Transcript إدارة الاجتماعات

‫أوال ‪ :‬أهداف البرامج‬
‫الهدف العام للبرنامج‬
‫معرفة ما به يتمكن الدارس من إعداد وإدارة االجتماعات‬
‫بكفاءة وفاعلية وذلك من خالل تحقيق األهداف السلوكية‬
‫اإلجرائية اآلتية‪:‬‬
‫‪1‬يوضح ماهية االجتماعات‬‫‪2-‬يعدد أنواع االجتماعات‬
‫‪3-‬يعدد شروط المشاركين فى االجتماعات‬
‫ ‪4‬يبين هذه الشروط‬‫‪5-‬يوضح كيفية دعوة المشاركين‬
‫‪6‬يقدم نصائح ثمينة لقائد االجتماع ليحقق له النجاح‬‫‪7-‬يتقن التخطيط الجتماع ناجح‬
‫‪8‬يجيد إدارة النقاش فى االجتماع‬‫‪9‬يحسن التعامل والتصرف مع المواقف الصعبة‬‫‪10-‬يحدد األنماط البشرية المتباينة للمشاركين فى االجتماع‬
‫‪11‬يجيد التعامل مع هذه األنماط‬‫المختلفة‬
‫‪12‬يقدر مسئوليته فى االجتماع‬‫‪13‬يحافظ على وقت االجتماع‬‫‪14‬يوضح صفات سكرتير االجتماع‬‫‪15‬يعدد مهام سكرتير االجتماع‬‫‪16‬يوضح دور العضو الفعال فى االجتماع‬‫‪17-‬يوضح المطلوب فى االجتماع‬
‫‪11‬يجيد التعامل مع هذه األنماط‬‫المختلفة‬
‫‪12‬يقدر مسئوليته فى االجتماع‬‫‪13‬يحافظ على وقت االجتماع‬‫‪14‬يوضح صفات سكرتير االجتماع‬‫‪15‬يعدد مهام سكرتير االجتماع‬‫‪16‬يوضح دور العضو الفعال فى االجتماع‬‫‪17-‬يوضح المطلوب فى االجتماع‬
‫ثانيا ‪ :‬آلية تحقيق أهداف البرنامج‬
‫دورة‬
‫تدريبية‬
‫ورشة‬
‫عمل‬
‫حلقات‬
‫نقاشية‬
‫زيارات‬
‫ميدانية‬
‫عن طريق‬
‫ثالثا ‪ :‬تقويم وقياس البرامج‬
‫‪1‬االختيار‬‫التحصيلى‬
‫‪2-‬االستبانة‬
‫‪3‬المتابعة والمالحظة‬‫الجتماع تدريبى‬
‫رابعا‪ :‬تحليل النتائج وإدخال التعديالت‬
‫خامسا‪ :‬التدريب المستمر على البرامج‬
‫ميدانيا داخل الغرف‬
‫( على إدارة االجتماعات)‬
‫أهداف البرنامج الفعال‬
‫لمعرفة ذلك ال بد من‬
‫االجابة على هذه األسئلة؟‬
‫ما االجتماعات ‪ -‬ما أنواعها ‪ -‬وما دورك فى كل منها‬
‫متى يكون االجتماع ضروريا‬
‫شروط المشاركين وكيفية دعوتهم‬
‫كيفية التعامل مع االنماط البشرية المختلفة‬
‫كيف تخطط الجتماع ناجح‬
‫كيف تدير النقاش وتتعامل مع المواقف الصعبة‬
‫الفصل األول‬
‫االجتماعات فى حياتك‬
‫الهدف العام‬
‫تحصيل فكرة عامة عن االجتماعات من حيث‪:‬‬
‫مكانتها‪ -‬أهميتها‪ -‬أنوعها‪ -‬عوامل نجاحها‪ -‬عوامل فشلها‬
‫لنرفع من كفاءة اجتماعاتك‬
‫استقصاء‬
‫هل تعلم‬
‫• معظم المديرين يقضى أغلب وقته فى االجتماعات‬
‫• عدد االجتماعات فى إحدى الدول ‪ 15‬مليون اجتماع يوميا‬
‫• بعض المديرين يشترك فى ‪ 400‬اجتماع سنويا‬
‫• هناك اجتماعات توفر الوقت وتنجز األعمال ‪ ،‬واخرى تضيع‬
‫الوقت وتهدر الطاقات‬
‫أحسب وقت اجتماعاتك‬
‫أوال ‪ :‬احسب وقت عملك الشهرى (مثال‪ 182:‬ساعة)‬
‫ثانيا ‪ :‬احسب وقت اجتماعاتك اليومية واالسبوعية والشهرية‬
‫(مثال‪ 72 = 14 +32 +26 :‬ساعة)‬
‫إذا أنت تنفق ‪ %40‬من وقت عملك شهريا فى‬
‫االجتماعات‬
‫ما هى نظرتك فى االجتماعات؟‬
‫• لماذا أنت تحب بعض االجتماعات وتراها ضرورية ؟‬
‫• لماذا أنت تكره بعض االجتماعات وتراها ضارة؟‬
‫• أود لو استطعت التخلص من معظم اجتماعاتى ألحيا حياة‬
‫هادئة ومريحة ( اختار نعم أو ال)‬
‫االجتماع ‪:‬‬
‫هو التقاء ثالثة أو أكثر من أولئك الذين تجمعهم أهداف عامة‬
‫بحيث يعتبر االتصال بينهم هو االداة األساسية لتحقيق األهداف‬
‫المشتركة‬
‫كثيرا ما نسمع‬
‫اجلوا االجتماع لمرة اخرى‬
‫هذه العبارات‬
‫أنا لدى اعمال اخرى‬
‫إن االجتماعات تحدث‬
‫صداعا اكثر من أى نشاط اخر‬
‫نحن نضيع وقتنا فى االجتماعات‬
‫االجتماعات تعيق عمل االفراد وال تحقق ذاتيتهم‬
‫احسب تكلفة اجتماعاتك‬
‫تكلفة اجتماع اسبوعى فى السنة=‬
‫‪= 52‬‬
‫‪× 10‬‬
‫اجتماع فى السنة × ‪ 1,5‬ساعة‬
‫أفراد ×‪ 5‬جنيهات أجر الفرد الواحد‪+‬‬
‫( ‪25‬جنيه مصروفات سكرتارية ومشروبات ×‪)52‬‬
‫‪=5200‬‬
‫جنيه‬
‫هذا بخالف تعطيل أعمال االفراد ‪ -‬الدائمة‪ -‬المشاركين فى االجتماع‬
‫إذا لماذا نجتمع ؟‬
‫االجتماعات‪ ..‬تلبى الحاجة الفطرية لالجتماع والمشاركة مع اآلخرين‬
‫االجتماعات‪ ..‬تكسب األعضاء الشعور باالنتماء‬
‫االجتماعات‪ ..‬تحفز االفراد على المشاركة فى المسئولية‬
‫االجتماعات‪ ..‬وسيلة فعالة من وسائل تبادل المعلومات‬
‫االجتماعات‪ ..‬تساعد على التفاعل الجيد‬
‫االجتماعات‪..‬تساعد على ظهور األفكار الجيدة والمبدعة‬
‫االجتماعات‪ ..‬من افضل الوسائل التخاذ القرارات بشكل جماعى فعال‬
‫االجتماعات‪ ..‬تساهم فى حل المشكالت واالختيار بين البدائل‬
‫االجتماعات‪ ..‬تساعد على التخطيط الجيد لألعمال ورسم السياسات‬
‫االجتماعات‪..‬تكسبك خبرة عملية فى الحوار وعرض الرأى والدفاع‬
‫عنه‬
‫االجتماعات‪ ..‬تساعدك على فهم أصناف الناس وكيف تتعامل معهم‬
‫االجتماعات‪ ..‬تتنزل فيها السكينة والرحمة إذا كانت فى هللا وهلل‪.‬‬
‫اختبار‬
‫هل اجتماعاتك فعالة؟‬
‫حين أكون قائدا الجتماع‬
‫فإننى أنجح فى إدارته بنسبة‬
‫‪0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 %‬‬
‫حينما أكون مشاركا الجتماع‬
‫فإننى أنجح فى المشاركة بنسبة‬
‫‪0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 %‬‬
‫أين أنت من االجتماعات ؟‬
‫مشارك وفعال‬
‫يتخير المكان‬
‫الجيد‬
‫ملتزم بالميعاد‬
‫جاد و مبتكر‬
‫مستمع ومرن‬
‫يقيم ذاته‬
‫منضبط دائما‬
‫يتقن إدارة‬
‫االجتماع‬
‫إيجابى و منفتح‬
‫اذكر نعم أم ال؟‬
‫أنواع االجتماعات‬
‫من حيث المستوى هناك‪:‬‬
‫اجتماعات عالمية ‪ -‬اجتماعات دولية ‪ -‬اجتماعات مؤسسية‬
‫من حيث االنتظام هناك ‪:‬‬
‫اجتماعات دورية ‪ -‬اجتماعات غير دورية‬
‫من حيث الصالحية هناك‪:‬‬
‫اجتماعات توصيات ‪ -‬اجتماعات قرارات‬
‫من حيث الرسمية هناك‪:‬‬
‫اجتماعات رسمية ‪-‬اجتماعات غير رسمية‬
‫من حيث النظم االجراءات هناك‪:‬‬
‫اجتماعات شكلية ‪ -‬اجتماعات غير شكلية‬
‫من حيث الهدف من االجتماع هناك ‪:‬‬
‫اجتماعات عرض معلومات ‪ -‬اجتماعات اتخاذ القرارات‬
‫لنجاح أى اجتماع البُ َّد من تحديد اآلتى‪:‬‬
‫القائد‬
‫هدف االجتماع‬
‫الوضع داخل غرفة‬
‫االجتماعات وعملية االتصال‬
‫نوعية المشاركين‬
‫عوامل نجاح‬
‫االجتماع‬
‫أنواع خاصة من االجتماعات‬
‫اللجان‬
‫لجان دائمة‬‫لجان المهام الخاصة‬‫‪-‬لجان تمهيدية‬
‫العصف الذهنى‬
‫ألجل‬
‫حلول لمشكلة صعبة‬‫التوصل لموضوع مؤتمر‬‫‪-‬وضع استراتيجية جديدة‬
‫حلقات‬
‫نقاش‬
‫ورقة عمل‬‫‪-‬مسألة ما‬
‫حالة عملية‪:‬‬
‫نموذج اجتماع فاشل‬
‫حدد موقفك الشخصى منها‬
‫ضوضاء داخل وخارج الحجرة ‪ -‬العدد كبير‪-‬المقاعد غير كافية ‪-‬‬
‫الجو حار‪ -‬ضيق الحجرة‪ -‬شخصية الرئيس ضعيفة ‪ -‬الهدف‬
‫مجهول ‪ -‬لم يعد جدول األعمال ‪ -‬لم يوزع المحضر السابق ‪-‬‬
‫غياب السكرتير‪ -‬التقرير اإلدارى لم يعد ‪ -‬تأخر بعض األعضاء‬
‫ رنين التليفون ال يتوقف ‪ -‬االحاديث الجانبية ‪ -‬نعاس بعض‬‫األعضاء‪ -‬كثرة الزوار للرئيس ‪ -‬مقاطعة األعضاء لبعضهم ‪-‬‬
‫التقرير المالى طويل ومتشعب وبه اخطاء ‪ -‬نقاش األعضاء فى‬
‫شكله وليس فى مضمونه ‪ -‬عرض احد االفراد مشكلة وطلب رأى‬
‫الحاضرين فيها ‪ -‬رغبة أحد االفراد فض االجتماع لظرف عائلي‪.‬‬
‫الفصل الثانى‬
‫تخطيط االجتماع‬
‫ابدأ التخطيط لالجتماع‬
‫أهداف االجتماع‬
‫من يحضر االجتماع‬
‫ظروف االجتماع‬
‫جدول األعمال‬
‫اشعار الدعوة لالجتماع‬
‫حدد دورك‪..‬‬
‫تعرف مهامك‬
‫الفوائد السبعة للتخطيط لالجتماع‬
‫توضح‬
‫األهداف‬
‫تسهل‬
‫التقييم‬
‫تطبيق مبدأ‬
‫األولوية‬
‫تحديد االمكانيات‬
‫المطلوبة‬
‫التنبؤ‬
‫بالمشكالت‬
‫تحديد‬
‫المراحل‬
‫زيادة‬
‫الفاعلية‬
‫التخطيط مسئولية من ؟‬
‫التخطيط مسئوليتنا جميعا‬
‫القائد‬
‫السكرتير‬
‫االعضاء‬
‫كيف تخطط الجتماعك؟‬
‫اتبع خطوات التخطيط الفعال‪:‬‬
‫‪1‬رصد الواقع‬‫‪2‬وضع األهداف وتحديد األولويات‬‫‪3‬اختيار قائد االجتماع والمشاركين فيه وتحديد السكرتير‬‫‪4‬اختيار الزمان والمكان والتجهيزات‬‫‪5‬تحضير جدول األعمال‬‫‪6-‬توجيه اشعار الدعوة‬
‫ليس االجتماع هو الوسيلة الوحيدة التخاذ القرار‬
‫•حل المشكلة أو اتخاذ القرار بنفسى‬
‫• ايصال المعلومات بواسطة تقرير مكتوب أو خطاب‬
‫•التشاور على الهاتف‬
‫•استخدام شرائط الكاسيت أو الفيديو‬
‫• فال تعقد إال االجتماع الضرورى الذى ال بديل له‬
‫ما هى األسباب الضرورية لالجتماع ؟‬
‫اتخاذ‬
‫القرار‬
‫حل‬
‫المشكالت‬
‫التفاوض‬
‫االجتماعات‬
‫االنسانية‬
‫االتصال‬
‫تبادل‬
‫المعلومات‬
‫المتطلبات‬
‫القانونية‬
‫االبتكار‬
‫التعليم‬
‫والتوجيه‬
‫التخطيط‬
‫كسب‬
‫االلتزام‬
‫أسباب اخرى غير وجيهة‬
‫االجتماعات الدورية‬
‫التفاؤل المفرط‬
‫الهداف المستترة‬
‫التخلص من‬
‫المسئولية‬
‫ممارسة الضغوط‬
‫وتمرير القرارات‬
‫أهدافك من االجتماع‪:‬‬
‫أوال‪ :‬رصد الواقع‬
‫الفرص المتاحة‬
‫القيود والمعوقات‬
‫نقاط القوة والضعف فيك‬
‫دراسة إمكاناتك المختلفة‬
‫( المالية‪ -‬البشرية ‪ -‬التنظيمية‪ -‬الفنية ‪ -‬المهنية ‪..‬الخ)‬
‫ثانيا ‪ :‬وضع الهدف من االجتماع‬
‫واقعيا‬
‫واضح‬
‫يجب أن‬
‫يكون الهدف‬
‫قابال للقياس‬
‫محددا‬
‫طموحا‬
‫مقبوال‬
‫مشتركا‬
‫تتاح الفرصة لكل‬
‫عضو لإلسهام فيه‬
‫يتمشى مع أهداف‬
‫وقيم باقى االفراد‬
‫ثالثا ‪ :‬ترتيب األولويات‬
‫استخدم طريقة أ‪ -‬ب ‪ -‬ج‬
‫اكتب قائمة أهدافك مرة اخرى مرتبة حسب األولوية‬
‫ابدأ بتحقيق األهداف األكثر أهمية ذات األولوية (أ) ثم‬
‫( ب)‬
‫ال تنشغل باالهداف ذات األولوية (ج) إال فى آخر االجتماع‬
‫إذا حددت أهدافك بدقة ورتبتها حسب األولويات‬
‫فيمكنك ذلك من‪:‬‬
‫• تحديد وقت االجتماع ومدته‬
‫• تحديد مكان االجتماع‬
‫• دعوة األعضاء المناسبين‬
‫• اختيار الرئيس والسكرتير‬
‫• تحديد ما يلزمك من إمكانات‬
‫• إدارة النقاش‬
‫• الوصول إلى ما تتوقعه من االجتماع فى سهولة ويسر‬
‫من يحضر االجتماع ؟‬
‫أوال‪:‬‬
‫اعضاء االجتماع‬
‫)‪(1‬اجعل عدد األعضاء اقل ما يمكن‬
‫)‪(2‬ال تذهب إال لالجتماع الضرورى‬
‫)‪(3‬ادع األعضاء المناسبين الهداف االجتماع‬
‫)‪(4‬ال تنس احدا مهما‬
‫ثانيا ‪ :‬قائد االجتماع‬
‫دور قائد االجتماع‬
‫• عليه أن يوضح هدف االجتماع‬
‫• أن يسير به فى االتجاه الصحيح‬
‫• أن يحفز األعضاء ويحافظ على استمرارية حماسهم‬
‫• أن يوجه النقاش نحو الهدف‬
‫• أن يساعد كل عضو على المشاركة واالسهام بافضل ما عنده‬
‫• أن يحافظ على النظام‬
‫•أن يطبق القواعد واالجراءات دون خوف أو محاباة‬
‫الصفات الشخصية لقائد االجتماع‬
‫اختر للقيادة صاحب اكبر قدر من الصفات المؤهلة‬
‫الصالت الوشيجة‬
‫باالعضاء‬
‫القدرة على‬
‫اتخاذ القرار‬
‫الحساسية المرهفة‬
‫بالناس وفهم مشاعرهم‬
‫الحماس والطموح‬
‫الذكاء‬
‫والفطنة‬
‫الذوق‬
‫السليم‬
‫الجدية‬
‫واالتزان‬
‫للقيادة‪:‬‬
‫الفهم الصحيح‬
‫السلوب القيادة‬
‫الحكم الصائب‬
‫فى األمور المختلفة‬
‫استقرار‬
‫الشخصية‬
‫حضور البديهة‬
‫واللباقة‬
‫ثانيا ‪:‬‬
‫قبل أن ترأس أى اجتماع أسأل نفسك ؟‬
‫• هل أنا قائد فعال ؟‬
‫•هل هذه فرصة لتنمية شخص معين؟‬
‫• هل لديك وجهات نظر مثيرة للجدل ومؤثرة حول موضوع المناقشة؟‬
‫ال تحاول دائما االحتفاظ بقيادة االجتماع‪..‬‬
‫درب مرؤوسيك وتمتع بحرية أكبر فى المشاركة‪.‬‬
‫اترك لالعضاء فى بعض االجتماعات حرية اختيار قائدهم‬
‫ثالثا ‪ :‬القائد بالتعين أم باالنتخاب؟‬
‫غالبا يكون بالتعيين‬
‫احيانا يكون باالنتخاب ‪ ،‬ويكون مفيدا إذا تالفت المجموعة‬
‫اختيار القائد على اساس‪:‬‬
‫• األكثر شعبية‬
‫• الطائفية‬
‫• األكثر نفوذا وقدرة على الضغط‬
‫• عشوائى‬
‫رابعا ‪ :‬القائد بحكم المنزلة‬
‫األكبر سننا‬
‫صاحب الخبرات‬
‫الواسعة‬
‫االقدم فى العمل‬
‫الشخص المضيف‬
‫صاحب مكانة‬
‫اجتماعية‬
‫احذر اختيار القائد على اساس منزلته فقط‬
‫ثالثا ‪ :‬السكرتير‬
‫دوره يلى دور القائد فى األهمية وهو‪:‬‬
‫• التأكد من اتخاذ كافة االجراءات االدارية بشكل مناسب‬
‫• التأكد من سير األمور االدارية قبل االجتماع واثناءه وبعده‬
‫• تدوين المالحظات الدقيقة عن فعاليات االجتماع‬
‫•كتابة محضر االجتماع لتكون سجال دائما ورسميا‬
‫•مساعدة القائد طوال االجتماع‬
‫•حفظ الوثائق وتوفيرها عند طلب القائد‬
‫لنجاح االجتماع أحرص على‬
‫• وجود سكرتير الجتماعاتك‬
‫• ال تجمع بين وظيفتى القائد والسكرتير فى اجتماع واحد‬
‫•اختر السكرتير المناسب الجتماعك‬
‫• زود سكرتيرك بمعلومات كاملة قبل االجتماع بوقت كاف‬
‫صفات السكرتير المناسب‬
‫ذكى‬
‫حسن التعبير‬
‫سريع‬
‫البديهة‬
‫منظم‬
‫وحريص‬
‫متواضع‬
‫متدرب‬
‫متعاون‬
‫اساسيات االجتماع‬
‫أوال‪:‬الزمان‬
‫•شاور المشاركين فيه‬
‫ثانيا‪ :‬المكان‬
‫• قريبا للمشاركين‬
‫•ال يكون وقت الظهيرة •جاهزا ومعد ومتسع‬
‫•ال يكون متأخر ليال‬
‫• غير مكلف ماديا‬
‫•ال يكون يوم عطلة‬
‫ومبكرا‬
‫• ليس فيه محاذير‬
‫•من ‪ 3-2‬ساعات‬
‫• خالى من الضوضاء‬
‫• درجة الحرارة‬
‫المناسبة‬
‫•التهوية‬
‫•والطاوالت والمقاعد‬
‫• إضاءة مناسبة‬
‫•ترتيب االثاث‬
‫نموذج ترتيب الجلوس فى غرفة االجتماعات‬
‫الترتيب‬
‫االدارى‬
‫ترتيب فصل‬
‫دراسى‬
‫ترتيب‬
‫حرف‪U‬‬
‫ترتيب‬
‫المسرح‬
‫ترتيب‬
‫التفاوض‬
‫ترتيب قاعدة‬
‫التداول‬
‫الترتيب الحر‬
‫الترتيب الدائرى‬
‫ثالثا ‪ :‬التجهيزات‬
‫)‪(1‬اساسية‪ :‬اقالم ‪ -‬دفاتر‪ -‬اكواب مياه ‪ -‬مناديل ‪ -‬ادوات مكتبية‬
‫)‪(2‬صوتية‪ :‬ميكروفون ‪ -‬سماعات‬
‫)‪(3‬لوحات االسماء‬
‫)‪(4‬مرئية ‪ :‬بروجكتور ‪ -‬كمبيوتر ‪ -‬شاشة عرض ‪ -‬جهاز عرض‬
‫الشرائح ( الساليدز) ‪ -‬سبورة بيضاء ‪ -‬شريط فيديو‬
‫جدول‬
‫األعمال‬
‫أوال‪ :‬حدد بنود جدول األعمال بحيث تشتمل على ‪:‬‬
‫)‪(1‬قائمة أهداف االجتماع‬
‫)‪(2‬جدول األعمال السابق‬
‫ثانيا ‪ :‬حدد قائد كل موضوع من موضوعات االجتماع‬
‫يحسن اتباع طريقة الجرس لتنظيم وترتيب موضوعات االجتماع‬
‫طريقة جدول أعمال الجرس لتنظيم‬
‫وترتيب موضوعات االجتماع‬
‫مرحلة‬
‫بداية‬
‫االجتماع‬
‫موضوعات موضوعات‬
‫تحضيرية متوسطة‬
‫الصعوبة‬
‫سهلة‬
‫منتصف‬
‫االجتماع‬
‫موضوعات‬
‫صعبة‬
‫مرحلة‬
‫نهاية‬
‫االجتماع‬
‫موضوعات موضوعات‬
‫سهلة‬
‫للنقاش‬
‫ختامية‬
‫ثالثا ‪ :‬تسلسل البنود‬
‫• التسلسل المنطقى‬
‫• التسلسل من حيث الصعوبة‬
‫•التسلسل من حيث الصعوبة‬
‫• التسلسل حسب الظروف المالزمة لالعضاء‬
‫• التسلسل حسب فترات الراحة‬
‫رابعا‪ :‬حدد الفترة الزمنية لكل‬
‫بند‬
‫• جدول األعمال ال ينبغى أن يكون مزدحم ‪ ،‬مهما كانت‬
‫الظروف‬
‫• عدم مناقشة أمر مهم بعد أن يكون الوقت أنتهى واصبر قد نفد ‪،‬‬
‫افضل من التعرض له بالنقاش ‪.‬‬
‫• إذا كانت البنود كثيرة فمن األفضل تأجيل بعضها أو عقد‬
‫االجتماع على جلستين‬
‫خامسا ‪ :‬التشاور بشأن جدول االعمال‬
‫سادسا ‪ :‬التحضير للبنود واعداد األوراق المفردة‬
‫اإلعداد الجيد لالجتماع ينبغى أن يغطى ثالثة مجاالت‬
‫الموضوع‬
‫االستراتيجية‬
‫المشاركون‬
‫وعلى القائد والسكرتير أن يعقدوا اجتماع قبل االجتماع‬
‫وأخيرا ‪ :‬إشعار الدعوة لالجتماع‬
‫متى‬
‫فى اسرع وقت واقرب فرصة‬
‫لمن‬
‫كافة المشاركين فى االجتماع‬
‫كيف‬
‫شفويا ‪ -‬بالهاتف ‪ -‬بالفاكس ‪ -‬بالبريد االلكترونى‬
‫مشتمال‬
‫على‬
‫اسم االجتماع ‪ -‬تاريخ انعقاده ‪ -‬موعد البدء‬
‫واالنتهاء ‪ -‬مكانه ‪ -‬جدول األعمال ‪-‬‬
‫الموضوعات المطلوب من العضو عرضها‪.‬‬
‫مهام القائد قبل االجتماع‪:‬‬
‫• التحضير لالجتماع‬
‫•دراسة الواقع‬
‫•وضع أهداف االجتماع وترتيبها حسب األولوية‬
‫•التأكد من فهم السكرتير لكافة جوانب االجتماع واهدافه‬
‫•دراسة بنود االجتماع ونفسية المشاركين فيه‬
‫•ال تحتفظ بقيادة االجتماع ‪ ،‬درب مرؤوسيك على ذلك‬
‫مهام السكرتير قبل االجتماع‪:‬‬
‫مراجعة القائد هل هناك بديل افضل من االجتماع‬
‫التأكد من فهم النقاط الرئيسية من القائد‬
‫معرفة أهداف االجتماع وترتيبها حسب األولوية‬
‫تحديد أقل عدد سيحضر االجتماع‬
‫تحديد زمان ومكان االجتماع‬
‫تحديد بنود جدول األعمال‬
‫مهام العضو قبل االجتماع‬
‫‪:‬‬
‫• الحصول على معلومات كافية عن االجتماع‬
‫• استالم اشعار الدعوة لالجتماع‬
‫•تحديد الهدف من حضور االجتماع‬
‫• عدم االنشغال بموعد اثناء فترة االجتماع‬
‫•دراسة بنود جدول األعمال‬
‫•االهتمام باعداد الموضوعات التى سيعرضها فى االجتماع‬
‫بنود تقييم االجتماع‪:‬‬
‫المكان‬
‫أهداف‬
‫االجتماع‬
‫جدول‬
‫األعمال‬
‫الزمان‬
‫هل التزم االجتماع‬
‫بجدول األعمال‬
‫والوقت المحدد‬
‫طريقة اتخاذ‬
‫القرار‬
‫اختيار واداء‬
‫القائد والسكرتير‬
‫نوعية المشاكل‬
‫التى حدثت‬
‫اداء وسلوك‬
‫االعضاء‬
‫الفصل الثالث ‪:‬‬
‫فى يوم االجتماع‬
‫قبل البداية‬
‫• الحضور فى الوقت المناسب‬
‫• تجهيز قاعة االجتماع‬
‫• استقبال المشاركين‬
‫• تبادل المناقشات السريعة‬
‫• التحضير لبداية االجتماع‬
‫كيف تتعامل مع هذه المواقف ؟‬
‫تدريب‬
‫عرض المؤلف اثنا عشر موقفا غالبا تحدث اثناء‬
‫االجتماعات وعرض حلوال لها‬
‫يحسن الرجوع إليها فى النسخة االصلية‬
‫وصفة ذهبية الجتماعات فعالة‬
‫• ابدا فى الموعد المحدد‬
‫• ابدأ بداية موفقة‬
‫• اعرض جدول األعمال والتزم به‬
‫• راقب الوقت وحافظ عليه‬
‫• طبق القاعدة بلباقة ‪ ..‬دون خجل أو مجاملة‬
‫• حافظ على النظام ‪ ..‬وتعامل جيدا مع‬
‫الفوضى‬
‫• تصرف بلباقة وخلق حسن‬
‫• تحكم دائما فى مشاعرك وسلوكياتك‬
‫• تصرف بشكل مهذب مع الجميع‬
‫• استخدم روح الدعابة دون افتعال أو اسراف‬
‫•قدر االنجازات واشكر اصحابها‬
‫• أنتبه دائما وتوقف عن عاداتك الخاطئة‬
‫المناقشة ‪..‬أنواعها ومراحلها‬
‫مميزات النقاش ‪ :‬هو اكثر الوسائل فاعلية فى االجتماع‬
‫وهو الطريق الصحيح للوصول الهداف االجتماع‬
‫يرفع من كفاءة اداء االجتماع‬
‫يقدم نصائح جديرة باالهتمام للمشاركين‬
‫يزود المشارك بمعلومات ومعارف جديدة‬
‫يزيد ثقة المشارك فى نفسه وقدراته‬
‫أوال ‪ :‬مناقشات اتخاذ‬
‫القرارات ‪:‬‬
‫ولها اربعة مراحل‬
‫)‪(1‬المقدمة‪ :‬تشتمل على وجهة نظر متكاملة حول الموضوع المطروح‬
‫)‪(2‬التحديد ‪ :‬تحديد المشكلة ودراسة اسبابها هو أول خطوات الحل‬
‫)‪(3‬النقاش ‪ :‬يعنى إيجاد أكثر من حل بديل عن طريق الحوار البناء‬
‫عن طريق المناقشة المفتوحة‬
‫أو طريقة تداعى األفكار‬
‫)‪(4‬اتخاذ‬
‫القرار‪:‬‬
‫• حين تتوحد اآلراء حول الموضوع‬
‫• حين تنحصر الخالفات فى أمور سطحية‬
‫•حين تتباين المواقف بوضوح‬
‫•حين يمكن إيجاد حلول وسط‬
‫•حين تصبح المناقشة عقيمة‬
‫•وحين يكاد الوقت المتاح أن ينتهى‬
‫متى تتخذ القرار‬
‫طرق اتخاذ القرار‬
‫االجماع‬
‫احالة الموضوع إلى لجنة‬
‫أو مجموعة عمل‬
‫القرار الفردى‬
‫التصويت‬
‫طريقة المجموعة‬
‫الشكلية‬
‫تأجيل القرار‬
‫ثانيا ‪ :‬المناقشة فى اجتماعات عرض المعلومات‬
‫المناقشة هنا تتطور فى خمس مراحل‬
‫• عرض الموضوع‬
‫• تحديد المشكلة وعرض أهم أسبابها‬
‫• عرض البدائل مع ذكر مميزات وعيوب كل حل‬
‫• الوصول إلى عرض القرار‬
‫• اتاحة فرصة لالعضاء لالستفسار واالستيضاح‬
‫ثالثا ‪ :‬المناقشة فى اجتماعات إثارة العصف الذهنى‬
‫تحتاج لسبع مراحل‬
‫‪4‬إنجاز‬‫المهمة‬
‫‪1‬اختيار‬‫المجموعة‬
‫‪5-‬التنشيط‬
‫‪2‬تحديد الهدف‬‫‪3‬احاطة المجموعة‬‫بالعملية‬
‫‪6‬التقييم المبدئى‬‫‪7-‬التقييم النهائى‬
‫رابعا ‪ :‬المناقشة فى حلقات النقاش‬
‫وتحتاج إلى خمس مراحل‬
‫‪1-‬عرض ورقة عمل‬
‫‪2‬المناقشة‬‫‪4-‬اإلعادة‬
‫‪3-‬التعقيب‬
‫‪5-‬الكلمة األخيرة‬
‫طريقك إلى مناقشة مثمرة‬
‫أوال كن مستمعا جيدا‬
‫توقف‬
‫عن الكالم‬
‫تقبل النقد‬
‫والرأى اآلخر‬
‫ال تشوش على‬
‫المتكلم‬
‫شجع المتحدث‬
‫على الكالم‬
‫اطرح بعض‬
‫االسئلة‬
‫ضع نفسك‬
‫مكانه‬
‫اشعر المتحدث‬
‫برغبتك فى السماع‬
‫تدبر فى معانى‬
‫الكلمات‬
‫أنتبه إلى التصرفات‬
‫غير اللفظية‬
‫كن صبورا‬
‫واحتفظ بهدوئك‬
‫ثانيا ‪ :‬كن متحدثا لبقا‬
‫)‪(1‬استعد جيدا للكلمة‬
‫)‪(2‬ابدأ بداية موفقة‬
‫)‪(3‬تعلم االلقاء الجيد‬
‫)‪(4‬حافظ على االتصال البصرى‬
‫)‪(5‬استخدم لغة الجسم‬
‫)‪(6‬تحكم فى اعصابك‬
‫)‪(7‬اختر االسلوب المناسب‬
‫)‪(8‬الزم الصدق دائما‬
‫)‪(9‬ال تستطرد فى الحديث‬
‫)‪(10‬اختم بخاتمة حسنة‬
‫حكمة‬
‫ابدأ بالثناء على المستمعين واظهار الثقة بهم ‪،‬‬
‫وابدأ باالمور المتفق عليها ‪ ،‬وابتعد عن‬
‫الجدل‬
‫قل ‪ ..‬وال تقل‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫هل لى أن ابدى بعض المالحظات‬
‫من وجهة نظرى وقد اكون مخطئا‬
‫إن هذا هو افضل الحلول‬
‫إن تأخر البعض عن الموعد يضر‬
‫الجميع‬
‫ارجوان تحاول عدم تكرار هذا‬
‫األمر ‪ ،‬أنا واثق أنك تستطيع‬
‫هل لى أن اطلب منكم القيام بهذه‬
‫المهمة سريعا‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫سوف اعلمك كيف تفعل ذلك‬
‫من خبراتى وتجربتى ال يوجد إال‬
‫هذا الحل ‪ ،‬إنه الحل الوحيد‬
‫أنت بالذات دائما تأتى متأخرا فى‬
‫كل اجتماع‬
‫لن استطيع تحملك بعد ذلك ‪ ،‬أنت‬
‫تدفع بنفسك إلى العقاب‬
‫عليكم أن تفعلوا ذلك بكل دقة‬
‫وسرعة‬
‫ثالثا ‪ :‬تغلب على مشكالتك الشخصية‬
‫الخجل‬
‫ال تقف طويال على الحافة‬
‫اقفز اآلن فى الماء واسبح‬
‫الغرور‬
‫فرق بدقة بين الغرور والثقة بالنفس‬
‫الحساسية‬
‫المفرطة‬
‫ال تأخذ األمور على أنها شخصية‬
‫رابعا ‪ :‬استخدم األسئلة بمهارة‬
‫توجد اربعة أنواع من األسئلة‬
‫اسئلة‬
‫عامة‬
‫اسئلة محددة‬
‫اسئلة‬
‫فوق الرأس‬
‫اسئلة مباشرة‬
‫تعطى مدى فسيحا من االجابات‬
‫تدور حول مدى معين من االجابات‬
‫تسأل المجموعة ليجيب احد‬
‫افرادها‬
‫تسأل عن اختيار شخص معين‬
‫احذر هذه األسئلة القاتلة‬
‫اسئلة التعجيز‬
‫األسئلة المبهمة‬
‫األسئلة التافهة‬
‫األسئلة‬
‫االستراتيجية‬
‫ال يمكن لكثير من الناس االجابة عليها‬
‫غير مفهومة‬
‫يشعر من توجهها له أنك تستخف به‬
‫تعرف أنت اجابتها مسبقا ويشعر‬
‫اآلخرين أنهم فى استجواب‬
‫خامسا ‪ :‬ال تجادل وإن كنت محقا‬
‫سادس ‪ :‬حافظ على سير النقاش‬
‫سابعا ‪ :‬تجنب االثارة والتحدى‬
‫ثامنا ‪ :‬ال تغضب مهما كان األمر‬
‫تاسعا ‪ :‬شارك فى النقاش بفاعلية‬
‫عاشرا ‪ :‬تعامل جيدا مع الرأى اآلخر‬
‫كيف تدير النقاش؟‬
‫دور القائد فى النقاش‬
‫فى اجتماعات‬
‫عرض المعلومات‬
‫فى اجتماعات‬
‫اتخاذ القرار‬
‫والعصف الذهنى‬
‫يقوم بتقديم معلومات واضحة‬
‫يجيب على اسئلة المشاركين واستفساراتهم‬
‫يقوم بدور‬
‫المشجع ‪ -‬المراقب ‪ -‬الداعم ‪-‬‬
‫المالحظ‬
‫أى نوع من القيادة أنت؟‬
‫القائد‬
‫الديكتاتورى‬
‫إنه خناق للمواهب ‪ ،‬عامل على انهيار‬
‫االجتماع ‪ ،‬وسائر به إلى الهاوية‬
‫القائد‬
‫الفوضوى‬
‫إنه قائد فاشل الجتماع فاشل‬
‫القائد‬
‫الديمقراطى‬
‫إنه القائد الناجح الذى يجعل اسلوبه‬
‫فى العمل هو المشاركة‬
‫مالحظات خاصة لقائد النقاش‬
‫ابدأ بداية‬
‫حسنة‬
‫كن عادال‬
‫حافظ على‬
‫سير النقاش‬
‫استثمر الصمت‬
‫تعرف على‬
‫المشاركين‬
‫شجع الناحية العملية‬
‫مالحظات خاصة لسكرتير االجتماع‬
‫• قدم الدعم المعنوى والعملى للقائد‬
‫• زود القائد بالنقاط الرئيسية‬
‫• ذكر القائد بما ينساه‬
‫• راقب تلميحات األعضاء وتعرف على االحساس العام للمشاركين‬
‫• تدخل بلباقة فى الوقت المناسب‬
‫• أنقذ القائد من المواقف الصعبة‬
‫مالحظات خاصة باالعضاء‬
‫• حافظ على طاعة القائد‬
‫• ال تتحدث إال بدعوة من القائد‬
‫• ال تناقش إال من خالل القائد‬
‫• تقيد بموضوع النقاش‬
‫• ال تدخل فى مناقشات جانبية‬
‫• ال تقاطع القائد أو احدا من المشاركين‬
‫اختبر نفسك ‪ ..‬ماذا ستفعل ؟‬
‫إذا قابلك‬
‫)‪(1‬مشكالت اثناء النقاش‬
‫اذكر بعضها وأسبابها وماذا ستفعل مع كل منها‬
‫)‪(2‬عضو له نمط معين‬
‫اذكر أنماط األعضاء وخصائص كل نمط وماذا ستفعل مع كل منهم‬
‫تدريب عملى‬
‫لعبة االجتماعات‬
‫أهداف اللعبة‬
‫• التدريب على القواعد العامة لالجتماع الفعال‬
‫• اكتساب مهارات المناقشة المثمرة‬
‫• تعلم فن إدارة النقاش‬
‫•التعرف على أنماط البشر وكيف نتعامل معها‬
‫• اكتساب القدرة على التعامل مع مشكالت‬
‫بعد الختام‬
‫اكمل نجاحك‬
‫• أنته من باقى المهام االدارية‬
‫• ال تنس إخبار الغائبين بنتائج االجتماع‬
‫• قم بإعداد المحاضر والمالحظات وتوزيعها على اصحابها‬
‫• ابدأ اإلعداد لالجتماع القادم‬
‫• ابدأ فى تنفيذ المهام التى كلفت بها‬
‫• أنجز مهمة المتابعة والرقابة على أكمل وجه‬
‫طرق التقييم‬
‫التقييم‬
‫الذاتى‬
‫اجعل تقييمك مكتوبا وقيم نفسك بعد االجتماع‬
‫مباشرة واستخدم نموذج التقييم النهائى‬
‫تقييم‬
‫المشاركين‬
‫ناقش األمر معهم قبل نهاية االجتماع وبعده‬
‫واطلب منهم تقريرا مفصال لتقييم االجتماع‬
‫تقييم المراقب‬
‫شخص مزود بكل المعلومات عن االجتماع يجلس‬
‫كمراقب ‪ ،‬تحصل منه على تقييم مفصل لالجتماع‬
‫ورشة عمل‬
‫اذكر مهام القائد بعد االجتماع‬
‫اذكر مهام السكرتير بعد االجتماع‬
‫اذكر مهام العضو بعد االجتماع‬
‫إن العمل الحقيقى‬
‫يبدأ بعد االجتماع‬
‫تم بحمد هللا‬