Transcript โครงสร้างของเอกสาร ระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม ISO 14001 : 2004 รอง

1
โครงสร้างของเอกสาร
ระบบการจัดการสิง่ แวดล้อม
ISO 14001 : 2004
รองศาสตราจารย์สยาม อรุณศรีมรกต
2
โครงสร้างของเอกสารในระบบการจัดการสิง่ แวดล้อม
1. ทาไมต้องจัดทาเอกสาร
2. โครงสร้างเอกสาร
3. การจัดทาเอกสาร
ทาไมต้องจัดเอกสารระบบการจัดการสิง่ แวดล้อม
 เพือ่ ให้เป็ นแนวทางการปฏิบตั ิให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร
 เพือ่ เป็ นคู่มือสาหรับการฝึ กอบรม
 เพือ่ เป็ นคู่มืออ้างอิงในการปฏิบตั ิงาน
 เพือ่ ให้ระบบการทางานเป็ นไปด้วยความต่อเนือ่ งอย่างมี
ประสิทธิภาพ
 เพือ่ ใช้เป็ นมาตรฐานในการประเมินผลการปฏิบตั ิงาน
?
3
4
โครงสร้างของเอกสาร
วัตถุประสงค์ : เพือ่ ทาให้เอกสารและหนังสืออ้างอิงสะดวกและง่ายขึ้ น
ระดับ 1
ระดับ 2
ระดับ 3
ระดับ 4
คู่มอื
คุณภาพสิ่ งแวดล้ อม
(EM )
คู่มอื ขั้นตอน
การดาเนินงาน
(EP)
วิธีปฏิบัติงาน
(Work Instruction)
เอกสารสนับสนุน
(Supporting Document)
กว้าง
ระ น้อย
ขอบ
ดับ
เขต
แคบ
ความ
ลับ มาก
5
คู่มือคุณภาพสิ่ งแวดล้ อม (Environmental Manual)
แสดงการดาเนินการของระบบการจัดการสิง่ แวดล้อมอย่างสมเหตุผล
ภายในองค์กร
เนื้ อหา : กล่าวถึงนโยบายการจัดการและวัตถุประสงค์ ของแต่ ละ
ข้ อกาหนดใน ISO 14001 : 2004
กาหนดอานาจหน้าที่และความรับผิดชอบเพือ่ ให้มนั ่ ใจ
ว่ามีการนาไปปฏิบตั ิและทาให้บรรลุผล
อธิบายอย่างย่อว่าหัวข้อมาตรฐานแต่ละข้อถูกนาไปใช้
อย่างไรเพือ่ ให้สอดคล้องกับข้อกาหนด
อ้างถึงเอกสารอื่น ๆ ทีเ่ กีย่ วข้อง
6
คู่มอื ขั้นตอนการดาเนินงาน (Environmental Procedure)
แปลงนโยบายในคู่มือคุณภาพสิง่ แวดล้อมมาปฏิบตั ิ
และจัดทาเอกสาร เพือ่ ให้บรรลุวตั ถุประสงค์
กลุ่มของเอกสารที่อธิบายอย่างละเอียดเกีย่ วกับการดาเนินงาน
ของระบบคุณภาพสิ่งแวดล้อมตั้งแต่ บุคคลจะทางานอย่ างไร
จนกระทัง่ แต่ ละหน่วยงานทางานแตกต่ างกันอย่างไร เพื่ อให้
บรรลุวตั ถุประสงค์การจัดการ
จัดการและดาเนินการโดยยึดตามหน่ วยงานเป็ นหลัก
หรือตามข้ อกาหนดใน ISO 14001 : 2004
วิธีการปฏิบัติงาน (Work Instruction)
แสดงรายละเอียดของกิจกรรมใดกิจกรรมหนึง่
โดยเฉพาะซึ่งเน้นในการอธิบายวิธีการปฏิบตั ิว่าทาอย่างไร
ตัวอย่างเช่น
การบรรจุผลิตภัณฑ์
การบารุงรักษาอุปกรณ์
การสอบเทียบ
การใช้เครือ
่ งมือ
การผลิต (ในขั้นตอนต่ างๆ) เป็ นต้น
วิธีการเตรียมวัตถุดิบ

7
เอกสารสนับสนุน (Supporting Document)









แบบของชิ้ นส่วน / ผลิตภัณฑ์
มาตรฐานทางวิศวกรรม
ระเบียบปฏิบตั ิงาน
ตัวอย่างงานจริง
คู่มือการตรวจ, วิธีการทดสอบ
แผนการควบคุมสิง่ แวดล้อม
มาตรฐานสากล
คู่มือผูใ้ ช้
วิธีการปฏิบตั ิงานต่าง ๆ
8
9
ข้อแตกต่างระหว่างเอกสารแต่ละระดับ
Environmental Manual
Policy
5W+1H
Procedure
WI
Form
Detail of
Specific
Work
10
DOCUMENTATION MAP
ISO 14001: 2004
CUSTOMER
REQUIREME
NTS
COMPANY
POLICIES
AGENCY CODES &
STANDARDS
ENVIRONMENTAL MANUAL
ENVIRONMENTAL PROCEDURE
PURCHASING
PROCEDURE
MAINTENANC
E
PROCEDURE
Q.C.
PROCEDURE
MARKETING
PROCEDURE
WORK
INSTRUCTIONS
CALIBRATION
INSTRUCTIONS
IN-PROCESS
TESTING
INSTRUCTIONS
FORMS, TAGS, LABELS, ETC.
INCOMING
INSPECTION
INSTRUCTIONS
11
รายละเอียดของคู่มือคุณภาพสิง่ แวดล้อม

เป็ นเอกสารระดับที่ 1 ของระบบคุณภาพสิง่ แวดล้อม

อธิบายนโยบายสิง่ แวดล้อมของบริษทั ฯ แผนผังองค์กร อานาจ หน้าที่
เป็ นร่างเค้าโครงของบริษทั เกีย่ วกับระบบประกันคุณภาพสิ่งแวดล้อม
ให้กบั ลูกค้า


เป็ น “หน้าต่าง” ที่นาไปสู่ระบบประกันคุณภาพสิง่ แวดล้อมของบริษทั
คาอธิบายระบบคุณภาพสิง่ แวดล้อม ในหัวข้อต่าง ๆ ซึ่งสอดคล้องกับ
มาตรฐาน ISO 14001 : 2004


อ้างอิงขั้นตอนการทางานเกีย่ วข้อง
12
หัวข้อของคู่มือคุณภาพสิง่ แวดล้อม









หัวเรื่องขอบข่ าย และองค์ กรทีเ่ อกสารดังกล่าวบังคับใช้
ตารางสารบัญ (Table of Contents)
บทนา / คานา (Introduction)
นโยบายสิ่ งแวดล้อม และเป้ าหมายด้ านสิ่ งแวดล้อม
(Environmental Policy and Objectives)
คาอธิบายถึงหน้ าที่ และความรับผิดชอบของบุคคลในองค์ กร
(Description of The Organization, Responsibilities and Authorities)
ข้ อกาหนดในระบบการจัดการสิ่ งแวดล้อม (Elements of the
Environmental System)
รวมถึงข้ อยกเว้ นกิจกรรมทีอ่ งค์ กรไม่ ได้ ดาเนินการ
คาจากัดความ (Definitions)
ภาคผนวก
13
หัวเรือ่ ง ขอบข่าย และองค์กรทีเ่ อกสารดังกล่าวบังคับใช้
เอกสารคู่ มือ คุณภาพสิ่งแวดล้อ มต้อ งมีหัว เรื่อ ง หรื อ ชื่อเรื่ องที่ชดั เจนระบุ
ขอบเขตและองค์กรหรือหน่วยงานที่เอกสารดังกล่าวครอบคลุมไปถึงและควร
ก าหนดหรื อ ให้ก ารนิ ย ามถึ ง ข้อ ก าหนดในมาตรฐานระบบการจั ด การ
สิง่ แวดล้อมที่อา้ งอิงถึงด้วย
และเพื่อป้ องกันการสั บสนและขจัดความไม่ ชัดเจน การใช้ ภาษาเชิ ง ภาคเสธ (Discliamers)ก็อาจเหมาะสมและยอมรับได้ อาทิ แทนที่จะระบุถึงพืน้ ที่หรื อขอบเขตที่
ข้ อ ก าหนดดั ง กล่ า วครอบคลุ ม ไปถึ ง ก็ อ าจระบุ เ ฉพาะขอบเขตหรื อ ประเด็ น ที่
ข้ อกาหนดดังกล่ าวไม่ ครอบคลุมถึงก็ได้
14
ตารางสารบัญ (Table of Contents)
ในหน้าสารบัญ ควรให้รายละเอียดขององค์ประกอบทั้งหมดใน
เอกสารแต่ละชุดพร้อมระบุเลขหน้า หรือหัวข้อย่อยเพือ่ ให้ผูใ้ ช้
สามารถสืบค้นหาไปได้โดยง่าย
15
บทนา / คานา (Introduction)
ในคู่มือคุณภาพสิง่ แวดล้อม ควรมีหน้าคานา
หรือบทนา ซึ่งควรมีขอ้ มูลอย่างน้อยดังนี้
ชื่อองค์กร
สถานที่ต้ งั (ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ ฯลฯ)
ลักษณะธุรกิจขององค์กร
บทสรุปย่อของความเป็ นมาขององค์กร
ขนาด / กาลังการผลิตในปั จจุบนั
16
นโยบายสิ่ งแวดล้ อม และวัตถุประสงค์ ทางด้ านสิ่ งแวดล้ อม
(Environmental Policy and Objectives)
แสดงนโยบายสิ่ งแวดล้อม (Environmental Policy) และ
วัตถุประสงค์ (Objective) ขององค์ กร
ควรระบุถงึ วิธีเผยแพร่ นโยบาย และวัตถุประสงค์
17
คาอธิบายถึงหน้ าทีแ่ ละความรับผิดชอบของบุคคลในองค์กร
(Description of The Organization
Responsibilities and Authorities )
• แสดงด้ วยผังองค์ กร (Organization Chart)
• มีคาอธิบายหน้ าที่และความรั บผิดชอบ Job Description
ของบุคคลทีเ่ กีย่ วข้ องกับระบบการจัดการสิ่ งแวดล้ อม
18
ข้ อกาหนดในระบบการจัดการสิ่ งแวดล้ อม
(Elements of The Environmental System)
• อธิ บ ายระบบการท างานในองค์ ก ร ตามข้ อ ก าหนดของอนุ ก รม
มาตราฐาน ISO 14001 : 2004
• การเรี ย งล าดับ ข้อ ก าหนด ไม่ จ าเป็ นต้อ งเหมื อ นกั บ ใน
อนุ กรมมาตราฐาน
• ควรแสดงวิธีการทีจ่ ะนาข้อกาหนดเหล่านั้นไปปฏิบตั ิจริง
19
คาจากัดความ
(Definitions)
(Definitions)
• ในกรณีพบว่ า มี การใช้ คาศั พท์ ซึ่งไม่ มีความหมายตามพจนานุ กรม
ทั่วไป และหรือมิได้ มีกาหนดนิยามเอาไว้ ใน ISO 14001 แล้ ว ควรจะต้ อง
ระบุเอาไว้ ในส่ วนของคาจากัดความ ซึ่งควรบรรจุไว้ ในช่ วงต่ อจากหัวข้ อ
ขอบข่ าย การบังคับใช้ เอกสาร
• ในกรณี ใช้ คาศั พท์ ซึ่งได้ นิยามไว้ แล้ วใน ISO 14001 ก็ดีแต่ อาจมี
ความหมายเฉพาะกรณีที่แตกต่ างออกไป เช่ น อาจมีความหมายเฉพาะตัว
ที่แคบลงไป และหากมิได้ ให้ คาจากัดความ เอาไว้ ก็อาจสร้ างความเข้ าใจ
ผิดแก่ ผู้อ่านได้ ก็ควรจะจัดคาจากัดความเอาไว้ ด้วย
20
ภาคผนวก
ในคู่มือคุณภาพสิ่ งแวดล้ อมแต่ ละชุ ดอาจมีภาคผนวกหรื อส่ วน
ที่ต้ังหัวข้ อว่ าเอกสารแนบท้ าย เพื่อรวบรวมเอาเอกสารแบบฟอร์ มต่ าง ๆ
ที่ใช้ ในเรื่องนั้น ๆ เพือ่ ใช้ อ้างอิงได้ อย่ างสะดวกต่ อไปก็ได้ เช่ น
ตารางเปรียบเทียบคู่มือขั้นตอนการดาเนินงานกับข้อกาหนด
ตารางคู่มือขั้นตอนการดาเนินงานที่เกีย่ วข้องกับแผนกต่างๆ
21
หัวข้อของคู่มือขั้นตอนการดาเนินงาน
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
วัตถุประสงค์
ขอบเขต
คาจากัดความ
เอกสารอ้ างอิง
หน้ าที่รับผิดชอบ
แผนผังการดาเนินงาน
ขั้นตอนการดาเนินงาน
บันทึกสิ่ งแวดล้ อม
เอกสารแนบท้ าย (ถ้ ามี)
22
รายละเอียดทีแ่ สดงหัวข้อในคู่มือขั้นตอนการดาเนินงาน
วัตถุประสงค์ (Objective)
 ผูอ้ ่านจะได้ทราบว่าเอกสารฉบับนั้น ถ้าปฏิบตั ิตามแล้วจะได้
ผลลัพธ์ออกมาเป็ นอย่างไร หรือเขียนขึ้ นเพือ่ ตอบสนอง
ความต้องการหรือวัตถุประสงค์อะไร
ขอบเขต (Scope)
 เป็ นการชี้ แจงหรือแถลงว่าเอกสารฉบับนั้นจะใช้บงั คับ
การทางานของหน่วยงานใด จากขั้นตอนใด และสิ้ นสุดที่
ขั้นตอนใด
23
รายละเอียดทีแ่ สดงหัวข้อในคู่มือขั้นตอนการดาเนินงาน
คาจากัดความ (Definition)

เป็ นส่ วนทีใ่ ห้ คานิยามหรือคาจากัดความหรือคาอธิบาย สาหรับ
คาศัพท์ ต่าง ๆ ทีจ่ ัดว่ าแปลกไปจากการใช้ งานทั่ว ๆ ไป เพือ่ ป้ องกัน
การตีความหมายผิดของผู้อ่าน ลักษณะของคาศัพท์ ทคี่ วรอธิบาย
ในคาจากัดความมีดงั นี้
ก) คาย่อของชื่องาน ชื่อโปรแกรม ชื่อวิธีดาเนินการฯลฯ
ข) คาศัพท์ เฉพาะ เป็ นชื่อเฉพาะทีไ่ ม่ มใี นพจนานุกรมทัว่ ไป
ค) คาศัพท์ ทมี่ ีทั่วไป แต่ ใช้ เฉพาะความหมายเป็ นพิเศษ
ง) คาแทนตาแหน่ งต่ าง ๆ เช่ น ผู้อนุมตั ิ หมายถึง ..............
จ) ชื่อคณะทางาน คณะกรรมการต่ าง ๆ ทีไ่ ม่ มรี ะบุอยู่ใน
Job Description ทัว่ ไป
24
รายละเอียดทีแ่ สดงหัวข้อในคู่มือขั้นตอนการดาเนินงาน
หน้าทีค่ วามรับผิดชอบ (Responsibilities)
 เป็ นส่วนที่จะมีหรือไม่มีก็ได้ สาหรับกรณีที่ในเนื้ อหาของ เอกสาร
ได้ระบุหน้าที่และความรับผิดชอบไว้อย่างชัดเจนแล้ว
 เขียนแยกเอาไว้ก็เพือ่ ให้เป็ นการเพิม่ ความสมบูรณ์ของเอกสาร
และช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้ น
เอกสารอ้างอิง (Reference)
 เป็ นส่วนที่ให้ขอ้ มูล รายชื่อ และรหัสเลขที่เอกสารใช้เป็ นแหล่ง
อ้างอิงสาหรับเอกสารฉบับนั้น ๆ
25
รายละเอียดทีแ่ สดงหัวข้อในคู่มือขั้นตอนการดาเนินงาน
แผนผังการดาเนินงาน
เป็ นการแสดงรายละเอียดของขั้นตอนการดาเนินงานด้ วย สั ญลักษณ์ ต่าง ๆ เพื่อง่ าย
ต่ อ การท าความเข้ า ใจในการด าเนิ น งาน โดยต้ อ งมี จุ ด เริ่ ม ต้ น และจุ ด สิ้ น สุ ด ซึ่ ง มี
สั ญลักษณ์
จุดเริ่มต้ น / สิ้นสุ ด
กิจกรรม
ทิศทางการไหลของงาน
เงื่อนไข / ตัดสิ นใจ
จุดเชื่อมต่ อ
26
รายละเอียดทีแ่ สดงหัวข้อในคู่มือขั้นตอนการดาเนินงาน
ขั้นตอนการดาเนินงาน (Procedure)
 เป็ นการแสดงลาดับขั้นตอนการดาเนินงานของวิธีดาเนินการนั้น ๆ
โดยแสดงรายละเอียดในประเด็นต่ อไปนี้
ก) จุดเริ่มต้ นของวิธีดาเนินการคืออะไร (Process In-put)
ข) ขั้นตอนการทางานระบุว่า ใคร (ตาแหน่ งงาน) ต้ องปฏิบัติงานอะไร
โดยอ้ างอิงเอกสารมาตรฐาน หรือรายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน
ในกรณีเป็ นการตัดสิ นใจมักจะระบุเกณฑ์ มาตรฐานการยอมรับ
(Acceptance Criteria) ซึ่งถ้ าระบุรายละเอียดปลีกย่ อยไม่ ได้ อาจอ้ าง
ถึงมาตรฐานอ้ างอิงได้
ค) จุดสิ้นสุ ดของวิธีดาเนินการนั้น จะระบุถึงทางเลือกหรือกรณีปฏิบัติ
ต่ าง ๆ ที่แยกวิธีปฏิบัติออกไปจากวิธีดาเนินการหลักนั้นด้ วย
27
รายละเอียดทีแ่ สดงหัวข้อในคู่มือขั้นตอนการดาเนินงาน
บันทึกสิง่ แวดล้อม (Environmental Record)
 เป็ นส่วนที่ระบุบนั ทึกที่เป็ นหลักฐานในการปฏิบตั ิ งานตามขั้นตอน
วิธีดาเนินการ โดยต้องกาหนดหน่วยงานที่รบั ผิดชอบในการจัดเก็บ
และระยะเวลาในการจัดเก็บ
เอกสารแนบท้าย (ถ้ามี) (Attachment / Related Documents)
 เป็ นเสมือนภาคผนวกที่ใช้ระบุรายชื่อแบบฟอร์มบันทึก คุณภาพ
สิ่งแวดล้อมต่ าง ๆ ที่เ กี่ยวข้องในเอกสารฉบับนั้น รวมถึ งตัวอย่า ง
สมุดทะเบียนและตราประทับต่าง ๆด้วย
28
การพัฒนาการเขียนเอกสาร








กาหนดวัตถุประสงค์ , ขอบเขต
กาหนดบุคลากรที่เกีย่ วข้อง
ร่างการไหลของระบบ
รวบรวมเอกสาร / แบบฟอร์ม ที่มีอยู่ปัจจุบนั
ร่างขั้นตอนวิธีการดาเนินการ
อภิปราย / สรุปผล / ปรับปรุง
ขออนุ มตั ิ
ควบคุมการปฏิบตั ิตาม และการนาไปใช้
29
แนวทางการเขียนคู่มือวิธีดาเนินการ (Procedure)

เขียนขั้นตอนการปฏิบตั ิงานตามลาดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้ นจริง
 เขียนให้รด
ั กุม และได้ใจความสาคัญ
 อธิบายได้ชด
ั เจน ไม่คลุมเครือ
 อ้างอิ งถึงตาแหน่งหน้าที่ ไม่ใช่ บุคคลใดบุ คคลหนึง
่
 อ้า งอิ ง ถึ ง แบบฟอร์ม , เครื่ อ งมื อ , เทคนิ ค ต่ า ง ๆ โดยใช้ชื่ อ ที่ เ รี ย กตาม
มาตรฐาน เพือ่ หลีกเลีย่ งความสับสนในภายหลัง
30
วิธีปฏิบัตงิ าน (Work Instruction)
ทัว่ ไป
เอกสารระดับที่ 3 ของระบบการจัดการสิ่ งแวดล้ อม โดยจะกล่ าวถึ ง
รายละเอียดของงานเฉพาะอย่ างเท่ านั้น
ความละเอี ย ดของงานขึ้ น อยู่ กั บ คุ ณ ภาพของงานที่ จ ะต้ องท า
ถ้ าต้ องการคุณภาพสู ง จะต้ องมีคู่มอื การทางานทีม่ ีรายละเอียดมาก
เพื่อควบคุมให้ ผ้ ูปฏิบัติทาตามได้ อย่ างถูกต้ องทุกครั้งตั้งแต่ แรก (Do it
right at the first time)
สามารถป้ องกันหรือลดโอกาสเกิดปัญหาต่ าง ๆ ขึน้ ได้ ด้วย
31
วิธีปฏิบตั ิงาน (Work Instruction)
ไม่ จาเป็ นว่ าทุก Procedure จะต้ องมี Work Instruction
งานที่นิยมให้ มี Work instruction เช่ นการบารุงรักษา การปฏิบัติการ หรือการสอบ
เทียบ(งานที่ต้องการความสมา่ เสมอ)
งานที่ไม่ นิยมให้ มี WI เช่ น การดาเนินการประชุ ม การสั มภาษณ์ พนักงานใหม่
การทดลอง หรือ การวิจัยพัฒนาผลิตภัณฑ์ เป็ นต้ น (งานที่ไม่ ต้องการความละเอียด งาน
ที่ทาไม่ ซ้ากันทุกครั้ง)
WI
32
วิธีปฏิบตั ิงาน (Work Instruction)
รายละเอียดของ Work Instruction จะเรียกได้ ว่าการปฏิบัติงานเฉพาะอย่ าง
แบบทีละขั้นตอน (Step by Step) เช่ นเดียวกับวิธีการปรุ งอาหาร คู่มือการใช้
โทรศั พท์ มือถือเฉพาะรุ่ น ขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงถ่ ายน้ามันเครื่ องรถยนต์ เฉพาะ
รุ่ นเพียงแต่ เป็ นการวางขั้นตอนการทางานเพื่อส่ งผลให้ ได้ งานทีมีคุณภาพสาหรั บ
ลูกค้ า
โดยทัว่ ไปบริษทั ต่าง ๆ นิยมเรียกชื่อย่อของ Work Instruction
ว่า WI
33
หัวข้อของวิธีการปฏิบตั ิงาน
1.
2.
3.
4.
5.
6.
วัตถุประสงค์
ผู้รับผิดชอบ
วิธีการปฏิบัติงาน
เอกสารอ้างอิง เช่ น Procedure, Drawing
เครื่องมือและเครื่องจักรทีใ่ ช้ (ถ้ ามี)
อืน่ ๆ (ถ้ ามี)
การจัดเอกสารของ Work Instruction ไม่ มีรูปแบบตายตัว
ขึ้น อยู่ กั บ ประเภทของงานว่ า จะจั ด เอกสารในรู ป แบบใดที่ จะให้
ผู้ปฏิบัติเข้ าอ่ านแล้ วสามารถปฏิบัติงานได้ เช่ นอาจอยู่ในรู ปแบบของ
การบรรยาย ภาพถ่ าย ฯลฯ
34
เทคนิคการเขียน Work Instruction
กรณีตรวจสอบของเสี ย ไม่ ตรงตาม Spec หรือข้ อบกพร่ องใด ๆ จะมี
แนวทางแก้ ปัญหาและดาเนินการอย่ างไร
งานที่เหมือนหรือใกล้ เคียงกันมาก ๆ แต่ อยู่ต่างสถานที่หรือต่ างเวลา
กัน ก็อาจรวมเขียนเป็ น Work Instruction ฉบับเดียวกันก็ได้ เพือ่
ประหยัดเวลาและกระดาษ
ควรเปิ ดช่ องไว้ สาหรับการขยาย หรือเปลีย่ นแปลงที่เกิดขึน้ ใน
อนาคต (อันใกล้ )
35
เทคนิคการเขียน Work Instruction
คานึงถึงการปฏิบตั จิ ริงว่ าทาได้ หรือไม่ ควรจะปรับปรุ งการปฏิบัติงานที่
ทาอยู่ปัจจุบนั เพือ่ ให้ สอดคล้ องกับข้ อกาหนด ISO 14001 : 2004 ด้วย
เมื่อเขียนเสร็ จแล้ วควรทบทวนร่ วมกับผู้ปฏิบัติงาน ปรั บปรุ งแก้ ไขให้
เหมาะสม และเริ่ มทดลองใช้ เพื่อหาข้ อบกพร่ อง นามาแก้ ไขจนเกิด ความ
เหมาะสมและสมดุลย์
การใช้ รูปภาพประกอบจะช่ วยได้ มากในกรณีที่ยากต่ อการอธิบายด้ วย
ตัวหนังสื อ อาจใช้ รูปวาด รู ปถ่ ายหรื อตัวอย่ างของจริ งก็ได้ บางครั้ งก็ใช้
ตาราง หรือแผนภูมติ ่ าง ๆ ก็ช่วยให้ เข้ าใจได้ ดี
แนบเอกสารที่ต้องใช้ งานเข้ าไปตามความเหมาะสม
36
เอกสารสนับสนุ น (Supporting Document)
โครงสร้างของเอกสารสนับสนุน
โดยปกติแล้ วแต่ ละบริษัทจะมีการกาหนดโครงสร้ างของเอกสารสนับ สนุน
เป็ นเอกสารภายนอกและเอกสารภายใน และจั ด เป็ นเอกสารควบคุ ม มี การ
จัดเก็บไว้ ในระบบเอกสาร เช่ น
- การกาหนด Master List ของ Drawing ต่ าง ๆ
- การกาหนดหมายเลขเอกสารบนแบบฟอร์ มต่ าง ๆ
- การกาหนด Revision ของ Specification ต่ าง ๆ
37
เอกสารสนับสนุ น
ความสาคัญ
ใช้ อ้างอิงในการทางาน
- พนักงานที่ใช้ ต้องเข้ าใจ
- ต้ องมีหากถูกกล่ าวถึง
-
สิ่ งทีต่ ้ องคานึงถึงในเรื่องเอกสารสนับสนุนก็คอื
ข้ อกาหนดที่ 4.3.2 ของมาตรฐาน ISO 14001 : 2004 กล่ าวว่ า การ
ปฏิบัติงานโดยเฉพาะการผลิตหรือให้ บริการ จะต้ องสอดคล้ องกับระเบียบ ข้ อบังคับ
กฎหมาย หรือแนวทางทีเ่ ป็ นสากล
ต้ อ งมั่นใจว่ า ผลิต ภั ณ ฑ์ หรื อ บริ ก ารจะต้ อ งเป็ นไปตามข้ อ ตกลงกับ
ลูกค้ า ซึ่งอาจรวมไปถึงวิธีที่ใช้ ในการผลิต ให้ บริ การ และทดสอบต่ าง ๆ ด้ วย จึงต้ อง
พิจารณาเอกสารทีเ่ กีย่ วข้ องเหล่ านีเ้ ป็ นเอกสารสนับสนุนด้ วยทุกครั้ง
ความสาคัญของ Environmental Plan
-
แสดงขั้นตอนการทางาน
ข้ อกาหนดระบุให้ มกี ารจัดทา
สามารถนามาเป็ น Guide Line ในการตรวจสอบระบบการจัดการสิ่ งแวดล้ อม
เทคนิคในการเขียน Environmental Plan
ผู้ที่ได้ รับหน้ าที่เขียน Environmental Plan มักจะเป็ นบุคลากรในสายงานการ
ผลิ ต การควบคุ ม คุ ณ ภาพ การวิ จั ย และพั ฒ นาผลิ ต ภั ณ ฑ์ หรื อ การประกั น
คุณภาพ ซึ่งจะมีความเข้ าใจในงานปฏิบัติดารระดับหนึ่ง
ควรจะต้ องรวบรวมข้ อมู ล อื่ น ๆ จากหน่ วยงานที่ เ กี่ ย วข้ อง เพื่ อ ให้
Environmental Plan มีความสมบูรณ์ ในตัว
38
39
เทคนิคในการเขียน Environmental Plan
เริ่ มต้ นการเขียนจะต้ องเปรี ยบตนเองเสมือนว่ าเพิ่งจะจัดตั้งสายการผลิตใหม่
โดยยังไม่ ได้ ทาการผลิตเลย
ผู้เขียนจะต้ องสมมุติตนเองว่ า เป็ นบุคคลที่ไม่ ได้ สังกัดหน่ วยงานใด และจะเป็ นผู้
วางระบบควบคุมคุณภาพสิ่ งแวดล้ อมทีจ่ าเป็ นกับแต่ ละสายการผลิต หรือประเภทของ
ผลิตภัณฑ์ (Product Family)
ไม่ จาเพาะว่ าจะต้ องกล่ าวถึงงานภายในความรับผิดชอบของผู้เขียนเท่ านั้น
เทคนิคในการเขียน Environmental Plan
การเขียน Environmental plan ส่ วนใหญ่ จะเริ่มจากจุดตรวจรับวัตถุดิบที่สั่งซื้อเข้ ามา
เพือ่ การผลิต หรือการบริการเป็ นต้ นไป จนไปจบลงที่ผลิตภัณฑ์ สาเร็จรู ปที่ผ่านการตรวจ
และทดสอบแล้ ว พร้ อมทีจ่ ะส่ งมอบให้ ลูกค้ าต่ อไป
แต่ บางครั้งก็อาจพบ Environmental Plan ซึ่งเริ่ม ณ การวิจัยพัฒนาผลิตภัณฑ์ เป็ น
ต้ นไปก็มเี ช่ นกัน
สิ่ งแรกที่ต้องเขียนคือ Flow Chart ของทุกขั้นตอน แล้ วนา Flow นี้มาแจกแจง
รายละเอียดทีละขั้นตอน โดยแต่ ละขั้นตอนจะแจงรายละเอียดปลีกย่ อยลงไปอีกในแต่ ละ
“คุณลักษณะทางคุณภาพสิ่ งแวดล้ อม”
จากนั้นก็จะสามารถกาหนดเอกสารทีเ่ กีย่ วข้ องได้ เป็ นส่ วนใหญ่
Environmental Plan หลาย ๆ ตัวจะเป็ นแม่ บทของการเขียน Work instruction
40
41