Transcript Cadrul conceptual

MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Cadru conceptual. Managementul
ciclului de proiect.
Activităţi la nivel organizaţional
Orice activitate dintr-o organizaţie poate să facă
parte din următoarele categorii:
- Activitate de tip asistenţă,
- Operaţiuni,
- Regia
- Managementul si leadership-ul.
Proiectele se încadrează în ultima categorie dar
nu numai.
Tipuri de proiecte
Clasificarea proiectelor în funcţie de amploare
(Scarlat&Galoiu, 2002):
• organizaţional;
• local (localitate, judeţ, grup de judeţe);
• naţional;
• regional;
• internaţional.
Tipuri de proiecte
După domeniul obiectivului şi activităţilor
proiectului:
– proiecte industriale;
– proiecte sociale;
– proiecte comerciale;
– proiecte culturale;
– proiecte de protecţie a mediului;
– proiecte ştiinţifice (de cercetare);
– proiecte educaţionale;
– proiecte de management.
Tipuri de proiecte
După mărimea lor:
• proiecte mici: acest tip de proiecte au termene de max. un
an, au val. reduse, permit angajările part–time, au cerinţe
tehnologice modeste și permit o urmărire directă zilnică;
• proiecte medii: au termene cuprinse între doi și trei ani, cu
val. medii, în care sunt permise atât angajările part-time, cât
și full-time, au cerinţe tehnologice medii, iar urmărirea lor se
realizează prin raportări periodice;
• proiecte mari: au termene mai mari de trei-cinci ani, au o
val. ridicată și permit numai angajări full-time, au cerinţe
tehnologice performante, apelează la instrumente şi
programe specifice, iar urmărirea lor se realizează prin
raportări de control;
Proiecte vs. activităţi
Proiecte
Activități curente
Implică schimbări semnificative Eventualele schimbări sunt mici
și treptate
Sunt limitate ca amploare și ca Nu se sfârșesc niciodată
durată
Unice
Au un caracter repetitiv
Folosesc resurse temporare
Folosesc resurse stabile
Sunt temporare
Permanente
Managementul este orientat spre Management este orientat spre
atingerea unor obiective
îndeplinirea unui rol
Caracterizate de risc și
Caracterizate printr-un
incertitudine
sentiment de stabilitate
Succesul proiectului
• Tipurile de criterii pentru aprecierea
succesului se reduc la următoarele trei
categorii: predarea livrabilelor (rezultate
concrete/produse tangibile), obținerea
beneficiilor asociate proiectului și satisfacția
clientului (Newton, 2006)
Programe vs. Proiecte
Caracteristici
Anvergura
Program
Proiect
Componente de politică Inițiative locale
națională sau regională
Durata
Durată nedefinită sau de Luni (cel mai adesea) sau
ordinul anilor
Bugetul
Rolul echipei
ani
Buget alocat global și Buget
fix,
alocat
modificabil
destinație precisă
Management
Implementare
(planificare, coordonare,
control)
Orientarea evaluării
Asupra
impactului
și Asupra performanței
cu
Managerul de proiect
responsabilităţi
Odată proiectul început, managerul de proiect trebuie să
gestioneze şi să controleze cu succes munca, care presupune:
• Identificarea, urmărirea, gestionarea şi rezolvarea
problemelor legate de proiect;
• Diseminarea proactivă a informaţiilor referitoare la proiect;
• Identificarea, gestionarea şi contracararea riscurilor de
proiect;
• Asigurarea calităţii soluţiei;
• Urmărirea îndeaproape a scopului proiectului;
• Definirea, coordonarea şi monitorizarea matricelor de lucru
pentru a monitoriza evoluţia proiectului şi pentru a asigura că
rezultatele obţinute sunt calitative;
• Gestionarea planului de lucru pentru a asigura împărţirea şi
încadrarea muncii într-un interval de timp şi un buget stabilit
Managerul de proiect competenţe
Competenţe clasice ale managerului de proiecte:
Managementul termenelor, a resurselor umane, a
costurilor şi a expertiză în domeniul proiectului.
Competenţe noi: stăpânirea de instrumente informatice ale
managementului de proiect, managementul riscului şi al
calităţii.
Calităţi: Rezistenţa la stres, putere mare de muncă,
capacitatea de a motiva şi conduce oamenii, capacitate de
control şi corecţie a planului de execuţie, educaţie solidă în
cunoaşterea mecanismelor financiar - contabile,
diplomaţie, putere de convingere, fermitate şi flexibilitate.
Abilităţi: O viziune de ansamblu asupra proiectului, de a
corobora şi intercala informaţii care vin din domenii de
activitate principial diferite şi, nu în ultimul rând, de a
menţine cursul proiectului permanent către obiectivul final
Ciclul de proiecte - aspecte generale
• Derularea proiectelor în structuri clare – faze şi
procese – reduce gradul de nesiguranţă, permite
introducerea unor puncte de decizie după fiecare
fază, un control al derulării proiectului,
responsabilităţi clare şi o alocare a bugetului de
proiect mai diferenţiată.
• În funcţie de domeniul în care se desfăşoară un
proiect, derularea lui şi fazele de proiect se
diferenţiază numai în detaliu, în esenţă rămân
aceleaşi.
Procese în cadrul proiectelor.
Proiectele sunt alcătuite dintr-un ansamblu de procese. În
cadrul proiectelor, subproiectelor sau fazelor de proiect
avem următoarele procese, care se suprapun, se
intercondiţionează reciproc şi se pot derula de mai multe
ori:
• procese de iniţializare (Ieşirile acestor procese constituie
intrări pentru procesele de planificare);
• procese de planificare (subprocese: definirea activităţilor,
definirea secvenţei de activităţi, planificarea resurselor,
estimarea duratei activităţilor, a costurilor, si resurselor.);
• procese de controlling (procesele de controlling arată dacă
planul întocmit este valid sau trebuie ajustat, comandă
procesele de execuţie şi cele de încheiere);
• procese de execuţie (punerea în practică a tuturor
măsurilor planificate);
• procese de încheiere (predarea rezultatelor).
Ciclul de proiect
Totalitatea fazelor derulate de la iniţierea unui proiect şi
până la încheierea acestuia – reprezintă ciclul de viaţă
al proiectelor.
• Discuţii în privinţa etapelor de proiect:
• - abordare clasică - patru etape (concepţie, planificare,
implementare şi evaluare)
• - abordări morderne – şase etape (conceperea,
planificare/dezvoltarea ideii de proiect, formarea
echipei, implementarea, monitorizarea şi încheierea
proiectului),
• Proiecte complexe – mai multe subetape .
Este important ca la finalul fiecărei etape să se producă
un livrabil.
Ciclul de viaţă
Nu există un singur ciclu de viaţă care să se poate
aplica tuturor proiectelor.
Trei tipuri de cicluri de viaţă sunt:
• ciclul de viaţă elementar al unui proiect, adaptat
după modelul în cinci faze descris de Weiss şi
Wysocki (1994);
• ciclul de viaţă bazat pe faze de dezvoltare (o
înşiruire de mini-proiecte), după Jordan şi
Machesky (1990);
• ciclul de viaţă pe bază de prototip;
Ciclul de viaţă
Ciclul de viaţă elementar - al unui proiect poate fi defalcat
în 5 faze: definire, planificare, organizare, execuţie şi
încheiere. Aceste activităţi pot varia în funcţie de tipul
proiectului şi de domeniul în care se desfăşoară sau
conform metodologiei ce se aplică.
Ciclul de viaţă bazat pe faze de dezvoltare - dezvoltarea în
faze este o strategie prin care activităţile de determinare
a cerinţelor, de evaluare a alternativelor, de stabilire a
specificaţiilor şi de implementare a proiectului sunt
repetate de mai multe ori. Prin urmare, fazele sunt o
succesiune de "mini-proiecte" (chiar dacă fiecare dintre
ele poate avea dimensiuni considerabile), strâns legate
între ele, astfel încât, la sfârşitul fiecăruia, utilizatorul
implementează şi evaluează o anumită parte a
proiectului.
Ciclul de viaţă
Ciclul de viaţă pe bază de prototip - acest tip de
proiect presupune construirea rapidă a unui
model sau prototip al sistemului propus şi
prezentarea acestuia utilizatorilor cu scopul de a
obţine un feed-back rapid. Modelul poate deveni
sau nu parte integrantă a sistemului final oferit
utilizatorilor. Avantajul folosirii prototipurilor este
posibilitatea de a renunţa la un model care are
mai puţin succes, de a construi unul sau mai
multe modele potrivite şi de a perfecţiona
modelul cel mai bun.
Concepte de bază
• Obiectivul general – explică de ce este proiectul important pentru
societate, în beneficii pe termen lung pentru beneficiarii finali şi mai
larg, beneficii pentru alte grupuri.obiectivele generale ajută să arate
cum se încadrează proiectul în politicile regionale /sectoriale, ale
guvernului.
• Obiectivul specific (scopul proiectului) – este obiectivul care trebuie
atins prin implementarea proiectului. Scopul trebuie să fie rezolvarea
unei probleme centrale care trebuie definită în termeni de beneficii
sustenabile pentru grupurile ţintă.
• Rezultatele – sunt produse obţinute ca urmare a desfăşurării
activităţilor, a căror combinaţie va conduce la realizarea scopului
proiectului.
• Activităţi – acţiunile (şi mijloacele) specifice care trebuie întreprinse
pentru a produce rezultate.
• Mijloace – resurse (intrări) materiale şi nemateriale necesare pentru a
desfăşura activităţile (cum ar fi: personal, echipament şi materiale).
Concepte de bază
• Costuri – costurile reprezintă traducerea în termeni financiari a
resurselor identificate (mijloacelor).
• Indicatori verificabili în mod obiectiv – descrierea operaţională a
obiectivelor generale, scopului proiectului şi rezultatelor.
• Surse şi mijloace de verificare – arată unde şi în ce formă pot fi
găsite informaţiile privind realizarea obiectivelor generale, a
ascopului proiectului şi a rezultatelor.
• Ipoteze – sunt acei factori externi (condiţii) care nu sunt influenţaţi
de proiect, dar care pot afecta implementarea sa şi sustenabilitatea
pe termen lung. Aceste condiţii trebuie îndeplinite pentru ca
proiectul să poată reuşi.
• Precondiţii – condiţii care trebuie îndeplinite înainte ca proiectul să
înceapă.
• Beneficiari / grup ţintă
• GRUP TINTA