Transcript การจัดการฐานข้อมูล

สำนักงำนอัตโนมัติในกำรจัดกำร
สำรสนเทศ
ประเภทของข้ อมูลในสำนักงำน
•
•
•
ตามลักษณะของข้อมูล
ตัวเลข (numeric data)
ตัวอักษรหรื อข้อความ
(character data/text)
•
•
•
เสี ยง (voice)
กราฟฟิ ก (graphical data)
ภาพลักษณ์ (image data)
ประเภทของข้ อมูลในสำนักงำน
•
ตามการคานวณใน
คอมพิวเตอร์
- นาไปคานวณได้ (numeric
data)
- นาไปคานวณไม่ได้ (nonnumeric data)
•
ตามแหล่งที่มาของข้อมูล
- ภายในองค์กร
- ภายนอกองค์กร
ประเภทของข้อมูลในสานักงาน
•
ตามหมวดหมู่เอกสารในสานักงาน
หมวดที่ 1 ข้อมูลด้านการเงิน
งบประมาณ
หมวดที่ 2 ข้อมูลโต้ตอบทัว่ ไป
หมวดที่ 3 ข้อมูลบริ หารทัว่ ไป
หมวดที่ 4 ข้อมูลบริ หารบุคคล
หมวดที่ 5 ข้อมูลเบ็ดเตล็ด
หมวดที่ 6 ข้อมูลการประชุมทัว่ ไป
หมวดที่ 7 ข้อมูลพัสดุและก่อสร้าง
หมวดที่ 8 ข้อมูลรายงานทัว่ ไป
หมวดที่ 9 ข้อมูลการตลาด
หมวดที่ 10 ข้อมูลการผลิตหรื อบริ การ
•
ตามคุณสมบัติของข้อมูล
- เชิงปริ มาณ สามารถระบุเป็ นจานวน
ตัวเลข
- เชิงคุณภาพ ไม่สามารถระบุเป็ น
จานวนตัวเลขได้
ควำมสำคัญของข้ อมูลต่ องำนสำนักงำน
ระดับบริ หาร
การใช้ขอ้ มูลในการวางแผน การ
จัดสายงาน การอานวยการ และ
การควบคุม
ระดับปฏิบตั ิการและบริ การ
การใช้ขอ้ มูลเพื่อการทางานของ
เจ้าหน้าที่ในงานต่างๆ ตามสาย
งาน
ส่ วนอื่นๆ
งานที่ตอ้ งมีความสัมพันธ์กบั 2
ส่ วนแรก มักจะเกี่ยวข้องกับ
บุคคลภายนอกองค์กร
• ควำม
สมบูรณ์
ของข้ อมูล
data security
• ควำม
ถูกต้ อง
แม่ นยำ
ของข้ อมูล
data integrity
• กำรใช้ ข้อมูล
ร่ วมกัน
• กำรจัดกำร
ข้ อมูลช่ วยทำ
ให้ ข้อมูลมี
ควำมเป็ น
ปัจจุบัน ผู้ใช้
นำข้ อมูลไป
ใช้ ได้ อย่ ำง
เหมำะสม
และให้ ผล
ลัพธ์ ที่
ถูกต้ อง
data accuracy
• ปริมำณ
ข้ อมูลใน
สำนักงำน
• กำรจัดกำร
ข้ อมูลที่ดี
ทำให้
ข้ อมูลมี
ระเบียบ
ง่ ำยต่ อกำร
นำไปใช้
data sharing
data volume
ควำมจำเป็ นของกำรจัดกำรข้ อมูลในสำนักงำน
• ควำม
ปลอดภัย
ของข้ อมูล
กำรจำแนกเอกสำรในสำนักงำน
•
•
•
•
•
•
ตามลักษณะ
คาสัง่ เช่น ใบสัง่ ซื้อสิ นค้า ใบขอ
ถอนเงิน
รายงาน เช่น รายงานผล
ประกอบการ รายงานโครงการ
รายงานความ
คืบหน้าโครงการ
บันทึกช่วยจา
ข่าว
•
•
•
•
•
ตามประเภท
เอกสารพิมพ์
เสี ยง เช่นโทรศัพท์
ภาพลักษณ์ เช่น แผนภูมิ
สื่ อที่คอมพิวเตอร์อ่านได้
งำนทีเ่ กีย่ วข้ องกับข้ อมูลสำรสนเทศในสำนักงำน
•
•
•
•
•
งานรับข้อมูลและสารสนเทศ
การเก็บบันทึกข้อมูลและ
สารสนเทศ
การประมวลผลข้อมูล
การจัดทาเอกสารธุรกิจ
การสื่ อสารข้อมูลและเอกสาร
ธุรกิจ
กิจกรรมการจัดการข้อมูลในสานักงาน
Data
capture
/data
acquisi
tion
(การเก็บ
รวบรวม
ข้อมูล)
Data
entry
(การบันทึก
ข้อมูล )
Data editing
(การตรวจสอบความถูกต้อง
ของข้อมูล)
Data
verifica
tion
Data
validati
on
Data
storing
(การจัดเก็บ
ข้อมูล )
Data
enquir
y and
data
retriev
al
(การ
สอบถาม
และค้นคืน
ข้อมูล)
Data
mainte
nance
(การ
บารุ งรักษา
ข้อมูล)
Data
recover
y (การกู้
ข้อมูล)
Data
retenti
on (การ
เก็บรักษา
ข้อมูล)
Data
scrapin
g
(การทาลาย
ข้อมูล)
วิธีทใี่ ช้ ในกำรจัดกำรข้ อมูล
ระบบแฟ้ มข้อมูล
ระบบฐานข้อมูล
ระบบแฟ้มข้ อมูล
•
แฟ้ มข้อมูล (file หรื อ folder) คือ การเก็บรวมข้อมูลที่ได้จาก
การบันทึกข้อมูลเก็บไว้ในที่เดียวกันในหน่วยความจาสารอง
• เขตข้อมูล (field)
แบบเขตข้อมูล
และ
ระเบียนข้อมูล
โครงสร้ำงกำร
จัดเก็บข้อมูลใน
แฟ้ มข้อมูล
ประกอบด้วย ตัวเลขหรื อตัวอักษร
เขตข้อมูลรวมกันเป็ นระเบียนข้อมูล
(record) โดยหลายๆ ระเบียน
รวมเป็ น 1 แฟ้ มข้อมูล
แบบลิสต์ (list)
และแอเรย์
(array)
แบบออบเจ็กต์
• ลิสต์ คือ การกาหนดรู ปแบบการ
จัดเก็บข้อมูลแบบต่อเนื่องกันไป มัก
คัน่ ด้วยจุลภาค หรื อช่องว่าง
• แอเรย์ เป็ นการกาหนดค่าเป็ นตาราง
หรื อแมทริ กซ์ (matrix)
• การใช้หลักการของออบเจ็กต์โอ
เรี ยนเต็ด (object
oriented)
ประเภทของแฟ้มข้ อมูล
• ตำมลักษณะข้ อมูลทีจ่ ัดเก็บ
•
แฟ้ มข้อมูลโปรแกรม (program
file)
•
แฟ้ มข้อมูลที่เก็บข้อมูล (data
กราฟิ ก (graphic file) แฟ้ มข้อมูล
เสี ยง (sound file) และแฟ้ มข้อมูล
วีดิทศั น์ (video file)
•
•
แฟ้ มข้อมูลหลัก (master file)
แฟ้ มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง
(transaction file)
แฟ้ มข้อมูลรายงาน (report file)
แฟ้ มข้อความ (text file) แฟ้ มข้อมูล แฟ้ มข้อมูลสารอง (backup file)
file)
–
• ตำมกำรใช้ งำน
กำรเรียกใช้ แฟ้มข้ อมูล
•
•
•
•
•
•
การดูรายละเอียดแฟ้ มข้อมูลที่มีอยู่
การเปิ ดแฟ้ มข้อมูล
การปิ ดแฟ้ มข้อมูล
การบันทึกแฟ้ มข้อมูล
การแก้ไขแฟ้ มข้อมูล
การลบแฟ้ มข้อมูล
ปัญหำกำรใช้ แฟ้มข้ อมูลในกำรจัดกำรข้ อมูล
•
การดูแลข้อมูล
– ความซ้ าซ้อนของข้อมูล (data redundancy) ทาให้เกิดปั ญหาความไม่
สอดคล้องกันของข้อมูล (data inconsistency)
– ความอิสระของข้อมูลจากโปรแกรมที่ใช้ขอ้ มูลนั้น (data independence)
•
ปัญหาอื่นๆ
– การกระจัดกระจายของข้อมูล (data dispersion)
– การใช้ประโยชน์จากทรัพยากร (resource utilization)
ระบบฐำนข้ อมูล
•
•
•
แหล่งรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กนั ในด้านใดด้านหนึ่งจัดเก็บให้เป็ น
ระเบียบ
ข้อมูลที่จดั เก็บในฐานข้อมูลประกอบด้วย
– เนื้ อหาสาระของข้อมูล (end user data)
– คาอธิ บายข้อมูล (meta data) อธิ บายคุณสมบัติหรื อรายละเอียดเกี่ยวกับ
ข้อมูลที่เป็ นเนื้อหาสาระ
ฐำนข้ อมูล
ฐานข้อมูลหมายถึง
กลุ่มของแฟ้ มข้อมูล
ประเภทเดียวกันมา
รวมกันโดยมี
ความสัมพันธ์ซ่ ึ งกัน
และกัน
•
•
•
•
•
•
ฐานข้อมูลเป็ นโครงสร้างทาง
สารสนเทศ
เป็ นที่เก็บข้อมูล
แบ่งออกเป็ นแฟ้ มข้อมูลต่างๆ
มีการกาหนดวิธีการเก็บอย่างเป็ น
ระบบ
ทาให้สามารถเข้าใช้ขอ้ มูลร่ วมกันได้
โดยมีการจัดการฐานข้อมูลเป็ นตัว
ควบคุม
ประโยชน์ ของฐำนข้ อมูล
•
•
•
•
•
•
การลดความซ้ าซ้อนในการจัดเก็บข้อมูล
การลดความขัดแย้งหรื อความต่างกันของข้อมูล
การพัฒนาระบบใหม่ทาได้สะดวก รวดเร็ ว ใช้เวลาสั้น และมีค่าใช้จ่ายต่าลง
การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลทาได้ง่าย
การทาให้ขอ้ มูลมีความถูกต้องมากขึ้น
ความสามารถในการป้ องกันการสูญหายของข้อมูลหรื อป้ องกันฐานข้อมูล
ถูกทาลาย
กำรจัดกำรฐำนข้ อมูล (Database Management)
•
•
•
•
•
การบริ หารแหล่งข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้ที่ศูนย์กลางเพื่อการ
ใช้งานอย่างมีประสิ ทธิภาพและลดการซ้ าซ้อนของข้อมูล
รวมทั้งลดความขัดแย้งของข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในองค์กร
ต้องอาศัยระบบที่ทาหน้าที่ในการกาหนดลักษณะข้อมูลที่จะ
เก็บไว้ในฐานข้อมูล
การบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล
การกาหนดผูท้ ี่ได้รับอนุญาตให้ใช้ฐานข้อมูล
การอานวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูล
•
•
•
การแก้ไขปรับปรุ งข้อมูล
การจัดทาข้อมูลสารอง
โดยใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูล Database Management
System: DBMS) Microsoft Access, Oracle, Informix,
dBase,FoxPro และ Paradox
โครงสร้ ำงข้ อมูล (File Structure)
•
ลักษณะการจัดแบ่งค่าต่างๆของข้อมูลสาหรับระเบียน (Record) ใน
แฟ้ มข้อมูลเพื่อให้คอมพิวเตอร์นาไปประมวลผล
รู ปแบบบของระบบฐำนข้ อมูล
โครงสร้างข้อมูลแบบลาดับชั้น
(hierarchical data model)
โครงสร้างข้อมูลแบบเครื อข่าย
(network data model)
โครงสร้างข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (relation
data model)
ฐำนข้ อมูลแบบลำดับชั้น (hierarchical data
model)
ฐำนข้ อมูลแบบเครือข่ ำย (network data
model)
ฐำนข้ อมูลเชิงสั มพันธ์ (relation data model)
การศึกษาเบื้องต้น
วงจรทีใ่ ช้ ในกำรพัฒนำ
ฐำนข้ อมูล
(Database Life
Cycle , DBLC)
การออกแบบฐานข้อมูล
การจัดทาและนาข้อมูลเข้าสู่
ฐานข้อมูล
การทดสอบและประเมินผล
การใช้งานฐานข้อมูล
การบารุ งรักษา
1. กำรศึกษำเบือ้ งต้ นเพือ่ จัดทำฐำนข้ อมูล
•
วัตถุประสงค์เพื่อทาความเข้าใจโครงสร้างการทางาน ปัญหาการทางานและ
ขอบเขตของการจัดทาฐานข้อมูล
– วิเคราะห์องค์กร ศึกษานโยบาย วัตถุประสงค์ สภาพการทางาน
โครงสร้างของหน่วยงาน
– กาหนดปั ญหาและเงื่อนไข ศึกษาปั ญหาจากการปฏิบต
ั ิงาน ระบบข้อมูล
ที่มีอยู่
– กาหนดวัตถุประสงค์การทาฐานข้อมูล และผูท
้ ี่จะใช้ฐานข้อมูล
– กาหนดขอบเขตของการจัดทาฐานข้อมูล
2. กำรออกแบบฐำนข้ อมูล
•
•
ส่ วนของธุรกิจ (business view) ต้องเข้าใจ
– ปั ญหาและความต้องการของผูใ้ ช้ฐานข้อมูลในแต่ละฝ่ าย
– สารสนเทศที่ตอ
้ งการ
– ข้อมูลที่จะจัดทาสารสนเทศมีอะไรบ้าง
ส่ วนของนักออกแบบ (designer view) ต้องคานึงถึง
– โครงสร้างฐานข้อมูลเป็ นอย่างไร
– การเข้าถึงและนาข้อมูลมาใช้ได้อย่างไร
– ข้อมูลที่จะนามาจัดทามีอะไรบ้าง
ขั้นตอนในกำรออกแบบฐำนข้ อมูล
การออกแบบระดับ
แนวคิด
(conceptual
design)
การเลือกโปรแกรม
ระบบจัดการ
ฐานข้อมูล
(DBMS
software
selection)
การออกแบบระดับ
ตรรกะ (logical
design)
การออกแบบระดับ
กายภาพ
(physical
design)
กำรออกแบบระดับแนวคิด (conceptual design)
1) การวิเคราะห์ขอ
้ มูลและความต้องการใช้ขอ้ มูล
- ความต้องการใช้สารสนเทศ
- ผูใ้ ช้ขอ
้ มูล
- แหล่งที่มาของข้อมูล
- บทบาทของสารสนเทศ
กำรออกแบบระดับแนวคิด (conceptual design)
2)
•
การสร้างความสัมพันธ์ของข้อมูล
วิเคราะห์และสร้างความสัมพันธ์ของข้อมูลโดยใช้แบบจาลอง
อี-อาร์ไดอะแกรม
- เอนทิต้ ี (entity) ข้อมูลหลัก
- แอตทริ บิวต์ (attribute) รายละเอียดข้อมูลภายในเอนทิต้ ี
- ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิต้ ี (relationship)
ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิต้ ี
• แบบหนึ่ งต่อหนึ่ ง (one-to-one relationship, 1:1)
• แบบหนึ่ งต่อหลาย (one-to-many relationship, 1:m)
• แบบหลายต่อหลาย (many-to-many relationship, m:n)
ขั้นตอนการรสร้างความสัมพันธ์ของข้อมูลโดยใช้แบบจาลองอี-อาร์
- กาหนดเอนทิต้ ีหลักและแอตทริ บิวต์
- กาหนดความสัมพันธ์ของแต่ละเอนทิต้ ี
- กาหนดคียห
์ ลัก (primary key) รวมทั้งคียน์ อก (foreign key)
เพื่อใช้ระบุในการเข้าถึงข้อมูลแต่ละตัว
3) การนอร์ มลั ไลเซชัน
่ (normalization) ตรวจสอบความซ้ าซ้อนและให้ขอ้ มูล
ครบถ้วนไม่ขาดหายไป
กำรเลือกโปรแกรมระบบจัดกำรฐำนข้ อมูล (DBMS
software selection)
1)
2)
3)
4)
5)
ค่าใช้จ่าย
คุณสมบัติของโปรแกรมระบบจัดการฐานข้อมูล
โครงสร้างฐานข้อมูล
ความสามารถใช้กบั หลายแพลตฟอร์ม
การใช้ทรัพยากรของโปรแกรมระบบจัดการฐานข้อมูล
โปรแกรมระบบจัดการฐานข้อมูลแบบเชิงสัมพันธ์ DB2, Oracle,
Informix, Ingress หรื อ Microsoft Access
3. กำรจัดทำและนำข้ อมูลเข้ ำสู่ ฐำนข้ อมูล
•
•
•
การกาหนดเนื้อที่เพื่อจัดเก็บตารางต่างๆ
นาข้อมูลไปจัดเก็บในตารางต่างๆในฐานข้อมูล
กาหนดความปลอดภัยของการเข้าใช้ฐานข้อมูล
4. กำรทดสอบและ
ประเมินผล
•
เป็ นการทดสอบการทางาน
ของฐานข้อมูลที่จดั ทาขึ้น
ก่อนนาไปใช้งาน
5. กำรใช้ งำนฐำนข้ อมูล
•
•
การสอบถามข้อมูลใน
ฐานข้อมูลผ่านภาษา
สอบถาม
การจัดทารายงานต่างๆจาก
ฐานข้อมูล
6. กำรบำรุงรักษำ
•
•
•
การสารองข้อมูลในฐานข้อมูล
การกูฐ้ านข้อมูลขึ้นมาในกรณี ฐานข้อมูลมีปัญหา
การปรับปรุ งประสิ ทธิภาพการทางานของฐานข้อมูลให้ทางานเร็ วขึ้น
ควำมปลอดภัยของข้ อมูล
•
•
•
•
•
•
ปัจจัยที่ทาให้เกิดความเสี ยหายต่อข้อมูลในสานักงาน
คน
– พนักงานของหน่วยงานที่ไม่เจตนาทาความเสี ยหายแก่ขอ
้ มูล
– พนักงานของหน่วยงานที่เจตนาทาความเสี ยหายแก่ขอ
้ มูล
ฮาร์ดแวร์
ซอฟต์แวร์
ไวรัสคอมพิวเตอร์
ภัยธรรมชาติ
อำชญำกรรมคอมพิวเตอร์
• data diddling การปลอมแปลงเอกสารหรื อปรับเปลี่ยนข้อมูลเพื่อหาประโยชน์ใส่ ตวั
• trojan horse อาชญากรรมโดยผูท
้ ี่ได้รับความเสี ยหายไม่รู้ตวั เช่น การดักขโมยรหัส
•
•
เพื่อผ่านเข้าไปใช้คอมพิวเตอร์
salami attack การนาเศษเงินที่เป็ นทศนิ ยมมารวมเป็ นก้อนโต
Trapdoor / backdoor เป็ นจุดที่เป็ นความลับในโปรแกรมที่จด
ั ทาขึ้นเป็ นพิเศษเพื่อ
เข้าสู่โปรแกรมเป็ นช่องโหว่ในการทุจริ ตได้
อำชญำกรรมคอมพิวเตอร์
• electronic warfare การทาลายระบบคอมพิวเตอร์
• logic bomb การเขียนโปรแกรมโดยกาหนดเงื่อนไขเจาะจงไว้ล่วงหน้า เมื่อ
•
มีเหตุการณ์เกิดขึ้นตามเงื่อนไขที่กาหนดไว้ โปรแกรมดังกล่าวจะทางาน
ทันที
e-mail bomb เป็ นการส่ งemail มาให้จานวนมากจนกระทัง่ ไม่มีเนื้ อที่เหลือ
ในการทางานหรื อรับไปรษณี ยอ์ ิเล็กทรอนิกส์อื่นๆอีกต่อไป
กำรรักษำควำมปลอดภัยของข้ อมูล
1. การกาหนดการใช้ขอ
้ มูล(identification)
การกาหนดสิ ทธิ์และการได้รับอนุญาตให้ใช้ขอ้ มูล
1.1 การใช้บต
ั ร (card) กุญแจ (key) หรื อบัตรผ่านทาง (badge) เพื่อผ่าน
ทางเข้าไปใช้ระบบหรื อข้อมูลที่จดั เก็บในคอมพิวเตอร์
1.2 การใช้รหัสเพื่อเข้าสู่ ระบบ
1.3 การใช้ลายเซ็นดิจิทล
ั (digital key)
1.4 การตรวจสอบผูม
้ ีสิทธิ์ก่อนเข้าสู่ระบบ เช่น การอ่านลายนิ้วมือ การอ่าน
รู ปทรงมือ การตรวจม่านตาหรื อเรตินา (retina)
กำรรักษำควำมปลอดภัยของข้ อมูล
2. การเข้ารหัส
•
•
•
การเข้ารหัส (encryption)
แปลงเนื้อหาที่ปรากฏให้ไม่สามารถเข้าใจได้สาหรับผูล้ กั ลอบข้อมูลไปทา
ให้ใช้ประโยชน์ไม่ได้
ข้อมูลที่เข้ารหัสจะต้องผ่านกระบวนการถอดรหัส (decryption) เพื่อ
ถอดรหัส (decode) ให้เหมือนข้อความต้นฉบับ
กำรรักษำควำมปลอดภัยของข้ อมูล
3. การควบคุมในด้านต่างๆ
3.1 การควบคุมการเข้าถึงและเรี ยกใช้ขอ
้ มูล (access control) เป็ นการ
กาหนดระดับของสิ ทธิ์ในการเข้าถึงและเรี ยกใช้ขอ้ มูล
3.2 การควบคุมการตรวจสอบ (audit control)
3.3 การควบคุมคน (people control)
3.4 การควบคุมระบบคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่างๆ (physical facilities
control)
กำรรักษำควำมปลอดภัยของข้ อมูล
4. การมีโปรแกรมเพื่อตรวจสอบและป้ องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ (anti virus
program)
5. การจัดทาแผนรองรับกรณี เหตุร้ายหรื อแผนฉุ กเฉิ น (disaster & recovery plan)
กำรจัดกำรเอกสำร
กำรจัดกำรเอกสำร
•
•
•
•
•
•
•
เป็ นการดาเนินการเอกสารที่ใช้ในสานักงานให้เป็ นระบบนับตั้งแต่
การผลิต
การใช้
การจัดเก็บการค้นคืน
การกาจัด
ไม่วา่ จะเป็ นเอกสารจากภายในหรื อภายนอก
โดยมีกระบวนการในการจัดการเอกสารพร้อมทั้งการนาเทคโนโลยีต่างๆมา
ใช้เพื่อให้บริ การในด้านต่างๆที่เกี่ยวข้องกับเอกสารภายในสานักงานได้อย่าง
มีประสิ ทธิภาพ
ควำมสำคัญของกำรจัดกำรเอกสำร
ช่วยในการบริ หารงานในยุคที่มีการแข่งขันกันทัว่ โลก
ช่วยลดเวลาและทรัพยากรในการดาเนินงาน
เป็ นหลักฐานกิจกรรมและการดาเนินงานของหน่วยงาน
กฎหมาย
เป็ นเอกสารจดหมายเหตุ
ประเภทของเอกสำร
• ตำมแหล่งทีม่ ำของเอกสำร
•
•
เอกสารภายนอกสานักงาน
– ใบสัง่ ซื้ อ
– ใบส่ งสิ นค้าคืน
เอกสารภายในสานักงาน
– ประกาศวันหยุด
– หนังสื อเวียน
• ตำมสื่ อที่จัดเก็บ
•
•
•
•
กระดาษ
วัสดุยอ่ ส่ วน/ไมโคร
ฟอร์ม
สื่ อแม่เหล็ก
สื่ อแสง
วงจรเอกสำรในสำนักงำน
กำรผลิต
เอกสำร
• การพิมพ์
• การเขียน
• การบอกจด
• การจัดทา
สาเนา
เอกสาร
กำรเผยแพร่
เอกสำร
• การจัดส่ ง
เอกสารไป
ยังผูร้ ับ ไม่
ว่าจะเป็ น
ผูร้ ับภายใน
หรื อ
ภายนอก
สานักงาน
กำรใช้ เอกสำร
• ใช้ในการ
ดาเนินงาน
เอกสาร
การจัดเก็บ
เอกสาร
• ประเมิน
และการ
จัดเก็บ
เอกสาร
อย่างเป็ น
ระบบ
ระเบียบ
การกาจัด
เอกสาร
• พ้นกระแส
การใช้งาน
แล้ว
ระบบกำรผลิตเอกสำรในสำนักงำน
•
•
•
•
•
•
•
ระบบการผลิตเอกสารเริ่ มจากการใช้เครื่ องพิมพ์ดีด
เครื่ องพิมพ์ดีดไฟฟ้ า
เครื่ องประมวลคา
เครื่ องถ่ายเอกสาร
ซอฟต์แวร์สาเร็ จรู ปต่างๆ
ระบบสานักงานอัตโนมัติแบบบูรณาการ
อุปกรณ์รับภาพกราฟิ กประเภทอื่นๆ
ขั้นตอนของระบบกำรผลิตเอกสำร
•
•
•
•
การจัดเตรี ยมเอกสาร
การพิจารณาวัตถุประสงค์
การจัดเตรี ยมเครื่ องมือและอุปกรณ์
การควบคุมการผลิตเอกสารและบุคลากรผูร้ ับผิดชอบ
กำรจัดทำสำเนำเอกสำรในสำนักงำน
•
•
•
การจัดทาสาเนาเอกสารช่วยเผยแพร่ สารสนเทศที่อยูใ่ นรู ปของ
เอกสารได้อย่างมีประสิ ทธิภาพ
มีบทบาทสาคัญต่อการสื่ อสารทั้งภายนอกและภายในสานักงาน
สามารถจัดส่ งสารสนเทศหรื อข้อมูลไปยังสาธารณะหรื อผูร้ ับ
จานวนมากในเวลาเดียวกัน
เทคโนโลยีสำคัญในกำรจัดทำสำเนำเอกสำร
•
•
กระบวนการถ่ายภาพสาเนา
– โดยปั จจุบน
ั ได้มีวิวฒั นาการเป็ นเครื่ องถ่ายเอกสารภาพสี
– จัดเรี ยงหน้าเอกสารโดยอัตโนมัติ
กระบวนการพิมพ์
– การพิมพ์ออฟเซต
– การพิมพ์ตามความต้องการ
ระบบกำรจัดเก็บและค้ นคืน
•
•
•
•
ระยะต้นของการจัดเก็บเอกสารภายในตูเ้ อกสารมีปัญหาเรื่ องพื้นที่จดั เก็บ
ทาให้พยายามจัดเก็บเอกสารในรู ปที่มีการใช้พ้ืนที่นอ้ ยลง
จึงมีการพัฒนาทั้งวิธีการจัดเก็บเครื่ องมือจัดเก็บปรับเปลี่ยนลักษณะของ
เอกสารมาอยูใ่ นรู ปอิเล็กทรอนิกส์
เมื่อมีคอมพิวเตอร์พฒั นามารองรับความต้องการต่างๆการจัดเก็บเอกสารจึง
ได้พฒั นาให้มีขนาดการจัดเก็บที่จากัดมีประสิ ทธิภาพสูงใช้งานคงทนเป็ น
เวลานาน
กำรจัดเก็บเอกสำร
•
•
•
•
•
เป็ นการวิเคราะห์เนื้อหาและประเภทของเอกสาร
เพื่อใช้ในการจาแนกหมวดหมู่เอกสาร
การจัดเก็บจะต้องเอื้อให้สามารถสื บค้นข้อมูลและใช้เอกสารได้
ไม่วา่ จะเป็ นเอกสารภายนอกหรื อภายใน
และไม่วา่ เอกสารที่เผยแพร่ จะอยูใ่ นรู ปกระดาษ/วัสดุยอ่ ส่ วน/หรื อสื่ อ
อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ
ควำมสำคัญของกำรจัดเก็บและค้ นคืนเอกสำรในสำนักงำน
•
•
•
จัดเก็บเอกสารที่จาเป็ นต่อการดาเนินงานและการบริ หารองค์การอย่างมี
ประสิ ทธิภาพโดยไม่จากัดว่าเอกสารจะอยูใ่ นรู ปแบบกระดาษ/วัสดุยอ่ ส่ วน/
หรื อสื่ ออิเล็กทรอนิกส์
ค้นคืนข้อมูลที่อยูใ่ นเอกสารและตัวเอกสารได้อย่างถูกต้องทันต่อเหตุการณ์
สะดวกและมีประสิ ทธิภาพ รักษาความปลอดภัยให้กบั เอกสารตามลาดับ
ความสาคัญของเอกสาร
ประหยัดทรัพยากรที่ใช้ในการจัดเก็บและค้นคืนและใช้ทรัพยากรเหล่านั้น
ให้เกิดประโยชน์สูงสุ ดไม่วา่ จะเป็ นอุปกรณ์/วัสดุและทรัพยากรมนุษย์
ลักษณะของกำรจัดเก็บและค้ นคืนเอกสำรในสำนักงำน
• กำรจัดเก็บตำมกระแสกำรใช้ งำน
•
•
•
เอกสารที่อยูใ่ นกระแสงาน
เอกสารกึ่งกระแสการใช้งาน
เอกสารที่พน้ หรื อสิ้ นสุ ด
กระแสการใช้งาน
• กำรจัดเก็บตำมระยะเวลำในกำร
จัดเก็บ
– เอกสารที่จด
ั เก็บชัว่ คราว การ
นัดหมาย/การขอข้อมูล/การ
ฝากข้อความ
– เอกสารที่จด
ั เก็บระยะยาว
•
•
เอกสารที่จดั เก็บไว้ถาวร เช่น
บัญชีรายรับรายจ่ายหนังสื อ
สัญญาสิ ทธิ บตั ร
เอกสารที่จดั เก็บไว้ตามระยะ
เวลานานตามอายุของเอกสารจะ
สิ้ นสุ ดลง
ลักษณะของกำรค้ นคืนเอกสำรในสำนักงำน
• กำรค้ นคืนข้ อมูลที่ปรำกใในเอกสำร • กำรค้ นคืนตัวเอกสำรต้ นฉบับ
–
–
–
หมายเลขใบสัง่ ซื้อ
วันที่ออกใบสัง่ ซื้อ
จานวนที่สงั่ ซื้อ
–
–
–
การนาเข้าเป็ น
ภาพกราฟิ ก
การนาเข้าเป็ นข้อความ
การนาเข้าเป็ น
อิเล็กทรอนิกส์
รู ปแบบกำรจัดเก็บและค้ นคืนเอกสำรในระบบสำนักงำน
อัตโนมัติ
•
ระบบคอมพิวเตอร์แม่
ข่ายการจัดการเอกสาร
อิเล็กทรอนิกส์
–
–
ระบบจัดการฐานข้อมูล
ระบบแฟ้ มข้อมูลเอกสาร
•
เครื อข่ายสื่ อสารภายใน
องค์กร
ภำพกรำฟิ ก หมำยถึง ภำพที่จัดเก็บเป็ นแฟ้ มข้ อมูล
รูปภำพเพือ่ ใช้ ประมวลผลโดยคอมพิวเตอร์ ได้
กำรประมวลผลภำพกรำฟิ ก
•
•
ภาพเป็ นส่ วนประกอบหนึ่ง
ของเอกสาร
ภาพกราฟิ กที่ใช้ประกอบใน
เอกสารอาจได้มาจาก
ภาพกราฟิ กที่ถูกสร้างไว้หรื อ
ภาพที่ถูกสร้างขึ้นมาใหม่โดย
อาศัยซอฟต์แวร์สร้าง
ภาพกราฟิ ก
•
การจัดทาเอกสารให้สวยงาม
ต้องใช้ภาพประกอบเพราะ
ภาพจะสามารถสื่ อ
ความหมายได้ดีกว่าแสดง
ด้วยตัวอักษร
ประเภทของภำพกรำฟิ ก
• ภำพกรำฟิ กแบบบิตแมบ
•
เป็ นภาพที่คอมพิวเตอร์สร้าง
โดยการนาช่องตารางสี่ เหลี่ยม
เล็กๆหรื อจุดบนจอภาพที่
เรี ยกว่าพิกเซล มาประกอบ
กันเป็ นภาพ
• ภำพกรำฟิ กแบบเวกเตอร์
•
•
กราฟิ กเชิงวัตถุ
เป็ นภาพที่สร้างจากการ
ประมวลผลสูตรหรื อสมการ
ทางคณิ ตศาสตร์โดยกลุ่ม
ของบิตคอมพิวเตอร์ที่นามา
ประกอบเป็ นภาพ
กำรจัดกำรภำพกรำฟิ ก
• กำรนำเข้ ำภำพกรำฟิ ก
•
โดยอาศัยภาพกราฟิ กที่มี
– การกราดภาพ
– การใช้อุปกรณ์อื่น
•
•
–
กล้องถ่ายภาพดิจิทลั
อุปกรณ์บนั ทึกภาพ
เคลื่อนไหว
การใช้ภาพสาเร็ จรู ปที่
เรี ยกว่า “คลิปอาร์ต”
• กำรสร้ ำงภำพกรำฟิ กขึน้ ใหม่
•
ซอฟต์แวร์ฟรี แฮนด์เพื่อใช้
ทาเทมเพลท
กำรประมวลผลภำพกรำฟิ ก
•
ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการประมวลผลภาพกราฟิ กโดย
ส่ วนมากมักถูกสร้างขึ้นมาเพื่อใช้งานกับ
ระบบปฏิบตั ิการที่มีส่วนต่อประสานผูใ้ ช้แบบกราฟิ ก
(Graphical User Interface, GUI) จึงทาให้
ซอฟต์แวร์ทางานได้ง่ายโดยได้จาลองเครื่ องมือและ
อุปกรณ์ต่างๆที่ใช้เป็ นเครื่ องมือในการปรับแต่ง
ภาพกราฟิ กเช่นพูก่ นั แว่นขยายจานสี
กำรส่ งออกภำพกรำฟิ กและกำรเชื่อมโยงภำพกรำฟิ ก
• กำรนำเข้ ำภำพกรำฟิ ก
(Import)
•
เป็ นการนาเข้าภาพกราฟิ กจาก
ซอฟต์แวร์อื่นซึ่งการจะนามา
สู่อีกซอฟต์แวร์หนึ่งอาจต้อง
บันทึกภาพกราฟิ กนั้นต่าง
ออกไป
• กำรส่ งออกภำพกรำฟิ ก
(Export)
•
เป็ นการส่ งภาพกราฟิ กไปยัง
อีกซอฟต์แวร์หนึ่งโดยการ
จัดส่ งแฟ้ มข้อมูลรู ป
ภาพกราฟิ กระหว่าง
ซอฟต์แวร์จะทาได้โดยการ
ใช้คลิปบอร์ดใน
ระบบปฏิบตั ิการวินโดวส์
เทคโนโลยีทใี่ ช้ ในกำรจัดกำรภำพกรำฟิ ก
อุปกรณ์ รับภำพกรำฟิ ก
•
•
เครื่ องกราดภาพ
– ครื่ องกราดภาพมือถือ
– เครื่ องกราดภาพแบนราบ
– เครื่ องกราดภาพเครื่ องหมาย
ส่ วนประกอบของเครื่ องกราดภาพ
- แหล่งกาเนิ ดแสง
- ที่วางต้นฉบับ
- เลนส์รับแสงกราด
- อุปกรณ์ตรวจรับแสงซี ซีดี
- ตัวแปลงสัญญาณ
•
อุปกรณ์รับภาพกราฟิ กประเภท
อื่นๆ
–
–
–
กล้องถ่ายภาพนิ่งแบบดิจิทลั
กล้องวิดีโอดิจิทลั
กระดานภาพอิเล็กทรอนิกส์
ซอฟต์ แวร์ เพือ่ กำรจัดกำรภำพกรำฟิ ก
•
ซอฟต์แวร์ที่ใช้งาน
ภาพกราฟิ กแบบเวกเตอร์
– MacPaint
– MacDrawPro
– CorelDraw
•
ซอฟต์แวร์ที่ใช้งาน
ภาพกราฟิ กแบบบิตแมบ
– PaintShopPro
– CorelPhotopaint
– PhotoShop
กำรประยุกต์ ภำพกรำฟิ กในกำรผลิตเอกสำรในสำนักงำน
•
•
ลักษณะของภาพกราฟิ กใน
เอกสาร
ภาพแทรกที่ใช้ในเอกสาร
–
–
•
ภาพประดับตกแต่ง
ภาพที่เชื่อมโยงกับเอกสาร
ภาพพื้นหลัง
•
การนารู ปภาพกราฟิ กมา
ประกอบในเอกสาร
–
–
การนารู ปภาพกราฟิ กที่มีอยูแ่ ล้ว
มาใช้งาน
การสร้างภาพกราฟิ กขึ้นใหม่ซ่ ึง
วิธีการสร้างภาพจากซอฟต์แวร์
•
•
ซอฟต์แวร์ ประมวลผลคาโดยอาจเป็ น
ภาพที่วาดขึ้นเองหรื อภาพสาเร็ จรู ป
ซอฟต์แวร์ สร้างภาพกราฟิ ก
กำรจัดเก็บและค้ นหำภำพกรำฟิ กในสำนักงำน
•
•
การจัดเก็บภาพตามหมวดหมู่ของภาพ
การจัดเก็บตามรู ปแบบแฟ้ มข้อมูลภาพ
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Window Device Independent Bitmap,BMP
Graphics Interchange Format, GIF
Z-Soft Paintbrush,PCX
Joint Photographic Experts Group,JPEG
Tagged Image File Format,TIFF
Computer Graphics Metafite,CGM
Data Exchange File , DXF
Encapsulated Post Script,EPS
Hewlett-Packard Graphics Language,HPGL
Lotus Picture File,PIC
Macintosh Quick Draw Picture Format,PICT
Windows Metafile ,WMF
Personal Information Management - PIM
กำรจัดกำรสำรสนเทศส่ วนบุคคล
กำรจัดกำรสำรสนเทศส่ วนบุคคล
•
•
•
เป็ นแนวคิดที่อาศัยทักษะหลายด้านในการดาเนินการกับสารสนเทศทุก
ประเภทที่แต่ละบุคคลได้รับ
ทั้งที่เกี่ยวกับการประกอบกิจการงานหรื อการดารงชีวติ
เพื่อให้สามารถนาสารสนเทศที่สาคัญหรื อจาเป็ นต่อบุคคลนั้นออกมาใช้
ประโยชน์ได้อย่างมีประสิ ทธิภาพ
พัฒนำกำรของระบบจัดกำรสำรสนเทศส่ วนบุคคล
• 1. ระบบจัดการสารสนเทศส่ วนบุคคลในรู ปกระดาษที่มีมาตั้งแต่อดีตจนถึง
ปัจจุบนั
2. ระบบสารสนเทศส่ วนบุคคลในรู ปคอมพิวเตอร์ ซ่ ึ งมีความหลากหลายทั้ง
ด้านรู ปลักษณ์ ระดับความสามารถในการทางาน และราคา ซึ่งแนวโน้มว่า
ในอนาคตจะมีความผกผันระหว่างขนาดของฮาร์ดแวร์และความสามารถใน
การทางานของระบบ
3. ระบบจัดการสารสนเทศของกลุ่ม ซึ่ งเป็ นการเชื่อมโยงสารสนเทศส่ วน
บุคคลของกลุ่มบุคคลที่ทางานร่ วมกันเข้าด้วยกันโดยผ่านเครื อข่าย
คอมพิวเตอร์
กำรจัดกำรสำรสนเทศส่ วนบุคคลให้ ประสบควำมสำเร็จ
•
•
•
•
•
วิเคราะห์ความต้องการด้านสารสนเทศของตนเอง
สารวจและทดลองระบบ
พัฒนาความรู้และทักษะที่จาเป็ นเพื่อให้สามารถกาหนดระบบที่เหมาะสมที่สุด
นาระบบที่ได้กาหนดแล้วมาใช้งาน
ศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่ๆ
องค์ ประกอบของระบบจัดกำรสำรสนเทศส่ วนบุคคล
•
•
•
ส่ วนรับเข้า ความต้องการด้านสารสนเทศของผูใ้ ช้ และข้อมูลที่เข้าสู่ระบบ
ส่ วนประมวลผล
ส่ วนแสดงผล
ประเภทของระบบจัดกำรสำรสนเทศส่ วนบุคคล
• ประเภทรู ปลักษณ์
– โปรแกรมสาเร็ จรู ป
– อุปกรณ์เฉพาะ เครื่ องพีดีเอ
• ประเภทฟังก์ชันกำรทำงำน
– ประเภทพื้นฐาน
– ประเภทกึ่งซับซ้อน
– ประเภทซับซ้อน
เกณฑ์ กำรเลือกระบบจัดกำรสำรสนเทศส่ วนบุคคล
•
ด้านผูท้ ี่จะใช้ระบบ
– เป้ าหมาย
– ความต้องการด้านสารสนเทศ
– สภาพแวดล้อมในการทางาน
•
ด้านตัวระบบ
– ความสามารถในการทางาน
– ราคา
– ความยากง่ายในการใช้และ
การเรี ยนรู้
– การสนับสนุ นด้านเทคนิ ค
– การรับฟั งความคิดเห็น
– การทดลองใช้ระบบก่อนการ
ตัดสิ นใจเลือกระบบใดระบบ
หนึ่ง
ระบบจัดกำรสำรสนเทศส่ วนบุคคล
•
ระบบนัดหมาย
–
•
ระบบนัดหมายส่ วนบุคคล
ระบบนัดหมายกลุ่ม
ระบบติดตามงาน
–
–
ระบบติดตามงานส่ วน
บุคคล
ระบบติดตามงานกลุ่ม
•
ระบบติดต่อสื่ อสาร
–
–
ระบบติดต่อสื่ อสารแบบ
พื้นฐาน
ระบบติดต่อสื่ อสารแบบ
ซับซ้อน
เทคโนโลยีระบบจัดกำรสำรสนเทศส่ วนบุคคล
• Personal Digital Assistant, PDA
•
•
เทคโนโลยีระบบจัดการสารสนเทศส่ วนบุคคลที่เป็ นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์
เฉพาะที่รวมฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ไว้ดว้ ยกัน
ได้รับการพัฒนาขึ้นโดยมีวตั ถุประสงค์เฉพาะในการจัดการสารสนเทศส่ วน
บุคคลแต่เพียงอย่างเดียว
คุณลักษณะของ PDA
•
•
•
•
•
การนาข้อมูลเข้าสู่ระบบ มีการพิมพ์ การถ่ายโอนข้อมูล การเขียน การแปลง
ข้อมูล การพูด
การจัดเก็บสารสนเทศ
การสื่ อสารอาจเป็ นได้ท้งั แบบมีสายและไร้สาย
การจัดการสารสนเทศส่ วนบุคคล
การถ่ายโอนและแลกเปลี่ยนข้อมูล
เทคโนโลยีระบบจัดกำรสำรสนเทศส่ วนบุคคล
•
•
•
ระบบจัดการสารสนเทศส่ วนบุคคลบนเว็บ
จุดเด่นของระบบจัดการสารสนเทศส่ วนบุคคลบนเว็บ
– การไม่มีขอ
้ จากัดด้านเวลาและสถานที่
– การแสดงสารสนเทศในลักษณะมัลติมีเดีย
มาตรฐานสาคัญของระบบจัดการสารสนเทศส่ วนบุคคลบนเว็บ
– มาตรฐานV-Cardนามบัตรอิเล็กทรอนิ กส์
– มาตรฐานV-Carlendar ระบบนัดหมายและระบบติดตาม
งาน
แนวทำงกำรพัฒนำสำนักงำนอัตโนมัติ
ลักษณะของสำนักงำนอัตโนมัตทิ ี่มีประสิ ทธิผล
•
•
•
•
•
ผูบ้ ริ หารและพนักงานที่เกี่ยวข้องล้วนใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่
เชื่อมต่อกันเป็ นระบบเครื อข่าย LAN
มีการวางแผนระบบแฟ้ มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อผูใ้ ช้สามารถค้นหา
ข้อมูลและเอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็ ว
ซอฟต์แวร์ต่างๆใช้ง่ายและเป็ นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร
อุปกรณ์ต่างๆเป็ นมาตรฐานและทางานร่ วมกันได้
ระบบงานประยุกต์ต่างๆ ได้รับการติดตั้งหรื อพัฒนาขึ้นให้ตรง
กับความต้องการของผูใ้ ช้
วิธีกำรพัฒนำ
•
•
•
•
•
•
การจัดทาระบบงานเองโดยเจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์
การจัดทาระบบงานเองโดยกลุ่มผูใ้ ช้ระบบ
การว่าจ้างบริ ษทั ภายนอก
การซื้อระบบงานมาตรฐาน
การซื้อระบบงาน
การจัดซื้อบริ การ
สิ่ งสำคัญในกำรวำงแผน
•
•
•
•
•
•
•
ข้อมูลหน่วยงาน
ข้อมูลสถานภาพปัจจุบนั ของหน่วยงาน
ข้อมูลลักษณะของหน่วยงาน
ข้อมูลผูใ้ ช้
ระบบการสื่ อสาร
ลักษณะของระบบสารสนเทศที่ใช้
การสนับสนุน