Transcript اصول سرپرستی

‫به نام ايزد‬
‫دانا‬
‫وظايف و نقشهاي‬
‫سرپرستي‬
‫مدرس ‪ :‬حمیدرضا عابدینی‬
‫استاد دانشگاه‬
‫سرفصل مطالب‬
‫‪ ‬مفهوم سرپرست و سرپرستي‬
‫‪ ‬نقش و جايگاه سرپرست‬
‫‪ ‬مسئوليتهاي سرپرست‬
‫‪ ‬ويژگي هاي کار سرپرست‬
‫‪ ‬ويژگي هاي ارتباطي سرپرست‬
‫‪ ‬وظايف سرپرست‬
‫سرفصل مطالب‬
‫‪ ‬مهارتهاي ضروري براي سرپرست‬
‫‪ ‬عوامل‬
‫تاثيرگذار‬
‫بر‬
‫توقعات‬
‫افراد‬
‫‪ ‬اصول ايجاد رابطه خوب با ديگران‬
‫‪ ‬روشهاي شناسايي و حل مشکل‬
‫مفهوم سرپرست و‬
‫سرپرستي‬
‫مفهوم سرپرست و‬
‫سرپرستي‬
‫رده‬
‫هاي‬
‫مختلف‬
‫مديريت‬
‫در‬
‫هر‬
‫سازمان به نوعي سرپرستي عده اي را‬
‫بر عهده دارند‪ .‬به معنايي ديگر‬
‫تمام افرادي که اقتدار دارند و‬
‫کار‬
‫ديگران‬
‫را‬
‫کنترل‬
‫مي‬
‫کنند‪،‬‬
‫بدون توجه به باال و پايين بودن‬
‫موقعيت آنها در سلسله مراتب قدرت‬
‫در سازمان سرپرست شناخته مي شود و‬
‫براي ارائه تعريف سرپرست و تعيين جايگاه او ابتدا بايد رده هاي‬
‫مختلف مديريت در سازمان مورد بررس ي قرار گيرد تا موقعيت‬
‫سرپرستان در سازمان روشن شود‪ .‬در يک سازمان بطور کلي سه‬
‫رده (سطح) مديريتي وجود دارد‪:‬‬
‫‪‬رده مديران عملياتي‬
‫‪‬رده مديران مياني‬
‫‪‬رده مديران عالي (ارشد) سازمان‬
‫مفهوم سرپرست و‬
‫سرپرستي‬
‫سرپرست يک مدير اجرايي يا‬
‫عملياتي است که هدايت و رهبري‬
‫مستقيم عده اي از کارکنان را‬
‫برعهده دارد‪.‬‬
‫نقش و جايگاه سرپرست‬
‫براي‬
‫سرپرستي‬
‫تنها‬
‫دانش‬
‫کار‬
‫کافي نيست‪ ،‬آشنايي نظري با کار‬
‫و دانش مهارت فني شرط الزم براي‬
‫سرپرستي است‪.‬‬
‫نقش و جايگاه سرپرست‪-‬‬
‫ادامه‬
‫سرپرست بايد ضمن داشتن تسلط بر‬
‫کار‪ ،‬روش هاي کار‪ ،‬طرز کار‬
‫ماشينها و ابزار و وسايل را‬
‫بشناسد‪ ،‬انتظارات زيردستان و‬
‫مديران را بداند و ميزان‬
‫اختيارات و مسئوليت هاي خويش را‬
‫تشخيص دهد‪ ،‬اما مهمترين انتظار‬
‫از وي اين است که موجب بر‬
‫مسئوليتهاي سرپرست‬
‫‪‬مسئوليت‬
‫در‬
‫افراد‬
‫برابر‬
‫زيردست‬
‫‪ ‬آموزش‬
‫خطرات‬
‫‪،‬‬
‫‪،‬‬
‫حفاظت‬
‫هدايت‬
‫در‬
‫و‬
‫برابر‬
‫راهنمايي‬
‫افراد‪ ،‬ايجاد نظم و هماهنگي ‪،‬‬
‫رهبري کار گروهي‪ ،‬ايجاد انگيزه‬
‫مسئوليتهاي سرپرست‬
‫مسئوليت در برابر باال دستان‬
‫ارائه گزارش کار به مديران‬
‫مافوق‪ ،‬ايجاد هماهنگي‪ ،‬پيشبرد‬
‫کار و ‪...‬‬
‫مسئوليتهاي سرپرست‬
‫مسئوليت در برابر ساير‬
‫سرپرستان‬
‫ايجاد ارتباط و هماهنگي‬
‫مسئوليتهاي سرپرست‬
‫مسئوليت در برابر کار‬
‫کميت (مقدار) کار‪ ،‬استانداردهاي‬
‫کيفيت (مرغوبيت) کار و رعايت‬
‫استانداردهاي زماني کار‪.‬‬
‫مسئوليتهاي سرپرست‬
‫مسئوليت در برابر محيط کار‬
‫ايجاد نظم و ترتيب ‪ ،‬نگهداري‬
‫و کاربرد صحيح ماشين آالت‪،‬‬
‫نظافت محل کار و ‪...‬‬
‫مسئوليتهاي سرپرست‬
‫بنابراين در يک دسته بندي کلي مي‬
‫توانيم مسئوليتهاي سرپرست را به‬
‫صورت زير برشماريم‪:‬‬
‫‪ ‬برنامه ريزي اجرايي کار‬
‫‪ ‬تهيه گزارش هاي کار(روزانه ‪،‬‬
‫هفتگي و ماهانه)‬
‫‪ ‬تعيين نياز و برنامه ريزي آموزشي‬
‫کارکنان‬
‫‪ ‬رسيدگي به مشکالت کارکنان‬
‫‪ ‬تعيين ميزان اختيار و مسئوليت هر‬
‫يک از کارکنان‬
‫مسئوليتهاي سرپرست‪-‬‬
‫ادامه‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫تقسيم کار بين افراد‬
‫تفهيم قوانين‪ ،‬مقررات و هدفهاي‬
‫سازمان براي کارکنان‬
‫بهبود روش کار‬
‫اعمال اصول ايمني و بهداشت در محيط‬
‫کار و نظارت بر اجراي آن‬
‫آگاهي از استانداردهاي عملياتي کار‬
‫ويژگيهاي كار سرپرست‬
‫کار سرپرست کاري جمعي است و گروهي و با کار فردي‬
‫کارکنان متفاوت است‬
‫براي شناخت ويژگي هاي کار سرپرست مي توان کار فردي‬
‫ديگران را با کار سرپرست مقايسه کرد‪.‬‬
‫ويژگيهاي كار سرپرست‬
‫کارمند (کارگر)‬
‫سرپرست‬
‫با ابزار ‪ ،‬لوازم و مواد سرو کار دارد‪.‬‬
‫با افراد‪ ،‬طرحها و برنامه ها سروکار دارد‪.‬‬
‫رهبري مي کند ‪ ،‬هدايت مي نمايد‪ ،‬نظارت مي کند‪،‬‬
‫بوسيله ديگران کارش را انجام مي دهد‪.‬‬
‫کارهاي گوناگون و متفاوت انجام مي دهد‪.‬‬
‫توليد مي کند و يا خدمات خاص ي را ارائه مي دهد‪.‬‬
‫براساس دستور کار روشن و واضح و ساده کار را انجام‬
‫مي دهد‪.‬‬
‫دستور مربوط به کار خود را دنبال مي کند‪.‬‬
‫فقط در برابر کار خويش مسئوليت دارد‬
‫(مسئوليت فردي)‬
‫کاري عادي و ثابت دارد‪.‬‬
‫طرح و برنامه کار جمعي کارکنان را تهيه مي کند‪.‬‬
‫در برابر کار خود و زيردستان مسئوليت دارد‪.‬‬
‫وظايفش محدودو مشخص مي باشد‪.‬‬
‫هدف‪ ،‬انجام کار خوب و خدمت قابل قبول است‪.‬‬
‫کار تغيير پذير دارد‪.‬‬
‫وظايف زياد و متغيري دارد‪.‬‬
‫هدف‪ ،‬پرورش کارکنان ‪ ،‬ايجاد رابطه خوب و‬
‫محصول مطلوب است‪.‬‬
‫کار را طبق برنامه انجام مي دهد‪.‬‬
‫برنامه کار ر ا تدوين و اجرا مي کند‪.‬‬
‫برانگيخته ميشود تا کار انجام دهد‪.‬‬
‫موجب انگيزش خود و ديگران مي شود‪.‬‬
‫ويژگيهاي ارتباطي سرپرست‬
‫‪‬همکاران خود را خوب مي شناسد و به‬
‫تفاوتهاي آنها توجه مي نمايد‪.‬‬
‫‪‬ارتباط ميان افراد گروه همکاران را‬
‫درك کرده ‪ ،‬تحليل مي کند و به انگيزه‬
‫رفتارهاي‬
‫فردي‪،‬‬
‫گروهي‬
‫و‬
‫اجتماعي‬
‫مي‬
‫پردازد‪.‬‬
‫‪‬ابعاد کار را به روشني مي شناسد و در‬
‫تقسيم کار با توجه به خصوصيات فردي‬
‫ويژگيهاي ارتباطي سرپرست‬
‫‪‬هدف ها‪ ،‬امکانات و روشها را به خوبي‬
‫مي شناسد‪.‬‬
‫‪‬از حس تعلق سازماني برخوردار است و‬
‫در ارتباط با سازمانهاي ديگر خود را‬
‫نماينده سازمان خويش مي داند‪.‬‬
‫‪‬اصل تغيير و تحول در محيط پيرامون‬
‫خود‬
‫و‬
‫افراد‬
‫را‬
‫به‬
‫انکار ناپذير مي داند‪.‬‬
‫عنوان‬
‫واقعيتي‬
‫مهارتهاي ضروري براي‬
‫سرپرست‬
‫‪ ‬مهارت در رهبري اثر بخش افراد‬
‫‪‬مهارت در آموزش افراد (آموزش موثر)‬
‫‪‬مهارت در حفظ و نگهداري افراد در‬
‫برابر‬
‫خطرهاي‬
‫محيط‬
‫کار(ايمني‬
‫بهداشت کار)‬
‫‪‬مهارت در بهبود کار(بهبود روش)‬
‫و‬
‫وظايف سرپرست‬
‫ سرپرست در محدوده اختيارات و مسئوليتهاي خود‬‫عمل مي کند نه فراتر از آن‪.‬‬
‫ سرپرست الزم است هدفهاي سازمان را بشناسد و‬‫نقش خود را در راه يابي به هدف ها بيابد‪.‬‬
‫ سرپرست بايد توانايي بهبود روش و تغييرپذيري‬‫در قسمت خود را داشته باشد‪.‬‬
‫ تامين و تدارک ابزار کار و آماده سازي محيط‬‫کار براي کارکنان وظيفه سرپرست مي باشد‪.‬‬
‫ ارزيابي عملکرد کارکنان يکي از وظايف مهم‬‫سرپرست مي باشد معيارهاي ارزيابي بايد براي‬
‫سرپرست و کارکنان روشن و قابل قبول باشد‪.‬‬
‫وظايف سرپرست‬
‫ محدوده عملکرد افراد بايد روشن و مشخص باشد‪.‬‬‫ زمان بندي کارها و تعيين اهداف جزئي براي هر‬‫فرد از وظائف سرپرست مي باشد‪.‬‬
‫ تهيه برنامه آموزشي براساس نيازهاي افراد و‬‫اجراي آن از وظائف سرپرست مي باشد‪.‬‬
‫ نظارت و مراقبت مستمر و غير مستقيم از جمله‬‫وظائف مديريت مي باشد ‪ .‬نظارت بهتر است به گونه‬
‫اي باشد که روحيه خود كنترلي را در افراد تقويت‬
‫کند‪.‬‬
‫ سرپرست بايد معيارهاي مناسبي براي تشويق ‪،‬‬‫پاداش ‪ ،‬جايزه ‪ ،‬جريمه و تنبيه داشته باشد‪.‬‬
‫ واگذاري بخشي از اختيارات به افرادي که آمادگي‬‫و شايستگي پذيرش آن را دارند‪ ،‬يکي از وظايف‬
‫سرپرست مي باشد‪.‬‬
‫‪ -‬ايجاد ارتباط مناسب با کارکنان از وظايف‬
‫عوامل تأثيرگذار بر توقعات‬
‫افراد‬
‫واقعيت اين است که توقعات اساسي در همه‬
‫انسانها مشترك است ولي ميزان يا شدت‬
‫توقعات‬
‫در‬
‫موقعيت‬
‫و‬
‫افراد‬
‫شرايطي‬
‫يکسان‬
‫يک‬
‫يا‬
‫نيست‬
‫چند‬
‫در‬
‫هر‬
‫انتظار‬
‫اهميت بيشتري پيدا مي کنند و عواملي‬
‫موجب مي شوند که گرايش ما نسبت به يک‬
‫انتظار کمتر يا بيشتر شود‪.‬‬
‫چه عواملي موجب تأثيرگذاري و تغيير‬
‫عوامل تأثيرگذار بر توقعات افراد‬
‫سن‬
‫اعتقاد و باور‬
‫سابقه و تجربه‬
‫سبک مديريت سازمان‬
‫هوش و استعداد‬
‫تحصيالت و تخصص‬
‫نوع شخصيت‬
‫وضع جسماني‬
‫جامعه‬
‫موقعيت اجتماعي‬
‫تربيت‬
‫خانواده‬
‫جنسيت‬
‫فرهنگ‬
‫نوع و شرايط کار‬
‫اصول ايجاد رابطه خوب با ديگران‬
‫اصل اول‪ -‬با افراد طبق خصوصيات فردي آنها رفتار کنيد‪.‬‬
‫اصل دوم‪ -‬افراد را از وضعيت کاريشان آگاه کنيد‪.‬‬
‫اصل سوم‪ -‬افراد را بموقع و به شکل مناسب تشويق کنيد‪.‬‬
‫اصل چهارم‪ -‬از تغييرات ناگهاني دوري کنيد و قبل از ايجاد‪ ،‬افراد را آگاه کنيد‪.‬‬
‫اصل پنجم‪ -‬از استعداد و توانايي افراد به بهترين شکل استفاده کنيد‪.‬‬
‫روشهاي شناسايي و حل مشکل‬
‫مرحله اول‪ -‬حقايق را پيدا‬
‫کنيد‬
‫‪ 1-1‬سوابق مشکل‬
‫‪ 2-1‬با افراد آگاه گفتگو کنيد‪ .‬شرايط‬
‫گفتگوي هدفدار‪:‬‬
‫‪ 1-2-1‬انتخاب موقع مناسب‬
‫‪ 2-2-1‬انتخاب مکان مناسب‬
‫‪ 3-2-1‬موضوع گفتگو بايد از پيش تعيين‬
‫شود‬
‫‪ 4-2-1‬هدف گفتگو فراموش نشود‬
‫‪ 5-2-1‬ايجاد جو صداقت و صميميت‬
‫‪ 6-2-1‬گوش دادن موثر‬
‫‪ 7-2-1‬تشويق فرد به گفتگو‬
‫روشهاي شناسايي و حل مشکل‬
‫آخرين نکته در مرحله اول‪:‬‬
‫هيچگاه هدف اصلي اين مرحله که بدست آوردن‬
‫اطالعات صحيح است را از ياد نبريد‬
‫روشهاي شناسايي و حل مشکل‬
‫مرحله دوم – اطالعات را بسنجيد و تصميم بگيريد‪.‬‬
‫‪ 1-2‬انتخاب راه حل از ميان راه حلهاي موجود‬
‫‪ 2-2‬در نظر گرفتن سياستهاي سازمان‪ -‬مهم‬
‫‪ 3-2‬اقدام مناسب‬
‫ويژگيهاي راه حل مناسب‪ :‬سازگاري با سياستهاي سازمان‪ ،‬تأثير مناسب روي فرد‪ ،‬تأثير مناسب روي گروه‪،‬‬
‫تأثير مناسب روي بازده کار‬
‫‪ 4-2‬اطالعات بدست آمده را بهم ارتباط دهيد‪.‬‬
‫‪ 5-2‬تأثير وقايع را روي يکديگر در نظر بگيريد‪.‬‬
‫‪ 6-2‬هدف را فراموش نکنيد‬
‫روشهاي شناسايي و حل مشکل‬
‫آخرين نکته در مرحله دوم‪:‬‬
‫دوري از شتابزدگي‬
‫روشهاي شناسايي و حل مشکل‬
‫مرحله سوم‪ -‬اجراي تصميم‬
‫سؤال ‪ :1‬آيا بايد به تنهايي اقدام کرد؟‬
‫سؤال ‪ :2‬آيا نياز به کمک داريد؟‬
‫سؤال ‪ :3‬آيا الزم است که اقدام خود را به اطالع مافوق خود برسانيد؟‬
‫‪ 1-3‬به دنبال زمان مناسب براي اقدام باشيد‪.‬‬
‫روشهاي شناسايي و حل مشکل‬
‫آخرين نکته در مرحله سوم‪:‬‬
‫مسئوليت حل مشکل به عهده سرپرست است و‬
‫الغير‪.‬‬
‫روشهاي شناسايي و حل مشکل‬
‫مرحله چهارم‪ -‬پيامدها را بررس ي کنيد‪.‬‬
‫سؤال‪ :‬پس از چه مدتي بررس ي خواهيد کرد؟‬
‫‪- 4-1‬تغييرات در کار‪ ،‬رفتار و روابط افراد را در نظر داشته باشيد‬
‫روشهاي شناسايي و حل مشکل‬
‫آخرين نکته در مرحله چهارم‪:‬‬
‫اگر پيامدها مثبت و قابل قبول باشد مي توان گفت‬
‫مساله حل شده و در غير اينصورت ‪....‬‬
‫انواع مشکل‬
‫‪ -1‬از نظر زمان وقوع‬
‫‪ 1-1‬مشکالت آني(لحظه اي)‪ :‬حادثه‪ ،‬خرابي بدون علت معين‬
‫‪ 2-1‬مشکالت جاري‪ :‬مرخص ي کارمندي که به او نياز است‪ ،‬کمبود مواد اوليه در انبار‬
‫‪ 3-1‬مشکالت نهفته(پنهان)‪ :‬بي توجهي به استعداد کارکنان‪ ،‬انجام وظايف بدون آموزش‬
‫اگر به مشکالت جاري و نهفته توجهي نشود‪ ،‬به مشکل آني تبديل خواهد شد‬
‫‪ -2‬از نظر کاربرد‬
‫‪ 1-2‬مشکالت کيفيت کار‪ :‬شکايات مشتري و نارضايتي کارکنان‬
‫‪ 2-2‬مشکالت هزينه انجام کار‪ :‬باال بودن هزينه هاي توليد و سربار‬
‫‪ 3-2‬مشکالت تحويل(انجام تعهدات)‪:‬تأخير در تحويل کاال يا خدمت‪ ،‬مشکالت سرمايه اي‬
‫با سپاس از توجه‬
‫شما سرپرستان‬
‫زحمت کش‬