Transcript โครงสร้างแบบบรรยายลักษณะงาน

การจัดทาแบบบรรยายลักษณะงาน
ดร.สุ รชาติ กิ่มมณี
วัตถุประสงค์ของการจัดทาแบบบรรยายลักษณะงาน
ใช้เป็ นเครื่ องมือในการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร
 ใช้ในการแนะนางาน และมอบหมายงานแก่บุคลากรใหม่
 ใช้ในการจัดโครงสร้างองค์กร แบ่งหน้าที่งาน และวิเคราะห์อตั รากาลัง
 ใช้ในการประเมินค่างาน และกาหนดค่าตอบแทนในการทางาน
 ใช้ประกอบการประเมินผลงาน
 ใช้ประกอบการพิจารณาเลื่อนตาแหน่ ง และโยกย้ายบุคลากร
 ใช้ในการสารวจค่าตอบแทน
 ใช้ประกอบการวางแผนฝึ กอบรม และพัฒนาบุคลากร

ประโยชน์ของแบบบรรยายลักษณะงาน

ประโยชน์ต่อผูป้ ฏิบตั ิงาน
 รู ้จกั ภาระหน้าที่ของตนในองค์กร
 สามารถวางแผนงานและจัดแบ่งเวลางานได้อย่างเหมาะสม
 เข้าใจวัตถุประสงค์และความคาดหวังของผูบ
้ งั คับบัญชาได้ดีข้ ึน
 เข้าใจสายงาน ความสัมพันธ์ระหว่างตาแหน่งงาน อันจะทาให้การ
ประสานงานดีข้ ึน
 เข้าใจเส้นทางความก้าวหน้าในสายวิชาชีพและเตรี ยมพัฒนาฝึ กฝนตนเองให้มี
ความพร้อมอยูเ่ สมอ
ประโยชน์ของแบบบรรยายลักษณะงาน

ประโยชน์ต่อผูบ้ งั คับบัญชา
 มอบหมายงานให้แก่ผใู ้ ต้บงั คับบัญชาได้ถูกต้อง ชัดเจนยิง่ ขึ้น
 กาหนดเป้ าหมาย และมาตรฐานงาน เพื่อการควบคุมงานและการประเมินผล
งานของผูใ้ ต้บงั คับบัญชาได้อย่างเป็ นระบบและเที่ยงตรงมากขึ้น
 สามารถกาหนดความจาเป็ นในการฝึ กอบรม และพัฒนาผูใ้ ต้บงั คับบัญชาอย่าง
เป็ นระบบและต่อเนื่อง
 สามารถกาหนดโครงสร้างหน่วยงาน และอัตรากาลังคนให้เหมาะสมกับความ
จาเป็ นของหน่วยงาน
ประโยชน์ของแบบบรรยายลักษณะงาน

ประโยชน์ต่อหน่วยงานและองค์กร
 ใช้เป็ นเครื่ องมือในการสื่ อความระหว่างผูบ
้ งั คับบัญชาและผูใ้ ต้บงั คับบัญชา
 สามารถใช้ทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิ ทธิ ภาพ
 ช่วยให้การพัฒนาบุคลากรขององค์กรเป็ นระบบ
 ช่วยในการประสานงาน
 ขจัดความซ้ าซ้อนของงาน และไม่ละเลยงานที่สาคัญบางอย่าง
 ใช้กาหนดค่าตอบแทนที่มีระบบและเป็ นธรรม
ความหมายของตาแหน่งงาน
ตาแหน่งงาน 1 ตาแหน่ง อาจประกอบด้วยบุคลากร 1 หรื อ หลายคนที่
ทางานคล้ายคลึงกันหรื อเหมือนกันภายในหน่วยงานเดียวกันโดย
 ใช้เครื่ องมือ / อุปกรณ์การทางานแบบเดียวกัน
 มีข้ น
ั ตอนและวิธีการปฏิบตั ิงานเหมือนกัน
 ต้องใช้ความรู ้ หรื อทักษะอย่างเดียวกัน
 มีขอบเขตงานที่รับผิดชอบเดียวกันหรื อคล้ายกัน
ตาแหน่งงาน 1 ตาแหน่งจะมีแบบบรรยายลักษณะงาน 1 ชุด
โครงสร้ างแบบบรรยายลักษณะงาน

ส่ วนที่เป็ นข้อมูลสาคัญของตาแหน่งงาน
 ชื่อสายงาน / หน่วยงาน
 ชื่อตาแหน่ง ระดับ รหัสตาแหน่ง
 ความสัมพันธ์ในองค์กร

ส่ วนที่เป็ นหน้าที่ความรับผิดชอบ
 วัตถุประสงค์และขอบเขตงานของตาแหน่ง (หน้าที่ความรับผิดชอบโดยสรุ ป)
 หน้าที่งาน

ส่ วนที่เป็ นคุณสมบัติเฉพาะตาแหน่ง
 ความรู ้
 ทักษะ
 ประสบการณ์
 สมรรถนะ
เทคนิคการเขียนแบบบรรยายลักษณะงาน

การเขียนข้อมูลสาคัญของตาแหน่งงาน
ชื่อตาแหน่ง : ระบุชื่อที่แสดงคุณลักษณะของตาแหน่ง ซึ่ งอาจเป็ นชื่อตาแหน่ง
กว้างๆ หรื อชื่อตาแหน่งที่เฉพาะเจาะจง
Generic Title : บอกตาแหน่งทางวิชาชีพที่เป็ นกลางๆ เช่น
เจ้า
พนักงานธุรการ นิติกร ฯลฯ
Specific Title: ระบุชื่อตาแหน่งที่เฉพาะเจาะจงบทบาทซึ่ งองค์กร
กาหนดให้ เช่น นิติกรฝ่ ายกฎหมายระหว่างประเทศ
การเขียน “หน้าที่งาน”
เป็ นหัวใจของแบบบรรยายลักษณะงาน
 เขียนเป็ นข้อ ๆ แต่ละข้อแสดงถึงภาระหน้าที่งาน 1 อย่างของตาแหน่ ง
งานว่า ต้องทาอะไร ทาอย่างไร เมื่อใด และทาไปทาไม
 ระบุท้ งั งานที่ทาเป็ นประจาอย่างสม่าเสมอ และที่ทาเป็ นครั้งคราว แต่เมื่อ
ต้องทาแล้ว ผูด้ ารงตาแหน่งต้องมีหน้าที่เป็ นผูท้ า
 เขียนได้ 2 แนวทางคือ

 เรี ยงลาดับจากหน้าที่ที่สาคัญที่สุดที่ตาแหน่งนั้นรับผิดชอบอยู่ และหน้าที่ที่
สาคัญลดหลัน่ ไป
 เรี ยงลาดับงานตามขั้นตอนหรื อกระบวนการของงานนั้นๆ จากขั้นตอนแรกสุ ด
จนถึงขั้นตอนสุ ดท้าย
การเขียน “หน้าที่งาน”

แต่ละข้อที่เขียนควรมีลกั ษณะดังนี้
 เป็ นงานที่เกิดผลซึ่ งมองเห็นได้
 บรรยายถึงวิธีการปฏิบตั ิงานที่เพียงพอจะใช้วดั ผลงานได้
 ผูกประโยคที่บรรยายอย่างกระชับ นาโดยคากริ ยาต่อด้วยกิจกรรมที่ทา และลง
ท้ายด้วยผลการกระทา
 บรรยายทีละงาน โดยใช้คาที่ให้ความหมายตรงกับการกระทามากที่สุด เช่น
รับผดชอบการลงบัญชีแยกประเภท บันทึกบัญชีแยกประเภทจากใบสาคัญจ่าย
และกระทบยอดบัญชีทุกสัปดาห์ เพื่อให้ผอู ้ ่านเข้าใจได้วา่ งานนั้นทาอย่างไร
ยากง่ายเพียงใด
 ใช้คาที่ให้ความหมายชัดเจน
การเขียน “หน้าที่งาน”

การเขียนข้อความจะสมบูรณ์หากระบุ What When Why
How ในแต่ละข้อ เช่น
บันทึกรายการค่าใช้จ่าย (ไม่สมบูรณ์)
สามารถเขียนให้สมบูรณ์ดงั นี้
บันทึกรายการค่าใช้จ่าย (What) ทุกวัน (When) เพื่อใช้เป็ นข้อมูลทา
รายงานสรุ ปค่าใช้จ่ายประจาเดือน (Why) โดยใช้โปรแกรมระบบงานบัญชี
ขององค์กร (How)
การเขียน “หน้าที่งาน”
งานหลายงานอาจรวมในข้อเดียวกันได้






ปั ดกวาดโต๊ะ เก้าอี้
กวาดถูพ้นื ห้อง
รวบรวมข้อมูล
คานวณตัวเลข
กรอกใส่ ตาราง
พิมพ์รายงาน


ทาความสะอาดที่ทางานตอนเลิกงานทุกวัน
เพื่อความเป็ นระเบียบของสานักงาน
รวบรวม และสรุ ปข้อมูลค่าใช้จ่ายประจา
สัปดาห์ และพิมพ์รายงานส่ งผูบ้ งั คับบัญชา
เพื่อให้ทราบสถานภาพทางการเงินของส่ วน
งาน
การเขียน “หน้าที่งาน”
การแยกงานหลายงาน ออกเป็ นหลายข้ออาจเหมาะสมกว่า เช่น
เจ้าพนักงานบัญชี
บันทึกรายการค่าใช้จ่ายในสมุดรายวันทัว่ ไป และจัดการชาระเงินตามใบเรี ยกเก็บเงิน
ภายหลังจากการตรวจสอบเอกสาร และผ่านการอนุมตั ิแล้ว

What


What
What



บันทึกรายการค่าใช้จ่ายประจาวันในสมุดรายวันทัว่ ไป
จ่ายเงินสดหรื อเช็คตามใบเรี ยกเก็บเงินในเวลาที่นดั หมาย
ตรวจสอบเอกสารใบรับรองและใบเรี ยกเก็บเงิน แล้วเสนอ
ผูเ้ กี่ยวข้องเพื่ออนุมตั ิ
ตัวอย่างการเขียน

ผิด

ถูก
 ทาเป็ นประจา
 ทาทุกวัน
 ทาเป็ นครั้งคราว
 ทุกสัปดาห์
 ช่วยงานธุรการ
 ถ่ายเอกสาร
 ดูแลการเข้าออก
 ออกใบผ่านเข้าออกแก่ผม
ู ้ าติดต่องาน
 ควบคุมการจ่ายวัสดุ
 เซ็นอนุมตั ิใบขอวัสดุก่อนให้เจ้าพนักงานพัสดุจ่ายของแก่ผู ้
 รับผิดชอบการทาความสะอาด
มาติดต่อ
 กวาดถูที่ทางานทุกวันก่อนปิ ดสานักงาน
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน

จัดการ
 กระทาการให้เป็ นไปตามทิศทางที่ตอ้ งการ โดยการสั่งการ กาหนด และ/หรื อ
ดาเนินการให้บรรลุผลตามเป้ าหมาย

ช่วย
 สนับสนุนบุคคลอื่นด้วยการกระทาเพื่อให้บรรลุผลงาน
การกระทาเพื่อ
สนับสนุนนั้นไม่จากัดเฉพาะที่ให้แก่ผบู ้ งั คับบัญชาเท่านั้น ผูใ้ ต้บงั คับบัญชา
ช่วยผูบ้ งั คับบัญชาทารายงานโดยการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ให้ครบถ้วน
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน

ดาเนินการ
 กระทาให้เกิดผลตามแนวที่กาหนด ตัวอย่างเช่น ดาเนิ นการทางวินยั เมื่อกระทา
ผิด

ดูแล
 เอาใจใส่ ในการปกป้ องรักษาเพื่อไม่ให้เกิดการผิดพลาดหรื อสู ญเสี ย เช่น ดูแล
บารุ งรักษารถราชการที่ตนเองรับผิดชอบให้อยูใ่ นสภาพพร้อมใช้งานได้
ตลอดเวลา
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน

ตรวจสอบ
 ทาความเข้าใจในรายละเอียดเพื่อค้นหาสิ่ งผิดปกติในผลการกระทาของบุคคล
อื่น มีลกั ษณะเป็ นการกระทาที่มุ่งหวังให้รู้วา่ ผลการกระทาของบุคคลอื่นนั้น
ถูกต้องก่อนนาไปตัดสิ นใจในขั้นต่อไป

กากับ
 ให้คาสัง่ ว่าต้องทาอะไร โดยไม่ตอ้ งชี้แจงรายละเอียดถึงวิธีการที่บรรลุผล การ
ชี้แจงมีจากัดเฉพาะนโยบาย กฎเกณฑ์ หรื อตัวอย่างที่เคยมี และมีการ
ตรวจสอบผลที่กระทาโดยไม่ตรวจสอบวิธีที่กระทา
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน

กาหนด
 ทา หรื อสร้าง หรื อรวบรวมแนวความคิดเพื่อให้ผอู ้ ื่นนาไปปฏิบตั ิ เช่น ฝ่ าย
บริ หารกาหนดนโยบายการพัฒนาบุคลากร

เก็บรักษา
 นาของไปไว้อย่างมีระเบียบเพื่อป้ องกันการสู ญหาย และสู ญเสี ยจากการเก็บ

แก้ไข
 ปรับเปลี่ยนส่ วนที่เสี ยให้คืนดี หรื อดัดแปลงให้ดีข้ ึน เช่น แก้ไขหนังสื อที่พิมพ์
โดยผูใ้ ต้บงั คับบัญชาก่อนส่ งให้ผอู ้ านวยการสานักลงนาม
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน

ควบคุม
 ใช้อานาจบังคับให้เป็ นไปตามแนวทางที่กาหนด เช่น ควบคุมงบประมาณ
ค่าใช้จ่ายของส่ วนงานต่าง ๆ ใต้บงั คับบัญชาตามความจาเป็ นในงานแต่ละ
โครงการ

จัด
 เรี ยงให้เป็ นระเบียบตามรู ปแบบหรื อแนวทางที่เหมาะสม

ติดตาม
 สังเกตความเคลื่อนไหวไปเรื่ อย ๆ เพื่อให้รู้ถึงการเปลี่ยนแปลงทุกระยะ เช่น
ติดตามการนาแผนไปปฏิบตั ิของส่ วนงานต่าง ๆ
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน

เตรี ยม
 จัดให้เกิดความพร้อมก่อนนาไปใช้งาน หรื อก่อนเกิดเหตุการณ์ดว้ ยการ
รวบรวม หรื อผสมหรื อลาดับข้อมูลหรื อสิ่ งของ

ทา
 ก่อให้เกิดขึ้น โดยการประกอบของหลายอย่างให้เป็ นอย่างเดียวที่มีคุณลักษณะ
หรื อประโยชน์ใช้สอยต่างจากเดิมก่อนการประกอบ

นัดหมาย
 กะกันล่วงหน้าว่าจะทาอะไร เมื่อใด และที่ใด อาจด้วยวาจาหรื อลายลักษณ์
อักษร
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน

บริ หาร
 กระทาการหลายอย่างเพื่อให้เกิดผลตามเป้ าหมายเดียวกันโดยเป็ นผูร้ ับผิดชอบ
ต่อการกระทาเหล่านั้น

บารุ งรักษา
 ตกแต่งให้เหมือนเดิมหรื อเปลี่ยนชิ้นส่ วนตามระยะเวลาการใช้งานเพื่อให้ใช้
งานได้เหมือนเดิม
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน

ประเมิน
 คานวณ หรื อคาดคะเนจากประสบการณ์แล้วกาหนดคุณค่าสาหรับเป็ นเกณฑ์
วัด เช่น หัวหน้าประเมินผลการปฏิบตั ิงานของผูใ้ ต้บงั คับบัญชาในช่วงปี ที่ผา่ น
มาเพื่อหาศักยภาพและความจาเป็ นในการพัฒนาผูใ้ ต้บงั คับบัญชาแต่ละคน

ประสานงาน
 เรี ยบเรี ยงกิจการหรื อการกระทาของหลายคนให้เข้าหาเป้ าหมายเดียวกัน เช่น
ประสานงานกับส่ วนงานต่าง ๆ ในการจัดทางบประมาณค่าใช้จ่ายประจาปี

พัฒนา
 ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่สมบูรณ์ข้ ึนเป็ นลาดับ เช่น พัฒนาการทารายงาน
ค่าใช้จ่ายโดยใช้เครื่ องคอมพิวเตอร์ ทาให้การออกรายงานทาได้รวดเร็ วและ
บรรจุขอ้ มูลได้มากขึ้น
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน

มอบหมาย
 ยกหน้าที่และอานาจให้กระทาแทนตนในสิ่ งใดสิ่ งหนึ่ ง โดยผูก้ ระทาแทนคน
นั้นต้องรับผิดชอบต่อผลการกระทาร่ วมกับตนด้วย

รวบรวม
 นาเอาสิ่ งที่มีอยูแ่ ล้วตามแหล่งต่างๆ มาไว้ดว้ ยกันให้เป็ นสิ่ งเดียวกัน

รายงาน
 นาเอาสิ่ งที่รู้เห็นมาเรี ยบเรี ยงแล้วแจ้งให้บุคคลอื่นทราบในสิ่ งที่ตนรู ้เห็น
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน

รับผิดชอบ

อยูใ่ นฐานะต้องยอมรับผลที่ดีหรื อไม่ดีในกิจการที่ได้กระทาไปไม่วา่ กิจนั้นจะกระทา
ด้วยตนเองหรื อโดยบุคคลอื่นที่อยูใ่ ต้การควบคุม ระดับความรับผิดชอบจะแตกต่างกัน
โดยขึ้นอยูก่ บั
(1)
(2)
(3)

ขอบเขตอานาจที่มอบหมาย
ผลกระทบของกิจที่กระทาที่มีต่อผลงาน และ
มูลค่าที่กระทบจากการกระทา (ในเชิงตัวเงินที่เกี่ยวข้องกับการกระทานั้น)
วิเคราะห์

แยกแยะให้เป็ นชิ้นส่ วนอย่างมีข้ นั ตอน เพื่อค้นหาส่ วนประกอบ ความสัมพันธ์ และ
คุณลักษณะอันเป็ นที่มาของวัตถุหรื อเหตุการณ์น้ นั
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน

สัง่ การ


เสนอ


ให้อานาจแก่บุคคลอื่นเพื่อกระทาแทนตนในกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ งเป็ นการชัว่ คราว
นาส่ งให้พิจารณาเห็นชอบด้วยวาจา หรื อลายลักษณ์อกั ษร หากใช้คาว่าเสนอแนะ ให้
หมายรวมถึงการนาส่ งให้พิจารณาเห็นชอบที่มีคาชี้แนะเพื่อให้ผรู ้ ับคล้อยตามในสิ่ งที่
เสนอ
อนุมตั ิ

ให้ความเห็นชอบขั้นสุ ดท้ายต่อสิ่ งที่นาเสนอ ผูเ้ ห็นชอบเป็ นผูม้ ีอานาจสิ ทธิ ขาดแต่ผู ้
เดียวหากการเห็นชอบขั้นสุ ดท้ายต้องกระทามากกว่า 1 คน ให้ใช้คาว่า “ร่ วมอนุมตั ิ”
การเขียน “คุณสมบัติ”


ระบุเฉพาะคุณสมบัติข้ นั ต่าที่จาเป็ น เพื่อใช้เป็ นแนวทางในการสรรหาคัดเลือกบุคคล
มาดารงตาแหน่ง
ความรู้
 ระบุการศึกษาขั้นต่าสุ ด
 ถ้าลักษณะงานต้องใช้การศึกษาเฉพาะวิชาชีพ ให้ระบุสาขาวิชาชีพ

ทักษะ/ประสบการณ์
 ทักษะ / ประสบการณ์ที่ตอ้ งมี และไม่สามารถฝึ กฝนจนใช้งานได้ภายใน 3 เดือน

ความสามารถ / บุคลิกพิเศษ
 แสดงเฉพาะลักษณะที่ขาดไม่ได้ในการทางาน เช่น เพศ อายุ ส่ วนสู ง น้ าหนัก ภาษา
 หลีกเลี่ยงการระบุทศั นคติ เช่น รักงาน มีมนุษยสัมพันธ์ บุคลิกดี ใจเย็น สามารถแก้ปัญหา
เฉพาะหน้า
 ระบุความสามารถอื่น ๆ ที่จาเป็ น เช่น สามารถใช้คอมพิวเตอร์ ได้ ขับรถยนต์

สมรรถนะ