Transcript گزاش نویسی - WordPress.com

‫گزارش نویس ی اداری‬
‫چگونه گزارش تهیه کنیم تا موثر واقع شویم •‬
‫گزارش نویس ی را می توان در سه‬
‫بخش ‪ :‬گزارش نویس ی اداری ‪،‬‬
‫گزارش نویس ی مطبوعاتی و‬
‫گزارش نويس ي فني مورد‬
‫مطالعه قرار داد‪.‬‬
‫‪‬ساختار گزارش فني (عنوان‪،‬‬
‫مقدمه‪ ،‬متن‪ ،‬نتیجه گیري‪،‬‬
‫منابع‪ ،‬پیوست ها) ‪ ،‬اشكال‬
‫گزارش فني و مراحل تهیه‬
‫گزارش فني جزوء اصول‬
‫گزارش نویسی فنی است ‪.‬‬
‫‪‬پیش طرح‪ ،‬طرح و طرح‬
‫جامع ‪ ،‬آیین نامه (اجرایي) ‪،‬‬
‫تفاهم نامه‪ ،‬قرارداد و تدوین‬
‫پروژه فني نیز از جمله انواع‬
‫گزارش نویسي فني است ‪.‬‬
‫گزار‬
‫‪+‬‬
‫مضارع مصدر گزاردن‬
‫ش‬
‫پسوند مصدر سازش‬
‫تعريف لغوي گزارش‬
‫بجاي آوردن ‪ ،‬انجام دادن ‪ ،‬اظهار نظر كردن‬
‫درميان نهادن ‪ ،‬شرح وتفسير كردن‬
‫معني ا صطالحي‬
‫شرح ‪ ،‬تفسير ‪ ،‬بيان ‪ ،‬تحليل مطالب ونيز علل مسائل خاص‬
‫درزبان انگليس ي‬
‫‪TO REPORTER‬به معني گزارش دادن واز ريشه التين‬
‫‪ REPORTER‬به معني باز پس آوردن‬
‫تعريف گزارش نويس ي‬
‫فني است كه بوسيله آن تحرير مختصر وروشن اخبار ‪ ،‬اطالعات ‪،‬‬
‫علل مسائل ‪،‬تجزيه وتحليل منطقي ومتوالي آنها براي رسيدن به راه حل‬
‫صحيح را ممكن مي سازد‬
‫دو اصل گزارش نويس ي‬
‫ساده نويس ي‬
‫سالم نويس ي‬
‫فايده وهدف گزارش نويس ي‬
‫رساندن پيام به خواننده با سرعت ‪ ،‬صحت و روشني‬
‫مخاطب كيست‬
‫درتهيه گزارش مخاطب اصلي وتصميم گيرنده نهايي‬
‫بايد شناسايي شود‬
‫چه ويژگيهايي درمخاطب بايد مورد توجه قرارگيرد تا منجر به‬
‫تهيه يك گزارش كامل گردد ‪:‬‬
‫‪‬دانستن افكار‬
‫‪ ‬تمايالت‬
‫‪ ‬خلق وخو‬
‫‪ ‬تحصيالت‬
‫‪ ‬نحوه تصميم گيري يا ارجاع گزارش به تصميم گيرنده‬
‫الف‬
‫تهيه گزارش‬
‫ازشما خواسته مي شود‬
‫گزارش ي تهيه كنيد‬
‫تاحدمكن ازطريق پرسش‬
‫مستقيم يا سايرامكانات اطالعات‬
‫درزمينه هدف مخاطب جمع آوري‬
‫مي كند‬
‫ب‬
‫خودشروع به تهيه گزارش‬
‫مي نمايد‬
‫كار را به صورت يك سئوال درذهن‬
‫خواننده عبارت بندي كنيد ‪.‬‬
‫مثال در مورد كندي كار در سازمان‬
‫تاقادرباشيد‬
‫خواسته را به يك پرسش‬
‫تبديل نماييد‪.‬‬
‫علل نارسايي وكندي كاررادرسازمان‬
‫متبوع توضيح دهيد وراه حل هاي‬
‫رسيدن به هدف راارائه نماييد‪.‬‬
‫حسن گزارش از نوع ب‪:‬‬
‫خوداطالعات كافي داريد وهدف را مي شناسيد‬
‫خطا در گزارش از نوع ب‪:‬‬
‫به دليل حجم اطالعات‬
‫ودرگيري ذهني طوالني‬
‫مدت با مسئله ممكن است‬
‫پرگويي خارج ازوقت وتوان مخاطب‬
‫بپردازد‬
‫به دليل اختصار بيش از حد ذهن‬
‫مخاطب رادرابهام قرارمي دهد‬
‫حسن گزارش نوع الف ‪ :‬مخاطب ازقبل هدف وانتظارات رامي شناسد‬
‫َ‬
‫خطا درگزارش نوع الف ‪ :‬به دليل عدم اطالعات كافي نهايتا موفق به طرح يك‬
‫سوال صحيح جهت رسيدن به هدف مورد انتظار نگرديد‪.‬‬
‫‪ :‬مراحل چهارگانه گزارش نويس ي‬
‫مرحله برنامه ريزي ‪ ،‬تداركات وتهيه ملزومات‬‫مرحله تنظيم وساماندهي گزارش “ طرح ربط منطقي مطالب”‬‫مرحله نگارش‬‫‪-‬مرحله تجديد نظر واصالح وتهيه متن نهايي‬
‫فصل اول ‪ :‬مقدمات گزارش‬
‫‪‬الف‪ :‬شكل گيري يك نوشته‬
‫‪‬ب‪ :‬صفات يك نوشته خوب‬
‫‪‬ج‪ :‬گزارش چيست؟‬
‫‪‬د‪ :‬انواع گزارش‬
‫‪‬هـ‪ :‬سؤاالت اصلي قبل از تهيه گزارش‬
‫شكل يك – شكلگيري يك‬
‫نوشته‬
‫شكل ‪ -2‬شكل‬
‫گيري يك نوشته‬
‫ب‪ :‬صفات يك نوشته خوب‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫سادگي و كوتاهي جمالت‬
‫درستي و صحت‬
‫مشخص بودن پيام و موضوع‬
‫محتواي زياد و حجم كم‬
‫فصاحت و بالغت‬
‫نوآوري‬
‫ا ّما گزارش چه كاربردهايي در سازمان دارد و چرا گزارش مينويسيم؟ اميني (‪)7‬موارد زير‬
‫را بعنوان كاربردهاي گزارش برمي شمارد‪.‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫در برنامهريزي‪ ،‬سازماندهي و هماهنگي‪.‬‬
‫اطالع از اجراي صحيح دستور (كنترل)‬
‫آگاهي از وظايف واحدها (هدايت)‬
‫آگاهي از پيشرفت كار (رهبري)‬
‫آگاهي از روشهاي انجام كار‬
‫آگاهي از كمال يا نقص فرامين‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫اطالع از مشكالت (كنترل)‬
‫اطمينان از ابالغ مصوبات و مقررات‬
‫ارزيابي تواناييهاي مجموعه تحت سرپرستي‬
‫آشنائي به امور فني سازمان‬
‫شناخت تنگناها و نارسائيها و چاره انديشي‬
‫استفاده در برنامه ريزيهاي اجتماعي‬
‫شناخت ويژگيهاي جامعه‬
‫شناخت نيازهاي جامعه‬
‫شناخت انتظارات جامعه از دستگاه حكومت‬
‫طبقه بندی گزارشها •‬
‫گزارش ها بر حسب نوع وشکل کلی به دودسته يا‬
‫طبقه تقسيم می شوند‪.‬‬
‫دسته ی اول ‪:‬‬
‫دسته ی دوم ‪:‬گزارش رسمی بلند شامل موضوعاتی علمی – اجتماعی •‬
‫گزارش های رسمی کوتاه شامل موضوعاتی ساده‬
‫و‪.........‬‬
‫•‬
‫انواع گزارش ‪:‬‬
‫گزارش از لحاظ دوره ومدت به دو قسمت تقسيم‬
‫می شود ‪.‬‬
‫‪ -1‬گزارش ادواری‪:‬دارای شيوه وهدف مشخص‬
‫‪ -2‬گزارش اتفاقی‪ :‬برحسب نياز‬
‫گزارش های ادواری واتفاقی خود به دو صورت تهيه‬
‫می گردند‬
‫‪ -1‬فردی‬
‫‪ -2‬گروهی‬
‫ارکان اصلی گزارش‬
‫ موضوع گزارش چيست ؟‬‫ گيرنده ی آن کيست ؟ •‬‫ هدف از تهيه ی آن کدام است؟‬‫•‬
‫•‬
‫انواع گزارش بر اساس هدف از تنظيم به ‪ 10‬نوع تقسيم می شوند ‪.‬‬
‫‪ -1‬گزارش کار •‬
‫‪ -2‬گزارش حقايق امر •‬
‫‪ -3‬گزارش فنی •‬
‫‪ -4‬گزارش علل مساله •‬
‫‪ -5‬گزارش وراه حل مساله •‬
‫‪ -6‬گزارش اطالعی •‬
‫‪ -7‬گزارش مشورتی •‬
‫‪-8‬گزارش انتقادی •‬
‫‪-9‬گزارش تحصيلی •‬
‫الف – گزارش درس ی •‬
‫ب‪ -‬گزارش پايان نامه •‬
‫‪ -10‬گزارش های عمومی •‬
‫*گزارشهای عمومی*‬
‫‪-1‬گزارش های اداری ‪:‬شامل دوره ای ‪-‬پيشنهادی –آماری –وضعيت •‬
‫‪-2‬گزارش های بازرگانی ‪:‬گزارشهای مالی –ساالنه –صورتمجلس •‬
‫‪ -3‬گزارش اجرائی •‬
‫‪ -4‬گزارش های دوره ای ِيا ادواری •‬
‫‪-5‬گزارش های مخصوص •‬
‫‪-6‬گزارش های عادی (ساده ) •‬
‫‪-7‬گزارشهای رسمی يا تشريفاتی •‬
‫‪ -8‬گزارش های انشائی •‬
‫‪ -9‬گزارشهای مختلط •‬
‫‪-10‬گزارش های مبسوط (طوالنی ) •‬
‫‪-11‬گزارشهای فردی •‬
‫‪ -12‬گزارش خالصه (گزارش کوتاه ) •‬
‫‪ -13‬گزارش گروهی يا تحقيق گروهی •‬
‫انواع گزارش بر حسب موضوع‬
‫• گزارش ها بر حسب موضوع عبارتند از‪:‬‬
‫الف ‪ -‬گزارش توضيحي‬
‫ب‪ -‬گزارش تحليلي‬
‫ج‪ -‬گزارش ارزشيابي‬
‫هر يک از گزارش هاي فوق مي توانند به شکل‬
‫ مختصر‬‫ نيمه مبسوط‬‫ مبسوط‬‫ارائه شوند‪.‬‬
‫‪ -1‬گزارش توضيحی‬
‫گزارش ی است که جنبه توضيحی دارد و مطلب يا مطالبی را در يک يا چند صفحه تشريح می کند اين نوع‬
‫گزارش در فرم مختصر مي گنجد‪.‬‬
‫موضوع‬
‫ساده‬
‫‪ -1‬مقدمه‬
‫متن ‪ ،‬شامل‬
‫‪ -2‬حقايق امر‬
‫گزارش توضيحی‬
‫‪ -3‬پيشنهاد و نتيجه‬
‫موضوع‪ :‬تلفيقی از محتوای گزارش و مسأله‬
‫دارای مسأله‬
‫‪ -1‬بيان حقايق‬
‫متن ‪ ،‬شامل‬
‫‪ -2‬توضيح مسأله يا مقصود‬
‫‪ -3‬پيشنهاد يا نتيجه‬
‫ً‬
‫ل‬
‫گزارش توضيحی اطالعی و گزارشهای ماهانه و ساالنه که غالبا ساده هستند از نوع او و گزارشهای‬
‫توضيحی که نياز به استدالل مختصر دارد از نوع دوم محسوب می شوند‬
‫چگونگی تلفیق مسأله با موضوع‬
‫به چهار صورت می توان مسأله را با موضوع تلفيق کرد‬
‫‪ -1‬حقيقت امر(جمله خبری)‬
‫مثال‪:‬گزينش دانشجو برای دوره فوق ليسانس درسال تحصيلی آينده امکان پذيرنيست‬
‫‪ -2‬پرسش‬
‫مثال‪:‬آياگزينش دانشجو برای دوره فوق ليسانس درسال تحصيلی آينده امکان پذيراست؟‬
‫‪ -3‬عبارت مصدری‬
‫مثال‪:‬عدم امکان گزينش دانشجو برای دوره فوق ليسانس در سال تحصيلی آينده‬
‫‪ -4‬نياز (احتياج)‬
‫مثال‪:‬گزينش دانشجو برای دوره فوق ليسانس در سال تحصيلی آينده نياز به بررس ی‬
‫بيشتری دارد‪.‬‬
‫‪ -2‬گزارش تحلیلی‬
‫ً‬
‫در اين گزارش حتما مسأله ای وجود دارد که ممکن است راه حلهايی داشته باشد‪ .‬ابتدا‬
‫بايد مسأله را توضيح داد سپس راه حل را تجزيه و تحليل کرد و پس از نتيجه گيری دقيق‬
‫راه حل را توصيه يا پيشنهاد نمود‪.‬‬
‫برای تنظيم اين گزارش از شکل نيمه مبسوط استفاده می شود‬
‫اجزای گزارش تحليلی به ترتيب زير است ‪:‬‬
‫الف ‪ -‬عنوان باالی گزارش‬
‫ب‪ -‬متن گزارش ‪ ،‬شامل ‪:‬‬
‫‪ -1‬خالصه‬
‫‪ -2‬مقدمه‬
‫‪ -3‬توضيح مسأله‬
‫‪ -4‬بيان حقايق‬
‫‪ -5‬استنتاج‬
‫‪ -6‬توصيه يا پيشنهاد‬
‫‪ -3‬گزارش ارزشیابی‬
‫دراين نوع گزارش به منظور بررس ی ابعاد مختلف مسأله الزم است جلسه مشورتی تشکيل‬
‫شود و از راه بحث و تبادل نظر بر اساس تکنيک «اداره جلسات مشورتی» هر نظر مورد‬
‫نقد و بررس ی قرار گيرد‪.‬‬
‫در تنظيم گزارش ارزشيابی از شکل مبسوط استفاده می شود‪.‬‬
‫اجزای گزارشهای ارزشيابی عبارتند از ‪:‬‬
‫الف‪ -‬عنوان باالی گزارش‬
‫ب‪ -‬متن ‪ ،‬شامل ‪:‬‬
‫‪ -5‬استنتاج‬
‫‪ -1‬خالصه‬
‫‪ -6‬توصيه يا پيشنهاد‬
‫‪ -2‬مقدمه‬
‫‪ -7‬ضمايم‬
‫‪ -3‬توضيح مسأله‬
‫‪ -8‬منابع ‪ ،‬مراجع و مأخذ‬
‫‪ -4‬بحث‬
‫انواع گزارش (از نظر نحوه ارایه)‬
‫( گزارش شفاهي‪ -‬گزارش كتبي)‬
‫مزاياي گزارشهاي شفاهي‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫كم و زيادن كردن و متناسب ساختن مطالب بر حسب شرايط زمان و مكان و نوع‬
‫شنوندگان‪.‬‬
‫امكان طرح فوري گزارش و بيان آن‪ ،‬از نظر صرفهجويي در وقت‪.‬‬
‫امكان استفاده از نظريات شنوندگان از راه پرسش و پاسخ جهت حل و فصل مشكالت‬
‫موجود‪.‬‬
‫استفاده از وسايل سمعي و بصري از قبيل‪ :‬فيلم‪ ،‬اساليد‪ ،‬تابلو ايزل (تابلو با چهار پايه‪،‬‬
‫نحوي كه متحرك باشد)‪ ،‬اورهد يا اوپك و غيره‪.‬‬
‫آگاهي فوري گزارشگر از نتايج گزارش خود در بسياري از موارد‪.‬‬
‫مقرون به صرفه بودن آن در اكثر اوقات‪.‬‬
‫تأثيري كه ميتواند‪ -‬از راه بكار بردن اشارات دست‪ ،‬خطوط چهره و پيشاني‪ ،‬حاالت‬
‫روحي‪ ،‬زير و بم ساختن آهنگ كلمات‪ ،‬حركات چشم‪ ،‬سكوت در موقعيتهاي گوناگون و‬
‫استفاده از تعابير‪ ،‬اصطالحات‪ ،‬لطيفهها و غيره – بر شنوندگان بگذارد‪.‬‬
‫امكان حذف بخشي از گزارشها بر حسب‪ ،‬موقعيت و تكميل آنها بر حسب ضرورت‪.‬‬
‫مشكالت گزارشهاي شفاهي‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫نامناسب بودن محل گزارش و نداشتن نور و شرايط الزم و كافي‪.‬‬
‫نبودن وسايل مورد نياز‪.‬‬
‫نبودن فرصت كافي براي دعوت از افراد زيربط‪.‬‬
‫استنباطهاي گوناگون افراد از مطالب طرح شده‪.‬‬
‫فراهم نبودن امكانات جهت ضبط و ثبت بيانات افراد در پارهاي از موارد‪.‬‬
‫محدوديت وقت براي بيان مطالب كه ممكن است نياز به وقت بيشتري داشته باشد‪.‬‬
‫محدود بودن امكانات پخش مطالب براي آگاهي عموم در صورت لزوم‪.‬‬
‫ضعف بيان و عدم احاطه گزارشگر بر موضوع سخن و هم چنين عدم توجه به وضع‬
‫ظاهر كه خود از تأثير كالم خواهد كاست‪.‬‬
‫عدم امكان مطابقهي مطالب مطرح شده با منابع‪ ،‬مأخذ يا مراجع و هم چنين استانداردها‬
‫و موازين در صورت لزوم‪.‬‬
‫قابل استناد نبودن (مگر اينكه ضبط شده باشد)‪.‬‬
‫مزاياي گزارشهاي كتبي‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫امكان استفاده از وقت و زمان به اندازه كافي‪.‬‬
‫امكان استفاده عمومي از گزارشها از طريق تكثير و انتشار آنها‪.‬‬
‫امكان ضبط و بايگاني براي سالها و بلكه قرنها‬
‫مستند ساختن آن با اسناد‪ ،‬مدارك‪ ،‬آمار‪ ،‬تابلو رنگي‪ ،‬تصاوير و ساير‬
‫امكانات‪.‬‬
‫گويا ساختن آن از راه استفاده از حروف نازك‪ ،‬سياه‪ ،‬خطوط رنگي و‬
‫ساير تزئينات چاپي‪.‬‬
‫امكان فصل بندي و طبقهبندي (ميتوان تهيه و تنظيم بخشها يا فصولي‬
‫از گزارش را بر عهده افراد كاردان گذاشت‪).‬‬
‫فراهم آوردن اعتماد و اطمينان بيشتر‪.‬‬
‫استفاده از آن براي معرفي و تبليغ در موارد الزم‪.‬‬
‫مشكالت گزارشهاي كتبي‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫احتياج بصرف وقت زياد در بسياري از موارد‪.‬‬
‫صرف هزينه زياد براي تهيه كاغذ‪ ،‬وقت ماشين نويس و تأمين نيروي‬
‫انساني متخصص براي انجام اين كار (به همين دليل بعضي از مؤسسات‬
‫بزرگ كار تهيه و تنظيم گزارشها را بر عهدهي مؤسسات ديگر‬
‫ميگذراند‪ ،‬كه آنهم معموالً بدون اشكال نخواهد بود)‬
‫دشواري استفاده از تمام اصول گزارشنويسي و مبادله اطالعات‪.‬‬
‫عدم استقبال عمومي افراد از تهيه گزارش به دليل سختي كار و ترس از‬
‫مقدرات خود‪.‬‬
‫عدم امكان دريافت فوري نتايج گزارشهاي كتبي در غالب موارد‪.‬‬
‫مقايسه دو روش ارائه گزارش‬
‫روش مناسب تر‬
‫کتبی‬
‫هزینه‬
‫نأ ثیر گزارشگر‬
‫سختی کار‬
‫طرح و اخذ فوری نتیجه‬
‫مستند سازی و تطبیق بااستانداردها‬
‫ضبط و بایگانی و ارائه به عموم‬
‫اخذ اعتمادو قابل استناد بودن‬
‫زمان و مکان‬
‫شفاهی‬
‫انواع گزارش (از نظر نحوه محتوا)‬
‫• دسته اول‪ :‬گزارشهاي رسمي (كوتاه)‬
‫• دسته دوم‪ :‬گزارشهاي غيررسمي (بلند)‬
‫گزارش از نظر زمان‬
‫•‬
‫•‬
‫گزارش ادواري‬
‫گزارش اتفاقي (ويژه)‬
‫انواع گزارش از نظر موضوع‬
‫• الف‪ :‬گزارشهاي توضيحي‬
‫• ب‪ :‬گزارشهاي تحليلي‬
‫• ج‪ :‬گزارشهاي ارزشيابي‬
‫بايد هاي محتواي گزارش‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫مستند باشد ( اسناد )‬
‫مستدل باشد ( منطقي )‬
‫منظم باشد ( ترتيبي – اولويت بندي)‬
‫معتبر باشد ( اسناد معتبر باشد )‬
‫جامع باشد ( ‪ 6‬عنصر – سئواالت اصلي)‬
‫صريح باشد ( بدون ابهام – با آمار و ارقام )‬
‫ساده باشد ( كلمات غير پيچيده و جمالت كوتاه )‬
‫مختصر باشد ( با كمترين كلمات و جمالت زايد)‬
‫سؤاالت اصلي قبل از تهيه گزارش‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫نويسنده براي نوشتن بايستي قبل از هر چيزي به‬
‫سؤاالت زير پاسخ بگويد يعني نوشتهاي كاملتر است‬
‫كه بتواند به شش سؤال اصلي زير پاسخ بگويد‪.‬‬
‫اين سؤاالت در زبان انگليسي به قاعده (‪)-WH6‬‬
‫معروف هستند‪:‬‬
‫‪(Who? , What? , Where? , Why? , How? ,‬‬
‫)?‪Whon‬‬
‫(كه‪ ،‬كي‪ ،‬كجا‪ ،‬چه‪ ،‬چرا‪ ،‬چگونه)‬
‫عنصر كه؟ ‪ :‬كه شخص است‪ .‬قدر مسلم هر نوشته مرتبط با افرادي ميباشد‪.‬‬
‫اين اشخاص يا افراد بايد از ابعاد مختلف شناسائي شوند‪.‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫قبل از هر چيز نويسنده جايگاه خود را مشخص ميكند‪ .‬او بايد بداند‬
‫كيست؟ در چه موقعيتي است؟ چه رسالت و مأموريتي را بر عهده دارد و‬
‫خالصه حدود خود را بداند و مشخص كند‪.‬‬
‫يك كارمند است و براي رئيس خود ميخواهند نوشتهاي را تهيه نمايد؟‬
‫مأمور است‪ ،‬كه براي مقام مافوق و يا يك گروه گزارشي را تهيه ميكند؟‬
‫يك خبرنگار است‪ ،‬كه براي روزنامه و يا رسانهاي خاص خبر تهيه‬
‫ميكند؟‬
‫يك پژوهشگر و يا استاد است‪ ،‬كه نتيجه مطالعات خود را براي‬
‫دانشجويان يا اجتماع به رشته تحرير در ميآورد؟‬
‫يك وكيل است كه اليحهي دفاعي براي موكل خود و به منظور ارائه به‬
‫دادگاه تهيه ميكند؟‬
‫و‪...‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫و بعد خواننده و مخاطب خود را شناسائي مينمايد‪.‬‬
‫براي فرد خاص يا گروهي ويژه مي نويسد؟‬
‫خواننده او يك متخصص يا يك فرد عادي ميباشد‪ .‬يا كسي ميباشد كه‬
‫براي اولين مرتبه موضوع به وي اطالع داده ميشود و يا اينكه خود در‬
‫موضوع سهيم‪ ،‬يا از قبل در جريان قرار گرفته است؟‬
‫خوانندگان يك روزنامه يوميه هستند و يا يك مجله علمي‪.‬‬
‫دانشآموزان و دانشجويان يك مقطع آموزشي و يا چندين مقطع ميباشند؟‬
‫گروهي از افراد جامعه هستند و يا پيامي براي آحاد مردم و جهانيان‬
‫است؟‬
‫و ‪...‬‬
‫بررسي اين مرحله‪ :‬سياق نوشته و واژههاي مورد استفاده و نحوه‬
‫توضيح و ارائه مطالب را براي نويسنده دقيقا ً ترسيم مينمايد‪.‬‬
‫عنصر كجا؟ ‪ :‬اين عنصر مشخص كننده محل و موقعيت است‪ ،‬محل نوشتن‪،‬‬
‫محل خواندن و اصوالً موضوع نوشته مربوط به كجا ميباشد‪.‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫در محل رخداد حادثه‪.‬‬
‫در خيابان و يا كوچه و بازار‪.‬‬
‫در حضور خواننده‪.‬‬
‫در اداره يا محل كار‪.‬‬
‫در كتابخانه و به هنگام مطالعه‪.‬‬
‫در خانه و زمان استراحت و مطالعه شخصي‪.‬‬
‫و‪...‬‬
‫مخاطب و خواننده در كجا هستند و در كجا مطالعه خواهند نمود؟‬
‫در اداره و يا سازمان؟‬
‫با حضور نويسنده و يا بدون حضور او؟‬
‫در همان شهر كه نويسنده مبادرت به نوشتن نموده است؟‬
‫در شهر و يا كشوري ديگر؟‬
‫نويسنده در دسترس است و يا در دسترس نيست؟‬
‫و باالخره موضوع راجع به كجا است؟ محل و موقعيت در چه منطقه و محدوده جغرافيايي وجود دارد و يا‬
‫بوجود آمده است‪.‬‬
‫بررسي اين مرحله نويسنده را عالوه بر اينكه بر موضوع مسلط مينمايد حيطه و وسعت پژوهش را در جلو‬
‫ديد او ميگستراند؛ و مانند مرحله قبل در مورد واژهها و سياق نوشته و ارائه توضيحات ياري ميدهد‪.‬‬
‫عنصر كي؟ ‪ :‬زمان نوشتن بسيار مهم است و نيز زماني كه بايد پيام به مخاطب برسد لذا بايد‬
‫بررسي نماييم كه‪ :‬در چه زماني بايد نوشته شود؟‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫همين حاال (فوراً) ؟‬
‫در زماني معين؟‬
‫در آينده (دور و نزديك)؟‬
‫و‪...‬‬
‫كي به دست مخاطب برسد و كي مورد مطالعه او قرار گيرد؟‬
‫در چه زماني مطالعه ميكند؟‬
‫به محض دريافت‪ ،‬و ناگزير است در همان لحظه اتخاذ تصميم كند؟‬
‫در زماني تعيين شده از قبل‪ ،‬طبق برنامهاي مشخص و يا بدون برنامه؟‬
‫در طول دورهاي با محدودهي زماني خاص و يا مقاطع مختلف؟‬
‫و‪...‬‬
‫بررسي اين مرحله عالوه بر اينكه برنامه زماني نوشتن را مشخص‬
‫ميكند اولويت مطالب را دقيقا ً ترسيم و تعيين مينمايد‪.‬‬
‫عنصر چه؟ ‪ :‬مهمترين عنصر يك نوشته همان چه ؟ است كه موضوع و هدف از نوشتن را‬
‫دقيقا ً ترسيم مينمايد‪ .‬بنابراين بايد بررسي شود كه موضوع چيست؟‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫يك مورد اداري يا اجتماعي است؟‬
‫يك پيام است؟‬
‫انتقال اطالعات است؟‬
‫ارائه گزارش از يك حادثه است؟‬
‫يك خبر عادي و يا خبر مهمي است؟‬
‫دربارهي حل يك معضل است؟‬
‫يك كتاب يا داستان و يا فليمنامه است؟‬
‫و اصوالً چه نتيجهاي براي خواننده دارد؟‬
‫دربارهي حل يك مشكل است؟‬
‫چه استفادهاي براي مخاطب يا مخاطبين دارد؟‬
‫چه آثار و عواقبي بر آن مترتب است؟‬
‫و ‪. ....‬‬
‫بررسي اين مرحله ضمن تعيين هدف‪ ،‬تكليف نويسنده و انتظار خواننده را معين ميكند و‬
‫اصوالً مشخص مي نمايد كه چگونه بايد نوشت و از چه چارچوبي بايد استفاده كرده و‬
‫خالصه اينكه آيا بايد نوشت يا خير؟‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫عنصر چرا؟ ‪ :‬هدف را كامالً شفاف نموده و‬
‫نويسنده را در دستيابي به آن ياري‬
‫ميدهد‪.‬‬
‫چرا مينويسم؟‬
‫چرا بايد نوشت؟‬
‫آيا ميتوان بجاي نوشتن از وسايل ديگر استفاده نمود؟‬
‫آيا نوشتن بخاطر ايجاد يك سند و استنادهاي بعدي ميباشد؟‬
‫آيا نوشتن سريعترين وسيله ايجاد ارتباط در اينجا ميباشد؟‬
‫و ‪. ...‬‬
‫بررسي اين مرحله موضوع نگارش را تعيين نموده و نويسنده‬
‫را به تفكر دربارهي نتايج حاصل آن وا ميدارد‪ .‬در بعضي از‬
‫موارد مالحظه ميشود كه نتيجه ناثواب است كه قلم در دست‬
‫خواهد لرزيد‪.‬‬
‫عنصر چگونه؟ ‪ :‬نويسنده را در مورد نوشتن‬
‫و چگونگي ارائه آن ياري ميدهد‪.‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫از كجا بايد شروع كرد و در كجا به پايان رسيد؟‬
‫تركيب نوشته چگونه بايد باشد؟‬
‫از چه وسيلهاي براي نوشتن استفاده شود؟‬
‫دستنوشت‪ ،‬ماشين شده و يا خطاطي شود‪.‬‬
‫چگونگي انشاء و بيان‬
‫چگونه ارائه و يا ارسال شود؟‬
‫فصل دوم‪ :‬مراحل تهيه گزارش‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫الف‪ :‬مراحل آمادگي‬
‫ب‪ :‬مرحله جمعآوري اطالعات‬
‫ج‪ :‬تنظيم اطالعات گردآوري شده‬
‫د‪ :‬تجزيه و تحليل و نتيجه گيري‬
‫هـ‪ :‬تنظيم و نگارش‬
‫و‪ :‬سؤاالت اصلي بعد از نوشتن گزارش‬
‫ز‪ :‬چهارچوب گزارشهاي اداري و تحقيقاتي‬
‫مراحل تهيه گزارش‬
‫‪ -1‬انتخاب موضوع‬
‫• دربارهي موضوع انتخابي خود‪ ،‬تا چه اندازه امكان‬
‫بررسي و تحقيق دارد؟‬
‫• آيا اندوختهي علمي او بسنده است؟‬
‫• آيا به منابع‪ ،‬به قدر كافي دسترسي دارد؟‬
‫• حافظهي او تا چه حد‪ ،‬اطالعات الزم را حفظ كرده‬
‫است؟‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫‪-2‬گردآوري اطالعات‬
‫مشاهده‬
‫مصاحبه‬
‫مطالعه‬
‫شكل مراحل‬
‫تهيه گزارش‬
‫مرحله آماده شدن براي تهيه‬
‫گزارش (آمادگي)‬
‫مرحله جمع آوري‬
‫اطالعات‬
‫مرحله تنظيم اطالعات‬
‫جمع آوري شده‬
‫د‪ :‬مرحله تجزيه و تحليل و نتيجه گيري‬
‫• در اين مرحله با آمار توصيفي و يا تحليلي اطالعات‬
‫گردآوري شده تجزيه و تحليل و نتيجهگيري ميشود‪.‬‬
‫مرحله تنظيم و‬
‫نگارش‬
‫و‪ :‬سؤاالت اصلي بعد از نوشتن گزارش‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫«‪-‬آيا مفهوم نوشته روشن است؟‬
‫آيا نظم و ترتيب كلي نوشته درست است؟‬
‫آيا عنوان گزارش‪ ،‬فهرست مطالب‪ ،‬مقدمه و خالصه با‬
‫هم همآهنگند؟‬
‫آيا كلمات خوب انتخاب شده؟‬
‫آيا نكات مهم مورد تأكيد قرار گرفته است؟‬
‫آيا جمله بندي صحيح است؟‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫آيا فكر به آساني از يك مطلب به مطلب ديگر منتقل شده است؟‬
‫آيا اجزاي اصلي و فرعي درست و منطقي انتخاب شده است؟‬
‫آيا مثالها و نمونهها كافي است؟‬
‫آيا پاراگرافها همبستگي الزم را با هم دارند؟‬
‫آيا نقل و قول قوي از فرد خبره و منابع مستند بعمل آمده؟‬
‫اگر به زيرنويس يا ضمائم گزارش اشاره شده زير نويس يا‬
‫ضمائم روشن‪ ،‬گويا و قابل فهم است؟‬
‫آيا منظور و هدف از گزارش به خوبي درك ميشود»‬
‫فصل سوم‪ :‬مهمترين گزارشها‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫الف‪ :‬نامه اداري‬
‫ب‪ :‬صورتجلسه‬
‫ج‪ :‬ساختار پايان نامه تحصيلي و رساله‬
‫د‪ :‬طرح پيشنهادي يك پايان نامه‬
‫هـ‪ :‬بخشهاي يك پژوهشنامه‬
‫عنوان يا تيتر‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫آشنایی با مفهوم عنوان و کاربرد آن‬
‫عنوان در قالب کلمه‬
‫عنوان در قالب عبارت‬
‫عنوان در قالب جمله‬
‫ويژگيهاي تيتر در گزارش عبارتند ‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫عنوان يا تيتر گزارش بايستي خواننده را تحت تاثير قرار دهد‪.‬‬
‫تيتر گزارش بايستي از لطافت و گيرايي ورسايي زياد برخوردار باشد‪.‬‬
‫تيترهاي سئوالي يا حتي منفي يا تيترهاي بدون فعل در گزارش بال مانع‬
‫است‪.‬‬
‫تيتر گزارش بازگو كننده مهمترين اطالعات‪ ،‬حاوي نتايج مهم تحقيق يا‬
‫در برگيرنده مهمترين نظرات مصاحبه شوندگان است‪.‬‬
‫تيتر گزارش بايستي ضمن بيان هنري‪ ،‬كنجكاوي خواننده را تحريك كند‪.‬‬
‫با دستكاري ضرب المثل ها‪ ،‬اشعار و ابيات مي توان تيترهاي مناسبي‬
‫براي گزارش تهيه كرد‪.‬‬
‫الف ‪ :‬نامه نگاری‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫توانايی نگارش نامه های شخصی‬
‫توانايی نگارش نامه های حرفه ای‬
‫توانايی نگارش نامه درخواست شغل و تحصيل در دانشگاه‬
‫توانايی نگارش نامه های رسمی‬
‫نوشتن يک نامه خوب‬
‫جدول وارسی پيش نويس نامه‬
‫توانایی نگارش نامه های شخصی‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫توانایی نگارش نامه های شخصی‬
‫آشنایی با لی آوت ( صفحه آرایی) نامه های شخصی‬
‫آشنایی با متن نامه های شخصی‬
‫اصول نگارش نامه های شخصی‬
‫آشنایی با انواع نامه های شخصی ‪:‬‬
‫نامه عذرخواهی‬
‫نامه آرزوی سالمتی‬
‫نامه دوستانه‬
‫نامه نگاری خردساالن‬
‫توانايی نگارش نامه های رسمی‬
‫• آشنایی با انواع نامه های رسمی ‪:‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫دعوتنامه‬
‫نامه تشکر‬
‫نامه همدردی‬
‫نامه قدردانی‬
‫نامه تبریک‬
‫نامه تسلیت‬
‫• نامه پذيرش و عدم پذيرش‬
‫• آگهی‬
‫• اصول نگارش نامه های رسمی‬
‫توانايی نگارش نامه های حرفه ای‬
‫• آشنايی با انواع نامه های حرفه ای ‪:‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫•‬
‫نامه های سفارش‬
‫نامه های درخواست پرو فرما‬
‫نامه های درخواست ( کليات)‬
‫نامه های درخواست ريز اطالعات‬
‫نامه های درخواست رزرو‬
‫نامه های شکايت‬
‫نامه های فروش‬
‫نامه های پيگيری‬
‫نامه های اعتباری‬
‫ادعا نامه‬
‫نامه های روزمره شغلی‬
‫درخواست عضويت‬
‫درخواست آبونه شدن‬
‫اصول نگارش نامه های حرفه ای‬
‫توانايی نگارش نامه درخواست شغل و تحصيل در‬
‫دانشگاه‬
‫• آشنایی با انواع نامه در خواست شغل ‪:‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫نامه درخواست‬
‫بیوگرافی ( اطالعات فردی به صورت مختصر)‬
‫توصیه نامه‬
‫آشنایی با نامه های درخواست برای دانشگاه‬
‫انواع فرم درخواست‬
‫توصیه نامه‬
‫• اصول نگارش نامه درخواست شغل‬
‫• اصول نگارش درخواست برای دانشگاه‬
‫نوشتن يک نامه خوب‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫اگر متن نامه ها را خوب تنظیم کنید شانس بیشتری برای دریافت پاسخ‬
‫مثبت وموفق دارید ‪ .‬از ساختار زیر برای تهیه نامه های خود استفاده کنید‪:‬‬
‫در ابتدای نامه هدف از تنظیم نامه خود را بیان کنید‪ .‬به گونه ای که‬
‫خواننده به سرعت متوجه شود که درباره چه موضوعی با او مکاتبه کرده‬
‫اید‪.‬‬
‫کامال شفاف ‪ ,‬ولی مختصر ‪ ,‬موضوع را توضیح بدهید‪.‬‬
‫در خواست های خود را پس از تشریح موضوع ‪ ,‬به صورت مجزا و‬
‫مشخص بنویسید‪.‬‬
‫در صورت لزوم مسئول یا مسئوالنی برای ارتباطات واقدامات بعدی‬
‫مشخص کنید‪.‬‬
‫به گونه ای بنویسید که هر کلمه مهم باشد‪.‬‬
‫با استفاده از توصیه های زیر بی رحمانه جمالت‬
‫وکلمات را از متن خود حذف کنید تا بند ‪ 5‬تحقق‬
‫یابد‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫حذف کردن ‪ :‬بعد از اتمام یک گزارش یا نامه مطمئن شوید تمام جمله ها وکلمات‬
‫مهم هستند ‪ .‬هر پاراگراف را دو بار بخوانید و جمالت وکلمات آن را مورد توجه‬
‫قرار دهید‪ .‬اگر می توانید جمله یا کلماتی را بدون اینکه در معنی پاراگراف‬
‫تغییری حاصل گردد حذف کنید بی درنگ این کار را انجام دهید‪.‬‬
‫کلمات اضافی به کار نبريد‪ :‬برخی نویسندگان برای تشریح بیشتر موضوع چند‬
‫کلمه مترادف در جمالت خود را اضافه می کنند در حالیکه یک کلمه کافی است ‪.‬‬
‫برای مثال به جای " این یک سیاست داخلی ودرون سازمانی است" بنویسید " این‬
‫یک سیاست درون سازمانی است "‪.‬‬
‫از ذکر حواشی خودداری کنيد‪ :‬از نگارش اطالعات اضافی یا موضوعاتی غیر‬
‫مرتبط از موضوع اصلی خودداری کنید چرا که ممکن است خواننده از توجه به‬
‫موضوع اصلی مورد توجه شما دور شود ‪.‬‬
‫گزارش یا نامه را دوباره مرور کنید و موارد حواشی را حذف کنید و هرگز‬
‫تصور نکنید این موارد برای خواننده سرگرم کننده ویا خوشایند است ‪.‬‬
‫‪ .6‬نامه را به صورت مودبانه به پایان ببرید‪.‬‬
‫اجزاي یك نامه‬
‫•‬
‫الف ‪ :‬مقدمات‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫به نام خدا‬
‫آرم سازمان‬
‫تاريخ‬
‫شماره‬
‫پيوست‬
‫سمت گيرنده‬
‫نام گيرنده‬
‫سالم‬
‫موضوع پيام‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫ب ‪ :‬متن‬
‫‪ -1‬احتراما به استحضار ( اطالع) مي‬
‫رساند ‪:‬‬
‫‪ -2‬شرح موضوع (چرايي و چگونگي)‬
‫‪ -3‬زمان و مكان موضوع‬
‫‪ -4‬معرفي رابط يا پيگير‬
‫‪ -5‬جمله مودبانه خاتمه‬
‫ج ‪ :‬موخرات ‪:‬‬
‫عنوان فرستنده‬
‫نام فرستنده‬
‫امضاء‬
‫تاريخ‬
‫رونوشت ها ( كپي )‬
‫آدرس ‪ ،‬تلفن ‪ ،‬فاكس ‪email ،‬‬
‫تمرين ‪ :‬نامه هاي زير را بنو‪.‬يسيد‬
‫‪ -1‬نامه به مدير واحد‬
‫• موضوع ‪ :‬درخواست انتقالي‬
‫‪ -2‬نامه به كاركنان تحت پوشش‬
‫• موضوع ‪ :‬رعایت سیگار نكشیدن‬
‫در محیط كار‬
‫‪ -3‬نامه به مدير عامل‬
‫• موضوع ‪ :‬پیشنها برگزاري‬
‫سمینار ملي‬
‫‪ -4‬نامه به مدير آموزش‬
‫• موضوع ‪ :‬درخواست برگزاري‬
‫دوره آموزش گزارش نویسي‬
‫‪ -5‬نامه به مدير روابط عمومي‬
‫• موضوع ‪ :‬درخواست برگزاري‬
‫جشن دانش آموزان ممتاز‬
‫‪ -6‬نامه به مدير امور اداري‬
‫• موضوع ‪ :‬استخدام نیروي جدید‬
‫‪ -7‬نامه به مديريت امور اداري‬
‫• موضوع ‪ :‬درخواست گواهي‬
‫اشتغال‬
‫ب‪ :‬صورتجلسه‬
‫• ب‪ :‬صورتجلسه‬
‫• صورتجلسه در لغت به معني‪ ،‬نوشتهاي كه در آن خالصه‬
‫گفتگوهاي اعضاء مجلسي ذكر شده باشد‪ ،‬ورقهاي كه در آن‬
‫شرح واقعه نوشته شود‪ )20( .‬از ديدگاه حقوقي‪ ،‬صورتجلسه‬
‫(يا صورت مجلس) ورقهاي است كه يك مقام رسمي (قاضي و‬
‫پليس و يا غيره) در آن يك عمل قضائي يا يك عمل خارجي‬
‫(مانند ضرب و جرح و قتل و غيره) را به منظور اثبات يك‬
‫واقعه مدني يا كيفري يا اداري ثبت ميكند‪)21( .‬‬
‫• همانطور كه از معاني آن مستناد ميگردد‪ ،‬صورتجلسه يا‬
‫صورتمجلس به سند يا نوشتهاي گفته ميشود كه ؛ در‬
‫بردارنده مطالب مطروحه‪ ،‬گفتگوها و يا تصميمات اتخاذ شده‬
‫در يك نشست رسمي و يا يك جلسه اداري باشد‪.‬‬
‫اركان صورتجلسه به طور عادي به شرح زير است‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫مشخصات اعضاء شركت‬
‫كننده‬
‫امضاء شركت كنندگان‬
‫مطالب مطرح شده‬
‫تصميمات اتخاذ شده‬
‫زمان جلسه‬
‫مكان جلسه‬
‫تكليف جلسه بعدي‬
‫نحوه تنظيم فرم صورتجلسه‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫شماره جلسه‪:‬‬
‫در صورتي كه جلسات به طور مستمر يا دورهاي به صورت‬
‫روزانه يا هفتگي و يا ماهانه و ‪ ...‬تشكيل گردد‪ ،‬در اين قسمت‬
‫شماره هر جلسه نوشته ميشود‪.‬‬
‫زمان جلسه‪:‬‬
‫در اين قسمت تاريخ تشكيل جلسه و زمان شروع و خاتمه آن‬
‫قيد ميگردد‪.‬‬
‫مكان جلسه‪:‬‬
‫منظور آدرس محل برگزاري جلسه است كه در اين قسمت‬
‫نوشته ميشود‪.‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫دستور جلسه‪:‬‬
‫قدر مسلم هر جلسه براي نيل به هدف ويژهاي تشكيل ميگردد‪ .‬تشريح هدف مزبور همان‬
‫دستور جلسه بوده كه از قبل مشخص گرديده است و در اين قسمت نوشته ميشود‪.‬‬
‫اعضاء جلسه‪:‬‬
‫در صورتي كه اعضاء جلسه قبالً معرفي شده باشند به ترتيب اهميت مقام آنان نام و‬
‫نامخانوادگي و سمت سازماني و شماره معرفينامه آنان ذكر ميشود‪ .‬چنانچه افراد از‬
‫نظر مقام هم سطح باشند ميتوان بر اساس حروف الفبا اين قسمت را تكميل نمود‪.‬‬
‫در جلساتي كه براي اولين مرتبه تشكيل ميشود‪ ،‬دبير جلسه موظف است معرفينامه‬
‫شركت كنندگان را مطالبه نموده و در صورت لزوم اطالعات الزم را شفاها ً از آن دريافت‬
‫داشته و در اين قسمت قيد نمايد‪.‬‬
‫مطالب مطروحه‪:‬‬
‫در اين قسمت خالصه مطالب مطروحه از طرف شركت كنندگان نوشته ميشود‪ .‬براي‬
‫سهولت در امر مطالعه ابتدا نام بيان كننده نوشته شده و سپس بعد از خط فاصل خالصه‬
‫و يا چكيده مطالب ايشان قيد ميگردد‪.‬‬
‫ج‪ :‬ساختار پاياننامه تحصيلي‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫مطالب مقدماتي‬
‫صفحه بسم ا‪ ...‬الرحمن الرحيم‪.‬‬
‫صفحه عنوان (شبيه روي جلد پژوهش نامه)‬
‫صفحه اسامي استادان راهنما و مشاور همراه با محل‬
‫امضاي آنان‬
‫صفحه تشكر و قدرداني (در صورت لزوم)‬
‫چكيده پايان نامه (حداكثر ‪ 80‬واژه كه حداكثر روي دو‬
‫صفحه ‪ A4‬قابل تايپ باشد‪).‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫فهرست مطالب‬
‫فهرست جدولها (در صورت لزوم)‬
‫فهرست نمودارها (در صورت لزوم)‬
‫فهرست پيوستها (در صورت لزوم‬
‫‪ -1‬مقدمه پژوهش‬
‫•‬
‫•‬
‫مقدمه‪ :‬شامل مجموعه مفيدي در رابطه با ارائه‬
‫مسأله مورد پژوهش‪ ،‬اهميت و اهداف پژوهش‪ ،‬و به‬
‫گونه خالصه‪ ،‬به منظور آشنائي با مطالب و محتواي‬
‫پايان نامه است‪.‬‬
‫بيان مسأله پژوهش‪ :‬در اين قسمت استدالل اصالت‬
‫موضوع مطرح است و پژوهشگر بايد با توجه به‬
‫نوشتههاي نظريه پردازان و صاحبنظران و‬
‫استداللهاي منطقي اصالت موضوع را روشن كند‪.‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫اهميت مسأله پژوهش‬
‫اهداف پژوهش‪ :‬افعال و عملياتي است كه پژوهشگر‬
‫جهت آزمون فرضيهها يا پاسخ سؤالها بايد به انجام‬
‫آنها اقدام كند‪.‬‬
‫پرسشها و فرضيههاي پژوهش‪ :‬بيان آنچه‬
‫پژوهشگر به دنبال تهيه پاسخ براي آن و يا در پي‬
‫تأييد يا رد آن است‪.‬‬
‫تعريف اصطالحات و تعاريف عملياتي متغيرها‪.‬‬
‫‪ :2‬بررسي پيشينه پژوهش‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫بررسي نظريهها و متون مربوط به موضوع پژوهش‬
‫بررسي پژوهشهاي انجام شده در ارتباط با موضوع‬
‫پژوهش (در داخل و خارج كشور)‬
‫بررسي پژوهشهاي مشابه موضوع مورد پژوهش‬
‫نقد و بررسي پژوهشهاي انجام شده (استنتاج كلي در‬
‫ارتباط با مسأله پژوهش)‬
‫بيان خالصه چگونگي حل مسأله پژوهش‬
‫‪ :3‬روش (يا متدولوژي) پژوهش‬
‫• تعريف جامعه آماري‬
‫• نمونه آماري و روش نمونه برداري‬
‫• حجم نمونه و روش تعيين حجم نمونه‬
‫‪-4‬ابزارهاي اندازهگيري (روشهاي گردآوري‬
‫دادهها)‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫تعيين اعتبار و روائي ابزارهاي اندازهگيري‬
‫طرح پژوهش و روش(هاي) تجزيه و تحليل دادهها‬
‫(چگونگي پاسخ به پرسشها و آزمايش فرضيهها)‬
‫يافتههاي پژوهش (نتايج)‬
‫توصيف دادهها (با استفاده از جدولها‪ ،‬نمودارها و‬
‫ارائه مشخصههاي آماري)‬
‫تحليل دادهها (انجام آزمونهاي آماري در رابطه با هر‬
‫پرسش‪ ،‬هدف يا فرضيه)‬
‫ساير يافتههاي پژوهش (نتايج فرعي پژوهش)‬
‫‪ :5‬بحث و تفسير نتايج پژوهش‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫بيان مسئله‬
‫توصيف روشهاي بكار گرفته شده‪ ،‬بيان نتايج حاصل به تفكيك‬
‫هر پرسش و فرضيه يا به شكل كلي‪.‬‬
‫استفاده از يافتههاي پيشين و تركيب آن با نتايج پژوهش‪.‬‬
‫محدوديتهاي پژوهش‬
‫پيشنهادها و كاربرد نتايج پژوهش‬
‫خالصهاي از مسأله‪ ،‬روشها و يافته هاي پژوهش‬
‫منابع‬
‫پيوستها‬
‫مرحله نگارش گزارش‬
‫مقدمه‬
‫قابل فهم و با معني‬
‫ايجاد عالقه در خواننده گزارش‬
‫بيان انتظار از گزارش‬
‫متن‬
‫محل ارايه آمارها‪ ,‬داده ها‬
‫تحليل و تفسير آنها‬
‫پايان‬
‫نتيجه گيري و‬
‫ارايه پيشنهاد و راه حل‬
‫در مقدمه آنچه را كه ميخواهيد ‪ ,‬به طور مختصر اعالم كنيد‬
‫در متن بگوييد‬
‫در پايان به طور مختصر يادآوري كنيد‬
‫در مرحله نگارش با چهار مسئله روبروهستيم ‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫تهيه پيشنويس‬
‫مسئله سبك نگارش‬
‫مسئله كلمات و جمالت‬
‫مسئله پاراگراف‬
‫تهيه پيشنويس‬
‫•‬
‫در پيشنويس ممكن است رعايت نقطهگذاري ‪،‬قواعد دستوري ‪،‬جمله بندي و‬
‫رسايي كالم زياد رعايت نشده باشد‪.‬‬
‫•‬
‫پيشنويس به منزله اسكلت و ستون فقرات گزارش است و هنوز از ظرافتها و‬
‫نكتهسنجيها بيبهره است‪.‬‬
‫نكات مورد توجه در تهيه پيش نويس ‪:‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫فاصله ميان سطرهاي پيشنويس ‪ 2‬تا ‪ 3‬سانيتمرت جهت وارد كردن تغيريات و جتديدنظرها‬
‫بني سطرها‪.‬‬
‫خوانا و با قلم خوردگي كم ‪.‬‬
‫خط كشيدن زير مطالب درشت و برجسته‪.‬‬
‫حاشيه ‪ 4‬طرف صفحات ‪ 3‬تا ‪ 5‬سانيتمرت جهت نوشنت مطلب اضايف‪.‬‬
‫تعيني جايي براي مشاره صفحه‬
‫مسئله سبك نگارش‬
‫•‬
‫•‬
‫گزارش بايد با سبكي بديع ‪،‬خالق ‪ ،‬روشن و دقيق ارائه گردد‪.‬‬
‫سادگي‪ ،‬روان‪ ،‬گويا و پرهيز از عبارات سنگين و دور از ذهن خواننده‬
‫بايد از نكات ضعف زير پرهيز نمود ‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫بكاربردن كلمات و جمالت اقرارآميز ‪،‬‬
‫بكاربردن كلمات و جمالتي كه حس اطمينان دور از عقل و منطق در خواننده ايجاد ميكند‪.‬‬
‫برانگيختن احساسات خواننده‬
‫جنبه تبليغاتي دادن به گزارش‬
‫قضاوت بيجا‬
‫اعمال احساسات شخصي و جهت خاص به گزارش‬
‫سعي در قبوالندن مسائل بدون ارائه داليل منطقي‬
‫استدالل غلط‬
‫نارسايي و بيدقتي‬
‫كامل بودن در‬
‫عين اختصار‬
‫واضح و روشن بودن‬
‫جمالت‬
‫نكاتي كه بايددر‬
‫سبک نگارش‬
‫رعايت شود‬
‫سادگي و رسايي‬
‫مسئله كلمات و جمالت‬
‫‪ ‬تعريف جمله‬
‫مجله جمموعهاي از كلمات است كه بر روي هم پيامي را ميرساند و با نقطه متام‬
‫ميشود‪.‬‬
‫‪ ‬اقسام جمله ( از حلاظ معنی ومفهوم – فعل – کمال در معنی – ارتباط با ديگر مجالت)‬
‫‪ ‬اصول جمله‬
‫يک مجله دارای يک مضمون ونکته اصلی‬
‫اصل وحدت‬
‫اتصال وترکيب کلمات با حفظ معنی اصلی‬
‫اصل ربط‬
‫قرار دادن مطالب وافکار مهم مجله در حمل مناسب‬
‫اصل تاكيد‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫نكاتي كه باید رعایت شود ‪:‬‬
‫صريحنويسي‬
‫ساده نويسي‬
‫كوتاهنويسي (ايجاذ)‬
‫فصاحت و بالغت‬
‫روشهاي كوتاهكردن جمله‬
‫بكاربردن ويرگول‪ ،‬نقطه ويرگول به جاي حروف ربط‬
‫حذف كلمات مترادف‬
‫حذف صفات و قيود غيرالزم‬
‫درست نويسي‬
‫رعايت دستور زبان‬
‫استفاده از عالمتگذاري‬
‫رعايت شيوه امالءفارسي‬
‫لحن محاورهاي نيمه رسمي‬
‫يك نسخه مهم براي تنظيم يك گزارشنويسي خوب‬
‫د ‪ :‬دقت‬
‫ا ‪ :‬اختصار‬
‫دوا‬
‫و ‪ :‬وضوح‬
‫مسئله پاراگراف‬
‫هر گزارش داراي سه جزء است ‪:‬‬
‫• مقدمه‬
‫• متن‬
‫• نتیجه‬
‫• پاراگرافبندي در گزارش وسيله و تكنيكي است كه به خواننده گزارش ياري ميدهد‬
‫تا مقدمه‪ ،‬منت و نتيجه را از حلاظ ساختاري از يكديگر متيز دهد‪.‬‬
‫• تعريف بند يا پاراگراف‬
‫• بند يا پاراگراف عبارتند از مجله يا مجلههايي كه فكر واحدي را بيان كند‪.‬‬
‫• در هر بند تنها ميتوان يك ايده را گنجانيد‪.‬‬
‫• پاراگراف پرورش منسجم يا مهاهنگ يك فكر واحد از يك نوشته است كه با ساير‬
‫بندهاي آن نوشته پيوند ناگسستين دارد‬
‫هر پاراگراف سه وظيفه اصلي به عهده دارد‪.‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫جلب توجه خواننده به موضوع و فكر اصلي نوشته‬
‫پرورش فكر اصلي نوشته به كمك بندها براي جلوگريي از احنراف فكر‬
‫خواننده و قطع عالقه او‬
‫اعالم نتيجه‬
‫تقسيم بندي مطالب گزارش از اهميت ويژه اي برخوردار است و‬
‫فشار رواني را برخواننده تعديل ميكند‪.‬‬
‫پاراگرافها از نظر نوع ارتباط داراي حاالت زير هستند ‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫رابطه علت و معلويل (ربط منطقي از مقدمه به نتيجه)‬
‫به صورت افكاري كه با يكديگر مغايرت دارند‪.‬‬
‫مقايسه ميان دو راه حل مساله يا دو معيار‬
‫پيوند به وسيله عبارات يا مجله هاي ربطي ‪.‬‬
‫فوايد استفاده از بند يا پاراگراف‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫شكسنت يكنواخيت‬
‫كمك به درك تقسيمبندي موضوع‬
‫مشخص ساخنت جزئي از كل موضوع‬
‫گذاشنت فاصله سفيد براي هبرت ديدن‬
‫جلب توجه خواننده به تغيري موضوع يا موضوعات فرعي‬
‫آساين مراجعه به هر مطلب‬
‫مرحله تجديد نظر گزارش‬
‫تجديد نظر‬
‫‪ ‬چيست ؟ مدت زماني كه صرف بررس ي ‚ انتقاد و تجديد نظر گزارش مي باشد ‚‬
‫( مرحله چهارم گزارش نويس ي) است‪.‬‬
‫‪ ‬چگونه ؟ در حقيقت بدون ارزيابي و تجديد نظر آنچه به نگارش درآمده ‚ ممكن‬
‫است به هدر رود و نتيجة مطلوب عايد نگردد‬
‫‪ ‬چطور ؟ پيروي از سه مرحله پرسشنامه اجتناب ناپذير و دوباره نويس ي گزارش‬
‫اصالح شده‬
‫بررسي ‚ انتقاد و تجديد نظر‬
‫‪ ‬مطالب به دنبال هم و مرتبط با هم نوشته شده‬
‫‪ ‬احتياج است كه جاي بند ها عوض شود‬
‫َ‬
‫‪ ‬اصول نگارش تماما رعايت شده است‬
‫‪ ‬از عالمت گذاري به درستي استفاده شده است‬
‫‪ ‬مطالب نوشته شده ساده ‚ كوتاه و درست است‬
‫‪ ‬امال كلمات صحيح است‬
‫‪ ‬قواعد گزارش نويس ي رعايت شده است‬
‫تجديد نظر اول‬
‫گزارش را از نظر مطالب و مواد مندرجة بررسي كنید ‪:‬‬
‫‪ ‬آيا حاوي اطال عات كافي مي باشد ؟‬
‫‪ ‬آيا مثالهاي بيشتر الزم است ؟‬
‫‪ ‬آيا حقا يق ‚ نياز به شرح بيشتري دارد ؟‬
‫‪ ‬آيا منابع اطالعاتي ‚ بهترين منابع قابل دسترس است ؟‬
‫‪ ‬آيا بيشتر از اندازه مطالب گنجانيده شده است ؟‬
‫‪ ‬آيا نوشته منطقي مي باشد ؟‬
‫تجديد نظر دوم‬
‫گزارش را از نظر موثر بودن و ترتيب كلي آن بررس ي كنيد ‪:‬‬
‫‪‬‬
‫آيا موضوع به طور واضح بيان شده است؟‬
‫‪‬‬
‫آيا موضوع به مراحل و روشن تقسيم شده است ؟‬
‫‪‬‬
‫آيا روابط بين مراحل واضح است؟‬
‫تجديد نظر سوم‬
‫نوشته را از نظر جمله بندي ‚انتخاب لغت ‚ طرز تحرير‚ نشانه گذاري و‬
‫شيوه خط فارس ي بررس ي كنيد ‪:‬‬
‫‪ ‬آيا جمله ها صحيح و موثر مي باشد ؟‬
‫‪ ‬آيا با ايجاد تنوع در طول جمله ‚ از يكنواختي احتراز شده است‬
‫؟‬
‫‪ ‬آيا كلمات به جاي اينكه مفاهيم كشدار و مهم داشته باشد ‚ داراي معاني‬
‫قطعي و روشن هستند ؟‬
‫‪ ‬آيا اسلوب تحرير ‚ مناسب است ؟‬
‫‪ ‬آيا با حذف زائد و تعويض افعال در وجه مفعولي به فاعلي جمله ها واضح و‬
‫روشن تر مي شود ؟‬
‫‪ ‬آيا اصول و قواعد نشانه گذاري و شيوه خط فارس ي در گزارش به صورتي‬
‫رعايت شده است ؟‬
‫ضعف نكات يك گزارش‬
‫‪ (1‬ضعف انشاء و جمله بندي و سبك كه موجب نارسايي گزارش مي‬
‫شود‬
‫‪ (2‬تركيب غلط از نظر فصل بندي و پاراگراف بندي موضوعات كه‬
‫گزارش را مغشوش و گمراه كننده مي سازد‬
‫‪ (3‬روش تحقيق نادرست و غير اصولي كه نتيجه اش ارائه گزارش اشتباه‬
‫آميز يا مشكوك و غير كافي است‬
‫‪ (4‬عدم دقت در ارائه مطالب كه به گزارش خلل وارد مي سازد و اي بسا‬
‫كه حقيقتی را وارونه جلوه دهد و سر نوشت فرد يا افرادي را دگرگون‬
‫سازد‬
‫از حوصله شما سپاسگزارم‬