Transcript สภาพของระบบสารสนเทศ ก่อนการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์กร

291320
Business Information System
บทที่ 7
ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
(Enterprise Resource Planning)
อ.ธารารัตน์ พวงสุวรรณ
[email protected]
แนวคิดของระบบการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
(Enterprise Resource Planning : ERP)
• การนาระบบสารสนเทศต่าง ๆ มาใช้ในองค์กรนั้น อาจนาระบบมาใช้ใน
เวลาที่แตกต่างกันหรื อนาแต่ละระบบมาใช้ในแต่ละส่ วนงานขององค์กร
• หากไม่มีการวางแผนการเชื่อมโยงระบบเหล่านี้เข้าด้วยกันแล้ว เมื่อมี
ความต้องการเรี ยกดูขอ้ มูลและติดตามผลการดาเนินงานในภาพรวมจาก
ระบบต่าง ๆ อาจทาได้ยากและได้ขอ้ มูลล่าช้า
• องค์กรจึงมองหาแนวทางในการเชื่อมโยงระบบงานสาคัญเหล่านี้เข้า
ด้วยกันเพื่อช่วยให้ผบู ้ ริ หารเข้าถึงข้อมูลและรับรู ้สภาพหรื อสถานการณ์
ของงานต่าง ๆได้ทนั ที ทาให้สามารถตัดสิ นใจได้อย่างรวดเร็ ว
ความหมายของการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
(Enterprise Resource Planning : ERP)
• ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรหรื อที่เรี ยกย่อ ๆ ว่า ERP ซึ่งย่อมา
จาก Enterprise Resource Planning
• เป็ นระบบสารสนเทศที่บูรณาการงานหลักต่าง ๆ ขององค์กร
• เช่น การจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริ หารบุคคล
ฯลฯ เข้าด้วยกัน
• โดยเชื่อมโยงกันแบบเรี ยลไทม์ (Real Time) เพื่อตอบสนองความ
ต้องการข้อมูลหรื อสารสนเทศโดยภาพรวมและการตัดสิ นใจอย่างมี
ประสิ ทธิภาพและทันท่วงที
ความเป็ นมาของ ERP
• ระบบ ERP เดิมในวงการอุตสาหกรรม ประมาณช่วงทศวรรษ 1960 ได้
มีการนาเอาระบบคอมพิวเตอร์ เข้ามาช่วยในการผลิตด้านการคานวณ
ความต้องการของวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต หรื อที่เรี ยกเป็ นทางการว่า
ระบบ Material Requirement Planning (MRP)
• จะใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริ หารและจัดการในส่ วนของ
วัตถุดิบหรื อ Material ที่ใช้ในการผลิตเท่านั้น
ความเป็ นมาของ ERP
• ต่อมาในช่วงประมาณทศวรรษ 1970 ระบบการผลิตในอุตสาหกรรมมี
ความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้น
• จึ งมี การนาเอาระบบคอมพิวเตอร์ เข้ามาช่ วยในส่ วนของการผลิตด้าน
เครื่ องจักร (Machine) และส่ วนของเรื่ องการเงิน (Money)
• ซึ่ งเราจะเรี ยกระบบงานเช่นนี้ ว่า Manufacturing Resource Planning
(MRP II)
ความเป็ นมาของ ERP
• แต่การนาเอาระบบ MRP II เข้ามาช่วยในองค์กรนั้น ยังไม่สามารถที่จะ
Support การทางานทั้งหมดในองค์กรได้
• จึงได้รวมการจัดการทางด้านทรัพยากรบุคคลเข้ามาในระบบด้วย
• ซึ่งก็คือรวมเอาส่ วนของ Manpower เข้าไปไว้ในส่ วนของระบบงาน จึง
เป็ นที่ระบบที่เรี ยกตัวเองว่า ERP
• ระบบ ERP จึงเป็ นระบบที่ใช้ในการบริ หารงานทรัพยากรทั้งหมดใน
องค์กร(Enterprise Wide)
• หรื อกล่าวอีกอย่างหนึ่งก็คือ ระบบ ERP จะเป็ นระบบที่ใช้ในการจัดการ
4 M ซึ่ งจะประกอบไปด้วย Material, Machine, Money และ
Manpower
สภาพของระบบสารสนเทศ
ก่ อนการนาระบบ ERP มาใช้ ในองค์ กร
ขาดความสามารถด้าน
Globalization
ระบบสารสนเทศ
ไม่ยดื หยุน่
ไม่สามารถตอบสนอง
ได้อย่างรวดเร็ ว
ขาดการประสาน
รวมกันของระบบงาน
สภาพระบบ
สารสนเทศในองค์กร
องค์ กรขาดความสามารถ
ในการแข่ งขัน
ข้อมูลซ้ าซ้อนและขาด
ความเป็ นอันหนึ่งอัน
เดียวกัน
จุดเด่ นของ ERP
1. การบูรณาการระบบงานต่ างๆ ของระบบ ERP
• การบูรณาการระบบงานต่างๆ เข้าด้วยกัน ตั้งแต่ การจัดซื้อ จัดจ้าง การ
ผลิต การขาย บัญชีการเงิน และการบริ หารบุคคล
• ซึ่งแต่ละส่ วนงานจะมีความเชื่อมโยงในด้านการไหลของวัตถุดบิ สิ นค้า
(material flow) และการไหลของข้อมูล (information flow)
• จะทาให้การบริ หารจัดการงานในกิจกรรมต่างๆ ที่เชื่อมโยงกันให้
ผลลัพธ์ออกมาดีที่สุด
• พร้อมกับสามารถรับรู ้สถานการณ์และปัญหาของงานต่างๆ ได้ทนั ที ทา
ให้สามารถตัดสิ นใจแก ้้ ปัญหาองค์กรได้อย่างรวดเร็ ว
จุดเด่ นของ ERP
2. รวมระบบงานแบบ real time ของระบบ ERP
• การรวมระบบงานต่างๆ ของระบบ ERP จะเกิดขึ้นในเวลาจริ ง (real
time) อย่างทันที
• เมื่อมีการใช้ระบบ ERP ช่วยให้สามารถทาการปิ ดบัญชีได้ทุกวัน เป็ น
รายวัน คานวณ ต้นทุนและกาไรขาดทุนของบริ ษทั เป็ นรายวัน
จุดเด่ นของ ERP
3. ระบบ ERP มีฐานข้ อมูล(database) แบบสมุดลงบัญชี
• การที่ระบบ ERP สามารถรวมระบบงานต่าง ๆ เข้าเป็ นระบบงาน
เดียวแบบ Real time ได้น้ นั ก็เนื่ องมาจากระบบ ERP มี database
แบบสมุดลงบัญชี
• ซึ่งมีจุดเด่น คือ คุณสมบัติของการเป็ น 1 Fact 1 Place
• ซึ่งต่างจากระบบแบบเดิมที่มีลกั ษณะ 1 Fact Several Places ทาให้
ระบบซ้ าซ้อน ขาดประสิ ทธิ ภาพ เกิดความผิดพลาดและขัดแย้งของ
ข้อมูลได้ง่าย
จุดเด่ นของ ERP
3. ระบบ ERP มีฐานข้ อมูล(database) แบบสมุดลงบัญชี
กระบวนการทางธุรกิจทีส่ นับสนุนโดยระบบ ERP
• ระบบ ERP ช่วยในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process)
ทั้งหมดในองค์กร
•ไม่ว่าจะเป็ นกระบวนการผลิตสิ นค้า กระบวนการฝ่ ายการเงิ นและการ
บัญชี กระบวนการขายและการตลาด กระบวนการฝ่ ายทรัพยากรมนุษย์
และอื่น ๆ
• เพื่อให้กระบวนการทางานภายในองค์กรเป็ นไปโดยอัตโนมัติ รวดเร็ ว
ไม่ซ้ าซ้อน และสามารถช่วยลดต้นทุนทั้งระบบได้
กระบวนการทางธุรกิจทีส่ นับสนุนโดยระบบ ERP
ภายในระบบ ERP ประกอบด้วยระบบงาน (Application) ต่าง ๆ หลาย
ระบบเพือ่ รองรับงานในแต่ละส่ วนงานหรื อแผนกในองค์กร
ประโยชน์ ของระบบ ERP
1. กระบวนการบริหาร
• ระบบสามารถรวบรวมข้ อมูลต่ าง ๆ ให้ กับผู้บริ หารได้ อย่ างเที่ยงตรง
และเป็ นปั จจุบัน
• ช่ วยให้ ผ้ บู ริ หารรั บทราบข้ อมูลทางการเงินซึ่ งอาจอยู่ในหลายรู ปแบบ
ให้ เป็ นหนึ่งเดียวกันโดยการใช้ ระบบเดียวกัน
• และสามารถตัดสิ นใจด้ านการบริ หารได้ อย่ างทันท่ วงทีและมี
ประสิ ทธิ ภาพมากขึน้
• ระบบ ERP ช่ วยให้ กระบวนการทางานขององค์ กรเป็ นไปในแนวทาง
เดียวกัน
ประโยชน์ ของระบบ ERP
2. เทคโนโลยีพนื้ ฐาน
• ระบบ ERP ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ที่กระจัดกระจายเข้าด้วยกัน
เสมือนเป็ นระบบเดียวกันทั้งองค์กร
• ข้อมูลจากส่ วนต่าง ๆ จะถูกเก็บไว้ที่เก็บข้อมูลส่ วนกลางรวมกันและมี
มาตรฐานเดียวกัน
• จะช่วยลดเวลาและจานวนคนในการทางาน ลดขั้นตอน และค่าใช้จา่ ย
ประโยชน์ ของระบบ ERP
3. กระบวนการทางานทีร่ วดเร็ว
• การบูรณาการงานหลักต่าง ๆ ขององค์กรเข้าด้วยกันทาให้ประสานการ
ทางานได้ทวั่ ทั้งองค์กร
• ซึ่งทาให้การปฏิบตั ิงานมีประสิ ทธิภาพสูงขึ้น สามารถตอบสนองต่อ
ความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ ว
• ผูท้ ี่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางานสามารถติดตามความก้าวหน้าของ
งานได้ผา่ นระบบเดียวกันทาให้การตัดสิ นใจในด้านต่าง ๆ มี
ประสิ ทธิภาพมากขึ้น
ความท้ าทายของระบบ ERP
• การนาเอาระบบ ERP ต้องใช้เวลาและเงินทุนสูงมาก เพื่อให้เข้ากับ
รู ปแบบการทางานขององค์กร
• รวมถึงต้องใช้ความพยายามในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดาเนิน
ธุรกิจและเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมการทางานภายในองค์กร
• ดังนั้น ความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นจากระบบ ERP มีดงั นี้
ความท้ าทายของระบบ ERP
1. การเปลี่ยนแปลงกระบวนการดาเนินธุ รกิจและวัฒนธรรมการทางาน
ภายในองค์ กร
• ความท้าทายก็คือการค้นหาว่าขั้นตอนการทางานใดที่สมควรจะต้อง
ได้รับการปรับเปลี่ยนและจะทาการเปลี่ยนแปลงให้เข้ากับ ERP
อย่างไร
• การเปลี่ยนแปลงอาจก่อให้เกิดวัฒนธรรมใหม่ๆ ในองค์กร มีการรับ
เอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ซ่ ึงจาเป็ นต้องมีการฝึ กอบรมให้กบั
พนักงานให้ดีพอ
ความท้ าทายของระบบ ERP
1. การเปลี่ยนแปลงกระบวนการดาเนินธุรกิจและวัฒนธรรมการทางาน
ภายในองค์ กร
• การปรับเปลี่ยนใด ๆ ย่อมมีผลกระทบต่อการทางาน อานาจและ
บทบาทหน้าที่ของพนักงานในองค์กร
• โดยเฉพาะจากพนักงานที่ยดึ ติดกับวิธีการทางานแบบเดิม ๆ จึงต้องมี
การบริ หารการเปลี่ยนแปลงที่ดี
• มิฉะนั้นอาจทาให้เกิดการต่อต้านจากพนักงานไม่ยอมรับระบบซึ่งจะ
นามาซึ่งความล้มเหลวของระบบได้
ความท้ าทายของระบบ ERP
2. การบริ หารโครงการระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ แ ละค่ า ใช้ จ่า ยในตอน
เริ่มต้ นทีส่ ู ง
• การพัฒนาระบบ ERP จะมีค่าใช้จ่ายสูงในตอนเริ่ มต้น
• แต่อาจจะยังไม่ได้รับหรื อประเมินประโยชน์ได้อย่างชัดเจน จนกว่าจะมี
การนาระบบไปใช้
• ซึ่งประโยชน์จะค่อย ๆ เพิ่มขึ้นเมื่อบุคลากรสามารถใช้ระบบและมีความ
ชานาญมากขึ้น
ความท้ าทายของระบบ ERP
3. ความไม่ ยดื หยุ่นในการปรับซอฟต์ แวร์
• ถึงแม้ว่าผูข้ ายซอฟต์แวร์ (Vendors) จะสร้างสิ นค้าให้มีความยืดหยุน่
บ้างแต่องค์กรก็จะต้องดาเนินการให้อยูใ่ นกรอบที่สามารถปรับได้
• หลายองค์กรพบว่ามีความยุ่งยากเนื่ องจาก ERP เป็ นการบูรณาการ
ของซอฟต์แวร์ ต่าง ๆ เข้าด้วยกัน การจะปรับเปลี่ยนส่ วนใดส่ วนหนึ่ ง
ของซอฟต์แวร์อาจกระทบกับส่ วนอื่น ๆ ได้
• หรื ออาจจ าเป็ นต้องเปลี่ ยนแปลงซอฟต์แวร์ ท้ งั หมด ดังนั้นก่ อนน า
ระบบมาใช้งานจะต้องมีการพิจารณาอย่างรอบคอบ
ขั้นตอนการนาระบบ ERP มาใช้ ในองค์ กร
ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน คือ การศึกษาและวางแนวคิด การวางแผนนาระบบ
มาใช้ การพัฒนาระบบ การใช้งานและปรับเพิม่ ความสามารถ
1. การศึกษาและวางแนวคิด
• ต้องทาการศึกษาถึงสภาพปั จจุบนั ขององค์กรว่ามีความจาเป็ นต้องนา ERP มาใช้
หรื อไม่ อย่างไร
• ต้องมีการศึกษาและทาความเข้าใจถึงรู ปแบบทางธุ รกิจ (Business Scenario),
กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ปั ญหาขององค์กรและสภาพแวดล้อม
ภายนอกที่มีอยูใ่ นปั จจุบนั
• และจากสภาพปั จจุบนั นี้ตอ้ งพิจารณาถึงในอนาคตว่าต้องการให้องค์กรมีสภาพ
เป็ นอย่างไร
ขั้นตอนการนาระบบ ERP มาใช้ ในองค์ กร
2. การวางแผนนาระบบมาใช้
• เมื่อผูบ้ ริ หารอนุมตั ิให้มีการนาเอาระบบ ERP มาใช้ในองค์กร ควรมี
การจัด ตั้ง คณะกรรมการในการก ากับ ดู แ ลให้ก ารคัด เลื อ กระบบ ERP
เป็ นไปในทิศทางที่ตอ้ งการและเกิดประโยชน์สูงสุ ดต่อองค์กร
• คณะกรรมการและคณะทางานจะดาเนิ นการเกี่ยวกับการกาหนดลาดับ
ขั้นตอนของกระบวนการทางธุ รกิ จใหม่ กาหนดวัตถุประสงค์ เป้ าหมาย
และขอบข่ายในการนา ERP มาใช้ รวมถึงวิธีการของการนาระบบมาใช้
ขั้นตอนการนาระบบ ERP มาใช้ ในองค์ กร
3. การพัฒนาระบบ
• เป็ นขั้นตอนที่ลงในรายละเอียดของการพัฒนาระบบที่เหมาะสมกับองค์กร
• ประกอบไปด้วยการจัดทาแผนโครงการพัฒนาโดยละเอียด กาหนดงานที่จะต้องทา
พร้อมทั้งระบุเวลาและเป้ าหมายที่จะได้รับ
• สารวจระบบงานปั จจุ บ ันว่าจะต้อ งปรั บปรุ ง ลดขั้นตอน หรื อ เปลี่ ย นแปลงงาน
อย่ า งไร สรุ ป ความต้อ งการจากส่ ว นงานต่ า ง ๆ ขององค์ ก รว่ า มี ค วามต้อ งการ
ซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถอะไรบ้าง
• แล้ว ก าหนดรู ป แบบทางธุ ร กิ จ และกระบวนการทางธุ ร กิ จ ที่ น่ า จะเป็ นและน า
กระบวนการนี้ มาเปรี ยบเทียบกับกระบวนการทางธุ รกิจที่ มีให้เลือกจากซอฟต์แวร์
ERP
ขั้นตอนการนาระบบ ERP มาใช้ ในองค์ กร
4. การใช้ งานและปรับเพิม่ ความสามารถ
• การใช้ระบบ ERP จาเป็ นต้องมีการฝึ กอบรมและให้การสนับสนุ น
บุคลากรในการใช้ระบบ
• เพื่ อ ให้ บุ ค ลากรมี ค วามรู ้ ค วามเข้า ใจขั้น ตอนการท างานและช่ ว ยให้
สามารถใช้ระบบได้อย่างมีประสิ ทธิภาพ
• หลังจากมีการติดตั้งและใช้ระบบแล้วจะต้องมีการประเมินผลจากการนา
ระบบ ERP มาใช้เป็ นระยะ และนาผลการประเมินนั้นมาปรับปรุ งระบบ
ต่อไป
ซอฟต์ แวร์ ERP
• คือ ซอฟท์แวร์ ที่เข้าไปช่วยบริ หารทรัพยากรทั้งองค์กรรวมทั้งระบบ
บัญชี (Accounting) การเงิน(Financial) การจัดส่ ง (Logistic) จัดซื้อ
(Purchasing) การขาย (Sales Processing) การผลิต(Manufacturing)
บุคคล (Payroll) และ ทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources)
• แต่ ในปัจจุบนั ซอฟท์แวร์บางตัว ไม่มีระบบบริ หารการผลิต ไม่มี
ระบบบริ หารทรัพยากรมนุษย์ ก็ เรี ยกตัวเองว่าเป็ น ERP Software แล้ว
• ดังนั้นความหมาย ERP ที่กล่าวนี้อาจจะหมายถึง ซอฟท์แวร์ที่ครอบคลุม
ถึงระบบ Financial Account และ Distribution เป็ นอย่างน้อย
ERP Package
• เป็ น Application Software Package ซึ่งผลิตและจาหน่ายโดยบริ ษทั
ผูจ้ าหน่าย โดยรวมระบบงานทุกอย่างไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน
จุดเด่ นของ ERP Package
1. เป็ น Application Software ที่รวบรวมงานหลักอันเป็ นพื้นฐานของ
การสร้างระบบ ERP ขององค์กร
2. สามารถเสนอ Business scenario และ Business Process ซึ่งถูก
สร้างเป็ น Pattern ไว้ได้
3. สามารถจัดทาและเสนอรู ปแบบ Business Process ที่เป็ นมาตรฐาน
สาหรับองค์กรได้
27
Function ของ ERP Package
1.
2.
3.
4.
5.
6.
ระบบบัญชี
- บัญชีการเงิน
- บัญชีการบริ การ
ระบบการผลิต
- ควบคุมการผลิต
- ควบคุมการคงคลัง
- การออกแบบ
- การจัดซื้ อ
- ควบคุมโครงการ
ระบบริหารการขาย
Logistics
ระบบบารุ งรักษา
ระบบบริหารบุคคล
28
ชนิดของ ERP Package
1. ERP ทีใ่ ช้ กบั ธุรกิจหรือเฉพาะทางธุรกิจ
• ERP package โดยทัว่ ไปส่ วนมากถูกออกแบบให้สามารถใช้ได้กบั
งานแทบทุกประเภทธุรกิจ
• แต่งานหลักของธุรกิจซึ่งได้แก่ การผลิต การขาย Logistics ฯลฯ
มักจะมีความแตกต่างกันตามประเภทของธุรกิจ
• ดังนั้นจึงมี ERP package ประเภทที่เจาะจงเฉพาะบางธุรกิจอยูใ่ นตลาด
ด้วย
• เช่น ERP package สาหรับอุตสาหกรรมเคมี อุตสาหกรรมกระดาษ
อุตสาหกรรมยา เป็ นต้น
29
ชนิดของ ERP Package
2. ERP สาหรับธุรกิจขนาดใหญ่ หรือสาหรับ SMEs
• คือ ERP package ที่ออกแบบโดยเน้นสาหรับการใช้งานในธุรกิจขนาด
กลางและขนาดย่อมโดยเฉพาะ
• แต่เดิมนั้น ERP package ได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อใช้ในธุรกิจขนาดใหญ่
อย่างแพร่ หลาย
• ต่อมาตลาดเริ่ มอิ่มตัว ผูผ้ ลิตจึงได้เริ่ มหันเป้ ามาสู่บริ ษทั ขนาดกลางและ
ขนาดย่อม มากขึ้นเรื่ อยๆ
• ระบบและเนื้อหาของระบบงานหลักต่างๆจะไม่แตกต่างกันมาก เพียงแต่
ในธุรกิจขนาดใหญ่จะมีปริ มาณของเนื้องานมากขึ้น
30
ชนิดของ ERP Package
2. ERP สาหรับธุรกิจขนาดใหญ่ หรือสาหรับ SMEs เช่ น
-
Oracle Application/Oracle
People Soft
SAP
CONTROL
IFS Application
MFG/PRO
J.D. Edwards
Formular ERP
31
ตัวอย่ าง ERP Package
• SAP
ตัวอย่างหน้าจอ SAP Material Management
ตัวอย่ าง ERP Package
• PeopleSoft
ตัวอย่ าง ERP Package
• J.D. Edwards
ตัวอย่างหน้าจอ JD Edwards EnterpriseOne Version 9.0.
โครงสร้ างของซอฟต์ แวร์ ERP
1. ซอฟต์ แวร์ โมดูล (Business Application Software Module)
• ได้แก่ โมดูลที่ทาหน้าที่ในงานหลักขององค์กร นอกจากจะทางานเฉพาะ
แล้วยังสามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกันได้
โครงสร้ างของซอฟต์ แวร์ ERP
2. ฐานข้ อมูลรวม (Integrated Database)
•
ซอฟต์แวร์ โมดูลทุกโมดูลสามารถเข้าถึง (Access) ฐานข้อมูลรวมได้
โดยตรงและสามารถใช้ขอ้ มูลในฐานข้อมูลรวมนี้ร่วมกันได้
•
ข้อมูลในเรื่ องเดี ยวกันที่ได้จากการประมวลผลของซอฟต์แวร์ โมดูล
ต่าง ๆ จะถูกจัดให้อยูใ่ นรู ปแบบมาตรฐานและนามาเก็บไว้ที่เดียวกัน
• ทาให้ช่วยลดความซ้ าซ้อนของข้อมูล โดยการบริ หารจัดการข้อมูลนั้น
จ ะ มี ซ อ ฟ ต์ แ ว ร์ ที่ เ รี ย ก ว่ า ระ บ บ จั ด ก า รฐ า น ข้ อ มู ล (Database
Management System : DBMS) ช่วยอานวยความสะดวกให้แก่
ซอฟต์แวร์โมดูลในการใช้งานข้อมูล
โครงสร้ างของซอฟต์ แวร์ ERP
3. ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการ (System Administration Utility)
•
เป็ นส่ วนที่สนับสนุ นการบริ หารจัดการระบบ เช่น การคัดลอกสาเนา
การลงทะเบียนและกาหนดสิ ทธิ ผใู ้ ช้งาน การรักษาความปลอดภัยของ
ข้อมูล การบริ หารเครื อข่าย รวมถึงการสารอง (Backup) ฐานข้อมูล เป็ น
ต้น
โครงสร้ างของซอฟต์ แวร์ ERP
4. ระบบสนับสนุนการพัฒนาและการปรับเปลีย่ น (Development
and Customization Utility)
•
เป็ นส่ วนที่สนับสนุ นการพัฒนาหรื อการปรับเปลี่ยนบางงาน
ให้เข้ากับการทางานขององค์กร
• ความยาก/ง่ า ยในการปรั บเปลี่ ย นขึ้ น อยู่กับ แต่ ละซอฟต์แวร์
ERP (ERP Package)
ปัจจัยในการพิจารณาตัดสิ นใจเลือกซอฟต์ แวร์ ERP
1. การพิจารณาว่ าจะใช้ ซอฟต์ แวร์ สาเร็จรูปหรือไม่
• องค์ก รจ านวนมากที่ เ ลื อ กใช้ซ อฟต์แ วร์ ส าเร็ จ รู ป เพราะการพั ฒ นา
ซอฟต์แวร์ข้ ึนมาเองนั้นจะมีค่าใช้จ่ายในการพัฒนาและบารุ งรักษาสูง
• ควบคุมงบประมาณค่อนข้างยาก ใช้เวลานาน
• บุคลากรด้านสารสนเทศขององค์กรเองที่รับผิดชอบในการพัฒนาระบบ
มักขาดมุมมองด้านธุรกิจและประสบการณ์
• รวมทั้งมีความเชี่ ยวชาญน้อยกว่าบุคลากรของบริ ษทั ผูผ้ ลิตซอฟต์แวร์
ซึ่งมีการพัฒนาซอฟต์แวร์อยูต่ ลอดเวลาทาให้เป็ นมืออาชีพมากกว่า
ปัจจัยในการพิจารณาตัดสิ นใจเลือกซอฟต์ แวร์ ERP
2. ฟังก์ ชันของ ERP สอดคล้ องกับวัตถุประสงค์ และความต้ องการในการ
นามาใช้ งานขององค์ กร
• หากพิจารณาไม่รอบคอบพอเมื่อซื้ อหรื อนาซอฟต์แวร์ มาใช้แล้วพบว่า
ความสามารถของซอฟต์แวร์ไม่ตรงกับความเข้าใจในบางประเด็น
• หรื อมี ข ้อ จ ากั ด บางอย่ า งซึ่ งอาจท าให้ เ กิ ด ความยุ่ ง ยากกั บ ผู ้ข าย
โดยเฉพาะในกรณี ที่มีการชาระเงินหมดหรื อเกือบหมดแล้ว
ปัจจัยในการพิจารณาตัดสิ นใจเลือกซอฟต์ แวร์ ERP
3. ความยืดหยุ่นในการปรับแก้ซอฟต์ แวร์ (Customization)
• ระบบ ERP
จะต้อ งมี ค วามยื ด หยุ่ น และสามารถปรั บ แต่ ง
(Customization) ได้เพื่อให้ตรงกับความต้องการขององค์กร
• หรื อเมื่ อความต้องการขององค์กรเปลี่ ยนไปตามสภาพแวดล้อมทาง
ธุรกิจ
• อย่างไรก็ตามการปรั บซอฟต์แวร์ ที่มากเกิ นไปจะทาให้มีค่าใช้จ่ายสู ง
และใช้เวลาเพิ่มขึ้นจนอาจทาให้ได้รับประโยชน์จากข้อได้เปรี ยบจาก
วิธีการปฏิบตั ิที่ดีที่สุด (Best Practice) ของ ERP ลดน้อยลงไป
ปัจจัยในการพิจารณาตัดสิ นใจเลือกซอฟต์ แวร์ ERP
4. ต้ นทุนในการเป็ นเจ้ าของระบบ ERP (Cost of Ownership)
• องค์ก รควรคานึ งถึ ง ความเหมาะสมและเปรี ย บเที ย บผลประโยชน์ ที่
ได้รับกับต้นทุนทั้งหมดทั้งที่เป็ นต้นทุนในระยะสั้น และระยะยาว
• โดยต้นทุนจะประกอบด้วยต้นทุนของซอฟต์แวร์ ฮาร์ ดแวร์ ต้น ทุนการ
นาระบบไปปฏิบตั ิ ต้นทุนการบารุ งรั กษาซอฟต์แวร์ ค่าใช้จ่ายและ
เวลาที่ใช้ไปในการอบรมและพัฒนาบุคลากร ค่าที่ปรึ กษา
• รวมถึงค่าใช้จ่ายในการย้ายและแปลงข้อมูลจากระบบเก่ าไปสู่ ระบบ
ERP
ปัจจัยในการพิจารณาตัดสิ นใจเลือกซอฟต์ แวร์ ERP
5. การบารุงรักษาระบบ
• เมื่อการพัฒนาระบบ ERP เสร็ จสิ้ นและเริ่ มมีการใช้งานจริ ง จะต้องมี
การบารุ งรักษาระบบอย่างต่อเนื่อง
• ผูบ้ ริ หารควรจะต้องสร้างบุคลากรเพื่อทาหน้าที่ในการดูแ ลบารุ งรักษา
ระบบให้สามารถทางานได้อย่างมีประสิ ทธิภาพ
• กรณี บุ ค ลากรขององค์ก รไม่ ส ามารถบ ารุ ง รั ก ษาระบบได้เ อง และ
จาเป็ นต้องให้บุคคลหรื อหน่วยงานภายนอกดาเนินการ
• ควรพิจารณาปัจจัยด้านประสบการณ์ และความเชี่ยวชาญ
ปัจจัยในการพิจารณาตัดสิ นใจเลือกซอฟต์ แวร์ ERP
6. รองรับการทางานหรือเทคโนโลยีในอนาคต
• กระแสของธุ รกิ จอิ เล็กทรอนิ กส์ (E-Business) ประกอบกับความ
ต้องการในการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับลูกค้าหรื อคู่คา้ มากขึ้น
• จึ ง ควรพิจารณาซอฟต์แวร์ ที่มีก ารเตรี ย มการสาหรั บการเชื่ อ มต่ อกับ
ระบบภายนอกได้ง่าย
ปัจจัยในการพิจารณาตัดสิ นใจเลือกซอฟต์ แวร์ ERP
7. ความสามารถของผู้ขาย (Vendor) ซอฟต์ แวร์
• องค์กรจะต้องประเมินความสามารถ และศักยภาพของผูข้ าย
• โดยครอบคลุมด้านบริ การหลังการขาย สถานะการเงินและความเชื่อถื อ
ได้ของผลงาน
• ผูข้ ายหรื อตัวแทนขายจะต้องได้รับสิ ทธิ ในการแก้ไขซอฟต์แวร์ และมี
ซอสโค้ด (Source Code) ด้วย
• เพราะหากไม่ได้รับสิ ทธิน้ ีการขอปรับแต่งซอฟต์แวร์อาจเป็ นเรื่ องยุง่ ยาก
จนเกิดเป็ นประเด็นข้อพิพาทกับผูข้ ายได้