Transcript Uygun maliyet ve dokumantasyon

UYGUN MALİYETLER
PROJE DOKÜMANTASYON VE
MUHASEBESİ
SÖZLEŞME – ÖZEL KOŞULLAR
• Madde 3 – Projenin Finansmanı
– Ek III’te sunulan Revize Edilmiş Bütçe Raporu’nda
belirtildiği şekilde, Projenin Ajans tarafından
finansmanı için toplam uygun maliyeti <……… TL>
olarak tahmin edilmektedir.
– Ajans en fazla, madde 3.1’de belirtilen tahmini toplam
uygun maliyetin %<………>’ına karşılık gelen en fazla
<………TL>’yi finanse etmeyi taahhüt eder; nihai tutar,
Ek II, Madde 17’ye uygun olarak belirlenecektir.
13.04.2015
SÖZLEŞME – GENEL KOŞULLAR
MADDE 17 - AJANS TARAFINDAN SAĞLANACAK DESTEĞİN NİHAİ
TUTARI
Uygun harcamaların gerçekleşen toplam tutarı Ek III’te belirtilen toplam bütçe
tutarını geçse bile, Ajans tarafından destek yararlanıcısına ödenecek toplam
tutar, Özel Koşullar Madde 3.2’de belirtilen azami destek tutarını aşamaz. Ek
III’te belirtilen toplam bütçe tutarını aşan tüm uygun maliyetler mali destek
yararlanıcısı tarafından ödenir.
Eğer projenin uygun maliyetleri proje uygulaması sonunda Özel Koşullar
Madde 3.1’de belirtilen tahmini toplam maliyetin altında kalırsa, o zaman
Ajansın katkısı, Özel Koşullar Madde 3.2’de belirtilen yüzdenin, Ajans
tarafından onaylanmış olan gerçekleşmiş uygun maliyetlere uygulanması ile
bulunacak tutarla sınırlanır.
13.04.2015
UYGUN MALİYETLER
– Zaman! Sözleşme imzalandıktan sonra ve proje süresi içersinde
yapılan “harcamalar” uygundur.
– Hangi kalemler? Sadece sözleşmenin eki olan bütçede yer alan
kalemlere ilişkin harcamalar uygun kabul edilir.
– Usül! Harcama usul ve esasları ilgili kanunlarca belirlenen kurum
ve kuruluşlar bakımından kendi mevzuatlarına göre, diğer kişi,
kurum ve kuruluşlar bakımından ise Sözleşmenin ekinde yer alan
ve Proje Uygulama Rehberinin eki olan Satın Alma Rehberinde
belirtilen usul ve esaslara göre yapılan harcamalar uygundur.
13.04.2015
UYGUN MALİYETLER
•Maliyetler proje bütçesine dahil edilmiş olmalıdır.
•Maliyetler projeyi yürütmek için gerekli olmalıdır.
•Ajansa yapacağınız ödeme taleplerine konu olan faaliyetler, Sözleşme Ek I’de
(Başvuru Formu) kesin olarak tanımlanmış olmalıdır.
•Proje tanımında (Ek-1:Başvuru Formu) yer almayan ya da zeyilname/bildirim
yoluyla onaylanan faaliyet değişiklikleri dışında kalan faaliyetler için yapılan tüm
harcamalar uygun olmayan maliyettir.
•Proje harcamaları, başta para ve maliyet etkinliği değerlendirmesi olmak üzere,
sağlam mali yönetim prensiplerine uygun şekilde gerçekleştirilmelidir.
13.04.2015
UYGUN MALİYETLER
•Tüm maliyetler, yararlanıcı ve/veya ortakları tarafından gerçekleştirilmiş
harcamalar olmalıdır. Başvuru Rehberi’nde “İştirakçi kuruluşların (projede
sponsorluk, teknik destek sağlama gibi roller üstlenen kuruluşlar)
yaptığı/yapacağı harcamalar uygun maliyet olarak değerlendirilmez.”
denilmektedir.
•Yine Başvuru Rehberi “Yararlanıcı ya da ortakları tarafından yapılan ayni
katkılar, gerçek harcamaları yansıtmazlar ve uygun maliyet olarak
değerlendirilmez. Bu nedenle, bu katkılar, yararlanıcı tarafından sağlanan
eş finansman olarak değerlendirilemez. Ancak, desteğin verilmesi
durumunda, yararlanıcı, Başvuru Formunda belirttiği bu katkıları üstlenmek
zorundadır.” denilmektedir.
13.04.2015
UYGUN MALİYETLER
•Maliyetler, yararlanıcının veya ortaklarının muhasebe hesaplarında
kayıtlı olmalıdır ve saptanabilir, doğrulanabilir ve destekleyici belgelerin
asılları ile kanıtlanabilir olmalıdır.
•Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır.
Sözleşme tarihinden önce yapılan harcamalar uygun maliyet olarak
kabul edilemez
Engellilere yönelik uygulanacak projelerde, alımı yapılacak ve/veya inşa
edilecek her türlü araç, gereç, malzeme vs. ürünün engellilerin
ihtiyaçlarına ve ulusal standartlara uygun olarak tasarlanmış ve
üretilmiş olması gerekmektedir. Aksi durumun tespiti halinde bu ürünlere
için yapılan harcamalar uygun maliyet olarak kabul edilmeyecektir.
13.04.2015
UYGUN MALİYETLER
Bütçe başlığı
Uygun maliyetler
1. İnsan Kaynakları •Proje kapsamında iş akdi yaptığı personelin maaş ve
ücretleri
•Alt-yüklenici hizmetleri bu bütçe başlığı altında talep
edilemez.
•Personel maliyetleri, fiili maaşlar ile sosyal sigorta
ödemeleri ve diğer istihkakları içerir.
•Proje personeline ödenen maaş ve ücretler, yararlanıcı ve
ortaklarının kendi personeline ödediği miktardan fazla
olamaz.
•Proje bütçesinde gerekçesi öngörülmek kaydı ile projede
görevli personele harcırah ödenebilir. Harcırahlar, tüm
yemekleri, konaklama masraflarını ve şehir içi ulaşımı
kapsar.
13.04.2015
UYGUN MALİYETLER
Bütçe başlığı
2. Seyahat
Uygun maliyetler
•Uluslararası seyahat bütçe alt başlığı kapsamında, proje
ihtiyaçları doğrultusunda yurt dışına çıkması gereken projede
görevli kişilerin ulaşım masrafları karşılanır.
Yerel ulaşım bütçe alt başlığı kapsamında, Türkiye içindeki
şehirlerarası seyahat harcamaları karşılanabilir.
13.04.2015
UYGUN MALİYETLER
Bütçe başlığı
Uygun maliyetler
3. Ekipman ve
Malzemeler
•Ekipman ve malzeme alım maliyetleri, Sözleşmenin eki olan
bütçede mevcut olmaları ve piyasa oranları ile uyuşmaları
durumunda uygun maliyetlerdir.
•Yararlanıcı para ve maliyet etkinliğini garanti etmekle yükümlüdür.
•Ayrıca harcama usul ve esasları ilgili kanunlarca belirlenen kurum
ve kuruluşlar bakımından kendi mevzuatlarına göre, diğer kişi,
kurum ve kuruluşlar bakımından ise Sözleşmenin ekinde yer alan
ve Proje Uygulama Rehberinin eki olan Satın Alma Rehberinde
belirtilen usul ve esaslara göre tanımlanan ihale usullerini
uygulamakla yükümlüdür.
13.04.2015
UYGUN MALİYETLER
Bütçe başlığı
Uygun maliyetler
4. Yerel Ofis
/Proje
Maliyetleri
•Bu maliyetler, yararlanıcının ve ortaklarının ana ofis
maliyetleri için kullanılamaz.
•Buradaki maliyetler, ancak proje faaliyetlerinin
uygulanabilmesi için yeni bir ofis/eğitim merkezi
açılmış ise uygun maliyet olur.
13.04.2015
UYGUN MALİYETLER
Bütçe başlığı
Uygun maliyetler
5. Diğer
Maliyetler /
Hizmetler
•5. ve 6. başlıklar altında bütçelendirilmiş miktarlar,
bütçede daha önce belirlenmiş yayınlar, tercüme vb.
taşeronluk hizmetleri için kullanılabilir.
6. Diğer
13.04.2015
•Proje personeline bu bütçe kalemi kapsamında
ödeme yapmak uygun değildir.
UYGUN MALİYETLER
Bütçe başlığı
8. İdari
Maliyetler
Uygun maliyetler
Doğrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen,
projenin yönetim ve gözetimine ilişkin genel
maliyetler olarak tanımlanabilecek dolaylı giderler
“idari gider” olarak kabul edilmiştir.
Proje bütçesi’nin herhangi bir kalemi altında
doğrudan gider olarak bütçelendirilmiş bir gideri
kapsamamalıdır.
Harcama yapmadan önce “İzleme Uzmanınızla”
iletişime geçmeyi unutmayınız..
13.04.2015
UYGUN OLMAYAN MALİYETLER
•
Salt sözleşmeye, teminatlara ve ödemelere ilişkin her türlü vergi, resim, harç ve sair
giderler,
•
Döviz kuru zararları,
•
Projenin uygulanmasına katılan kamu görevlilerinin maaşları,
•
İkinci el ekipman alımı,
•
Arsa ya da bina alımı,
•
Cezalar, mali cezalar ve mahkeme giderleri ile istimlâk bedelleri,
•
Borçlar ve gelecekteki muhtemel kayıplar için karşılıklar,
•
Faiz borcu,
•
Halihazırda başka bir çerçevede/programda finanse edilen kalemler,
13.04.2015
UYGUN OLMAYAN MALİYETLER
•
Proje hazırlık çalışmalarının ve diğer hazırlık faaliyetlerinin maliyetleri,
•
Ayni katkılar
Sözleşme kapsamındaki uygulamalarla ilgili olarak, yararlanıcının ve proje
kapsamında görev alan kişilerin kusur ve ihmalleri sebebiyle doğacak olan her
türlü ceza, gecikme zammı, faiz ve sair giderlerin proje uygun maliyetlerinden
sayılamaz!
13.04.2015
UYGUN MALİYETLER
Satın alma faaliyetlerinde, yararlanıcılar için belirlenmiş olan kurallara uyulmaması
halinde, gerçekleştirilen alımlar uygun maliyet olarak değerlendirilmez ve
yapılmış olan harcamalar destek bütçesinden karşılanamaz.
Diğer taraftan, yararlanıcılara sağlanan avanstan/ödemelerden yanlış, kurallara
uymayan veya usulsüz harcama yapıldığının sonradan tespit edilmesi durumunda
verilen destek yasal faizi ile birlikte yararlanıcıdan geri alınır.
13.04.2015
PROJE DOKÜMANTASYON VE MUHASEBESİ
MALİ DOKÜMANTASYON
TEKNİK DOKÜMANTASYON
MUHASEBE YÜKÜMLÜLÜKLERİ
13.04.2015
MUHASEBE YÜKÜMLÜLÜKLERİ
• Proje ortakları ve yararlanıcıları, uygun muhasebe tutma sistemini
kullanarak hesapların kesinliğini ve düzenli olmasını sağlamalıdır.
 Projeye ait hesaplar ve harcamalar kolaylıkla tanımlanabilir ve
doğrulanabilir olmalıdır.
 Mali rapor, yararlanıcının ve ortaklarının muhasebe ve defter tutma
sistemleri ve bunlarla ilgili diğer muhasebe kayıtları ile uyumlu
olmalıdır
 Bu amaçla, uygun hesap mutabakatlarını, destekleyici çizelgeleri, analizleri
ve dökümleri denetim ve doğrulama için hazırlamak ve
elinizde
tutmanız gerekmektedir.
13.04.2015
03.08.2010
TEŞEKKÜRLER…
Mesut KILIÇ
[email protected]
www.oka.org.tr
0 362 431 24 00