Transcript Communicating Results - @@ Home

Communicating Results
Lectured by Dr. Siriluck Sutthachai
Accounting lecturer
Faculty of Management Science
Khon Kaen University
Khon Kaen, Thailand
Audit Reporting Process
Auditor-in-charge
Supervision/Director
Auditee/Management
WP
Develop Audit Findings
Review
Summary Sheet
Prepare Draft
Audit Report
No
OK
Yes
Draft Audit Report
Prepare Final
Audit Report
Review
No
OK
Exit Interview
Yes
Final Audit Report
Review
Report Distribution/
Final Audit Report
No
OK
Final Audit Report
Response/Planned
Actions
Review
Yes
No
Sign
Yes
OK
Report Purposes
 Inform
Tell what they found
 Persuade
Convince management on the
worth and validity of the audit
findings
 Get results
Move management toward
change and improvement
Audit Report
 Interim Report (รายงานระหว่างโครงการ)

รายงานด้วยวาจาหรื อเป็ นลายลักษณ์อกั ษรก็ได้

รายงานเมื่อเป็ นกรณี เร่ งด่วนที่ตอ้ งการการแก้ไข

รายงานเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงขอบเขตการตรวจสอบ

รายงานแจ้งความคืบหน้าในการตรวจสอบกรณี โครงการนั้นๆใช้เวลานาน หรื อแจ้ง
ยืดอายุโครงการตรวจสอบ
Audit Report
 Summary Report (รายงานสรุ ป)
 รายงานผลการตรวจสอบที่กลัน
่ กรองแล้วว่ามีความสาคัญต่อผูบ้ ริ หาร
ระดับสูง
 Final Audit Report (รายงานการตรวจสอบ)
 รายงานการตรวจสอบภายในอย่างละเอียดทั้งวัตถุประสงค์ ขอบเขตการ
ตรวจสอบ ข้อมูลแวดล้อม และผลการตรวจสอบ
 รายงานมีการลงนามโดยผูอ้ านวยการสานักตรวจสอบภายในหรื อผูท
้ ี่ได้
มอบอานาจ
Audit Report
Report should be
Objective
Clear
Concise
Constructive
Timely
Audit Report
 Objective Report

Factual—รายงานข้อเท็จจริ ง/ สิ่ งที่ตรวจพบจริ ง

Unbiased—ไม่มีอคติ ไม่มีความเห็นหรื อทัศนคติส่วนตัวกระทบต่อ
การแสดงความเห็นในรายงานการตรวจสอบ

Free from distortion—ไม่มีการบิดเบือนข้อเท็จจริ ง

Without prejudice—ปราศจากความลาเอียง ไม่เลือกที่รักมักที่ชงั
Audit Report
 Clear Report

Easily to understood—ง่ายในการทาความเข้าใจ

Logical—สมเหตุสมผล

Avoiding unneccessary technical language—หลีกเลี่ยง
การใช้ศพั ท์ทางวิชาการ

Providing sufficient supportive information—มีขอ้ มูล
สนับสนุนอย่างเพียงพอ
Audit Report
 Concise Report

To the point--ตรงประเด็น

Avoid unnecessary detail--หลีกเลี่ยงการเขียนรายละเอียดที่ไม่
จาเป็ น

Using fewest possible words to express thoughts-หลีกเลี่ยงการใช้คาที่เป็ นลักษณะการออกความคิดเห็นส่ วนตัว
Audit Report
 Constructive Report

Content and tone—หลีกเลี่ยงการระบุชื่อบุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้องในความผิดพลาด
ในหน่วยรับการตรวจสอบ

Help the auditees and organization—เป็ นประโยชน์ต่อผูร้ ับการตรวจ
และองค์กร

Lead to improvement—นาไปสู่ การปรับปรุ งงานให้มีประสิ ทธิ ภาพ
 Timely Report

Issue without undue delay—รายงานตามกาหนดเวลาที่วางแผนไว้

Enable prompt action—พนักงานมีเวลาที่จะนาไปปฏิบตั ิตามคาแนะนา
Audit Report
 Content

Purpose

Scope

Background Information

Summaries

Results of the audit
Audit Report
 Purpose



วัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ (Audit Objectives)
เหตุผลในการตรวจสอบ (Why the audit was conducted)
ความสาเร็ จที่คาดหวังไว้ (What it was expected to achieve)
 Scope




กิจกรรมที่ตรวจสอบ (Audited activities)
ระยะเวลาที่ตรวจสอบ (Time period audited)
กิจกรรมที่ไม่ได้ตรวจสอบ (Activities not audited)
เทคนิคการตรวจสอบ (Nature and extent of auditing perform
Audit Report
 Conclusion (opinions)

การประเมินผลกระทบที่จะเกิดขึ้นจากผลการตรวจสอบที่มีต่อหน่วยรับการ
ตรวจสอบซึ่งประเมินโดยผูต้ รวจสอบภายใน

การสรุ ปอาจเป็ นการพิจารณาว่า วัตถุประสงค์ในระดับกิจกรรมและเป้ ามายที่ต้ งั ไว้
สอดคล้องกับวัตถุประสงค์องค์กรหรื อไม่ และสนับสนุนวัตถุประสงค์องค์กรจน
สามารถทาให้วตั ถุประสงค์องค์กรบรรลุผลได้ และอาจพิจารณาว่า กิจกรรมที่รับ
การตรวจสอบมีการปฏิบตั ิงานอย่างที่วางระบบไว้หรื อไม่
Audit Report
 Background Information includes:

Organization unit and function

Relevant information

Status of prior audit report

Scheduled audit or requested audit
 Summaries

Balance presentation of audit report content
Audit Report
 Results of the audit

Findings

Conclusion

Recommendation

Corrective action/Auditee Accomplishment
Audit Findings
 Pertinent statement of FACT
 Emerged by a process of comparing “what should
be” with “what is”
 Based on the following attributes:

Criteria (หลักเกณฑ์)

Condition (สิ่ งที่เป็ นอยู)่

Cause (สาเหตุ)

Effect (ผลกระทบ)
Audit Findings
ข้ อเท็จจริงหรืออนุมาน ?
Audit Findings
 Criteria (what should be)

Standards—กฎ ระเบียบ กฎหมาย ข้อบังคับเกี่ยวกับเรื่ องนั้น มาตรฐานวิชาชีพ มาตรฐาน
สาหรับเรื่ องนั้นๆ

Measure—หน่วยวัดที่มีการกาหนดขึ้น

Expectation used in making evaluation/ verification—หลัก
วิชาการที่ดี หลักสามัญสานึกที่ยอมรับกันทัว่ ไป
 Condition (what does exist)

Factual evidence found in the course of the examination--สิ่ งที่
ปฏิบตั ิอยูจ่ ริ งในกิจกรรมที่ตรวจสอบและไม่เหมือนกับหลักเกณฑ์
Audit Findings
 Cause (why the differences exist)

สาเหตุ/เหตุผลที่ทาให้เกิดความแตกต่างระหว่างภาวะที่คาดหวังกับสิ่ งที่ปฏิบตั ิอยูจ่ ริ ง
 Effect (the impact of the difference)

The risk or exposure the auditee organization encounter
because the condition is not the same as the criteria—ความเสี่ ยง
หรื อความเสี ยหายที่อาจจะเกิดขึ้น

Degree of risk is based on the effect that may have on the
organization’s financial statement—ความมีสาระสาคัญของความเสี่ ยง
Audit Findings
กรณีศึกษา
Recommendation
 Types of Audit Recommendation

No change in the current system

Modification of the current internal control system

Transfer risk e.g. purchasing insurance against risk,
outsourcing, hedge, share risk

Adjust the required rate of return on certain activities to
reflect the associated risk

Terminate the risk e.g. pulling out of the market, divest, etc.)
Recommendation
 Recommendation should be:
 เป็ นแนวทางในการแก้ปัญหาและลดความเสี่ ยงได้
 สามารถปฏิบตั ิได้จริ ง
 แก้ไขสาเหตุของปั ญหาที่เกิดขึ้น
 เหมาะกับขีดความสามารถ ความรู ้ ความเชี่ยวชาญของผูร้ ับการตรวจที่จะนาไป
ปฏิบตั ิ
 เทคโนโลยีที่มีสามารถรองรับการปฏิบตั ิของผูร้ ับการตรวจสอบ
 ใช้ตน
้ ทุน/ค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม เป็ นไปได้ และสอดคล้องกับความเสี่ ยง
 เป็ นการแก้ไขปั ญหาในระยะสั้นหรื อในระยะยาว
 ให้ประโยชน์มากกว่าต้นทุน/ค่าใช้จ่ายที่เสี ยไป
Corrective Action Taken
 กิจกรรมที่ผเู ้ ข้ารับการตรวจสอบได้ปฏิบตั ิตามคาแนะนาในรายงานการ
ตรวจสอบภายใน โดยการปฏิบตั ิจะเกิดขึ้น:

ในระหว่างการตรวจสอบ—ในรายงานการตรวจสอบต้องแจ้งให้ผอู้ ่าน
ทราบว่าผูไ้ ด้รับการตรวจสอบ ได้ทากิจกรรมตามข้อเสนอแนะอะไรไป
แล้ว

หลังจากเสร็ จสิ้ นการตรวจสอบ—จะเป็ นรายงานหลังจากที่ผตู้ รวจสอบ
ได้ทาการ Follow up
Audit Findings Summary Sheet
 เป็ นการรวบรวมข้อมูลจากหลายๆกระดาษทาการเพื่อพิจารณาว่าข้อมูลที่
ได้จากการตรวจสอบมีความสมบูรณ์ ถูกต้องหรื อไม่
 ข้อมูลสรุ ปจะเป็ นประโยชน์

ง่ายต่อการหารื อกับผูร้ ับการตรวจในตอนทา Field Work

ง่ายต่อการสอบทานของผูบ้ ริ หารตรวจสอบภายใน

เขียนรายงานการตรวจสอบได้ง่ายขึ้น
Audit Findings Summary Sheet
Prepared by_______Date_____
Reviewed by______Date_____
W/P Ref.__________________
Criteria
______________________________________________________________
____________________________________________________________
Condition
______________________________________________________________
____________________________________________________________
Cause
______________________________________________________________
____________________________________________________________
Effect
______________________________________________________________
____________________________________________________________
Recommendation
______________________________________________________________
____________________________________________________________
Management Comments
______________________________________________________________
____________________________________________________________

กระบวนการรับคืนวัตถุดิบจากฝ่ ายผลิตกาหนดไว้วา่ ฝ่ ายคลังสิ นค้าจะต้องทาการ
บันทึกรับคืนในบัญชีรับคืนวัตถุดิบและในการ์ดคุมยอดวัตถุดิบคงเหลือแต่ละชนิด
เพื่อให้ทราบปริ มาณวัตถุดิบทั้งหมดที่อยูใ่ นมือและที่สามารถเบิกไปใช้เพื่อการผลิตได้

จากการตรวจสอบพบว่า ในระยะเวลา 6 เดือนที่ผา่ นมา วัตถุดิบที่ได้รับคืนจากฝ่ าย
ผลิตไม่มีการบันทึกอยูใ่ นบัญชีของฝ่ ายคลังสิ นค้าและไม่มีปรากฎในการ์ดคุมยอด
วัตถุดิบแต่ละชนิด

เราพบว่า พนักงานที่รับผิดชอบในเรื่ องการรับคืนวัตถุดิบจากฝ่ ายผลิตไม่ได้รับ
การแจ้งให้ทราบว่า หน้าที่ความรับผิดชอบในตาแหน่งนี้มีอะไรบ้าง จึงไม่ได้ทา
การบันทึกการรับคืน รวมทั้งหัวหน้าที่ดูแลในเรื่ องนี้ไม่ได้ทาการตรวจสอบการ
ทางานของพนักงานฝ่ ายคลังสิ นค้าเป็ นระยะๆ

ผลจากการไม่บนั ทึกวัตถุดิบรับคืนทาให้บริ ษทั ต้องเสี ยค่าใช้จ่ายในการซื้อ
วัตถุดิบเกืนความต้องการไปเป็ นจานวนเงิน 75,000 ดอลล่าร์สหรัฐ

เราได้ทาการพิจารณาเรื่ องนี้ร่วมกับผูจ้ ดั การฝ่ ายคลังสิ นค้าและผูจ้ ดั การเห็นชอบที่ควรจะ
มีการปรับปรุ งข้อมูลการรับคืนวัตถุดิบทุกครั้งเพื่อให้ยอดจานวนวัตถุดิบมีขอ้ มูลที่เป็ น
ปัจจุบนั และเห็นด้วยว่าฝ่ ายคลังสิ นค้าควรมีการจัดทารายละเอียดลักษณะงานสาหรับแต่
ละตาแหน่งงานให้ชดั เจน รวมทั้งหัวหน้าของหน่วยต่างๆ ในฝ่ ายคลังสิ นค้าควรที่จะทา
การทางานของพนักงานอย่างสม่าเสมอและส่ งรายงานการทางานนั้นมาเป็ นระยะๆ

ก่อนที่เราจะทาการสรุ ปการตรวจสอบครั้งนี้ ผูจ้ ดั การฝ่ ายคลังสิ นค้าก็ได้แก้ไขการทางาน
ที่ฝ่ายคลังสิ นค้าตามที่เราได้แนะนาเป็ นที่เรี ยบร้ยแล้ว และเมื่อเราได้ติดตามประเมินผล
การปรับเปลี่ยนครั้งนี้ เราพบว่า การปฏิบตั ิเป็ นไปอย่างมีประสิ ทธิผลแล้ว เราจึงเห็นว่า
ฝ่ ายคลังสิ นค้ามีการทางานที่ดีในเรื่ องนี้แล้ว
Report Writing Techniques
 Keep most sentences short and simple
 Consistency/Flow in logical succession
 Avoid technical jargon
 Use action words
 Use short paragraph
Audit Report
Exit conference/Post-auditing meeting
 To ensure no misunderstanding of facts
 Give opportunity to auditees to clarify specific
items and express views of the findings,
conclusions, and recommendations
 Participants

Individuals who are knowledgeable of detailed
operation

Those who can authorized the implementation of
corrective actions
Audit Report
Exit conference/matter to be considered
 Need for face to face discussion
 Auditor should be in charge of the review
 Prepared for conflicts and questions
 Flexible on matters not affecting the substances of
the report
 Never negotiate the audit opinion
 Disagreement should be explained in the report
Audit Report
Executing the exit conference
 Be on time
 Begin with introduction
 Set the clients at ease
 Give positive feedback
first
 Discuss area needing
improvement
 Obtain suggestions for
improvement
 Sell recommendation
where necessary
 Obtain agreement and
move on
 Summarize the meeting
 Thank you
Audit Report
Final Audit Report
 Reviewed and approved by the director of internal auditing
or designees
 Distributed to

Who are in position to take corrective action

Head of each audited unit

Senior management

Audit Committee

External Auditor
Follow up
Follow up เป็ นการติดตามผล หลังจากที่ได้มีการนาเสนอรายงานต่อผูท้ ี่มีส่วน
เกี่ยวข้อง
 เพื่อให้แน่ใจว่า มีการแก้ไข ปรับปรุ งตามข้อเสนอแนะ หรื อ
 ยอมรับความเสี่ ยงโดยผูบ้ ริ หารในระดับที่เหมาะสม
 การติดตามผล
่ บั ความเสี่ ยง
 ขึ้นอยูก
 ภายในระยะเวลาที่กาหนด
 ให้ผรู ้ ับการตรวจสอบรายงาน หรื อผูต้ รวจสอบทาการสัมภาษณ์ หรื อทดสอบ
รายการ
 ออกรายงานติดตามผลใช้รูปแบบรายงานเหมือนกับ Audit Report
โดยเพิ่มผลของการติดตามและความเห็นของผูต้ รวจสอบ
ตัวอย่ างรายงานการตรวจสอบภายใน