Transcript การเขียนข้อพิจารณา ของฝ่ายอำนวยการ โดย พลตรี เอนก แสงสุก ผู้ทรง

การเขียนข้ อพิจารณา
ของฝ่ ายอานวยการ
โดย พลตรี เอนก แสงส ุก
ผูท้ รงค ุณว ุฒิกองบัญชาการกองทัพไทย
อะไรเอ่ย?
ตอนที่ 1 หลักการ
ความหมาย



ข้ อพิจารณาของฝ่ ายอานวยการ คือ
เอกสารของ ฝสธ. อย่ างเป็ นทางการ
มีการวิเคราะห์ ปัญหาอย่ างถูกต้ อง รัดกุม
มีข้อเสนอแนะวิธีแก้ ปัญหา
วัตถุประสงค์
• เพือ่ เผยแพร่ ข้อมูลข่ าวสาร
• เพือ่ เป็ นข้ อพิจารณาให้ ผบ. ตกลงใจ
อย่ างสมเหตุสมผล ถูกต้ อง ทันเวลา
• เพือ่ บูรณาการงาน ลดความซ้าซ้ อนในการ
ปฏิบัติ และเกิดเอกภาพในการบังคับบัญชา
คานึงถึงวัตถุประสงค์ ในการเขียน
• ต้ องการให้ ทราบ ลงท้ าย “เพือ่ ทราบ”
• ต้ องการให้ เข้ าใจ ชี้แจงให้ สมเหตุสมผล
• ต้ องการให้ ร่วมมือ นอบน้ อม ขอบคุณ
• ต้ องการให้ ผบ.พิจารณา ชี้ประเด็นให้ ชัด
• ต้ องการให้ ผบ.อนุมตั ิ ชี้ความจาเป็ น
หลักพืน้ ฐานในการเขียนเอกสารของ ฝอ.
• ผู้ร่างต้ องเข้ าใจเรื่องทีจ่ ะร่ าง แยกเป็ นข้ อ
• ต้ องมีสาระครบถ้ วน สั้ น กะทัดรัด ชัดเจน
ถูกต้ อง ใช้ คาง่ าย ไม่ ใช้ คาฟุ่ มเฟื อย
• การดาเนินเรื่องมีความต่ อเนื่อง
• อ้างกฎหมาย ข้ อบังคับ ระเบียบ คาสั่ ง ให้ ชัดเจน
• ข้ อเสนอต้ องตรงประเด็น เห็นแก่ประโยชน์ ส่วนรวม
ส่ วนประกอบ
• ประกอบด้ วย ส่ วนตัวเรื่อง และส่ วนผนวก
• ส่ วนตัวเรื่อง 6 หัวข้ อ คือ ปัญหา
สมมุตฐิ าน ข้ อเท็จจริง ข้ อพิจารณา
ข้ อสรุป และข้ อเสนอ
• ส่ วนผนวก เป็ นเอกสารสนับสนุน ช่ วยให้
ผบ. มีข่าวสารเพิม่ เติม
รูปแบบข้ อพิจารณาของ ฝอ.
1. ปัญหา …
2. สมมุตฐิ าน …
3. ข้ อเท็จจริง …
4. ข้ อพิจารณา …
5. ข้ อสรุป …
6. ข้ อเสนอ ...
บันทึกความเห็น
• ข้ อพิจารณาของ ฝอ. ที่ไม่ ซับซ้ อนและง่ ายต่ อ
การสั่ งการ ให้ จดั ทาในรู ปแบบของ
“บันทึกความเห็น”
• มี 4 หัวข้ อ คือ ปัญหา ข้ อเท็จจริง ข้ อพิจารณา
และข้ อเสนอ
บันทึกความเห็น 5 แบบ
แบบ 1
แบบ 2
แบบ 3
แบบ 4
แบบ 5
แบบสมบูรณ์ 4 หัวข้ อ
มี 4 ข้ อ ต่ างกันทีข่ ้ อ 1
มี 4 ข้ อ ต่ างกันทีข่ ้ อ 1, 2, 3
มี 3 ข้ อ
มี 2 ข้ อ
บันทึกความเห็น แบบที่ 1
1. ปัญหา …..
2. ข้ อเท็จจริง …..
3. ข้ อพิจารณา …..
4. ข้ อเสนอ …..
บันทึกความเห็น แบบที่ 2
1. ..… (ปัญหา) …..
2. ข้ อเท็จจริง …..
3. ข้ อพิจารณา …..
4. ข้ อเสนอ …..
บันทึกความเห็น แบบที่ 3
1. ….. (ปัญหา) …..
2. ..… (ข้ อเท็จจริง) ..…
3. ..… (ข้ อพิจารณา) …..
4. ข้ อเสนอ …..
บันทึกความเห็น แบบที่ 4
1. … (ปัญหา หรือปัญหา + ข้ อเท็จจริง)
2. … (ข้ อเท็จจริง + ข้ อพิจารณา หรือ
ข้ อพิจารณา) …..
3. ข้ อเสนอ …..
บันทึกความเห็น แบบที่ 5
1. ….. (ปัญหา + ข้ อเท็จจริง +
ข้ อพิจารณา) …..
2. ข้ อเสนอ …..
ความสมบูรณ์ ประกอบด้ วย
• แบบฟอร์ ม
• หัวเรื่อง
• ปัญหา
• สมมุตฐิ าน
• ข้ อเท็จจริง
• ข้ อพิจารณา
• ข้ อสรุป
• ข้ อเสนอ
แบบฟอร์ ม
• ถูกต้ อง ตามหลักการ แบบธรรมเนียม
ระเบียบ
• เทคนิคในการจัดทา ถูกต้ อง
หัวเรื่อง
• สมบูรณ์ กะทัดรัด ตามระเบียบงานสารบรรณ
• ชื่อเรื่อง กะทัดรัด เฉพาะเจาะจง
ปัญหา
• ควรรวบรวมปัญหา ทาความเข้ าใจกับปัญหา
• การเขียนปัญหา ต้ อง
- สรุปประเด็นให้ ชัดเจน สั้ น
- ใช้ ข้อย่ อยช่ วย
- นาเสนอแนวทางการแก้ ไขปัญหา
สมมุติฐาน
• ต้ องจาเป็ นและเป็ นไปได้
• ใช้ เป็ นมูลฐานสาหรับทาข้ อพิจารณา
• ใช้ เพือ่ ขยายหรือจากัดขอบเขตของปัญหา
• มีมูลฐานจากข้ อเท็จจริงทีพ่ สิ ู จน์ ได้
และมีที่อ้างอิง
ข้ อเท็จจริง
• ลักษณะของข้ อเท็จจริง
- มีอทิ ธิพลและส่ งผลโดยตรงต่ อปัญหา
- เป็ นความจริง ไม่ ใช่ ความคิดเห็น
- ไม่ นาข้ อเท็จจริงที่ไม่ จาเป็ นมาเขียน
- อยู่ในกฎหมาย ระเบียบ คาสั่ ง ทีเ่ กีย่ วข้ อง
• ต้ องอ้างอิง กฎหมาย ระเบียบ ข้ อบังคับ
คาสั่ ง นโยบาย ให้ ครบถ้ วน
ข้ อพิจารณา
• เป็ นการวิเคราะห์ ปัจจัยทั้งปวงทีเ่ กีย่ วข้ อง
• วิเคราะห์ ผลดี ผลเสี ย ของคาแก้ ปัญหา
• ทาเป็ นข้ อความสั้ น
• หากยาว เขียนเพียงสรุปกับมีผนวกประกอบ
• คาแก้ ปัญหาน่ าจะเป็ นไปได้ ทุกคาแก้
การเขียนข้ อพิจารณา
• ต้ องมีเหตุผล ข้ อดี ข้ อเสี ย
• มองปัญหาแบบองค์ รวม มุ่งสู่ นโยบาย ผบ.
• เขียนให้ ครบทุกมิติ เรียงลาดับความสั มพันธ์
ให้ ดี ให้ เป็ นรู ปธรรม
• ต้ องมีจริยธรรมของฝ่ ายอานวยการ
การเขียนข้ อพิจารณาให้ ผบ.ตกลงใจ
• ต้ องตอบคาถามได้ ว่า สอดคล้ องหรือขัดกับ
กฎ ระเบียบ ข้ อบังคับ คาสั่ ง นโยบาย ทีร่ ะบุ
ในข้ อเท็จจริง หรือไม่
• มีงบประมาณในการดาเนินการหรือไม่
(มีหนังสื อรับรองเรื่องงบประมาณ)
ข้ อสรุป
• มาจากการวิเคราะห์ ปัจจัยอย่ างสมเหตุสมผล
• ตามลาดับการวิเคราะห์ และพิจารณา
• ไม่ ควรนาเรื่องราวใหม่ มาใส่ ในข้ อสรุป
• ต้ องครอบคลุมทุกแง่ มุมของปัญหา
• เป็ นหนทางทีจ่ ะแก้ ปัญหาได้ ดที สี่ ุ ด
ข้ อเสนอ
• ต้ องตอบปัญหาทุกแง่ มุม ชัดเจน
สมเหตุสมผล
• ต้ องกะทัดรัด ชัดเจน ครบถ้ วน สมบูรณ์
ตรงประเด็น สอดคล้ องกับข้ อพิจารณา
• เป็ นหนทางทีด่ ที สี่ ุ ด
• เสนอว่ า ให้ ใคร ทาอะไร เมื่อไร ทีไ่ หน
ภาคผนวก
• ตอบปัญหาทุกแง่ มุม
• มีข้อมูลเพียงพอ
• กล่ าวถึงผนวกเหล่ านีไ้ ว้ ในตัวเรื่องด้ วย
• ชื่อผนวกเรียงตามลาดับอักษร
ก ข ค ง จ ฉ......
การบันทึก
•การเขียนข้ อราชการเสนอ ผบช.
•การสั่ งการของ ผบช.
•การติดต่ อระหว่ างส่ วนราชการ
•สะดวกในการประสานงานและ
สั่ งงาน
ประโยชน์ ของการบันทึก
•ลดเวลาของ ผบช.
•ผบช. ได้ ทราบความเห็นของ
เจ้ าหน้ าที่
•ผบช. ได้ ทราบข้ อมูลก่ อนตกลงใจ
หลักการบันทึก
• เจ้ าของเรื่องโดยตรงบันทึกก่ อน
• บันทึกด้ วยความเป็ นกลาง
• สั้ นและชัดเจน
• ไม่ ก้าวก่ ายหน้ าทีอ่ นื่
• เรื่องสาคัญปรึกษาผู้ใหญ่ ก่อนบันทึก
• รับผิดชอบข้ อความทีบ่ ันทึก
ข้ อควรระวังในการบันทึก
• อย่ าให้ กระทบใจบุคคลหรือหน่ วย
• ทาตัวเป็ นกลาง ไม่ ผูกมัด ชักจูง ผบช.
• สิ่ งทีเ่ ป็ นอานาจของ ผบช. ให้
ผบช. วินิจฉัยเอง
• ไม่ นาเรื่องส่ วนตัวมาพัวพัน
ตาแหน่ งของผู้บันทึก
• เรื่องออกนอกหน่ วย หน.หน่ วย เป็ นผู้ลง
นาม ความเห็นของเจ้ าหน้ าทีใ่ ห้ อยู่ภายใน
หน่ วย
• เรื่องภายในหน่ วย เจ้ าหน้ าทีบ่ ันทึก
โต้ ตอบกันได้
ประเภทของการบันทึก
1. บันทึกย่ อเรื่อง
2. บันทึกรายงาน
3. บันทึกความเห็น
4. บันทึกติดต่ อและสั่ งการ
บันทึกย่ อเรื่อง
• เป็ นการเขียนข้ อความย่ อจากเรื่อง
เอาแต่ ประเด็นสาคัญมาให้ สมบูรณ์
• ช่ วยให้ ผบช. อ่ านแล้ วเข้ าใจได้
ไม่ ผดิ พลาด
บันทึกรายงาน
• เป็ นการเขียนข้ อความรายงานเรื่องที่
ปฏิบัติให้ ผบช. ทราบ
• เป็ นเรื่องในหน้ าทีห่ รือเรื่องทีไ่ ด้ รับ
มอบหมาย
บันทึกความเห็น
• เป็ นการเขียนข้ อความแสดงความเห็น
ของเจ้ าหน้ าทีเ่ กีย่ วกับเรื่องทีเ่ สนอ
• ช่ วยให้ ผบช. ทราบ ความเป็ นมา
ปัญหา ข้ อพิจารณา ข้ อดีข้อเสี ย
ประกอบการตกลงใจ
บันทึกติดต่ อและสั่ งการ
• เป็ นการเขียนข้ อความติดต่ อภายใน
หน่ วยเดียวกัน
• เป็ นการสั่ งการของ ผบช. ไปยัง
ผู้ใต้ บังคับบัญชา
ตอนที่ 2 ประสบการณ์
สิ่งที่ตอ้ งยึดถือ
•หลักการ
•แบบธรรมเนียมของหน่วย
•นโยบายของ ผบ.
เทคนิคในการร่างหนังสือ
สร ุปประเด็นของต้นเรือ่ ง 6 w
ใครลงนาม ร่างกี่ฉบับ
คิดข้อเสนอก่อน
ผอ.กอง จะเสนอ เจ้ากรม อย่างไร
 เจ้ากรม จะเสนอ ผบ.ทสส. อย่างไร




•สวมวิญญาณเป็นผูล้ งนาม
•คิดข้อเท็จจริง กับ ข้อพิจารณา
•อาจใช้กระดาษโน้ตช่วย
•ฉบับ เจ้ากรม เรียน ผบ.ทสส.
สาคัญกว่า ฉบับ ผอ.กอง เรียน
เจ้ากรม
• พิมพ์ครัง้ ที่ 1 ในกระดาษเสีย
• ปรับแก้
• พิมพ์จริง
ขัน้ ตอนการร่างหนังสือ
• อ่าน สร ุป คิดโครงร่าง วางแผนการ
เขียน
• ศึกษาเอกสาร ประสานงาน
• ลงมือร่างหนังสือ และหนังสือ
ประกอบ
สร ุปเทคนิคการร่างหนังสือ
•สวมวิญญาณเป็นผูล้ งนาม
•คิดและเขียนแบบผูล้ งนาม
•รน้ ู ิสยั ของผูล้ งนามยิ่งดี
•รค้ ู วามสัมพันธ์กบั ผูร้ บั ยิง่ ดี
•เขียนให้เป็นสานวนของผูใ้ หญ่
•ควรใช้เนื้อหาที่ต่างกันใน 2 ฉบับ
•เรือ่ งที่ ผบ.ชัน้ สูง ไม่จาเป็นต้อง
ทราบ สร ุปสัน้ ๆ
•อ่านแล้วถามตัวเองว่า 6w?
•คิดข้อเสนอก่อนทัง้ 2 ฉบับ
•แล้วค่อยคิดต่อว่าจะเขียนข้อใด
อย่างไร ใช้ร ูปแบบใด
• ข้อ 1 ใคร อะไร เมื่อไร ที่ไหน อย่างไร
เพื่ออะไร
• ข้อ 2 รวบรวมความจริงเรือ่ งนัน้
• อาจใช้คาอื่น เช่น
2.เรือ่ งตามข้อ 1 สร ุปได้ดงั นี้
2.กองฯ ขอเรียนดังนี้
2.เรือ่ งเดิม
2.ความเป็นมา
2.กองฯ พิจารณาและดาเนินการดังนี้
• ข้อ 3 ข้อพิจารณา เขียนให้เป็น
ความเห็นของผูล้ งนาม ไม่ใช่ของผูร้ า่ ง
• ไม่ควรใช้คา เห็นควร ในข้อพิจารณา
ควรใช้ สมควร
• เนื้อหาของข้อพิจารณา : ประโยชน์
ผลดี ผลเสีย งบประมาณ อานาจตาม
กฎหมาย ข้อบังคับ ระเบียบ ที่เกี่ยวข้อง
• ข้อ 4 ข้อเสนอ ควรเขียนให้สมบูรณ์ใน
ตัวเอง ไม่ยอ่ สัน้ ไป แต่ไม่ตอ้ งลอก
ทัง้ หมด อาจใช้ “เห็นควร....ตามข้อ 1”
• ไม่ควรเขียนข้อเสนอให้อน ุมัติในข้อก่อน
• เรือ่ งเพื่อทราบแต่มีขออน ุมัติ
จะกลายเป็นเรือ่ งขออน ุมัติทนั ที
ข้อควรระวัง
• ถ้ามี “2.ข้อเท็จจริง”
ต้องมี “3.ข้อพิจารณา” เสมอ
• เรือ่ งขออน ุมัติ ต้องมี “ข้อเสนอ” เสมอ
• ไม่ควรเขียนข้อเสนอไว้ในข้อพิจารณา
แล้วเสนอให้อน ุมัติในข้อพิจารณา
สร ุปการร่างหนังสือควรยึดถือ
•หลักการ
•แบบธรรมเนียมของหน่วย
•นโยบายของ ผบ.
ข้อคิดในการทางานให้มีความส ุข
•อย่าดื้ออย่ารัน้
•ชนะแล้วได้อะไร
•รจ้ ู กั ปล่อยวาง