Transcript تحميل - Dr Mamdooh A Abdelmottlep

‫تنظيم املؤتمرات‬
‫ماهية املؤتمرات‬
‫املؤتمر عبارة عن اجتماع واسع ملعالجة بعض املوضوعات‬
‫لدراستها وإلقاء الضوء عليها وعرض وجهات النظر للوصول‬
‫إلى حلول مناسبة‪.‬‬
‫تعريفات‬
‫• املؤتمر‬
‫• االجتماع‬
‫ما الفرق بين االجتماع واملؤتمر ؟‬
‫االجتماع‬
‫فترة االعداد‬
‫عدد مرات االنعقاد‬
‫عدد املشاركين‬
‫فترة االنعقاد‬
‫التنظيم‬
‫ساعات ‪ ،‬ايام‪ ،‬اسابيع‬
‫قد تعقد اكثر من مرة في الشهر‬
‫اقل‬
‫اقصر‬
‫سهل وبسيط‬
‫املؤتمر‬
‫شهور‪ ،‬سنوات‬
‫تعقد مرة أو مرتين على األكثر في العام‬
‫اكثر‬
‫اطول‬
‫صعب ومعقد‬
‫صناعة املؤتمرات واملعارض‬
‫ً‬
‫لقد تطورت صناعة املؤتمرات واملعارض في السنوات األخيرة تطورا‬
‫ً‬
‫كبيرا مما أدى إلى أن أصبحت تلك الصناعة على درجة عالية من‬
‫الرقي إذ يسهم فيها آالف املتخصصين كل في مجاله‪.‬‬
‫صناعة املؤتمرات واملعارض في دولة االمارات‬
‫العربية املتحدة‬
‫• تلعب صناعة املؤتمرات واملعارض في دولة االمارات العربية املتحدة‬
‫دورا مهما في انعاش االقتصاد الوطني‬
‫• اصبحت الدولة وجهة عاملية مفضلة لعقد مختلف االجتماعات‬
‫واملعارض واملؤتمرات الدولية الهامة‬
‫ملاذا ؟‬
‫صناعة املؤتمرات واملعارض في دولة االمارات العربية‬
‫املتحدة‬
‫• تشهد دبي وحدها تنظيم اكثر من‬
‫‪ 100‬مؤتمر ومعرض متخصص وهام‬
‫في كل عام‬
‫• تشير بعض االرقام الي ان قطاع‬
‫صناعة املعارض واملؤتمرات يشكل‬
‫حوالي‪ 8‬مليار درهم من اجمالي الناتج‬
‫املحلي المارة دبي و‪ 17‬مليار درهم من‬
‫الناتج االجمالي للدولة‬
‫العوامل التي ساعدت على‬
‫توسع قيام املؤتمرات‬
‫العوملة واالنفتاح‬
‫إزدياد إتجاه دول العالم‬
‫إلى التعاون فيما بينهم‬
‫لخلق جو من التواصل‬
‫والتكامل في املجاالت‬
‫املختلفة‪.‬‬
‫االمم املتحدة وقضايا العالم‬
‫تنامي برامج األمم املتحدة في جمع دول‬
‫العالم حول قضايا جديدة تهمهم مثل‬
‫مؤتمرات السالم‪ ،‬حماية البيئة‪،‬‬
‫مكافحة اإلرهاب‪ ،‬حماية حقوق املرأة‬
‫والطفل وغيرها‪.‬‬
‫التخصص‬
‫• إزدياد عدد إتحادات منظمي املؤتمرات ومكاتب تسويق‬
‫املؤتمرات‪ ،‬والتي تقوم بالتنظيم للمؤتمرات ووفير كافة‬
‫الخدمات الالزمة لنجاحها‪.‬‬
‫• ظهور مراكز متخصصة إلقامة املؤتمرات‪.‬‬
‫تطور الطيران‬
‫تطور الطيران واتساع شبكة خطوط الطيران الدولية واملحلية‬
‫لتغطي جميع أنحاء العالم‪.‬‬
‫ثورة االتصاالت‬
‫التطور التكنولوجي الهائل في مجال اإلتصاالت‬
‫باألقمار الصناعية وتوافر الوسائل السمعية‬
‫والبصرية املساعدة على تبادل األفكار واآلراء مما‬
‫يسهل اإلتفاق والتنسيق لعقد املؤتمرات‪.‬‬
‫الشبكة العنكبوتية‬
‫لقد ساهم االنترنت بشكل كبير في توفير املعلومات عن املؤتمرات‬
‫وتسويقها بشكل فعال‬
‫تطور صناعة الفندقة‬
‫مساهمة الفنادق بدور فاعل في تنظيم املؤتمرات بها وتقديم كافة سبل الراحة‬
‫ألعضاء املؤتمر من إقامة ومأكوالت وبرامج ترفيهية‪.‬‬
‫االرتباط ما بين املؤتمرات والسياحة‬
‫اصبحت املؤتمرات عامل جذب‬
‫سياحي لكثير من دول العالم‬
‫انواع املؤتمرات‬
‫وفقا للمستوي‬
‫• مؤتمرات دولية‬
‫• مؤتمرات إقليمية‬
‫• مؤتمرات محلية‬
‫ً‬
‫وفقا للموضوع‬
‫• مؤتمرات سياسية‬
‫• مؤتمرات اقتصادية‬
‫• مؤتمرات القضايا االجتماعية‬
‫• مؤتمرات علمية‬
‫حسب دورية االنعقاد‬
‫• مؤتمرات تعقد كل عام‬
‫• مؤتمرات تعقد كل عدة أعوام (مؤتمر السكان)‪.‬‬
‫تنظيم املؤتمرات‬
‫ألي مؤتمر جانبان‪:‬‬
‫• جانب فني‬
‫• جانب تنظيمي إداري‬
‫ً‬
‫• التنسيق بين الجانبين ضروري وتتقاطع املهام احيانا‬
‫التخطيط لعقد مؤتمر‬
‫التخطيط ملؤتمر‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫نحتاج الي اجابة عن خمسة اسئلة قبل الشروع في اية ترتيبات او‬
‫اتخاذ أي قرار بشان مؤتمر مقترح‪:‬‬
‫ملاذا نحتاج الي عقد مؤتمر ؟‬
‫ماذا نريد ان نحقق ؟‬
‫من يتعين حضوره ؟‬
‫متي يعقد ؟‬
‫اين يعقد ؟‬
‫تكوين لجان املؤتمر‬
‫• اللجنة العلمية‬
‫• اللجنة املالية‬
‫• لجنة العالقات العامة‬
‫مهام اللجنة العلمية‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫تحديد واستقطاب املتحدثين‬
‫طلب اوراق العمل‬
‫طباعة وتحكيم اوراق العمل‬
‫تحديد رؤساء ومقرري الجلسات ت‬
‫تحديد الجدول الزمني‬
‫• صياغة التوصيات‬
‫مهام اللجنة املالية‬
‫• توفير الدعم املالي‬
‫• البحث عن الرعاية‬
‫• االشراف علي كافة االمور املالية‬
‫• توفير الهدايا‬
‫مهام لجنة العالقات العامة‬
‫• الخدمات االدارية‬
‫• املراسم والتشريفات‬
‫• االنشطة االجتماعية‬
‫إدارة عمليات املؤتمر‬
‫• بعد االنتهاء من التخطيط إلقامة مؤتمر ابتداء من مناقشة الهدف‬
‫من عقده وانتهاء بإعداد برنامج تفصيلي له أصبح من اليسير أن يبدأ‬
‫العمل باملؤتمر‪.‬‬
‫االنشطة املرتبطة باملؤتمر‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫النشاط العلمي للمؤتمر‬
‫النشاط املالي‬
‫النشاط االداري و نشاط العالقات العامة‬
‫النشاط االجتماعي‬
‫النشاط الفني او العلمي للمؤتمر‬
‫• املوعد واملكان‬
‫• اجندة املؤتمر‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫تحديد الشعار ‪SLOGAN‬‬
‫قاعة املؤتمر‬
‫افتتاح املؤتمر‬
‫ادارة الجلسات‬
‫اختتام املؤتمر‬
‫املوعد واملدة والتوقيت اليومي‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫هناك مؤتمرات لها مواعيد دورية ‪،‬وإن كانت ال تحدد لها تواريخ‬
‫محددة‬
‫مؤتمرات أخرى ملنظميها حرية أكبر في تحديد املوعد‬
‫في الحالتين ال بد من تحديد التاريخ بالتنسيق والتشاور مع‬
‫الجهات املشاركة والجهات املحلية املعنية واألخذ بنظر االعتبار‬
‫اجندة األنشطة املحلية األخرى لتفادي مواجهة ضغوط كبيرة‬
‫على املوارد املحلية املطلوبة (فنادق ‪...‬سيارات ‪ )...‬وليأخذ املؤتمر‬
‫حقه من االنتباه و االعالم‬
‫أن تكون هنالك وفي البداية عدد معقول من البدائل للموعد‬
‫يراعى فيها ايضا قدر االمكان الظروف املناخية‬
‫املدة تحدد علي ضوء جدول االعمال‬
‫مكان انعقاد املؤتمر‬
‫ما هي اهم العوامل التي يجب وضعها في الحسبان عند‬
‫اختيار انعقاد مكان املؤتمر ؟‬
‫‪European‬‬
‫الجمعية األوروبية ملدن املؤتمرات‬
‫‪Federation of conference towns‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫تشترط هذه الجمعية في املدن التي تنضم اليها ما يلي‬
‫االمن‬
‫البنية التحتية‬
‫مراكز للمؤتمرات أو أماكن تصلح إلقامة املؤتمرات وتوجد بها املعدات‬
‫املطلوبة‪.‬‬
‫فنادق ذات مستوى سياحي عالي بالقرب من مراكز املؤتمرات‪.‬‬
‫بها شبكة مواصالت مريحة وميسرة لسهولة إنتقال املؤتمرين‪.‬‬
‫بها مواقع سياحية متميزة تسمح بإعداد برامج للرحالت والترفيه‪.‬‬
‫أن تتميز بالهدوء‬
‫مكان انعقاد املؤتمر‬
‫– مراكز املؤتمرات‪.‬‬
‫– املراكز العلمية املتخصصة الجامعات واملعاهد‪.‬‬
‫– فنادق الخمسة نجوم التي بها قاعات مجهزة‪.‬‬
‫– قاعات املؤتمرات بالشركات الكبرى‪.‬‬
‫شعار ‪SLOGAN‬‬
‫معظم املؤتمرات تتخذ‬
‫شعارا لها يكسبها‬
‫خصوصية‬
‫اجندة او موضوع املؤتمر‬
‫• تحديد اجندة املؤتمر أو موضوعه من‬
‫اختصاص الجهة املنظمة‬
‫• في حاالت املؤتمرات غير الرسمية غالبا ما تكون‬
‫للحوار ودون تحديد جدول اعمال‬
‫قاعة املؤتمر‬
‫• توفير أعالم الطاولة لالجتماعات الرسمية واألعالم‬
‫التي توضع خلف املنصة الرئيسية‬
‫• تجهيز القاعة حسب مخطط الجلوس وأشهره ‪U‬‬
‫‪ shape‬وهناك الطاولة املستديرة في االجتماعات‬
‫التي ال ترغب في اظهار رئاسة للمؤتمر وكذلك املسرح‬
‫في املؤتمرات الكبيرة‬
‫افتتاح املؤتمر‬
‫• دعوة الضيوف والسلك الدبلوماس ي‬
‫• مراسم االفتتاح‬
‫• كلمة االفتتاح‬
‫إدارة الجلسات‬
‫• رئيس الجلسة‬
‫• مقرر الجلسة‬
‫• السكرتارية‬
‫تخطيط البرامج للمؤتمرات الكبيرة‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫توقيت الجلسات‬
‫وقت البداية في اليوم االول‬
‫جلسات صباحية فقط ام صباحية ومسائية‬
‫فترات االستراحة‬
‫برنامج اليوم االخير‬
‫البرنامج اليومي‬
‫متحدث ( أ )‬
‫الجلسة االفتتاحية‬
‫‪ 60-30‬دقيقة‬
‫متحدث (ب)‬
‫استراحة‬
‫الجلسة االولي‬
‫الجلسة الثانية‬
‫متحدث‬
‫متحدث‬
‫متحدث‬
‫متحدث‬
‫(أ)‬
‫(ب)‬
‫(ج)‬
‫( د)‬
‫متحدث‬
‫متحدث‬
‫متحدث‬
‫متحدث‬
‫(أ)‬
‫(ب)‬
‫(ج)‬
‫( د)‬
‫ساعة الي ساعتين‬
‫ساعة الي ساعتين‬
‫ختام املؤتمر‬
‫• الجلسة الختامية‬
‫• القرارات والتوصيات‬
‫• املؤتمر الصحفي‬
‫النشاط املالي‬
‫• ميزانية املؤتمر‬
‫• توفير االحتياجات املادية‬
‫ميزانية املؤتمر ‪:‬‬
‫• تحدد وفق اعتبارات ما ستتحمله الجهة املنظمة ‪ :‬اسس‬
‫االستضافة ؟ تكلفة السيارات ؟ السفر ؟ العاملون ؟‬
‫أخرى ‪......‬‬
‫• تحديد مصادر التمويل‬
‫كم سيكلف املؤتمر ؟‬
‫التكلفة التقديرية يمكن تقسيمها الي ‪:‬‬
‫• تكلفة ثابتة‬
‫• تكلفة متغيرة‬
‫التكلفة الثابتة‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫هي عبارة عن مصاريف سيتم تحملها بغض النظر عن عدد الحضور‬
‫مثل‪:‬‬
‫ايجار املكان والتجهيزات‬
‫اجور املتحدثين وتكاليف االعاشة واالنتقال‬
‫مصاريف التسويق‬
‫املصاريف االدارية‬
‫التكلفة املتغيرة‬
‫هي املصاريف التي تختلف حسب عدد الحضور مثل‪:‬‬
‫• الوجبات‬
‫• حقيبة املؤتمر‬
‫• االقامة ( ان كانت علي الجهة املنظمة )‬
‫التكلفة الكلية‬
‫التكلفة‬
‫الكلية‬
‫التكلفة المتغيرة‬
‫تكاليف ثابتة‬
‫عدد الحضور‬
‫مصادر دخل املؤتمر‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫رسوم االشتراك‬
‫املنح‬
‫الكفالة او الرعاية‬
‫االعالنات‬
‫املعرض املصاحب‬
‫مبيعات اوراق املؤتمر‬
‫تنظيم املؤتمرات من اجل الربح‬
‫• اصبحت تجارة رابحة‬
‫• ظهور الشركات املتخصصة‬
‫• الجانب التسويقي مهم للغاية في هذه الحالة‬
‫تسويق املؤتمرات‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫الصحف املحلية والدولية‬
‫املجالت التجارية واملهنية‬
‫العالقات العامة‬
‫البريد العادي واالليكتروني‬
‫موقع الجهة علي شبكة االنترنت‬
‫البيع الشخص ي‬
‫استخدم اسلوب ‪FABS‬‬
‫• اعمل لبيع الفوائد وليس املظاهر‬
‫• اذا كان الناس عادة يشترون الخدمة من اجل ما‬
‫يمكن ان تفعله لهم ( أي لفوائد استخدام هذه‬
‫الخدمة ) اذن يجب ان نبيع لهم هذه الفوائد بدال من‬
‫املالمح املوضوعية لهذه الخدمة‬
‫ما هي مالمح أي مؤتمر ؟‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫املتحدثون‬
‫البرنامج‬
‫رسوم االشتراك‬
‫املكان‬
‫• البرنامج االجتماعي‬
‫• ان مجرد وصف التفاصيل الفنية ليس كافيا‬
‫• املهم توضيح الفوائد الناتجة عن كل من املالمح‬
‫املذكورة‬
‫• مثال ‪:‬يوفر املؤتمر برنامجا اجتماعيا متميزا وهذا‬
‫يعني ان االعضاء ستكون لهم الفرصة لزيارة االماكن‬
‫السياحية الجذابة في مدينة الشارقة‬
‫احتياجات املؤتمر‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫في ضوء تقدير عدد املشاركين ومدة املؤتمر يوضع تصور الحتياجات‬
‫املؤتمر من ‪:‬الفنادق وسيارات‬
‫وهما العنصران الرئيسيان في االحتياجات دون إغفال اهمية‬
‫العناصر األخرى مهما صغرت‪.‬‬
‫توفير كافة االجهزة واملعدات املطلوبة‬
‫مكاتب املؤتمر من االستقبال واالستعالمات و مكتب السفر في مكان‬
‫انعقاد املؤتمر‬
‫النشاط االداري والعالقات العامة‬
‫يعتبر مفتاح نجاح أي مؤتمر‬
‫االدلة االرشادية‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫توجيه الدعوات‬
‫اخطار املشاركين بالترتيبات األساسية املتعلقة باإلقامة والسفر‬
‫تصميم استمارات التسجيل وبطاقات الصدر‬
‫طباعة كتيب ( بروشور) عن املؤتمر‬
‫اعداد الالفتات والالفتة الرئيسية خلف املنصة‬
‫الالفتات التي تعين للوصول الي مقر املؤتمر‬
‫تحديد اماكن الجلوس‬
‫اعداد موقع علي االنترنت‬
‫التغطية االعالمية‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫التنسيق مع الجهات االعالمية ووضع خطة لالعالم‬
‫إعداد الكتيبات واملعلومات الصحفية عن املؤتمر‪.‬‬
‫تنظيم املؤتمر الصحفي‬
‫اعداد النشرة اليومية‬
‫طباعة اعمال املؤتمر‬
‫التجهيزات‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫توفبر الطباعة والترجمة وأعمال السكرتارية في مكان انعقاد املؤتمر‬
‫اإلشراف على مكتب االستقبال باملؤتمر وتجهيزه باملوظفين الالزمين‪.‬‬
‫توفيراملعدات البصرية والسمعية‬
‫إعداد الجوائز والهدايا‬
‫املراسم والتشريفات‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫تشكيل لجنة االستقبال‬
‫تيسير عملية التسجيل للمشاركين‬
‫ترتيب استقبال كبار الشخصيات‪.‬‬
‫إقامة حفل االستقبال‪.‬‬
‫تحرير رسائل الشكر‬
‫• الهدايا والجوائز‬
‫الفنادق‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫حجز العدد الالزم من الوحدات( غرف واجنحة)‬
‫االتفاق على االسعار والتسهيالت‬
‫ابالغ الفندق ببيانات الوصول واملغادرة وتحديث هذه البيانات‬
‫حجز واتفاق على الحفالت واالستراحات ‪ :‬قوائم االطعمة ‪ /‬االسعار‬
‫‪ /‬طريقة الحفل ومواعيده‬
‫املطار‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫التنسيق مع الجهات املختصة حول اجراءات الدخول واملغادرة وكيفية‬
‫تيسيرها‬
‫الحصول من املشاركين على البيانات التي تطلبها هذه الجهات لتاشيرات‬
‫الدخول (استمارات املشاركة )‬
‫معرفة وتأكيد مواعيد الوصول واملغادرة ومتابعة ذلك‬
‫التنسيق مع سلطات املطار خاصة فيما يتعلق بتسهيل حركة ودخول‬
‫املنظمين للمطار‬
‫مكتب في املطار ‪ /‬الفتات‬
‫السيارات‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫العدد الكافي من السيارات الرسمية للشخصيات الرسمية‬
‫سيارات للمرافقين‬
‫إدارة حركة السيارات بين املطار والفندق‬
‫تنظيم وجود السائقين وحصرهم وطرق االتصال بهم‬
‫تخصيص سيارات لكبار املشاركين‬
‫• إجراء ترتيبات "املواصالت" بالنسبة للذهاب إلى الحفالت أو في‬
‫رحالت التسوق‪ ،‬وزيارة األماكن األثرية‪.‬‬
‫• سيارات خاصة لنقل األمتعة من وإلى املطار‬
‫النشاط االجتماعي‬
‫• إجراء ترتيبات عقد الحفالت الترفيهية‪.‬‬
‫• وضع برامج الرحالت الخاصة باملشاركين واسرهم‬
‫• إعداد املأدبة الرسمية‪.‬‬
‫في نهاية املؤتمر‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫إعداد ملف املؤتمر‪ ،‬يتضمن استمارة االستقصاء‬
‫نقل املعدات بأسرع ما يمكن للمخازن أو إلى أصحابها‪.‬‬
‫إعداد الحسابات الخاصة باملؤتمر ودفع الفواتير الالزمة‪.‬‬
‫اجتماع لجنة تقييم سير املؤتمر وذلك ملناقشة ما حدث أثناء سير املؤتمر‬
‫ً‬
‫من نقاط الضعف ألخذها في االعتبار عند اإلعداد للمؤتمر القادم‪ ،‬عمال‬
‫بالقول (إن اإلعداد للمؤتمر القادم يبدأ من هذه اللحظة)‪.‬‬
‫مؤشرات نجاح املؤتمر‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫النتائج االيجابية‬
‫توافر التسهيالت الكافية‪.‬‬
‫البرنامج املتوازن واملثير الهتمام املشاركين‪.‬‬
‫ارتفاع أعداد الحاضرين في املؤتمر‪.‬‬
‫مشاركة األعضاء بفعالية‬
‫خلو او محدودية سلبيات التنظيم‬