Transcript šeit

Projektu izstrāde un vadība
Ina Miķelsone
64219021; 29289487
[email protected]
Cēsu iela 19-61, Valmiera
Tēmas
• Ievads
• Projekta idejas noteikšana un nepieciešamības
pamatojums
• Mērķa grupas vajadzību un iesaistes projektā
raksturojums
• Projekta mērķa, aktivitāšu un rezultātu
formulēšana
• Projekta budžeta izstrādes soļi
• Pieteikuma noformējums
• Iespējamo finanšu avotu identifikācija
2
101 aizbildināšanās
• Man nav laika
• Manai idejai nevar dabūt finansējumu
• Esmu par jaunu/ par vecu
• Pārāk daudz birokrātijas
• Man ir daudz citu pienākumu
• Kāds nozags manu ideju
• Man nav ideju
Utt, utjpr
3
4
TAGAD
• Izvēlies 3 pašus kaitinošākos aizbildinājumus
• Pārformulē tos jautājumos
►
Piemērs:
• Varētu jau rakstīt kādu projektu, bet varbūt labāk
nākamgad?
• Ko es varētu darīt, lai sāktu jau šogad?
• Iepazīstini citus ar savu skatījumu, noskaidro
viņu viedokli
• Izdari kaut ko no tā visa jau pirmajās 48
stundās
5
Kas ir projekts?
• Projekts ir īstermiņa mērķtiecīga darbība, lai
radītu unikālu produktu vai pakalpojumu
►
►
►
ierobežotā laika posmā,
ar ierobežotiem finanšu resursiem,
ar ierobežotiem cilvēkresursiem.
Projekta pazīmes
•
•
•
•
•
•
•
•
Novitāte
Mērķorientācija
Starpdisciplinaritāte
Kompleksa pieeja
Laika ierobežojums
Resursu ierobežojums
Specifiska darba organizācija
Risks
6
7
Kas NAV projekts?
• Mazas, vienkāršas darbības, ko veic ar
rutīnām darbībām, kuru izpildi var veikt,
neuzstādot īpašas prasības un kuru
realizācijai nav nepieciešams piesaistīt
dažādu jomu speciālistus
8
Kas ir projekta pieteikums?
Projekta pieteikums ir kādam konkrētam
finansētājam sagatavots atbalsta (visbiežāk
finansiālā) prasījums iecerētā projekta īstenošanai.
Parasti fondiem un uzņēmumiem ir noteikta
projektu pieteikumu iesniegšanas kārtība un
izstrādātas vadlīnijas un pieteikumu formulāri, kuri
iesniedzējam jāievēro. Projekta pieteikums ir
dokuments, kuru finansētājs izskata, lai lemtu par
atbalsta piešķiršanu konkrētam projektam.
Galvenie jautājumi
•
•
•
•
•
•
•
•
Ko es ar šo projektu gribu paveikt?
Kādi būs šī projekta galarezultāti?
Kā es to novērtēšu?
Kas tieši tiks darīts?
Cik ilgs laiks tam nepieciešams?
Kas īstenos projektu?
Cik tas maksās?
Ko es iegūšu, īstenojot šo projektu?
9
Projekta idejas noteikšana un
nepieciešamības pamatojums
Projekta pamats – viena pieeja
• Projekta pamatā ir problēma, kas jārisina BET
projekts nav vienīgais problēmas risinājums
• !!!! Problēma ir novirze starp faktisko un vēlamo
stāvokli
• Problēmas ir JAU notikušas, piemēram:
►
►
►
►
►
Zaudēti resursi
Mainītas prasības
Kvalitātes problēmas
Termiņu kavēšana
Atziņa, ka daļu no plānotā nav iespējams paveikt
11
Izvirzot problēmu, jārod atbilde uz
jautājumiem:
►
►
►
►
►
►
►
►
►
Kurai mērķa grupai ir šī problēma?
Kur atrodas mērķa grupa?
Kas tā ir par problēmu?
Kad tā radās?
Kādā veidā tika konstatēta problēma?
Vai problēmu var pamatot ar dokumentiem?
Kāds ir problēmas mērogs?
Kāpēc tieši mums tā jārisina?
Kuru interesē šīs problēmas risinājums?
12
Problēmu risināšanas soļi
1. Problēmas analīze
►
Apskatīt problēmu no dažādiem viedokļiem un iegūt
pilnīgu informāciju par to
2. Ideju ģenerēšana
►
Iegūt pēc iespējas lielāku ideju skaitu un saskatīt
jaunas pieejas problēmas risināšanai
3. Ideju izvērtēšana un ieviešana
►
Atlasīt un izvērtēt idejas, nodrošināt to ieviešanu
13
1. Problēmu analīze
• 5 kāpēc. Ieviesa Toyota Motor Corp. Ar mērķi izdibināt
problēmas būtību un nonākt pie cēloņa, lai varētu rast
risinājumu;
• Zivs asaka. Ieviesa Kaoru Išikava Kawasaki būvētavu
kvalitātes vadības procesu problēmu izpētei. Problēma ir zivs
mugurkauls, bet cilvēki, metodes, materiāli, iekārtas,
procedūras ir asakas
• Problēmu koks. Problēma – stumbrs, cēloņi – saknes, sekas
– zari
• SVID analīze – stiprās, vājās puses, iespējas un draudi
• u.c.
14
15
Uzdevums
Ar “Prāta vētras” metodi noteikt
•
•
•
kultūras
senioru organizācijas
vietējās teritorijas attīstības
problēmas, atlasīt centrālo problēmu un izveidot
problēmas koku, veidojot cēloņu (problēmas
novieto sakņu līmenī)– seku (problēmas novieto
zaru līmenī) sakarību.
2. Ideju ģenerēšana
• 6.3.5. metode – 6 dalībnieki katrs uzraksta 3
idejas un nodod tālāk. Mainās pēc 5 minūtēm.
• Meklēt otru labāko ideju
• Pārkāpt robežas
• Prāta vētra
• Ortodoksālā metode
• Ērģeļu metode
16
Uzdevums - metode “6-3-5”
1. Komandā kopīgi definējiet vienu sadzīvisku
izaicinājumu (problēmu), kas saistīta ar kultūras,
senioru organizācijas darbību/ vietējās teritorijas
attīstību Jūsu novadā!
2. Uz papīra lapas horizontāli katrs uzrakstiet trīs
idejas problēmas risinājumam!
3. Pasniedziet savu lapu komandas biedram pa kreisi!
Pierakstiet vienu priekšlikumu katrai no 3 idejām!
17
3. Ideju izvērtēšana un ieviešana
• Vērtēšanas principi un kritēriji
• No idejas līdz darbības plānam
►
Iespējams, nepieciešams ārējs eksperts, BET
piesaiste var būt veiksmīga un būtiski palīdzēt
uzlabot ideju, bet tai pat laikā, var arī likt Tev
atteikties no idejas
18
Svarīgi!
• Problēmas jāformulē kā negatīva situācija
(neapmierinošs klientu apkalpošanas ilgums)
• Problēmai jābūt esošai, nevis nākotnē
paredzamai
• Problēmas atrašanās vieta problēmkoka
hierarhijā nenosaka tās svarīgumu
• Problēma nedrīkst būt bez risinājuma
19
Biežāk sastopamās grūtības
• Nepietiekama problēmas detalizācijas pakāpe
(piem. slikts menedžments)
• Neesošas situācijas formulējums, kad
problēmas formulējums neatspoguļo pašreizējo
negatīvo situāciju, bet vēlamās situācijas
trūkumu (piem. – darbinieku trūkums)
20
Projekta pamats – otra pieeja
• Eža kažociņa stratēģija
2. Vai es to spēju
izdarīt
labāk par citiem?
1. Kas man patīk
un ko es vēlos
darīt?
3. Kas un par ko
man varētu maksāt/
izmantot projekta
rezultātus?
21
Mērķa grupas vajadzību un
iesaistes projektā raksturojums
Mērķa grupa
Mērķa grupa ir noteikta cilvēku grupa, kuras
konkrētu problēmu novēršanu vai mazināšanu
sekmēs projekts.
• Tiešā mērķa grupa – projekta labuma guvēji
• Netiešā mērķa grupa - ar tiešo grupu saistītas
personas, kas iegūs no projekta īstenošanas
23
Mērķa grupas raksturojums
• Kas ir jūsu projekta mērķgrupa, kas tai
raksturīgs? Cik tā ir liela?
• Kāpēc tieši šīs grupas problēmu risināšana ir
īpaši aktuāla?
• Kāpēc tieši jūsu piedāvātais risinājuma veids ir
piemērotākais šai mērķgrupai?
24
Piemēram
• No uzņēmuma darbinieku IT prasmju līmeņa būs
atkarīga uzņēmuma konkurētspēja nākotnē;
• Vēloties uzlabot pagasta vecākā gadagājuma iedzīvotāju
dzīves kvalitāti, jāveicina sociālo pakalpojumu sniedzēju
– gan pašvaldības darbinieku, gan nevalstisko
organizāciju aktīvistu prasmju attīstība;
• Lai nodrošinātu iespējas bērniem ar kustību
traucējumiem apmeklēt vispārizglītojošās skolas,
galvenais darbs tiek veikts, mainot izglītības darbinieku
attieksmi un motivējot šo bērnu vecākus;
• Lai saglabātu esošo skolu, nepieciešams ieviest jaunas
apmācību programmas
25
Projekta mērķa un aktivitāšu
formulēšana
Projekta mērķis
• Vispārējais mērķis (Aktivitātes mērķis,
programmas mērķis)– ilgtermiņa, viena projekta
ietvaros to nevar sasniegt. Parasti tas ir
programmas mērķis.
• Tiešais mērķis (projekta mērķis)– īstermiņa,
sagaidāms projekta beigās, to raksturo:
►
►
►
►
Tieši saistīts ar projektu
Skaidri definēts
Objektīvi novērtējams
Sasniedzams
27
Labi definēts mērķis
• Specific/specifisks
• Measurable/izmērāms
• Achievable/sasniedzams
• Relevant/atbilstošs
• Timed/noteiktā laikā
• Encompassing/visaptverošs
• Reviewed frequently/periodiski pārbaudāms
28
Vēl viena pieeja- DUMB
• Doable – izdarāms, paveicams
• Understandable - saprotams
• Manageable - kontrolējams
• Beneficial - izdevīgs
29
Labi definēts mērķis
• Skaidri, konkrēti un viennozīmīgi formulēts
• Kontrolējams
• Ja mērķis ir tikai daļēji sasniedzams, jānorāda
minimālais un maksimālais sasniegšanas punkts
• Mērķim jābūt pamatotam
30
31
Mērķis NAV uzcelt māju,
mērķis IR uzlabot situāciju
Mērķu definēšana
• “Problēmu koka” negatīvā terminoloģija tiek
pārvērsta pozitīvā izteiksmē, nosakot vēlamo
situāciju nākotnē un veidus, kā to sasniegt
• Izstrādājam “Mērķa koku”:
►
►
►
►
Pārformulējam no negatīvā uz pozitīvo, vēlamo
Pārbauda, vai rezultāta sasniegšanai nepieciešamie
līdzekļi ir atbilstoši
Iespējams – pārformulēt apgalvojumus, pievienot jaunus
mērķus
Atbrīvoties no nesvarīgā
32
Svarīgi!!!!
• Nosakot tiešo mērķi, svarīgi izmantot
informāciju, ko snieguši projekta finansētāji
►
►
Mērķis ir mājokļu energoefektivitātes
paaugstināšana daudzdzīvokļu dzīvojamās mājās,
lai nodrošinātu dzīvojamā fonda ilgtspēju un
energoresursu efektīvu izmantošanu.
mērķis ir atbalstīt jaunu vai nozīmīgi uzlabotu
produktu (tajā skaitā preču vai pakalpojumu) vai
tehnoloģiju (tajā skaitā tehnoloģisko procesu)
izstrādi.
33
Turpinājums
• Mērķis - Jauniešu apmaiņu projekta ietvaros vienas
valsts jauniešu grupa uzņem vienu vai vairākas kādas
citas valsts jauniešu grupas vai tiek uzņemti citā valstī,
lai piedalītos kopīgi veidotā projektā. Apmaiņu projekti
veicina aktīvu jauniešu līdzdalību, ļauj viņiem
saskarties ar dažādu sociālo un kultūras realitāti un
mācīties citam no cita, attīsta uzņēmīguma garu, kā
arī stiprina Eiropas pilsonības apziņu
• Mērķis ir palīdzēt tām organizācijām Latvijas
reģionos, kuras sniedz praktisku atbalstu māmiņām:
ģimeņu centriem, sieviešu organizācijām, māmiņu
klubiem un bērnu un jauniešu centriem.
34
Turpinājums
• Mērķis ir veicināt vienlīdzīgas nodarbinātības
iespējas, kā arī nodarbinātību un pakalpojumu
pieejamību nacionālās un reģionālās nozīmes
attīstības centros, attīstot pirmsskolas izglītības
iestāžu infrastruktūru
• Mērķis ir veicināt līdzsvarotu kultūras procesu attīstību
un kultūras pieejamību Vidzemes reģionā, stiprināt
nacionālo identitāti un Latvijas pilsoniskās sabiedrības
saliedētību, uzturot un no jauna radot kopējas
nacionālās vērtības.
35
36
Uzdevums
• Definē mērķi, balstoties uz izstrādāto
problēmas koku, ievērojot SMARTER/
DUMB pieeju
• Izsaki viedokli par citu izvirzīto mērķi
Sniedz konstruktīvus priekšlikumus
► Ja nepieciešams, lūdz paskaidrot
►
• Veic papildinājumus izvirzītajā mērķī,
balstoties uz citu ieteikumiem
• Mani interesē mērķa FORMULĒJUMS!!!!!
Noslīpē to!!!!! Padari labskanīgu!!!!!
Projekta aktivitātes (I)
• Aktivitātes ir darbības, kas nepieciešamas, lai
radītu REZULTĀTU. Vienas aktivitātes
īstenošana var radīt vairākus rezultātus.
Piemēram:
Izstrādāt veloceliņu attīstības plānu
Būvnieku piesaiste skolas renovācijai
Uzstādīt granulu ražošanas iekārtu
Veikt datorprogrammas testēšanu
37
Projekta aktivitātes (II)
• Principi:
►
►
►
►
►
Uzskaitīt visas darbības loģiskā secībā
Apvienot aktivitātes aktivitāšu blokos
Katrai aktivitātei jānosaka ko darīs, ko sasniegs,
kad darīs, kas darīs.
Plānojot aktivitātes, jāpārdomā projekta personāls
Jāatceras par “obligātajām” aktivitātēm.
38
39
• Uzdevums – darba lapa
Projekta rezultāts
• Galaprodukts, vēlamais stāvoklis pēc projekta
ieviešanas, kas nepieciešams, lai sasniegtu tiešo mērķi
vai kas jārada, lai sasniegtu mērķi
• Projektam var būt vairāki rezultāti
• Rezultātiem jābūt izmērāmiem gan kvalitatīvi, gan
kvantitatīvi
Piemēram:
Sagatavots veloceliņu attīstības plāns
Noslēgts līgums ar būvniecības pakalpojumu sniedzēju
Uzstādīta iekārta un testa režīmā saražoti 100 kg granulu
40
Projekta rezultāti
• Lai izmērītu projekta ieguvumus, rezultātus, un
progresu, izmanto indikatorus
• Izšķir:
►
►
►
Iznākuma rādītājus, kas jāsasniedz projekta laikā
un kas veido auditējamo vērtību – kvantitatīvs
vērtējums
Rezultātu rādītājus, kas sasniedzami projekta laikā
– kvalitatīvs vērtējums, piem.
Ietekmes rādītājus, kas vērsti uz nākotni –
kvalitatīvs un kvantitatīvs vērtējums
41
Iznākuma rādītāji
• Apraksta projekta mērķi izmērāmos, kvantitatīvos
lielumos
•
•
•
•
•
Cik?
Cik labi?
Kam?
Kad?
Kur?
• Indikatori ir monitoringa jeb uzraudzības sistēmas
pamats
• Svarīgi, lai indikatori būtu būtiski projekta mērķim, lai
tie būtu reāli izmērāmi un ticami
►
Rekonstruēti km, renovēti m2, izveidotas darba vietas,
realizētas apmācības XX stundas, utt.
42
Rezultātu rādītāji
• Tieša un tūlītēja projekta ieguvumu
rādītāju ietekme uz mērķa grupām,
maina/ uzlabo situāciju
• Ilgtspējīga ietekme uz mērķa grupu/
reģionu pēc projekta īstenošanas
►
►
►
Vietu skaita pieaugums pirmsskolas izglītības
iestādēs par XXX %
Saglabāto darba vietu skaits/ izveidoto darba vietu
skaitu
Samazinājies pakalpojuma saņemšanai
nepieciešamais laika daudzums
43
Ietekmes rādītāji
• Izvērtējami pēc projekta ieviešanas, tāpēc
dažkārt pielieto t.s. Ex-post ziņojumu (3-6
mēnešus pēc projekta beigām izvērtē ko un cik
projekts mainījis)
• Sagatavojot Ex- post ziņojumu salīdzina, vai
sākotnēji iecerētais ir atstājis tādu ietekmi, kāda
sākotnēji bija plānota
44
Projekta budžeta izstrādes
soļi
Budžeta uzdevums
• Noteikt prasībām atbilstošu un pareizu līdzekļu
izlietojumu attiecībā uz naudas devēju jeb
donoru;
• Pamatot projekta izveides būtību.
46
Kas jāņem vērā?
• Kopējās izmaksas (neaizmirst PVN!!! – vienalga,
vai tas ir attiecināmā izmaksa vai nē);
• Izdevumu sadalījums pa izdevumu pozīcijām
(kodiem);
• Izdevumu sadalījums uz laika skalas (kad būs
jāmaksā);
• Izdevumu sadalījums pa finansēšanas avotiem;
• Projekta izmaksu priekšfinansēšanas avoti.
47
Budžets var tikt veidots:
“No lejas uz augšu” (komplicēts,bet rūpīgs
budžeta veidošanas ceļš): nosauc visas
projekta aktivitātes, novērtē izmaksas,
pievieno netiešās izmaksas;
No augšas uz leju” (riskants, bet ātrs
budžeta
veidošanas veids): pieļaujot, ka
jūsu projekts ir līdzīgs iepriekšējiem,
izmaksas ir zināmas.
48
Cik daudz naudas vajadzīgs?
Budžetam:
• Jābūt saistītam ar aktivitātēm katrā fāzē;
• Jābalstās uz detalizētu novērtējumu (nodarbināto
personu skaits, viņu paredzamais darba laiks, ceļojumi,
iekārtas u.c.);
• Jāparedz projekta vadības un administratīvās izmaksas
(tas ir darbietilpīgi!);
• Izmaksu aprēķins ir jāveic visam projekta īstenošanas
laikam;
• Jābūt kalkulētam latos (nepieciešamības gadījumā
paredzot valūtas kursa svārstības).
49
IEVĒROJIET:
• Starptautisko donoru programmas nestrādā pēc vienotas
budžeta struktūras;
• Pat ES programmās ir atšķirīga budžeta struktūra;
• Pat struktūrfondu gadījumā budžets atšķiras gan katrā
no fondiem, gan katrā no aktivitātēm;
• Tādēļ ir svarīgi vadlīnijās izlasīt:
► kādu budžeta formu izmantot;
► kādi atbilstības kritēriji tiek piemēroti (piem., kas ir
attiecināmie izdevumi un kas nav).
50
Izmaksu iedalījums
• Attiecināmās izmaksas, t.sk.:
- visas konkrētajās vadlīnijās noteiktās;
- PVN, ja projekta pieteicējs nav PVN maksātājs.
• Neattiecināmās izmaksas (projekts nefinansē), t.sk.:
- PVN, ja projekta pieteicējs ir PVN maksātājs;
- Projekta pieteikuma sagatavošanas izdevumi, izņemot
ELFLA un atsevišķus gadījumus ERAF.
51
Attiecināmās izmaksas
• Patiesi nepieciešamas projekta īstenošanai, norādītas
vadlīnijās un līguma par projekta ieviešanu pielikumā;
• Jābūt veiktām, sākot no līguma par projekta uzsākšanu
noslēgšanas dienas līdz dienai, kas noteikta šajā līgumā
kā projekta beigu datums;
• Reāli (auditējami) izdevumi, kurus pamato projekta
īstenotāja grāmatvedības dokumenti, kuri ir pārbaudāmi
(attaisnojošie dokumenti);
• Izmaksas, kas pārsniedz apstiprinātajā projekta
pieteikumā paredzētās, nav attiecināmas.
52
Derīgi atcerēties, sagatavojot budžetu
• Ja projekta laikā plānoti ieņēmumi, šī summa ir
jāatskaita no kopējiem SF atmaksājamajiem
izdevumiem;
• Projekta pieteicējs ir atbildīgs par budžeta aprēķinu
aritmētisko pareizību (pieļaujot kļūdas riskējat!!!);
• Pielikumā ir jāpievieno rakstisks apstiprinājums par
finansējumu, ko nodrošinās katra organizācija.
53
Projekta budžeta izstrāde un izmaksu
novērtējums
• vai projektam plānotā finansējuma apjoms atbilst
paredzamajam projekta galarezultātam?
• vai pieprasītais finansējums atbilst finansētāja
noteikumiem?
• vai paredzētas visas projekta izmaksas?
• vai izcenojumi ir pamatoti un atbilst īstenībai?
• vai aprēķini veikti precīzi un tajos nav kļūdu?
54
Projekta pieteikuma
noformējums
56
Veidlapa un pavaddokumenti
• Atšķirīgiem finanšu avotiem ir atšķirīgas projektu
pieteikumu/ iesniegumu veidlapas, nekad neizmanto
cita finansētāja projekta iesnieguma veidlapu
• Viena fonda ietvaros dažādām aktivitātēm ir
atšķirīgas veidlapas
• Atļaut mainīt tikai tās sadaļas, kuras finansētājs
norādījis, pārējās NEDRĪKST mainīt
• Izmanto tikai tos dokumentus, ko piedāvā finansētāji
• Pārliecinies, ka ir visi pavaddokumenti un tie ir
atbilstoši noformēti
Iespējamo finanšu avotu
identifikācija
Kur meklēt informāciju?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
www.esfinanses.lv
www.esfondi.lv
www.lad.gov.lv
www.iniciativa.lv
www.teterevfond.org
www.kkf.lv
www.hipo.lv
www.rbfonds.lv
www.lvaf.gov.lv
58