การเขียนข้อพิจารณา ของฝ่ายอำนวยการ โดย พลตรี เอนก แสงสุก ผู้ทรง
Download
Report
Transcript การเขียนข้อพิจารณา ของฝ่ายอำนวยการ โดย พลตรี เอนก แสงสุก ผู้ทรง
การเขียนข้ อพิจารณา
ของฝ่ ายอานวยการ
โดย พลตรี เอนก แสงส ุก
ผูท้ รงค ุณว ุฒิกองบัญชาการกองทัพไทย
อะไรเอ่ย?
ตอนที่ 1 หลักการ
ความหมาย
ข้ อพิจารณาของฝ่ ายอานวยการ คือ
เอกสารของ ฝสธ. อย่ างเป็ นทางการ
มีการวิเคราะห์ ปัญหาอย่ างถูกต้ อง รัดกุม
มีข้อเสนอแนะวิธีแก้ ปัญหา
วัตถุประสงค์
• เพือ่ เผยแพร่ ข้อมูลข่ าวสาร
• เพือ่ เป็ นข้ อพิจารณาให้ ผบ. ตกลงใจ
อย่ างสมเหตุสมผล ถูกต้ อง ทันเวลา
• เพือ่ บูรณาการงาน ลดความซ้าซ้ อนในการ
ปฏิบัติ และเกิดเอกภาพในการบังคับบัญชา
คานึงถึงวัตถุประสงค์ ในการเขียน
• ต้ องการให้ ทราบ ลงท้ าย “เพือ่ ทราบ”
• ต้ องการให้ เข้ าใจ ชี้แจงให้ สมเหตุสมผล
• ต้ องการให้ ร่วมมือ นอบน้ อม ขอบคุณ
• ต้ องการให้ ผบ.พิจารณา ชี้ประเด็นให้ ชัด
• ต้ องการให้ ผบ.อนุมตั ิ ชี้ความจาเป็ น
หลักพืน้ ฐานในการเขียนเอกสารของ ฝอ.
• ผู้ร่างต้ องเข้ าใจเรื่องทีจ่ ะร่ าง แยกเป็ นข้ อ
• ต้ องมีสาระครบถ้ วน สั้ น กะทัดรัด ชัดเจน
ถูกต้ อง ใช้ คาง่ าย ไม่ ใช้ คาฟุ่ มเฟื อย
• การดาเนินเรื่องมีความต่ อเนื่อง
• อ้างกฎหมาย ข้ อบังคับ ระเบียบ คาสั่ ง ให้ ชัดเจน
• ข้ อเสนอต้ องตรงประเด็น เห็นแก่ประโยชน์ ส่วนรวม
ส่ วนประกอบ
• ประกอบด้ วย ส่ วนตัวเรื่อง และส่ วนผนวก
• ส่ วนตัวเรื่อง 6 หัวข้ อ คือ ปัญหา
สมมุตฐิ าน ข้ อเท็จจริง ข้ อพิจารณา
ข้ อสรุป และข้ อเสนอ
• ส่ วนผนวก เป็ นเอกสารสนับสนุน ช่ วยให้
ผบ. มีข่าวสารเพิม่ เติม
รูปแบบข้ อพิจารณาของ ฝอ.
1. ปัญหา …
2. สมมุตฐิ าน …
3. ข้ อเท็จจริง …
4. ข้ อพิจารณา …
5. ข้ อสรุป …
6. ข้ อเสนอ ...
บันทึกความเห็น
• ข้ อพิจารณาของ ฝอ. ที่ไม่ ซับซ้ อนและง่ ายต่ อ
การสั่ งการ ให้ จดั ทาในรู ปแบบของ
“บันทึกความเห็น”
• มี 4 หัวข้ อ คือ ปัญหา ข้ อเท็จจริง ข้ อพิจารณา
และข้ อเสนอ
บันทึกความเห็น 5 แบบ
แบบ 1
แบบ 2
แบบ 3
แบบ 4
แบบ 5
แบบสมบูรณ์ 4 หัวข้ อ
มี 4 ข้ อ ต่ างกันทีข่ ้ อ 1
มี 4 ข้ อ ต่ างกันทีข่ ้ อ 1, 2, 3
มี 3 ข้ อ
มี 2 ข้ อ
บันทึกความเห็น แบบที่ 1
1. ปัญหา …..
2. ข้ อเท็จจริง …..
3. ข้ อพิจารณา …..
4. ข้ อเสนอ …..
บันทึกความเห็น แบบที่ 2
1. ..… (ปัญหา) …..
2. ข้ อเท็จจริง …..
3. ข้ อพิจารณา …..
4. ข้ อเสนอ …..
บันทึกความเห็น แบบที่ 3
1. ….. (ปัญหา) …..
2. ..… (ข้ อเท็จจริง) ..…
3. ..… (ข้ อพิจารณา) …..
4. ข้ อเสนอ …..
บันทึกความเห็น แบบที่ 4
1. … (ปัญหา หรือปัญหา + ข้ อเท็จจริง)
2. … (ข้ อเท็จจริง + ข้ อพิจารณา หรือ
ข้ อพิจารณา) …..
3. ข้ อเสนอ …..
บันทึกความเห็น แบบที่ 5
1. ….. (ปัญหา + ข้ อเท็จจริง +
ข้ อพิจารณา) …..
2. ข้ อเสนอ …..
ความสมบูรณ์ ประกอบด้ วย
• แบบฟอร์ ม
• หัวเรื่อง
• ปัญหา
• สมมุตฐิ าน
• ข้ อเท็จจริง
• ข้ อพิจารณา
• ข้ อสรุป
• ข้ อเสนอ
แบบฟอร์ ม
• ถูกต้ อง ตามหลักการ แบบธรรมเนียม
ระเบียบ
• เทคนิคในการจัดทา ถูกต้ อง
หัวเรื่อง
• สมบูรณ์ กะทัดรัด ตามระเบียบงานสารบรรณ
• ชื่อเรื่อง กะทัดรัด เฉพาะเจาะจง
ปัญหา
• ควรรวบรวมปัญหา ทาความเข้ าใจกับปัญหา
• การเขียนปัญหา ต้ อง
- สรุปประเด็นให้ ชัดเจน สั้ น
- ใช้ ข้อย่ อยช่ วย
- นาเสนอแนวทางการแก้ ไขปัญหา
สมมุติฐาน
• ต้ องจาเป็ นและเป็ นไปได้
• ใช้ เป็ นมูลฐานสาหรับทาข้ อพิจารณา
• ใช้ เพือ่ ขยายหรือจากัดขอบเขตของปัญหา
• มีมูลฐานจากข้ อเท็จจริงทีพ่ สิ ู จน์ ได้
และมีที่อ้างอิง
ข้ อเท็จจริง
• ลักษณะของข้ อเท็จจริง
- มีอทิ ธิพลและส่ งผลโดยตรงต่ อปัญหา
- เป็ นความจริง ไม่ ใช่ ความคิดเห็น
- ไม่ นาข้ อเท็จจริงที่ไม่ จาเป็ นมาเขียน
- อยู่ในกฎหมาย ระเบียบ คาสั่ ง ทีเ่ กีย่ วข้ อง
• ต้ องอ้างอิง กฎหมาย ระเบียบ ข้ อบังคับ
คาสั่ ง นโยบาย ให้ ครบถ้ วน
ข้ อพิจารณา
• เป็ นการวิเคราะห์ ปัจจัยทั้งปวงทีเ่ กีย่ วข้ อง
• วิเคราะห์ ผลดี ผลเสี ย ของคาแก้ ปัญหา
• ทาเป็ นข้ อความสั้ น
• หากยาว เขียนเพียงสรุปกับมีผนวกประกอบ
• คาแก้ ปัญหาน่ าจะเป็ นไปได้ ทุกคาแก้
การเขียนข้ อพิจารณา
• ต้ องมีเหตุผล ข้ อดี ข้ อเสี ย
• มองปัญหาแบบองค์ รวม มุ่งสู่ นโยบาย ผบ.
• เขียนให้ ครบทุกมิติ เรียงลาดับความสั มพันธ์
ให้ ดี ให้ เป็ นรู ปธรรม
• ต้ องมีจริยธรรมของฝ่ ายอานวยการ
การเขียนข้ อพิจารณาให้ ผบ.ตกลงใจ
• ต้ องตอบคาถามได้ ว่า สอดคล้ องหรือขัดกับ
กฎ ระเบียบ ข้ อบังคับ คาสั่ ง นโยบาย ทีร่ ะบุ
ในข้ อเท็จจริง หรือไม่
• มีงบประมาณในการดาเนินการหรือไม่
(มีหนังสื อรับรองเรื่องงบประมาณ)
ข้ อสรุป
• มาจากการวิเคราะห์ ปัจจัยอย่ างสมเหตุสมผล
• ตามลาดับการวิเคราะห์ และพิจารณา
• ไม่ ควรนาเรื่องราวใหม่ มาใส่ ในข้ อสรุป
• ต้ องครอบคลุมทุกแง่ มุมของปัญหา
• เป็ นหนทางทีจ่ ะแก้ ปัญหาได้ ดที สี่ ุ ด
ข้ อเสนอ
• ต้ องตอบปัญหาทุกแง่ มุม ชัดเจน
สมเหตุสมผล
• ต้ องกะทัดรัด ชัดเจน ครบถ้ วน สมบูรณ์
ตรงประเด็น สอดคล้ องกับข้ อพิจารณา
• เป็ นหนทางทีด่ ที สี่ ุ ด
• เสนอว่ า ให้ ใคร ทาอะไร เมื่อไร ทีไ่ หน
ภาคผนวก
• ตอบปัญหาทุกแง่ มุม
• มีข้อมูลเพียงพอ
• กล่ าวถึงผนวกเหล่ านีไ้ ว้ ในตัวเรื่องด้ วย
• ชื่อผนวกเรียงตามลาดับอักษร
ก ข ค ง จ ฉ......
การบันทึก
•การเขียนข้ อราชการเสนอ ผบช.
•การสั่ งการของ ผบช.
•การติดต่ อระหว่ างส่ วนราชการ
•สะดวกในการประสานงานและ
สั่ งงาน
ประโยชน์ ของการบันทึก
•ลดเวลาของ ผบช.
•ผบช. ได้ ทราบความเห็นของ
เจ้ าหน้ าที่
•ผบช. ได้ ทราบข้ อมูลก่ อนตกลงใจ
หลักการบันทึก
• เจ้ าของเรื่องโดยตรงบันทึกก่ อน
• บันทึกด้ วยความเป็ นกลาง
• สั้ นและชัดเจน
• ไม่ ก้าวก่ ายหน้ าทีอ่ นื่
• เรื่องสาคัญปรึกษาผู้ใหญ่ ก่อนบันทึก
• รับผิดชอบข้ อความทีบ่ ันทึก
ข้ อควรระวังในการบันทึก
• อย่ าให้ กระทบใจบุคคลหรือหน่ วย
• ทาตัวเป็ นกลาง ไม่ ผูกมัด ชักจูง ผบช.
• สิ่ งทีเ่ ป็ นอานาจของ ผบช. ให้
ผบช. วินิจฉัยเอง
• ไม่ นาเรื่องส่ วนตัวมาพัวพัน
ตาแหน่ งของผู้บันทึก
• เรื่องออกนอกหน่ วย หน.หน่ วย เป็ นผู้ลง
นาม ความเห็นของเจ้ าหน้ าทีใ่ ห้ อยู่ภายใน
หน่ วย
• เรื่องภายในหน่ วย เจ้ าหน้ าทีบ่ ันทึก
โต้ ตอบกันได้
ประเภทของการบันทึก
1. บันทึกย่ อเรื่อง
2. บันทึกรายงาน
3. บันทึกความเห็น
4. บันทึกติดต่ อและสั่ งการ
บันทึกย่ อเรื่อง
• เป็ นการเขียนข้ อความย่ อจากเรื่อง
เอาแต่ ประเด็นสาคัญมาให้ สมบูรณ์
• ช่ วยให้ ผบช. อ่ านแล้ วเข้ าใจได้
ไม่ ผดิ พลาด
บันทึกรายงาน
• เป็ นการเขียนข้ อความรายงานเรื่องที่
ปฏิบัติให้ ผบช. ทราบ
• เป็ นเรื่องในหน้ าทีห่ รือเรื่องทีไ่ ด้ รับ
มอบหมาย
บันทึกความเห็น
• เป็ นการเขียนข้ อความแสดงความเห็น
ของเจ้ าหน้ าทีเ่ กีย่ วกับเรื่องทีเ่ สนอ
• ช่ วยให้ ผบช. ทราบ ความเป็ นมา
ปัญหา ข้ อพิจารณา ข้ อดีข้อเสี ย
ประกอบการตกลงใจ
บันทึกติดต่ อและสั่ งการ
• เป็ นการเขียนข้ อความติดต่ อภายใน
หน่ วยเดียวกัน
• เป็ นการสั่ งการของ ผบช. ไปยัง
ผู้ใต้ บังคับบัญชา
ตอนที่ 2 ประสบการณ์
สิ่งที่ตอ้ งยึดถือ
•หลักการ
•แบบธรรมเนียมของหน่วย
•นโยบายของ ผบ.
เทคนิคในการร่างหนังสือ
สร ุปประเด็นของต้นเรือ่ ง 6 w
ใครลงนาม ร่างกี่ฉบับ
คิดข้อเสนอก่อน
ผอ.กอง จะเสนอ เจ้ากรม อย่างไร
เจ้ากรม จะเสนอ ผบ.ทสส. อย่างไร
•สวมวิญญาณเป็นผูล้ งนาม
•คิดข้อเท็จจริง กับ ข้อพิจารณา
•อาจใช้กระดาษโน้ตช่วย
•ฉบับ เจ้ากรม เรียน ผบ.ทสส.
สาคัญกว่า ฉบับ ผอ.กอง เรียน
เจ้ากรม
• พิมพ์ครัง้ ที่ 1 ในกระดาษเสีย
• ปรับแก้
• พิมพ์จริง
ขัน้ ตอนการร่างหนังสือ
• อ่าน สร ุป คิดโครงร่าง วางแผนการ
เขียน
• ศึกษาเอกสาร ประสานงาน
• ลงมือร่างหนังสือ และหนังสือ
ประกอบ
สร ุปเทคนิคการร่างหนังสือ
•สวมวิญญาณเป็นผูล้ งนาม
•คิดและเขียนแบบผูล้ งนาม
•รน้ ู ิสยั ของผูล้ งนามยิ่งดี
•รค้ ู วามสัมพันธ์กบั ผูร้ บั ยิง่ ดี
•เขียนให้เป็นสานวนของผูใ้ หญ่
•ควรใช้เนื้อหาที่ต่างกันใน 2 ฉบับ
•เรือ่ งที่ ผบ.ชัน้ สูง ไม่จาเป็นต้อง
ทราบ สร ุปสัน้ ๆ
•อ่านแล้วถามตัวเองว่า 6w?
•คิดข้อเสนอก่อนทัง้ 2 ฉบับ
•แล้วค่อยคิดต่อว่าจะเขียนข้อใด
อย่างไร ใช้ร ูปแบบใด
• ข้อ 1 ใคร อะไร เมื่อไร ที่ไหน อย่างไร
เพื่ออะไร
• ข้อ 2 รวบรวมความจริงเรือ่ งนัน้
• อาจใช้คาอื่น เช่น
2.เรือ่ งตามข้อ 1 สร ุปได้ดงั นี้
2.กองฯ ขอเรียนดังนี้
2.เรือ่ งเดิม
2.ความเป็นมา
2.กองฯ พิจารณาและดาเนินการดังนี้
• ข้อ 3 ข้อพิจารณา เขียนให้เป็น
ความเห็นของผูล้ งนาม ไม่ใช่ของผูร้ า่ ง
• ไม่ควรใช้คา เห็นควร ในข้อพิจารณา
ควรใช้ สมควร
• เนื้อหาของข้อพิจารณา : ประโยชน์
ผลดี ผลเสีย งบประมาณ อานาจตาม
กฎหมาย ข้อบังคับ ระเบียบ ที่เกี่ยวข้อง
• ข้อ 4 ข้อเสนอ ควรเขียนให้สมบูรณ์ใน
ตัวเอง ไม่ยอ่ สัน้ ไป แต่ไม่ตอ้ งลอก
ทัง้ หมด อาจใช้ “เห็นควร....ตามข้อ 1”
• ไม่ควรเขียนข้อเสนอให้อน ุมัติในข้อก่อน
• เรือ่ งเพื่อทราบแต่มีขออน ุมัติ
จะกลายเป็นเรือ่ งขออน ุมัติทนั ที
ข้อควรระวัง
• ถ้ามี “2.ข้อเท็จจริง”
ต้องมี “3.ข้อพิจารณา” เสมอ
• เรือ่ งขออน ุมัติ ต้องมี “ข้อเสนอ” เสมอ
• ไม่ควรเขียนข้อเสนอไว้ในข้อพิจารณา
แล้วเสนอให้อน ุมัติในข้อพิจารณา
สร ุปการร่างหนังสือควรยึดถือ
•หลักการ
•แบบธรรมเนียมของหน่วย
•นโยบายของ ผบ.
ข้อคิดในการทางานให้มีความส ุข
•อย่าดื้ออย่ารัน้
•ชนะแล้วได้อะไร
•รจ้ ู กั ปล่อยวาง