Transcript TC SERHAT KALKINMA AJANSI

TC SERHAT KALKINMA
AJANSI
PROJE UYGULAMA EĞİTİMİ
Oktay GÜVEN
UZMAN
09.05.2011
PROJE UYGULAMA
EĞİTİMİ
Eğitim temel olarak;
Proje yönetimi, uygulama usul ve
esaslarını,
içermektedir.
09.05.2011
2
AKIŞ
Proje Uygulama Süreç Şeması
Sözleşme Değişiklikleri
Uygun Maliyetler ve Muhasebe
Yükümlülükleri
Raporlama Yükümlülükleri ve Proje
Dokümantasyon
Ödeme Prosedürleri
İzleme ve Destek Ziyaretleri
Uyarılar ve Önemli Hatırlatmalar
09.05.2011
3
PROJE UYGULAMA EĞİTİMİ
Resmi Tebligat
SÖZLEŞME
DÜZENLİ VE ANLIK İZLEME
HAKEDİŞ SÜRECİ
İlk
İzleme
EĞİTİMLER
Eş Finansman+ Ön Ödeme
Ara Rapor
Ara
Ödeme
Nihai Rapor
Nihai Ödeme ya
da Tahsilat
KAPANIŞ
PROJE UYGULAMA
EĞİTİMİ
Proje uygulaması esnasında kullanılacak temel
dokümanlar:
Proje Uygulama - Görünürlük Rehberi ve Ekleri
Satın Alma Rehberi ve Ekleri
09.05.2011
5
SÖZLEŞMELERDE DEĞİŞİKLİK
 Sözleşmede değişiklik yapılması mümkündür ama
projenin başlangıçtaki haliyle uygulanılması esastır.
Sözleşme, iki farklı yolla değiştirilebilir:
 Küçük Değişikliklerde Bildirim Mektubu
 Büyük Değişikliklerde Zeyilname
Not: Sözleşmede küçük veya büyük değişiklik yapmayı
planlıyorsanız, talebinizi Ajansa göndermeden önce
izleme uzmanınızla görüşmeniz gerekmektedir.
09.05.2011
6
SÖZLEŞMELERDE DEĞİŞİKLİK
Sözleşme Değişiklikleri İçin Uyulması Gereken İlkeler;
 Değişiklik gerekçelerini açıklama
 Eşit muamele ilkesi
 Proje amacını değiştirmeme
 Sözleşme süresi içerisinde olma
 Geriye dönük olamama
 Mali destek miktarı artırılamaz.
Not: Sözleşme Ek II-Genel Koşullar Madde 9 -Sözleşme
Değişiklikleri
09.05.2011
7
SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ
Küçük Değişiklikler İçin Bildirim Mektubu
Hangi Hallerde Bildirim Mektubu Sunulabilir?
Projenin temel amacını etkilemeyen,
 Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler,
 Değişikliğin mali etkisinin aynı bütçe başlığı altındaki
kalemler arasındaki transferle sınırlı olduğu değişiklikler,
 Ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, her bir
bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile
düzenlenmiş halindeki) uygun maliyetlerinin yüzde 15’i
veya altında olduğu değişiklikler (bu yöntem, idari
maliyetler ile ilgili kalemlerde değişiklik yapmak için
kullanılmaz)
09.05.2011
8
SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ
Hangi Hallerde Bildirim Mektubu Sunulabilir?
 Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği,
 Banka hesabı değişikliği,
 Adres değişikliği ve telefon numarası değişikliği,
 Belirli bir bütçe kalemine ayrılan tutarı değiştirmeyen
ekipman sayısı ve birim fiyat değişiklikleri,
 Ekipman modelinin yeni teknolojiler paralelinde
değiştirilmesi (aynı amaca hizmet etmek koşuluyla),
 Proje denetçisi değişikliği
gibi durumlarda başvurabilirsiniz.
Not: PUR EK 1
09.05.2011
9
SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ
Küçük Değişiklikler için Bildirim Mektubu
Sözleşme kapsamındaki her türlü değişiklik için
mutlaka projenizden sorumlu izleme uzmanına
danışılması gerekmektedir.
09.05.2011
10
SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ
Eğer değişiklikler projenin mali istikrarını ve
hesap verebilirliğini veya proje amacını tehdit
ediyorsa,
Ajans; faaliyetler, bütçe, banka hesabı ve denetçi
gibi
unsurlardaki
küçük
değişiklikleri
onaylamayabilir.
Bu durumda Ajans yararlanıcıya yazılı bir bildirim
gönderir.
09.05.2011
11
SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ
Sözleşme değişiklikleri için ZEYİLNAME;
Ajansın ön onayı gereken temel
değişikliklerdir.
Geriye dönük gerçekleşen faaliyetleri
kapsayamaz.
Sözleşmedeki temel değişiklikler, zeyilnamenin
Ajans ve yararlanıcı tarafından
imzalanmasından önce uygulanamaz.
09.05.2011
12
SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ
Zeyilname Talebinin Hazırlanması
1. Zeyilnamenin gerekliliği ve uygunluğu
konusunda projenizden sorumlu izleme
uzmanına danışınız.
2. PUR- EK 2’ye uygun bir biçimde, zeyilname
başvurusunu iki nüsha hazırlayınız.
3. Zeyilname talebini Ajansa gönderiniz.
4. Ajans sözleşmeye ilişkin zeyilnameyi
hazırlayıp, size imza için gönderecektir.
09.05.2011
13
SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ
Zeyilname hazırlanmasını gerektiren durumlar
Mali desteğin verilmesine ilişkin kararın sorgulanmasına
neden olmayacak ya da başvuru sahiplerine eşit muamele
ilkesine aykırı düşmeyecek şekilde:
 Faaliyetlerdeki önemli değişiklikler,
 Ana bütçe başlıkları arasında, her bir bütçe başlığının
başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenen) uygun
maliyetlerinin yüzde 15’ini aşan değişiklikler,
09.05.2011
14
SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ
Sözleşme Değişiklikleri için Zeyilname
Bütçeye yeni bir kaleminin eklenmesi ya
da mevcut kalemin çıkarılması,
Yararlanıcının isim ya da hukuki
statüsünün değişmesi,
Proje ortaklarının ve/veya iştirakçilerinin
çekilmesi ya da eklenmesi,
Sözleşme süresinin uzatılması,
Mücbir hallerde
Zeyilname hazırlanabilir.
09.05.2011
15
UYGUN MALİYETLER
Ara ve nihai mali raporların değerlendirilmesi
sırasında, yapılan harcamalar PUR’da belirtilen
Uygun maliyet kalemlerine göre
değerlendirilecektir.
Projenin toplam bütçesi uygulama sırasında
gerçekleşen toplam uygun maliyettir.
09.05.2011
16
UYGUN MALİYETLER
Maliyetlerin Uygunluğu İçin Genel İlkeler
 Maliyetler proje bütçesine dahil edilmiş olmalıdır.
(Sözleşme Ek III)
 Maliyetler projeyi yürütmek için gerekli olmalıdır.
 Ajansa yapacağınız ödeme taleplerine konu olan
faaliyetler, Sözleşme Ek I’ de kesin olarak
tanımlanmış olmalıdır.
 Destekleyici belgelerle desteklenmesi,
 Yararlanıcı veya ortakları tarafından
gerçekleştirilmesi gerekir.
09.05.2011
17
UYGUN MALİYETLER
Maliyetlerin Uygunluğu İçin Genel İlkeler
 Faaliyet tanımında yer almayan yada zeyilname/bildirim yoluyla
onaylanan faaliyet değişiklikleri dışında kalan faaliyetler için
yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir.
 Proje faaliyetleri ile açıkça ilişkili olmayan yada raporlanan
faaliyetlerin dışında yapılan tüm harcamalar uygun olmayan
maliyettir.
 Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır.
Projeyle ilgili bütün harcamalar banka hesabından yapılacaktır.
Ancak ilgili harcama belgeleri sunulmak kaydıyla bir defada
300TL’ye kadar olan harcamalarda banka hesabından transfer
yapma zorunluluğu bulunmamaktadır. Bu şekilde yapılacak
harcamaların
toplamı aylık 1000 TL’yi geçemez.
09.05.2011
18
UYGUN OLMAYAN MALİYETLER
Uygun Olmayan Bazı Maliyetler
 Yararlanıcının ve proje kapsamında görev alan kişilerin
kusur ve ihmalleri sebebiyle doğacak olan ceza, zam,
faiz ve sair giderler,
 Borçlar ; zarar veya borç karşılıkları,
 Faiz borcu,
 Halihazırda başka bir kapsamda finanse edilen
kalemler,
 Arazi veya bina alımları, bina yapımı, istimlak
bedelleri,
 İkinci el ekipman alımları,
 Kur farkından doğan zararlar,
09.05.2011
19
UYGUN OLMAYAN MALİYETLER
 Projenin uygulanmasına katılan kamu görevlilerinin maaşları,
 Proje başlangıcından önce yapılan hazırlık çalışmalarının ve
diğer faaliyetlerin maliyetleri,
 Yararlanıcı yada ortakları dışındakiler tarafından
gerçekleştirilen maliyetler,
 Salt sözleşmeye, teminatlara ve Ajans ile yararlanıcı
arasındaki mali ödemelere ilişkin her türlü vergi, resim, harç
ve sair giderler,
 Üçüncü taraflara verilen krediler,
 Sınırlı deneme üretimleri haricinde hammadde maliyetleri,
 Binek araç alımı,
20
 09.05.2011
Projeyle ilgisi olmayan harcamalar.
PROJE DOKÜMANTASYONU VE
MUHASEBESİ
Mali Dokümantasyon
Destekleyici belgenin biçimi, harcamaların ve bunların
temelini teşkil eden faaliyetlerin ya da işlemlerin çeşit ve
içeriğine bağlıdır.
Harcamalar;
 Fatura ve makbuz gibi satın alma belgeleri
 Banka hesap özeti, borç makbuzu, taşeron ödemeleri gibi
ödeme belgeleri
 Onaylanmış raporlar, seminer, konferans ve eğitim katılım
belgeleri gibi hizmetlerin gerçekleştiğine dair belgeler
gibi belgelerle desteklenmelidir.
09.05.2011
21
PROJE DOKÜMANTASYONU VE
MUHASEBESİ
Teknik Dokümantasyon
Projenin teknik dokümantasyonu faaliyetlerin
uygulandığına, hizmetlerin ve çıktıların alındığına dair
yeterli detay içermelidir.
Örnekler;
 Araştırmalar/Çalışmalar-Raporlar
 Yayımlar-Yayımların Kopyaları
 Uzmanlar-Çıktıların Kopyaları, Faaliyet Raporları
09.05.2011
22
PROJE DOKÜMANTASYONU VE
MUHASEBESİ
Muhasebe Yükümlülükleri
 Çift girişli defter sistemi kullanılmalı
 Harcamalar kolaylıkla tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalı,
mümkünse proje için ayrı hesaplar kullanılmalı
 Mali rapor, yararlanıcının ve ortaklarının muhasebe ve defter tutma
sistemleri, muhasebe kayıtları ile uyumlu olmalı
Alınan mali destek iki yolla muhasebeleştirilebilir:
 Alınan mali destek, gelir olarak kaydedilebilir. Tüm kamu kuruluşları
bu metodu kullanmalıdır.
 Özkaynak yönteminde ise alınan mali destek özel fon olarak
kaydedilebilir. Ancak, bu durumda, satın alınan demirbaşın mali
destek oranına tekabül eden kısmı amortismana tabi tutulmaz.
09.05.2011
23
İZLEME VE DESTEK ZİYARETLERİ
İzleme faaliyetlerinin temel amacı verilen mali
desteklerin sözleşmede belirtilen temel amaçlar
doğrultusunda kullanıldığının doğrulanmasıdır.
Ayrıca proje uygulaması esnasında doğabilecek
sorunların tespit edilmesini ve yararlanıcılara bu
problemlere ilişkin sürekli destek sağlanacaktır.
09.05.2011
24
İZLEME VE DESTEK ZİYARETLERİ
 İlk İzleme Ziyareti
Eğitimlerin hemen ardından gerçekleştirilecek olup,
tarihi Yararlanıcı ile ortak belirlenecektir.
 Düzenli İzleme Ziyaretleri
Projenin uygulama sürecinde projelerden sorumlu
izleme uzmanları tarafından gerçekleştirileceklerdir.
Ziyaret tarihleri Yararlanıcılarla birlikte ilk izleme
ziyaretlerinde belirlenecektir.
 Anlık İzleme Ziyaretleri
Projelerden sorumlu uzmanlar tarafından önceden
haber verilmeden gerçekleştirilecektir.
09.05.2011
25
İZLEME VE DESTEK ZİYARETLERİ
İzleme Kapsamında Yararlanıcının Yükümlülükleri
 Proje kilit personelinin (Koordinatör ve
muhasebeci) izleme ziyaretlerinde hazır
bulunmasını sağlama
 Projenin ihtiyaçları ve problemleri hakkında
izleme ekibini bilgilendirmek
 İzleme ziyaretlerinin sağlıklı bir şekilde
gerçekleşmesi için izleme uzmanına gerekli
desteği sunmak
 İzleme ziyaretinde istenilen bilgi ve belgelerin
hazır bulundurulması
09.05.2011
26
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
 Ara dönem raporu (teknik ve mali);
 Nihai rapor (teknik ve mali) ;
 İki aylık yararlanıcı beyan raporları;
 Mali destek miktarı 200.000 TL’nin üzerinde olan
ve Ajansın talep ettiği projelerde bakiye ödeme
talebi ile birlikte denetim raporu;
 Proje Sonrası Değerlendirme Raporu
Not: Gerekli görülürse Ajans tarafından söz
konusu raporların hazırlanmasına ilişkin bir eğitim
verilecektir.
09.05.2011
27
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Ara ve Nihai Raporlar
Projenize ilişkin Ara Raporu(EK4.1), ödeme
talebi ile birlikte, sözleşmede belirtilen
raporlama döneminin bitimini müteakip yedi
gün içinde Ajansa sunmalısınız.
Nihai raporu (EK4.2)ise, ödeme talebi ile birlikte,
proje uygulama süresinin bitimini müteakip en
geç otuz gün içinde Ajansa sunmanız gerekir.
Ara veya nihai ödemeler, ilgili raporun Ajans
tarafından uygun bulunması halinde yapılır.
09.05.2011
28
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
İki Aylık Yararlanıcı Beyan Raporu
Bu raporlar iki ayda bir yararlanıcı tarafından
ajansa sunulacaktır.
Beş ana kısımdan oluşacaktır:
Temel sözleşme bilgileri, raporlama
dönemindeki bütçe gerçekleşmeleri, gerçekleşen
faaliyetler, satın alma faaliyetleri ve
yararlanıcının ihtiyaçları
09.05.2011
29
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Proje sonrası Değerlendirme Raporu
Bu rapor , projenin sonuçlarının başarısı,
etkilerinin sürdürülebilirliği, hedeflerin
gerçekleştirilme düzeyinin proje tamamlandıktan
sonra değerlendirilmesi, izlenimleri, sorunları ve
önerileri içerir.
09.05.2011
30
RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Raporlarda Dikkat Edilecek Hususlar
 Raporlarda standart formlar kullanılmalıdır
 Raporları ajansa sunmadan önce taslak hallerini
mutlaka izleme uzmanına inceleterek
görüşlerini alınız.
 Raporların son halini, iki kopya halinde
hazırlayarak CD’ye basılı haliyle beraber Ajansa
sunmalısınız.
 Raporların sunulmasının gecikmesi durumunda
Ajansa yazılı bir açıklama sunmak zorunludur
09.05.2011
31
ÖRNEK ÖDEME SÜRECİ
PROJE BEDELİ:200.000 TL
HİBE TUTARI:100.000 TL
Ön Ödeme Ara Ödeme
Ödeme Oranı
Nihai
Ödeme
40%
40%
20%
Hibe Tutarı
40.000 TL
40.000 TL
20.000 TL
Yararlanıcının Harcaması
Gereken
40.000 TL
80.000 TL
40.000 TL
09.05.2011
32
ÖDEME PROSEDÜRLERİ
Ödemelerle İlgili Genel Esaslar
Ödemeler, ön ödeme hariç, hakediş esasına
göre yapılır.
Ödeme talepleri sözleşmeye bağlanmış faaliyet
takvimine göre yapılır.
Ödeme yararlanıcının ödeme talebine istinaden
yapılır.
Ödeme talebinde bulunulması ajansın ödeme
yapacağı anlamına gelmez.
Ödemelerin hak edilmesi için usulüne uygun
harcanması gerekir.
09.05.2011
33
ÖDEME PROSEDÜRLERİ
Ödemelerle İlgili Genel Esaslar
Projeye ilişkin tüm ödemeler proje hesabından
bir başka hesaba transfer şeklinde yapılır.
Proje personeli, tedarikçi, hizmet sağlayıcı,
taşeron gibi projeye dahil olan taraflar dışında
başka hiç kimseye proje hesabından transfer
yapılamaz.
09.05.2011
34
ÖDEME PROSEDÜRLERİ
Ön Ödeme
Ön ödeme tutarına yapılacak ilk izleme ziyaretinden sonra
karar verilecektir.
Ara Ödeme
Hakediş usulüne göre yapılacak olup, harcamalar ilk olarak
Yararlanıcı tarafından karşılanacaktır.
Nihai Ödeme veya Tahsilat
Proje faaliyetleri tamamlandıktan sonra kesin bütçe ve
proje hesabına uygulama süresince tahakkuk eden faiz
gelirleri de göz önüne alınarak hesap edilecektir.
09.05.2011
35
UYARILAR
Ajans toplam uygun maliyetlerin kayda
bağlanmış mali destek oranından daha
fazlasını ödemez.
Eğer toplam proje harcamanız başlangıçta
belirlenenden daha düşük seviyede olursa,
projenize tahsis edilen mali destek aynı
oranda düşecektir
09.05.2011
36
ÖNEMLİ HATIRLATMALAR
 Ajans tarafından talep edildiğinde bütün dokümanları hazır
bulundurmalısınız.
 Denetçilerce kontrol edilmek üzere bütün dokümanları proje
bitiminden sonra beş yıl boyunca arşivlemelisiniz
 Proje kapsamında satın alınan makine ve teçhizat 3 yıl
boyunca satılamaz, devredilemez, rehin verilemez. Bu
durumun takibi Ajans tarafından yapılacaktır.
 Proje sürecinde faaliyetlerinizi gerçekleştirirken Sorumlu
uzmana danışmanız gerekmektedir.
09.05.2011
37
TEŞEKKÜRLER
09.05.2011
38