Transcript swot
SWOTکارگاه آموزشی آنالیز دکتر حبیب جباری MD – MScIH سعید پوردولتی MScIH مرداد 1390 SWOT Analysis S : Strength ) (نقاط قوت W : Weakness ) (نقاط ضعف O : Opportunity ) (فرصت ها T : Threat ) ( تهدیدها (S : Strengthsنقاط قوت ) یک مشخصۀ داخلی سازمان است که برای محقق شدن رسالت سازمان مؤثر است. ( W : Weaknessesنقاط ضعف ) یک مشخصۀ داخلی سازمانی است که روی عملکرد آن تاثیرمنفی دارد. ( O : Opportunitiesفرصت ) یک حقیقت خارجی است که اگر از آن استفاده شود ،برای محقق شدن رسالت سازمان مؤثر است یا می تواند مؤثر باشد. (T : Threat تهدیدها ) یک حقیقت بیرونی است که روی عملکرد سازمان اثر منفی دارد یا می تواند داشته باشد. برای مدیریت موفق نیروهای خارجی ،باید آنالیز درستی از محیط خارجی سازمان انجام شود. آنالیز محیط خارجی یک روش سیستمیک برای پایش نیروهایی خارجی است که تحت کنترل مستقیم سازمان نیست پیچیدگی محیط بیرونی یکی از فاکتورهای مؤثرتصمیم گیریهای سازمان است کاربرد تجزیه و تحلیل SWOT توسعه استراتژی ها برای سازمان تصمیم گیری برای اولویت های اصلی آینده تجزیه وتحلیل جامع سازمان از طریق : توجه به فاکتورهای داخلی ( نقاط قوت و ضعف ) توجه به فاکتورهای خارج سازمانی ( فرصت ها و تهدید ها) یا : توجه به فاکتورهای مثبت و کمک کننده (نقاط قوت و فرصت ها ) توجه به فاکتورهای منفی و بازدارنده (نقاط ضعف و تهدیدها ) نقاط قوت ،نقاط ضعف ،فرصت ها و تهدیدها پیرامون سازمان داخل سازمان Opportunity Strength Positive Factor فرصت ها نقاط قوت عوامل مثبت Threat Weakness Negative Factor تهدید ها نقاط ضعف عوامل منفی تعیین نقاط قوت ،نقاط ضعف ،فرصتها و تهدید ها با استفاده از : سطوح آنالیز سازمانی سطوح آنالیز سازمانی – 4محیط سیاست ها و مقررات – 4محیط -3فرهنگ /احساس تقاضا -2سازماندهی /تفکر درونمای مشترک فرهنگ سازمانی فرهنگ مدیریت /فرهنگ کارکنان ساختار ،سیستم و رویه های کار ،رسالت و استراتژی ،طرح ها و برنامه ها -1انجام کارها درون داد ،فرآیند کار ،برون داد – 4محیط همکاری /رقابت – 4محیط تامین کننده سطح .1انجام کار این سطح فرآیند اولیه نیز نامیده می شود .در این سطح شما آنچه را که واقعا انجام می شود بررس ی می کنید. با توجه به این سطح ،شما باید موارد زیررا بررس ی کنیدِ: درون داد واقعی که برای تولید محصوالت و خدمتی ،استفاده می شود و عبارتند از: پرسنل ،ساختمان ،تجهیزات ،مواد ،خدمات ،اطالعات و پولِ. فرآیند انجام کار :آنچه که واقعا انجام می شود تا درون داد ها را به برون داد تبدیل کند. برون داد واقعی ،محصوالت و خدمتی که عرضه می شود. سطح .2سازماندهی ساختار :تصمیم در مورد فعالیت ها و مسئولیت ها ،تقسیمات دردپارتمان ها، واحدها و سطوح سازمانی ،هماهنگی میان واحدها و دپارتمان ها. غیره .در سیستم ها و رویه های کار :روشهای رسمی و غیررسمی ،شیوه های کار و ِ این قسمت می توان به سیستم های برنامه ریزی ،تصمیم گیری ،پشتیبانی های اداری تدارکاتی ،استخدام نیرو ،انگیزش پرسنل ،آموزش کادر و غیره اشاره نمود. رسالت و استراتژی :اهداف کلی و رویکرد اصلی علت ایجاد سازمان ،آنچه که می خواهد بدست آ ورد و به چه طریقی طرح ها و برنامه ها :استراتژی ها ،اولویت ها ،طرح های ساالنه ،طرح های کار، طرح های توسعۀ نیروی انسانی. سطح .3فرهنگ سازمان دورنمای مشترک :استنباط از رسالت سازمان و میزان پذیرش آن توسط گروههای مختلف در داخل سازمان فرهنگ عمومی :شامل ارزش ها ،اعتقادات ،رفتارها و احساسات کارکنان درون سازمان .گرایش بسوی سازمان ،مشتریان ،همکاران و غیره. فرهنگ کارکنان :اولویت های کارکنان یا گروه های کارکنان ،احساس نسبت به کار ،طرزطلقی درارتباط با سازمان ،در بارۀ دیگر کارکنان و مدیریت .تفاوت عمده بین گروههای کارکنان. فرهنگ مدیریت :اولویت های مدیریت ،احساس نسبت به سازمان ،به کادر و کار .گرایش و شیوه تصمیم گیری ،مستبدانه یا مشارکت جویانه ،ریسک پذیر یا ریسک گریز ،اعتماد یا کنترل ،سریع یا کند و غیره. سطح 4محیط/پیرامون تقاضا :مشتریان ،گروه هدف ،تقاضا های بالفعل و بالقوه .ارتباطات با مشتریان و گروه هدف .رضایت در مورد محصول و خدمات .گرایش های مشتریان و گروه هدف به طرف سازمان. رقابت و همکاری :سطح وقدرت رقابت .کیفیت و دامنۀ محصوالت و ی. خدمات رقبا .همکاران بالفعل و بالقوه و زمینه های همکار ِ تأمین درون دادها :قابلیت اطمینان ،کیفیت ،کمیت و قیمت مواد در دسترس :تأمین مالی ،کادر ،تجهیزات ،مواد ،دانش ،اطالعات وغیره. سیاست ها وقوانین :از طرف سازمان های دولتی و غیر دولتی. ی) سیاستمداران وسازمان های عالقمند( .مانند واحدهای کارگر ِ SWOT Analysis چک لیست سطح : 1فرآیند اولیه ( انجام کار) سطح : 2سازماندهی سطح : 3فرهنگ سطح : 4محیط سطوح آنالیز سازمانی – 4محیط سیاست ها و مقررات – 4محیط -3فرهنگ /احساس تقاضا -2سازماندهی /تفکر درونمای مشترک فرهنگ سازمانی فرهنگ مدیر /فرهنگ کارکنان ساختار ،سیستم و رویه های کار ،ماموریت و استراتژی ،طرح ها و برنامه ها -1انجام کارها درون داد ،فرآیند کار ،برون داد – 4محیط همکاری /رقابت – 4محیط تامین کننده سطح : 1فرآیند اولیه ( انجام کار) برون داد فرآیند کار درون داد درون داد ها آیا پرسنل ماهر به تعداد کافی وجود دارد؟ آیا میزان جابجایی نیروی کار در حد نرمال می باشد؟ آیا فضای فیزیکی و تجهیزات مناسب و مطلوب هستند؟ آیا محل ساختمان و محوطه فیزیکی مناسب است؟ آیا دروندادها و مواد و ملزومات از کیفیت مطلوبی برخوردار هستند؟ آیا خدمات بخش سوم ( شامل آب ،برق ،حسابداری و )...مناسب هستند؟ آیا وضعیت مالی مطلوب هست؟ آیا سازمان قادر به اداره کردن بحران های مالی بزرگ میباشد؟ آیا دسترس ی مناسب به اطالعات وجود دارد؟ برون داد ها /نتایج آیا سازمان محصوالت یا خدماتی را که باید عرضه نماید ، عرضه می نماید؟ آیا محصوالت و خدمات عرضه شده به طور مطلوبی نیازهای گروه هدف را برآورده می سازد؟ آیا سازمان میزان قابل توجهی از برونداد ها را ارائه می نماید؟ آیا سازمان قادر به تامین تقاضا برای محصوالت و یا خدمات خود می باشد؟ فرآیند کار ( در واقعیت) آیا فرایند کار به نحو کارایی تنظیم شده است؟ آیا درونداد ها به نحو کارایی مورد استفاده قرار می گیرند؟ آیا کارکنان به نحو مطلوب مورد استفاده قرار می گیرند؟ آیا زمان و درونداد زیادی به هدر می رود؟ آیا فرایند کار اثر بخش است و منجر به تولید محصوالت و یا خدمات با کمیت و کیفیت خوب می شود؟ آیا روش کار مناسب است؟ آیا همکاری و مشارکت مناسبی بین واحد ها و پرسنل مختلف وجود دا ِرد؟ سطوح آنالیز سازمانی – 4محیط سیاست ها و مقررات – 4محیط -3فرهنگ /احساس تقاضا -2سازماندهی /تفکر درونمای مشترک فرهنگ سازمانی فرهنگ مدیر /فرهنگ کارکنان ساختار ،سیستم و رویه های کار ،رسالت و استراتژی ،طرح ها و برنامه ها -1انجام کارها درون داد ،فرآیند کار ،برون داد – 4محیط همکاری /رقابت – 4محیط تامین کننده سطح : 2سازماندهی ساختار سیستم ها و رویه های کار رسالت و استراتژی طرح ها و برنامه ها ساختار ( تقسیم وظایف و مسئولیت ها ،هماهنگی) آیا تقسیم وظایف و مسئولیت ها به نحو روشن و اثر بخش ی انجام شده است؟ آیا تقسیم بندی مناسبی بین دپارتمان ها و واحدها صورت گرفته است ؟ آیا حمایت های اداری و پشتیبانی به نحو مناسب و مطلوبی انجام می گیرد؟ آیا هماهنگی و ارتباط مناسبی بین دپارتمان ها /واحدها و مدیران صورت می گیرد؟ سیستم ها و رویه کار آیا روش های کار به طور مطلوبی تعریف شده اند؟ آیا رویه های کار مربوط به برنامه ریزی ،امور اداری و مالی به طور مناسبی انجام می گیرد ؟ آیا یک سیستم پاداش مناسب برای حقوق و مزایای پرسنل وجود دارد؟ آیا روش مورد استفاده برای استخدام مناسب است؟ آیا یک سیستم خوب پایش و ارزشیابی وجود دارد؟ آیا شما شاخص های مناسبی برای پایش عملکرد در اختیار دارید؟ آیا یک سیستم مناسب کنترل کیفیت وجود دارد؟ آیا یک سیستم مناسب گزارش دهی ( اعم از مالی و غیر مالی ) وجود دارد؟ آیا رویه های کاری پیگیری می شوند؟ رسالت و استراتژی آیا یک رسالت روشنی که هدایت کننده سازمان باشد و بوسیله تمامی ذینفعان درک و پذیرفته شده باشد وجود دارد؟ آیا استراتژی سازمان روشن و واقع بینانه بوده و بر اساس رسالت سازمان تنظیم شده است؟ آیا استراتژی سازمان تبدیل به یک برنامه و بودجه واقع بینانه شده است؟ سطوح آنالیز سازمانی – 4محیط سیاست ها و مقررات – 4محیط -3فرهنگ /احساس تقاضا -2سازماندهی /تفکر دورنمای مشترک فرهنگ سازمانی فرهنگ مدیر /فرهنگ کارکنان ساختار ،سیستم و رویه های کار ،ماموریت و استراتژی ،طرح ها و برنامه ها -1انجام کارها درون داد ،فرآیند کار ،برون داد – 4محیط همکاری /رقابت – 4محیط تامین کننده سطح : 3فرهنگ دورنمای مشترک فرهنگ سازمانی فرهنگ مدیریت فرهنگ کارکنان دورنمای مشترک رسالت سازمان توسط گروههای مختلف در داخل سازمان چگونه استنباط می شود؟ رسالت سازمان تا چه حد توسط کارکنانش تقسیم و مورد پذیرش واقع شده است؟ فرهنگ سازمانی آیا حساسیتی نسبت به مشتری و کیفیت وجود دارد؟ آیا تمایلی به یادگیری از اشتباهات از طریق پایش و ارزشیابی وجود دارد؟ آیا تمایلی به ایجاد تغییرات وجود دارد؟ آیا توجه کافی به عملکرد وجود دارد؟ آیا تمایلی به پیروی از رویه های کاری ،قوانین و مقررات وجود دارد؟ آیا توجه کافی به همکاران وگروههای مختلف وجود دارد؟ آیا اختالفات فاحش ی بین ارزش ها ،تمایالت و احساسات بین سطوح و ِواحد ها ی مختلف در سازمان وجود دارد؟ فرهنگ مدیریت آیا تصمیم گیری مناسبی وجود دارد؟( دالیل روشن ،بموقع و مداوم) آیا مشارکت و اطالعات مناسب وجود دارد؟ آیا توجه کافی به تفکر دراز مدت ( دور اندیش ی ) می شود؟ آیا تعادل بین خطر پذیری و خطر گریزی وجود دارد؟ آیا توجه کافی به پاسخگویی و شفافیت وجود دارد؟ آیا به نحو مناسبی به ارتباطات داخلی و خارجی توجه می شود؟ آیا تعادل مناسبی بین دادن مسئولیت ها/اعتماد و کنترلِ/عدم اعتماد ِوجود دارد؟ آیا مدیریت از عملکرد کارکنان رضایت دارد؟ فرهنگ کارکنان آیا کارکنان دل به کار می دهند؟ آیا کارکنان احساس می کنند که کار درست انجام می دهند؟ آیا کارکنان از برنامه ها ؛ قوانین و مقررات پیروی می کنند؟ آیا کارکنان از حقوق و مزایا و آینده کاری خود خشنود هستند؟ آیا کارکنان از عملکرد مدیریت رضایت دارند؟ آیا اختالف عمده ای در احساس بین گروههای کارکنان وجود دارد؟ کار گروهی 1 نقاط قوت و ضعف را برای سه سطح داخلی سازمان خود مشخص کنید. سطوح آنالیز سازمانی – 4محیط سیاست ها و مقررات – 4محیط -3فرهنگ /احساس تقاضا -2سازماندهی /تفکر درونمای مشترک فرهنگ سازمانی فرهنگ مدیر /فرهنگ کارکنان ساختار ،سیستم و رویه های کار ،ماموریت و استراتژی ،طرح ها و برنامه ها -1انجام کارها درون داد ،فرآیند کار ،برون داد – 4محیط همکاری /رقابت – 4محیط تامین کننده سطح : 4محیط تقاضا تامین کننده رقابت و همکاری سیاست ها و مقررات تقاضا آیا تقاضای کافی برای محصوالت/خدمات سازمان وجود دارد؟ آیا گروه هدف از محصوالت و خدمات موجود راض ی هستند؟ آیا گروه هدف جدیدی برای محصوالت وخدمات وجود دارد؟ آیا محصوالت و خدمات جدیدی برای گروه هدف موجود وجود دارد؟ آیا سازمان وجهه عمومی خوبی دارد؟ تامین کننده آیا ارتباط با تامین کنندگان مواد و ملزومات خوب است؟ آیا فرصتی برای جذب تامین کنندگان جدید وجود دارد؟ آیا تامین کنندگان مالی/دونورها از نتایج راض ی هستند؟ آیا ارتباط با تامین کنندگان مالی/دونورها مطلوب و رضایتبخش می باشد؟ آیا فرصتی برای جذب تامین کنندگان مالی/دونورهای جدید وجود دارد؟ رقابت و همکاری آیا رقابت قوی وجود دارد؟ آیا رقبا محصوالت یا خدمات بهتر و یا با قیمت پایین تر ارائه می نمایند؟ آیا روابط با سایر آژانس ها و سازمان ها خوب است؟ آیا امکان بهبود و یا برقرای همکاری موثر وجود دارد؟ آیا سازمان روابط مطلوبی با سیاست گزاران در سطح منطقه ای و کشوری دارد؟ سیاست ها و مقررات آیا سازمان قوانین و مقررات واضح و روشنی دارد؟ آیا وضعیت اجتماعی اقتصادی هدایت کننده عملکرد سازمان می باشد؟ آیا چهار چوب قانونی هدایت کننده عملکرد سازمان می باشد؟ آیا محیط فیزیکی ( شرایط آب و هوایی ،زیر ساختارها ) هدایت کننده می باشد؟ آیا شرایط سیاس ی هدایت کننده می باشد؟ ارزیابی سازمان ارزیابی سازمان با استفاده از چند شاخص مهم ،در تعیین مسیراصلی برای مدیریت مفید است . این موضوع در تصمیم گیری برای اینکه آیا یک فعالیت مشخص جدید متناسب با توسعۀ سازمان می باشد یا نه کمک خواهد نمود. شاخصهای عمدۀ ارزیابی شاخص ارزیابی توضیح تداوم احتمال اینکه یک سازمان قادر باشد برنامه های اصلی خود را تا ِزمان مقرر تداوم دهد. حدی که محصوالت و خدمات واقعا پاسخگوی نیازهای گروه هدف باشند( مشتریان ) کارآیی به میزان بهره گیری از منابع ( درون داد ها) در رابطه با برونداد هایش گفته می شود: سازمان قادر به تولید بیشتر با همان منابع می باشد؟ سازمان قادر به تولید همان مقدار با منابع کمتر می باشد؟ پذیرش سازمان در پیرامون خود اثر بخش ی کارآیی مقبولیت انعطاف پذیری مناسبت ی عبارت است از توان سازمان در تطبیق با یک تغییر در انعطاف پذیر ِ محیط آیا سازمان در حدی است که بتواند از عهدۀ فعالیتهای الزم برای تولید محصول یا خدمت برآید؟ تعیین انتخاب های استراتژیک پس از یافتن جهت توسعه ،می توان نسبت به تعیین انتخاب های استراتژیک برای هرفرصت و تهدید عمده ،اقدام نمود .این انتخاب های استراتژیک فعالیت های مشخص و واقعی هستند که از یک یا چند فرصت به نفع سازمان استفاده کرده و یا اینکه یک یا چند تهدید را کاهش خواهند داد .انتخاب های استراتژیک باید بعن ِوان یک قدم خالق برای حل مشکالت بزرگ و غیر معمول در نظر گرفته شوند. پس از ارائۀ ایده ها و نظرات بسیار 4-5 ،انتخاب استراتژیک که بتوانند بیشترین تأثیر را در توسعه سازمانی داشته باشند بایستی انتخاب شوند به نحوی که بتوانند شاخص های انتخاب شده ِرا بهبود بخشند. Organizational Strategy 1. 2. 3. 4. THREATS 1. 2. 3. 4. STRENGTHS 1. 2. 3. 4. Opportunity-Strength (OS) Strategies Use strengths to take advantage of opportunities 1. 2. Threat-Strength (TS) Strategies Use strengths to avoid threats 1. 2. WEAKNESSES 1. 2. 3. 4. Opportunity-Weakness (OW) Strategies Overcome weaknesses by taking advantage of opportunities 1. 2. Threat-Weakness (TW) Strategies Minimize weaknesses and avoid threats 1. 2. OPPORTUNITIES متناسب کردن انتخاب های استراتژیک با نقاط قوت و ضعف شما حاال چندین انتخاب استراتژیک دارید که می تواند به توسعه سا ِزمانی کمک نماید .سوال اینجاست که کدام نقطه قوت باید بکار گرفته ش ِود و کدام نقطه ضعف باید تضعیف شود تا استراتژی شما موفق شود .برای این منظور ماتریکس تعیین وضعیت استراتژیک می تواند به شما کمک کند. ماتریکس تعیین وضعیت استراتژیک به شما نشان می دهد که یک نقطه قوت تا چه حد از یک استراتژ ی حمایت می کند و یک نقطه ضعف تا چه حد موفقیت یک ا استراتژی را کاهش می دهد. عموما توصیه می شود که 2-3استراتژی که سازمان بیشترین نقطه قوت ِو کمترین نقطه ضعف را در مورد آنها دارد انتخاب شوند. پیگیری ادامۀ آنالیز SWOTعبارت است از تهیۀ یک برنامۀ عملیاتی مشخص به منظور تضمین استراتژیهای انتخاب شده .اغلب آنالیز SWOTگسترده است و باید در قدم بعد که تهیۀ برنامه عملیاتی است ،جزئیات آن بطور کامل دیده شود. یک برنامۀ عملیاتی شامل: -1شناسائی مواردی که نیاز به بررسیهای بیشتردارند مانند بررس ی هزینه اثربخش ی استراتژیهای تعیین شده. ی -2تهیۀ برنامه های پروژه ای برای هر استراتژ ِ -3تهیۀ جدول زمانی شامل تقسیم وظائف نتیجه گیری نقاط قوت SWOTعبارت است از: .1رویکرد منطقی برای شناسائی انتخابهای استراتژیک اصلی. .2اگر به روش مشارکتی انجام شود باعث ایجاد توافق بین ذینفعان و ایجاد یک زمینۀ مناسب برای اجرا می شود. کفایت انتخابهای استراتژیک بستگی به کفایت تعیین نقاط قوت ،ضعف، فرصتها و تهدیدها در مرحلۀ آنالیز دارد. همچنین به توانائی شرکت کنند گان در برقراری ارتباط بین انتخاب های استراتژیک و نقاط قوت و ضعف دارد. اغلب برای تهیۀ یک برنامۀ عملیاتی مناسب از استراتژیهای تعیین شده ،به اطالعات کافی در مورد سازمان و محیط پیرامون آن نیاز است.