Transcript Kỹ năng tiếp xúc cử tri và chất vấn

KỸ NĂNG TIẾP XÚC CỬ TRI VÀ
TIẾP CÔNG DÂN
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH, CHẤT
VẤN VÀ THẢO LUẬN
KỸ NĂNG THẨM TRA VÀ GIÁM
SÁT NGÂN SÁCH
CỦA ĐẠI BIỂU HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN CẤP HUYỆN
Mục đích bài giảng
Bài giảng được thiết kế nhằm trang bị cho học
viên kỹ năng tiếp xúc cử tri và tiếp công dân;
kỹ năng thuyết trình , chất vấn và thảo luận,
kỹ năng thẩm tra và giám sát ngân sách để
học viên có thể đảm nhiệm tốt vai trò là
ĐBHĐND cấp huyện của mình.
Mục tiêu bài giảng
Sau khóa học học viên có thể:
– Ứng dụng kỹ năng truyền đạt trong tiếp xúc
cử tri và tiếp công dân, trong thuyết trình, chất
vấn và thảo luận nhằm đảm nhiệm tốt vai trò
của mình
– Lập kế hoạch giám sát và đặt ra các câu hỏi
nhằm thẩm tra công tác quản lý ngân sách
của HĐND cấp huyện
Phần 1
KỸ NĂNG TIẾP XÚC CỬ TRI
VÀ TIẾP CÔNG DÂN
1.1 Khái quát về hoạt động tiếp xúc cử tri và
tiếp công dân
1.2. Các hình thức tiếp xúc cử tri của đại
biểu HĐND
1.3. Trách nhiệm của đại biểu HĐND trong
tiếp xúc cử tri và tiếp công dân
(Tr 1 -8)
KỸ NĂNG TIẾP XÚC CỬ TRI, TIẾP
CÔNG DÂN
2.1. Các đặc thù của hoạt động tiếp công dân
9 đặc điểm
8 đặc thù
2.2. Các nguyên tắc chung trong giao tiếp
trong thực thi công vụ
8 nguyên tắc
(Tr 8 - 24)
Đọc tài liệu
2.3 Lập kế hoạch TXCT (tr 24 -32)
2.4 Tiến hành tiếp xúc cử tri (tr 32 – 45)
2.5 Xử lý thông tin sau tiếp xúc (tr 45 -46)
2.6 Tiếp xúc báo chí (tr 46 – 48)
Vai trò chính của đại biểu là “đại diện”, “đại
biểu” và “cầu nối”, hoạt động của đại biểu
HĐND thực hiện trên cơ sở chủ yếu là
hoạt động giao tiếp, tương tác với hai bên,
một là Hội đồng nhân dân và một bên là
công dân, cộng đồng, xã hội.
Tiếp xúc cử tri và tiếp công dân là hoạt động
được các đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND, các
Đoàn đại biểu Quốc hội, các tổ đại biểu HĐND
các cấp tiến hành thường xuyên, đều đặn nhất
và đã trở thành một hoạt động không thể thiếu
trong đời sống dân cử ở nước ta. Chính sách và
thực tiễn đã chứng minh rằng đây chính là một
kênh quan trọng giúp duy trì và cải thiện mối
qua hệ qua lại mang tính tích cực giữa chính
quyền và nhân dân.
Vai trò của đại biểu HĐND
Tuyeân
truyeàn
Tieáp thu
Theo
Thẩmdoõi
tra
HÑND
Traû lôøi
Toång
hôïp
Thöôøng
Thöôøng
xuyeân
theo
xuyeân
dõi
Để có thể thực hiện tốt các vai trò quan
trọng trên, đại biểu HĐND cần nắm vững
luật pháp, có tư tưởng, quan điểm phù
hợp, đồng thời có năng lực thực hành
nhuần nhuyễn các kỹ năng trong tiếp xúc
cử tri và tiếp công dân.
Hoạt động của đại biểu HĐND
TIẾP XÚC
THẨM TRA,
GIÁM SÁT
CHẤT VẤN
CÖÛA SOÅ JO-HARRY
NGÖÔØI DAÂN
BIEÁT
CHÖA BIEÁT
CHUÙNG TA
BIEÁT
(a)
(a’)
(c)
CHÖA BIEÁT
(b)
(d)
Thu thập
TIẾP
XÚC
CHẤT
VẤN
Tìm nguyên
nhân, giải pháp,
giải quyết vấn đề
thông tin
THẨM TRA
GIÁM SÁT
Thu thập
kiểm
chứng
thông tin
Tiếp xúc cử tri và tiếp công dân là các hình
thức cụ thể của giao tiếp nói chung và
giao tiếp công vụ nói riêng.
Giao tiếp là một quá trình trong đó các bên
tham gia tạo ra hoặc chia sẻ thông tin,
cảm xúc với nhau nhằm đạt được mục
đích giao tiếp.
Hoạt động giao tiếp mang tính công vụ
này nhằm giúp gắn kết và hỗ trợ quá trình
tương tác giữa chính quyền nhà nước và
nhân dân, giúp cho các bên này có cơ sở
để (i) biết; (ii) hiểu; (iii) hành động phù
hợp; và (iv) hợp tác với nhau.
HOẠT ĐỘNG TRUYỀN ĐẠT
TIẾP XÚC
ĐÀM
GHI CHƯƠNG
THOẠI CHÉP TRÌNH
CHẤT VẤN
GIÁM SÁT
BÀI
ĐỘC
VIẾT THOẠI
BIỂU GHI ĐÀM
MẪU CHÉP THOẠI
BIẾT
HIỂU
TRUYỀN ĐẠT HIỆU QUẢ
HÀNH ĐỘNG
PHÙ HỢP
HỢP TÁC
VỚI NHAU
Truyền đạt hiệu quả
Quá trình cho và nhận thông tin
rõ ràng chính xác
TRUYỀN ĐẠT
KHÔNG HIỆU QUẢ
RÀO CẢN
ĐƯỜNG ĐI
THÔNG ĐIỆP
RÀO CẢN
TÂM LÝ
RÀO CẢN ĐƯỜNG ĐI CỦA THÔNG TIN
Yếu tố
bên trong
Yếu tố
Bên ngoài
Yếu tố
Bên ngoài
Yếu tố
bên trong
Thông
điệp
ban đầu
Thông
điệp mã
hóa
Mã
hóa
Người nói
Gửi
Thông
điệp mã
hóa
Thông
điệp ban
đầu
Giải
mã
Người nghe
Ý muốn
của
chúng ta
Ý muốn
của
chúng ta
Mã
hóa
Người nói
Gửi
Ý muốn
của
chúng ta
Ý muốn
của
chúng ta
Giải
mã
Người nghe
Ý muốn
của
chúng ta
Ý muốn
của
chúng ta
Mã
hóa
Người nói
Gửi
Ý muốn
của
chúng ta
Ý muốn
của
chúng ta
Giải
mã
Người nghe
Ý muốn
của
chúng ta
Ý muốn
của
chúng ta
Mã
hóa
Người nói
Gửi
Ý muốn
của
chúng ta
Ý muốn
của
chúng ta
Giải
mã
Người nghe
RÀO CẢN TÂM LÝ
NGƯỜI NÓI
QUAN HỆ GIỮA HỌ
NGƯỜI NGHE
Người khác hiểu chúng ta như thế nào?
7%
13%
80%
Qua ngoân töø
Qua gioïng noùi
Qua cöû chæ
Qua trang phục
Trong hoạt động tiếp xúc
TÁC PHONG
TIẾP XÚC
NGÔN TỪ
THÁI ĐỘ
Tác phong
Trang phục
Ngôn ngữ
hình thể
Cách thể hiện
nghi thức
xã giao
Ngôn từ
Cách thể hiện
lời nói
Nội dung lời nói
Cách thể hiện
ngôn ngữ
không lời
Thái độ
Ngôn ngữ
hình thể
Ngôn từ
Cách thể hiện
nghi thức xã giao
Tiếp xúc
Trang phục
Nghi thức
xã giao
Ngôn từ
Ngôn ngữ
hình thể
LẠNH
HÒA
ÔN
NÓNG
CÁCH THỂ HIỆN NGHI THỨC XÃ GIAO
Phải giới thiệu tên,
chức danh,
Thăm hỏi và làm quen cử tri
Phải xưng cử tri phù hợp với tuổi
hoặc quan hệ xã hội
lịch sự và lễ độ.
Niềm nở, nhã nhặn khi tiếp xúc
Thấu cảm khi nghe
Cương vị người nói
Truyền đạt thông tin
Ngôn ngữ
Thông tin phù hợp
Cách nói phù hợp
Dừng ngắt câu đúng chỗ
Đặt câu hỏi đúng cao trào
Phi ngôn ngữ
Biểu cảm trên gương mặt:
Mắt hướng về cử tọa, nét
mặt nghiêm trang, tươi tắn
Cử chỉ: Hai tay dang rộng,
vai thẳng
Tư thế: Đi lại khoan thai,
xoay người trong khi nói
• Chuaån bò tröôùc noäi dung seõ noùi.
• Chuaån bò nhöõng daãn chöùng minh hoïa ñeå noäi
dung noùi deã thuyeát phuïc hôn.
 Độ cao thấp
 Nhấn giọng (ví dụ)
 Âm lượng
 Phát âm
 Từ đệm
 Nhịp điệu (trôi chảy-nhát gừng)
 Cường độ (to-nhỏ)
 Tốc độ (nhanh-chậm)
 Quy naïp


Ñöa ra laäp luaän
Giaûi thích nguyeân nhaân taïi sao nhö vaäy
 Dieãn dòch


Giaûi thích nguyeân nhaân taïi sao nhö vaäy
Ñöa ra laäp luaän
Hỏi ví dụ từ học viên
PHI NGÔN NGỮ
GƯƠNG
MẶT
NÉT NỤ ÁNH
MẶT CƯỜI MẮT
CỬ
CHỈ
ĐIỆU
BỘ
Cương vị người nói
Trang phục phù hợp
Trang phục
Tóc, trang điểm
Nghiêm túc, phù hợp
Có
Gọn gàng, vừa phải, phù hợp
chủ
Giày
Trang sức
đề
Kiểu dáng vừa, phù hợp
Vừa phải,
Cương vị người nói
Khoảng cách phù hợp
Hội trường lớn, hội nghị
Khoảng cách 5m từ bục
Hội trường vừa và nhỏ
Khoảng cách 3m từ bục
Phòng họp
Khoảng cách 1 - 2m
Trao đổi cá nhân
Khoảng cách 0,5 - 1m
Cương vị người nói
Lưu ý
K
H
Ô
N
G
Nhắm mắt
Mím môi
Hất cằm
Gãi
Ngoáy
Vuốt
Xoay
Chỉ, trỏ
Tay đút túi
Tay chống hông
Tay chắp lưng
Tay khoanh trước ngực
Cương vị người nói
Lưu ý
K
H
Ô
N
G
Nói liên tục
Nói đều
đều
Nói
nhanh
quá
Nói
chậm
quá
Nói nhỏ
Tay đút túi
Nói quá lớn
Tay chống hông
Nói nhìn
giấy
Tay chắp lưng
Nói
vấp,
liệu
Tay khoanh trước ngực
Cương vị người nói
Lưu ý
N
Ê
N
Hít thở sâu
trước 3 phút
Bình tĩnh
Đi lại
Thả lỏng
Thăm dò
một vài cử
tọa
Chuẩn bị
tốt bài phát
biểu
Cười
thật
Nói một
vài câu
gây
cười
Chọn góc nhìn đẹp nhất
Đọc trước,
diễn cảm
Từ
khóa,
gợi ý
tươi
Cương vị người nói
Quan sát người nghe
Gương mặt
Biểu cảm trên
gương mặt:
ngạc nhiên,
thích thú, xúc
động, tán
thành, không
đồng ý…
Cử chỉ
Tư thế
Gật đầu,
xoa tay,
nắm hai tay
để trước
ngực, lắc
đầu mắt
nhìn xuống,
ngáp
Chồm người
lên phía trước,
đứng dậy và đi
về phía người
nói, ngã người
ra phía sau,
đưa mắt tìm
đồng minh
QUAN SÁT HÀNH VI NGƯỜI NGHE
HÀNH VI
Ý NGHĨA
Vươn người về phía Tập trung, muốn nhấn mạnh
trước
Ngả người về phía trước Suy ngẫm, muốn mở rộng vấn đề,
chờ đợi quyết định hay kết luận
Ngả người về phía sau, Chăm chú lắng nghe với tinh thần
khoanh tay
phê phán
Nghiêng cổ
Quan tâm, lắng nghe
Gấp 2 tay ra sau cổ
Quá tự tin, thư giãn
Để một tay ra sau cổ
Không đồng ý, bực mình; muốn
thể hiện quan điểm
Vuốt cằm, chống cằm
Rất quan tâm, rất tập trung
QUAN SÁT HÀNH VI NGƯỜI NGHE
HÀNH VI
Ý NGHĨA
2 tay chống cằm
Lắng nghe, rất chăm chú
Cười mỉm
Mỉm cười và gật đầu
Tán thành; ủng hộ
Hoàn toàn ủng hộ
Cau mày; nhăn mặt
Bực bội, chán nản; phản đối
Buồn chán, mệt mỏi, không quan
tâm
Nhìn chằm chằm, đầu Không muốn tập trung; không
không cử động
hứng thú; không muốn hợp tác
Ngáp
Nhìn qua kính; nheo mắt
Không chấp nhận; không tin
tưởng trung; không hứng thú;
chờ dịp để thách thức
QUAN SÁT HÀNH VI NGƯỜI NGHE
HÀNH VI
Ý NGHĨA
Đổi chỗ liên tục, tránh
nhìn thẳng vào người
trình bày
Bỏ kính ra
Không thấy thoải mái, không đồng
ý, muốn kết thúc, muốn đặt câu
hỏi hoặc tranh luận
Không tập trung, suy ngẫm về
quyết định của mình
Buồn chán, mong sớm kết thúc
Liếc nhình đồng hồ
Nhìn quanh phòng
Tìm sự ủng hộ của mọi người;
không hứng thú
Gõ gõ ngón tay lên mặt Không còn kiên nhẫn, nóng ruột
bàn, búng ngón tay; dập muốn nhanh chóng kết thúc
bàn chân
Sờ mũi; nháy mắt nhanh Nói dối; thái độ phòng thủ
Cương vị người nghe
Ra dấu hiệu phản hồi
Ngôn ngữ
Dạ, vâng, đồng ý, nhất trí,
đúng rồi, chính xác, chí phải,
có lý, tuyệt vời
Phi ngôn ngữ
Biểu cảm trên gương mặt:
ngạc nhiên, thích thú, xúc
động
Cử chỉ: Gật đầu, xoa tay,
nắm hai tay để trước ngực
Tư thế: Chồm người lên
phía trước, đứng dậy và đi
về phía người nói
Cương vị người nghe
Tránh phân tâm
Không làm việc riêng
Xem đồng hồ, đọc báo, nghe
điện thoại, nói chuyện riêng,
chú ý những tiểu tiết khác…
Không xen ngang
Cướp lời
Ủng hộ thái quá
Dẫn dắt câu chuyện đi
hướng khác
Cương vị người tổ chức
Chuẩn bị nội dung
Không làm việc riêng
Xem đồng hồ, đọc báo, nghe
điện thoại, nói chuyện riêng,
chú ý những tiểu tiết khác…
Không xen ngang
Cướp lời
Ủng hộ thái quá
Dẫn dắt câu chuyện đi
hướng khác
Cương vị người tổ chức
Thời gian, địa điểm
Không làm việc riêng
Xem đồng hồ, đọc báo, nghe
điện thoại, nói chuyện riêng,
chú ý những tiểu tiết khác…
Không xen ngang
Cướp lời
Ủng hộ thái quá
Dẫn dắt câu chuyện đi
hướng khác
Cương vị người tổ chức
Tổ chức điều khiển
Cung cấp thông tin
Thu nhận thông tin
Lắng nghe
Quan sát
Đặt câu hỏi
Tăng hiệu quả tiếp xúc
• Cố gắng hiểu lẫn nhau càng nhiều càng tốt.
• Nhất trí với quy tắc làm việc chung, vận dụng các
quy tắc đó.
• Khuyến khích nhắc nhở nhau khi có người không
tuân thủ các quy ước đã được thông qua.
• Giám sát các bước hoạt động và vai trò của tập thể
• Trong trường hợp gặp bế tắc, hãy cùng nhau xem
xét, phân tích vấn đề khó khăn và cùng nhau tìm
giải pháp
Thách thức
• Phần lớn cử tọa không muốn nói ra những điều
mà họ đang thực sự suy nghĩ
• Mọi người tự kiểm duyệt để tự bảo vệ mình
Luôn lắng nghe
Không đánh giá các ý kiến đóng góp
Khuyến khích những người nhút nhát tham gia
Giảm bớt sự lấn át trong nhóm.
Không vội vã, nôn nóng
• Để từng người lần lượt nói và mọi người
đều lắng nghe
• Nhấn mạnh tất cả các câu hỏi hoặc lời
nhận xét đều tốt
• Sử dụng các phương pháp khởi động
• Tạo điều kiện cho người ít nói có dịp nói
• Tránh các ý kiến chỉ trích thiếu căn cứ
• Giúp mọi người suy nghĩ liên tục, tránh
những “khoảng lặng”
• Tạo một môi trường an toàn
• Thúc đẩy xây dựng quy tắc nhóm và
thường xuyên xem xét lại quy tắc đó
• Đề nghị mọi người suy ngẫm về mức độ
và hình thức tham gia của họ (phản hồi
nhóm)
CỬ TỌA
•
•
•
•
•
•
•
Người ít nói hoặc nhút nhát
Người hay ngăn chặn
Người hay gây sự
Người hay lấn át
Người thiếu quan tâm
Người thích đùa
Người không phù hợp - cô đơn
CỬ TỌA
•
•
•
•
Người khởi xướng
Người nêu ý kiến
Người xây dựng
Người làm sáng tỏ
vấn đề
• Người thử nghiệm
• Người tóm tắt
• Người kịch liệt phản
đối
• Người giải toả căng
thẳng
• Người thoả hiệp
• Người hoà hợp
• Người khuyến khích
• Người gác cổng
CÁC KIỂU NGHE
Kiểu nghe
Tính chất
Môi trường
sử dụng
1. Giao tiếp xã Người ta GT với nhau Giữa bạn bè,
hội: nghe để đơn giản là GT XH, gia đình
giao kết
không nhằm mục tiêu
trao đổi thông tin
chuyên biệt nào đó
2.Giải
trí: Chủ yếu nhằm giả trí, Nghe
nghe
để thưởng thức, không nhạc
thưởng thức nhằm đánh giá hay
phân tích
ca
3. Nhận thông Trao đổi thông tin nhằm mục
tin: nghe để tiêu để hiểu người khác
học
muốn gì, chứ không để phê
phán hay phán quyết gì
Trong
nhiều
hoàn
cảnh
4.Thuyết
Nhằm thuyết phục người Quản lý,
phục: nghe để khác làm gì đó, do đó cần thương
quyết định
nghe có phân tích, đánh giá mại…
5.Thông cảm: Cảm nhận độ biểu cảm của
nghe để quyết thông điệp để hiểu và thông
thấu hiểu
cảm nhau hơn và từ đó làm
cho người nói thể hiện hết
những cảm xúc của mình
Trong
nhiều
hoàn
cảnh
PHAÂN BIEÄT NGHE VAØ LAÉNG NGHE
Nghe là thụ
động
Lắng nghe là chủ
động
• Tập trung chú ý
• Tìm hiểu ý nghĩa
Lắng nghe
- Lắng nghe là một hành động có tính chủ động, chủ tâm
và mang tính tìm hiểu thông tin, do đó có sự khác biệt
cơ bản với hành động nghe (không mang tính chủ
động, đôi khi không có tính chủ tâm và tìm hiểu thông
tin).
- Lắng nghe cẩn thận, chọn lọc, gạn lọc những khía
cạnh tích cực của thông tin, những thông tin cần tìm
hiểu trong những vấn đề phức tạp, căng thẳng.
Nghe không hiệu quả
-
Lúc nghe, lúc không
Lắng nghe với sự cảnh giác
Lắng nghe với “tai mở - đầu đóng”
Lắng nghe một cách lơ đễnh
Quá khó để lắng nghe
Không thèm nghe
• Thông tin quá nhiều
• Nội dung thông tin không hấp dẫn,
không phù hợp
• Thông tin, lời nói và ngôn ngữ không rõ
ràng.
Thông thường, người ta có xu
hướng nghe hơn là lắng nghe (lắng
nghe đòi hỏi phải có sự chú ý và
mất nhiều năng lượng, dễ gây mệt
mỏi thần kinh nên thường ít được
để ý sử dụng có hiệu quả).
Chúng ta nên
- Cần
có thái độ quan tâm thực sự với những gì
đang được đề cập đến;
- Có am hiểu đối với vấn đề đang được nói đến.
- Thông cảm đối với người nói;
- Tìm ra những vấn đề khó khăn đối với người nói;
- Giúp người nói phát triển khả năng và động lực
cần thiết để giải quyết khó khăn của họ;
- Rèn luyện kỹ năng im lặng trong những tình
huống cần thiết và khuyến khích những người
khác làm theo hành vi và thái độ của mình/người
thúc đẩy.
Chúng ta không nên
-
Hối thúc người nói;
Tranh cãi về nội dung;
Cắt lời người nói;
Đưa ra phán xét quá nhanh;
Đưa ra lời khuyên trừ phi được yêu cầu;
Vội vàng đi đến kết luận;
Khuyến khích người khác làm theo thái độ và
hành vi của mình/người thúc đẩy.
Quan sát
- Quan sát là khả năng cảm nhận những điều sẽ
xảy ra mà không đưa ra đánh giá. Quan sát giúp
ta hiểu được các hành động phi ngôn ngữ và
theo dõi tiến trình tiếp xúc
- Kỹ năng quan sát tốt không chỉ giúp ta đánh giá
được cảm xúc và thái độ của từng cá nhân, mà
còn giám sát được tính năng động, quá trình
tiếp xúc và sự tham gia của cử tri
Những điều cần quan sát
Quan sát hành vi cá nhân
Quan sát hành vi của nhóm
- Giọng nói
- Mức độ quan tâm chung
- Phong cách giao tiếp;
- Mức độ phấn khởi, tích cực
- Nét mặt (cười, nhăn mặt);
- Mức độ mất tập trung;
- Tiếp xúc bằng mắt;
- Các kênh giao tiếp (ai nói,
- Điệu bộ (chuyển động tay,
nhìn, lắng nghe ai);
chân).
Đặt câu hỏi
Trên cơ sở lắng nghe và quan sát, đặt câu hỏi là
cách để thu được thông tin một cách trực
tiếp nhất.
Đặt câu hỏi nếu không đúng cách, hợp lý về nội
dung thì có thể sẽ thu được những kết quả
ngược lại với mong muốn. Do đó, việc đặt
câu hỏi cũng cần có nghệ thuật.
LYÙ DO
1.Để mọi người cùng tham
gia
2. Nhận biết những suy nghĩ,
ý kiến, quan điểm của mọi
người.
3. Lôi cuốn những người ít
nói.
VÍ DUÏ
Bà nghĩ như thế nào
về..?
Bà có ý kiến gì về …?
Bà nghĩ như thế nào?
Ông A, ông nghĩ như
thế nào?
LYÙ DO
VÍ DUÏ
4. Phát hiện những người Bà A, đây là một ý kiến
đóng góp chính.
hay. Hãy nói rõ hơn cho
chúng tôi nghe đi.
5. Kiểm soát thời gian làm . Chúng ta đã dành quá
nhiều thời gian cho câu
việc
hỏi này, ông bà nghĩ thế
nào nếu chúng ta chuyển
sang câu hỏi khác
LÝ DO
6. Đạt được hiểu biết
bằng cách tìm hiểu cả hai
mặt của một vấn đề.
7. Hướng sự chú ý vào
một điểm, một ý, một sự
kiện, một vấn đề hay một
tình huống
VÍ DỤ
Đây là một cách nhìn
nhận vấn đề này. Hãy
cùng xem xét mặt khác
của vấn đề. Điều gì sẽ
xảy ra nếu chúng ta…?
LYÙ DO
8. Đánh giá các quan điểm
9. Phát hiện các lý do và sự việc
10. Khám phá các nguồn thông tin
11. Kiểm soát việc thảo luận
12. Tóm tắt hoặc chấm dứt một cuộc thảo luận
13. Thay đổi suy nghĩ
14. Kiểm soát hành vi
15. Gợi ý hành động, ý kiến hoặc quyết định
VÍ DUÏ
PHAÂN BIEÄT CAÂU HOÛI ÑOÙNG - MÔÛ
CAÂU HOÛI ÑOÙNG
CAÂU HOÛI MÔÛ
Là loại câu hỏi có câu trả Là loại câu hỏi bắt đầu bằng:
lời có – không; đúng – sai cái gì, như thế nào, tại sao,
khi nào, ai.., ở đâu… và câu
( không có thông tin)
Ví dụ:
Ông/bà đã tham gia đóng
góp ý kiến xây dựng đề
án nông thôn mới của xã
chưa?
trả lời tùy thuộc vào tình hình
thực tế, từ suy nghĩ và nhận
thức của người được hỏi
Ví dụ: ông/bà nghĩ như thế
nào về vai trò của Hội cựu
chiến binh xã trong xây dựng
nông thôn mới của xã nhà
Một số ví dụ về việc đặt câu hỏi
Dạng câu hỏi
Cách dùng
Rủi ro
-Kích thích được mọi người
Câu hỏi được suy nghĩ;
viết lên bảng -Rất tốt để mọi người thảo
hoặc máy chiếu luận chung;
-Đưa ra xu hướng yêu cầu.
-Không đặt câu hỏi cho riêng ai nên
có thể không có ai trả lời;
-Một câu hỏi sai có thể làm sai
hướng cả quá trình;
-Sẽ không có kết quả nếu không có
thời gian để suy nghĩ.
-Dễ nhận được câu trả lời;
-Dùng để lôi kéo những
người ít nói hoặc những
người hay e thẹn;
Câu hỏi trực -Có thể làm giảm vai trò của
tiếp: đặt câu hỏi người nói quá nhiều;
cho từng người -Có thể tìm được một người
hoặc nhóm nhỏ có năng lực trong số cử tọa;
-Có thể dùng để đề cập đến
một quan điểm bị bỏ quên vì
những nhận xét lạc đề của
người khác.
-Các thành viên chưa chuẩn bị sẽ bị
bối rối;
-Sẽ hiệu quả hơn nếu đưa ra một câu
hỏi chung cho cử tọa để đưa câu
chuyện về với nội dung trọng tâm.
Câu hỏi mở: Bắt
đầu bằng ai, cái
gì, ở đâu, như
thế nào?... Với
câu hỏi này,
người trả lời
không thể trả lời
đơn giản là “có”
hoặc “không”.
Ví dụ: Phản ứng
của dân làng
như thế nào sau
khi công ty quyết
định xây dựng
con đường?”
-Yêu cầu các thành viên phải
suy nghĩ mới có thể đưa ra
câu trả lời và những thông tin
cụ thể;
-Chất lượng thảo luận sẽ tăng
lên khi phát hiện ra những chi
tiết mới.Điều này rất tốt để
phân tích các tình huống khó
khăn (tại sao lại thế? cần thay
đổi điều gì?).
Câu hỏi dẫn dắt:
Câu trả lời mong
đợi tiềm ẩn
trong câu hỏi
-Hữu ích khi thúc đẩy một
cuộc thảo luận bị lạc chủ đề. -Có thể sẽ bị lôi kéo;
-Nhận trách nhiệm cho quá -Có thể bị mất những điểm trọng tâm
trình này.
-Câu hỏi mở thường khó trả lời hơn;
-Những câu hỏi bắt đầu với từ hỏi
“tại sao” được cảm nhận như một lời
đe dọa;
-Tác dụng sẽ giảm nếu người thúc
đẩy không thể phân tích được câu trả
lời.
Một số ý nghĩa của việc đặt câu hỏi
Mục đích
Tạo cho cộng đồng hứng thú để
suy nghĩ và đưa ra ý kiến
Lôi kéo người ít nói tham gia
Công nhận những người có đóng
góp quan trọng, đồng thời khuyến
khích sự tham gia của những
người khác
Dạng câu hỏi
Bạn có ý kiến như thế nào về…?
Doanh, bạn nghĩ gì về…?
Thanh, đây là một ý kiến hay, bạn có
thể nói rõ hơn về nói cho chúng tôi?
Kiểm soát thời gian họp
Bạn có ý kiến nào khác không trước
khi chúng ta chuyển sang phần
khác?
Hiểu rõ thông qua việc khám phá
ra hai mặt của một vấn đề
Đây là một cách để quan sát. Chúng
ta hãy nhìn từ mặt bên kia. Điều gì
sẽ xảy ra nếu…?
Nên hạn chế tới mức tối đa những câu hỏi
mà bắt đầu bằng những từ để hỏi như: Tại
sao…? Bởi những câu hỏi này thường đem
lại cảm giác bị sắp đặt, top – down, áp lực,
không nhận được thiện cảm từ phía người
được hỏi.
Diễn giải
- Diễn giải nội dung là sử dụng từ ngữ của mình
để nhắc lại những gì người khác nói. Diễn giải
nội dung thường được sử dụng khi người nói
trình bày dài hoặc không rõ ràng.
- Diễn giải nội dung đem lại lợi ích cho cả người
nói và người nghe.
Diễn giải là lặp lại những gì người
khác vừa mới nói bằng chính ngôn từ
của mình.
Lợi ích đối với người nói
• Trấn tĩnh và làm sáng tỏ, giúp khẳng định
với người nói rằng ý kiến của họ đáng
được người khác lắng nghe.
• Biết được người khác có lắng nghe ý kiến
của mình hay không.
• Khuyến khích mọi người nói ra suy nghĩ
của mình.
Lợi ích đối với người nghe
• Buộc phải chăm chú lắng nghe,
• Kiểm tra xem chúng ta đã thực sự hiểu
điều người đó nói chưa.
• Người nghe có thêm một cơ hội để hiểu
những điều người nói đã cố gắng diễn đạt,
chia sẻ.
- Đối với người nghe, họ có thêm cơ hội để
nhận biết là mình có hiểu đầy đủ những gì
người nói chuyển tải hay không?
- Đối với người nói, việc có người lắng nghe
mình là một động lực để tiếp tục ý kiến của
mình. Đồng thời, thông qua diễn giải nội dung,
người nói có thể xem lại xem ngôn ngữ mình
sử dụng có dễ hiểu đối với người nghe hay
không? Trên cơ sở đó điều chỉnh lại bài nói
của mình.
Khi nào sử dụng kỹ năng diễn giải?
• Khi người nói phát biểu dài dòng, hoặc nói
về vấn đề phức tạp hay khó hiểu;
• Hoặc khi người nói không diễn đạt suy
nghĩ rõ ràng.
Không nên thường xuyên diễn giải vì sẽ làm chậm
nhịp độ giao tiếp và khiến các thành viên trong
nhóm không muốn lắng nghe.
3 bước diễn giải
• Lắng nghe chăm chú.
• Dùng ngôn từ của mình để nhắc lại những gì mà bạn
nghĩ là người nói vừa trình bày, ví dụ bạn có thể mở đầu
bằng:
“Nói theo cách khác ...” hoặc
“Có phải ý của bạn là ...” hoặc
“Hình như ý bạn muốn nói là ...”
• Kiểm tra lại bằng cách hỏi:
“Như vậy có đúng không?” hoặc
“Tôi hiểu như vậy có đúng không?”
• Nếu bạn hiểu sai, hãy hỏi tiếp để làm sáng tỏ cho đến
khi bạn hoàn toàn hiểu rõ ý của người nói.
Phát hiện
- Phát hiện là hỏi những câu hỏi giữa chừng nhằm
làm rõ nội dung được đề cập, đồng thời khích lệ
người nói tiếp tục.
- Trên cơ sở tập trung lắng nghe, người thúc đẩy
có thể phát hiện ra những ý tưởng quan trọng,
bất ngờ, đôi khi cả người nghe, người nói cũng
không phát hiện ra.
Đưa và nhận phản hồi
- Phản hồi là những nhận xét cá nhân về một
việc làm hoặc hành vi của một người nào đó
chứ không nhận xét về bản thân người đó.
- Cần lưu ý là, chỉ đưa ra những nhận xét tiêu
cực sẽ không mang tính khuyến khích cũng
như không giúp được người nhận phản hồi
thay đổi hành động của họ.
Có hai loại phản hồi khác nhau như: phản hồi
khẳng định, phản hồi xây dựng
Phản hồi khẳng định:
• Công nhận, ví dụ: Cám ơn việc làm của
bạn…;
• Nhận xét tích cực, ví dụ: Tuyệt vời, chúng tôi
thấy bạn làm việc rất tốt…
• Đề cập đến những điểm tốt, ví dụ: Trình bày
của bạn có cấu trúc rõ ràng, bạn đã vận
động được khá nhiều người…
Phản hồi xây dựng
- Đưa ra đề nghị và kiến nghị để cải thiện tình
thế, ví dụ: tổ chức cuộc họp vào ban đêm, đề
nghị ai đó làm chủ toạ cuộc họp…;
- Có hai bên liên quan trong quá trình phản hồi:
bên đưa và bên nhận phản hồi. Trong khi
người đưa phản hồi đưa ra các nhận xét thì
người nhận phản hồi chỉ nên lắng nghe.
Người nhận phản hồi có thể hỏi lại nếu thông
điệp phản hồi không rõ ràng.
Chuỗi cảm xúc của người nhận phản hồi xây dựng diễn ra
theo trình tự như sau:
Phủ nhận
Bực tức
Bào chữa
Chấp nhận
Thay đổi hành động
Người thúc đẩy cần cố gắng sao cho người nhận phản hồi hoặc
chính mình khi nhận phản hồi sẽ bắt đầu với giai đoạn bào chữa
thay vì phủ nhận hoặc bực tức.
Đưa phản hồi như thế nào để đạt được mục đích phản
hồi?
- Công thức đưa phản hồi hợp lý: “Khi bạn…(hành vi cụ
thể) tôi…(cảm xúc cụ thể)…bởi vì…(hậu quả của hành vi).
Nhận phản hồi
• Lắng nghe phản hồi, không nên phản đối hoặc
phản ứng ngay lập tức;
• Đảm bảo hiểu phản hồi;
• Hỏi lại để làm rõ và cho minh họa nếu phản
hồi không rõ;
• Không nên lệ thuộc vào một nguồn thông tin
(mọi người sẽ không tin tưởng vào một ý kiến
cá nhân);
• Không nên đề nghị phản hồi nhưng không
muốn nghe;
• Quyết định sẽ làm gì sau khi nhận phản hồi.
Người nhận phản hồi sẽ thấy rất lúng túng
nếu có quá nhiều phản hồi. Người thúc đẩy phải
quyết định số lượng phản hồi. Số lượng phản
hồi thích hợp tùy vào từng trường hợp. Đặc biệt,
không nên cường điệu phản hồi. Nhận phản hồi
là một việc làm rất khó, nếu cường điệu thêm, sẽ
gây ra những ảnh hưởng tiêu cực.
TAÏI SAO THAÊM DOØ LAØ LAÏI LAØ MOÄT KYÕ
NAÊNG CAÀN THIEÁT?
Kỹ năng thăm dò giống như cách chúng ta lột
từng lớp vỏ củ hành tây để lấy lõi. Như vậy, sử
dụng kỹ năng này để dần dần nắm được lý do
thực sự đằng sau một vấn đề, hoặc càng hiểu
vấn đề kỹ càng hơn.
ÑEÅ THAÊM DOØ TOÁT
NEÂN
KHOÂNG NEÂN
- Chăm chú lắng nghe
- Hỏi tiếp theo sau khi
đã hiểu được câu trả lời
trước đó
- Làm sáng tỏ thông tin
-Tìm ra vấn đề cốt yếu
hoặc những điểm chính
- Phán xét trong khi
đang lắng nghe
- Nhảy từ chủ đề/vấn đề
này sang chủ đề/vấn đề
khác
- Đưa ra giả định
- Mất phương hướng vì
bị sa lầy vào các chi tiết
vụn vặt hoặc lạc hướng
Thăm dò có nghĩa là hỏi tiếp để tìm hiểu
thêm
Ví dụ:
• Bà có thể giải thích thêm được không?
• Bà có thể giải thích bằng cách khác được
không?
• Bà có thể cho tôi biết thêm về điều đó
được không?
• Sử dụng câu hỏi 5W +H Nhưng tại sao,
như thế nào, ai, khi nào, ở đâu?
• Còn gì nữa không?
Kỹ năng thăm dò được dùng cho rất nhiều
mục đích. Chúng ta có thể sử dụng
phương pháp này để:
• Khai thác khả năng của mọi người
• Làm rõ các câu hỏi, thông tin đầu vào
và/hoặc các quan điểm
• Tạo đối thoại
• Giải quyết vấn đề
Ñoái thoaïi
Đối thoại là một cuộc nói chuyện cởi
mở và thẳng thắn, trong đó mọi người
đều có chung trách nhiệm và cố gắng
hiểu nhau.
Đối thoại
• Giải thích được những điểm khác nhau
giữa đối thoại và thảo luận
• Giải thích được tại sao trong ra quyết định
có sự tham gia của nhiều bên thì đối thoại
thường có ích hơn thảo luận
Khuyến khích đối thoại
Đối thoại là hình thức chủ yếu của hoạt động tiếp xúc.
• Tạo được không khí tin tưởng lẫn nhau;
• Tạo được sự cởi mở để chia sẻ, lắng nghe
và học hỏi;
• Khuyến khích hiểu biết chung;
• Hiệu quả hơn trong việc giải quyết vấn đề;
• Hiệu quả hơn trong việc ra quyết định có sự
tham gia.
Sự khác biệt giữa đối thoại và thảo
luận
Đối thoại
Thảo luận
- Dựa trên quan điểm cùng
nhau suy nghĩ;
- Có trách nhiệm hiểu quan
điểm của người khác;
- Đầu óc cởi mở;
- Lắng nghe;
- Các câu hỏi mở;
- Khẳng định;
- Tìm ra giải pháp tốt nhất.
- Dựa trên sự thi đua;
- Có trách nhiệm chi phối các ý
kiến khác;
- Đầu óc dè dặt;
- Nói;
- Phát biểu;
- Khẳng định quan điểm của
mình;
- Tìm kiếm giải pháp.
Khi có đối thoại đúng mực, cần tạo ra một môi trường, trong đó mọi
người tin tưởng lẫn nhau, chia sẻ ý kiến, kinh nghiệm và cố gắng đạt
được sự nhất trí.
Xaây döïng cuoäc ñoái thoaïi
•
•
•
•
Xác định rõ mục tiêu của buổi họp hoặc tập
huấn (nếu cần thì giải thích những điểm khác
nhau giữa đối thoại và thảo luận).
Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lắng nghe
có hiệu quả nhằm hiểu biết lẫn nhau.
Thăm dò, diễn giải và khuyến khích các thành
viên trong nhóm cũng làm tương tự như vậy.
Thử thách những ý nghĩ hoặc giả định đã có
trước
• Mọi cử tọa đều được khuyến khích nói ra
những điều họ suy nghĩ
• Giúp củng cố về nhiều mặt
– Các cử tọa học được cách chia sẻ các ý
kiến"bước đầu" của mình
– Các cử tọa mạnh dạn hơn khi nêu những vấn
đề khó khăn
– Các cử tọa phát hiện và thừa nhận sự đa
dạng trong ý kiến và kinh nghiệm của mọi
người
Theo dõi hướng thảo luận
• Theo dõi các hướng thảo luận có nghĩa là
bám sát các dòng suy nghĩ khác nhau
trong cuộc thảo luận.
• “Tôi nghĩ bà con đang đề cập mấy vấn đề
một lúc, đó là...”
• "Tôi nghĩ bà con đang đề cập ba vấn đề
khác nhau. Ví dụ Bà A, bà đang nói đến
...”
Tác dụng của theo dõi hướng
thảo luận
Giúp các thành viên cảm
thấy có người lắng nghe
Ba bước chính trong quá trình theo dõi
các hướng thảo luận
Thông báo cho nhóm bạn muốn dừng cuộc
thảo luận một chút và tóm tắt.
• Liệt kê các hướng thảo luận đó
• Cuối cùng, kiểm tra với nhóm xem mình
đã hiểu chính xác chưa.
Tìm điểm chung
Giúp các thành viên thấy được điểm khác
nhau nhưng hướng tới những điểm chung
Bốn bước trong quá trình tìm
quan điểm chung
•
•
•
•
Ngừng thảo luận và nói cho nhóm biết
rằng bạn sẽ tóm tắt những điểm giống
nhau và khác nhau.
Tóm tắt những điểm khác nhau
Tóm tắt những điểm chung
Kiểm tra xem đã chính xác chưa.
Giữ vai trò trung lập
• Nếu “chỉ là ý kiến của ĐBHĐND” thì buổi
tiếp xúc cử tri chưa đạt kết quả
• Cản trở quá trình suy nghĩ sáng tạo của
cử tri.
• Một số cử tri nghĩ nếu đã có chiều hướng
thuận theo một loại ý kiến nào đó thì
không cần phải bận tâm nữa.
• Sẽ gây trở ngại đến quá trình đạt được sự
nhất trí một cách bền vững
ĐỐI KHÁNG
• Thiếu nhiệt tình tham gia một quá trình
hoặc đạt được một thoả thuận
• Thẳng thắn từ chối hợp tác
Làm thế nào để nhận biết sự đối kháng ?
Traùnh nhìn maët nhau
Tieáp tuïc baøn chuyeän rieâng
Höõng hôø vôùi caùc caâu hoûi
Baát ñoàng
lieân mieân
Ruùt lui khoâng tham gia trao ñoåi yù kieán
Laïi tieáp tuïc ngaét lôøi
Chia seû taâm traïng thaát voïng
Tröïc tieáp hoaëc giaùn tieáp baùc boû nhöõng
yù kieán ñeà xuaát hoaëc höôùng daãn
Ñaët caâu hoûi maø baïn nghi ngôø
hoï ñaõ bieát traû lôøi roài.
Làm thế nào để giải quyết đối kháng
1
2
Gạt cảm
giác cá
nhân sang
1 bên
Phát hiện
đối
kháng
6
Thăm dò
để hiểu
biết hơn
Đừng đi thẳng
vào giải pháp
3
Khám phá
vấn đề
hoặc mối
quan tâm
5
4
Thừa
nhận cảm
nghĩ
Thảo
luận tìm
giải pháp
Phần 2
KỸ NĂNG THUYẾT
TRÌNH, CHẤT VẤN VÀ
THẢO LUẬN
VAI TRÒ CỦA HOẠT ĐỘNG THUYẾT TRÌNH,
CHẤT VẤN, THẢO LUẬN CỦA ĐẠI BIỂU HĐND
CẤP HUYỆN
Các khái niệm cơ bản
• Thuyết trình (Tr50)
• Chất vấn
• Thảo luận
Vai trò của thuyết trình, chất vấn và thảo
luận (Tr 51)
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH, CHẤT VẤN, THẢO
LUẬN CỦA ĐẠI BIỂU HĐND CẤP HUYỆN
Kỹ năng thuyết trình (Tr 52 – 80)
• Chuẩn bị: Phân tích người nghe, chuẩn bị nội
dung, phương tiện hỗ trợ (Tr 52 -61)
Đọc tài liệu
• Tiến hành thuyết trình, chất vấn, thảo luận (62 77)
Đã trình bày ở phần tiếp xúc
• Kết thúc phần thuyết trình, chất vấn, thảo luận
(77 – 80)
Đọc tài liệu
Kỹ năng chất vấn ( Tr 80 -85)
Đọc tài liệu
Kỹ năng thảo luận (tr 85 - 92)
• Xác định rõ nội dung trước khi thảo luận
(nguyên tắc 6W)
Đọc tài liệu
• Tham gia thảo luận (Tr 88)
+ Vai trò người điều hành
+ Vai trò đại biểu: lắng nghe, ghi chép, phản hồi
Đã trình bày ở phần tiếp xúc
Yêu cầu
Ấn
tượng
Lôi
cuốn
Uyên
bác
Sư
phạm
Quá trình nghe trình bày
Nghe
hay
Nghe
thử
Nghe
đúng
Tin
nghe
Các bước tiến hành
Bước chuẩn bị.
 Tìm hiểu và nắm vững thông tin, số liệu
 Nắm vững vấn đề liên quan đến lĩnh vực trình
bày
 Nắm vững nội dung văn bản, bản chất pháp lý
của vấn đề được văn bản điều chỉnh,
 Sưu tầm tài liệu dẫn chứng, minh họa
 Chuẩn bị đề cương.
Trình bày
• Vào đề.
– Gây thiện cảm ban đầu cho người nghe
– Mở đầu dí dỏm, hài hước.
– Đặt vấn đề nêu được vấn đề chủ yếu mà
người nghe cần tìm hiểu nhất.
– Tạo sự hấp dẫn, gây ấn tượng trong khi nói
– Giọng nói, rõ ràng, truyền cảm
– Nói rõ bố cục bài trình bày
• Nội dung chính.
– Tạo sự hấp dẫn, gây ấn tượng trong khi nói
– Bảo đảm các nguyên tắc sư phạm trong
tuyên truyền miệng
– Sử dụng phương pháp thuyết phục trong
tuyên truyền miệng
– Có số liệu, sự kiện để minh hoạ,
– Đặt câu hỏi để tăng thêm sự chú ý của người
nghe.
– Sử dụng chính xác thông tin, số liệu, thuật
ngữ chuyên ngành và ngôn ngữ phổ thông.
– Dẫn dắt lo gich, thể hiện mối quan hệ nhân
quả
– Đặt ra những câu hỏi của vấn đề để người
nghe theo dõi và hiểu rõ vấn đề
– Bố cục chặt chẽ
– Dẫn dắt từ dễ đến khó, từ đơn giản đến phức
tạp, từ gần đến xa (phương pháp suy diễn)
hoặc từ xa đến gần (phương pháp quy nạp)
– Tuỳ từng vấn đề mà dùng lý luận soi sáng cho
thực tiễn hoặc từ thực tiễn mà đi sâu vào lý
luận.
– Chứng minh là cách thuyết phục chủ yếu dựa
vào các dẫn chứng xác thực, khách quan để
làm sáng tỏ và xác nhận tính đúng đắn của
vấn đề.
– Giải thích là việc dùng lý lẽ để giảng giải giúp
người nghe hiểu rõ và hiểu đúng vấn đề.
– Phân tích là diễn giải, đánh giá vấn đề nhằm
tìm được đặc điểm, bản chất, điểm mạnh,
điểm yếu, điểm tốt, điểm xấu, sự phù hợp,
không phù hợp... của vấn đề.
Kết luận
- Nhắc lại những điểm chính đã trình bày
- Đặt câu hỏi cho người nghe
Lưu ý để trình bày hiệu quả
– Nêu được tầm quan trọng của vấn đề sẽ trình
bày
– Đúng giờ
– Sử dụng hợp lý kênh ngôn ngữ (nói) và kênh
phi ngôn ngữ (cử chỉ, động tác).
• Thực tiễn trong những năm qua, công tác
chất vấn ngày càng được quan tâm và
thực hiện có hiệu quả.
• Thông qua chất vấn và trả lời chất vấn,
nhiều vấn đề được làm sáng tỏ, nhất là
trách nhiệm của các cơ quan, người đứng
đầu các cơ quan hữu quan trong công tác
của mình.
• Hình thức đối thoại trực tiếp tạo không khí
dân chủ, cởi mở, nghiêm túc giữa người
chất vấn và người trả lời chất vấn đã
mang lại hiệu quả thiết thực, được nhân
dân quan tâm theo dõi và hoan nghênh.
Phần 3
KỸ NĂNG THẨM TRA VÀ GIÁM
SÁT NGÂN SÁCH