Transcript Projektu izstrādes un ieviešanas rokasgrāmata

EIROPAS SAVIENĪBA
PROJEKTU IZSTRĀDES
UN IEVIEŠANAS
ROKASGRĀMATA
EIROPAS SAVIENĪBA
Elīna Konstantinova, Dr.oec.,
Projektu eksperts
23.11.2010.
SATURS
1. Projekta būtība un vadības principi
1.1. Projektu būtība un veidi
1.2. Projekta dzīves un vadības cikls
2. Projekta identificēšana/idejas attīstība
2.1. Projekta iniciēšanas process Rīgas
pašvaldības iestādēs
2.2. Eiropas Savienības un cits ārvalstu
finansējums pašvaldībām 2007.-2013.gada
plānošanas periodā
Finansējuma avoti
Fondu vadībā iesaistītās institūcijas
SATURS
3. Projekta sagatavošana
3.1. Projekta sagatavošanas un līdzfinansējuma saņemšanas
process RD
3.2. Projekta partnerība
3.3. Projekta iesnieguma veidlapas aizpildīšana un noformēšana
3.4. Projekta budžeta plānošana un projekta izmaksas
Projekta līdzfinansējuma nodrošināšana
3.5. Projekta pavadošā dokumentācija
Tehniski – ekonomiskais pamatojums
Ietekmes uz vidi novērtējums
Arhitektūras un plānošanas uzdevums
Būvniecības izmaksu tāme
Tehniskais projekts
Īpašumu apliecinošie dokumenti
SATURS
4. Projekta vērtēšana un līguma slēgšana
4.1. Projektu vērtēšanas process un galvenie principi
4.2. Finansēšanas līguma slēgšana un projekta grozījumu
saskaņošana
5. Projektu ieviešana
5.1. Projektu ieviešanas uzsākšanas kārtība Rīgas pilsētas
pašvaldībā
5.2. Projekta lietvedība atbilstoši Rīgas pilsētas pašvaldības
prasībām
5.3. Projekta kvalitātes un risku vadība
5.4. Komandas vadība
5.5. Iepirkumi projekta ietvaros
5.6. Finanšu vadība
5.7. Publicitātes nodrošināšana atbilstoši ES vizuālās
identitātes prasībām
5.8. Progresa pārskati un finanšu atskaites
SATURS
6. Projekta pēc-ieviešanas periods
6.1. Projekta dokumentācijas glabāšana
6.2. Pārbaudes projekta īstenošanas vietā
6.3. Projekta ilgtspējas nodrošināšana
1. Projekta būtība un vadības
principi
PROJEKTA BŪTĪBA UN VEIDI
PROJEKTS IR UNIKĀLS PROCESS, KO
VEIDO KOORDINĒTU UN
KONTROLĒTU NORIŠU KOPUMS,
KURAM IR NOTEIKTI SĀKUMA UN
BEIGU TERMIŅI, UN KURA MĒRĶIS
JĀSASNIEDZ IEKĻAUJOTIES
ATVĒLĒTAJOS LAIKA, IZMAKSU UN
RESURSU IETVAROS
Galvenās projekta pazīmes:
Projekts ir vienreizējs un inovatīvs. Tas nozīmē, ka pašvaldības iestādē
plānotās darbības iepriekš nav veiktas vai projekta ietvaros tās plānotas citā
kvalitātē, citai mērķa grupai:

tiks izstrādāts sociālās rehabilitācijas pakalpojums, kāds iepriekš
pašvaldībā nav bijis;

tiks uzlabots sociālās rehabilitācijas pakalpojums, piesaistot jaunus,
kvalificētus darbiniekus, pilnveidojot esošo darbinieku kompetenci;

šis pakalpojums tiks piedāvāts citai mērķa grupai;

tiks izveidots jaunas telpas tā paša pakalpojuma sniegšanai.
Projekts ir vērsts uz kādas aktuālas problēmas atrisinājumu. Tas
nozīmē, ka problēma ir aktuāla ne tikai pasaulē, Latvijā un reģionā, bet
galvenokārt tā ir aktuāla konkrētajā pašvaldībā/pilsētā;
Projektam ir skaidrs, sasniedzams mērķis. Tas nozīmē, ka projektam
beidzoties var nešaubīgi pateikt, ka mērķis ir sasniegts;
Projektam ir identificēti (fiksēti un apstiprināti) izmērāmi rezultāti;
Galvenās projekta pazīmes:
Projekta mērķa sasniegšanai plānoti
ierobežoti resursi (materiāltehniskie, finanšu,
cilvēkresursi);
Projekts ir ierobežots laikā, t.i., projektam ir
noteikts sākums un beigu datums.
Projektam raksturīgs dinamiskums - spēja
reaģēt uz pārmaiņām un problēmām.
Projekts sastāv no dažādiem elementiem –
plānošana, sagatavošana, īstenošana,
novērtēšana, valorizācija (rezultātu izplatīšana).
Projekti ir kopēji - projekti tiek izstrādāti kopēju
pūļu rezultātā. Tos vada komandas, tajos ir
iesaistīti dažādi partneri, tiek gādāts par citu
cilvēku vajadzību apmierināšanu.
Projektu veidi:
Investīciju projekti – piemēram, jaunu ēku
celtniecība, esošo ēku renovācija, iekārtu
iegāde, jaunu ceļu projektēšana un izbūve;
Jaunu pakalpojumu izveide vai pilnveide –
piemēram, jaunu sociālo pakalpojumu, mācību
programmu izveide vai pilnveide, nodarbinātību
veicinošu pakalpojumu izstrāde;
Pētījumu un attīstības projekti – piemēram, par
bezdarba iemesliem pašvaldībā, kā rezultātā
tiek izstrādāta nodarbinātības koncepcija;
Organizatoriskie projekti – piemēram, jaunu
struktūrvienību izveide, kvalitātes vadības
sistēmas ieviešana pašvaldībās.
Projekta veidi:
Tā saucamie „mīkstie” projekti (sociālie projekti) - lielākoties saistīti
ar sociāliem jautājumiem, komunikācijas, izglītības un sociālo grupu
mijiedarbības problēmu risināšanu. Piemēram – tie var būt vērsti uz
problēmsituāciju novēršanu vai mazināšanu saistībā ar integrācijas
jautājumiem, līdztiesības un sociālās vienlīdzības jautājumiem,
veselības aprūpes jautājumiem u.c.
„Cietie” projekti (Investīciju projekti) - visbiežāk paredz investīcijas
būvniecībā vai tehnoloģiju un aprīkojuma ieviešanā. Salīdzinājumā
ar „mīkstajiem” projektiem, „cietie” projekti pēc savas formas un
satura ir tehniski, tie visbiežāk paredz apjomīgu iejaukšanos dabas
vidē. Arī šo projektu ietvaros var risināt sociālās problēmas,
piemēram, bērnudārzu, sociālās aprūpes institūciju izveidi, bet šādā
gadījumā finanses tiek piesaistītas no „cieto” projektu atbalsta
fondiem, jo problēmas risināšanai tiek izvēlēta tāda paņēmienu un
instrumentārija kopa, kas paredz būvdarbus vai ieguldījumus
infrastruktūras attīstībā.
Projektu veidi RD
Eiropas Savienības vai citu ārējo finanšu avotu
līdzfinansēts projekts - jebkurš atbilstoši normatīvo aktu
prasībām strukturēts pasākumu kopums, kura
finansējums, līdzfinansējums vai priekšfinansējums ir
paredzēts Rīgas pilsētas pašvaldības budžeta programmā
un par kura ieviešanu plānots noslēgt līgumu ar Eiropas
Savienības vai cita ārējā finanšu avota institūciju.
Publiskās – privātās partnerības projekti (PPP projekti) –
sadarbības projekti starp pašvaldības institūciju un privātā
sektora uzņēmēju, kuras ietvaros kāds publiskais
pakalpojums vai objekts uz līguma pamata tiek nodots
privātajam uzņēmējam uz noteiktu laika periodu un
nosacījumiem, lai nodrošinātu publiskos pakalpojumus.
Projekta plānošana, īstenošana un finansēšana tiek veikta
atbilstoši Publiskās un privātās partnerības likumā
noteiktajām prasībām.
Ārējie projekti – projekts, kuru ierosina ārējais partneris,
kurš projekta ieviešanu plāno sadarbībā Rīgas pilsētas
pašvaldību???
PROJEKTA DZĪVES UN VADĪBAS CIKLS
-
Projekta dzīves cikls ir visas ar projektu
saistītās darbības - no idejas līdz rezultātam noteiktā secībā.
ES vai cita ārvalstu finanšu instrumenta
finansēta projekta dzīves un vadības ciklu var
sadalīt piecās savstarpēji saistītās projekta
fāzēs:
Projekta identificēšana/Projekta plānošana
Projekta sagatavošana
Projekta izvērtēšana
Projekta ieviešana
Projekta pēc-ieviešana/ekspluatācija
Projekta
identifikācija
Projekta
sagatavošana
Projekta ideja
Atbilstības
pārbaude
Pieejamais
finansējums
Projekta
pieteikums
Līdzfinansējum
a nodrošināšana
Komandas
plānošana
Papildus
dokumentācija
(TEP, IVN,
tehniskais
projekts, u.c.)
Iepirkuma
dokumentācija
Projekta
izvērtēšana
Projekta
ieviešana
Lēmums
Līgums
Fiziskais
audits
Komandas
vadība
(rīkojumi, u.c)
Kvalitātes un
risku vadība
Iepirkuma
veikšana
Finanšu
vadība
Progresa pārskati
un finanšu
atskaites
Dokumentu
pārvaldība
Projekta pēcieviešana
Atbalsta
izmaksāšana
Audits/
atskaites
Dokumentu
glabāšana
Ilgtspējas
nodrošināšana
PROJEKTA IDENTIFICĒŠANA/
IDEJAS ATTĪSTĪBA
PROJEKTA IECERES ATTĪSTĪBA RĪGAS
PAŠVALDĪBAS IESTĀDĒS
Projekta idejas sagatavošana uzskatāma par pirmo
posmu projekta kopējā ciklā, attiecīgi tam ir pievēršama
atbilstoša uzmanība.
Projekta ideja ir pirmais noformulētais materiāls, kas
iezīmē esošo situāciju jeb problēmas, mērķi un plānotās
aktivitātes un indikatīvu budžetu.
Pamatojoties uz šādu materiālu var rast atbildes uz
vairākiem aktuāliem jautājumiem – kādai aktivitātei būtu
piemērots šāds projekts, kādas ir iespējas to sagatavot
(jeb kāds ir projekta gatavības stāvoklis), vai iestādei ir
pieejami nepieciešamie finanšu līdzekļi šādam
projektam, vai projekts jau nedublē kādu citu projektu
(runa ir par projekta esamību un salīdzināšanu datu
bāzē, piemēram, projektu vadības sistēmā).
Sadarbības partneris uzaicina
pašvaldības iestādi piedalīties
projektā
Pašvaldības iestāde sagatavo
projekta ieceri atbilstoši RD
stratēģiskajiem virzieniem
Projekta iecere tiek ievadīta
Projekta vadības sistēmā
Pārraugošā institūcija/nozaru
komitejas akceptē vai noraida
projektu ieceres (4 reizes gadā)
Sagatavojot projektu ieceri jāņem
vērā šādi attīstības dokumenti:
Kopienas kohēzijas stratēģiskās pamatnostādnes –
kopienas līmeņa plānošanas dokuments 2007.2013.gadam, kurā definēti kohēzijas politikas
finansējuma izlietošanas prioritārie virzieni;
Latvijas Nacionālais attīstības plāns 2007.-2013.gadam
(NAP)
Nacionālais stratēģiskais ietvardokuments (NSID)
Rīgas plānošanas reģiona attīstības stratēģija 2000.2020.gadam
Rīgas reģiona attīstības programma (2005.-2011.g.),
Rīgas attīstības plāns 2006.-2018.gadam
Rīgas ilgtermiņa stratēģija līdz 2025.gadam
Rīcības plāni 3 gadu periodam (ja attiecas)
Sākotnēji projekta iecere jāsaskaņo savā struktūrvienībā
un tad jāievada Projektu vadības sistēmā – atbilstoši
pieejamai veidlapai.
Izmantojot Projektu vadības sistēmu ir iespējams atrast
līdzīgus jau ieviestus vai plānotus projektus, tā veidojot
nozīmīgākus un vis aptverošākus projektus Rīgas
pilsētā.
PROJEKTA VADĪBAS SISTĒMA IR NOZĪMĪGS
RĪGAS DOMES PROJEKTU VADĪBAS
INSTRUMENTS, KAS NODROŠINA PILNĪGU RĪGAS
DOMES IESTĀŽU PROJEKTU PĀRVALDĪBU NO
PROJEKTU IDEJU IDENTIFICĒŠANAS, PROJEKTU
STRATĒĢISKAI PLĀNOŠANAI LĪDZ IEVIEŠANAI UN
KONTROLEI
EIROPAS SAVIENĪBAS UN CITS ĀRVALSTU
FINANSĒJUMS PAŠVALDĪBĀM 2007.-2013.GADA
PLĀNOŠANAS PERIODĀ
Eiropas Sociālais fonds
Atbalsta pasākumu īstenošana jauniešu sociālās atstumtības
riska mazināšanai un jauniešu ar funkcionālajiem
traucējumiem integrācijai izglītībā
Atbalsts sākotnējās profesionālās izglītības programmu
īstenošanas kvalitātes uzlabošanai un īstenošanai
Profesionālās orientācijas un karjeras izglītības pieejamības
palielināšana jauniešiem, profesionāli orientētās izglītības
attīstība
Profesionālās orientācijas un karjeras izglītības attīstība
izglītības sistēmā
Atbalsts starptautiskās sadarbības projektiem zinātnē un
tehnoloģijās
Mūžizglītības pārvaldes struktūras izveide nacionālā līmenī
un inovatīvu mūžizglītības politikas instrumentu izstrāde
Valsts izglītības
attīstības
aģentūra
http://www.viaa.go
v.lv
www.esfondi.lv
Atbalsts pašvaldībām kapacitātes stiprināšanā
Eiropas Savienības politiku instrumentu un pārējās
ārvalstu finanšu palīdzības līdzfinansēto projektu un
pasākumu ieviešanā
Sabiedrības integrācijas
fonds
www.lsif.lv
www.esfondi.lv
Publisko pakalpojumu kvalitātes paaugstināšana
valsts, reģionālā un vietējā līmenī
Kvalitātes vadības sistēmas izveide un ieviešana
Vietējo nodarbinātības veicināšanas pasākumu
plānu ieviešanas atbalsts
Sociālās rehabilitācijas un institūcijām alternatīvu
sociālās aprūpes pakalpojumu attīstība reģionos
Nodarbinātības valsts
aģentūra
www.nva.lv
www.esfondi.lv
Kompleksi atbalsta pasākumi iedzīvotāju
integrēšanai darba tirgū
Ģimenes ārstu tīkla attīstība
Stacionārās veselības aprūpes attīstība
Veselības ekonomikas
centrs
www.vec.gov.lv
www.esfondi.lv
Eiropas Reģionālās attīstības fonds
Valsts nozīmes pilsētbūvniecības pieminekļu
saglabāšana, atjaunošana un infrastruktūras
pielāgošana tūrisma produkta attīstībai
Nacionālās nozīmes velotūrisma produkta attīstība
Latvijas Investīciju un
attīstības aģentūra
www.liaa.gov.lv
www.esfondi.lv
Sociālo dzīvojamo māju siltumnoturības
uzlabošanas pasākumi
Ārējo tirgu apgūšana – ārējais mārketings
Valsts nozīmes pilsētbūvniecības pieminekļu
saglabāšana, atjaunošana un infrastruktūras
pielāgošana tūrisma produkta attīstībai
Plānošanas reģionu un vietējo pašvaldību attīstības
plānošanas kapacitātes paaugstināšana
Rīgas pilsētas ilgtspējīga attīstība
Valsts Reģionālās
attīstības aģentūra
www.vraa.gov.lv
www.esfondi.lv
Ģimenes ārstu tīkla attīstība
Stacionārās veselības aprūpes attīstība
Infrastruktūras izveide Natura 2000 teritorijās
Darbspēju vērtēšana un sociālo pakalpojumu
ieviešanas institūciju infrastruktūras pilnveidošana
Infrastruktūras pilnveidošana profesionālās
rehabilitācijas pakalpojumu sniegšanai
Infrastruktūras pilnveidošana sociālās rehabilitācijas
pakalpojumu sniegšanai personām ar garīga rakstura
traucējumiem
Darba tirgus institūciju infrastruktūras pilnveidošana
Satiksmes drošības uzlabojumi Rīgā
Informācijas sistēmu un elektronisko pakalpojumu attīstība
Hidrotehnisko būvju rekonstrukcija plūdu draudu
risku novēršanai un samazināšanai
Sociālekonomiski nozīmīgu kultūras mantojuma objektu
atjaunošana
Veselības ekonomikas
centrs
www.vec.gov.lv
www.esfondi.lv
Centrālā finanšu un
līgumu aģentūra
http://www.cfla.gov.lv
www.esfondi.lv
Kohēzijas fonds
Infrastruktūras uzlabojumi sasaistei ar TEN-T
LR Satiksmes ministrija
www.sam.gov.lv
www.esfondi.lv
Dalītās atkritumu apsaimniekošanas sistēmas
attīstība
Centrālā finanšu un
līgumu aģentūra
http://www.cfla.gov.lv
www.esfondi.lv
Ūdenssaimniecības infrastruktūras attīstība
aglomerācijas ar cilvēku ekvivalentu lielāku
par 2000/KF
LR Vides ministrija
www.vidm.gov.lv
www.esfondi.lv
Reģionālu atkritumu apsaimniekošanas
sistēmu attīstība
Normatīvo aktu prasībām neatbilstošo
izgāztuvju rekultivācija
ES programmas/iniciatīvas
Eiropas Teritoriālās sadarbības
programmas
Igaunijas – Latvijas pārrobežu sadarbības
programma 2007.-2013.gadam
www.vraa.gov.lv
www.estlat.eu
Centrālā Baltijas jūras reģiona INTERREG IV www.vraa.gov.lv
A programma 2007.-2013.gadam
http://www.centralbaltic.eu
Baltijas Jūras reģiona programma 2007.2013.gadam
www.vraa.gov.lv
http://www.eu.baltic.net/
ESPON – Eiropas telpiskās plānošanas
novērošanas tīkls
www.vraa.gov.lv
http://www.espon.eu
Pilsētvides attīstības programma
URBACT II
www.raplm.gov.lv
www.urbact.eu
Starpreģionu sadarbības programma
INTERREG IVC
http://www.raplm.gov.lv/pub/index.ph
p?id=80
http://www.interreg4c.net/
TEN-T programma
http://tentea.ec.europa.eu/
Eiropas Ekonomikas zonas finanšu
instruments un Norvēģijas valdības
divpusējais finanšu instruments
www.eeagrants.lv
www.eeagrants.org
www.norvegija.lv
Latvijas –Šveices sadarbības programma
http://www.swiss-contribution.lv/page/1
www.swiss-contribution.admin.ch
Programma „Intelligent Energy Europe”
http://ec.europa.eu/energy/intelligent/
EK 7.Ietvara programma
http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.ht
ml
www.zinatne.lv
ES programma „Marco Polo”
www.sam.gov.lv
http://ec.europa.eu/transport/marcopol
o/home/home_en.htm
Eiropas Kopienas programma „Kultūra”
(2007-2013)
www.km.gov.lv
http://eacea.ec.europa.eu/culture/progr
amme/about_culture_en.php
NordPlus Ietvarprogramma
http://www.viaa.gov.lv/lat/starpvalstu_s
adarbiiba/nordplus/nordplus_jaunu
mi/
ES Mūžizglītības programma
Comenius programma
Leonardo da Vinci programma
http://www.viaa.gov.lv
http://ec.europa.eu/education/prog
rammes/llp/national_en.html
Grundtvig programma
Klimata pārmaiņu finanšu
instruments
http://www.vidm.gov.lv/lat/darbiba
s_veidi/KPFI/projekti/
Ziemeļvalstu un Baltijas valstu
mobilitātes programma
„Kultūra”
http://kknord.org/lang-en/cultureprogrammes/nordic-balticmobility-programme-forculture/network-funding
ES programma „Jaunatne
darbībā”
http://www.jaunatne.gov.lv/projekt
i/jaunatne_darb/
http://eacea.ec.europa.eu/youth/in
dex_en.php
Programma „Life + „
http://lvafa.gov.lv
http://ec.europa.eu/environment/lif
e/funding/lifeplus.htm
"Eiropa pilsoņiem“
Eiropas pašvaldību sadraudzības
programma
http://www.twinning.org/lv
http://eacea.ec.europa.eu/citizenshi
p/index_en.php
Ziemeļvalstu un Baltijas valstu
mobilitātes programma „Valsts
administrācija”
http://www.norden.lv/lv/grants/38
http://www.norden.ee/en/grants/pu
blic-administration.html
Daphne III (2007-2013)
http://www.vm.gov.lv/index.php?id
=675&top=180
http://europa.eu.int/comm/justice_
home/funding/daphne/funding_
daphne_en.htm
Aktuālāko informāciju tieši par Rīgas interešu
projektu konkursu uzsaukumiem sagatavo
Pilsētas attīstības departamenta Ekonomikas
pārvaldes Starptautisko projektu nodaļa –
informācija tiek aktualizētu iknedēļu un ir publiski
pieejama Starptautisko projektu nodaļas mājas
tīmekļa vietnē www.rigasprojekti.lv
Plašs informācijas avots par visiem Eiropā
pieejamiem finanšu resursiem ir
www.welcomeurope.eu, tomēr šie pakalpojumi
ir maksas. Portālā papildus pieejama informācija
par apmācību semināriem un apmācību
materiāliem.
Informācija par citiem Eiropas Komisijas
programmām un EK Ģenerāldirektorātu
konkursu uzsaukumiem pieejami mājas lapā
http://ec.europa.eu/grants/index_en.htm !
FONDU VADĪBĀ IESAISTĪTĀS
INSTITŪCIJAS
ESF
Apakškomiteja
Uzraudzības
komiteja
ERAF un KF
Apakškomiteja
Vadošā iestāde
(Finanšu ministrija)
Maksājumu iestāde
(Valsts kase)
Atbildīgās iestādes
(nozaru ministrijas un
Valsts kanceleja)
Sadarbības iestādes
(visbiežāk aģentūras)
Finansējuma saņēmējs
Rīgas pašvaldības iestāde
ES struktūrfondu vadošās iestādes funkcijas pilda Finanšu ministrija.
Vadošā iestāde atbild par ES struktūrfondu vadības un ieviešanas
efektivitāti un tās atbilstību Latvijas Republikas un ES normatīvajiem
aktiem. Tā ir galvenā iestāde, kura veic visu Latvijai pieejamo struktūrfondu
pārraudzību un risina sarunas ar EK.
ES struktūrfondu Uzraudzības komitejas sastāvā ietilpst vadošās
iestādes pārstāvji, atbildīgo iestāžu pārstāvji, sadarbības iestāžu pārstāvji,
plānošanas reģionu attīstības padomju pārstāvji, sociālo partneru, biedrību
un nodibinājumu pārstāvji un dažādu institūciju pārstāvji ar padomdevēju
tiesībām. Uzraudzības komitejas funkcijās ietilpst uzraudzīt piešķirtā ES
struktūrfondu finansējuma izlietošanas efektivitāti un atbilstību
apstiprinātajiem plānošanas dokumentiem u.c.
ES struktūrfondu prioritāšu ieviešanas efektīvai uzraudzībai komiteja
izveidojusi Kohēzijas fonda un ERAF apakškomiteju un ESF
apakškomiteju, kuras izvērtē un uzrauga prioritāšu ieviešanu un attiecīgā
struktūrfonda apguves koordinēšanu, un, ja nepieciešams, ierosina veikt
darbības pasākumu un aktivitāšu efektivitātes paaugstināšanai.
Maksājumu iestādes funkcijas arī tāpat kā iepriekšējā plānošanas periodā
veic Valsts kase un tās kompetencē ietilpst nodrošināt maksājumu
pieprasījumu prognožu sagatavošanu kārtējam un nākamajam gadam un
iesniegšana EK, nodrošina saņemto, izmaksāto, neiztērēto un atgūto
līdzekļu uzskates principu un metodoloģijas izstrādi ES struktūrfondu
apsaimniekošanā iesaistītajām institūcijām, veic maksājumus finansējuma
saņēmējiem u.c.
Atbildīgās iestādes piedalās plānošanas dokumentu izstrādē, izstrādā
Atbildīgās iestādes:
LR Finanšu ministrija
http://www.fm.gov.lv; www.esfondi.lv
LR Ekonomikas ministrija
http://www.em.gov.lv
LR Izglītības un zinātnes
ministrija
http://esfondi.izm.gov.lv/
LR Kultūras ministrija
http://www.km.gov.lv/lv/es/strukturfondi.html
LR Labklājības ministrija -
http://sf.lm.gov.lv/
LR Reģionālās attīstības un
pašvaldību lietu ministrija
http://www.raplm.gov.lv/pub/index.php?id=67
LR Satiksmes ministrija
http://www.sam.gov.lv/satmin/content/?cat=319
LR Veselības ministrija
http://www.vm.gov.lv/index.php?id=210&top=1
80
LR Vides ministrija
http://www.vidm.gov.lv/lat/finansu_instrumenti
kohez/?doc=4107
LR Valsts kanceleja
http://www.mk.gov.lv/lv/esstrukturfondi/
Sadarbības iestādes:
Centrālā finanšu un līgumu
aģentūra
http://www.cfla.gov.lv/
Latvijas Investīciju un attīstības
aģentūra
http://www.liaa.gov.lv/
Būvniecības, enerģētikas un
mājokļu valsts aģentūra
http://esfondi.bema.gov.lv/#
Nodarbinātības valsts aģentūra
http://www.nva.gov.lv/esf/index.php?cid
=3
Valsts izglītības attīstības aģentūra
http://www.viaa.gov.lv/lat/
Valsts reģionālās attīstības aģentūra http://www.vraa.gov.lv/lv/
Veselības statistikas un medicīnas
tehnoloģiju valsts aģentūra
http://esf.vsmtva.gov.lv/.\
Sabiedrības integrācijas fonds
http://www.lsif.lv/projektu-konkursi
Neskaidrību gadījumā vēršaties pie sadarbības
iestādēm, jo to kompetencē ir atbalsta
sniegšana projektu iesniedzējiem (konsultācijas,
semināri)!
MK noteikumos par attiecīgo darbības
programmas aktivitāšu vai apakšaktivitāšu
ieviešanu tiek noteikta konkrēta atbildīgo un
sadarbības iestāžu atbildība un funkcijas katras
aktivitātes/ apakšaktivitātes ieviešanā
individuāli.
Eiropas Komisijas programmu un iniciatīvu
projektu uzsaukumos vai vadlīnijās tiek noteikta
konkrēta atbildīgā iestāde par programmas
ieviešanu, projektu pieņemšanu un vērtēšanu!
PROJEKTA SAGATAVOŠANA
PROJEKTA SAGATAVOŠANAS UN LĪDZFINANSĒJUMA
SAŅEMŠANAS PROCESS RĪGAS DOMĒ
Projektu sagatavošanas un līdzfinansējuma
piešķiršanas kārtība Rīgas domē noteikta ar
2010.gada 6.jūlija Domes iekšējiem
noteikumiem Nr. 3, kuri nosaka kārtību, kādā
Rīgas pilsētas pašvaldībā tiem sagatavotas,
izskatītas, saskaņotas un apstiprinātas projektu
ieceres un projekti.
Par projekta ieceres, iesnieguma un
pavaddokumentu sagatavošanu un virzību atbild
tā Rīgas domes iestāde, kura gatavo projekta
pieteikumu.
RD Attīstības
departaments sniedz
atzinumu ES un PPP
projektam
Pašvaldības iestāde
sagatavo projekta
pieteikumu/PPP
projekta ieceri
Pilsētas attīstības
komiteja pieņem
lēmumu par Rīgas
domes atbalstu ES
projektu iecerēm
Nepieciešamības gadījumā
apstiprina pārraugošajā
institūcijā
Pašvaldības iestāde sagatavo iesniedz
projektu attiecīgajā institūcijā/nodrošina
apstiprināto PPP projektu tālāko virzību
atbilstoši PPP likumam
Investīciju un
uzņēmējdarbības
veicināšanas padome
izvērtē PPP projektu ieceri
Finanšu un
administrācijas
lietu komiteja
pieņem lēmumu
par līdzfinansējuma
un
priekšfinansējuma
piešķiršanu
projektam
Ja nepieciešams
Rīgas dome
pieņem lēmumu
par
līdzfinansējuma
un priekšfinansējuma
piešķiršanu
projektam
Projekta pieteikuma sagatavošanai un
līdzfinansējuma apstiprināšanai
jāparedz vismaz viens mēnesis!
Projekta pieteikumu un līdzfinansējuma
apliecinājumu paraksta Rīgas domes
priekšsēdētājs vai viņa pilnvarota
persona!
Gadījumā, ja ES vai citu ārējo finanšu
avotu izsludinātajos konkursos noteikto
projekta pieteikumu iesniegšanas termiņu
dēļ ir apdraudēta Rīgas pilsētas
pašvaldības iestādes dalība projektā:
- Pilsētas attīstības komiteja pieņem
atbalstu vai noraidījumu projektam;
- Finanšu un administrācijas lietu komiteja
pieņem lēmumu par līdzfinansējuma
piešķiršanu.
Pēc Pilsētas attīstības komitejas pozitīva
lēmuma, Rīgas pašvaldības iestāde sagatavo
projekta iesniegumu Rīgas domes Finanšu un
administrācijas lietu komitejā, papildus
pievienojot:







Izdruku no Projektu vadības sistēmas
Detalizētu projekta budžetu
Naudas plūsmas plānu
Rīgas domes Pilsētas attīstības komitejas sēdes
protokola izrakstu
Pārraugošās institūcijas lēmumu (ja nepieciešams)
Laika grafiku
Citus dokumentus, kas sniedz papildus informāciju
par projektu.
Virzot projektu uz līdzfinansējuma apstiprināšanu jābūt
atbildētiem šādiem jautājumiem:
Vai projekta ideja atbilst finansētāja izvirzītajiem
kritērijiem (prioritātes, atbalstāmās aktivitātes,
iesniedzējs, u.tml.) un vai projekta ideja patiesi ir
īstenojama (reāla)?
Vai ir skaidri finansēšanas nosacījumi (finansējuma
apmērs, līdzfinansējuma nepieciešamība, avansa
maksājumi)?
Vai projekts un tā mērķis atbilst tavas Rīgas pašvaldības
prioritātēm un stratēģiskajiem mērķiem?
Vai iestādei ir atbilstoša kapacitāte un resursi, lai
projektu ieviestu?
Vai organizācija paspēs laikā sagatavot projektu?
Ja projekta pieteikums tiek noraidīts Sadarbības
institūcijā
vai citā atbildīgajā iestādē un pašvaldības iestāde
uzlabo
projekta iesniegumu un plāno to iesniegt atkārtoti ir
iespējami divi varianti:
Ja plānots iesniegt tajā pašā finansējuma gadā
un ja nemainās projekta budžets – projekts
atkārtoti jāiesniedz Finanšu un administrācijas
lietu komitejā līdzfinansējuma apstiprinājumam
Ja ir mainījies finansējuma gads, kā arī projekta
ideja un budžets jāiet pilns projekta
sagatavošanas un līdzfinansējuma saņemšanas
process Rīgas domē.
PPP projektu sagatavošanas, izskatīšanas
un apstiprināšanas koordinējošā institūcija
ir Rīgas domes Pilsētas attīstības
departamenta Ekonomikas pārvaldes
Investīciju un attīstības projektu
nodaļa.
PROJEKTA PARTNERĪBA
Labam projektam un tā veiksmīgai ieviešanai partnerību
vajadzētu veidot savlaicīgi, jo partneriem, kurus uzaicināt
piedalīties savā projektā, ir “jānobriest” dalībai projektā, viņiem
jābūt uzticamiem, atbildīgiem un izdarīgiem.
Projektus vērtējot, izņēmumi attiecībā uz partnerību netiek
pieļauti. Izvēlieties tikai atbilstošus sadarbības partnerus.
Ja kāda pieejamā programma jums ir interesanta, bet paši
uzņemties vadošā partnera lomu nevarat, noskaidrojiet, kura
cita organizācija gatavo pieteikumu, vai tās mērķi atbilst jūsu
interesēm un piedāvājiet kļūt par partneri? Izmantojiet
internetā pieejamās partneru meklēšanas datu bāzes!
Partneriem ar dažādu juridisko statusu var būt atšķirīgi
nosacījumi finansējuma apjomam.
Partneriem ar dažādu ģeogrāfisko atrašanās vietu var būt
atšķirīgi nosacījumi līdzfinansējuma % apjomam.
Rīgas pilsētas pašvaldības iestāžu darbinieki kā vadošā
partnera pārstāvji veic šādus pienākumus Eiropas
Savienības līdzfinansētos projektos:
Veido Rīcības vai Uzraudzības komiteju;
Nodrošina projekta vadības atlasi, pienākumu sadali un veikto darbu dokumentācijas
izstrādi;
Nodrošina projekta aktivitāšu ikdienas koordinēšanu;
Koordinē un plāno aktivitāšu ieviešanu;
Informē projekta partnerus par nepieciešamo uzdevumu veikšanu;
Nodrošina ieteikumus projekta partneriem par aktivitāšu ieviešanu un finansējuma
sadalījumu;
Nodrošina komunikāciju ar projekta partneriem un uzraudzības institūcijām,
piemēram, ar Apvienoto Tehnisko Sekretariātu, Nacionālajām atbildīgajām iestādēm,
Sertifikācijas iestādi, Sadarbības iestādēm, 2. līmeņa kontroli (revīziju), Vadošo
iestādi;
Organizē un koordinē iepirkumu procedūras un nepieciešamības gadījumā sniedz
konsultācijas partneriem vai pieaicina iepirkumu komisijas pārstāvi par jautājumiem,
kas saistīti ar iepirkuma procedūrām;
Apkopo ar projekta aktivitāšu ieviešanu saistīto informāciju no visiem projekta
partneriem;
Apkopo projekta partneru iesniegtos finanšu un satura ziņojumus, sagatavo
konsolidētos projekta finanšu un satura starpziņojumus un gala ziņojumu;
Uzrauga projekta aktivitāšu izpildi un finansējuma plūsmu, ieskaitot finansējuma
izmaksāšanu projekta partneriem, ja to nosaka finansējuma, sadarbības līgums vai
līgums par projekta ieviešanu;
Vismaz vienu reizi mēnesī organizē sanāksmi, kurā novērtē ieviešanas aktivitāšu
Rīgas pilsētas pašvaldības iestāžu darbinieki kā projekta
partnera pārstāvji veic šādus pienākumus Eiropas
Savienības līdzfinansētos projektos:
Nodrošina projekta vadības atlasi, pienākumu sadali un veikto darbu dokumentācijas
izstrādi;
Pēc līguma nosacījumiem organizē projekta aktivitāšu ieviešanai nepieciešamās
iepirkuma procedūras;
Sniedz vadošajam partnerim prasīto informāciju par jautājumiem, kas saistīti ar
projekta ieviešanu;
Sagatavo un izplata informāciju par projekta aktivitātēm saskaņā ar projekta
publicitātes plānu/vizuālās identitātes vadlīnijām;
Veic projekta aktivitāšu ieviešanā paredzētos konkrētos uzdevumus;
Sagatavo projekta progresa un gala finanšu un satura atskaites, izmantojot atskaišu
formas, ko projekta sākumā sagatavo vadošais partneris pēc programmas vadošās
institūcijas norādījumiem;
Uzrauga projekta aktivitāšu izpildi un finansējuma plūsmu, ja tas noteikts līgumā;
Informē vadošo partneri par problēmām, kavējumiem projekta ieviešanas gaitā, ja
tādi radušies;
Partneri atbild par projekta ieviešanas aktivitātēm vietējā institūcijā, ja projekts ir
starptautisks, tad arī valstī;
Nodrošina tehniskās un finanšu informācijas apkopošanu un kontu auditu, kas
nepieciešams projekta starpatskaitēm un gala atskaitei, ja tas noteikts līgumā;
Citus sadarbības un partnerības līgumos norādītos pienākumus.
Dalīto izmaksu iespējas projekta ieviešanas
laikā starp projekta partneriem
-
-
Dalītā finansēšana (cost-sharing) ir projekta izdevumu finansēšanas
metode, kur ir iesaistīti vismaz divi Projekta partneri.
Dalītās finansēšanas principus, Vadošā partnera/Projekta partneru
tiesības un pienākumi ir jānosaka Partnerības līgumā vai atsevišķā,
īpašā dalītās finansēšanas līgumā.
Dalītās finansēšanas modeļi var būt šādi:
Maksātāji partneri veic izdevumu apmaksu, pārskaitot naudas
līdzekļus
Vadošajam partnerim;
Vadošais partneris, saņemot finansējumu no Maksājumu iestādes,
ietur projekta partnera maksājuma daļu kā dalītas finansēšanas
proporcionālu izdevumu daļu, jo ieviešanas partneris ir veicis visas
darbības: īstenojis projekta aktivitāti, nepieciešamās procedūras,
darījumus un maksājumus;
Cits modelis, kas ir saskaņots ar pirmā līmeņa kontroli.
PROJEKTA IESNIEGUMA VEIDLAPAS
AIZPILDĪŠANA UN NOFORMĒŠANA
Pirms projekta iesnieguma veidlapas
aizpildīšanas detalizēti jāpiepazīstas ar
MK noteikumiem vai vadlīnijām, kuri
nosaka konkrētās aktivitātes ieviešanas
nosacījumus!!!
Kādi galvenie principi jāievēro sagatavojot projekta
iesnieguma sadaļas?
Kam jāpievērš uzmanība?
Projekta iesnieguma
sadaļas
Informācija par
projekta iesniedzēju,
Sadarbības
partneriem



Kopsavilkums
Projekta iesniedzēja atbildīgā amatpersona ir pašvaldības
priekšsēdētājs vai arī pilnvarota persona.
Projekta iesniedzēja kontaktpersona ir tā persona, ar kuru komunicēs
sadarbības iestādes pārstāvji, visbiežāk tas ir projekta vadītājs, vai
koordinators. Galvenā kļūda ir tā, ka kā kontaktpersona minēta
persona, kura nevar atbildēt uz jautājumiem, kas saistīti ar projektu.
Norādot kontaktpersonas kontaktus minam tādas e-pasta adreses,
faksa un tālruņa numurus, kuri ikdienā tiek izmantoti.
Kopsavilkumā norādāms: projekta mērķis; sasniedzamie rezultāti;
projekta mērķa grupa; projekta īstenošanas laiks; plānotais finansējums.
Projekta
nepieciešamība/
problēmas
apraksts
Problēma ir pretruna starp vēlamo un esošo situāciju
Pamatojama mērķa grupas problēmsituācija, nevis
pašvaldības problēmsituācija, ja vien tās darbinieki nav
projekta mērķa grupa.
Ieteicams problēmas aktualitātes pamatojumu sākt ar
vispārīgu situācijas aprakstu Latvijā, tālāk aprakstīt
situāciju
reģionā, līdz nonākam līdz padziļinātai analīzei Rīgas
pilsētā
Problēmas apraksts ir vienīgā vieta projekta iesniegumā,
kurā iespējams pārliecināt vērtētājus par projekta
nozīmīgumu
Nepieciešams izvēlēties problēmu, kuras atrisināšana
iespējama projekta ietvaros un tam būs pieejami
nepieciešamie resursi - laiks, cilvēkresursi, finanses.
Izmantojiet statistiku, atsaucieties uz pētījumiem
pētījumiem. Sniedziet informāciju par to, kas līdz šim
darīts šajā laukā.
Mērķa grupas apraksts 






Mērķis







Mērķa grupas izvēli nepieciešams pamatot
Mērķauditorija ir tie cilvēki, ko ar konkrēto projektu vēlas sasniegt
un uzrunāt
Mērķauditoriju var dalīt dažādi – pēc vecuma, dzimuma,
ģeogrāfiskās piederības, dzīves stila, utt.
Var norādīt tiešo un netiešo mērķauditoriju
(atkarībā no projekta plašuma).
Ja projektā paredzētas vairākas mērķa grupas, jāapraksta visu
mērķa grupu vajadzības un projekta ietekmi uz to apmierināšanu;
Jānorāda projektā iekļautās mērķa grupas skaitu
Jāapraksta ietekme uz mērķa grupu
Mērķis izriet no definētās problēmas
Mērķim jāatbilst MK noteikumiem par aktivitātes
īstenošanu/programmas nosacījumiem
Mērķim jābūt – īsam, konkrētam un problēmai atbilstošam
Projekta vispārīgie ilgtermiņa mērķi atspoguļo KĀ
iestāde vēlas ietekmēt sabiedrību, tās daļu
Projekta tiešie mērķi parāda KO tieši organizācija
ir iecerējusi sasniegt konkrētajā projektā.
Mērķi parāda KO un KĀPĒC organizācija vēlas
sasniegt (kādas pārmaiņas, vispārējā virzība, kā
ietekmēt sabiedrību..).
Formulējot mērķus, izmantojiet atslēgas vārdus
(sekmēt, rosināt, veicināt, uzlabot, ietekmēt...).
Projekta uzdevumi





Izvēlētās problēmas
Risinājuma
apraksts/alternatīvu
saraksts



Projekta uzdevumi nosaka, kas konkrēti tiks paveikts
projekta ietvaros, lai tuvinātos izvirzītajam mērķim.
Projekta uzdevumiem jābūt konkrētiem; ar precīzi
formulētu paredzamo galarezultātu; izpildāmiem konkrētā
laikposmā.
Uzdevumi pierāda, ka jums ir pilnīgi skaidrs, ko jūs gribat
panākt, un ka jums ir kritēriji, pēc kuriem novērtēt
rezultātus.
Tieši no projekta uzdevumu formulējuma atkarīga
finansētāja izpratne par jūsu projekta saturu un apjomu
Uzdevumu formulējumā vajadzētu lietot konkrētus
kvantitatīvus un kvalitatīvus lielumus.
Ne vienmēr pirmā un šķietami veiksmīgākā
problēmas risinājuma formula ir pati labākā
Alternatīvas var novērtēt pēc šādiem kritērijiem vai to
kombinācijas: izmaksas, stabilitāte, uzticamība, elastīgums,
riska pakāpe, komunikabilitāte, vērtība, vienkāršība,
savietojamība, atgriezeniskums.
Risinājums jāpielāgo problēmai nevis otrādi
Projekta
loģiskās Loģiskās plānošanas matrica atbild uz šādiem jautājumiem:
plānošanas metode
 Kādus mērķus projektā paredzēts sasniegt?
 Kādā veidā plānots sasniegt rezultātus?
 Kādi riska faktori var ietekmēt projekta mērķa sasniegšanu?
 Kā varēs novērtēt projekta gaitā sasniegtos mērķus?
 Kādi informācijas avoti nepieciešami projekta izvērtēšanai?
 Kādi resursi (cilvēkresursi, finanses, materiāltehniskais
nodrošinājums) nepieciešami projekta ieviešanai?
 Jānorāda objektīvi pārbaudāmi indikatori, kas ir izmērāmi
rādītāji un kas atspoguļo to, vai projekta mērķi ir sasniegti
ikvienā projekta pakāpē un, vai tie ir sasniegti noteiktajā
laikā.
Plānotās aktivitātes





Visos projekta iesnieguma veidlapas punktos lieto
identiskus darbību nosaukumus un numerāciju
Projekta iesniegumā plānotās darbības nedrīkst pārklāties ar
darbībām, kas ir paredzētas citu ES fondu aktivitāšu
ietvaros, kur projekta iesniedzējs var būt pašvaldība.
Projektā plānotās darbības ir saskaņā ar normatīvajos aktos
noteiktajām pašvaldības autonomajām funkcijām.
Darbības ir pamatotas, samērīgas ar plānoto laika grafiku un
nodrošina projekta mērķa sasniegšanu.
Darbības atbilst MK noteikumos par aktivitātes īstenošanu
noteiktajām prasībām.
Laika grafiks
 Jāizstrādā atbilstoši projekta aktivitātēm
 Jāparedz visi iespējamie riski, kas var ietekmēt
projekta aktivitāšu izpildes termiņus, piemēram,
projekta iepirkuma rezultāti var tikt pārsūdzēti, kas
procesu (iepirkuma) var pagarināt par vairākiem
mēnešiem vai rodas citas organizatoriska rakstura
problēmas (piemēram, personāla maiņa, u.c.).
 Jāparedz laiks progresu pārskatu un atskaišu
sagatavošanai
Sasniedzamie
rezultāti un
uzraudzības rādītāji




Katrai darbībai jāparedz vismaz viens rezultāts.
Rezultātiem jābūt izmērāmiem.
Rezultātam jābūt sasniegtam projekta ietvaros.
Pirms aizpildīt projekta iesnieguma veidlapu,
jāiepazīstas ar katra pasākuma plānotajiem
sasniedzamajiem uzraudzības rādītājiem, kuri
atrodami atbilstošās darbības programmas
papildinājumos. Ar darbības programmu
papildinājumiem var iepazīties mājaslapā
www.esfondi.lv.
Projekta sasniegto
rezultātu uzturēšana
jeb ilgtspēja
Projektu finansētājus uztrauc līdzekļu ieguldījums
īslaicīgā iniciatīvā, kas sniegusi ātri iznīkstošus „augļus”.
 Tādēļ tiek sagaidīts saprātīgs un pārdomāts projekta
ilgtspējas apraksts – paliekoši rezultāti un ideju
turpināšanās pēc projekta termiņa beigām.
 Labs ilgtspējas rādītājs ir projektā iesaistītie partneri –
citas nevalstiskās organizācijas, augstskolas, pētnieciskie
institūti, pašvaldības, uzņēmēji, kuri turpina iesākto
darbu vai gatavo jaunus projekta pieteikumus
Projekta īstenošanas un  Jānorāda detalizēts darba grupas apraksts;
vadības kapacitāte
 Veicamie uzdevumi un kompetences;
 Darbinieku izvēles principi;
 Ieviešanas organizācijas forma;
 Kas veiks uzraudzību un īstenošanas kvalitātes
novērtēšanu;
 Jāpierāda, ka organizācijas darbiniekiem ir pietiekama
kompetence un kas ir vispiemērotākie kandidāti šī
projekta īstenošanai.
 Projekta pielikumā jāpievieno personāla CV!
 Jānorāda Projekta īstenošanai nepieciešamais
materiāltehniskais nodrošinājums.
Projekta kvalitātes un
risku vadība



Informācijas un
publicitātes pasākumi







„Sociālajos” projektos jāapraksta kvalitātes kontroles
mehānisms, īpašu uzsvaru liekot uz mērķa grupas
apmierinātība novērtēšanu
„Investīciju” projektiem lielāks uzsvars jāliek uz projekta
īstenošanas risku izvērtējumu
Jāmin visi iespējamie riski projektu ieviešanā un to
novēršanai paredzētie pasākumi
Vai projektam ir nepieciešams plašsaziņas līdzekļu
atbalsts mērķauditorijas sasniegšanā? (Kāpēc? Kā? Kādos
aspektos? Var ievietot, piemēram, mediju plānu);
Kā tiks nodrošināta projekta, tā aktivitāšu informācijas
izplatīšana un kādos kanālos?
Informācijas saturs – ko vēlamies pateikt?
Periodiskums – cik bieži plānojam informēt?
Atbildīgais – kurš to koordinēs? (jābūt vienai personai!)
Budžets – cik daudz mums tas izmaksās? Kāda būs
pasākumu ietvaros plānoto rezultātu attiecība pret
ieguldītajiem resursiem?
Jāpārliecinās vai nav noteikts ierobežojums – piemēram,
nedrīkst pārsniegt 5% no projekta kopējām
attiecināmajām tiešajām izmaksām.
Projekta saskaņošana ar
horizontālajām prioritātēm







Horizontālā prioritāte „Makroekonomiskā stabilitāte” vērsta uz
produktīvajām nozarēm, kas vidējā un ilgtermiņā var garantēt
ieguldījumu kopapjoma pieaugumā (šis ieguldījums projekta
iesniegumā ir jāapraksta).
Horizontālā prioritāte „Vienādas iespējas” vērsta uz jelkāda veida
diskriminācijas (dzimuma, rases, etniskas izcelsmes, reliģijas vai
pārliecības, invaliditātes, seksuālās orientācijas, vecuma dēļ)
izskaušanu. Piemēram, projekta īstenošanas laikā tiks nodrošināta
abu dzimumu pārstāvju vienlīdzīga dalība projektā.
Horizontālā prioritāte „Informācijas sabiedrība” vērsta uz zināšanu
ietilpīgu ekonomiku un zināšanu sabiedrību. Piemēram, projektā tiks
realizēta apmācība darbam ar projektu datu bāzi.
Horizontālā prioritāte „Ilgtspējīga attīstība” vērsta uz dabas resursu
saprātīgu izmantošanu un vides saglabāšanu nākamajām paaudzēm.
Piemēram, projekta ietvaros tiks taupīti papīra resursi, izmantota
elektroniskā saziņa.
Horizontālā prioritāte „Teritorijas līdzsvarota attīstība un Rīgas
starptautiskā konkurētspēja” vērsta uz nelabvēlīgu attīstības
radītāju un atšķirību starp dažādām valsts teritorijām mazināšanu.
Rīgas kontekstā prioritāte ir vērsta uz galvaspilsētas ekonomiskā
potenciāla un starptautiskas konkurētspējas nostiprināšanu, kā arī
pilsētas straujas izaugsmes efekta pārnesi uz pārējo valsts teritoriju
Vadlīnijas ES fondu projektu iesniegumu iesniedzējiem par
horizontālās prioritātes "Vienlīdzīgas iespējas" ievērošanu ES fondu
projektos (www.esfondi.lv)
Vadlīnijas ES fondu projektu iesniegumu iesniedzējiem par
horizontālās prioritātes "Ilgtspējīga attīstība" ievērošanu ES fondu
projektos (www.esfondi.lv)
Projekta
izmaksas un
Finansēšanas
avoti












Gatavojot pieteikumu vajadzētu ņemt vērā finansētāja programmas
nosacījumus – kāds ir kopējais pieejamā finansējuma apjoms un cik
projektus šī programma plāno atbalstīt.
Projekta budžets (tāme) ir sīks projekta apraksts finansiālā izteiksmē.
Budžetu sāk veidot, kad precīzi ir zināmas visas projekta aktivitātes;
aktivitāšu izpildes laiks; aktivitātēm piesaistītie resursi (materiāli, cilvēki,
u.c.); finansējuma modelis.
Projekta budžeta izmaksu pozīciju un apakšpozīciju nosaukumiem jāsakrīt
ar aktivitāšu norādīto attiecināmo izmaksu sarakstu.
Izmaksu pozīcijas veidojas no formulas – vienības cena x vienības
daudzums
Visas izmaksas un to procentuālo sadalījumu jānorāda ar diviem cipariem
aiz komata
Visi projektam piesaistītie finansu līdzekļi (pašfinansējums, citu finansētāju
ieguldījums, ienākumi no biļetēm, pārdotajiem grāmatu eksemplāriem u.c.)
veido tāmes sadaļu – ieņēmumi
Ieņēmumu un izdevumu summai jābūt vienādai!
Pirms projekta iesnieguma iesniegšanas noteikti jāpārbauda aritmētiskie
aprēķini, jo visbiežāk tiek pieļautas tieši aritmētiskās kļūdas
Plānojot izmaksas , tās jāpalielina par aptuvenu inflācijas prognozes
procentu (ņemot vērā projekta apstiprināšanas un uzsākšanas periodu)
Ja budžetā ir noteikts ierobežojums kādai izmaksu pozīcijai pret citu
izmaksu pozīciju kopsummu, plānošanu labāk sākt ar izmaksu pozīcijām
pret kurām ir procentuālais ierobežojums.
Jāparāda finansējuma sadalījums pa gadiem
IETEIKUMI PROJEKTA PIETEIKUMA SAGATAVOŠANĀ:
Rūpīgi izlasiet vadlīnijas – sniegta visa informācija, lai
palīdzētu pieteikties ES finansējuma saņemšanai un
skaidrotas pamatprasības projekta ieviešanai
Rūpīgi izlasiet līguma projektu ar Sadarbības iestādi (ja
pieejams)
Izmantojiet visas iespējas uzdot sadarbības iestādei
neskaidros jautājumus, kā arī pievērsiet uzmanību mājas
lapā publicētajiem biežāk uzdotajiem jautājumiem!
Plānojiet pietiekamu laiku pieteikuma sagatavošanai
(vismaz 1 mēnesis, starptautiskajiem t.sk. pārrobežu
projektiem 3 mēneši)
Jāidentificē pavaddokumenti, kas prasīs trešo pušu iesaisti
un ar tiem jāsāk (TEP, IVN, partnerības līgumi, u.c.)
Projektu pieteikumu iedodiet kādas pārlasīt
Projekta aktivitātes jāplāno ar laika un naudas rezervi, bet
ņemot vērā publiskā iepirkuma nosacījumus
Projekta iesnieguma pašvērtējums
Atbildes
Jautājums
Jā
Vai projekts ir nepieciešams, aktuāls „šeit un tagad”?
Vai projektā ir noformulēta problēma (pretruna)?
Vai projektā nodefinēta mērķa grupa, kurai ir aktuāla
aprakstītā problēma?
Vai projektā nodefinēta mērķa grupa ir atbilstoša MK
notikumiem par aktivitātes īstenošanu?
Vai projektā plānotās darbības atrisinās projekta
iesniegumā aprakstītās mērķa grupas problēmas
Vai projektā plānotās darbības ir minētas kā atbalstāmas
MK notikumos par aktivitātes īstenošanu?
Vai projekta mērķis izriet no problēmsituācijas?
Vai projekta mērķis ir atbilstoša MK notikumiem par
aktivitātes īstenošanu?
Daļēji
Nē
Vai īstenojot projektā plānotās darbības tiks sasniegts projekta
mērķis?
Vai izvēlēts labākais problēmas risinājums?
Vai ir uzskaitītas projekta risinājumu priekšrocības un trūkumi?
Vai katrai darbībai ir identificēts rezultāts?
Vai rezultāti ir objektīvi izmērāmi?
Vai rezultāti ir sasniedzami projekta ietvaros?
Vai rezultāti ir ilgtspējīgi?
Vai ir identificēti un novērtēti projekta īstenošanas riski visām
projektā plānotajām darbībām?
Vai ir paredzēti korektīvie un/ vai preventīvie pasākumi risku
novēršanai?
Vai plānojot projekta darbības ņemti vērā iespējamie riski?
Vai identificēti
katrai
darbībai nepieciešamie
resursi
(cilvēkresursi, finanses, materiāli tehniskais nodrošinājums)?
Projekta iesnieguma noformēšana
-
Iesniedzot projektu katrs projekta iesnieguma eksemplārs
(oriģināls un kopijas) jānoformē atbilstoši 28.09.2010. MK
noteikumiem Nr.916 „Dokumentu izstrādāšanas un
noformēšanas kārtība”:
Lapas ir sanumurētas (pēc kārtas un nejaucot secību);
Katrs projekta iesnieguma eksemplārs ir cauršūts (caurauklots),
apzīmogots un parakstīts;
Paraksts ir atšifrēts
Norādīts lapu skaits un caurauklošanas datums
Projekta pieteikumā nedrīkst būt dzēsumi, aizkrāsojumi,
neatrunāti labojumi, svītrojumi vai papildinājumi. Kļūdainos
ierakstus pārsvītro un labojumus atrunā ar ierakstu "Labotam
ticēt", apliecinot šo ierakstu ar labojumu veikušās personas
personisko parakstu, kā arī norādot personiskā paraksta
atšifrējumu (vārda iniciāli un uzvārdu vai vārdu un uzvārdu) un
labojuma datumu.
Katrā projekta konkursā var tikt
izvirzītas atsevišķas (specifiskas)
prasības projekta iesniegumu
noformēšanā!!!
PROJEKTA BUDŽETA PLĀNOŠANA UN
PROJEKTA IZMAKSAS
Budžeta veidlapa ir viena no projekta iesnieguma
sastāvdaļām. Tai ir noteikta forma.
Budžeta sastādīšanas procesā ir jānovērtē kāds finanšu
līdzekļu apjoms nepieciešams, lai realizētu projektu nepieciešamo resursu vērtības izteikšana naudas
izteiksmē. Projekta pieteikumā identificētiem resursiem ir
jānosaka aptuvenās izmaksu vērtības. Pirmais solis ir
mērvienību noteikšana
Beigās tiek aprēķinātas kopējās paredzamās izmaksas katrai
aktivitātei un tiek uzsākta finanšu plāna izstrāde pa periodiem,
komponentēm, partneriem, budžeta līnijām. Budžeta līnijas
katrai programmai atšķiras (piemēram, personāla izmaksas,
ārējo ekspertu pakalpojumi, transporta izdevumi, publicitātes
pasākumi, u.c.)
Atalgojums
stundas vai dienas likme (LVL/h);
Sakaru, komunālie u.c.
pakalpojumi
mēnesis ( LVL / mēnesī);
Transporta pakalpojumi
kilometri, stundas/dienas likme;
Pamatlīdzekļi
gabals, vienība (LVL/gab.);
Bukleta iespieddarbi
eksemplārs (LVL/eks.);
Kopēšana, drukāšana
lapaspuse (LVL/lpp);
Komandējuma nauda
diena (LVL dienā);
Ēdināšana
cilvēks (LVL/cilv.);
Remontdarbi, īres maksa
kvadrātmetrs (LVL /kvm).
Uzsākot darbu pie budžeta izstrādes ir
lietderīgi izmanto atbildīgo vai
sadarbības iestāžu sagatavotos
metodiskos norādījumus budžeta
sastādīšanai.
Papildus informācijai var vadīties no
ieteikumiem, kas atrunāti Rīgas domes
projektu vadības sistēmā, sadaļā
”Palīdzības” → „Projektu
rokasgrāmata” → „4. nodaļa Projekta
budžeta izstrādāšana”!
Maksājuma kārtība
Avansa maksājums
Priekšfinansējums - finansējumu, kas
plānots kā attiecīgā fonda atbalsta daļa,
kas projekta ieviešanā no sākuma ir
jāsedz projekta iesniedzējam (atgūstama
tikai pēc starpatskaišu sagatavošanas).
Projekta izmaksu attiecināmība
Attiecināmās izmaksas
Neattiecināmās izmaksas
Tiešās un netiešās izmaksas
Izmaksas, kas pārsniedz apstiprinātajā
projekta pieteikumā paredzētās izmaksas,
nav attiecināmas!
Izdevumu pozīcijas, kas minētas Vadlīnijās
kā neattiecināmās izmaksas, var tikt
iekļautas projekta budžetā, taču to segšanai
netiek piešķirts finansējums!
Neparedzētie izdevumi var tikt paredzēti tikai
atsevišķos gadījumos un tiem ir ierobežojumi
(piem. līdz 5% no projekta kopējām
attiecināmajām izmaksām). Šos līdzekļus var
tērēt tikai ar otrā līmeņa starpniekinstitūcijas
apsaimniekotāja iepriekšēju rakstisku
atļauju.
Projekta līdzfinansējuma nodrošināšana
Valsts dotācijas pašvaldībām līdzfinansējuma
nodrošināšanai. Rīgai valsts budžeta dotācija
ir 30%
Papildus finansējuma piešķiršanas kārtība.
Visos gadījumos, kad nepieciešams papildus
Rīgas pilsētas pašvaldības finansējums,
projekta īstenotājs to saskaņo ar Rīgas
pilsētas pašvaldības Finanšu departamentu
un iesniedz pieprasījumu apstiprināšanai
Rīgas pilsētas pašvaldības Finanšu un
administrācijas lietu komitejā.
PROJEKTA PAVADOŠĀ
DOKUMENTĀCIJA
Tehniski – ekonomiskais pamatojums
Ietekmes uz vidi novērtējums
Plānošanas un arhitektūras uzdevums
Būvniecības izmaksu tāme
Tehniskais projekts
Īpašumtiesību apliecinošie dokumenti
PROJEKTU VĒRTĒŠANA
PROJEKTU VĒRTĒŠANA UN GALVENIE
PRINCIPI
ES struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadības likums paredz,
ka projektu iesniegumus vērtē un lēmumu par finansējuma
piešķiršanu pieņem tikai viena institūcija (atbildīgā iestāde vai
sadarbības iestāde). Turklāt vērtēšanas un lēmuma
pieņemšanas laiks kopumā nedrīkst pārsniegt 3 mēnešus.
EK programmām un iniciatīvā vērtēšanas un lēmuma
pieņemšanas laiks var būt krietni ilgāks aptuveni līdz 7
mēnešiem.
Prasības projektu iesniedzējiem, t.sk. arī projektu vērtēšanas
kritēriji, projektu iesniedzējiem tiek noteiktas MK noteikumos
par darbības programmas aktivitātes vai apakšaktivitātes
ieviešanu vai programmas noteikumos/vadlīnijās.
Projekti tiek vērtēti pēc projektu iesniegumu vērtēšanas
kritērijiem. Kopumā ir trīs vērtēšanas kārtas – vērtēšana pēc
administratīvajiem, atbilstības un kvalitātes kritērijiem.
Administratīvie
kritēriji
Administratīvās prasības, piem. vai projekta iesniegums
ir iesniegts noteiktajā termiņā, vai projekta iesniegumu
ir parakstījusi atbildīgā amatpersona vai pilnvarotā
persona, vai projekta pieteikuma finanšu aprēķins ir
veikts latos, vai projekta pieteikums ir sagatavots
atbilstoši projekta veidlapas nosacījumiem, u.c.
Atbilstības kritēriji
Vai projekta iesniegums atbilst attiecīgās darbības
programmas aktivitātes mērķim, vai projekta ietvaros
plānotās darbības ir pamatotas, samērīgas ar plānoto
laika grafiku, vai attiecināmās izmaksas atbilst
programmas nosacījumiem, vai projekta iesniegumā
pamatots, kā tiks nodrošināta projekta īstenošana un
uzraudzība, u.c.
Kvalitātes kritēriji
Tiek vērtēts cik efektīvi konkrētais projekts ļauj sasniegt
attiecīgās darbības programmas aktivitātes mērķus.
Vērtēšana notiek pēc izmērāmiem kvalitātes kritērijiem.
Papildus informācija
Pēc veiktās vērtēšanas, aktivitātes administrējošā
iestāde var pieprasīt papildus informāciju, kas
nepieciešama projekta kvalitātes izvērtēšanai –
piemēram, ja nav pievienots kāds pavaddokuments
vai nepareizi veikti aprēķini (pie nosacījuma, ka šo
minēto kritēriju neizpilde nav uzskatāma par
pietiekamu projekta noraidīšanai – šie nosacījumi
parasti ir atrunāti aktivitāti regulējošos normatīvajos
aktos).
Termiņš kādā ir projekta iesniedzējam jāsagatavo
precizējumi atkarīgs no katras aktivitātes, taču
parasti tas ir 2 nedēļu vai 1 mēneša periodā.
Projekta vērtējuma pārsūdzēšanas iespējas
Ja tiek pieņemts negatīvs lēmums (respektīvi, projekts tiek
noraidīts) projekta iesniedzējam ir tiesības viena mēneša laikā
no lēmuma stāšanās spēkā datuma to pārsūdzēt.
Pirmā iestāde, kurā projekta iesniedzējs vēršas ar savu sūdzību
ir tiešās pārvaldes iestādē (atbildīgajā iestādē), kuras ietvaros
izveidota sadarbības iestāde (kas sagatavoja negatīvo
lēmumu). Piemēram, valsts aģentūra „Latvijas Investīciju un
attīstības aģentūra” izvērtējot projektu pieņēmusi lēmumu
nepastiprināt projekta iesniegumu, projekta iesniedzējam šo
lēmumu ir tiesības pārsūdzēt valsts aģentūra „Latvijas
Investīciju un attīstības aģentūra” tiešās pārraudzības iestādē,
proti, Ekonomikas ministrijā.
Gadījumā, ja tiešā pārvaldes iestāde savā atzinumā atstāj
spēkā pieņemto lēmumu, projekta iesniedzējam ir tiesības
iesniegt lietas izskatīšanu administratīvajā tiesā.
FINANSĒŠANAS LĪGUMA SLĒGŠANA UN PROJEKTA GROZĪJUMU
SASKAŅOŠANA
Noslēdzot līgumu ar finansējuma
devēju, projekta īstenotājs apņemas, ka
projekts tiks ieviests saskaņā ar
projekta iesniegumu, budžetu un
atbilstoši līgumā noteiktiem
nosacījumiem.
Ar finansēšanas līgumus nepieciešams
iepazīties ļoti rūpīgi.
-
-
Projekta izmaiņu jeb grozījumu pieprasījumu jāiesniedz rakstiski.
Grozījumu iesniegumā jāapraksta izveidojusies situācija projektā,
nepieciešamās izmaiņas un to pamatojums. Ieteicams norādīt,
kādas darbības un to ieviešanas nosacījumi ir minēti līgumā
(projekta iesniegumā, budžetā), kādus nosacījumus tajos jāmaina,
kāda būtu līguma grozījumu būtība.
Grozījumu pieprasījumam pielikumā vēlams pievienot arī
atbilstošus dokumentus:
laboto tekstu par atbilstošajām projekta darbību/aktivitāšu apraksta
daļām;
projekta laboto budžetu gadījumos, kad budžetā tiek atspoguļotas
vai veiktas izmaiņas;
projekta personāla maiņas gadījumā jaunā plānotā personāla CV;
u.c., kas pamatos vēlamās izmaiņas.
Vēlamo izmaiņu pamatojumā jāiekļauj, kādu labumu tās nesīs
projektam, kāpēc tieši šis variants uzskatāms projektam par
vispiemērotāko, analīze par citiem iespējamiem variantiem, tā
pierādot, ka izvēlētais variants ir visoptimālākais.
Izmaiņu saskaņošana un legalizēšana aizņems pietiekami daudz
laika, tāpēc grozījumu un izmaiņu pieprasījumu jāiesniedz vismaz
20 darba dienas pirms izmaiņām, grozījumiem paredzēts stāties
spēkā.
PROJEKTU IEVIEŠANA
PROJEKTU IEVIEŠANAS UZSĀKŠANAS KĀRTĪBA
RĪGAS DOMĒ
Rīgas pašvaldības iestāde – finansējuma
saņēmējs nosūta lēmumu par ES
līdzfinansēta projekta apstiprināšanu vai
noraidīšanu 3 darba dienu laikā Pilsētas
attīstības departamentam un Finanšu
departamentam.
Iestāde atbilstoši Pilsētas attīstības
komitejas lēmumam izveido projekta
vadības grupu.
Informācija RD
Finanšu
departamentam
(projekta
sākumā, 1 x
gadā)
RD priekšsēdētāja
Rīkojums par
projekta īstenošanas
atbildīgo iestādi un
amatpersonu
Rīgas pašvaldības
iestādei
apstiprināts projekts
Projekta
vadības grupas
izveide
(atbilstoši PAK
lēmumam)
Informācija RD
Attīstības
departamentam
Rīkojums par
projekta
komandu
Līgums ar
Sadarbības
iestādi
5.1. att. Projektu uzsākšanas kārtība RD
ES līdzfinansētiem projektiem pirms projekta
uzsākšanas nepieciešams:


Rīgas domes priekšsēdētāja rīkojumu ar,
kuru pilnvaro atbildīgo amatpersonu parakstīt ar
projekta ieviešanu saistītos dokumentus.
Rīgas pilsētas pašvaldības iestādes
rīkojumu ar, kuru nosaka par projekta ieviešanu
atbildīgās personas (projekta vadītājs,
koordinators, asistents, jurists, finanšu
koordinators, grāmatvedis utt.) un to
pienākumus projektā.
Uzsākot projektu, iesniedz Rīgas domes
Finanšu
departamentā šādu dokumentu apliecinātās
kopijas:
Finansēšanas līgumu;
Partnerības līgumu (ja Rīgas pilsētas
pašvaldības iestāde nav vadošais partneris)
vai vienošanos par projekta ieviešanu;
Projekta budžetu (tāmi);
Rīgas domes priekšsēdētāja rīkojumu, ar kuru
noteikts par projekta ieviešanu atbildīgā
amatpersona, kā arī pilnvarojums parakstīt ar
projekta ieviešanu saistītos dokumentus.
Projekta ieviešanas gaitā, iesniedz Rīgas domes
Finanšu departamentā šādu dokumentu
apliecinātās kopijas:
atskaites ar auditoru atzinumiem;
projekta naudas plūsmas prognozes nākamajiem
divpadsmit mēnešiem (jāiesniedz pēc Rīgas
domes Finanšu departamenta pieprasījuma);
projekta izdevumu apmaksai par projektu atbildīgā
persona iesniedz Rīgas domes Finanšu
departamentā pavadvēstuli. Pavadvēstules
pielikumu iesniegšanas kārtība detalizēti
aprakstīta Rīgas pilsētas izpilddirektora 2009.
gada 19. jūnija instrukcijā Nr. 15.
Dokumenti jāpievieno arī Projektu
vadības sistēmā!
PPP projektus sāk īstenot pēc PPP
līguma/koncesijas līguma/kopsabiedrības
dibināšanas līguma vai institucionālās
partnerības līguma noslēgšanas.
PROJEKTA LIETVEDĪBA ATBILSTOŠI RĪGAS
PILSĒTAS PAŠVALDĪBAS PRASĪBĀM
PROJEKTA DOKUMENTU PĀRVALDĪBA DOKUMENTĀCIJAS VEIDOŠANA PAR
PROJEKTĀ VEIKTAJĀM DARBĪBĀM UN
TĀS UZKRĀŠANA
Finansējuma saņēmējam – Rīgas
pašvaldības iestādei:
-
Jānodrošina dokumentu noformēšanu atbilstoši:
MK noteikumiem Nr. 916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas
kārtība";
Rīgas pilsētas izpilddirektora11.08.2010. iekšējie noteikumi Nr.4”
Dokumentu pārvaldība Rīgas pilsētas pašvaldības centrālajā administrācijā
un iestādēs”
Dokumentu juridiskā spēka likumam
Jāorganizē Lietu nomenklatūru (parasti iestāde sagatavo un apstiprina 1
reizi gadā, un 1 reizi 3 gados iestāde apstiprina Latvijas valsts arhīvu
ģenerāldirekcijā
Jāveic pilnu projekta grāmatvedības uzskaiti
Jānodrošina dokumentu uzglabāšanu un to pieejamību līgumā
minētajām institucijām līgumā noteiktā termiņa ietvaros (5, 10, 15 gadi...)
Nodrošina pieeju visiem ar projekta ieviešanu saistītajiem
dokumentiem, finanšu līdzekļiem, telpām un citam materiālajām vērtībām,
kas attiecas uz veicamo finanšu kontroli vai auditu, līguma izpildes kontrolē
iesaistītajām institūcijām (parasti – FM, CFLA, Valsts Kase, auditori, EK
institūciju pārstāvji)
Katrā Rīgas pilsētas pašvaldības iestādē var
tikt noteikta sava lietvedības darba
organizācijas kārtība, kas ir saistoša
attiecīgās iestādes darbiniekam.
Finansējuma devēja prasība struktūrfondu
projektos ir līguma numura norādīšana visā
ar projekta īstenošanu un izpildi saistītajā
dokumentācijā, kā arī visos paziņojumos,
izdales un publicitātes materiālos iekļaut
atsauci par projekta finansējuma avotiem,
kur atbilstoši, lietot arī logo!
IETEIKUMI PROJEKTU DOKUMENTU
PĀRVALDĪBAI:
Ar projekta īstenošanu saistito dokumentu sistēmai ir jāatbilst
normatīvajos aktos minētajām prasībām un ir jābūt loģiskai, viegli
pārskatāmai un lietojamai!
Pašvaldības iestādei jāuzglabā visi ar projektu saistīto dokumentu
oriģināli!
Pie projekta materiāliem pieskaitāmi arī audio un videoieraksti, grāmatas,
fotogrāfijas
Projekta īstenošanas komandai ieteicams vienoties, kādu aktivitāšu norisē
kādi dokumenti tiks sagatavoti, lai apliecinātu to īstenošanu – dalībnieku
reģistrācijas lapas, protokoli, darba kārtības, maršrutu apraksti, tehniskie
projekti u.c.
Projekta vadītājam nepieciešams nodrošināt pieeju visiem ar projektu
saistītiem dokumentiem, jo projekta vadītājs ir arī atbildīgā persona par
projekta īstenošanu un, tikai esot informētam par situāciju pilnībā, izdarītie
lēmumi būs pareizi.
Dokumentu mapēm jānorāda – projekta nosaukums, numurs, tēma, un
datums, ar kuru lieta uzsākta (pirmā dokumenta datums)
Ir regulāri jāveic projekta uzraudzība (monitorings).
Iestāde projekta īstenošanas laikā Projektu vadības sistēmā pievieno arī
ar projekta īstenošanu saistītos dokumentus (līgumus, pieņemšanas –
nodošanas aktus, maksājumu pieprasījumus, notikumu, u.c,).
KOMANDAS VADĪBA
-
Rīgas pilsētas pašvaldības iestāde, kura īsteno projektu
izdod rīkojumu ar, kuru nosaka par projekta ieviešanu
atbildīgās personas (projekta vadītājs, koordinators,
asistents, jurists, finanšu koordinators, grāmatvedis utt.) un
to pienākumus projektā.
ES vai citu ārvalstu instrumentu līdzfinansētajos projektos ar
projekta komandu saprot projekta iesniedzēja konkrētajam
projektam veidotu projekta komandu, kurā iespējamas
sekojošas pozīcijas:
projekta atbildīgā amatpersona – pašvaldības
priekšsēdētājs vai tā pilnvarota persona;
projekta vadītājs,
projekta komandas darbinieki (piemēram, projekta vadītāja
asistents, projekta finanšu eksperts, iepirkumu speciālists,
tehniskais eksperts, grāmatvedis, utt.);
projekta īstenošanā iesaistītie speciālisti.
Projekta personāls vai projekta izpildē nepieciešamie
eksperti tiek piesaistīti uz šādu līgumu pamata:
Darba līgumu uz noteiktu laiku;
Uzņēmuma līgumu ar ārpakalpojuma sniedzējiem,
nepārsniedzot viena gada termiņu;
Papildvienošanos pie Rīgas pilsētas pašvaldību
iestāžu darbinieku darba līgumiem.
Slēdzot Darba līgumus vai papildvienošanās
nepieciešams ņemt vērā Rīgas domes
23.01.2007. nolikumu Nr. 62 „Rīgas pilsētas
pašvaldības darbinieku darba samaksas
nolikums”.
Darba līgumā un papildvienošanās pie darba līguma norāda
šādu informāciju:
darba pienākumu aprakstu un iesaistīšanas mērķi projektā;
projekta nosaukumu;
projekta ID numuru;
termiņu, uz kuru Rīgas pilsētas pašvaldības iestādes
darbinieku nozīmē projektā;
projekta budžeta līniju, no kuras maksā darba algu;
atskaišu un apmaksas kārtību (stundas likme);
norādi uz projekta līdzfinansējumu no Programmas;
darba slodzes procentuālo sadalījumu starp pamatdarbu un
darbu pie konkrētā projekta ieviešanas (vai arī to norāda
atsevišķā rīkojumā par darba slodzes sadalījumu).
Papildvienošanos un darba līgumu par pienākumu izpildi
projektā slēdz uz noteiktu laiku (projekta ieviešanas laiku), bet
ne vairāk kā uz 3 gadiem, ieskaitot papildvienošanās vai
darba līguma termiņa pagarinājumus.
PROJEKTA KVALITĀTES UN RISKU
VADĪBA
Projekta kvalitātes vadība ir procesu kopums, kas
nodrošina projekta atbilstību noteiktām prasībām!
Kvalitātes vadība ietver:
Kvalitātes plānošana- projekta kvalitātes prasību un
standartu identificēšana, kvalitātes prasību un standartu
nodrošināšanas plānošana
Kvalitātes nodrošināšana- regulāra projekta izpildes
novērtēšana, lai pārliecinātos, ka projekts tiek izpildīts
saskaņā ar kvalitātes prasībām
Kvalitātes kontrole- projekta rezultātu novērtēšana
atbilstoši kvalitātes prasībām un kvalitātes prasību
cēloņu ietekmes mazināšana
Kvalitātes vadības pamatprincipi
Pazīmes, kas nosaka projekta kvalitāti
Metodes mērķa grupas viedokļa
izzināšanai
Risku vadība
Veicot risku analīzi jāatbild uz četriem
būtiskiem jautājumiem:
Kas var kavēt projekta mērķu
sasniegšanu?
Kā riska iestāšanās var kavēt projekta
mērķa sasniegšanu?
Ko varam darīt lai risks neiestājas?
Kā rīkosimies ja risks iestāsies?
Risku pārvaldība
Riska identificēšana
Riska novērtēšana
Reaģēšana uz risku
Risku pārraudzība
IEPIRKUMI PROJEKTA IETVAROS
Pašvaldības iestādei ES finansēto projektu
īstenošanas gaitā ir nepieciešams
piemērot Publisko iepirkumu likumu vai
Sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju
likumu un no tā izrietošos Ministru
kabineta noteikumus.
PPP projektu īstenošanas gaitā jāpiemēro
Publiskās un privātās partnerības
likums un no tā izrietošie MK noteikumi
IEPIRKUMI
Iepirkumu plāns
iepirkumu pirmspārbaudes
Ieteikumi iepirkumu veikšanai
Informācija ir atrodama Iepirkumu
uzraudzības biroja mājas lapā internetā –
www.iub.gov.lv un tās apakšsadaļās
Tiesību akti un Palīdzība.
FINANŠU VADĪBA
Ar projekta īstenošanu saistīto ieņēmumu un
izdevumu grāmatvedības uzskaite;
Finanšu plūsmas nodalīšana no citu darbības
nozaru finanšu plūsmām
Projekta finanšu audits
Iepirkumi un līgumu slēgšana
Naudas plūsmas nodrošināšana
Budžeta līniju ierobežojumu nodrošināšana
Nodokļi
Ziņojumi par finanšu izlietojumu saskaņā ar doto
formātu
Iespējamas finanšu kontroles no programmas
administrācijas un ES auditoriem
Maksājumu iesniegšanas kārtību Rīgas
pilsētas pašvaldībā reglamentē Rīgas
domes izpilddirektora 2009. gada 19.
jūnija instrukcija Nr.15 „Eiropas
Savienības un citu ārējo finanšu avotu
finansēto projektu maksājumu
pieprasījumu iesniegšanas un
pārbaudes kārtība”.
Grāmatvedības organizācijas politika
Projekta izmaksu kontrole
Pamata nosacījumi, lai izmaksas tiktu
attiecināmas:
Nosacījums
Ko tas nozīmē?
Izmaksas ir tieši saistītas ar
projektu
Izmaksas atbilst attiecināmajām izmaksām,
kuru sarakstu katrai ES fondu aktivitātei
izstrādā attiecīgā atbildīgā iestāde, iekļaujot
to aktivitātes īstenošanas noteikumos.
Izmaksas rodas, jo tiek ieviests projekts.
Izmaksas ir nepieciešamas
projekta īstenošanai
Plānoto projekta darbību sasniegšanai
paredzēts finansējums, kas atbilst attiecināmo
izmaksu posteņiem. Ja kāda plānotā darbība
nenotiek, izmaksas nerodas.
Izmaksas ir ekonomiski
pamatotas
Darbojas tirgus cenas princips preču/
pakalpojumu iegādē. Kalkulācijas, aprēķini
par daļēju izmaksu iekļaušanu projekta
attiecināmajās izmaksās.
Izmaksas ir efektīvas
Noteikts
finansējums
finansējuma avoti
Dod labumu izvirzīto mērķu sasniegšanai.
Par samaksāto naudu tiek saņemts
kvalitatīvs pakalpojums vai prece. Izmaksas
atkārtoti nerodas sliktas kvalitātes preču/
pakalpojumu iegādes dēļ.
un Projektā noteiktās attiecināmās izmaksas
nevar tikt pārsniegtas.
Izmaksas radušās attiecināmo Periods tiek noteikts līgumā. Izmaksas, kas
izmaksu periodā
rodas ārpus noteiktā attiecināmo izmaksu
perioda, ir atzīstamas par neattiecināmām.
Izmaksas ir faktiski radušās
Izmaksas ir notikušas. Tas nozīmē, ka par
tām ir veikta samaksa, ko apliecina
maksājuma dokuments.
Izmaksas ir pamatotas ar Atbilstoši LR normatīvo aktu prasībām
attaisnojuma dokumentiem
noformēti iekšēji un ārēji attaisnojuma
dokumenti, kas apliecina iepriekšminēto
nosacījumu izpildi
Projekta
ieņēmumi
un
izdevumi ir nodalīti no citām
ar organizācijas darbības
nodrošināšanu
saistītajām
izmaksām.
Atsevišķa grāmatvedības elektroniska
uzskaite, no kuras iespējams izdrukāt
apgrozījuma pārskatu pār projekta
kontiem vai atsevišķa manuāla uzskaite.
Komandējumu izmaksas
Pamatlīdzekļu uzskaite
Ieguldījums natūrā Eiropas Savienības
projektu ieviešanas laikā
PVN attiecināmība projektos
PUBLICITĀTES NODROŠINĀŠANA ATBILSTOŠI ES
VIZUĀLĀS IDENTITĀTES PRASĪBĀM
Komisijas regula Nr. 1828/2006 (noteikumi par to, kā īstenot Padomes
regulu Nr.1083/2006)
10.07.2007.MK noteikumi Nr.484 (grozījumi 19.01.2010.) ES fonda
finansējuma saņēmējs nodrošina, ka ar projektu saistītā informācija tiek
ievietota attiecīgā finansējuma saņēmēja mājas lapā internetā, ja tāda ir
izveidota!
Grozījumi MK noteikumos Nr.441 (ar 20.jūliju) par ES fondu publicitātes
un vizuālās identitātes prasībām. Noteikts, kādi informācijas un
publicitātes pasākumi ES fondu projektu realizētājiem ir obligāti, un kādi
- pieļaujami
FM izstrādātās vadlīnijas -> Eiropas Savienības fondu 2007.-2013.gada
plānošanas perioda publicitātes vadlīnijas Eiropas Savienības fondu
finansējuma saņēmējiem
2010.gada 1.jūnija Ministru kabineta protokols Nr.28 4.punkta lēmums projektos īstenojamie publicitātes un informācijas pasākumi
nedrīkst pārsniegt obligātās prasības, ko nosaka 08.12.2006.
EIROPAS KOMISIJAS REGULAS Nr. 1828/2006 8.pants.
Neatkarīgi no informācijas un publicitātes
pasākumu veida vienmēr ir jāatceras prasība
ievērot ES vizuālās identitātes prasības!
Visos informācijas un publicitātes pasākumos
iekļauj:
ES emblēmu ar atsauci uz Eiropas Savienību
Fonda logo un atsauci uz attiecīgo fondu
atsauci “Ieguldījums tavā nākotnē”, ja
iespējams izvietot!
Projekti
Projekta izmaksas zem
350 000 LVL
Projekta izmaksas virs
350 000 LVL
Informācija mājas
lapā (ja ir mājas
lapa)
Obligāti
Obligāti
Informatīvs stends
Nav obligāti
Obligāti
Informācijas
plāksne
Nav obligāti
Obligāti
(uzstāda sešu mēnešu laikā
pēc projekta noslēguma)
Plāksne telpās
Nav obligāti
Nav obligāti
Preses relīzes
Nav obligāti
Nav obligāti
Informācija globālā
tīmeklī
Nav obligāti
Nav obligāti
Publicitāte
Īpaši noteikumi ir reprezentācijas pasākumu
organizēšanas kārtībai ES projektos,
uzņemot Rīgas pilsētas pašvaldības viesus,
delegācijas, atsevišķas personas, vai
organizējot seminārus, konferences. To
nosaka Rīgas domes priekšsēdētāja
2009.gada 3. februāra instrukcija Nr. 2 „Par
reprezentācijas izdevumiem un
reprezentācijas pasākumu organizēšanas
kārtību Rīgas pilsētas pašvaldībā”.
Plānojot informācijas un publicitātes
pasākumus un to izmaksas, jāizvērtē:
kuri informācijas un publicitātes pasākumi attiecīgās ES
fondu aktivitātes un attiecīgā projekta ietvaros ir obligāti
īstenojami? (piemēram, lielfomāta informācijas stendi vai
informācijas plāksnes atkarībā no projekta finanšu
apjoma un projekta profila, informācijas izvietošana
mājas lapā);
kuri informācijas un publicitātes pasākumi neprasa lielus
finanšu ieguldījumus vai arī ir īstenojami bez maksas vai
par nelielu samaksu? (piemēram, preses relīzes, raksts
vietējā laikrakstā, informācija mājas lapās);
vai sadarbības iestāde plāno izgatavot un piešķirt
projektu īstenotājiem, piemēram, plāksnes telpās vai
plakātus izvietošanai projektu īstenošanas vietās bez
maksas?
PROGRESA PĀRSKATI UN
FINANŠU ATSKAITES
Projekta tehniskā progresa pārskats
Maksājuma pieprasījums
Jo kārtīgāk un precīzāk būs sakārtoti
attaisnojuma dokumenti un sagatavots
maksājuma pieprasījums, jo ātrāk to
varēs izskatīt un apstiprināt un saņemt
nākamo maksājumu, ja tāds paredzēts!
PROJEKTA PĒC-IEVIEŠANAS
FĀZE/EKSPLUATĀCIJA
PROJEKTA DOKUMENTU
GLABĀŠANA
Atbildīgā iestāde, sadarbības iestāde un
finansējuma saņēmējs nodrošina Eiropas
Komisijas un Latvijas Republikas institūcijām pieeju
visiem ar projekta īstenošanu saistītiem dokumentu
oriģināliem vismaz piecus gadus pēc pēdējā
maksājuma veikšanas finansējuma saņēmējam.
Atbilstoši Rīgas pilsētas izpilddirektora 2009. gada
19. jūnijā instrukcijai Nr. 15 „Eiropas Savienības un
citu ārējo finanšu avotu finansēto projektu
maksājumu pieprasījumu iesniegšanas un
pārbaudes kārtība” par projektu atbildīgā persona
trīsdesmit dienu laikā pēc projekta noslēguma
iesniedz Rīgas domes Finanšu departamentā 20.
punktā minētos dokumentus;
Atbilstoši ES struktūrfondu Sadarbības iestādes prasībām
par projektu atbildīgā persona saskaņā ar nodrošina:
Projekta ietvaros izveidotās infrastruktūras vai tās daļas
nodošanu lietošanā vai iznomāšanu atbilstoši
normatīvajiem aktiem publisko iepirkumu jomā;
Par savas iestādes līdzekļiem visas stacionārās iekārtas,
būves un citas materiālās vērtības, kas iegādātas vai
izveidotas projekta ietvaros, vismaz piecus gadus to
derīguma termiņa laikā, apdrošināšanu pret
zaudējumiem vai bojājumiem, kas varētu rasties
ugunsgrēka, vētras postījumu, plūdu vai trešo personu
prettiesiskās rīcības dēļ;
PĀRBAUDES PROJEKTA ĪSTENOŠANAS
VIETĀ
Pārbaudes projekta īstenošanas vietā var būt
gan pirms līguma ar sadarbības iestādi
noslēgšanas, projekta ieviešanas laikā, gan pēc
projekta noslēguma.
Projekta pārbaužu veikšanas kārtību nosaka
26.06.2007 MK noteikumi Nr.440 “Kārtība, kādā
vadošā iestāde, sertifikācijas iestāde,
sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde veic
pārbaudi Eiropas Savienības struktūrfondu un
Kohēzijas fonda finansētā projekta īstenošanas
vietā”.
Pārbaudes, kas tiek veiktas piecu gadu
laikā pēc pēdējā maksājuma finansējuma
saņēmējam, sadarbības iestādes vai
atbildīgās iestādes mērķis ir gūt pārliecību,
vai projekta ietvaros sasniegtie rezultāti
tiek uzturēti, vai projekta ietvaros
iegādātās materiālās vērtības nav
norakstītas vai citādi atsavinātas, kā arī
kopumā novērtēt projekta radīto ietekmi.
Ja tiek konstatētas kļūdas,
trūkumi vai neatbilstības:
Tiek ieteikti pasākumi trūkumu vai
neatbilstības novēršanai, ja to vēl var izdarīt;
Pieprasītais finansējums tiek samazināts, ja
pārkāpumi skar daļu no Projekta;
Projekts netiek apstiprināts/pieprasītais
finansējums tiek atteikts/samaksātā nauda
tiek atprasīta, ja pārkāpums tiek uzskatīts par
nopietnu;
Latvijai kā dalībvalstij tiek samazināts
finansējums/uzliktas soda sankcijas, ja
konstatē, ka Latvija kā dalībvalsts nav
nodrošinājusi pietiekami efektīvu kontroles
sistēmu.
PROJEKTA ILGTSPĒJAS NODROŠINĀŠANA
Politiskā ilgtspēja – politisks atbalsts valsts vai pašvaldību līmenī,
projektu pamato konkrētās nozares politika, tā ir nozares vai
pašvaldības prioritāte, kā arī projekta rezultātu izmantošana, lai
pilnveidotu politikas dokumentus, uzlabotu institūciju darbību.
Institucionālā ilgtspēja – projekta īstenotāja rīcībā ir struktūrvienības,
telpas, materiāli tehniskais nodrošinājums un atbilstošas
tehnoloģijas, lai turpinātu projektā iesākto. Ja projektā iegādātas
tehnoloģijas, apraksta, vai tās būs iespējams izmantot arī projektam
beidzoties, vai iespējams iegādāties rezerves daļas. Vai projekta
rezultātu uzturēšanai ir pieejams kompetents personāls, kā tas tiks
piesaistīts, apmācīts
Ekonomiskā un finanšu ilgtspēja – projekta īstenotāja rīcībā ir un
būs finanšu resursi, lai turpinātu projektā uzsākto pēc projekta
īstenošanas.
Projekts ir ilgtspējīgs ja noteiktu laiku
pēc tā pabeigšanas projekta mērķa
grupai, vai citām iedzīvotāju grupām ir
pieejami projekta rezultāti.
Projekta ilgtspēju nodrošina arī
projekta ietvaros izveidotā partnerība,
kas turpinās iesāktās idejas, kā arī
gatavos jaunus projektus problēmu
risinājumiem.
RD normatīvie dokumenti
Rīgas domes 06.07.2010. iekšējie noteikumi Nr. 3 „Projektu izskatīšanas
un ieviešanas kārtības Rīgas pilsētas pašvaldībā”
Rīgas domes 27.09.2005. saistošie noteikumi Nr.17 „Rīgas pilsētas
pašvaldības nolikums”.
Rīgas domes 23.01.2007. nolikums Nr. 62 „Rīgas pilsētas pašvaldības
darbinieku darba samaksas nolikums”.
4. Rīgas domes priekšsēdētāja 30.09.2010. iekšējie noteikumi Nr.2
„Rīgas domes un Rīgas domes prezidija lēmumu sagatavošanas,
izskatīšanas un noformēšanas kārtība”
Rīgas pilsētas izpilddirektora 04.02.2009. instrukcija Nr.3 „Rīgas pilsētas
pašvaldības vārdā noslēgto līgumu sagatavošana, noslēgšana, izpildes
organizēšana un saglabāšana”.
Rīgas pilsētas izpilddirektora 19.06.2009. instrukcija Nr.15 „Eiropas
Savienības un citu ārējo finanšu avotu finansēto projektu maksājumu
pieprasījumu iesniegšanas un pārbaudes kārtība”.
7. Rīgas pilsētas izpilddirektora11.08.2010. iekšējie noteikumi Nr.4”
Dokumentu pārvaldība Rīgas pilsētas pašvaldības centrālajā
administrācijā un iestādēs”
Rīgas domes priekšsēdētāja 04.06.2009. instrukcija Nr.7 „Kārtība, kādā
tiek organizēti Rīgas domes deputātu un darbinieku komandējumi un
iesniegti pārskati par tiem”.
9. Rīgas domes priekšsēdētāja 03.02.2009. instrukcija Nr. 2 „Par
reprezentācijas izdevumiem un reprezentācijas pasākumu organizēšanas
kārtību Rīgas pilsētas pašvaldībā”
Paldies par uzmanību un ieteikumiem!