اصول سرپرستی
Download
Report
Transcript اصول سرپرستی
به نام ايزد
دانا
وظايف و نقشهاي
سرپرستي
مدرس :حمیدرضا عابدینی
استاد دانشگاه
سرفصل مطالب
مفهوم سرپرست و سرپرستي
نقش و جايگاه سرپرست
مسئوليتهاي سرپرست
ويژگي هاي کار سرپرست
ويژگي هاي ارتباطي سرپرست
وظايف سرپرست
سرفصل مطالب
مهارتهاي ضروري براي سرپرست
عوامل
تاثيرگذار
بر
توقعات
افراد
اصول ايجاد رابطه خوب با ديگران
روشهاي شناسايي و حل مشکل
مفهوم سرپرست و
سرپرستي
مفهوم سرپرست و
سرپرستي
رده
هاي
مختلف
مديريت
در
هر
سازمان به نوعي سرپرستي عده اي را
بر عهده دارند .به معنايي ديگر
تمام افرادي که اقتدار دارند و
کار
ديگران
را
کنترل
مي
کنند،
بدون توجه به باال و پايين بودن
موقعيت آنها در سلسله مراتب قدرت
در سازمان سرپرست شناخته مي شود و
براي ارائه تعريف سرپرست و تعيين جايگاه او ابتدا بايد رده هاي
مختلف مديريت در سازمان مورد بررس ي قرار گيرد تا موقعيت
سرپرستان در سازمان روشن شود .در يک سازمان بطور کلي سه
رده (سطح) مديريتي وجود دارد:
رده مديران عملياتي
رده مديران مياني
رده مديران عالي (ارشد) سازمان
مفهوم سرپرست و
سرپرستي
سرپرست يک مدير اجرايي يا
عملياتي است که هدايت و رهبري
مستقيم عده اي از کارکنان را
برعهده دارد.
نقش و جايگاه سرپرست
براي
سرپرستي
تنها
دانش
کار
کافي نيست ،آشنايي نظري با کار
و دانش مهارت فني شرط الزم براي
سرپرستي است.
نقش و جايگاه سرپرست-
ادامه
سرپرست بايد ضمن داشتن تسلط بر
کار ،روش هاي کار ،طرز کار
ماشينها و ابزار و وسايل را
بشناسد ،انتظارات زيردستان و
مديران را بداند و ميزان
اختيارات و مسئوليت هاي خويش را
تشخيص دهد ،اما مهمترين انتظار
از وي اين است که موجب بر
مسئوليتهاي سرپرست
مسئوليت
در
افراد
برابر
زيردست
آموزش
خطرات
،
،
حفاظت
هدايت
در
و
برابر
راهنمايي
افراد ،ايجاد نظم و هماهنگي ،
رهبري کار گروهي ،ايجاد انگيزه
مسئوليتهاي سرپرست
مسئوليت در برابر باال دستان
ارائه گزارش کار به مديران
مافوق ،ايجاد هماهنگي ،پيشبرد
کار و ...
مسئوليتهاي سرپرست
مسئوليت در برابر ساير
سرپرستان
ايجاد ارتباط و هماهنگي
مسئوليتهاي سرپرست
مسئوليت در برابر کار
کميت (مقدار) کار ،استانداردهاي
کيفيت (مرغوبيت) کار و رعايت
استانداردهاي زماني کار.
مسئوليتهاي سرپرست
مسئوليت در برابر محيط کار
ايجاد نظم و ترتيب ،نگهداري
و کاربرد صحيح ماشين آالت،
نظافت محل کار و ...
مسئوليتهاي سرپرست
بنابراين در يک دسته بندي کلي مي
توانيم مسئوليتهاي سرپرست را به
صورت زير برشماريم:
برنامه ريزي اجرايي کار
تهيه گزارش هاي کار(روزانه ،
هفتگي و ماهانه)
تعيين نياز و برنامه ريزي آموزشي
کارکنان
رسيدگي به مشکالت کارکنان
تعيين ميزان اختيار و مسئوليت هر
يک از کارکنان
مسئوليتهاي سرپرست-
ادامه
تقسيم کار بين افراد
تفهيم قوانين ،مقررات و هدفهاي
سازمان براي کارکنان
بهبود روش کار
اعمال اصول ايمني و بهداشت در محيط
کار و نظارت بر اجراي آن
آگاهي از استانداردهاي عملياتي کار
ويژگيهاي كار سرپرست
کار سرپرست کاري جمعي است و گروهي و با کار فردي
کارکنان متفاوت است
براي شناخت ويژگي هاي کار سرپرست مي توان کار فردي
ديگران را با کار سرپرست مقايسه کرد.
ويژگيهاي كار سرپرست
کارمند (کارگر)
سرپرست
با ابزار ،لوازم و مواد سرو کار دارد.
با افراد ،طرحها و برنامه ها سروکار دارد.
رهبري مي کند ،هدايت مي نمايد ،نظارت مي کند،
بوسيله ديگران کارش را انجام مي دهد.
کارهاي گوناگون و متفاوت انجام مي دهد.
توليد مي کند و يا خدمات خاص ي را ارائه مي دهد.
براساس دستور کار روشن و واضح و ساده کار را انجام
مي دهد.
دستور مربوط به کار خود را دنبال مي کند.
فقط در برابر کار خويش مسئوليت دارد
(مسئوليت فردي)
کاري عادي و ثابت دارد.
طرح و برنامه کار جمعي کارکنان را تهيه مي کند.
در برابر کار خود و زيردستان مسئوليت دارد.
وظايفش محدودو مشخص مي باشد.
هدف ،انجام کار خوب و خدمت قابل قبول است.
کار تغيير پذير دارد.
وظايف زياد و متغيري دارد.
هدف ،پرورش کارکنان ،ايجاد رابطه خوب و
محصول مطلوب است.
کار را طبق برنامه انجام مي دهد.
برنامه کار ر ا تدوين و اجرا مي کند.
برانگيخته ميشود تا کار انجام دهد.
موجب انگيزش خود و ديگران مي شود.
ويژگيهاي ارتباطي سرپرست
همکاران خود را خوب مي شناسد و به
تفاوتهاي آنها توجه مي نمايد.
ارتباط ميان افراد گروه همکاران را
درك کرده ،تحليل مي کند و به انگيزه
رفتارهاي
فردي،
گروهي
و
اجتماعي
مي
پردازد.
ابعاد کار را به روشني مي شناسد و در
تقسيم کار با توجه به خصوصيات فردي
ويژگيهاي ارتباطي سرپرست
هدف ها ،امکانات و روشها را به خوبي
مي شناسد.
از حس تعلق سازماني برخوردار است و
در ارتباط با سازمانهاي ديگر خود را
نماينده سازمان خويش مي داند.
اصل تغيير و تحول در محيط پيرامون
خود
و
افراد
را
به
انکار ناپذير مي داند.
عنوان
واقعيتي
مهارتهاي ضروري براي
سرپرست
مهارت در رهبري اثر بخش افراد
مهارت در آموزش افراد (آموزش موثر)
مهارت در حفظ و نگهداري افراد در
برابر
خطرهاي
محيط
کار(ايمني
بهداشت کار)
مهارت در بهبود کار(بهبود روش)
و
وظايف سرپرست
سرپرست در محدوده اختيارات و مسئوليتهاي خودعمل مي کند نه فراتر از آن.
سرپرست الزم است هدفهاي سازمان را بشناسد ونقش خود را در راه يابي به هدف ها بيابد.
سرپرست بايد توانايي بهبود روش و تغييرپذيريدر قسمت خود را داشته باشد.
تامين و تدارک ابزار کار و آماده سازي محيطکار براي کارکنان وظيفه سرپرست مي باشد.
ارزيابي عملکرد کارکنان يکي از وظايف مهمسرپرست مي باشد معيارهاي ارزيابي بايد براي
سرپرست و کارکنان روشن و قابل قبول باشد.
وظايف سرپرست
محدوده عملکرد افراد بايد روشن و مشخص باشد. زمان بندي کارها و تعيين اهداف جزئي براي هرفرد از وظائف سرپرست مي باشد.
تهيه برنامه آموزشي براساس نيازهاي افراد واجراي آن از وظائف سرپرست مي باشد.
نظارت و مراقبت مستمر و غير مستقيم از جملهوظائف مديريت مي باشد .نظارت بهتر است به گونه
اي باشد که روحيه خود كنترلي را در افراد تقويت
کند.
سرپرست بايد معيارهاي مناسبي براي تشويق ،پاداش ،جايزه ،جريمه و تنبيه داشته باشد.
واگذاري بخشي از اختيارات به افرادي که آمادگيو شايستگي پذيرش آن را دارند ،يکي از وظايف
سرپرست مي باشد.
-ايجاد ارتباط مناسب با کارکنان از وظايف
عوامل تأثيرگذار بر توقعات
افراد
واقعيت اين است که توقعات اساسي در همه
انسانها مشترك است ولي ميزان يا شدت
توقعات
در
موقعيت
و
افراد
شرايطي
يکسان
يک
يا
نيست
چند
در
هر
انتظار
اهميت بيشتري پيدا مي کنند و عواملي
موجب مي شوند که گرايش ما نسبت به يک
انتظار کمتر يا بيشتر شود.
چه عواملي موجب تأثيرگذاري و تغيير
عوامل تأثيرگذار بر توقعات افراد
سن
اعتقاد و باور
سابقه و تجربه
سبک مديريت سازمان
هوش و استعداد
تحصيالت و تخصص
نوع شخصيت
وضع جسماني
جامعه
موقعيت اجتماعي
تربيت
خانواده
جنسيت
فرهنگ
نوع و شرايط کار
اصول ايجاد رابطه خوب با ديگران
اصل اول -با افراد طبق خصوصيات فردي آنها رفتار کنيد.
اصل دوم -افراد را از وضعيت کاريشان آگاه کنيد.
اصل سوم -افراد را بموقع و به شکل مناسب تشويق کنيد.
اصل چهارم -از تغييرات ناگهاني دوري کنيد و قبل از ايجاد ،افراد را آگاه کنيد.
اصل پنجم -از استعداد و توانايي افراد به بهترين شکل استفاده کنيد.
روشهاي شناسايي و حل مشکل
مرحله اول -حقايق را پيدا
کنيد
1-1سوابق مشکل
2-1با افراد آگاه گفتگو کنيد .شرايط
گفتگوي هدفدار:
1-2-1انتخاب موقع مناسب
2-2-1انتخاب مکان مناسب
3-2-1موضوع گفتگو بايد از پيش تعيين
شود
4-2-1هدف گفتگو فراموش نشود
5-2-1ايجاد جو صداقت و صميميت
6-2-1گوش دادن موثر
7-2-1تشويق فرد به گفتگو
روشهاي شناسايي و حل مشکل
آخرين نکته در مرحله اول:
هيچگاه هدف اصلي اين مرحله که بدست آوردن
اطالعات صحيح است را از ياد نبريد
روشهاي شناسايي و حل مشکل
مرحله دوم – اطالعات را بسنجيد و تصميم بگيريد.
1-2انتخاب راه حل از ميان راه حلهاي موجود
2-2در نظر گرفتن سياستهاي سازمان -مهم
3-2اقدام مناسب
ويژگيهاي راه حل مناسب :سازگاري با سياستهاي سازمان ،تأثير مناسب روي فرد ،تأثير مناسب روي گروه،
تأثير مناسب روي بازده کار
4-2اطالعات بدست آمده را بهم ارتباط دهيد.
5-2تأثير وقايع را روي يکديگر در نظر بگيريد.
6-2هدف را فراموش نکنيد
روشهاي شناسايي و حل مشکل
آخرين نکته در مرحله دوم:
دوري از شتابزدگي
روشهاي شناسايي و حل مشکل
مرحله سوم -اجراي تصميم
سؤال :1آيا بايد به تنهايي اقدام کرد؟
سؤال :2آيا نياز به کمک داريد؟
سؤال :3آيا الزم است که اقدام خود را به اطالع مافوق خود برسانيد؟
1-3به دنبال زمان مناسب براي اقدام باشيد.
روشهاي شناسايي و حل مشکل
آخرين نکته در مرحله سوم:
مسئوليت حل مشکل به عهده سرپرست است و
الغير.
روشهاي شناسايي و حل مشکل
مرحله چهارم -پيامدها را بررس ي کنيد.
سؤال :پس از چه مدتي بررس ي خواهيد کرد؟
- 4-1تغييرات در کار ،رفتار و روابط افراد را در نظر داشته باشيد
روشهاي شناسايي و حل مشکل
آخرين نکته در مرحله چهارم:
اگر پيامدها مثبت و قابل قبول باشد مي توان گفت
مساله حل شده و در غير اينصورت ....
انواع مشکل
-1از نظر زمان وقوع
1-1مشکالت آني(لحظه اي) :حادثه ،خرابي بدون علت معين
2-1مشکالت جاري :مرخص ي کارمندي که به او نياز است ،کمبود مواد اوليه در انبار
3-1مشکالت نهفته(پنهان) :بي توجهي به استعداد کارکنان ،انجام وظايف بدون آموزش
اگر به مشکالت جاري و نهفته توجهي نشود ،به مشکل آني تبديل خواهد شد
-2از نظر کاربرد
1-2مشکالت کيفيت کار :شکايات مشتري و نارضايتي کارکنان
2-2مشکالت هزينه انجام کار :باال بودن هزينه هاي توليد و سربار
3-2مشکالت تحويل(انجام تعهدات):تأخير در تحويل کاال يا خدمت ،مشکالت سرمايه اي
با سپاس از توجه
شما سرپرستان
زحمت کش