Transcript ประเภทของงานวางรูปแบบระบบบัญชีและผู้ วางรูปแบบระบบบัญชี

บทเรียนที่ 1
ลักษณะของระบบบัญชี
- ความหมายและความสาคัญของระบบบัญชี
- ลักษณะสาคัญและส่วนประกอบของระบบบัญชี
- ประเภทของงานวางรูปแบบระบบบัญชีและผู ้
วางรูปแบบระบบบัญชี
- ลาดับขัน้ ของงานวางระบบบัญชี
ระบบบัญชี คือ อะไร
ความหมายของระบบบัญชี
ระบบการจัดเก็บข้อมูล อันประกอบด้วย
แบบฟอร์มเอกสารหรือเอกสารต่าง ๆ บันทึกทางการบัญชี
รายงาน ตลอดจนวิธีการและอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ได้นามาใช้
ในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการดาเนิ นงานและการเงินของ
กิจการ เพื่อช่วยให้ฝ่ายจัดการสามารถปฏิบตั หิ น้าที่อนั อยู่ใน
ความรับผิดชอบให้ลลุ ว่ งไปด้วยดีและนาเสนอข้อมูลให้แก่ผูม้ ี
ส่วนเกี่ยวข้อง
ความสาคัญของระบบบัญชี
ในภาวะปัจจุบนั ระบบบัญชีมีความสาคัญมาก โดยเฉพาะธุรกิจขนาด
ใหญ่ มีการแบ่งส่วนงานหลายส่วน และมีพนักงานเป็ นจานวนมาก
การมีระบบบัญชีท่เี หมาะสมจะทาให้การมอบหมายงานและควบคุมงาน
กระทาได้งา่ ย เพราะระบบบัญชีรายงานผลงานแต่ละส่วนให้ถกู ต้อง
ช่วยให้ธุรกิจสามารถรายงานผลการดาเนิ นงานโดยส่วนรวมทัง้ หมด
ที่เป็ นประโยชน์ต่อผูบ้ ริหาร และบุคคลภายนอกได้ถกู ต้องทันเวลา
ช่วยป้ องกันและรักษาทรัพย์สนิ ของกิจการไม่ให้สูญหาย หรือ
นาไปใช้ในทางที่ไม่สมควร
การมีระบบบัญชีท่ดี ีจงึ เป็ นเป็ นระบบที่มีการควบคุมภายในที่ดีดว้ ย
“ระบบบัญชีทดี่ ี จะนำข้อมูลทำงบัญชีจำกทุกฝ่ ำยทีเ่ กี่ยวข้องมำยังแผนกบัญชี”
แผนกขาย
แผนก
จัดซื้อ
แผนก
คลังสิ นค้ า
แผนก
บัญชี
แผนก
บุคคล
แผนก
ผลิต
แผนก
บริหาร
ตัวอย่าง กระบวนการซื้ อสินค้า
หน้ าร้ าน
ฝ่ ายจัดซื้อ
Supplier
Supplier
จัดทาใบขอซื้อ(PR)
จัดทาใบสั่ งซื้อ (PO)
หัวหน้ าทาการอนุมตั ิ
จัดเตรียมสิ นค้ า
และออก Invoice
ทาการจัดส่ งสิ นค้ า
+
บัญชี
คลังสิ นค้ า
ได้ รับเอกสารการซื้อ
และบันทึกบัญชีซื้อ
ตรวจนับสิ นค้ า
และบันทึกรับสิ นค้ า
ตัวอย่าง กระบวนการขายสินค้า
ลูกค้า
ฝ่ ายขาย
ฝ่ ายสิ นเชื่อ
ฝ่ ายคลังสิ นค้า
บันทึกใบรับคาสั่งซื้อ (SO)
ทาการตรวจสอบวงเงินสินเชื่อ
เพือ่ อนุมตั ใิ บรับคาสั่งซื้อ
ดึงใบรับคาสั่งซื้อทีผ่ ่านการ
อนุมตั ขิ นึ้ มาทาการจัดหยิบสินค้ า
Request
หน่ วยงานบัญชี
บันทึกข้ อมูลใบแจ้ งหนี้ (Direct)
เพิม่ หนี้ และลดหนีข้ าย (DN/CN)
ฝ่ ายคลังสิ นค้า
ยืนยันปริมาณการหยิบสินค้ า
เพือ่ นาข้ อมูลไปสร้ างใบแจ้ งหนี้
โดยอัตโนมัติ
ฝ่ ายคลังสิ นค้า
จัดหยิบสินค้ าตามใบหยิบสินค้ า
ตัวอย่าง กระบวนการจ่ ายเงิน
หน่ วยงาน
ฝ่ ายบัญชี
ฝ่ ายบัญชี
ฝ่ ายการเงิ น
ตรวจสอบใบขอเบิกจ่ าย แล้ ว
ทาการอนุมตั ิ
บันทึกใบสาคัญจ่ าย
พิมพ์ เช็ค
Request
หน่ วนงานต่ างๆบันทึก
ใบขอเบิกจ่ าย
บัญชี
ได้ รับเอกสารการจ่ ายเงิน
และบันทึกบัญชี
ฝ่ ายการเงิ น
ตัดจ่ ายเช็คเมือ่
เจ้ าหนีมารับเช็ค
1.1.2 ส่ วนประกอบของระบบบัญชี
1.เอกสารทางบัญชี
• แบบฟอร์ม แบบพิมพ์ ที่ใช้งานประจาวันของกิจการและใช้เป็ นหลักฐาน
ในการลงบัญชี เช่น
•
•
•
•
•
•
•
เอกสารการขาย : ใบกำกับสินค้ำ บิลขำยสด
เอกสารการซื้อ : ใบส่งของ
เอกสารการจ่ายเงิน : ใบสำคัญจ่ำย ใบเสร็จรับเงิน
เอกสารการรับเงิน : ใบเสร็จรับเงิน
เอกสารการโอนเงิน : สำเนำใบโอนเงิน
เอกสารการปรับปรุงรายการ : ใบสำคัญทัว่ ไป
เอกสารสัญญา : สัญญำเช่ำ สัญญำเงินกู ้
2.สมุดบัญชีและบัญชีแยกประเภท
สมุดบัญชีและบัญชีแยกประเภท (ต่อ)
การสรุ ปผลและรายงาน
•
•
•
•
•
•
•
•
รายงานงบการเงิน เช่น งบดุล งบกาไรขาดทุน งบกระแสเงินสด
รายงานการวิเคราะห์งบการเงิน อัตราส่วนทางการเงิน
รายงานยอดขายประจาเดือน ประจาไตรมาส ประจาปี
รายงานค่าใช้จา่ ยเปรียบเทียบงบประมาณค่าใช้จา่ ย
รายงานต้นทุนการผลิต
รายงานลูกหนี้ คงค้าง
รายงานสินค้าคงเหลือ
รายงานสินทรัพย์ถาวร
วิธกี ารต่าง ๆ ที่กาหนดให้บุคคลที่กาหนดให้ปฏิบตั ิงานในระบบ
• บุคคลเป็ นองค์ประกอบที่สาคัญที่สดุ
• เป็ นบุคลากรในองค์กรที่ก่อให้เกิดกิจกรรมทางการค้าทุกกระบวนการ
เช่น พนักงานแต่ละแผนก
• เป็ นบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการจัดทาบัญชี เช่น สมุหบ์ ญั ชี
• เป็ นผูบ้ ริหารที่มีอานาจสัง่ การ เช่น กรรมการบริษทั ผูจ้ ดั การ
• ดังนั้นการคัดเลือกพนักงานเพือ่ ปฏิบตั งิ าน ต้องมีคณ
ุ สมบัตทิ ่เี หมาะสมกับ
ระบบที่วางไว้ เพือ่ นามาใช้ปฏิบตั ไิ ด้อย่างมีประสิทธิภาพ
เครื่องมือและเครื่องจักรที่ใช้ในการปฏิบตั งิ าน
•
•
•
•
•
•
•
เครื่องคานวณ เครื่องคิดเลข
เครื่องคอมพิวเตอร์
เครื่องบันทึกเงินสด (Cash register machine)
โปรแกรมบัญชีสาเร็จรูป
เครื่องสแกนบาร์โค๊ต
เครื่องถ่ายเอกสาร
เครื่องพิมพ์เอกสาร (printer)
ประเภทของงานวางระบบบัญชี
• การวางระบบบัญชี คือ การจัดให้มีระบบบัญชีในองค์กร ซึ่งอาจเป็ นการ
วางระบบบัญชีการเงิน หรือบัญชีบริหารซึ่งครอบคลุมไปถึงระบบบัญชี
ต้นทุนด้วย แล้วแต่ลกั ษณะของธุรกิจ
ประเภทของงานวางระบบบัญชี
• งานวางระบบแบ่งตามลักษณะของการให้บริการ
– วางระบบบัญชีใหม่
• วางระบบบัญชีในกิจการที่ตง้ั ขึ้นใหม่
• วางระบบบัญชีใหม่ ในกิจการที่ตง้ั ขึ้นมานานแล้ว
– วางระบบบัญชีเพื่อขยายให้ครอบคลุมถึงกิจกรรมที่เกิดขึ้นใหม่ (วางเฉพาะ
ส่วนงานใหม่) เช่น การวางระบบเฉพาะสาขาที่เปิ ดใหม่
– วางระบบบัญชีเพื่อปรับปรุงบัญชีท่ใี ช้อยู่ในปัจจุบนั เฉพาะส่วน
(วาง
เฉพาะส่วนที่ควรปรับปรุง) เช่น วางระบบเฉพาะแผนกขาย เนื่ องจากมีการนา
ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้งานหน้าร้าน
ประเภทของผูว้ างระบบบัญชี
•
•
•
•
สานักงานบัญชี หรือ ผูส้ อบบัญชี
หน่ วยงานภายในธุรกิจ คือ แผนกบัญชี แผนกตรวจสอบภายใน
นักบัญชี
บริษทั จาหน่ ายโปรแกรมสาเร็จรูปทางการบัญชี
สานักงานบัญชี หรือ ผูส้ อบบัญชี
• สำนักงำนบัญชีหรือผูส้ อบบัญชีมปี ระสบกำรณ์อย่ำงกวำ้ งขวำง
• มีควำมเป็ นกลำงในกำรวำงระบบ
• มีควำมชำนำญในอุตสำหกรรมแต่ละประเภทโดยเฉพำะ
หน่ วยงานในธุรกิจ
• รูจ้ ดุ อ่อนและข้อบกพร่องของกิจกำรเป็ นอย่ำงดี
• ทรำบว่ำกิจกำรมีควำมสำมำรถทีจ่ ะปฏิบตั ติ ำมระบบทีว่ ำงไวไ้ ด้เพียงใดด้วย
บริษทั จาหน่ ายโปรแกรมสาเร็จรูปทางการบัญชี
• สำมำรถช่วยวำงระบบได้บำงด้ำน โดยเฉพำะด้ำนทีเ่ กี่ยวขอ้ งกับโปรแกรม
หรืออุปกรณ์ทไ่ี ด้นำมำจำหน่ำย
• แต่กำรให้วำงระบบทัง้ หน่วยงำนอำจไม่เหมำะสม
ประเภทของผูว้ างระบบบัญชี
• เป็ นผูเ้ ชี่ยวชาญทางบัญชี และ มีประสบการณ์ดา้ นการวางรูประบบบัญชี
ในธุรกิจหลากหลายประเภท
– ความรูว้ ชิ าการ
• ความรูด้ า้ นบัญชี
• ด้านการบริหารธุรกิจ รูปแบบธุรกิจ
• ด้านกฎหมาย
• ด้านเครื่องมือช่วยต่าง ๆ
ความรูท้ ่จี าเป็ นสาหรับการวางระบบ
• ระบบงานประจาสานักงาน
• การจัดสายงานของแผนกบัญชีในกิจการใหญ่และเล็ก
• หลักการและวิธีปฏิบตั เิ กี่ยวกับการตรวจสอบ เพื่อที่จะทาให้รายการที่บนั ทึก
พร้อมตรวจสอบได้ทนั ที มีวิธีการตรวจสอบซึ่งกันและกัน
ประเภทของผูว้ างระบบบัญชี
- ความสามารถส่วนตัว
• การประยุกต์หลักทฤษฎีให้สอดคล้องกับการปฏิบตั ิ
• การค้นหาข้อเท็จจริง การแก้ไขปัญหา
• การถ่ายทอดความรู ้ แนะนาให้ผูอ้ น่ื เข้าใจง่าย
• การจูงใจให้ผูอ้ น่ื คล้อยตาม
สาหรับการวางระบบกิจการขนาดใหญ่ อาจต้องใช้ทมี งานผูว้ างระบบที่มี
ความชานาญหลายด้านมาร่วมมือกัน ระบบจึงจะมีความสมบูรณ์ย่งิ ขึ้น
ลาดับขัน้ ตอนในการวางรูปแบบระบบบัญชี
การวางรูปแบบระบบบัญชีใหม่ มีลาดับขัน้ ตอนดังนี้
1. การสารวจและวิเคราะห์องค์กร
2. การร่างและออกแบบระบบบัญชีใหม่
3. การนาระบบบัญชีใหม่ออกปฏิบตั ิ
4. การติดตามผล
การสารวจขัน้ ต้น
- สารวจข้อมูลขัน้ ต้นแล้ว เพือ่ ทาให้ทราบถึงความต้องการของฝ่ ายบริหาร
- นาเสนอโครงการวางรูประบบเป็ นรายงานการวิเคราะห์แนวทางในการออกแบบระบบ
บัญชี เพือ่ ให้ลูกค้าตัดสินในตกลงให้มีการวางรูประบบบัญชี ข้อมูลที่นาเสนอมีดงั นี้
1. วัตถุประสงค์และขอบเขตของงาน
2. กาหนดระยะเวลา
3. อัตราค่าตอบแทน
4. ความร่วมมือที่จาเป็ นจากพนักงาน
เมื่อลูกค้าตกลงตามข้อเสนอลงนามในข้อตกลงเพือ่ ให้ทง้ั สองฝ่ ายเก็บไว้เป็ น
หลักฐานก่อนเริ่มลงมือปฏิบตั งิ าน
1) การสารวจเพือ่ ศึกษาลักษณะของกิจการ
การสารวจและวิเคราะห์องค์กรโดยละเอียด โดยมีการจัดบันทึก สร้างแผนผัง กระดาษ
ทาการต่าง ต่าง เพื่อนามาวิเคราะห์ระบบการทางานต่าง ๆ ซึ่งมีรายละเอียดเกี่ยวกับ
1. รูปแบบธุรกิจ : เจ้าของคนเดียว ห้างหุน้ ส่วน บริษทั
2. ผังการจัดสายงาน : ผังโครงสร้างองค์กร
3. รายการทางธุรกิจ : ลักษณะธุรกิจ
- ซื้อมาขายไป
- ธุรกิจผลิต
- ประเภทรายได้ค่าใช้จา่ ยส่วนใหญ่
1) การสารวจและวิเคราะห์องค์กร
3. รายการค้าของธุรกิจ
เพื่อศึกษาปริมาณรายการค้าที่เกิดขึ้น และรายละเอียดของรายการค้า
- ผลิตภัณฑ์ของกิจการ : ชื่อสินค้า รูปแบบ ชนิ ด ขนาด หน่ วยนับ ราคาต่อ
หน่ วย ประเภทผลิตภัณฑ์ แนวโน้มผลิตภัณฑ์ ตรายี่หอ้
- นโยบายของกิจการ
- กระบวนการผลิต : ที่ตง้ั โรงงาน จานวนแผนก ขัน้ ตอนผลิต เครื่องจักรใน
การผลิต แผนผังโรงงาน ชนิ ดของต้นทุนและวัตถุดิบ
- วงเงินที่ใช้ในการลงทุน : มีการใช้ทนุ เจ้าของหรือการกูย้ ืมภายนอก
- ระบบการควบคุมภายใน : สินค้าคงเหลือ พัสดุ รายจ่าย รายได้ ค่าแรงงาน
ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ต้นทุน งบประมาณ งานฝ่ ายบัญชีอน่ื ๆ
1) การสารวจและวิเคราะห์องค์กร
5. เอกสารทางบัญชี สมุดบัญชี ผังบัญชี และรายงานต่าง ๆ
การสารวจถึงเอกสารที่ได้จดั ทาเพือ่ การบันทึกบัญชีและรายงานการเงิน
ต่าง ๆ ในขณะนี้ ว่ามีความเพียงพอ สอดคล้องกับกฎหมาย และตรงตาม
ความต้องการของกิจการหรือไม่ ตลอดจนเครื่องมือและเครื่องใช้ในระบบ
บัญชีตลอดจน ระบบการควบคุมภายในของกิจการ
2) การร่างระบบบัญชีใหม่
วิธีการวางรูประบบบัญชีใหม่
1. การกาหนดเอกสารทางบัญชีและแบบฟอร์มที่ใช้สาหรับรวบรวมข้อมูลในกิจการ
ซึ่งต้องครอบคลุมกิจกรรมทุกด้าน
2. การกาหนดสมุดบัญชี
3. การกาหนดรายงานซึ่งต้องนาเสนอฝ่ ายบริหารและบุคคลภายนอก
4. การกาหนดวิธีการปฏิบตั งิ าน
5. การกาหนดเครื่องมือทางบัญชี
6. กาหนดพนักงานเจ้าหน้าที่เพื่อปฏิบตั งิ านตามระบบบัญชี
3) การนารูประบบบัญชีออกมาใช้
•
•
นาระบบบัญชีท่อี อกแบบเรียบร้อยแล้ว เสนอต่อผูบ้ ริหารอนุ มตั ใิ ห้
นามาใช้จริง
เตรียมความพร้อมของเอกสาร เครื่องมือ และบุคลากร ดังนี้
1. จัดเตรียมสมุดบัญชีและเอกสารไว้ให้พร้อม
2. จัดหาเครื่องมือทางการบัญชีให้เพียงพอ
3. ออกกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ พร้อมบทลงโทษ เพื่อให้พนักงานปฏิบตั ิตาม
ระบบบัญชีอย่างเคร่งครัด
4. อบรมพนักงานเพื่อให้เข้าใจในระบบบัญชีใหม่และสามารถปฏิบตั งิ านได้
ทันที
4) การติดตามผลและวางรูประบบบัญชี
•
•
การติดตามผลและการวางรูประบบบัญชี เป็ นขัน้ ตอนสุดท้าย
หลังจากที่กจิ การได้มีการนาระบบบัญชีใหม่ไปปฏิบตั ิได้สกั ระยะหนึ่ ง
ซึ่งอาจเป็ นหลังจากนั้นประมาณ 1 – 3 เดือน
วิธีการติดตามผล
1.
2.
3.
4.
5.
6.
ติดตามผลการใช้เอกสารการบัญชีและสมุดบัญชีและรายงานต่าง ๆ
การวิเคราะห์ตน้ ทุนของระบบ
ประเมินผลการยอมรับของผูใ้ ช้งาน
ประเมินผลการควบคุมภายใน
ติดตามดูผลจากการนาระบบออกปฏิบตั ิ
ประเมินผลรวมและให้ขอ้ เสนอแนะเพื่อแก้ไข
งานชิ้นที่ 1 Big Job
(10 คะแนน)
• ศึกษาระบบบัญชีของธุรกิจที่นกั ศึกษาสนใจ โดยศึกษาองค์ประกอบของ
ระบบบัญชีทง้ั 5 องค์ประกอบอย่างละเอียด
• นาเสนอข้อมูลพร้อมตัวอย่างประกอบ จัดทาเป็ นรายงานและนาเสนอในชัน้
เรียน
• ธุรกิจที่นกั ศึกษาเลือกต้องเป็ นประเภทธุรกิจที่ไม่ซ้ากัน ไม่เป็ นธุรกิจสาขา
ส่วนราชการ ธุรกิจเจ้าของคนเดียว (ส่งรายชื่อให้อาจารย์อนุ มตั กิ ่อน)
• ประเภทธุรกิจ : ซื้อมา-ขายไป , รับเหมาก่อสร้าง , ผลิต , บริการโรงแรม,
บริการรับจ้างทาของ , ส่งออก , อืน่ ๆ