Transcript KỸ NĂNG QUẢN LÝ - Cán bộ trẻ ninh bình

KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ
LÃNH ĐẠO
PGS.TS. Ngô Doãn Vịnh
1
NỘI DUNG SẼ NGHIÊN CỨU
1- Những vấn đề lý thuyết chủ yếu
2- Kỹ năng quản lý lãnh đạo
3- Kỹ năng quản lý đối với cơ quan/tổ chức
4- Kiến nghị
2
PHẦN I
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ THUYẾT
CHỦ YẾU
3
KỸ NĂNG?
Kỹ năng là gì và tại sao phải có nó?
1- Tại sao phải có kỹ năng?
- Sống tốt hơn
- Làm việc tốt
- Có ích hơn cho người khác
- 2- Kỹ năng là gì?
- Kỹ năng là năng lực tri thức lý luận và thực hành để giải quyết một công việc cụ thể của
một chủ thể nào đó nhằm đạt được mục đích một cách mỹ mãn.
- Năng lực ấy là tổng thể các yếu tố: kiến thức lý luận, kinh nghiệm, phương pháp giải
quyết vấn đề, nghệ thuật lôi kéo người khác cùng thực hiện công việc…
+ Ví dụ: Kỹ năng mềm: năng lực sử dụng ngôn ngữ, triết lý để sống tốt hơn (biết
làm việc theo nhóm, giao tiếp, biết lạc quan, biết lựa chọn…)
Tiêu biểu: Kỹ năng sống (nói, nghe, giao tiếp, ứng xử…
- Kỹ năng cứng: năng lực chuyên môn, nó thể hiện ở bằng cấp, chứng chỉ; Kỹ
năng tự vệ
4
CÁI VÒNG KỸ NĂNG – TRÍ TUỆ?
CHO- Người khác- NHẬN
Kỹ năng
Kỹ năng
mềm
Năng lực
hữu ích
Thuộc sở hữu
chủ quan
Kỹ năng
Cứng
5
PHƯƠNG CÁCH HÌNH THÀNH
KỸ NĂNG
Học
Nghe
KỸ NĂNG
Năng lực trí
tuệ/trí nhớ
Thực
hành
6
ĐIỂM MẤU CHỐT HÌNH THÀNH
KỸ NĂNG?
1- Khát khao kỹ năng
2- Quyết tâm xây dựng kỹ năng
3- Năng lực trí tuệ (khả năng tiếp nhận của
chủ thể)
4- Cách thức luyện tập kỹ năng
5- Ngoại cảnh (thày giỏi/thực tiễn cuộc sống
đòi hỏi cao. Sống gần đèn thì sáng…)
7
QUẢN LÝ?
NHÀ QUẢN
LÝ
Nắm chặt
Lợi ích
QuẢN
LÝ
Người bị
Quản lý
Nghệ thuật QL
MỤC TIÊU
Phát triển
8
HÌNH THÁI KỸ NĂNG QUẢN LÝ
Kỹ năng quản lý
nhà nước
NHÀ
QUẢN
LÝ
KÝ
NĂNG
QUẢN
LÝ
Kỹ năng quản lý
doanh nghiệp/tổ chức
9
NHÀ NƯỚC?
QUỐC
HỘI
CHÍNH
PHỦ
CƠ QUAN
TƯ PHÁP
Cơ quan
quản lý
hành chính NN
cao nhất
10
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC THEO NGÀNH
VÀ THEO LÃNH THỔ
Quản lý nhà nước
theo ngành
Cơ chế
Kết hợp
CƠ QUAN
QUẢN LÝ
NHÀ NƯỚC
Quản lý nhà nước
theo lãnh thổ
11
NỘI DUNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Ban hành
đường lối
phát triển
Quản lý kinh tế & rủi ro
Quản lý xã hội, môi trường
Cơ quan/
Nhà quản
lý
QUẢN LÝ
NHÀ NƯỚC
Quản lý an ninh quốc phòng
Tổ chúc thực
hiện và kiểm
tra, giám sát
Quản lý đối ngoại
12
LÃNH ĐẠO
Lãnh đạo = Quyết định + chỉ đạo + chỉ huy +
điều hành
Kỹ năng
lãnh đạo
Kỹ năng
quyết định
đường lối
Kỹ năng
chỉ đạo
Kỹ năng
chỉ huy
Kỹ năng
điều hành
LÃNH ĐẠO: Đưa ra đường lối, chuẩn mực bắt mọi
người làm theo
13
LÃNH ĐẠO
Quyết định đường lối
TRƯỞNG
Chỉ đạo
Cơ chế/
Quy chế
Chỉ huy
PHÓ
Điều hành
14
PHẦN II
CẤU TRÚC KỸ NĂNG QUẢN LÝ
15
CẤU TRÚC KỸ NĂNG QUẢN LÝ
6- Kỹ năng
thuyết trình
11- Phương
pháp
quản lý
7- Kỹ năng
phán đoán
8- Kỹ năng
thu phục
KỸ NĂNG
QUẢN LÝ
2- Kỹ năng ban hành
chính sách quản lý
3- Kỹ năng tổ chức thực
hiện đường lối,
chính sách phát triển
4- Kỹ năng đánh giá việc
thực hiện, thời gian và
điều chỉnh mục tiêu
9- Kỹ năng
dùng người
10- Kỹ năng hoàn
thiện tổ chức
1- Kỹ năng quyết
định đường lối
12- Công cụ
quản lý
5- Kỹ năng phân phối
kết quả phát triển
16
KỸ NĂNG QUYẾT ĐỊNH ĐƯỜNG LỐI
1- Kỹ năng phân tích bối cảnh và dự báo tình
huống
2- Kỹ năng tổ chức lấy ý kiến tham vấn
3- Kỹ năng huy động sự tham gia của cộng đồng
4- Kỹ năng lựa chọn kịch bản
5- Kỹ năng quản lý rủi ro
Nhớ: Đường lối phải mềm, không cứng nhắc
17
KỸ NĂNG BAN HÀNH CHÍNH SÁCH
1- Kỹ năng đảm bảo quy trình ra chính sách
2- Kỹ năng xác định thời gian để ban hành
chính sách kịp thời
3- Kỹ năng gây sự chú ý của số đông/tạo dư
luận xã hội
4- Kỹ năng quảng bá chính sách
Chú ý: Mỗi nhiệm vụ phải có chính sách/biện
pháp đảm bảo
18
QUY TRÌNH BAN HÀNH CHÍNH SÁCH
Phân tích
bối cảnh
Định hướng
chính sách
Lựa chọn mục
tiêu chính sách
Triển khai hực hiện
và Đánh giá
chính sách
Điều chỉnh
chính sách
Ban hành chính
sách
Xác định các
hoạt động chính
Xác định
Nguồn lực
19
KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HiỆN
ĐƯỜNG LỐI VÀ CHÍNH SÁCH
1- Kỹ năng phân công công việc: cụ thể,
đúng người, đúng việc, đúng lúc
2- Kỹ năng phối hợp giữa các cá nhân và
đơn vị (động viên, lôi kéo…)
3- Kỹ năng kiểm tra, giám sát công việc (chi
tiết, sát sao…)
20
KỸ NĂNG ĐÁNH GIÁ VÀ ĐIỀU CHỈNH
MỤC TIÊU
1- Có tiêu chí đánh giá
2- Kỹ năng lựa chọn phương pháp đánh giá
phù hợp
3- Kỹ năng tiến hành đánh gía (một cách
khách quan, khoa học, trung thực)
4- Kỹ năng lấy ý kiến phản biện kết quả
đánh giá
5- Điều chỉnh mục tiêu khi cần
21
KỸ NĂNG PHÂN PHỐI KẾT QUẢ
1- Kỹ năng đánh giá cống hiến của cá nhân,
tổ chức
2- Kỹ năng chia sẻ thành quả thu được
(công bằng, khích lệ, tránh gây mất động
lực…)
3- Kỹ năng giành vốn tài chính cho công
việc tiếp theo
22
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
1- Kỹ năng lựa chọn: ngôn ngữ, hình ảnh,
cách thức diễn đạt, cách thức lôi cuốn, địa
điểm diễn thuyết, thời gian diễn thuyết…
2- Kỹ năng phản ứng trước các tình huống
(phản ứng của người nghe, tác động từ
ngoại cảnh…)
3- Kỹ năng rút kinh nghiệm sau mỗi lần diễn
thuyết
Chú ý: biết 10 nói 1 thì hay
23
10 ĐiỀU KHUYÊN KHI THUYẾT TRÌNH
1- Biết phải mạnh dạn
2- Biết phải tự tin
3- Biết ta, biết người
4- Biết 10 nói 1
5- Biết khi nào “đến lúc”
6- Không chủ quan
7- Không biết không nói
8- Không độc diễn (để người nghe cùng nói)
9- Không khinh xuất (không ăn nói sơ xẩy)
10- Không xúc phạm người nghe
24
KỸ NĂNG PHÁN ĐOÁN
1- Kỹ năng phân tích và so sánh với các tình
huống tương tự (phải nắm rõ bản chất vấn
đề)
2- Kỹ năng giả định tình huống (nếu …. ..
thì…)
3- Kỹ năng xây dựng kịch bản (kỹ năng lựa
chọn kịch bản; lượng định kết quả)
4- Kỹ năng tham vấn chuyên gia
25
KỸ NĂNG THU PHỤC
1- Kỹ năng phát ngôn
2- Kỹ năng gây thiện cảm và gây chú ý
3- Kỹ năng gây ấn tượng và trở thành hạt
nhân
4- Kỹ năng hòa đồng và chiếm ưu thế
26
KỸ NĂNG DÙNG NGƯỜI
1- Kỹ năng nhận biết con người (nhiệt tình,
trung thực, sáng tạo, liêm khiết…)
2- Kỹ năng xác định điểm mạnh của cá nhân
(sở trường và năng lực phối hợp)
3- Kỹ năng bỏ qua yếu điểm của cá nhân
4- Kỹ năng gắn kết các cá nhân và loại bỏ
sự đối đầu/xung đột
5- Kỹ năng động viên, khích lệ
27
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN
Đây là một trong những kỹ năng quản lý quan
trọng nhất và khó nhất
1- Lập kế hoạch thời gian (cho cá nhân và cho tổ
chức)
2- Tìm ra phương án tiết giảm chi phí thời gian (đi
lại, làm việc, hội họp, nghỉ ngơi)
3- Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả
4- Đánh giá việc xử dụng thời gian cho mỗi ngày,
mỗi tuần, mỗi tháng và mỗi năm (Ví dụ cách
sống của Người Do Thái)
28
KỸ NĂNG QUẢN LÝ MỐI QUAN HỆ
Mối quan hệ
cá nhân
Phải xác lập sơ đồ về các mối
quan hệ đối với hàng quý,
hàng năm
1- Xác định quan hệ với ai? trong số
ấy ai là quan trọng hơn cho bản thân?
Mối quan
hệ
Mối quan hệ
tổ chức
2- Mỗi công việc có mối quan hệ nhất
Định, trong các mỗi quan hệ ấy sẽ có
mối quan hệ quan trọng hơn?
3- Kết nối các mối quan hệ một cách
hợp lý và chân thành
29
KỸ NĂNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC
1- Thông thái cây quản lý để hình dung
chuỗi công việc phục vụ ý đồ tổ chức bộ
máy
2- Khảo sát và học tập những Tổ chức
thành công
3- Rà soát thường xuyên những bất hợp lý
của Tổ chức để cải tiến Tổ chức bộ máy
(nhưng không được lạm dụng, thay đổi
thường xuyên)
30
KỸ NĂNG SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP VÀ
CỘNG CỤ QUẢN LÝ
1- Kỹ năng sử dụng phương pháp quản lý
- Khi nào sử dụng phương pháp kinh tế và sử dụng sao
cho tác dụng lớn nhất
- Khi nào sử dụng phương pháp hành chính và khi nào
dùng tới nó mà không gây phản cảm cho người bị quản
lý: Lạt mềm buộc chặt
2- Kỹ năng sử dụng công cụ quản lý
- Mệnh lệnh khôn khéo (không dùng Phải… mà dùng Hãy
xứng đáng…)
- Kết hợp mệnh lệnh và đề cao đạo đức nghề nghiệp
- Giáo dục thiết thực chứ không nên giáo huấn giáo điều,
“rả rích”
31
KỸ NĂNG THỂ HIỆN CÁ NHÂN
1- Kỹ năng xuất hiện trước đám đông (bình dị,
thân thiện, chân tình)
2- Kỹ năng thể hiện trước những gay cấn (bình
tĩnh và khôn ngoan thoát hiểm)
3- Kỹ năng tiên phong (hiện hữu trên các mặt trận)
4- Kỹ năng nhẫn (nghe đủ ý kiến)
5- Kỹ năng giấu mình (người vắng mặt của các
chiến thắng: Người đạo diễn các vở diễn, người
quyết định ở căn cứ chỉ huy …)
32
KỸ NĂNG QUẢNG BÁ HÌNH ẢNH
1- Kỹ năng chọn đối tượng quảng bá
2- Kỹ năng chọn cách thức và thời gian
quảng bá
3- Kỹ năng chọn nội dung quảng bá
4- Kỹ năng dừng quảng bá
33
PHẦN III
ĐỐI VỚI CƠ QUAN/TỔ CHỨC
34
KỸ NĂNG QUẢN LÝ CƠ QUAN/TỔ CHỨC
Quản lý cơ quan/
tổ chức
Quản lý nhân
lực, bộ máy
Quản lý
tài sản
Quản lý công
việc và rủi ro
Quản lý mối
quan hệ
Quy chế hoạt động của cơ quan và Văn hóa công sở
35
KỸ NĂNG THIẾT LẬP TRẬT TỰ
1- Thiết lập trật tự chung cho cơ quan: trên
dưới; ngang-dọc; hạt nhân và những
người xung quanh
2- Thiết lập trật tự quan hệ; trật tự trong
công việc; trật tự trong hưởng thụ lợi ích;
trật tự trong giải quyết mâu thuẫn
36
QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN
1- Quy chế: Quy định về chế độ làm việc và quan hệ trong cơ quan
2- Quy định về:
- Quy trình: trình ra quyết định và chuyển giấy tờ ra khỏi cơ quan
- Quan hệ giữa Thủ trưởng với các trưởng đơn vị
- Quan hệ giữa Trưởng đơn vị và nhân viên
- Quan hệ giữa các Trưởng đơn vị
- Quan hệ giữa Thủ trưởng cơ quan và nhân viên
- Quan hệ trong thụ hưởng thành quả phát triển
- Quy định về bảo mật
- Quy định về đánh giá nhân viên
3- Chế tài
- Thưởng cho cống hiến
- Phạt cho vi phạm
- Đền bù thất thoát/hỏng hóc
Chú ý: Quy chế thể hiện ý chí của Thủ trưởng nhưng không phải là ý của Thủ
trưởng mà là ý của Tập thể (tránh chủ quan, độc đoán, sai lệch)
37
CÂY QUẢN LÝ CÔNG VIỆC
Giám đốc/
Thủ trưởng
Chuyên gia
Nhóm chuyên gia
Trưởng phòng
Nhân viên
38
THÔNG TIN QUẢN LÝ CƠ QUAN/TỔ
CHỨC
Thông tin mật
Thông tin
quản lý
Thông tin chung
Thẩm định
thông tin
&
Xât dựng
ngân hàng
thông tin
Thông tin lãnh đạo
39
KỸ TRỊ CƠ QUAN/TỔ CHỨC
Quan hệ với
bên ngoài
Đức trị/nhân trị
Phát huy
nhân tố
tích cực
Kỹ trị
Pháp trị
Quan hệ
với cấp trên
40
KHÓ KHĂN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC
QUẢN LÝ
1- Đào tạo không đáp ứng yêu cầu quản lý
trong bối cảnh toàn cầu hóa
2- Tiền lương không đáp ứng nhu cầu cuộc
sống
3- Luật pháp quản lý còn nhiều bất cập làm
cho người ta nói dối (nhất là quy định về
chi tiêu tài chính, quy hoạch cán bộ chỉ
trong nội bộ cơ quan, nguồn lực không
đáp ứng như cầu của công việc…)
41
ĐÁNH GIÁ KỸ NĂNG QUẢN LÝ
Đánh giá kỹ năng quản lý bằng cách nào?
1- Bằng cách lấy phiếu tín nhiệm
Biết cách lấy ý kiến: khách quan, công bằng
2- Theo tiêu chí kết quả và hiệu quả công việc:
quản lý nhân lực, tài sản, công việc và mối quan
hệ
- Thang điểm
- Cụ thể, chi tiết
42
BÍ ẨN TRONG QUẢN LÝ
1- lợi ích (hiện chỉ đảm bảo đời sống 10 ngày trong 30
ngày)
- Lợi ích và động cơ
- Nhắc lại lợi ích
* Khích lệ
- Khích lệ đúng lúc
- Khích lệ công bằng
2- Danh dự (tránh hình thức vì hình thức dẫn tới phản
cảm)
- Tính SĨ là thuộc tính của con người
- Tôn trọng nhân viên và yêu thương họ
- Tôn vinh chứ không bêu xấu
- Đề bạt/cất nhắc đúng (đừng để mất chân giá trị)
43
PHẦN IV
KIẾN NGHỊ
44
KIẾN NGHỊ
1- Giảm:
- Bắt buộc
- Áp lực
- Hành chính
- Bắt chước
- Nói suông
2- Tăng:
- Tự nguyện
- Tự giác
- Tăng lợi ích
- Tăng thân thiện
- Sáng tạo/làm
45
KIẾN NGHỊ
3- Không ai sinh ra đã có thể làm lãnh đạo được ngay
Vì thế:
- Phải học (học bài bản và học lỏm): học triết học, lô gich
học, tâm lý học, quản lý học…
- Rút kinh nghiệm từ người khác
- Muốn phúc dầy phải cho hoặc phải có ích- Muốn có ích
phải lo được cho người khác- Muốn lo được cho nhiều
người thì phải làm lãnh đạo (đây là cách ngắn nhất) ----Từ đó suy ra làm lãnh đạo là có phúc. Nhưng lãnh đạo
không có ích cho ai là tự phá phúc.
- Đừng ép những người không có khả năng quản lý phải
làm lãnh đạo (Nếu cần thì phong hàm chứ không bổ
nhiệm)
46