บ ปรุ ง แก้ไ ขให้ไ ด้ผ ลงานและ
ประสิ ทธิ ภาพสู งขึ้น เพื่อผูบ้ ริ หารจะได้นาข้อมูลที่ได้ไปใช้ประโยชน์
ในการวางแผนและควบคุมประสานงานและรักษาผลประโยชน์ของ
ธุรกิจต่อไป
ลักษณะของระบบบัญชี(ต่ อ)
2. ความสาคัญของระบบบัญชี (ต่ อ)
ข้ อมูลทีค่ วรนามาประกอบจัดทาเป็ นรายงานควรมีลกั ษณะดังต่ อไปนี้
• รวดเร็ วและทันต่อเหตุการณ์
• มีความถูกต้องตามหลักการบัญชีที่รับรองโดยทัว่ ไปและเชื่อถือได้
• ประหยัดค่าใช้จ่ายโดยอาจจะเป็ นการลดต้นทุ นและลดงานของ
พนักงาน
• ใช้เป็ นเครื่ องมือในการป้ องกันและรักษาทรัพย์สินของกิจการไม่ให้
สูญหายหรื อนาไปใช้ไม่ถูกต้องตามวัตถุประสงค์
ลักษณะของระบบบัญชี(ต่ อ)
3. วัตถุประสงค์ ของระบบบัญชี
•
1.
2.
วัตถุประสงค์ ของระบบบัญชี คือ
เพื่อจัดหาข้อมูลที่มีประโยชน์ให้ตรงกับความต้องการของผูใ้ ช้
ผู้ใช้ ข้อมูลทางบัญชีแบ่ งได้ เป็ น 2 กลุ่ม คือ
บุคคลภายนอก
ได้แก่ ผูถ้ ื อ หุ ้น ผูล้ งทุ นในกิ จ การ เจ้าหนี้ เงิ นกู้ หน่ วยงานรั ฐบาล เป็ นต้น ซึ่ ง
กิจการจะนาเสนอข้อมูลให้โดยจัดทาเป็ นงบการเงิน
บุคคลภายในกิจการ
ได้แก่ ผูบ้ ริ หาร ซึ่ งมีความต้องการใช้ขอ้ มูลที่แตกต่างกันไปตาม
ระดับภารหน้าที่ความรับผิดชอบ
ลักษณะของระบบบัญชี(ต่ อ)
3. วัตถุประสงค์ ของระบบบัญชี (ต่ อ)
2.
บุคคลภายในกิจการ (ต่อ)
ผูบ้ ริ หาร แบ่งได้เป็ น 2 กลุ่ม คือ
• ผูบ้ ริ หารระดับสูง
ข้อมูลที่ตอ้ งการคือ “ข้อมูลระยะยาว เพื่อใช้ในการวางแผนและควบคุม”
ข้อมูลทางการบัญชีที่นาเสนอคือ “รายงานแบบย่อและสรุ ปผล”
• ผูบ้ ริ หารระดับกลางและระดับล่าง
ข้อมูลที่ตอ้ งการคือ “ข้อมูลเกี่ ยวกับการทางานที่ อยู่ภายใต้ความรับผิดชอบ
และเกี่ยวข้องกับหน้าที่การปฏิบตั ิงาน”
ข้อมูลที่นาเสนอคือ “ข้อมูลทางการบัญชีและตัวเลขสถิติ”
ลักษณะของระบบบัญชี (ต่ อ)
4. ส่ วนประกอบของระบบบัญชี
1.
เอกสารสาหรับจดบันทึกข้อมูล
คือ สื่ อสาหรับถ่ายทอดข้อมูลทางการบัญชีระหว่างหน่วยงานภายในกันเอง
และระหว่างกิจการกับบุคคลภายนอก ประกอบด้วย
– แบบฟอร์ม
คือ แบบฟอร์ มต่าง ๆ ที่ใช้บนั ทึกรายการที่เกิ ดขึ้น ซึ่ งจะอยู่ในรู ปของ
แบบพิมพ์ เช่น ใบกากับสิ นค้า ใบสาคัญสัง่ จ่าย ในเสร็ จรับเงิน เป็ นต้น
– สมุดรายการขั้นต้น
คือ สมุดที่ใช้บนั ทึกและรวบรวมข้อมูลหรื อรายการจากแบบฟอร์ ม ซึ่ ง
เป็ นบันทึกรายการที่เกิดขึ้นครั้งแรก เช่น สมุดรายวันทัว่ ไป สมุดรายวัน
เฉพาะ
ลักษณะของระบบบัญชี (ต่ อ)
4. ส่ วนประกอบของระบบบัญชี (ต่ อ)
1.
เอกสารสาหรับจดบันทึกข้อมูล (ต่อ)
– สมุดรายการขั้นสุ ดท้าย
คือ สมุดบัญชี แยกประเภทต่าง ๆ ซึ่ งได้เตรี ยมไว้ใช้ลงรายการที่ผ่านมา
จากสมุดรายการขั้นต้นต่าง ๆ เช่ น สมุดบัญชี แยกประเภททัว่ ไป สมุด
บัญชีแยกประเภทย่อย
– งบการเงินและรายงานต่าง ๆ
คือ งบการเงิ นและรายการต่าง ๆ ที่ทาขึ้นจากการบันทึกในสมุดบัญชี
ทั้งหลาย เพื่อให้ได้ขอ้ ความตามที่ฝ่ายจัดการต้องการ ได้แก่ งบกาไร
ขาดทุนเบ็ดเสร็ จ งบแสดงฐานะการเงิน และ งบต้นทุนการผลิต
ลักษณะของระบบบัญชี (ต่ อ)
4. ส่ วนประกอบของระบบบัญชี (ต่ อ)
2.
วิธีปฏิบตั ิงาน
คือ วิธีการต่าง ๆ ในการปฏิบตั ิงานเกี่ยวกับการบัญชี ประกอบด้วย
• การใช้และบันทึกรายการลงในแบบฟอร์มสมุดรายวัน บัญชีแยก
ประเภทต่างๆ
• การทางบการเงินและรายงานต่าง ๆ
• การจาแนกประเภท การคานวณ การวิเคราะห์
• การตรวจสอบความถูกต้องของรายการที่ได้บนั ทึกไว้
• การเปรี ยบเทียบข้อมูลที่ได้จากแหล่งหนึ่งกับอีกแหล่งหนึ่ง
ลักษณะของระบบบัญชี (ต่ อ)
4. ส่ วนประกอบของระบบบัญชี (ต่ อ)
3.
•
•
•
•
พนักงานเจ้าหน้าที่หรื อบุคลากร
คือ พนักงานเจ้าหน้าที่ซ่ ึงปฏิบตั ิงานเกี่ยวกับการบัญชี โดยถือว่าเป็ นตัวจักร
สาคัญในระบบบัญชี ที่จะทาให้งานทุกอย่างดาเนิ นไปได้ดว้ ยดี ซึ่ งจะต้อง
ดาเนินการดังนี้
การคัดเลือก
การฝึ กหัดพนักงาน
การแบ่งงาน
การควบคุมการปฏิบตั ิงาน
ลักษณะของระบบบัญชี (ต่ อ)
4. ส่ วนประกอบของระบบบัญชี (ต่ อ)
4.
เครื่ องจักร เครื่ องทุนแรงต่าง ๆ ที่ใช้ในการปฏิบตั ิงาน
คือ เป็ นสิ่ งอานวยความสะดวกในการปฏิบตั ิงาน เพื่อช่วยลดค่าใช้จ่าย
และข้อผิดพลาดจากการดาเนิ นงาน เช่ น เครื่ องพิมพ์ดีด เครื่ องถ่าย
เอกสาร เครื่ องคานวณ เครื่ องคอมพิวเตอร์ เป็ นต้น
ลักษณะของระบบบัญชี (ต่ อ)
5. ประเภทของงานวางระบบบัญชี
1.
•
•
งานวางระบบบัญชีอาจแบ่งเป็ นประเภทหรื อชนิดงานได้ ดังนี้
การวางระบบบัญชีใหม่ ท้งั หมดของกิจการ
การวางระบบบัญชีใหม่ท้ งั หมดของกิจการ
งานชนิดนี้ มักจะเกิดขึ้นกับกิจการที่เพิ่งจัดตั้งขึ้นใหม่ หรื อเริ่ มดาเนินการ
หรื อเปิ ดบริ ษทั ในเครื อขึ้นมา
การขยายระบบบัญ ชี ที่ ใ ช้อ ยู่ปั จ จุ บ ัน เพื่ อ ให้ ค รอบคลุ ม ถึ ง หน่ ว ยงานที่
เกิดขึ้นใหม่
งานชนิดนี้ มักจะเป็ นการขยายระบบบัญชีที่ใช้อยูป่ ัจจุบนั ของกิจการที่
ดาเนินกิจการอยูแ่ ล้ว เพื่อให้ครอบคลุมถึงกิจการที่เปิ ดขึ้นใหม่
ลักษณะของระบบบัญชี (ต่ อ)
5. ประเภทของงานวางระบบบัญชี (ต่ อ)
2. การวางระบบใหม่ แต่ เพียงส่ วนใดส่ วนหนึ่งหรือบางส่ วนของระบบบัญชี ที่ใช้ อยู่
ในปัจจุบัน
งานชนิ ดนี้ เป็ นการปรั บปรุ งหรื อขยายระบบบัญชี หรื อวิธีการบัญชี ที่ใช้อยู่ใน
ปั จจุบนั โดยอาจเป็ นการปรับปรุ งเพียงส่ วนใดส่ วนหนึ่ งของระบบบัญชีที่เห็นว่า
ยังไม่รัดกุม เช่น
•
ปรับปรุ งวิธีการบัญชีส่วนใดส่ วนหนึ่ ง
• ปรับปรุ งแบบพิมพ์ที่มีใช้อยูใ่ ห้ดียงิ่ ขึ้น
• เปลี่ยนแปลงการปฏิบตั ิงาน
• แก้ไขและปรับปรุ งวิธีการทารายงานทางการเงินให้รวดเร็ ว
• วางหลักปฏิบตั ิ
ลักษณะของระบบบัญชี (ต่ อ)
6. ขั้นตอนการวางระบบบัญชี
การวางระบบบัญชี มีข้ นั ตอนในการดาเนินงาน 7 ขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. การติดต่ อและสั มภาษณ์ ฝ่ายจัดการ
การหารื อกับฝ่ ายจัดการ เพื่อขอทราบข้อมูลในเรื่ องทัว่ ๆ ไปในการดาเนินงาน เช่น
1) ชนิดของงานวางระบบบัญชีที่กิจการต้องการ
2) ความต้องการของฝ่ ายจัดการ
3) ตกลงในหลักการกับฝ่ ายจัดการไว้ล่วงหน้า
4) การกาหนดค่าตอบแทน วันเริ่ มต้นทางาน
5) มอบหมายให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดการเป็ นผูป้ ระสานงาน
6) เครื่ องมือ เครื่ องใช้ และบริ การที่จาเป็ น
ลักษณะของระบบบัญชี (ต่ อ)
6. ขั้นตอนการวางระบบบัญชี (ต่ อ)
2. การสารวจสภาพกิจการ
ผูว้ างระบบบัญชีจะต้องทราบและเข้าใจในระบบบัญชีที่กิจการกาลังใช้อยูแ่ ละต้อง
พิจารณาถึงส่ วนที่ควรจะคงอยูต่ ่อไป และส่ วนที่คิดว่าควรจะเปลี่ยนตามที่ได้หารื อ
ไว้กบั ฝ่ ายจัดการในขั้นแรก
สิ่ งที่ผวู ้ างระบบบัญชีจะต้องทาการสารวจสภาพกิจการ ประกอบด้วย
• ประวัติของกิจการ
• นโยบายของกิจการ
• สภาพแวดล้อมของกิจการ
• อัตรากาลังที่กิจการมีอยู่
ลักษณะของระบบบัญชี (ต่ อ)
6. ขั้นตอนการวางระบบบัญชี (ต่ อ)
2. การสารวจสภาพกิจการ (ต่ อ)
วิธีการสารวจข้อมูล
1) การสัมภาษณ์
เป็ นการเก็บรวบรวมข้อมูลเบื้ องต้น โดยผูว้ างระบบบัญชี จะสอบถามผูบ้ ริ หาร
และพนักงานด้วยตนเอง
2) การสังเกต
เป็ นการรวบรวมข้อ มู ล เบื้ อ งต้น โดยผูว้ างระบบบัญ ชี จ ะเข้าไปสั ง เกตการณ์
ทางานจริ งและขั้นตอนวิธีการทางาน
ลักษณะของระบบบัญชี (ต่ อ)
6. ขั้นตอนการวางระบบบัญชี (ต่ อ)
2. การสารวจสภาพกิจการ (ต่ อ)
วิธีการสารวจข้อมูล (ต่อ)
3) การออกแบบสอบถาม
เป็ นวิ ธี ก ารเก็ บ รวบรวมข้อ มู ล โดยทั่ว ไป เนื่ อ งจากมี ค วามสะดวก รวดเร็ ว
เหมาะสมกับกลุ่มข้อมูลที่มีมาก
4) การศึกษาจากเอกสารการปฏิบตั ิงาน
เป็ นการเก็บรวบรวมข้อมูล โดยนาเอกสารหรื อรายงานทางการบัญชี มาศึ กษา
รายละเอียดของข้อมูลที่สาคัญของระบบบัญชี
ลักษณะของระบบบัญชี (ต่ อ)
6. ขั้นตอนการวางระบบบัญชี (ต่ อ)
3. การร่ างระบบบัญชี
งานในส่ วนนี้ เป็ นเรื่ องเกี่ ยวกับการรวบรวมปั ญหาและข้อเท็จจริ งที่ ได้มาจากการ
สัมภาษณ์ การสารวจสภาพกิจการ ประกอบกับความรู ้ความชานาญในวิชาการบัญชี
ของผูว้ างระบบ เพื่อประมวลขึ้นเป็ นระบบบัญชีใหม่ไม่วา่ จะเป็ นทั้งระบบหรื อเพียง
บางส่ วนการวางระบบบัญชี
ลักษณะของระบบบัญชี (ต่ อ)
6. ขั้นตอนการวางระบบบัญชี (ต่ อ)
4. การเสนอขออนุมตั ิ
เป็ นการเสนอระบบบัญชีใหม่ที่ได้จดั วางระบบบัญชีข้ ึนต่อฝ่ ายจัดการ เพื่อขอความ
เห็นชอบ โดยผูว้ างระบบบัญชีจะต้องพยายามชี้ให้เห็นถึงประโยชน์อนั พึงได้รับจาก
การใช้ระบบบัญชีเดิมกับระบบบัญชีใหม่ในลักษณะต่าง ๆ กัน ทั้งในด้านค่าใช้จ่าย
ความสะดวกรวดเร็ ว และความเข้าใจได้ง่าย
ลักษณะของระบบบัญชี (ต่ อ)
6. ขั้นตอนการวางระบบบัญชี (ต่ อ)
5. การนาระบบบัญชีออกใช้ ปฏิบัติงาน
การนาระบบบัญชี ใหม่ที่ได้รับความเห็นชอบจากฝ่ ายจัดการแล้ว นาออกใช้ปฏิบตั ิ
โดยผูว้ างระบบบัญชี จะต้องมี การวางแผนไว้ว่าจะเริ่ มใช้เมื่ อใด อย่างไร และที่ใด
โดยมีการทดลองก่อน เพื่อจะได้แก้ไขข้อบกพร่ องที่อาจจะมีข้ ึนให้หมดสิ้ นไป
ลักษณะของระบบบัญชี (ต่ อ)
6. ขั้นตอนการวางระบบบัญชี (ต่ อ)
6. การรายงานฝ่ ายบริหาร
เมื่อได้ออกแบบระบบบัญชี และได้นาออกไปใช้ปฏิบตั ิงานจริ ง ๆ เรี ยบร้อยแล้ว ผู้
วางระบบบัญชีกค็ วรจะได้เขียนรายงานเสนอให้ฝ่ายจัดการทราบโดยละเอียด
7. การติดตามผล
การวางระบบบัญชีมิได้เสร็ จแค่เพียงการรายงานให้ฝ่ายบริ หารทราบการทางานของ
ผูว้ างระบบบัญชี เท่านั้น แต่ผบู ้ ริ หารจะต้องนารายงานนี้ มาเป็ นแนวทางในการให้
พนักงานที่เกี่ยวข้องได้ถือปฏิบตั ิและต้องติดตามผลของการปฏิบตั ิงานซึ่ งได้มีการ
ถือปฏิบตั ิเป็ นที่น่าพอใจของผูบ้ ริ หารหรื อไม่