Transcript Архивын баримтын нөхөн бүрдүүлэлт

Улаанбаатар хот
2014.10.15
1.
Архивын
баримтын
нөхөн
бүрдүүлэлт
гэдэг
нь
байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж түүнчлэн
нөхөн бүрдүүлэлтийн эх үүсвэрийн баримтаар архивыг
байнга баяжуулах ажиллагаа юм.
2. Архивын баримтын нөхөн бүрдүүлэлтийн эх үүсвэр нь:

Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж

Бие даасан хөмрөг үүсгэдэггүй удирдах дээд шатны
байгууллагад баримтаа шилжүүлдэг харъяа газар

Хувь хүн байна
3. Архивын баримтыг бүрдүүлэхдээ баримтын төрлөөр нь,байнга болон түр
хадгалах хугацаагаар нь тус тусад нь ангилан ялгаж төрөлжүүлнэ.
4. Архивын баримт буюу хадгаламжийн нэгжийг бүрдүүлэхдээ:

Байнга болон түр хадгалах баримтыг тус тусад нь ангилан төрөлжүүлнэ.

Төрөлжүүлсэн хадгаламжийн нэгждээ зөвхөн нэг оны баримтыг оруулна.

Хадгаламжийн нэгжид албан ёсны бүрэн бүрдэл бүхий зөвхөн нэг хувь эх
баримтыг оруулна./хуулбар хувь,гар ноорог зэргийг ялгаж авна/

Хадгаламжийн нэгж нь 250 хүртэл хуудастай 4см-ээс илүүгүй зузаантай байна.

хадгаламжийн нэгжийн хуудас 250-иас илүү гарвал тэдгээрийг хэд хэдэн боть
болгоно.
5. Байнга болон удаан хугацаагаар хадгалах хадгаламжийн нэгж бүрийн төгсгөлд
баталгааны хуудас,эхэнд нь дотоод товъёогыг хийж үдэж хавсаргана.
6. Хадгаламжийн нэгжид буй баримтын хадгалалт,дараалал
зэргийг хангахын тулд тухайн хадгаламжийн нэгжийн бүх
хуудсыг
/баталгааны
хуудас
болон
дотоод
товъёогноос
бусад/харандаа буюу дугаарлагчаар хуудасны баруун дээд
өнцөгт араб тоогоор дугаарлана.
7. Хэд хэдэн боть бүхий хадгаламжийн нэгжийн хуудсыг боть
бүрээр нь тус тусад нь нэгээс эхэлж дугаарлана.
8. Хэрэв хадгаламжийн нэгжид гэрэл зураг ,зурагт хуудас зэрэг
орсон бол тэдгээрийн ар талын зүүн дээд өнцөгт дугаарлана.
9. Хадгаламжийн нэгжийн хуудсыг дугаарлах явцад буруу
дугаарласан бол тэдгээрийг дахин дугаарлах ба дахин
дугаарлахдаа хуучин дугаарыг ташуу хөндлөн зурж
дараад хажуу талд нь шинэ дугаарыг бичнэ.
10. Хэд хэдэн боть бүхий хадгаламжийн нэгжийн хавтсан
дээр ерөнхий болон боть бүрийн гарчигийг бичнэ.
11. Хадгаламжийн нэгжийн хавтсан дээр хэрэг хөтлөгдөж
эхэлсэн он,сар, өдөр буюу он цагийн хязгаарыг араб
тоогоор бичнэ.
12. Бэлдэж үдэж хавтасласан хадгаламжийн нэгжээ дахин
шалгаад архивын ажилтанд дагалдахын хамт дараа оны
1-р сард багтаан хүлээлгэн өгнө.
Архивын баримтын хадгалалт хамгаалалт гэдэг нь Архивын тухай хуулийн 19
дүгээр зүйлийн 1-д заасан аюулгүй байдлын баталгаа бий болгох, баримт
хадгалах тохиромжтой нөхцөлийг бүрдүүлэх, сан хөмрөгийн ариун цэвэр, эрүүл
ахуйн дэглэмийг дагаж мөрдөх, архивыг зориулалтын байр, техник хэрэгсэл,
тоног төхөөрөмжөөр хангах зэрэг арга хэмжээ хамаарагдана.
Архив нь баримтын хадгалалт хамгаалалтыг хангах зорилгоор дараах ажлуудыг
хийнэ.
1. Архивыг чийг, дулаан, гэрэл, эрүүл ахуй болон орчны дэглэмийг хэвийн
байлгахад чиглэсэн зориулалтын байр, тоног төхөөрөмж, техник хэрэгслээр
хангах,гал усны болон гэнэтийн аюул ослоос хамгаалсан системийг бий болгох
замаар архивын баримт хадгалах тохиромжтой нөхцөлийг бүрдүүлнэ.
2. Архивт хадгалагдаж байгаа баримттай ажиллах явцдаа дараах зүйлүүдийг
мөрдлөг болгоно.

архивын баримттай болгоомжтой харьцах

нимгэн хэврэг муу цаастай баримтыг ашиглах бол ашиглалтын хувь байгаа
эсэхийг асууж тодруулсны дараа үзэх

тухайн баримтан дээр ямар нэг засвар хийх,бичиж тэмдэглэхгүй байх

баримт байгаа газарт хүнсний зүйл хэрэглэх,хадгалах

баримтыг гэрэлтүүлэг болон халаалтын системээс хол байлгана.
3.Архивын баримтыг тусгай дугтуй,хавтас хайрцагт хийж хадгална.
4. Архивын баримтыг зориулалтын цаасан дугтуйд хийж хайрцаглан хэвтээ босоо
байдлаар битүү шүүгээ болон тавиур дээр хадгална.
5.Сан хөмрөгт баримтлах дэглэм:
 Гэрлийн горим:
◦ Архивын баримтыг нарны хэт ягаан туяаны нөлөөнөөс хамгаалахын
тулд цонхыг гэрэл бууруулагч шилээр шиллэх буюу зориулалтын
хөшиг татах
◦ Архивын баримтаас дээш 50см-ийн зайд 25-40 вт-ын өдрийн гэрэл
байрлуулна
◦ Нягтаршуулсан шүүгээ бүхий санд энэ хэмжээ хамаарахгүй байж
болно.
◦ Унтраалгын суурь нь галд тэсвэртэй материалаар хийгдсэн байх
◦ Шаардлагавай тохиолдолд зөөврийн гэрэл ашиглаж болно.

Чийг дулааны горим:
◦ Цаасан
суурьтай баримт бүхий сан хөмрөгийн дулаан нь +14+16
хэм,харьцангуй чийг нь 50-55% байх
◦ Сан хөмрөгийн чийг тогтоосон хэмжээнээс их байвал агааржуулагчийг
ажиллуулах,агааржуулагчгүй тохиолдолд халаалтыг нэмэх,салхивчаар
агаар оруулах гэх мэт арга хэмжээ авч байх
◦ Сан хөмрөгийн чийгшилт бага байвал чийгшүүлэгч ажиллуулах буюу
устай задгай савыг сан хөмрөг бүрт байрлуулж халаалтыг багасгах
арга хэмжээ авна.

Ариун цэвэр эрүүл ахуйн дэглэм:
◦ сан хөмрөгт тоос шороо үүсэх,мэрэгч амьтан болон хортон
шавьж бий болох,баримт ялзарч хөгцрөхөөс хамгаалахын
тулд ариун цэвэр,эрүүл ахуйн дэглэмийг сахиж цэвэрлэгээ
үйлчилгээг тогтмол хийнэ.
◦ тавиур,шүүгээ,баримт
түүний
хайрцаг,хавтасны
тоос
шороог 7 хоногт 2 удаа тоос сорогчоор цэвэрлэх ба 21
хоногт чийгтэй алчуураар арчих,их цэвэрлэгээг сард 1 удаа
фонд тус бүрээр хийх
◦ сан хөмрөгийн шалыг өдөр бүр цэвэрлэж угаах
◦ жилд 2 удаа /хавар,намар/хортон шавьж устгал,ариутгалыг
хийлгэх
◦ архивт орохдоо халад улавч өмсөх
6. Архивын тоног төхөөрөмж,техник хэрэгсэл
◦ агааржуулагч,шүүлтүүр бүхий салхивчний систем
◦ зориулалтын тавиур,нягтаршуулсан шүүгээ
◦ галын хор,гал унтраах бусад хэрэгсэл
◦ чийгшүүлэгч,тоос сорогч,чийг дулаан хэмжигч багаж
◦ зөөврийн шат,баримт зөөвөрлөх тэргэнцэр орно
7.Галын хор,гал унтраах хэрэгсэл
◦ архивт зөвхөн нүүрс хүчлийн хийн хорыг хэрэглэх ба 50м хүртэлх
багтаамжтай архив тутамд 1-2 галын хор байрлуулна.
◦ элсийг 5кг-аар савлаж 10м талбайд нэг байхаар байрлуулах ба гал
усны аюулаас аврах сүх,хүрз, жоотуу,бүтээлэг зэргийг байнгын бэлэн
байдалд байлгана.