Transcript 직무조사서(작성매뉴얼).

직무조사 작성매뉴얼
본 문서는 직원 교육을 위한 자료입니다. Blue-wiz Consulting의 사전승인 없이 일부
Private & Confidential 또는 전면 배포하는 것을 금합니다.
목
차
I. 직무조사의 이해
........................................................ 3
II. (개인용) 직무조사서 작성요령
....................................................... 13
III. (부서장용) 팀 업무조사서 작성요령
........................................................ 22
# 공통 유의사항
별첨
모든 조사대상자는 다음의 사항을 유념하여 주십시오.
□ “1년”간 발생하는 업무 전반의 내용이 직무조사대상입니다.
□ 조사서의 모든 내용은 가급적 파일로 작성, 저장합니다.
□ 간결하고 명료한 표현으로 기록해야 하고, 포괄적이거나
막연한 용어, 지나친 약어 등은 사용치 않도록 합니다.
□ 실제의 상황대로 기재하고 추측적인 내용이나 희망사항은
적지 않아야 합니다.
□ 지난 1년간의 문서 및 업무분장 내역 등 관련된 자료나 결과물
을 전반적으로 검토하고, 전임자 또는 상위자의 조언/검토를
거쳐 작성하는 것이 바람직합니다.(개인에 대한 조사가 아님!)
□ 본 조사는 표준안을 도출하기 위한 1차 기초조사이오며, 향후
현장방문, 인터뷰를 통해 재검토될 것입니다.
□ 작성기한을 반드시 준수하여 주십시오
(설명회 이후 7일 이내 제출 완료).
2
I. 직무조사의 이해
1. 직무조사
I. 직무조사의 이해
직무분석은 ‘특정한 직무의 성질, 그 직무를 수행함에 있어서
구성원에게 요구되는 지식, 숙련, 역량 및 책임과 같은 직무상의
제 요건을 결정하는 과정’ 입니다.
직무분석
직무
분석
영역
활용
영역
직무기술서
직무명세서
성과책임
역량(기술/능력)
채용/배치
평가
• 모집선발
• 배치
• 승진/승급
• 업적평가
(BSC,MBO)
• 역량평가
보상
• 기본연봉
• 인센티브
• 성과급
업무프로세스
육성
• 역량GAP
• 경력개발
• 교육훈련
조직운영
• 조직재설계
• 정원산정
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2. 직무조사에 대한 오해
I. 직무조사의 이해
직무분석은 업무의 구성요소들에 대한 사실을 확인하고, 인사
제도 개선을 위한 기초자료의 수집과정입니다.
친한 지인
or 나
나는 이정도
수준인 것 같
은데...
나 = 기준
삼아야
유리하지 않
을까?
Best
Best
GAP?
Worst Worst
누군가 이 일을
제대로 수행하
려면 이정도
수준이 필요한
데…
오해1
Q. 직무분석은 어떤 직무가 무엇을 하는가의 활동만을 파악하는 것?
A. 단순히 하고있는 무엇 < 업무의 구성요소들을 의미있는 틀로 조합!
오해2 Q. 직무분석은 직무담당자의 업적, 특성, 경력 등을 밝혀내는 것?
A. 직무 그 자체를 분석하는 것이고, 현 직무수행자 개인의 특징을
분석하는 것이 아니다!
오해3 Q. 직무분석을 하면 인사나 조직의 모든 문제점이 자동으로 해결?
A. 인사관리상의 여러 목적으로 활용될 수 있는 있지만, 인사제도
개선의 기초자료 수집과정으로서 전개될 뿐이다!
오해4
Q. 직무분석은 직무가 무엇인지를 판단하는 작업?
A. 직무분석은 ‘판단’의 근거를 제공하기 위한 사실확인 작업이다!
5
3. 직무조사 프로세스
I. 직무조사의 이해
본 조사는 표준안을 도출하기 위한 1차적인 기초자료 수집과정이
며, 향후 면담이나 현장조사 등을 통한 추가적 조사,분석활동이 예
정되어 있습니다.
직무조사 프로세스
직무분석 목적 확정
조사표 설계 및 작성요령
직무조사표 작성 및 수집
표준안 마련
자료조사
면담조사
현장조사
직무분석
기술서/명세서
직무분류체계
업무량
조직구조 설계
인력운영방안
6
4. 직무분석을 통한 조직재설계
I. 직무조사의 이해
‘직무설계’를 통해 구성원들에게 의미와 만족을 부여하고 목표를
향해 효율적으로 일할 수 있도록 일련의 직무들과 작업내용들을
체계화하게 됩니다.
거시적 접근
미시적 접근
전략적
경영환경
이해
직무분석
및 기존
자료 검토
전략적
우선순위
이해
전략달성을
위한 조직
적합성 분석
직무-구성원간
결합 재설정
이슈 도출
현안 문제점 검토
설문조사
및 분석
현업
인터뷰
직무조사
(직무정보,
업무량)
기술서
/명세서
직무재설계
직무간, 직무내
연계관계 재설정
조직재설계
재설계기준정립
예비모델 설계
7
5. 직무분석을 통한 인력운영방안
I. 직무조사의 이해
직무분석은 인력계획의 차원에서 각 조직의 과업목표를 합리적
으로 운영할 수 있는 필요한 적정인력운영방안을 설계 합니다.
인력구조 및 현황분석
거시적 접근
미시적 접근
주요
독립변수
도출
직무조사
직무분류 및 과업
표준
동종 조직
인력구조
비교
직무별 소요
시간 파악
표준근무가능
시간도출
통계모델도출
및
정원산정
부서별, 직무별
정원산정
Bottom-Up
Top - Down
정원의 산정
조직재설계
효율적 인력운영
Model 확정
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6. 단위업무의 분류
1) 직무분석 관련 용어
I. 직무조사의 이해
직무분석과 관련하여 자주 등장하는 용어들을 한번 살펴봅니다.
용어
개념

동작


과업
직위

일반적인 직무분석에서의 최소 단위
특정 개인이 조직 내에서 특정한 목적을 달성
하기 위해 수행하는 신체적/정신적 노력

직위의 수 = 구성원의 수 ≥ 직무의 수

직종


직군
관련 동작, 움직임, 정신적 과정을 분리하지
않은 채 구분할 수 있는 가장 작은 단위의 일
한 사람의 작업자에게 할당된 일의 총체
직무
직렬
단순한 몸의 움직임


예시
전화를 건다
전화응대, 급여계산,
인사발령, 자료입력 등
비서직
여러 과업(또는 직위)을 Skill, 권한, 책임 등에
따라 묶어 놓은 것
인사기획, 채용,
복리후생
공통적인 성격을 가진 밀접한 관계가 있는
일정 직무들의 집합
인사, 생산관리
직무의 특수성 및 전문성에 따라 특정 결과를
목표로 유사한 직무가 결합된 것
기획직렬,
업무의 본질적인 특성이나 요구되는 Skill,
지식, 행동 등이 동일 계통인 직무들의 묶음
사무직군, 영업직군,
관리직렬
연구직군, 기술직군
9
6. 단위업무의 분류
2) 직무의 요건
I. 직무조사의 이해
공단내에 존재하는 수많은 일들을 어떻게 분류하여야 할까요?
설계 요소
주요 이슈
주요 분석 방법
관리자 직무
•관리자 직무레벨 설치기준
•관리자 단위직무 설치기준
•관리직무 설치 이론적 기반
•직무분석 결과
•주요 인터뷰
실무자 직무
• 부서(팀)내 수행업무의
수평적 분할등급 가능성과 수
• 실무자 직무 설치 이론적 기반
• 유사과업의 과업수행 이질성
범위
• 주요 인터뷰
• 직무분석 결과
직무기술
• 설정된 직무의 정보내용 및
범위
• 설정된 직무수행요건
• 직무기술서 양식
• 개인별 직무개요 및 직무내용
• 부서(팀)별 직무작성 자료
• 주요 인터뷰 결과
• 직무요건 수집자료 분석
주1) 직무레벨
: 동일 부서(팀)내에서 수행되는 유사한 성격의 직무수행에 있어 어느 수준의 전문성이 요구되느냐를 의미함
주2) 직무수평분할
: 동일 부서(팀) 내에서 수행되는 업무 중 이질성이 높은 업무의 내용, 이질적 업무의 수 등을 의미함
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6. 단위업무의 분류
3) 직무분류체계(안)
I. 직무조사의 이해
업무 수행 성격이나 목적이 유사한 단위업무들을 묶어 ‘직무’로 구
분합니다.
직무분류체계의 예시
<단순화>
수간호사
내과
중환자실
주임간호사
수간호사
간호사
보조원
주임, 일반 간호사
관리
차원
수간호사
신경외과
중환자실
수직적
보조원
주임간호사
간호사
보조원
<다원화>
수평적
수간호사
심혈관계
중환자실
수직적
주임간호사
간호사
보조원
주임 간호사
수간호사
회복
중환자실
주임간호사
간호사
보고
지원
보조원
보조원
주요 업무의 80% 이상이 유사하면
동일직무로 통합 관리(관리 vs. 비용)
11
6. 단위업무의 분류
4) 직무단위 결정
I. 직무조사의 이해
관리와 비용의 차원에서 직무관리의 적정 수를 결정합니다.
직무를 너무 세분화하면 지속적인 수정보완 작업의 어려움으로 많
은 비용이 초래하며, 관리를 위해서는 전산 DB화가 요구됩니다.
직무 단위 결정 예시
<1직무>
총무
인사
경리
서무
<3직무>
인사
경리
서무
인사
인사
근
복
평 태 노 급 리
가 관 무 여 후
리
생
총무
<5직무>
근
복
평 태 노 급 리
가 관 무 여 후
리
생
12
(개인용) 직무조사서 작성요령
1. 직무명세서와 직무기술서
II. (개인)직무조사서 작성요령
직무조사를 통해 일(JOB)과 사람간의 관계를 명확하고도 일관
되게 규명할 수 있게 됩니다.
직무기술서(Job Description)
• 직무수행과 관련된 과업 및 직무
행동을 직무요건(직무특징)을 중심
으로 기술한 양식
• 특정 직무의 내용을 조직전체와
연계하여 기술
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
직무명칭과 코드
직무의 소속 직군/직렬/직종
직급(직무등급)
직무개요와 특징
직무의 구체적 과업 종류와 내용
책임과 권한
수행방법 및 절차
다른 직무와의 관계 및 보고채널
직무관련 장비, 재료, 도구
작업조건
업무상 대인관계, 대내외 접촉기관
직무수행자의 수 등
-
명확성:
단순성:
완전성:
일관성:
특정
보는
해당
상호
구분
직무명세서(Job Specification)
개요
▫ 특정 직무를 수행하기 위해 요구
되는 지식, 기능, 육체적/정신적
능력 등 인적요건을 중심으로 기술
주요
내용
▫
▫
▫
▫
▫
▫
▫
▫
▫
▫
▫
직무명칭과 코드
직무의 소속 직군/직렬/직종
요구되는 교육수준
요구되는 (학술적, 실무적) 지식
요구되는 기능/기술
요구되는 역량(가치,태도)
요구되는 경험/경력
요구되는 정신적/육체적 능력
성별
적정연령
자격/면허 등
직무를 잘 모르는 사람도 쉽게 이해할 수 있도록 확실하게 작성
사람으로 하여금 시간낭비가 없도록 간략하게 작성
직무에 관한 모든 중요한 정보내 내용이 빠짐없이 포함
모순된 내용, 의미 및 용어가 정리되어 일관되도록 기술
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2. 직무개요 및 특성
II. (개인)직무조사서 작성요령
담당하는 일의 목적과 범위를 명확히 정하고, 그 내용을 간략하고
함축성 있게 기술합니다.
<Sheet1. 직무개요 中 >
※분류번호:
기입생략
1
3
1
2
작성자 본인과
반드시
일치하지 않음!
간결하고
함축적으로
2~4줄 이내
직무명>
- 해당 단위업무들을 종합적으로 요약해서 표현할 수 있는 명칭
【예】인사, 예약접수, 환자급식, 간호사
3 직무개요 및 특징>
- 일의 목적과 범위 + 다른 직무와의 차이
【예】병원진료를 위한 환자들의 수속이나 그 절차상의 문제를
다루며 이에 따른 진료비 계산이나 청구, 진료지원업무를
수행하는 일
15
3. 직무내용
II. (개인)직무조사서 작성요령
직무조사대상이 되는 중요한 단위이므로 꼼꼼히 작성해 주십시오.
직무에 따른 세부 업무의 주요 내용, 절차 등을 간결하고
명확하게 기술합니다.
< Sheet1. 직무개요 中 2.직무내용 >
• 단위업무의
분류
- 일의 중요도
- 일의 목표와
결과
* 6. 단위업무의 분
류 참조!
• 시간적 투입과
중요도를 고려
• 10% 초과하는 값
모든 단위업무
(기타 포함)
비중의 총계 = 100
“분”단위
숫자로만
표시
업무량이나
소요인력을
변동시키는
주된 원인
변수들
각 단위업무의
비중은
10% 미만
16
4. 수행요건(1/4)
II. (개인)직무조사서 작성요령
직무를 수행함에 있어서 기본적으로 요구되는 담당자의 ‘최저’
자격요건에 대해서 생각해 봅니다.
< Sheet 2. 수행요건 中 >
1
L = 법률적 자격/면허
B = 구비되면 좋은
기초적 자격/면허
2
3
현행 교육과정 + 향후 개설이
필요한 과정명
4
1
일반 요건>
1) 학력과 전공
- 직무수행에 필요한 최소한의 학력과 관련전공
【예】4년제 대졸 - 경영학과, 고졸(공업)
2) 자격 및 면허
- (L) = 직무수행상 법적으로 구비해야 할 자격조건과 관련법령
- (B) = 효율적 수행을 위해 요망되는 기초적, 관련 자격/면허
【예】열관리기능사2급-열관리법, 주산1급-금액계산,장부정리
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4. 수행요건(2/4)
2
II. (개인)직무조사서 작성요령
지식>
1) 학술적 지식
- 이론적이고 기본적인 지식, 학교 교과과정에서의 학문적 지식
2) 실무 지식
- 실제의 효과적/효율적 수행을 위해 알고 있어야 할 실무적 지식
【예】준용하는 법령/규칙, 기계/설비구조와 원리, 재료의 특성
3
기능>
1) 전산
- 사무자동화나 표준화 등 직무수행과 관련된 전산/IT, 필요이유
【예】HWP/MS-Word(문서작성), Excel(통계데이터정리)
2) 외국어
- 해당 외국어명과 단어/독해/작문/회화의 영역별 수준과 필요이유
【예】영어-구매/무역관련단어(거래문서의 이해)
3) 기계 및 장비
- 필수적이거나 업무능률 증진을 위해 사용하는 기계장비,
설비, 비품, 재료
【예】현금, 어음, 보안 서류명, 유가증권 등
18
4. 수행요건(3/4)
II. (개인)직무조사서 작성요령
< Sheet 2. 수행요건 中 >
5
6
7
8
5
책임
- 담당자의 실수, 오류, 부주의가 금액, 시간, 조직 등에 어떠한
영향을 주는가
1) 대물 책임 ①금전 ②문서 ③비품 ④장비
2) 대인 책임 ①안전 ②보안 ③과오 ④응대
【예】기계기구 손상, 신용에 영향, 금전손실, 타인의 생명 위험
관련부서에의 정정연락 필수
- 타인에게 지시하는 내용이나 인원수, 받는 감독의 정도나 영향
19
4. 수행요건(4/4)
II. (개인)직무조사서 작성요령
6 관련조직
- 업무상 밀접한 관계를 갖거나 상호교류가 가능한 직무의 내용
- 내외 협력부서와 대외협력기관으로 구분
7 기타
1) 작업조건
- 물리적 조건이 수행자에게 주는 위험이나 불편의 정도
【예】불결/오염, 소음/진동, 지나친 냉난방, 어두운 조명
2) 정신적 요건
- 작업의 속도, 면밀성, 주의도, 물리적 구속, 단조로움 등으로
특정 능력이나 태도가 특별히 요구되는 경우와 그 이유
【예】주의력(정확한 계정분류 및 금액계산)
3) 육체적 노력
- 특정 자세의 지속적 유지 또는 무거운 제품/재료를 취급
【예】 직립보행 90%, 매주 2회 이상 50kg 적재
4) 기타
- 보다 적합한 성별이나 최적의 연령범위 등
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5. 문제점 및 개선방안
II. (개인)직무조사서 작성요령
업무와 관련된 다양한 측면과 문제 현상 등을 생각해 본 후,
직무수행을 보다 원활하게 하기 위해서 꼭 개선되거나 시정되었으
면 좋겠다고 생각되는 점과 그 해결방안을 적습니다.
< Sheet 3. 개선방안 >
9
목적과 필요성
• 프로세스의 고객은 누구이며 만족하는가
• 일부 작업이나 프로세스를 없애면 안되는가
효율성
• 재작업이 빈번한 업무나 프로세스는?
• 간접적이거나 관리적 차원의 잡무가 너무 많은가?
• 업무처리과정에 경유가 많거나 여러 담당자(부서)가
업무흐름
상대하고 있는가?
• 서류작업이 너무 많거나 복잡하지 않는가
관리 및 의사결정
• 상황에 따른 의사결정과 조치가 즉시 이루어지는가
• 의사결정이 많고 권한 위양의 문제가 없는가
• 관련 DATA의 공유화가 되고 있는가
정보시스템
• 정보가 원시 발생부서에서 한번에 처리되고 있는가
• 필요한 정보는 제대로 관리되고 있는가
프로세스
• 총 작업단계, 총 문서(input,output)의 건수
• 투입인력 수 등
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(부서장용) 팀 업무조사서 작성요령
1. 부서(팀) Mission과 목표
III. (부서장) 팀 업무조사서 작성요령
부서가 담당하는 일의 목적과 범위를 명확히 정하고, 다른 부서와
어떤 차이가 있는지를 간략하고 함축적으로 기술합니다.
<Sheet1. 팀 개요 中 >
작성자 = 부서장 1인
실행가능한 구체적 목표나
책임은 무엇인가?
우리 부서(팀)은
왜 존재하는가
반드시 해야 할
일은 무엇인가
공단과 고객을
위해서 어떤 역할을
하고 있는가
23
2. 부서(팀)내 인원분포 현황
III. (부서장) 팀 업무조사서 작성요령
담당 조직의 정원과 현원을 직급, 직종 기준으로 적어 주십시오.
아울러 현원의 업무분장 현황을 파악할 수 있는 관련자료들을
제출해 주시기 바랍니다.
< Sheet 1. 팀 개요 中 >
• 직급기준 현원 총계
= 직종 기준 현원 총계
• 실제 부서(팀)이 운영
되는 하위 인력집단의 구분
- 공식적, 비공식적 파트
Example
팀원 업무분장표(팀 기능조직도)
지원팀장
부장(1급)
홍○○
노무담당
사원
변○○
안전담당
별정
김○○
주요업무
노무 및 노조
주요업무
공장안전관리
인사담당
과장
임○○
주요업무
인사업무총괄
주요업무
인력계획수립
영양사
사원
이○○
주요업무
조리사
사원
이○○
주요업무
식당담당
인사업무총괄
급여담당
대리
나○○
주요업무
급여계산,지급
인건비 관련
서무
사원
강○○
주요업무
문서수발
각종자료정리
경비담당
사원
전○○
주요업무
입출입자
입출입자재
24
3. 팀원간 업무배분
III. (부서장) 팀 업무조사서 작성요령
구성원간의 업무분담관계를 파악하여 실제로 부서가 수행하고
있는 과업이 무엇인지, 개인별 분담의 중복과 분담상의 애로사항
을 조정하는데 도움이 됩니다.
< Sheet 2. 팀원간 업무배분 >
• 전문분야, 업무특징,
종류 등을 고려하여
단위업무들을 유사한 ‘직무’
로 묶음
• 직무조사서 상의
단위업무 참조,활용
• 동일 단위업무나 직무를
2명 이상 담당할 경우,
주무와 보조 구분
• 주무=1,보조=2(숫자 기입)
• 주무업무비중 > 보조업무비중
• 모든 개인의 업무
비중의 총계 = 100
• 담당업무, 역할, 업무비중의
조사항목 값이 모두 동일한
경우, 개별성명을 생략하고
○○○외 ○명으로 요약
25
4. 부서간 업무분장(1/2)
III. (부서장) 팀 업무조사서 작성요령
부서간 직무분장의 합리성, 조직재설계를 위한 업무분장 재조정의
필요성과 방향, 기대효과 등을 파악합니다.
< Sheet 3. 부서간 업무분장 >
26
4. 부서간 업무분장(2/2)
III. (부서장) 팀 업무조사서 작성요령
담당 조직의 미션과 기능이 최적의 효율을 이루도록 하기 위해서
현재 수행하고 있는 제반 업무들을 어떻게 재조정하는 것이 바람
직한지 생각해 봅니다. 신설/폐지, 이관/이양, 강화/확대 등으로 분
류한 후, 그 이유와 기대효과에 대해 정리합니다.
단위업무의 분류
미션, 전략과의 부합
NO
폐지
YES
향후 수요/필요가 있나
NO
축소/통합
YES
반드시 해야 할 일인가
NO
타부서와 중복적으로
수행하고 있나
YES
YES
부서간
이양/이관
부서의 핵심기능인가
YES
기능강화
신설
현행 유지
27
5. 직무에 대한 전략적 의사결정
난이도, 기여도, 중요도, 대체가능성, 전문성을기준으로 부서내
여러 단위업무들이 갖는 전략적 가치에 대해서 판단해 봅시다.
요소별로 5점 척도기준을 보고 해당하는 곳에 체크(V)하십시오.
< Sheet 4. 직무속성 >
• 5단계 척도별 정의
/점수기준을 반드시
읽을 것!
1
난이도: 업무를 쉽게 수행할 수 있는 정도
2
기여도: 수행된 업무성과가 조직 내에서 갖는 파급효과, 영향력
3
중요도: 부서 내에서 중심이 되거나 반드시 필요한 정도
4
대체가능성: 인력공백, 희소성 등으로 확보/육성이 어려운 정도
5
전문성: 갖춰야 할 전문기술/지식의 습득, 표준숙련도에 도달
하기까지의 소요기간
28
감사합니다.
BWC
블루위즈컨설팅
Blue- Wiz Consult ing