โครงสร้างแบบบรรยายลักษณะงาน
Download
Report
Transcript โครงสร้างแบบบรรยายลักษณะงาน
การจัดทาแบบบรรยายลักษณะงาน
ดร.สุ รชาติ กิ่มมณี
วัตถุประสงค์ของการจัดทาแบบบรรยายลักษณะงาน
ใช้เป็ นเครื่ องมือในการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร
ใช้ในการแนะนางาน และมอบหมายงานแก่บุคลากรใหม่
ใช้ในการจัดโครงสร้างองค์กร แบ่งหน้าที่งาน และวิเคราะห์อตั รากาลัง
ใช้ในการประเมินค่างาน และกาหนดค่าตอบแทนในการทางาน
ใช้ประกอบการประเมินผลงาน
ใช้ประกอบการพิจารณาเลื่อนตาแหน่ ง และโยกย้ายบุคลากร
ใช้ในการสารวจค่าตอบแทน
ใช้ประกอบการวางแผนฝึ กอบรม และพัฒนาบุคลากร
ประโยชน์ของแบบบรรยายลักษณะงาน
ประโยชน์ต่อผูป้ ฏิบตั ิงาน
รู ้จกั ภาระหน้าที่ของตนในองค์กร
สามารถวางแผนงานและจัดแบ่งเวลางานได้อย่างเหมาะสม
เข้าใจวัตถุประสงค์และความคาดหวังของผูบ
้ งั คับบัญชาได้ดีข้ ึน
เข้าใจสายงาน ความสัมพันธ์ระหว่างตาแหน่งงาน อันจะทาให้การ
ประสานงานดีข้ ึน
เข้าใจเส้นทางความก้าวหน้าในสายวิชาชีพและเตรี ยมพัฒนาฝึ กฝนตนเองให้มี
ความพร้อมอยูเ่ สมอ
ประโยชน์ของแบบบรรยายลักษณะงาน
ประโยชน์ต่อผูบ้ งั คับบัญชา
มอบหมายงานให้แก่ผใู ้ ต้บงั คับบัญชาได้ถูกต้อง ชัดเจนยิง่ ขึ้น
กาหนดเป้ าหมาย และมาตรฐานงาน เพื่อการควบคุมงานและการประเมินผล
งานของผูใ้ ต้บงั คับบัญชาได้อย่างเป็ นระบบและเที่ยงตรงมากขึ้น
สามารถกาหนดความจาเป็ นในการฝึ กอบรม และพัฒนาผูใ้ ต้บงั คับบัญชาอย่าง
เป็ นระบบและต่อเนื่อง
สามารถกาหนดโครงสร้างหน่วยงาน และอัตรากาลังคนให้เหมาะสมกับความ
จาเป็ นของหน่วยงาน
ประโยชน์ของแบบบรรยายลักษณะงาน
ประโยชน์ต่อหน่วยงานและองค์กร
ใช้เป็ นเครื่ องมือในการสื่ อความระหว่างผูบ
้ งั คับบัญชาและผูใ้ ต้บงั คับบัญชา
สามารถใช้ทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิ ทธิ ภาพ
ช่วยให้การพัฒนาบุคลากรขององค์กรเป็ นระบบ
ช่วยในการประสานงาน
ขจัดความซ้ าซ้อนของงาน และไม่ละเลยงานที่สาคัญบางอย่าง
ใช้กาหนดค่าตอบแทนที่มีระบบและเป็ นธรรม
ความหมายของตาแหน่งงาน
ตาแหน่งงาน 1 ตาแหน่ง อาจประกอบด้วยบุคลากร 1 หรื อ หลายคนที่
ทางานคล้ายคลึงกันหรื อเหมือนกันภายในหน่วยงานเดียวกันโดย
ใช้เครื่ องมือ / อุปกรณ์การทางานแบบเดียวกัน
มีข้ น
ั ตอนและวิธีการปฏิบตั ิงานเหมือนกัน
ต้องใช้ความรู ้ หรื อทักษะอย่างเดียวกัน
มีขอบเขตงานที่รับผิดชอบเดียวกันหรื อคล้ายกัน
ตาแหน่งงาน 1 ตาแหน่งจะมีแบบบรรยายลักษณะงาน 1 ชุด
โครงสร้ างแบบบรรยายลักษณะงาน
ส่ วนที่เป็ นข้อมูลสาคัญของตาแหน่งงาน
ชื่อสายงาน / หน่วยงาน
ชื่อตาแหน่ง ระดับ รหัสตาแหน่ง
ความสัมพันธ์ในองค์กร
ส่ วนที่เป็ นหน้าที่ความรับผิดชอบ
วัตถุประสงค์และขอบเขตงานของตาแหน่ง (หน้าที่ความรับผิดชอบโดยสรุ ป)
หน้าที่งาน
ส่ วนที่เป็ นคุณสมบัติเฉพาะตาแหน่ง
ความรู ้
ทักษะ
ประสบการณ์
สมรรถนะ
เทคนิคการเขียนแบบบรรยายลักษณะงาน
การเขียนข้อมูลสาคัญของตาแหน่งงาน
ชื่อตาแหน่ง : ระบุชื่อที่แสดงคุณลักษณะของตาแหน่ง ซึ่ งอาจเป็ นชื่อตาแหน่ง
กว้างๆ หรื อชื่อตาแหน่งที่เฉพาะเจาะจง
Generic Title : บอกตาแหน่งทางวิชาชีพที่เป็ นกลางๆ เช่น
เจ้า
พนักงานธุรการ นิติกร ฯลฯ
Specific Title: ระบุชื่อตาแหน่งที่เฉพาะเจาะจงบทบาทซึ่ งองค์กร
กาหนดให้ เช่น นิติกรฝ่ ายกฎหมายระหว่างประเทศ
การเขียน “หน้าที่งาน”
เป็ นหัวใจของแบบบรรยายลักษณะงาน
เขียนเป็ นข้อ ๆ แต่ละข้อแสดงถึงภาระหน้าที่งาน 1 อย่างของตาแหน่ ง
งานว่า ต้องทาอะไร ทาอย่างไร เมื่อใด และทาไปทาไม
ระบุท้ งั งานที่ทาเป็ นประจาอย่างสม่าเสมอ และที่ทาเป็ นครั้งคราว แต่เมื่อ
ต้องทาแล้ว ผูด้ ารงตาแหน่งต้องมีหน้าที่เป็ นผูท้ า
เขียนได้ 2 แนวทางคือ
เรี ยงลาดับจากหน้าที่ที่สาคัญที่สุดที่ตาแหน่งนั้นรับผิดชอบอยู่ และหน้าที่ที่
สาคัญลดหลัน่ ไป
เรี ยงลาดับงานตามขั้นตอนหรื อกระบวนการของงานนั้นๆ จากขั้นตอนแรกสุ ด
จนถึงขั้นตอนสุ ดท้าย
การเขียน “หน้าที่งาน”
แต่ละข้อที่เขียนควรมีลกั ษณะดังนี้
เป็ นงานที่เกิดผลซึ่ งมองเห็นได้
บรรยายถึงวิธีการปฏิบตั ิงานที่เพียงพอจะใช้วดั ผลงานได้
ผูกประโยคที่บรรยายอย่างกระชับ นาโดยคากริ ยาต่อด้วยกิจกรรมที่ทา และลง
ท้ายด้วยผลการกระทา
บรรยายทีละงาน โดยใช้คาที่ให้ความหมายตรงกับการกระทามากที่สุด เช่น
รับผดชอบการลงบัญชีแยกประเภท บันทึกบัญชีแยกประเภทจากใบสาคัญจ่าย
และกระทบยอดบัญชีทุกสัปดาห์ เพื่อให้ผอู ้ ่านเข้าใจได้วา่ งานนั้นทาอย่างไร
ยากง่ายเพียงใด
ใช้คาที่ให้ความหมายชัดเจน
การเขียน “หน้าที่งาน”
การเขียนข้อความจะสมบูรณ์หากระบุ What When Why
How ในแต่ละข้อ เช่น
บันทึกรายการค่าใช้จ่าย (ไม่สมบูรณ์)
สามารถเขียนให้สมบูรณ์ดงั นี้
บันทึกรายการค่าใช้จ่าย (What) ทุกวัน (When) เพื่อใช้เป็ นข้อมูลทา
รายงานสรุ ปค่าใช้จ่ายประจาเดือน (Why) โดยใช้โปรแกรมระบบงานบัญชี
ขององค์กร (How)
การเขียน “หน้าที่งาน”
งานหลายงานอาจรวมในข้อเดียวกันได้
ปั ดกวาดโต๊ะ เก้าอี้
กวาดถูพ้นื ห้อง
รวบรวมข้อมูล
คานวณตัวเลข
กรอกใส่ ตาราง
พิมพ์รายงาน
ทาความสะอาดที่ทางานตอนเลิกงานทุกวัน
เพื่อความเป็ นระเบียบของสานักงาน
รวบรวม และสรุ ปข้อมูลค่าใช้จ่ายประจา
สัปดาห์ และพิมพ์รายงานส่ งผูบ้ งั คับบัญชา
เพื่อให้ทราบสถานภาพทางการเงินของส่ วน
งาน
การเขียน “หน้าที่งาน”
การแยกงานหลายงาน ออกเป็ นหลายข้ออาจเหมาะสมกว่า เช่น
เจ้าพนักงานบัญชี
บันทึกรายการค่าใช้จ่ายในสมุดรายวันทัว่ ไป และจัดการชาระเงินตามใบเรี ยกเก็บเงิน
ภายหลังจากการตรวจสอบเอกสาร และผ่านการอนุมตั ิแล้ว
What
What
What
บันทึกรายการค่าใช้จ่ายประจาวันในสมุดรายวันทัว่ ไป
จ่ายเงินสดหรื อเช็คตามใบเรี ยกเก็บเงินในเวลาที่นดั หมาย
ตรวจสอบเอกสารใบรับรองและใบเรี ยกเก็บเงิน แล้วเสนอ
ผูเ้ กี่ยวข้องเพื่ออนุมตั ิ
ตัวอย่างการเขียน
ผิด
ถูก
ทาเป็ นประจา
ทาทุกวัน
ทาเป็ นครั้งคราว
ทุกสัปดาห์
ช่วยงานธุรการ
ถ่ายเอกสาร
ดูแลการเข้าออก
ออกใบผ่านเข้าออกแก่ผม
ู ้ าติดต่องาน
ควบคุมการจ่ายวัสดุ
เซ็นอนุมตั ิใบขอวัสดุก่อนให้เจ้าพนักงานพัสดุจ่ายของแก่ผู ้
รับผิดชอบการทาความสะอาด
มาติดต่อ
กวาดถูที่ทางานทุกวันก่อนปิ ดสานักงาน
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน
จัดการ
กระทาการให้เป็ นไปตามทิศทางที่ตอ้ งการ โดยการสั่งการ กาหนด และ/หรื อ
ดาเนินการให้บรรลุผลตามเป้ าหมาย
ช่วย
สนับสนุนบุคคลอื่นด้วยการกระทาเพื่อให้บรรลุผลงาน
การกระทาเพื่อ
สนับสนุนนั้นไม่จากัดเฉพาะที่ให้แก่ผบู ้ งั คับบัญชาเท่านั้น ผูใ้ ต้บงั คับบัญชา
ช่วยผูบ้ งั คับบัญชาทารายงานโดยการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ให้ครบถ้วน
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน
ดาเนินการ
กระทาให้เกิดผลตามแนวที่กาหนด ตัวอย่างเช่น ดาเนิ นการทางวินยั เมื่อกระทา
ผิด
ดูแล
เอาใจใส่ ในการปกป้ องรักษาเพื่อไม่ให้เกิดการผิดพลาดหรื อสู ญเสี ย เช่น ดูแล
บารุ งรักษารถราชการที่ตนเองรับผิดชอบให้อยูใ่ นสภาพพร้อมใช้งานได้
ตลอดเวลา
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน
ตรวจสอบ
ทาความเข้าใจในรายละเอียดเพื่อค้นหาสิ่ งผิดปกติในผลการกระทาของบุคคล
อื่น มีลกั ษณะเป็ นการกระทาที่มุ่งหวังให้รู้วา่ ผลการกระทาของบุคคลอื่นนั้น
ถูกต้องก่อนนาไปตัดสิ นใจในขั้นต่อไป
กากับ
ให้คาสัง่ ว่าต้องทาอะไร โดยไม่ตอ้ งชี้แจงรายละเอียดถึงวิธีการที่บรรลุผล การ
ชี้แจงมีจากัดเฉพาะนโยบาย กฎเกณฑ์ หรื อตัวอย่างที่เคยมี และมีการ
ตรวจสอบผลที่กระทาโดยไม่ตรวจสอบวิธีที่กระทา
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน
กาหนด
ทา หรื อสร้าง หรื อรวบรวมแนวความคิดเพื่อให้ผอู ้ ื่นนาไปปฏิบตั ิ เช่น ฝ่ าย
บริ หารกาหนดนโยบายการพัฒนาบุคลากร
เก็บรักษา
นาของไปไว้อย่างมีระเบียบเพื่อป้ องกันการสู ญหาย และสู ญเสี ยจากการเก็บ
แก้ไข
ปรับเปลี่ยนส่ วนที่เสี ยให้คืนดี หรื อดัดแปลงให้ดีข้ ึน เช่น แก้ไขหนังสื อที่พิมพ์
โดยผูใ้ ต้บงั คับบัญชาก่อนส่ งให้ผอู ้ านวยการสานักลงนาม
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน
ควบคุม
ใช้อานาจบังคับให้เป็ นไปตามแนวทางที่กาหนด เช่น ควบคุมงบประมาณ
ค่าใช้จ่ายของส่ วนงานต่าง ๆ ใต้บงั คับบัญชาตามความจาเป็ นในงานแต่ละ
โครงการ
จัด
เรี ยงให้เป็ นระเบียบตามรู ปแบบหรื อแนวทางที่เหมาะสม
ติดตาม
สังเกตความเคลื่อนไหวไปเรื่ อย ๆ เพื่อให้รู้ถึงการเปลี่ยนแปลงทุกระยะ เช่น
ติดตามการนาแผนไปปฏิบตั ิของส่ วนงานต่าง ๆ
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน
เตรี ยม
จัดให้เกิดความพร้อมก่อนนาไปใช้งาน หรื อก่อนเกิดเหตุการณ์ดว้ ยการ
รวบรวม หรื อผสมหรื อลาดับข้อมูลหรื อสิ่ งของ
ทา
ก่อให้เกิดขึ้น โดยการประกอบของหลายอย่างให้เป็ นอย่างเดียวที่มีคุณลักษณะ
หรื อประโยชน์ใช้สอยต่างจากเดิมก่อนการประกอบ
นัดหมาย
กะกันล่วงหน้าว่าจะทาอะไร เมื่อใด และที่ใด อาจด้วยวาจาหรื อลายลักษณ์
อักษร
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน
บริ หาร
กระทาการหลายอย่างเพื่อให้เกิดผลตามเป้ าหมายเดียวกันโดยเป็ นผูร้ ับผิดชอบ
ต่อการกระทาเหล่านั้น
บารุ งรักษา
ตกแต่งให้เหมือนเดิมหรื อเปลี่ยนชิ้นส่ วนตามระยะเวลาการใช้งานเพื่อให้ใช้
งานได้เหมือนเดิม
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน
ประเมิน
คานวณ หรื อคาดคะเนจากประสบการณ์แล้วกาหนดคุณค่าสาหรับเป็ นเกณฑ์
วัด เช่น หัวหน้าประเมินผลการปฏิบตั ิงานของผูใ้ ต้บงั คับบัญชาในช่วงปี ที่ผา่ น
มาเพื่อหาศักยภาพและความจาเป็ นในการพัฒนาผูใ้ ต้บงั คับบัญชาแต่ละคน
ประสานงาน
เรี ยบเรี ยงกิจการหรื อการกระทาของหลายคนให้เข้าหาเป้ าหมายเดียวกัน เช่น
ประสานงานกับส่ วนงานต่าง ๆ ในการจัดทางบประมาณค่าใช้จ่ายประจาปี
พัฒนา
ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่สมบูรณ์ข้ ึนเป็ นลาดับ เช่น พัฒนาการทารายงาน
ค่าใช้จ่ายโดยใช้เครื่ องคอมพิวเตอร์ ทาให้การออกรายงานทาได้รวดเร็ วและ
บรรจุขอ้ มูลได้มากขึ้น
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน
มอบหมาย
ยกหน้าที่และอานาจให้กระทาแทนตนในสิ่ งใดสิ่ งหนึ่ ง โดยผูก้ ระทาแทนคน
นั้นต้องรับผิดชอบต่อผลการกระทาร่ วมกับตนด้วย
รวบรวม
นาเอาสิ่ งที่มีอยูแ่ ล้วตามแหล่งต่างๆ มาไว้ดว้ ยกันให้เป็ นสิ่ งเดียวกัน
รายงาน
นาเอาสิ่ งที่รู้เห็นมาเรี ยบเรี ยงแล้วแจ้งให้บุคคลอื่นทราบในสิ่ งที่ตนรู ้เห็น
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน
รับผิดชอบ
อยูใ่ นฐานะต้องยอมรับผลที่ดีหรื อไม่ดีในกิจการที่ได้กระทาไปไม่วา่ กิจนั้นจะกระทา
ด้วยตนเองหรื อโดยบุคคลอื่นที่อยูใ่ ต้การควบคุม ระดับความรับผิดชอบจะแตกต่างกัน
โดยขึ้นอยูก่ บั
(1)
(2)
(3)
ขอบเขตอานาจที่มอบหมาย
ผลกระทบของกิจที่กระทาที่มีต่อผลงาน และ
มูลค่าที่กระทบจากการกระทา (ในเชิงตัวเงินที่เกี่ยวข้องกับการกระทานั้น)
วิเคราะห์
แยกแยะให้เป็ นชิ้นส่ วนอย่างมีข้ นั ตอน เพื่อค้นหาส่ วนประกอบ ความสัมพันธ์ และ
คุณลักษณะอันเป็ นที่มาของวัตถุหรื อเหตุการณ์น้ นั
ความหมายของศัพท์ที่ใช้ในแบบบรรยายลักษณะงาน
สัง่ การ
เสนอ
ให้อานาจแก่บุคคลอื่นเพื่อกระทาแทนตนในกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ งเป็ นการชัว่ คราว
นาส่ งให้พิจารณาเห็นชอบด้วยวาจา หรื อลายลักษณ์อกั ษร หากใช้คาว่าเสนอแนะ ให้
หมายรวมถึงการนาส่ งให้พิจารณาเห็นชอบที่มีคาชี้แนะเพื่อให้ผรู ้ ับคล้อยตามในสิ่ งที่
เสนอ
อนุมตั ิ
ให้ความเห็นชอบขั้นสุ ดท้ายต่อสิ่ งที่นาเสนอ ผูเ้ ห็นชอบเป็ นผูม้ ีอานาจสิ ทธิ ขาดแต่ผู ้
เดียวหากการเห็นชอบขั้นสุ ดท้ายต้องกระทามากกว่า 1 คน ให้ใช้คาว่า “ร่ วมอนุมตั ิ”
การเขียน “คุณสมบัติ”
ระบุเฉพาะคุณสมบัติข้ นั ต่าที่จาเป็ น เพื่อใช้เป็ นแนวทางในการสรรหาคัดเลือกบุคคล
มาดารงตาแหน่ง
ความรู้
ระบุการศึกษาขั้นต่าสุ ด
ถ้าลักษณะงานต้องใช้การศึกษาเฉพาะวิชาชีพ ให้ระบุสาขาวิชาชีพ
ทักษะ/ประสบการณ์
ทักษะ / ประสบการณ์ที่ตอ้ งมี และไม่สามารถฝึ กฝนจนใช้งานได้ภายใน 3 เดือน
ความสามารถ / บุคลิกพิเศษ
แสดงเฉพาะลักษณะที่ขาดไม่ได้ในการทางาน เช่น เพศ อายุ ส่ วนสู ง น้ าหนัก ภาษา
หลีกเลี่ยงการระบุทศั นคติ เช่น รักงาน มีมนุษยสัมพันธ์ บุคลิกดี ใจเย็น สามารถแก้ปัญหา
เฉพาะหน้า
ระบุความสามารถอื่น ๆ ที่จาเป็ น เช่น สามารถใช้คอมพิวเตอร์ ได้ ขับรถยนต์
สมรรถนะ