Transcript Proje Uygulama Başkanlığı

AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
ARDAHAN VALİLİĞİ
AVRUPA BİRLİĞİ PROJE
HAZIRLAMA EĞİTİMİ
3-5 Ekim 2012
Avrupa Birliği Bakanlığı
Proje Uygulama Başkanlığı
Oktay ERCAN
Ünsal GENÇ
AB İşleri Uzman Yardımcıları
Proje Uygulama Başkanlığı
AVRUPA BİRLİĞİ
BAKANLIĞI
Proje Uygulama Başkanlığı
Sunumun İçeriği
Bu Sunumda Neler Aktarılacak?
Projeler Nasıl Finanse Edilir?
Proje Nedir?
Proje Döngüsü Yönetimi Aşamaları
Proje Aşamaları
AB Projesi Hazırlanırken Nasıl Bir Strateji İzlenmeli?
Proje Planlama Aşamaları
Proje Uygulama Başkanlığı
Bu Sunumda Neler Aktarılacak?
•
Proje Finansmanı Nasıl Gerçekleşir?…
•
Proje Döngüsü Yönetimi (PCM) nedir? Onsuz olmaz mı?
•
Bir Fikrim var!!! Nasıl Proje Hazırlamalıyım?...
•
En Önemli Adım! Analiz ve Planlama…
•
Sonuç: Proje Kurgusu/Çatısı/Temeli/Yapısı/vb…
•
Proje Kurgusundan Proje Başvuru Formuna
•
Proje Başvuru Formunun Hazırlanması
Proje Uygulama Başkanlığı
Proje Finansmanı Nasıl Gerçekleşir?
Ulusal veya uluslararası mali yardımlarda istenilen zamanda finansman
sağlayan bir destek modeli bulunmamaktadır
Proje finansmanı PROGRAMLARA bağlıdır; destek alabilmek için
PROGRAMLARIN takip edilmesi gerekir
Proje finansmanı destek sağlayan PROGRAM öncelikleri ve kriterleri
çerçevesinde sağlanır
Proje finansmanı uzun soluklu bir süreçtir; kapsamlı, sabırlı ve planlı çalışma
gerektir
Proje finansmanında kabul görmüş metodoloji/yöntem Proje Döngüsü
Yönetimi (PDY-PCM)’dir
Proje Uygulama Başkanlığı
PROJE NEDİR?
«Bir Projemiz Var!» = Proje Fikri
Proje Uygulama Başkanlığı
PROJE NEDİR?
«Bir Projemiz Var!» = Proje Fikri
Proje için proje fikrinin
geliştirilmesi gerekir.
•Yaklaşım, amaç, içerik, yöntem
•Sorumlu/yürütücü
•Süre
•Plan, faaliyetler
•Sonuçlar, ürünler, etkiler,
•Kaynaklar, bütçe
•Değerlendirme
Proje Uygulama Başkanlığı
PROJE NEDİR?
Belirli bir süre içinde
[zaman]
Belli hedeflere ulaşmak için
[hedef]
Planlanmış faaliyetler topluluğu
[faaliyet]
Proje Uygulama Başkanlığı
PROJE NEDİR?
• Faaliyetleri belirli bir hedefe yönlendirir
• Zaman ve kaynak planlamasına olanak sağlar
• İzleme ve değerlendirmeye olanak sağlar
• Kaynak bulunmasına yardımcı olur
• Hedeflere ulaşmasının önündeki risklere
ve engellere ilişkin bilgi sahibi olunmasını
ve önlem alınabilmesine olanak sağlar
• Fikrin anlatımını ve faaliyetlere
katılımcılığı kolaylaştırır
• Sonuçların sürdürülebilirliğini artırır
Proje Uygulama Başkanlığı
9
PROJE HAZIRLAMA METADOLOJİSİ
Proje
Proje Döngüsü Yönetimi (PDY)
Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı
Proje Uygulama Başkanlığı
PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ
PROJE DÖNGÜSÜ: Bir projenin fikir olarak
doğuşundan hazırlanması, analizi,
onaylanması, uygulanması, izlenmesi ve
değerlendirilmesine kadar geçen süreç
Proje Döngüsü Yönetimi: Proje Döngüsü
çerçevesinde yapılan faaliyetlerin bütününü
kapsayan süreç
Proje Uygulama Başkanlığı
Proje Döngüsü Yönetimi
Tarihsel Arka Plan:
1960’ların sonunda ABD Uluslararası Kalkınma
Ajansı’nın proje planlama ve değerlendirme sistemini
desteklemek için geliştirilmiştir.
AB Boyutu:
AB Komisyonu 1992 yılında, proje tasarımı ve
yönetiminde kullanılan bir dizi araç içeren “Proje
Döngüsü Yönetimi” ni benimsemiştir.
Amaç:
Projelerin tasarım ve uygulanmasında hedef ve sonuç
odaklı bir yaklaşımın geliştirilmesine katkıda
bulunmak.
Proje Uygulama Başkanlığı
Uluslararası Proje Döngüsü
Yönetimi
Proje Fikrini
Belirleme
Proje Fikrinin Analizi
Değerlendirme
Uygulama
Ön Değerlendirme
Finansman
Proje Uygulama Başkanlığı
Proje Döngüsünün Aşamaları
Proje Fikrini Belirleme
Finansman sağlayan kurum ve kuruluşun
öncelikleri ve amaçları ile uyumlu bir şekilde
gerçekleştirilecek sorun analizi sonucunda
proje fikrinin yöneleceği öncelik alanlarının
belirlenmesi süreci. Sektörel ya da ulusal
strateji
dokümanları,
planlar,
program
rehberleri gibi çeşitli dokümanlar programlama
aşamasında dikkat edilmesi gereken temel bilgi
kaynaklarıdır.
Proje Uygulama Başkanlığı
Proje Döngüsünün Aşamaları
Proje Fikrinin Analizi
Temel belgelerdeki öncelikler
doğrultusunda
olası
proje
fikirlerinin
ön
fizibilitelerinin
yapıldığı ve uygun görülen fikirler
için
detaylı
projelendirme
kararının verildiği süreç
Proje Uygulama Başkanlığı
Proje Döngüsünün Aşamaları
Proje Fikrinin Analizi
Temel belgelerdeki öncelikler
doğrultusunda
olası
proje
fikirlerinin
ön
fizibilitelerinin
yapıldığı ve uygun görülen fikirler
için
detaylı
projelendirme
kararının verildiği süreç
Proje Uygulama Başkanlığı
Proje Döngüsünün Aşamaları
Öndeğerlendirme
Onaylanan proje fikirlerinin
proje
başvuru
belgeleri
formatına
dönüştürüldüğü,
detaylı
projelendirme
çalışmalarının yapıldığı süreç
Proje Uygulama Başkanlığı
Proje Döngüsünün Aşamaları
Finansman
Ulusal veya Dış Finansör kuruluşun finans sağlama kararı verdiği, bu
çerçevede faydalanıcı ile finansman sağlayan kuruluş arasında gerekli
anlaşmanın/sözleşmenin imzalandığı süreç
Proje Uygulama Başkanlığı
Proje Döngüsünün Aşamaları
Uygulama
Projede öngörülen metodoloji doğrultusunda kaynakların tahsis
edilip fiili gerçekleşmenin yaşandığı süreç
Proje Uygulama Başkanlığı
Proje Döngüsünün Aşamaları
İzleme-Değerlendirme
Proje uygulamaları devam ederken (ara değerlendirme), proje
tamamlandığında
(nihai
değerlendirme)
ve
projenin
tamamlanmasından sonra hedeflere ne ölçüde ulaşıldığının
değerlendirildiği süreç. Finansmanı sağlayan kuruluşa sonraki yıllar için
programlama aşamalarına geri besleme sağlanır. Finansmandan
faydalanan kuruluşa ise yeni proje tanımlanması için imkan yaratır.
Proje Uygulama Başkanlığı
Finansman Arayanlar Kuruluşlar ve
Proje Döngüsü Yönetimi
Tanımlama
Formülasyon
PROJE
GELİŞTİRME VE
HAZIRLAMA
Proje Uygulama Başkanlığı
Proje Nasıl Hazırlanır?
Proje Uygulama Başkanlığı
Başlamadan Önce…
Finansman Sağlayan Programın İncelenmesi
Finansman desteği sağlayan Programın rehberinin/tebliğinin/yönetmeliğinin/planının
incelenmesi çok önemlidir. Program öncelikleri geliştirilmek istenilen proje ile
örtüşüyor mu? Proje uygulama takvimi sizin takviminizle uyuşuyor mu? Finansman
sağlanacak miktar sizin proje bütçe tahmininize uyuyor mu?
Başvuru Dokümanlarının İncelenmesi
Proje finansmanı sağlayan Programlarda başvuran tüm projelerin aynı temelde
değerlendirilmesi amacıyla, birbirini tamamlayan alt başlıklardan oluşan standart bir
proje belgesi kullanılır. Bazıları zorunlu olmak üzere tamamlayıcı belgeler bu standart
belgeye eklenir.
Proje Uygulama Başkanlığı
Proje Kurgusu Nasıl Yapılmalı?
1. AŞAMA: ANALİZ
Mevcut bir problemin, ondan etkilenen
paydaşlarla analizi sonucunda ortaya bir
PROJE KURGUSU konulması
2. AŞAMA: PLANLAMA
PROJE KURGUSUNUN tüm unsurlarıyla birlikte
düşünülerek standart mantıksal çerçeve
tablosu hazırlanması
Proje Uygulama Başkanlığı
Analiz Aşaması
1. Sorun Analizi
2. Paydaş Analizi
3. Hedef Analizi
4. Strateji Analizi
Proje Uygulama Başkanlığı
Neden Proje Yapıyorum?
1. Sorun Analizi
Mevcut durumun olumsuz yönlerinin tespit edilmesi (tercihen tüm paydaşların
katılımıyla) ve bunlar arasındaki “neden-sonuç” ilişkilerinin ortaya konması. Problem
Ağacı elde edilir…
Proje Uygulama Başkanlığı
Projem Kimlerle İlgili?
2. Paydaş Analizi
Projeyle ilgisi olan tüm topluluklar (halk, kurumlar, işletmeler) paydaş olarak adlandırılır.
Projenin sosyal ve kurumsal etkisini maksimize etmek için analiz aşamasının ilk ayağında
projeden kimlerin ne şekilde (olumlu, olumsuz) etkileneceği tespit edilir.
Temel Paydaşlar
Hedef Kitle kimlerden oluşmaktadır?
Nihai Faydalanıcılar kimlerdir?
Projede ortak/iştirakçi var mıdır?
Projeden olumsuz etkilenecek kitleler kimlerden oluşmaktadır?
Önemli Not: Sağlıklı bir projelendirme sürecinde tüm paydaşların görüşlerinin – en azından
problem analizine – projeye yansıtılması gerekir.
Proje Uygulama Başkanlığı
Neye Ulaşmak İstiyorum?
3. Hedef Analizi
Problem ağacını oluşturan negatif tespitler çözüme dönüştürülür ve olumlu
gerçekleşmeler - hedefler - olarak ifade edilir. Hedef Ağacı elde edilir…
Proje Uygulama Başkanlığı
HEDEFLER HİYERARŞİSİ
Ana Amaç
Genel Hedef
Alt Amaç
Proje amacı
Alt Amaç
Alt Amaç
Alt Amaç
Alt Amaç
Beklenen
sonuçlar
Faaliyetler
Proje Uygulama Başkanlığı
Hedefime Nasıl Ulaşacağım?
4. Strateji Analizi
Ortaya konacak kriterler ışığında hangi hedeflere odaklanılacağı ve hangi hedeflerden
vazgeçileceğinin tespit edildiği analizdir. Temel kriterlere örnek:
Proje Uygulama Başkanlığı
Hedefime Nasıl Ulaşacağım?
Strateji Analizi
Proje Uygulama Başkanlığı
Hedefime Nasıl Ulaşacağım?
Strateji Analizi
Proje Uygulama Başkanlığı
Stratejimiz Ne Olmalı?





İlinizin gereksinimleri ve kurumunuzun faaliyet alanı
dahilinde önceliklerin ve stratejilerin doğru tanımlanması
İstediğiniz sonuçlara gitmek için AB fon kaynaklarının ve
önceliklerinin iyi incelenmesi
Kendi önceliklerinizle AB’nin fon sağlama önceliklerinin
bütünleşebildiği alanlarda çok sayıda proje üretilmesine
çalışılması
Proje fikirleri için yönetim, zamanlama ve bütçeleme
konusunda gerçekçi olunması
Sonuç odaklı çalışmalar yapılması
Proje Uygulama Başkanlığı
Planlama Aşaması
Proje ile tam olarak gerçekleştirilemeyen ancak
proje amacının hizmet ettiği genel amaçlardır.
Proje kapsamında yürütülen faaliyetler ile elde
edilen sonuçlara bağlı olarak ulaşılması gereken
temel amaçtır.
Gerçekleştirilecek faaliyetler ile elde edilecek
çıktılardır. Sonuçlar Proje amacının gerçekleşmesine
hizmet eden hedeflerdir.
Proje kapsamında sonuçların elde edilmesine ve
temel amacın gerçekleşmesine hizmet eden
çalışmalardır.
Proje Uygulama Başkanlığı
Faaliyetlerin gerçekleşmesi için
gerekli fiziksel ve fiziksel olmayan
kaynaklar (ihale, eğitim/seminer,
inşaat, mal alımı, danışmanlık,
hizmet vb.)
Uygulama
Araçları/Yöntemleri
Planlama Aşaması
GENEL HEDEFLER
PROJENİN AMACI
Mobilya sektöründe faaliyet
gösteren firmamızın rekabet
gücünün artırılması
Üretim süreçlerinde verimliliğin
sağlanması
Ürün çeşitliğinin geliştirilmesi
SONUÇLAR
Tasarıma ilişkin maliyetlerin
düşürülmesi
FAALİYETLER
Pazarlama altyapısının
güçlendirilmesi
Proje Uygulama Başkanlığı
Planlama Aşaması
Proje ile tam olarak gerçekleştirilemeyen ancak
proje amacının hizmet ettiği genel amaçlardır.
Proje kapsamında yürütülen faaliyetler ile elde
edilen sonuçlara bağlı olarak ulaşılması gereken
temel amaçtır.
Gerçekleştirilecek faaliyetler ile elde edilecek
çıktılardır. Sonuçlar Proje amacının gerçekleşmesine
hizmet eden hedeflerdir.
Proje kapsamında sonuçların elde edilmesine ve
temel amacın gerçekleşmesine hizmet eden
çalışmalardır.
Proje Uygulama Başkanlığı
Faaliyetlerin gerçekleşmesi için
gerekli fiziksel ve fiziksel olmayan
kaynaklar (ihale, eğitim/seminer,
inşaat, mal alımı, danışmanlık,
hizmet vb.)
Uygulama
Araçları/Yöntemleri
Planlama Aşaması
•Üretimde verimlilik
üretim
hacminde
sağlandı
ve
artış
•Etkin pazarlama ile içi ve dış
pazarlar için satışlarda artış
gerçekleşti
•yeni
üretim
bandı
istihdamda artış oldu
için
GENEL HEDEFLER
PROJENİN AMACI
•Tasarım ve Ar-Ge bölümü
oluşturuldu
•Yeni ürün tasarımları ile
ürünlerde çeşitlilik sağlandı
SONUÇLAR
FAALİYETLER
1.
Hazırlık çalışmaları (proje
kurulması, ön toplantılar vb.)
2.
Üretim için gerekli yeni makinelerin
temin edilmesi
3.
Ar-Ge birimi oluşturuldu
tasarımlar gerçekleştirildi
4.
Yeni istihdamların tamamlanması ve
meslek
eğitimi
kurslarının
düzenlenmesi
5.
Pazarlama
güçlendirilmesi
6.
İhracat için Pazar araştırmaları
7.
Dış fuarlara katılım sağlanması
8.
Ulusal medyada reklam ve pazarlama
çalışmaları
9.
Raporlamalar ve kapanış
Proje Uygulama Başkanlığı
ve
ekibi
yeni
altyapısının
PLANLAMA AŞAMASI
 Mantıksal Çerçeve Matrisinin hazırlanması:
 Genel hedef, özel hedefler, sonuçlar ve faaliyetlerin doğrulanabilir
göstergeler, doğrulama kaynakları, riskler ve varsayımlarla birlikte
matrisin ilgili bölümlerine yerleştirilmesi
 Faaliyet planlaması:
 Faaliyetlerin sırasının ve birbirlerine bağlarının tespit edilmesi,
sürelerinin belirlenmesi, kilometre taşlarının tespit edilmesi ve
sorumlulukların dağıtılmasıdır. Mantıksal Çerçevenin amaç odaklı
olabilmesi ve operasyonel ayrıntıların belirlenmesi için önemlidir.
 Bütçeleme:
 Faaliyet planından hareketle girdilerin belirlenmesi ve bütçenin
hazırlanması
Proje Uygulama Başkanlığı
Mantıksal Çerçeve Tablosu
Düşey
Mantık
Yatay
Mantık
Proje Uygulama Başkanlığı
Önkoşullar- Riskler- Varsayımlar
Riskler:
 Projenin başarısı için önemli olan ve dışsal faktörler
olarak ifade ettiğimiz olumsuz etkilerin tümüdür.
Varsayımlar:
 Projenin başarısını etkileyen veya belirleyen dışsal
faktörlerin olumlu olarak ifade edilmesidir.
Önkoşullar:
 Faaliyetler başlamadan önce aşılması gereken
koşullardır.
Proje Uygulama Başkanlığı
Başarı Göstergeleri > Projem Bittiğinde Neye
Ulaşmış Olacağım?
Nedir?
 Proje amaçlarını operasyonel olarak ölçebilen, performans
ölçüm olanağı sağlayan ve projenin her aşamada
izlenmesine olanak sağlayan araçlardır. Her bir gösterge
kısaca müdahaleye ilişkin Nicelik, Nitelik, Zaman ve Yer
konusunda bilgi içermelidir.
Ne İşe Yararlar?
 Genel
Hedefin,
Proje
Amacının
ve
Sonuçların
karakteristiklerini açıklığa kavuştururlar
 Projeyi daha objektif bir şekilde yönetmeyi sağlarlar
 Performans ölçümü, izleme ve değerlendirme için bir baz
oluştururlar
Proje Uygulama Başkanlığı
Proje Döngüsünün Aşamaları
Doğrulama Kaynakları > Sonuçları nasıl ispatlarım?
 Doğrulama Kaynakları, göstergelerin kontrol edilmesi için
gerekli bilgiyi sağlayacak dokümanlar, raporlar ve diğer
kaynaklardır.
 Göstergelerin belirlenmesiyle eş zamanlı olarak doğrulama
kaynakları da belirtilmelidir.
Doğrulama kaynakları şu bilgileri vermelidir:
 Bilginin sağlanacağı format (örn: İlerleme raporları, proje
hesapları, proje kayıtları, resmi istatistikler vs.),
 Bilgiyi kimin sağlayacağı,
 Bilginin hangi sıklıkta sağlanacağı (örn: Aylık, üç aylık, yıllık
vs.)
Proje Uygulama Başkanlığı
MANTIKSAL ÇERÇEVE
Başarı Göstergeleri
Proje Kurgusu
Genel Hedef
Mobilya
sektöründe
gösteren firmamızın
gücünün artırılması
faaliyet
rekabet
Doğrulama Kaynakları
Riskler-Varsayımlar
•İhracat oranı %20 arttı
•Firmanın karlılığında %20
artış sağlandı
•Firmanın ofis mobilyaları
pazarındaki payı %10 arttı
•Firmanın satışları %40
arttı
•Firma bilançosu
•Toplam satışlar ı
gösteren tablolar
•Firmanın mobilya
pazarındaki payı
•5 farklı yeni ürün
tasarlandı
•Üretim kapasitesi %60
arttı
•Ar-Ge bölümü kuruldu
•Tasarım maliyetleri %80
düşürüldü
•Pazarlama departmanı
kuruldu ve 4 yeni ülkeye
ihracat yapılmaya başlandı
•İhracat oranı %20 arttı
•İstihdam kayıtları
•Makine ve ekipman
faturaları
•Danışmanlık
faturaları
•Satış göstergeleri
•Fuar katılım raporu
•Ar-Ge sonuçları
•Yeni tasarlanan
ürünler
Varsayımlar-Riskler:
•Ekonomik istikrarın
sürmesi
•Müşterilerin
ilgisinin/taleplerinin
devam etmesi
•Yeni tasarımların düşük
maliyetler üretilmesi
•3000 yeni ürün kataloğu
hazırlandı ve basıldı
•4 ay süreyle iç Pazar için
reklam kampanyası
başlatıldı
•ihracat departmanı
kuruldu
•4 farklı ülke için Pazar
araştırması yapıldı
•Kadın kooperatifi kuruldu
•4 yurtdışı fuara katılım
sağlandı
•54 yeni istihdam sağlandı
•Ar-Ge departmanı kuruldu
•5 farklı yeni ürün
tasarlandı
•Üretim kapasitesi %60
arttı
•İstihdam kayıtları
•Makine ve ekipman
faturaları
•Danışmanlık
faturaları
•Satış göstergeleri
•Fuar katılım raporu
•Ar-Ge sonuçları
•Yeni tasarlanan
ürünler
Varsayımlar-Riskler:
•Ekonomik istikrarın
sürmesi
•Müşterilerin
ilgisinin/taleplerinin
devam etmesi
•Yeni tasarımların düşük
maliyetler üretilmesi
Doğrulama Kaynakları > Sonuçları nasıl ispatlarım?
Özel Hedefler
•Üretim süreçlerinde verimliliğin
sağlanması
•Ürün çeşitliğinin geliştirilmesi
•Tasarıma
ilişkin
maliyetlerin
düşürülmesi
•Pazarlama
altyapısının
güçlendirilmesi
Sonuçlar
•Üretimde verimlilik
ve üretim
hacminde artış sağlandı
•Etkin pazarlama ile içi ve dış
pazarlar
için
satışlarda
artış
gerçekleşti
•yeni üretim bandı için istihdamda
artış oldu
•Tasarım
ve
oluşturuldu
Ar-Ge
bölümü
•Yeni
ürün
tasarımları
ürünlerde çeşitlilik sağlandı
ile
MANTIKSAL ÇERÇEVE
Başarı Göstergeleri
Proje Kurgusu
Araçlar:
1.
2.
3.
4.
Hazırlık çalışmaları (proje
ekibi
kurulması,
ön
toplantılar vb.)
1.
Ar-Ge ve
tasarım
çalışması
Danışmanlık
hizmeti satın
alımı
Ekipman Satın
alma ihalesi
Dış fuarlara
katılım
Pazarlama ve
reklam
faaliyetleri
Yeni istihdam
Doğrulama Kaynakları
Maliyetler:
Riskler-Varsayımlar
ön-koşullar:
Proje kapsamında
Doğrulama Kaynakları > Sonuçları
nasıl ispatlarım?
Faaliyetin maliyetleri
herhangi bir önkoşul
Üretim için gerekli yeni
makinelerin temin edilmesi
Ar-Ge birimi oluşturuldu ve
yeni
tasarımlar
gerçekleştirildi
Yeni
istihdamların
tamamlanması ve meslek
eğitimi
kurslarının
düzenlenmesi
5.
Pazarlama
altyapısının
güçlendirilmesi
6.
İhracat
için
araştırmaları
Pazar
7.
Dış
fuarlara
sağlanması
katılım
8.
Ulusal medyada reklam ve
pazarlama çalışmaları
9.
Raporlamalar ve kapanış
2.
3.
4.
5.
6.
nelerdir? Bunlar nasıl
sınıflandırılır?
İnsan kaynakları
Seyahat
Ekipman alımı
Ofis giderleri
Hizmetler
Diğer harcamalar
Yedek akçe
İdari giderler
TOPLAM BÜTÇE:
427.572 Avro
bulunmamaktadır.
Planlama Aşaması
Mantıksal Çerçeve
Faaliyet Planı ve Bütçe
Bütçet
Faaliyet PLanı
Faaliyet PLanı
Faaliyet PLanı
Bütçe
Bütçe
Maaşlar
Yolluklar
Araç Gid.
Ofice
Tel/Fax
Tohum
Gübre
Proje Uygulama Başkanlığı
5000
1250
3750
750
400
850
2300
5500
1750
4250
750
400
1100
3100
5500
1750
4250
750
400
1100
3100
5500
1750
4250
750
400
1100
3100
FAALİYET PLANI
1.
2.
3.
4.
Mantıksal çerçevede yer alan faaliyetler, “ana
faaliyetler” olarak listelenir.
Ana faaliyetler kapsamında yer alan alt faaliyetler
(hazırlık aşaması da dahil) tanımlanır.
Tüm faaliyetler özet olarak faaliyet zaman planına
yerleştirilir.
Her bir faaliyete ilişkin sorumlular belirlenir
Not: Bu faaliyetler yine başvuru formu kapsamında detaylı
olarak anlatılır (ne, ne amaçla, ne zaman, kim
tarafından)
Proje Uygulama Başkanlığı
Faaliyet Planı > Yol Haritası
Hazırlık Aşaması
Başlangıç Uygulamaları
Temel Uygulamalar
Sürdürülebilirlik Faaliyetleri
Görünürlük Çalışmaları
Faaliyetler
1. Dönem
Faaliyet
Ay 1
2
3
4
2. Dönem
5
6
7
8
9
10
1
12
Sorumlu Kuruluş(lar)
Hazırlık Aşaması….
---
Başlangıç
Uygulamaları…
--
Temel Uygulamalar….
--
…….
--
Proje Uygulama Başkanlığı
Planlama Aşaması > Bütçe
BÜTÇE SAYFALARI
1. BÜTÇE
2. BEKLENEN FİNANSMAN KAYNAKLARI
3. MALİYETLERİN GEREKÇELENDİRİLMESİ
Not: Her 3 bölümün de doldurulması gerekmektedir.
Proje Uygulama Başkanlığı
BÜTÇE HAZIRLAMA PRENSİPLERİ
 Faaliyetlerden yola çıkılarak
hazırlanmalıdır.
 Bütçe formatına kesinlikle sadık
kalınmalıdır.
 Mantıksal Çerçeve Matrisinde yer alan
ana faaliyet gruplarının detaylandırıldığı
Faaliyet Planı hazırlanmadan yapılacak
bütçenin doğru olması olasılığı neredeyse
yoktur.
Proje Uygulama Başkanlığı
BÜTÇE BAŞLIKLARI
1. İnsan Kaynakları
Bu bütçe başlığı altında bütçelendirilmiş miktarlar, yararlanıcı ve ortaklarının proje
kapsamında iş akdi yaptığı personelin maaş ve ücretlerinin ödenmesi için kullanılır.
Alt-yüklenici hizmetleri (yaptığınız ihalelerle satın aldığınız hizmetler için şirketlere yapılan
ödemeler) için yapılan ödemeler bu bütçe başlığı altında talep edilemez.
Personel maliyetleri, fiili maaşlar ile sosyal sigorta ödemeleri ve diğer istihkakları içerir.
2. Seyahat
Uluslararası seyahat bütçe alt başlığı kapsamında, proje ihtiyaçları doğrultusunda yurt dışına
çıkması gereken projede görevli kişilerin ulaşım masrafları karşılanır.
Yerel ulaşım bütçe alt başlığı kapsamında, Türkiye içindeki şehirlerarası seyahat harcamaları
karşılanabilir.
Proje Uygulama Başkanlığı
BÜTÇE BAŞLIKLARI
3. Ekipman ve Malzeme
Ekipman ve malzeme alım maliyetleri, bütçeye dahil edilmeleri ve piyasa oranları ile
uyuşmaları durumunda uygun maliyetlerdir.
Yararlanıcı para ve maliyet etkinliğini garanti etmekle ve bu satın alma rehberinde
tanımlanan ihale usullerini uygulamakla yükümlüdür.
4. Yerel Ofis /Proje Maliyetleri
Bu maliyetler, yararlanıcının ve ortaklarının ana ofis maliyetleri için kullanılamaz.
Buradaki maliyetler, ancak proje faaliyetlerinin uygulanabilmesi için yeni bir ofis/eğitim
merkezi açılmış ise uygun maliyet olur.
Proje Uygulama Başkanlığı
BÜTÇE BAŞLIKLARI
5-6. Diğer Maliyetler, Hizmetler /Diğer
5. ve 6. başlıklar altında bütçelendirilmiş miktarlar, bütçede daha önce belirlenmiş yayınlar, tercüme vb.
taşeronluk hizmetleri için kullanılabilir.
Proje personeline bu bütçe kalemi kapsamında ödeme yapmak uygun değildir.
8. İdari Maliyetler
Doğrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen, projenin yönetim ve gözetimine ilişkin genel
maliyetler olarak tanımlanabilecek dolaylı giderler “idari gider” olarak kabul edilmiştir. İdari giderlerin
kapsam ve tutar olarak aşağıdaki şartıtaşıması gerekmektedir:
Proje bütçesi’nin herhangi bir kalemi altında doğrudan gider olarak bütçelendirilmiş bir gideri
kapsamamalıdır.
Proje Uygulama Başkanlığı
Proje Başvuru Formu Nasıl Doldurulur?
• Birinci Bölüm. Proje Ön Teklifi
• İkinci Bölüm. Tam Başvuru Formu
Temel Prensip: Proje oluşturma ve planlama
süreçlerinde elde edilen bilgilerin başvuru
formuna doğru ve yeterli olarak yansıtılması
Proje Uygulama Başkanlığı
Proje Başvurularında Sık Yapılan Hatalar !
• Başvuru rehberinin iyi okunmaması (amaç, öncelik, uygunluk
kriterleri)
• Başvuru formunun ve eklerinin standart formata uygun olmayan bir
şekilde ve eksik doldurulması
• Faaliyetler için öngörülen tutarların bütçe ile uyumlu olmaması
• Zaman planlamasında ihale süreçlerinin dikkate alınmaması
• Başvuru Rehberinin ekinde yer alan Kontrol Listesinin dikkatli bir
şekilde incelenerek herhangi bir eksiklik olup olmadığının kontrol
edilmemesi
• Başvurunun son güne bırakılması
• İrtibat kurulacak kişilerin projeyle bağlantısının olmaması ya da
irtibat bilgilerinin yanlış verilmesi
Proje Uygulama Başkanlığı
Proje Başvurularında Sık Yapılan Hatalar !
• Bütçeleme esaslarına uyulmaması (min-maks hibe miktarları,
yüzde ve eşik değerler)
• İngilizce ve Türkçe bütçelerin aynı olmaması
• Standart dokümanların İngilizce çevirisinin yapılmaması
• Ortaklarla proje aşamasında mutabakata varılmaması
• Beyannamelerde imza kaşe mühür eksikleri
• Projede çalışacak uzmanlarla mutabakata varılmamış olması
• Projeye ilişkin alınması gereken karar ve onayların zamanında
alınmaması
• Ek belge ve bilgilerin zamanında hazırlanmaması
Proje Uygulama Başkanlığı
Proje Başvurularında Sık Yapılan Hatalar !
• Proje ekibinin özgeçmişlerinin düzgün ve tam
olmaması
• Başvuru sahibinin benzer proje tecrübesinin başvuru
formuna yansıtılmaması
• Proje hazırlık aşamasında problem ve paydaş
analizinin yapılmaması
• Proje faaliyetlerinin projenin hedef kitlesi, amaçları ve
beklenen sonuçlar ile ilişkilendirilmemesi ve detaylı bir
şekilde anlatılmaması
Proje Uygulama Başkanlığı
AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI
İlginiz İçin Teşekkürler…
İletişim:
Oktay ERCAN
Ünsal GENÇ
Avrupa Birliği Bakanlığı
Proje Uygulama Başkanlığı
AB İşleri Uzman Yardımcıları
Tel: 0 312 218 13 34
E-posta: [email protected]; [email protected]
Proje Uygulama Başkanlığı