Transcript ISO/DIS 19011

คำศัพท์ ที่ควรร้ ูสำหรั บ Auditor










Auditor : ผูต้ รวจประเมิน
Auditee : ผูถ้ ูกตรวจประเมิน
Lead Auditor : หัวหน้าทีมผูต้ รวจประเมิน
Audit Criteria : เกณฑ์ที่ใช้ในการตรวจ
Audit Evidence : หลักฐานต่างๆที่ขอดูพิจารณาความสอดคล้อง
NC = Nonconformity : ความไม่สอดคล้อง
OB = Observation : ข้อสังเกต
C = Compliance : ความสอดคล้อง
CAR = Corrective Action Request : ใบขอให้แก้ไข
PAR = Preventive Action Request : ใบขอให้ป้องกัน
2
หลักกำรพืน้ ฐำนในกำร Audit
Ethical conduct (มีจริยธรรม)
- เชื่อใจ
- มีคุณธรรม,ซื่ อสัตย์
- รักษาความลับ
- สุ ขมุ รอบคอบ
Fair presentation (นำเสนออย่ ำงยตุ ิธรรม)
- การรายงานผล Audit ต้องแม่นยา ถูกต้อง
- ไม่ต่อเติมเสริ มแต่ง
- ปั ญหาสาคัญที่ตกลงกันไม่ได้ในขณะ Audit ก็ควรรายงาน
3
Personal behavior
• ethical (มีจรรยาบรรณ)
• open minded (เปิ ดใจ)
• diplomatic (เป็ นกันเอง)
• observant (ช่างสังเกต)
• tenacious (หนักแน่น)
• decisive (ตัดสิ นใจเด็ดขาด)
• self-reliant (มีความเชื่อมัน่ )
4
AUDITOR
ต้ องเข้ าใจการสื่ อสารกับบุคคลต่ างๆ
ลืน่ เป็ นปลาไหล
อดทน
เครียด/ประหม่ า
ซื่อ ๆ
ธุระเยอะ
พูดมาก/ถ่ วงเวลา
5
Due professional care (มีควำมเป็ นมืออำชีพ)
- การ Audit ต้องใช้ Auditor ที่มีความรู้ที่จะจับประเด็น
สาคัญของการ Audit ว่างานนั้นจุดสาคัญคืออะไร
มิใช่จบั ผิดจุดเล็กจุดน้อย
Independence (เป็ นอิสระ)
- ไม่มีส่วนได้ส่วนเสี ย
Evidence-based approach
- การสรุ ปรายงานในการ Audit ต้องมีหลักฐานชัดเจน
ในการสรุ ป (ตัวอย่างที่สุ่มและข้อมูลต่าง ๆ)
- หลักฐานต้องมากพอ (ประสบการณ์)
6
Managing an audit program
โปรแกรมการ audit เพือ่ การวัดความมีประสิ ทธิผลของระบบ ทั้งนีโ้ ปรแกรม Audit ขึน้ กับ
- ขนาด, ลักษณะ และความสลับซับซ้อนขององค์กร
ผู้บริหารมีหน้ าทีใ่ นการ :
a. จัดทา ตรวจสอบ ทบทวนและปรับปรุ งโปรแกรมตรวจ
b. จัดสรรทรัพยากรตามความจาเป็ น
หลักการ Plan – do – check – action
ครอบคลุมทั้ง 3 parties audit
7
วัตถุประสงค์ ของการวางโปรแกรมในการ audit
- เพื่อให้มนั่ ใจในระบบบริ หาร
- เหตุผลทางธุรกิจ
- ข้อกาหนดในการบริ หารระบบ
- เหตุผลด้านกฎหมายบังคับ
- จาเป็ นต้อง audit ผูข้ ายเรา
- ความต้องการของลูกค้า
- ความจาเป็ นจากองค์กรภายนอก
- เป็ นองค์กรที่มีความเสี่ ยงสูง
ฯลฯ
8
ขอบเขตของโปรแกรมขึน้ กับ
- scope และวัตถุประสงค์ และช่วงเวลาของการ audit
- ความถี่ในการ audit
- ขนาด และความซับซ้อน
- ข้อกาหนดของกฎหมาย
- เงื่อนไขของ CB/AB
- ภาษา, วัฒนธรรม
- ผลจากการ audit ครั้งก่อน
- การเกี่ยวข้องกับองค์กรภายนอก
- ผลจากการเปลี่ยนโครงสร้างองค์กรหรื อพนักงาน
9
ความรับผิดชอบ ทรัพยากร และ Procedure
ความรับผิดชอบ
ต้องมีการกาหนด หน้าที่ความรับผิดชอบให้ชดั เจนว่า
ใคร หรื อกลุ่มใด มีหน้าที่ในการที่จะปฏิบตั ิการ audit
ให้เป็ นไปตามโปรแกรม รวมถึงการทบทวนและปรับปรุ งโปรแกรม
ทรัพยากรขึน้ กับ
- สภาวะเหตุผลด้านการเงิน
- audit techniques
- ความชานาญของผูต้ รวจ
- ระยะเวลาในการ audit, การเดินทาง
10
Procedure ควรครอบคลุมขั้นตอน
- การวางแผน และ Schedule
- การเลือก Auditor และ Lead auditor
- การจัดทีม Auditor ที่มีคุณสมบัติเหมาะสม
- การดาเนินการ Audit
- การดาเนินการ Follow-up
- รักษาบันทึกผลการ Audit
- การเฝ้ าระวังให้โปรแกรมตรวจมีประสิ ทธิภาพ
- การรายงานให้ผบู้ ริ หารรับทราบผล
11
การดาเนินการ Audit
- สื่ อสาร Audit Program ให้ทุกฝ่ ายที่เกี่ยวข้อง
- ประสานงาน Audit Schedule (ยืนยัน วัน – เวลา)
- กาหนดขั้นตอนการประเมินผล auditor
- ยืนยันการมอบหมายกาหนดทีมผูต้ รวจ
- ให้ทรัพยากรที่จาเป็ นแก่ทีม Audit
- การตรวจสอดคล้องตามโปรแกรม
- เก็บบันทึกผลการตรวจ
- ทบทวนผล และแจกจ่ายให้ผทู้ ี่เกี่ยวข้อง
- ติดตามผลแก้ไข ถ้าจาเป็ น
12
Record ของการ Audit
a.
- audit plan
- audit reports
- nonconformity reports
- corrective & preventive action reports
- follow up report (ถ้าจาเป็ น)
b. ผลการทบทวน Audit Program
c. บันทึกประวัติ auditor
- ผลประเมิน auditor
- การเลือกทีม auditor
- ผลการอบรม (พัฒนา auditor)
13
การทบทวน Audit Program เป็ นตัวชี้ว่า
- ความสามารถของ Team Audit ในการทาแผน
- Feedback จากผูถ้ ูกตรวจ และ auditor
- เวลาในการ Audit (ความเหมาะสมของโปรแกรม)
เพือ่ ทีจ่ ะนามาดูว่า
a. แนวโน้มของระบบเป็ นอย่างไร
b. ทาตาม Procedure กันหรื อไม่
c. จาเป็ นต้องปรับปรุ งสิ่ งใด(ค่อยๆเป็ นค่อยๆไป)
d. Audit record สมบูรณ์
e. ต้องฝึ ก หรื อ สลับ auditor เพิ่มเติม
f. ความสม่าเสมอระหว่าง audit team
14
นัดหมายเจ้ าของพืน้ ที่
Audit
Site/Area
Preparation
Performance
วางแผนการตรวจ
วัน/เวลา
ศึกษาพืน้ ทีจ่ ะทาการตรวจ
flow-Chart
เตรียม checklist
ศึกษาขั้นตอนการปฏิบัติ
เปิ ดประชุ ม
Agree the Facts
ความไม่ สอดคล้ อง
ทาการแก้ ไข
ทาการตรวจติดตาม
พบ
ระบบการบริหารงานคุณภาพ
คู่มอื ระบบ
NC ?
ไม่ พบ
ปิ ดประชุ ม
การจัดการ
ขั้นตอน
การ
ปฏิบตั ิ
บันทึก
ต่ างๆ
รำยงำนสิ่งทีพ่ บ
รายงานผล
ติดตามผล
ปิ ดประเด็น
15
การเตรียมคาถามใน Check List
ข้ อกำหนดของมำตรฐำนที่เกี่ยวข้ องกับเรื่ องที่จะทำกำรตรวจ/ของ
แผนกนันๆ
้
เอกสำรกำรทำงำนของแผนกนันๆ
้
ผลกำรตรวจประเมินครัง้ ที่ผำ่ นมำ
Checklists and their use
Checklists.
-เป็ นกำรช่วยเตือนควำมจำ
-ใช้ Procedure ของหน่วยงำนเป็ นแนวทำงตังค
้ ำถำม
-ไม่ใช่แบบ ‘Tick List’ หรื อ
-ใช้ เป็ นแนวทำงสำหรับ Auditor
-สำมำรถเพิ่มคำถำมได้ เสมอ
-ไม่ยดึ ติดกับเอกสำร
WITH WHO?
WITH WHAT ?
(Materials /
Equipment)
(Competence /
Skills / Training)
PROCESS
INPUTS
HOW?
( Procedures & Methods)
OUTPUTS
WHAT RESULTS?
(Performance Indicators)
18
With What
(โครงสร้ างพืน้ ฐาน)
Input
How
(คู่มอื / Procedure / WI)
With Who
(ความสามารถ/การฝึ กอบรม/
ความรับผิดชอบ)
หน่ วยงาน/
กิจกรรม
…………………
Output
Objective & Target
(วัตถุประสงค์ คุณภาพ)
19
Conducting on-site audit activities
- Conducting opening meeting
-(เปิ ดประชุม)
- Communication during the audit
ื่ สารระหว่างตรวจ)
-(การสอ
- Roles and responsibilities of guides
-(บทบาทและหน้าทีข
่ องผูน
้ าทาง)
- Collecting and verifying information
-(การรวบรวมและทวนสอบข้อมูล)
- Generating audit findings
-(ผลการประเมินข้อมูลทีไ่ ด้จาการตรวจ)
- Preparing audits conclusions
-(เตรียมสรุปผลตรวจประเมิน)
- Conducting closing meeting
-(ปิ ดประชุม)
20
กำรเปิ ดประชุมก่ อนกำรตรวจประเมิน ( Opening Meeting )





การแนะนาทีมผูต้ รวจประเมิน ( Auditor )
แจ้งวัตถุประสงค์และขอบข่ายการตรวจประเมิน
ยืนยันกาหนดการของการตรวจประเมิน
อธิบายขั้นตอนและวิธีการตรวจ
การรายงานสรุ ปผลการตรวจประเมินในที่ประชุม Closing Meeting
21
Audit Performance
ระหว่ ำงกำรตรวจติดตำม






ถามคาถาม
ขอดูบันทึก
ตรวจสอบบันทึก
ดูว่าเป็ นไปตามระบบทีว่ างไว้ หรือไม่ !
ถามตาม audit trail
เปิ ดใจให้ กว้ าง
22
กำรปิ ดประชุมกำรตรวจประเมิน ( Closing Meeting )




การกล่าวขอบคุณสาหรับความร่ วมมือในการตรวจ
แจ้งจุดดี – จุดแข็งของ Auditee
แจ้งจุดอ่อน - ข้อบกพร่ องที่ตอ้ งได้รับการแก้ไข ( NC/Observation )
อธิบายขั้นตอน ระยะเวลาในการแก้ไขข้อบกพร่ อง
23
การสื่ อสาร
การสื่ อสารด้ วยคาพูด
- ใช้คาศัพท์ที่เข้าใจง่าย
- ใช้น้ าเสี ยงสุ ภาพ
- สื่ อให้เห็นความสนใจที่แท้จริ ง
- ไม่ใช้น้ าเสี ยงเบื่อหน่าย
การสื่ อสารด้ วยท่ าทาง
- ท่าทางและบุคลิกสุ ภาพ
- การเคลื่อนไหวของมือแขน
- การให้สญ
ั ญาณ
- การประสานตา
- สี หน้า
24
หลักในการเขียน CAR
พบที่ไหน
L ocation
หลักฐานที่พบคืออะไร
E vidence
ไม่ สอดคล้องกับมาตรฐานหรือ
เอกสารขั้นตอนการปฏิบัติฉบับใด
R equirement
พบปัญหาอะไร
N ature of Problem
LERN
25
ตัวอย่ างการเขียน CAR
จากการตรวจสอบแผนกบุคคล ไม่พบบันทึกประวัติการ
ฝึ กอบรมของพนัก งานทั้งหมด ในการฝึ กอบรมหลักสู ตร การ
เตรี ยมความพร้อมในสถานการณ์เพลิงไหม้ เมื่อวันที่ 5 สิ งหาคม
2556 ซึ่ งเอกสารขั้นตอนการปฏิบตั ิ เรื่ อง การฝึ กอบรม ระบุ
จะต้องมีการจัดทาประวัติการฝึ กอบรม ภายหลังการฝึ กอบรมทุก
หลักสูตร จึงไม่สอดคล้องกับข้อกาหนด 6.2.2
26
Competence of auditors
Concept of Competence
Quality
Generic
Quality specific
Knowledge and
Skills
Education
Environmental
knowledge
And skills
Environmental
Specific
Knowledge and
skills
Work
Auditor
Audit
experience Training experience
Personal attributes
27
Education, work experience, auditor training, audit experience

Auditor
-
ต้องมีความรู้ในเรื่ องที่จะ audit
มีประสบการณ์ในการทางานด้านเทคนิคบ้าง
ได้รับการฝึ กอบรม (ภายใน หรื อ ภายนอก)
ประสบการณ์ในการ audit (OJT)

Audit team leader
- Auditor ผูม้ ีประสบการณ์ที่ได้รับการประเมินผ่านจะเป็ น
Lead Auditor

Auditor ที่ audit ทั้ง ISO 9001 และ ISO 14001
- ต้อง Train ต้องมีประสบการณ์ทางาน
- ต้อง Audit และถูก Lead Auditor ประเมินผ่าน
28
Maintenance and Improvement Competence

ต้ องเรียนรู้ อย่ างต่ อเนื่อง
- เข้าอบรม
- อ่านเอง
- ร่ วมประชุม
- ฯลฯ

ต้ อง Audit ต่ อเนื่องอยู่เรื่อย ๆ
29