Transcript หน่วยการเรียนรู้ที่ 7

การควบคุมสิ นค้ า
โดย
ครู นวรัตน์ วิบูลย์ พนั ธุ์
การควบคุมภายในเกีย่ วกับสิ นค้ า
1. มีผู้รับผิดชอบใบคลังสิ นค้ าแต่ ละแห่ งอย่ างชัดเจน และมีการอนุมัติ
เบิกจ่ าย รับคืนหรือส่ งคืน
2. มีระบบการรักษาความปลอดภัยอย่ างดีพอ
3. มีทะเบียนหรือบัตรบันทึกการรับจ่ ายสิ นค้ า ใบเบิกสิ นค้ า ใบรับสิ นค้ า
ใบคืน ใบยืมสิ นค้ า
4. การตรวจนับสิ นค้ าคงเหลือย่ างน้ อยปี ละ 2 ครั้ง
5. การบันทึกและจัดทารายงานสิ นค้ าชารุดเสี ยหาย เสื่ อมสภาพหรือล้าสมัย
การควบคุมภายในเกีย่ วกับสิ นค้ า
6. การส่ งสิ นค้ าไปฝากขายให้ จัดทารายงานแยกต่ างหากเพือ่ ควบคุมสิ นค้ าที่
ส่ งไปฝากขาย
7. ตัดสต๊ อกสิ นค้ า
8. แยกหน้ าทีข่ องผู้ตรวจนับสิ นค้ากับผู้จัดทาเอกสารเบิกจ่ายเป็ นคนละคน
9. การตรวจนับ
การควบคุมในการดาเนินงาน
• การควบคุมในการดาเนินงาน (Operation Control)
1. การขออนุมัติซื้อ
2. การสั่ งซื้อ
3. การรับสิ นค้ า
4. การเก็บรักษา
5. การเบิกจ่ าย
การขออนุมัตซิ ื้อ
การขออนุมัติซื้อ จะเริ่มจากพนักงานผู้รับผิดชอบในการควบคุมแจ้ งให้
เจ้ าหน้ าทีฝ่ ่ ายจัดซื้ออ้างถึงปริมาณสิ นค้ าคงเหลือ และความต้ องการในการ
สั่ งซื้อเพิม่ โดยจะต้ องจัดทาใบขอซื้อ (Purchase Requisition)
แบบฟอร์ มใบขอซื้อ ควรจัดทา 3 ฉบับ
ฉบับที่ 1 ส่ งให้ แผนกซื้อ เพือ่ ดาเนินการ
ฉบับที่ 2 ส่ งให้ แผนกบัญชี
ฉบับที่ 3 ผู้ขอซื้อเก็บไว้ เป็ นหลักฐาน
การสั่ งซื้อ
การสั่ งซื้อ เมื่อได้ รับการอนุมัติแล้ว ฝ่ ายจัดซื้อจะทาการสอบถามราคา
จากผู้ขายหลาย ๆ ราย เพือ่ นาราคามาเปรียบเทียบราคาทีเ่ หมาะสม
เลือกผู้ขายแล้วจึงจัดทาใบสั่ งซื้อ (Purchase Order)
แบบฟอร์ มใบสั่ งซื้อ จัดทา 5 ฉบับ
ฉบับที่ 1 ส่ งไปให้ ผู้ขาย
ฉบับที่ 2 เก็บไว้ ที่แผนกจัดซื้อ
การสั่ งซื้อ
ฉบับที่ 3
ฉบับที่ 4
ฉบับที่ 5
ส่ งให้ แผนกรับสิ นค้ า เพือ่ ตรวจสอบกับจานวนของที่
ผู้ขายส่ งมา
ส่ งไปให้ แผนกขอจัดซื้อ
ส่ งแผนกบัญชี เพือ่ ตรวจสอบกับใบกากับสิ นค้ าที่ผู้ขาย
ส่ งมา
การรับสิ นค้ า
การรับสิ นค้ า เมื่อผู้ขายได้ จัดส่ งสิ นค้ ามาให้ ตามใบสั่ งซื้อ เจ้ าหน้ าที่
แผนกรับสิ นค้ าจะตรวจสอบปริมาณและคุณภาพตรงตามใบสั่ งซื้อหรือไม่
เมื่อแผนกรับสิ นค้ าตรวจนับเรียบร้ อยแล้ว ก็จะจัดทาใบรับของ
(Receiving Report)
แบบฟอร์ มใบรับสิ นค้ าควรจัดทา 5 ฉบับ
การรับสิ นค้ า
ฉบับที่ 1
ฉบับที่ 2
ฉบับที่ 3
ฉบับที่ 4
ฉบับที่ 5
ส่ งไปให้ แผนกจัดซื้อ เพือ่ ตรวจสอบกับใบสั่ งซื้อ
ส่ งไปให้ แผนกคลังสิ นค้ าพร้ อมกับปริมาณสิ นค้ าที่ได้ รับ
เก็บไว้ แผนกรับสิ นค้ า
ส่ งแผนกบัญชีเจ้ าหนี้ เพือ่ ตรวจสอบกับใบสั่ งซื้อและ
ใบกากับสิ นค้ า
ส่ งแผนกบัญชีสินค้ า เพือ่ บันทึกบัญชี
การเก็บรักษาสิ นค้ า
การเก็บรักษาสิ นค้ า เมื่อแผนกรับสิ นค้ าได้ ตรวจสอบเรียบร้ อยแล้วก็จะส่ ง
มอบสิ นค้ าให้ แก่แผนกคลังสิ นค้ า (Stores Keeper) เป็ นผู้รับผิดชอบใน
การดูแลสิ นค้ าและอานวยความสะดวกแก่ผู้เบิกจ่ าย โดยปกติแผนก
คลังสิ นค้ าจะทาบัตรประจาสิ นค้ า (Bin Card หรือ Stock Card)
เพือ่ บันทึกรายละเอียดเกีย่ วกับสิ นค้ า บัตรประจาสิ นค้ า 1 ใบต่ อ
สิ นค้ า 1 ชนิด
การเบิกจ่ ายสิ นค้ า
การเบิกจ่ าย เมื่อแผนกใดต้ องการเบิกสิ นค้ าจะต้ องจัดทาใบเบิกสิ นค้ าขึน้ มา
แผนกคลังสิ นค้ าก็จะควบคุมอย่ างรัดกุม โดยให้ แผนกทีต่ ้ องการสิ นค้าต้ อง
ทาใบเบิกสิ นค้ าอย่ างน้ อย 4 ฉบับและควรจะเป็ นสี ที่แตกต่ างกัน
โดยจัดส่ งให้ แผนกต่ าง ๆ ดังนี้
การเบิกจ่ ายสิ นค้ า
ฉบับที่ 1 แผนกคลังสิ นค้ าจัดเก็บไว้ เพือ่ บันทึกลงในบัตรประจาสิ นค้ า
ฉบับที่ 2 ส่ งให้ แผนกบัญชีสินค้ า เพือ่ บันทึกในทะเบียนสิ นค้ า
ฉบับที่ 3 แผนกคลังสิ นค้ าคืนให้ แผนกทีข่ อเบิกหลังจากรับสิ นค้ าแล้ว
ฉบับที่ 4 แผนกที่ขอเบิกเก็บไว้ เป็ นหลักฐาน
การควบคุมทางบัญชี
การควบคุมทางบัญชี (Accounting Control) โดยการจัดทาบัญชีสินค้ า
ซึ่งเป็ นบัญชีอกี ชุ ดหนึ่งแยกจากบัญชีการเงิน
ประกอบด้ วย
1. ทะเบียนรับสิ นค้ า
2. ทะเบียนจ่ ายสิ นค้ า
3. บัญชีแยกประเภทสิ นค้ า
ทะเบียนรับสิ นค้ า
ทะเบียนรับสิ นค้ าใช้ สาหรับลงรายการรับสิ นค้ าหรือซื้อสิ นค้ าเข้ ามา
จดบันทึกเรียงตามลาดับวันที่ หลักฐานที่นามาลงทะเบียนรั บสิ นค้ า
คือ ใบรับของและใบคืนของรวมยอดสิ นค้ าทีร่ ับในวันสิ้นเดือน
เพือ่ นายอดรวมไปตรวจสอบความถูกต้ องกับบัญชีการเงิน
ทะเบียนจ่ ายสิ นค้ า
ทะเบียนจ่ ายสิ นค้ า ใช้ ลงรายการจ่ ายสิ นค้ าหรือเบิกสิ นค้ า การลงรายการ
เรียงตามลาดับวันทีก่ ารเบิกจ่ ายของใช้ วธิ ีซื้อก่อน – ขายก่ อน การจัดทา
ทะเบียนจ่ ายสิ นค้ าแบบฟอร์ มจะมีลกั ษณะคล้ายทะเบียนรับสิ นค้ า
บัญชีแยกประเภทสิ นค้ า
บัญชีแยกประเภทสิ นค้ า เมื่อได้ มีการบันทึกใบทะเบียนรับ – จ่ ายสิ นค้ า
จะผ่ านรายการจากทะเบียนรับสิ นค้ าและทะเบียนจ่ ายสิ นค้ าไปยังบัญชี
แยกประเภทสิ นค้ า สมุดบัญชีเล่มนีใ้ ช้ สาหรับคุมยอดสิ นค้ าแต่ ละชนิด
แต่ ละประเภทและจะแสดงยอดคงเหลือเพือ่ ให้ ทราบว่ ามีสินค้ าคงเหลือ
จานวนเท่ าใด
การจัดทาบัญชีสินค้ า
แผนกบัญชีสินค้ าจะบันทึกบัญชีสินค้ าและจัดทาทะเบียนสิ นค้ า จึงต้ อง
จัดทาแบบฟอร์ มเพือ่ ใช้ ในการบันทึกเกีย่ วกับการรับ – จ่ ายสิ นค้ า
โดยจะต้ องจัดทาแบบฟอร์ มให้ เป็ นไปตามประกาศกรมทะเบียนการค้ า
พ.ศ. 2544 สิ นค้ ารับ และการลงรายการในบัญชีสินค้ า ลงรายการให้
เสร็จภายใน 15 วัน นับแต่ วนั สิ้นเดือน
การจัดทาบัญชีสินค้ า
การกาหนดจานวนอย่ างสู ง (Maximum Limit) ซึ่งกิจการกาหนดจาก
ความต้ องการของลูกค้าโดยกาหนดจากยอดขายนั้นเองกิจการไม่ ควรตั้ง
จานวนสู งไว้ มากเกินไป เพราะนอกจากจะทาให้ เกิดทุนจมแล้วอาจส่ งผล
ต่ อสิ นค้ าเสื่ อมคุณภาพ ล้าสมัย และเสี ยค่ าใช้ จ่ายในการเก็บรักษาจานวน
สิ นค้ าอย่ างสู ง = จานวนสิ นค้ าอย่ างต่า + ปริมาณการสั่ งซื้อ
วิธีการควบคุมปริมาณสิ นค้ า
การกาหนดจานวนอย่ างต่า (Minimum Limit) กิจการกาหนดปริมาณสิ นค้ า
จะต้ องมีไว้ ในคลังสิ นค้ า เพือ่ ป้องกันไม่ ให้ สินค้ าขาดมือหรือมีไม่ พอขาย
ซึ่งจะทาให้ การดาเนินงานของกิจการหยุดชะงักและสู ญเสี ยลูกค้ าได้
วิธีการควบคุมปริมาณสิ นค้ า
จานวนสิ นค้ าที่กจิ การต้ องมีไว้ อย่ างต่า (Safety Stock) คือ ปริมาณสิ นค้ า
จานวนอย่ างต่าทีก่ จิ การมีไว้ เพือ่ ป้องกันสิ นค้ าขาดมือหรือมีไม่ พอขาย
กิจการต้ องประเมินความต้ องการซื้อสิ นค้ าของลูกค้าและระยะเวลาสั่ งซื้อ
จานวนสิ นค้ าขั้นต่ามีไว้ เพือ่ ความปลอดภัย = อัตราการขายต่ อวัน ×ระยะเวลาที่
ต้ องการสารองสิ นค้ า
ระยะเวลาในการสั่ งซื้อ
ระยะเวลาในการสั่ งซื้อ (Lead Time) คือ ระยะเวลานับตั้งแต่ กจิ การซื้อ
จนกระทั่งรับสิ นค้ าเข้ าคลังสิ นค้ า ระยะเวลาในการสั่ งซื้อจะมีผลต่ อ
ปริมาณสิ นค้ าคงเหลือ ถ้ ากิจการใช้ ระยะเวลาในการสั่ งซื้อหลายวัน
กิจการจาเป็ นต้ องรักษาสิ นค้ าขั้นต่าไว้ มากกว่ าการใช้ ระยะเวลาในการ
สั่ งซื้อน้ อยวัน
จุดสั่ งซื้อ
จุดสั่ งซื้อ (Reorder Point) คือ จุดทีก่ จิ การเริ่มสั่ งซื้อสิ นค้ าเข้ ามาใหม่
ส่ วนที่ปริมาณจะเหลือเท่ ากับจานวนอย่ างต่า
จุดสั่ งซื้อ = จานวนสิ นค้ าอย่ างต่า + จานวนสิ นค้ าที่ใช้ ระหว่ างรอ
การสั่ งซื้อและรับของ
ปริมาณการสั่ งซื้อที่ประหยัด
ปริมาณการสั่ งซื้อที่ประหยัด (Economic Ordering Quantity) คือ
ปริมาณสิ นค้ าคงเหลือที่กจิ การควรจะมีไว้ ในระดับใดจึงประหยัดทีส่ ุ ด โดย
ต้ องคานึงถึงค่ าใช้ จ่ายในการสั่ งซื้อและค่ าใช้ จ่ายในการเก็บรักษา
ปริมาณการสั่ งซื้อที่ประหยัด
EOQ =
S =
O =
C =
2SO
C
จานวนสิ นค้ าที่ขายตลอดงวด
ค่ าใช้ จ่ายในการสั่ งซื้อต่ อครั้ง
ค่ าใช้ จ่ายในการเก็บรักษาต่ อหน่ วย
ปริมาณการสั่ งซื้อที่ประหยัด
ตัวอย่ างกิจการใช้ ระบบการควบคุมการสั่ งซื้อทีป่ ระหยัด คาดว่ าจะขาย
สิ นค้ าได้ 3,000 หน่ วย ค่ าใช้ จ่ายในการสั่ งซื้อต่ อครั้ง 500 บาท
ค่ าใช้ จ่ายสนการเก็บรักษา 12 บาท ต่ อหน่ วย
จงคานวณปริมาณการสั่ งซื้อที่ประหยัด
ปริมาณการสั่ งซื้อที่ประหยัด
EOQ
=
=
2  3,000  500
12
3,000,000
12
= 500 หน่วย
ปริมาณการสั่ งซื้อที่ประหยัด
จานวนครั้งของการสั่ งซื้อ
= ปริมาณซื้อ
ปริมาณขาย
= 3,000
5
= 6
จานวนครั้งของการสั่ งซื้อ 6 ครั้ง ต่ อปี
ปริมาณการสั่ งซื้อที่ประหยัด
ระยะเวลาการสั่ งซื้อ
=
จานวนวันใน 1 ปี
จานวนครั้งทีส่ ั่ งซื้อ
= 365
6
= 60.83 วัน
ระยะเวลาการสั่ งซื้อ 61 วัน
การคานวณจุดสั่ งซื้อ
ตัวอย่ าง กิจการกาหนดจานวนอย่ างสู งของสิ นค้ าไว้ 500 หน่ วย
จานวนอย่ างต่า 100 หน่ วย ปริมาณสิ นค้ าทีใ่ ช้ ระหว่ างรอการสั่ งซื้อและ
รับของ 50 หน่ วย ปริมาณการสั่ งซื้อมาตรฐานครั้งละ 400 หน่ วย
จุดสั่ งซื้อ
=
100 + 50
=
150 หน่ วย
การคานวณจุดสั่ งซื้อ
ตัวอย่ าง กิจการใช้ สินค้ าเดือนละ 200 หน่ วย ระยะเวลาในการสั่ งซื้อ
1 เดือน กาหนดจานวนอย่ างต่าของสิ นค้ าไว้ 100 หน่ วย
จุดสั่ งซื้อ
= จานวนสิ นค้ าอย่ างต่า + (Lead Time × อัตราการใช้
ต่ อเดือน)
= 100 + (1 × 200)
= 300 หน่ วย
รหัสแท่ ง (Bar Code )
รหัสแท่ ง (Bar Code )
ประเภทของ บาร์ โค้ ด
1. โค้ ดภายใน (Internal Code) เป็ นบาร์ โค้ ดทีท่ าขึน้ ใช้ เองในองค์ กรต่ าง ๆ
ไม่ สามารถนาออกไปใช้ ภายนอกได้
2. โค้ ดมาตรฐานสากล (Standard Code) เป็ นบาร์ โค้ ดทีเ่ ป็ นทีร่ ู้จกั และนิยม
ใช้ กนั อย่ างแพร่ หลายทัว่ โลก มี 2 ระบบ คือ
รหัสแท่ ง (Bar Code )
ระบบ EAN (European Article Numbering) เริ่มใช้ เมื่อปี พ.ศ. 2519
มีประเทศต่ าง ๆ ใช้ มากกว่ า 90 ประเทศทัว่ โลก ในภาคพืน้ ยุโรป เอเชีย
และแปซิฟิก, ออสเตรเลีย, ลาติน อเมริกา รวมทั้งประเทศไทย ทั้งนี้ EAN
มีสานักงานใหญ่ อยู่ทกี่ รุงบรัสเซล ประเทศเบลเยีย่ ม
รหัสแท่ ง (Bar Code )
ระบบ UPC (Universal Product Code) เริ่มใช้ เมื่อปี พ.ศ. 2515 ซึ่งกาหนด
มาตรฐานโดย Uniform Code Council.Inc ใช้ แพร่ หลายในประเทศ
สหรัฐอเมริกา และ แคนาดา
รหัสแท่ ง (Bar Code )
สาหรับบาร์ โค้ ดในประเทศไทยเริ่มนามาใช้ อย่ างจริงจัง โดยมีสถาบัน
สั ญลักษณ์ รหัสแท่ งไทย (Thai Article Numbering Council) หรือ TANC
เป็ นองค์ กรตัวแทน EAN ภายใต้ การดูแลของสภาอุตสาหกรรมกรรมแห่ ง
ประเทศไทย ทั้งนี้ ระบบ EAN ที่ประเทศไทยใช้ น้ันจะมีลกั ษณะเป็ นเลขชุ ด
13 หลัก ซึ่งมีความหมายดังนี้
รหัสแท่ ง (Bar Code )
885 : ตัวเลข 3 หลักแรก คือรหัสของประเทศไทย
xxxx : ตัวเลข 4 ตัวถัดมา เป็ นรหัสโรงงานทีผ่ ลิต หรือรหัสสมาชิก
xxxxx : 5 ตัวถัดมา เป็ นรหัสสิ นค้ า
x : ตัวเลขหลักสุ ดท้ ายเป็ นตัวเลขตรวจสอบ เลข 12 ข้ างหน้ าว่ า
กาหนดถูกต้ องหรือไม่ ถ้ าตัวสุ ดท้ ายผิด บาร์ โค้ ดตัวนั้นจะอ่านไม่ ออก สื่ อ
ความหมายไม่ ได้
แหล่งที่มา htpp://www.learning. eduzones.com/ racchidlom/ 34667 : 2553