Transcript PowerPoint - สำนักพัฒนาทุนและองค์กรการเงินชุมชน

เทคนิคการประชุมมีประสิ ทธิภาพ
เทคนิคการประชุม : วิธีการประชุมอย่างมีประสิทธิผล
(Effective Meeting) หากการประชุมทุกครั้งถ้ า
ดาเนินไปอย่ างไม่ ถูกวิธี ก็จะทาให้ การประชุมไม่ บรรลุความสาเร็จ
ดังนั้น ผู้บรรยายจึงขอนาเสนอหัวข้ อสาคัญเพือ่
เป็ นการเสริมสร้ างประสิ ทธิผลขององค์ กรและของผู้ปฏิบัติ
สามารถทาความเข้ าใจจากเนือ้ หาสาระและนาเอาไปประยุกต์ ใช้ ได้
เริ่มต้ นด้ วย 8 คาถาม
ก่อนทีท่ ่ านจะได้ ติดตามสาระของเทคนิคการประชุ มอย่ างมี
ประสิ ทธิผลโดยละเอียด เคยมีคาถาม 8 ข้ อ ซึ่งเป็ นการสารวจความ
คิดเห็นของนักธุรกิจในสหรัฐอเมริกา
สาหรับท่ านทีส่ นใจ ท่ านสามารถจะลองตอบแบบสอบถาม
และตรวจสอบเปรียบเทียบ คาตอบของท่ านกับความเห็นของ
นักธุรกิจสหรัฐอเมริกา เกีย่ วกับการประชุ มอย่ างมีประสิทธิผลนีไ้ ด้
จากหัวข้ อคาตอบ
คาถาม……..จาก
( The Journal of Management
Development, Vol. 10, No.1 )
1) กับแนวโน้ มที่องค์ กรต่ าง ๆ จะมีขนาดเล็กลง กระบวนงานมี
ความกระชับมากขึน้ และมีความสลับซับซ้ อนน้ อยลงเข้ าทานอง
“จิ๋วแต่ แจ๋ ว” แล้วจะเป็ นผลให้ ค่อย ๆ หมดความจาเป็ นในการ
ประชุ มลง และผู้นายุคใหม่ กจ็ ะใช้ เวลาไปกับการประชุ มลดน้ อยลง
ด้ วยหรือไม่
(คาตอบของท่ าน)
………………………………………...
2) หัวหน้ างานทีบ่ ริหารการประชุ มได้ ดี ก่อให้ เกิดเป็ นการประชุ มที่
มีประสิ ทธิภาพและประสิ ทธิผล จะมีความก้าวหน้ าในงานมากกว่ า
คนอืน่ หรือไม่
(คาตอบของท่ าน)
………………………………………...
3) การทีป่ ระธานทีป่ ระชุ มมีความสามารถเฉพาะตัวในการบริหาร
กลุ่มผู้ทเี่ ข้ าร่ วมประชุ มให้ อยู่ในกฎ กติกา และมารยาทของการ
ประชุ มทีด่ ีได้ น้ัน ถือว่ าเขาทาหน้ าทีไ่ ด้ สมบูรณ์ แล้วหรือไม่
(คาตอบของท่ าน)
………………………………………...
4) ประธานทีป่ ระชุ มควรมีประสบการณ์ ในงานกีป่ ี จึงจะสามารถนา
ประชุ มและใช้ เวลาในการประชุ มได้ อย่ างมีประสิ ทธิภาพ
(คาตอบของท่ าน)
………………………………………...
5) ประธานทีป่ ระชุ มทีท่ างานอยู่ในสายงานใด (บริหารทั่วไป บริหาร
การผลิต บัญชีและการเงิน และบริหารการตลาด) น่ าจะมี
ความสามารถในการบริหารการประชุ มได้ ดที สี่ ุ ด
(คาตอบของท่ าน โปรดเรียงลาดับ)
1.………………………………………
2.………………………………………
3.………………………………………
4.………………………………………
6) เจ้ าหน้ าทีใ่ นฝ่ ายทรัพยากรบุคคล ดูจะรักษาเวลาในการมาเข้ าร่ วม
ประชุ มตรงตามเวลามากกว่ าเจ้ าหน้ าทีจ่ ากฝ่ ายอืน่ ๆ จริงหรือไม่
(คาตอบของท่ าน)
………………………………………...
7) การจัดให้ มีการประชุ มนอกสถานที่ จะมีประสิ ทธิผลสู งกว่ าการ
จัดภายในองค์ กรจริงหรือไม่
(คาตอบของท่ าน)
………………………………………...
8) ภายใต้ เจตนารมณ์ ทจี่ ะเริ่มประชุ ม และยุติการประชุ มให้ ตรงต่ อเวลา
แต่ ในความเป็ นจริงกลับเริ่มประชุ มได้ ช้ากว่ ากาหนดการไป 15 นาที และ
เวลาเลิกประชุ มก็ยดื ออกไปอีก 15 นาทีด้วยเช่ นกัน แล้วอะไรจะเกิดขึน้
(คาตอบของท่ าน)
………………………………………...
คาตอบ
ของนักธุรกิจในสหรัฐอเมริกา
1) ไม่ เป็ นความเป็ นจริง มีแต่ จะเท่ าเดิมหรือมากขึน้ เนื่องจากใน
การปฏิรูปองค์ กร จะเป็ นผลให้ เกิดรู ปแบบของการทางานเป็ นทีม
มากขึน้ มาแทน ซึ่งทีมงานต่ าง ๆ เหล่ านีจ้ ะต้ องมีหัวหน้ าทีมและ
ลูกทีม ทีจ่ าเป็ นต้ องมีการประชุมเป็ นหัวใจสาคัญ นอกจากนีแ้ ล้ ว
ในระหว่ างทีมงานต่ าง ๆ ก็ยงั คงต้ องอาศัยการประชุมเพือ่
ประสานงานกัน ให้ ราบรื่นอีกด้ วย
2) มีผู้ตอบว่ า “ถูกต้ อง” ถึง 80 เปอร์ เซ็นต์ ของจานวนผู้ตอบ
ทั้งหมดด้ วยเหตุผลประกอบทีว่ ่ า หัวหน้ างานคนนั้นเสมือน
เป็ นผู้ทมี่ ีประสิ ทธิผลสู ง มีการประสานงาน ประสาน
ความคิด มอบหมายงาน และติดตามความก้ าวหน้ าของงาน
ผ่ านกระบวนการ และเทคนิคในการประชุม เป็ นผลให้ งาน
จานวนมากชิ้นนั้นสาเร็จลุล่วงในเวลาทีร่ วดเร็วขึน้
3) ถูกต้ องเพียงบางส่ วน ในความเป็ นจริงนั้น การเตรียมการก่อน
การประชุ ม (Planning & reparation)
ต่ างหากทีจ่ ะมีความสาคัญมากกว่ าบทบาทของตัวผู้นาการประชุ ม
โดยประสิ ทธิผลของการประชุ มจะเกิดขึน้ จาก :-
๏ วัตถุประสงค์ของการประชุมทีก่ าหนดไว้อย่างชัดเจน
๏ กาหนดเวลาของแต่ ละวาระทีจ่ ะประชุมกัน
๏ ความคาดหวังทีจ่ ะมีผลในทางปฏิบตั ิอย่างใดอย่างหนึ่ง
๏ มีการศึกษาหาข้ อมูล ข้ อเท็จจริง เตรียมทาการบ้ านมา
ก่อนจะเข้ าประชุ ม
4) คาตอบที่ได้ แบ่ งออกเป็ น 3 กลุ่ม คือ ผู้ตอบเห็นว่ า
๏ ผู้นาประชุมทีม่ ีอายุงานมากกว่า 20 ปี จะสามารถนาประชุม
ได้ โดยใช้ เวลาอย่ างมีประสิ ทธิภาพ 66 %
๏ ผู้นาประชุมทีม่ ีอายุงานระหว่าง 10 - 20 ปี จะสามารถ
นาประชุ มได้ โดยใช้ เวลาอย่ างมีประสิ ทธิภาพ 64 %
๏ ผู้นาประชุมทีม่ ีอายุงานน้ อยกว่า 10 ปี จะสามารถ
นาประชุ มได้ โดยใช้ เวลาอย่ างมีประสิ ทธิภาพ 69 %
โดยสรุป ก็คอื จะค่ อนข้ างใกล้เคียง ดังนั้น อายุงานจึงดู
ไม่ ค่อยเป็ นอุปสรรคต่ อการทีจ่ ะเป็ นผู้นาในการประชุ ม น่ าจะขึน้
อยู่กบั การเตรียมการ และเทคนิคในการนาประชุ มทีถ่ ูกต้ องมากกว่ า
5) สายบริหารการผลิตและบริหารทัว่ ไป จะสามารถบริหารการประชุ มได้ดี
ทีส่ ุ ด เนื่องจากสามารถเตรียมการก่อนการประชุ มได้ เรียบร้ อย มีการเขียน
วัตถุประสงค์ และวาระการประชุ มได้ อย่ างชัดเจน มีเทคนิคในการดาเนินการ
ประชุ มทีด่ ีกว่ า สามารถสรุปผลการประชุ มได้ ดีกว่ าสายงานอืน่ ๆ
6) ไม่ เป็ นความจริง กลุ่มทีต่ รงเวลามากทีส่ ุ ด คือ คนในภาคอุตสาหกรรม
การผลิต คงเป็ นเพราะระบบงาน และระบบเครื่องอุปกรณ์ ทพี่ วกเขาเผชิญ
อยู่ทุกวันนั้น เป็ นเครื่องสอนให้ เกิดจิตสานึกในเรื่องการรักษาเวลาได้ เป็ น
อย่ างดี
7) ในจานวนผู้ทตี่ อบทุก ๆ 11 คน จะตอบว่ า “ใช่ ” ถึง 10 คน ซึ่ง
น่ าจะมีเหตุผลมาจากการจะไปประชุ มนอกสถานทีท่ างานนั้นต้ องมี
การเตรียมการ และมีการวางแผนอย่ างดี รวมทั้งจะไม่ เกิดการถูก
ขัดจังหวะจากงานประจาอีกด้ วย
8) ประสิ ทธิภาพและประสิ ทธิผลของการประชุ ม จะตกต่าลงทันที
ผู้เข้ าร่ วมประชุ มอาจมีนัดหมายอืน่ รออยู่ อาจเกิดความกระวน
กระวายใจขึน้ ได้ โดยรวมแล้วก็เท่ ากับว่ าเป็ นสั ญญาณเตือนของการ
บริการการประชุ มทีล่ ้มเหลว
คาถาม - คาตอบ จากการสารวจข้ างต้ นนี้
พอจะสรุปประเด็นสาคัญ ๆ ได้ ว่า
๏ การประชุมทีม่ ีประสิทธิผล จะเป็ นปัจจัยแห่ งความสาเร็จ
ขององค์ กรในยุคใหม่
๏ ประธานทีป่ ระชุมหรือผู้นาประชุมจาเป็ นต้ องมีเทคนิค
มีการวางแผนและมีการเตรียมการล่วงหน้ าทีด่ ี ซึ่งมีความสาคัญ
มากกว่ าประสบการณ์ ในการทางานและสายงานทีส่ ั งกัด
๏ ความก้าวหน้ าและความสาเร็จองกิจกรรมที่ทมี งาน
รับผิดชอบจะขึน้ อยู่กบั ประสิ ทธิผลของการประชุ ม การมอบหมาย
และการติดตามงานรวมถึงความรับผิดชอบของผุ้เข้ าร่ วมประชุ ม
ทุกคนเป็ นสาคัญ
๏ อายุงานและประสบการณ์ในการทางาน ไม่ ได้ เป็ น
อุปสรรคต่ อการบริหารการประชุ ม ให้ มีประสิ ทธิผลแต่ อย่ างใด
นักบริหารรุ่นใหม่ อายุงานเฉลีย่ ประมาณ 10 ปี ก็สามารถทาหน้ าที่
ได้ อย่ างดี
แนวคิดเกี่ยวกับการจัดประชุม
•จานวนคนจะต้องมากกว่าหนึ่งคนขึ้นไป
•มีจุดมุ่งหมายที่แน่นอน เพื่อปรึ กษาหารื อ แลกเปลี่ยน
ความคิดเห็น ทาความเข้าใจ ชี้แจง ร่ วมกันแก้ปัญหา
เสนอแนะหรื อเพื่อแจ้งข่าวสาร
•ต้องมีสถานที่และเวลา กาหนดไว้อย่างแน่นอนตามความ
เหมาะสม
ความสาคัญ
การประชุมเป็ นเครื่องมือสาคัญในการบริหารและ
ดาเนินการ การประชุมจึงเป็ นกลไกทีส่ าคัญของหน่ วยงาน
ทุกระดับ เป็ นการทางานทางความคิด เป็ นจุดรวมของ
ความคิด การตัดสิ นใจนโยบาย การศึกษาค้ นคว้ าวิจัย
การแก้ ไขปัญหาและเกิดความคิดริเริ่มสร้ างสรรค์
1. เพือ่ บริหารและจัดการที่ดี
-ความเข้าใจที่ถูกต้อง
-ความผูกพันที่ถูกต้อง
-การกากับที่ถูกต้อง
- ความคิดที่ถูกต้อง
- การปฏิบตั ิที่ถูกต้อง
- การประเมินที่ถูกต้อง
2.เพือ่ พัฒนาบุคลากรให้ เกิดการเรียนรู้
- ความรู้ - ทัศนคติ -ทักษะ
3.เพือ่ กระตุ้นส่ งเสริมให้ เกิดนวัตกรรมใหม่
ความหมายของการประชุม
การประชุม หมายถึง การแจ้งข่าวสาร การปรึ กษา
หารื อ แลกเปลี่ยนความคิดเห็น การชี้แจง
การร่ วมกันแก้ปัญหาของคนมากกว่าหนึ่งคนขึ้นไป
ที่มีจุดมุ่งหมาย และสถานที่ที่แน่นอน
องค์ประกอบของการประชุม
• หัวข้อการประชุม
• ผูเ้ ข้าประชุมซึ่ งทาหน้าที่ต่าง ๆ
• เอกสารการประชุม
• มติการประชุม
องค์ ประกอบของการประชุม
ประธาน
- ผู้ทาหน้ าทีเ่ ป็ นผู้นาในการประชุ ม เพือ่ ให้ การ
ประชุ มดาเนินไปจนบรรลุเป้าหมาย อย่ างมี
ประสิ ทธิภาพและประสิ ทธิผล
รองประธาน
- ทาหน้ าทีแ่ ทนประธานเมื่อประธานไม่ อยู่หรือไม่
สามารถปฏิบัติหน้ าที่
กรรมการ
- ผู้ทมี่ ีหน้ าทีเ่ ข้ าประชุ ม เพือ่ แสดงความคิดเห็นที่เป็ น
ประโยชน์ และออกเสี ยงลงมติ
กรรมการเลขานุการ - ผู้ทาหน้ าทีจ่ ดบันทึกการประชุ มและจัดเตรียมการ
ประชุ ม นอกเหนือไปจากการทาหน้ าที่
เช่ นเดียวกับกรรมการคนอืน่ ๆ
ศัพท์ ทเี่ กีย่ วข้ องกับการประชุม
องค์ ประชุ ม
- ผู้มีหน้ าทีต่ ้ องเข้ าประชุ ม ได้ แก่ ประธาน
รองประธานกรรมการ กรรมการและเลขานุการ
ครบองค์ ประชุ ม - จานวนผู้เข้ าประชุ มครบตามทีร่ ะบุไว้ ในระเบียบ
ข้ อบังคับโดยทัว่ ไป หมายถึงไม่ น้อยกว่ ากึง่ หนึ่งของ
จานวนสมาชิก หากไม่ ครบองค์ ประชุ ม
มติทไี่ ด้ ถือเป็ นโมฆะ
ทีป่ ระชุ ม
- บรรดาผู้เข้ าประชุ มทั้งหมด ไม่ ใช่ สถานที่ประชุ ม
ระเบียบวาระ
- เรื่องทีจ่ ะนาเข้ าปรึกษากันในทีป่ ระชุ ม
ญัตติ
การอภิปราย
มติ
- ข้ อเสนอซึ่งผู้เข้ าประชุ มเสนอให้ ทปี่ ระชุ มพิจารณา
ลงมติ หากเสนอเป็ นลายลักษณ์ อกั ษร ก่อนการ
ประชุ ม เลขานุการจะเสนอประธานเพือ่ บรรจุเป็ น
ระเบียบวาระการประชุ ม
- การแสดงความคิดเห็น การกล่าวสนับสนุนหรือ
คัดค้ านญัตติทเี่ สนอต่ อทีป่ ระชุ ม
- ข้ อตกลงของทีป่ ระชุ มในญัตติต่าง ๆ มติทไี่ ด้ อาจ
เป็ นมติโดยเอกฉันท์ หรือมติ โดยเสี ยงข้ างมากโดย
การออกเสี ยงลงคะแนนลับหรือลงคะแนนโดย
เปิ ดเผย
การประชุม 5 ประเภท
1. การประชุมเพือ่ แจ้ งข้ อมูลข่าวสาร
2. การประชุมเพือ่ เร่ งเร้ าจูงใจและประกาศเกียรติคุณ
3. การประชุมเพือ่ ร่ วมกันคิดสร้ างสรรค์
4. การประชุมเพือ่ ร่ วมกันตัดสิ นใจ
5. การประชุมเพือ่ สอนงานและฝึ กอบรม
1. การประชุมเพือ่ แจ้ งข้ อมูลข่ าวสาร
• เป็ นการประชุมเพือ่ ทาความเข้ าใจในความ
เปลีย่ นแปลงต่ าง ๆ ขององค์ กร นโยบายเป้ าหมาย และ
กลยุทธ์ ต่าง ๆ รวมถึงวิธีปฏิบัตแิ ละระเบียบต่ าง ๆ
ดังนั้น จึงต้ องมีการจัดกลุ่มผู้เข้ าประชุมให้ สอดคล้ อง
เหมาะสมกับเรื่องทีจ่ ะแจ้ งให้ ทราบ
2 . การประชุมเพือ่ เร่ งเร้ าจูงใจและประกาศเกียรติคุณ
การประชุมเพือ่ เร่ งเร้ าจูงใจและประกาศผลสาเร็จของงาน
เป็ นสิ่ งสาคัญในยามทีอ่ งค์ กรต้ องการรวบรวมพลัง ความมุ่งมั่น
ทุ่มเทของพนักงาน การประชุมใหญ่ ทมี่ ีผู้เข้ าร่ วมประชุมหลาย
ร้ อยคนควรดาเนินการ ดังนี้
• ตั้งชื่อการประชุมนีใ้ ห้ น่าสนใจ
• ถ้ ามีงบประมาณเพียงพอที่จะไปจัดที่ต่างจังหวัด ก็ยิ่งได้
บรรยากาศ
• ควรมีวทิ ยากรทีม่ ีชื่อเสี ยงเป็ นทีร่ ู้ จกั ไปร่ วมบรรยายด้ วย
3. การประชุมเพือ่ ร่ วมกันคิดสร้ างสรรค์
การประชุมประเภทนีเ้ ป็ นการประชุมทีอ่ งค์ กรต่ าง ๆ
ปฏิบัตกิ นั อยู่อย่ างสม่าเสมอ และประยุกต์ ใช้ ได้ กบั ทุก ๆ ระดับ
ของการทางาน การร่ วมกันคิดสร้ างสรรค์ โดยการประชุมนีอ้ าจ
มีวตั ถุประสงค์ ได้ หลากหลาย เช่ น
เพือ่ ร่ วมกันวิเคราะห์ และหาแนวทางแก้ ไขปัญหา
เพือ่ ระดมความคิด (Brainstorming) ในการพัฒนา
ผลิตภัณฑ์
เพือ่ ระดมความคิกในการค้ นหาวิธีการทางานที่มี
ประสิ ทธิภาพ
4. การประชุมเพือ่ ร่ วมกันตัดสิ นใจ
การประชุมในลักษณะนีส้ ่ วนใหญ่ จะเป็ นเรื่องทีม่ ี
ความสาคัญต่ อองค์ กรไม่ ว่าจะเป็ นการตัดสิ นใจแก้ ปัญหา
กาหนดกลยุทธ์ หรือกาหนดเป้าหมาย ซึ่งองค์ ประชุมจะต้ อง
ประกอบด้ วยผู้นาประชุมทีเ่ ป็ นผู้บริหารระดับสู ง หรือผู้นา
องค์ กร และสมาชิกผู้เข้ าร่ วมประชุมก็จะต้ องเป็ นผู้ที่มีส่วน
เกีย่ วข้ อง และมีอานาจการตัดสิ นใจสั่ งการในระดับหน่ วยงาน
ผู้ปฏิบัตงิ าน (User Department)
5. การประชุมเพือ่ สอนงานและฝึ กอบรม
ในการเปลีย่ นแปลงวิธีการทางาน หรือติดตั้งระบบงาน
ใหม่ เช่ น การนาระบบคอมพิวเตอร์ เข้ าไปใช้ น้ัน จาเป็ นต้ อง
มีการฝึ กอบรมให้ เข้ าใจขั้นตอน และวิธีการใช้ เครื่ องอุปกรณ์
ต่ าง ๆ อย่ างถ่ องแท้ จึงจะช่ วยให้ การส่ งมอบระบบเป็ นไปโดย
ราบรื่น
การประชุมประเภทนีจ้ ะเสี ยทั้งเวลาและค่ าใช้ จ่ายใน
อัตราทีส่ ู ง ซึ่งผู้บริหารจะต้ องเข้ าใจในความจาเป็ นอย่ าง
แท้ จริง
สรุปการประชุมทั้ง 5 ประเภท
• จะเห็นได้ ว่า การประชุ มทั้ง 5 ประเภท นีม้ ีความสาคัญเป็ นอย่ างยิง่
ต่ อการบริหารงานในทุก ๆ องค์ กร และสามารถแยกได้ เป็ นกลุ่มตาม
ความคล้ายคลึงกันของการเตรียมการ และการดาเนินการในการ
ประชุ ม ดังนี้
• กลุ่มแรก : ได้ แก่ การประชุ มเพือ่ ร่ วมกันคิดสร้ างสรรค์ และการ
ประชุ มเพือ่ ร่ วมกันตัดสิ นใจ
• กลุ่มทีส่ อง : ได้ แก่ การประชุ มเพือ่ แจ้ งข้ อข่ าวสาร การประชุ มเพือ่
เร่ งเร้ าจูงใจและประกาศเกียรติคุณ และการประชุ มเพือ่ สอนงานและ
ฝึ กอบรม
ประเภทของการประชุม
•การประชุมเพือ่ การข่ าวสาร (information
Conference)
• การประชุมเพือ่ แก้ ปัญหา (Problem-solving
Conference)
• การประชุมเพือ่ การตัดสิ นใจ (Decision-making
Conference)
• การประชุมเพือ่ การฝึ กอบรม (Training Conference)
• การประชุมเพือ่ ระดมความคิด (Brainstorming
Conference)
ประเภทของการประชุม (ต่อ)
•การประชุมเพือ่ การข่ าวสาร(information Conference)
เป็ นการประชุมทีส่ มาชิกจะร่ วมกันรวบรวมความรู้ และ
ประสบการณ์ เพือ่ นามาปรับปรุงการคิดหรือการทางานของ
แต่ ละคน ถึงแม้ ว่าเรื่องทีน่ ามาประชุมอาจจะเป็ นการ
รวบรวมปัญหาเฉพาะในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง แต่ เป้าหมายของ
การประชุมแบบนีไ้ ม่ ม่ ุงทีก่ ารหาข้ อแก้ ปัญหาอันใดอันหนึ่ง
เท่ านั้น แต่ จะมุ่งทีก่ ารให้ ข่าวสารหรือข้ อมูล ซึ่งเมือ่ มีการ
กลัน่ กรองแล้ วก็จะกลายเป็ นสารสนเทศ
(information) ต่ อไป
ประเภทของการประชุม (ต่อ)
•การประชุมเพือ่ การแก้ ปัญหา
(Problem-solving Conference)
ลักษณะสาคัญของการประชุมประเภทนีม้ กั จะเป็ นการ
ประชุมอภิปราย ถกปัญหา ส่ วนมากการอภิปรายต่ างๆ
จะเป็ นรู ปแบบของการหาข้ อแก้ ปัญหาทั้งหมดหรือ
บางส่ วน ผู้ร่วมประชุมจะคิดร่ วมกัน เป็ นการรวบรวม
ประสบการณ์ ต่าง ๆ ของทุกคนมาแก้ ปัญหาร่ วมกันด้ วย
การชี้ถึงประเด็นของปัญหา วิเคราะห์ หาสาเหตุและร่ วม
คิดพิจารณาหาแนวทางป้องกันหรือแก้ ปัญหานั้น ๆ
ประเภทของการประชุม (ต่อ)
•การประชุมเพือ่ การตัดสิ นใจ
(Decision-making Conference)
ลักษณะสาคัญของการประชุมประเภทนีม้ กั จะเป็ นการ
ร่ วมกันคิด พิจารณาข้ อมูลรายละเอียดของสิ่ งต่ าง ๆ ทีจ่ ะ
เลือกใช้ หรือเลือกปฏิบัติอย่ างใดอย่ างหนึ่งด้ วยการให้ ข้อคิด
และเหตุผลพืน้ ฐานของข้ อมูลทีจ่ าเป็ น ลักษณะของการ
ประชุมแบบนี้ ไม่ จาเป็ นต้ องเกิดปัญหาและตัดสิ นใจเลือกวิธี
แก้ ปัญหา แต่ เป็ นการประชุมเพือ่ พิจารณาเลือกสิ่ งหนึ่งจาก
หลายสิ่ งหรือการเลือกแนวทางปฏิบัติกไ็ ด้ ซึ่งเป็ นการเลือก
ด้ วยกระบวนการใช้ ความคิด มิใช่ การเสี่ ยงทาย
ประเภทของการประชุม (ต่อ)
•การประชุมเพือ่ การฝึ กอบรม (Training Conference)
ลักษณะการประชุม ผู้นาการประชุมจะช่ วยให้ ผ้ ูร่วมประชุม
ได้ เกิดการเรียนรู้ ตามวัตถุประสงค์ ของการจัดฝึ กอบรมหรือ
เพิม่ ทักษะในวิธีการกระทาบางสิ่ งหรือถ้ ามีการแก้ ปัญหาข้ อ
ใดก็มกั จะเน้ นเรื่องการเรียนรู้ วิธีการแก้ ปัญหาหรือการใช้
ขั้นตอนในการแก้ ปัญหา การจัดประชุมเพือ่ ฝึ กอบรม มักจะ
ใช้ ท้งั การแสวงหาข้ อมูล รายละเอียด และการแก้ ปัญหา การ
ประชุมเพือ่ การฝึ กอบรม มีเทคนิคทีจ่ ะดาเนินการได้
มากมายหลายรู ปแบบ แต่ กจิ กรรมหลักก็คอื การประชุมใน
ลักษณะใดลักษณะหนึ่ง
ประเภทของการประชุม (ต่อ)
•การประชุมเพือ่ ระดมความคิด
(Brainstorming Conference)
ลักษณะการประชุมเป็ นแบบผสมระหว่างการข่าวสารและ
การแก้ปัญหา วัตถุประสงค์หลัก คือ การรวบรวมความคิด
จากผูร้ ่ วมประชุมให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ในเวลาอันสั้น
จะมีการชี้ถึงปั ญหาและขอให้ทุกคนให้ขอ้ เสนอแนะในการ
ที่จะแก้ปัญหา โดยรวดเร็ วต่อไปไม่หยุดชะงัก ไม่อนุญาต
ให้ใครวิพากษ์วจิ ารณ์หรื อถกปัญหาโต้แย้งในความคิดที่
เสนอแนะขี้นมา ใครจะแสดงความคิดออกมาอย่างไรก็จด
เอาไว้ และนามาเลือกความคิดนั้นๆ เพื่อนามาสรุ ปเป็ น
แนวคิดในการปฏิบตั ิต่อไป
การประชุมทีจ่ าแนกตามระยะเวลาทีก่ าหนด
การประชุมทีจ่ าแนกตามระยะเวลาทีก่ าหนด มีดงั นี้
1. การประชุมสามัญ
2. การประชุมวิสามัญ
การประชุ
ม
ที
จ
่
าแนกตามวิ
ธ
ี
ก
าร
จั
ด
ประชุ
ม
การประชุมทีจ่ าแนกตามระยะเวลาทีก่ าหนด
มีดังนี้
1. การประชุมประจาปี
2. การประชุมสั มมนา
3. การประชุมเชิงปฏิบัตกิ าร
4. การประชุมอภิปราย
เมือ่ ใดควรเรียกประชุม
- เมื่อไม่ สามารถวิเคราะห์ สาเหตุ สภาพและขอบเขตของปัญหา
หรือไม่ สามารถแก้ ปัญหาได้ โดยลาพัง
- เมื่อมีเหตุการณ์ ทตี่ ้ องตัดสิ นใจโดยกลุ่ม
- เมื่อต้ องการการสนับสนุน หรือต้ องการความร่ วมมือจาก
หลายฝ่ าย
- เมื่อต้ องการหารือเพือ่ กาหนดเป้าหมายร่ วมกัน
- เมื่อต้ องการชี้แจงและให้ ข้อแนะนาการปฏิบัตทิ ี่เป็ นมาตรฐาน
เดียวกัน
-
เมื่อต้ องการการประนีประนอมข้ อพิพาทหรือความขัดแย้ ง
เมื่อต้ องการให้ เห็นความสาคัญของผู้ทไี่ ด้ รับเชิญมาเข้ าประชุม
เมื่อต้ องการชี้แจงนโยบายหรือให้ เหตุผลในการตัดสิ นใจ
เมื่อต้ องการทบทวนสิ่ งที่มีมติไปแล้ ว
เมื่อต้ องการจัดการฝึ กอบรมหรือจัดกิจกรรมใด ๆ
เมือ่ ใดไม่ ควรเรียกประชุม
-
เมื่อเรื่องนั้นสามารถตัดสิ นใจได้ โดยลาพัง
เมื่อผู้เกีย่ วข้ องไม่ สามารถเข้ าประชุมได้
เมื่อขาดข้ อมูล ข้ อเท็จจริงทีส่ าคัญทีจ่ ะต้ องใช้ ในการพิจารณา
เมื่อไม่ สามารถเตรียมการประชุมให้ พร้ อมมูล
เมื่อขาดผู้เหมาะสมหรือผู้เชี่ยวชาญหากจาเป็ นต้ องใช้
- เมื่อมีแนวโน้ มทีจ่ ะเกิดความยุ่งยากหรือความขัดแย้ งรุ นแรงจาก
ผู้เข้ าประชุม จะต้ องเลือ่ นการประชุมไปก่ อน
- เมื่อประเมินได้ ว่า ผลของการประชุมจะไม่ คุ้มกับค่าใช้ จ่าย
- เมื่อมีวธิ ีการอืน่ ที่ให้ ผลเท่ ากันหรือดีกว่ าการประชุม
- เมื่อสถานการณ์ ภายนอกไม่ เอือ้ ต่ อการจัดการประชุม
การตัดสิ นใจเลือกผู้เข้ าประชุม
- เป็ นผู้ซึ่งจะให้ ประโยชน์ แก่ทปี่ ระชุ มในด้ านความคิดเห็นทีส่ าคัญ
ตามวัตถุประสงค์ ของการประชุ ม
- เป็ นผู้มีข้อมูลและรอบรู้ในสิ่ งทีจ่ ะเป็ นประโยชน์ ต่อการประชุ ม
- เป็ นผู้ทมี่ ีส่วนได้ เสี ยเกีย่ วข้ องกับเรื่องทีป่ ระชุ ม
- เป็ นผู้อยู่ในฐานะต้ องให้ การรับรองมติหรือผลของการประชุ ม
- เป็ นผู้ทตี่ ้ องมีส่วนรับผิดชอบในเรื่องทีป่ ระชุ ม
- เป็ นผู้มีอานาจตัดสิ นใจหรืออนุมัติให้ มกี ารดาเนินการได้ ตามมติของที่
ประชุ ม
- เป็ นผู้ทจี่ าเป็ นต้ องรู้สาระทีน่ าเสนอในทีป่ ระชุ ม
จานวนผู้เข้ าประชุมทีเ่ หมาะสม
-
การประชุ มเพือ่ การตัดสิ นใจควรมีจานวนประมาณ 5 คน
การประชุ มเพือ่ การแก้ปัญหา ควรมีจานวนประมาณ 7 คน
การประชุ มคณะกรรมการเฉพาะกิจ ควรมีจานวนประมาณ 7 คน
การประชุ มเพือ่ การบริหาร ควรมีจานวนประมาณ 10 - 15 คน
การประชุ มเพือ่ ฝึ กอบรม ควรมีจานวนประมาณ 20 - 25 คน
การประชุ มชี้แจง ควรมีจานวนประมาณไม่ เกิน 30 คน
การประชุ มเพือ่ แจ้ งข่ าวสารต่ าง ๆ มีจานวนเท่ าใดก็ได้ ตามจานวน
ของผู้ทจี่ าเป็ นต้ องรู้ข่าวสารนั้น
1. ความรู้
- ปรึกษาหารือ (Conference)
- สั มมนา (Seminar)
- ซิมโพเซียม (Symposium)
- คอนเวนชัน (Convention)
2.ทัศนคติ
- แบบซินดิเคต(Syndicate)
- อภิปรายกลุ่ม(Group discussion)
- อภิปรายแบบสาธารณะ(Forum)
-เสวนา/สนทนา(Dialogue)
3.ทักษะ
- ระดมสมอง (Brainstorming)
- โต้ วาที (Debate)
- เชิงปฏิบัติการ (Workshop)
รู ปแบบการประชุม
•การประชุมปรึ กษาหารื อ (Conference)
• การประชุมสัมมนา (Seminar)
• การประชุมเชิงปฏิบตั ิการ (Workshop)
• การประชุมแบบซิมโพเซียม (Symposium)
• การประชุมแบบคอนเวนชัน่ (Convention)
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
• การประชุมแบบการบรรยาย (Lecture)
• การประชุมแบบการโต้วาที (Debate)
• การประชุมแบบการเสวนาหรื อสนทนา (Dialogue)
• การประชุมแบบการอภิปรายแบบสาธารณะ (Forum)
• การประชุมแบบคองเกรส (Congress)
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
• การประชุมแบบระดมความคิด (Brainstorming)
• การประชุมแบบซินดิเคต (Syndicate)
• การประชุมแบบการอภิปรายกลุ่ม (Group
Discussion)
• การประชุมแบบอภิปรายย่อย
• การประชุมแบบเซอคูลาร์ เรสพอนส์ (Circular
resoponse)
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 1 การประชุมปรึ กษาหารื อ (Conference)
เป็ นการประชุมปรึ กษาหารื อของคณะบุคคล
ผูท้ รงคุณวุฒิ และมีประสบการณ์ในเรื่ องที่จะประชุม
ในเรื่ องเดียวกัน จุดประสงค์เพื่อวางแผนแก้ปัญหา
หรื ออุปสรรค เพื่อให้บรรลุขอ้ สรุ ปร่ วมกัน
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 2 การประชุมสัมมนา (Seminar)
เป็ นการประชุมที่เชิญคณะบุคคล ผูท้ รงคุณวุฒิมาให้
ความรู้ มาร่ วมปรึ กษาหารื อแนวทางแก้ปัญหา แลกเปลี่ยน
ความคิดเห็น ในเรื่ องที่จดั สัมมนา ที่มุ่งพิจารณาโดยเฉพาะ
(Particular topic) ผูเ้ ข้าประชุมแบ่งเป็ นกลุ่มย่อย เพื่อ
ศึกษาในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับเรื่ องที่สมั มนา
โดยมีผเู ้ ชี่ยวชาญนาสัมมนา จัดได้วา่ เป็ นการฝึ กอบรม
ประเภทหนึ่ง
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 2 การประชุมสัมมนา (Seminar)
วัตถุประสงค์ของการสัมมนา
1. เพื่อความเข้าใจปัญหา
2. เพื่อสารวจปัญหา
3. เพื่ออภิปรายหรื อวางโครงร่ างการวิจยั ที่จาเป็ นเกี่ยวกับการ
แก้ปัญหา
4. เพื่อแลกเปลี่ยนสิ่ งที่คน้ พบกับคนอื่น ๆ ในกลุ่ม
5. เพื่อให้บรรลุขอ้ สรุ ปผลวิจยั
6. เพื่อเสนอสาระน่ารู้
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 2 การประชุมสัมมนา (Seminar)
ในมุมมองการสัมมนาเป็ นการประชุม เพื่อวัตถุประสงค์ของการ
ประชุม ดังนี้
1. เพื่อแก้ปัญหาอันเป็ นเรื่ องสาคัญ (Problem Solving)
2. เพื่อถ่ายทอดความรู ้และประสบการณ์ให้แก่กนั และกันหรื อ
ให้การฝึ กอบรม (Teaching or Training)
3. เพื่อแสวงหาข้อตกลงด้วยการเจรจา (Negotiation)
4. เพื่อตัดสิ นใจหรื อกาหนดนโยบาย (Decision-making or
Policy determination)
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 2 การประชุมสัมมนา (Seminar)
ข้ อสั งเกต: องค์ ประกอบของการประชุมสั มมนา
1. ต้องตั้งความมุ่งหมายไว้ให้ชดั แจ้งแน่นอน
2. ต้องมีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ด้วยการเปิ ด
ให้มีอภิปรายกันอย่างเสรี
3. ข้อเสนอแนะแก้ปัญหา ต้องได้รับจากการ
อภิปรายร่ วมกันของกลุ่ม
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 3 การประชุมเชิงปฏิบัติการ (Workshop)
เป็ นการประชุมที่มุ่งเน้นการฝึ กปฏิบตั ิเพือ่ ให้ผเู้ ข้า
ประชุมมีประสบการณ์และสามารถนาผลการปฏิบตั ิ
ไปใช้ได้ เป็ นการปฏิบตั ิมากกว่าการอภิปรายหรื อการ
บรรยาย มักเป็ นการจัดประชุมเกี่ยวกับงานอาชีพหรื อ
วิชาชีพ กลุ่มคนที่เข้าประชุมแบบนี้ ประมาณ 12 คน
หรื อมากกว่า แบ่งออกเป็ น 2 ลักษณะ
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
1. การประชุมแบบกลุ่มมีส่วนร่ วม (groups
participation) ผูเ้ ข้าร่ วมประชุมจะอยูร่ วมกันเป็ นกลุ่ม
ย่อย เพื่อร่ วมทากิจกรรมและนาเสนอบนเวที
2. การประชุมแบบอภิปรายกลุ่ม (panel discussion) เป็ น
การประชุมที่ผทู ้ รงคุณวุฒิในสาขาเกี่ยวข้องในหัวข้อ
ประชุมมาร่ วมปาฐกถากลุ่มบนเวที เปิ ดโอกาสให้
ผูเ้ ข้าร่ วมประชุมวิจารณ์ ปรึ กษา โต้แย้งในหัวข้อ
นั้น ๆ อาจจะให้ผเู ้ ข้าร่ วมประชุมเป็ นผูต้ ดั สิ นหรื อมี
ส่ วนร่ วมในการเสนอข้อคิดเห็น
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
วัตถุประสงค์ ของการประชุมเชิงปฏิบัตกิ าร
• เพื่อทาความเข้าใจปัญหา
• เพื่อสารวจปัญหา
• เพื่อพยายามหาข้อแก้ไขปัญหา
• เพื่อศึกษาปัญหาด้วยการสอบถาม
• เพื่อพิจารณาด้วยการสอบถาม
• เพื่อส่ งเสริ มความร่ วมมือระหว่างบุคคล
• เพื่อส่ งเสริ มการศึกษา รวมถึงการแก้ปัญหาและค้นคิดวิธี
ต่าง ๆ
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 4 การประชุมแบบซิมโพเซียม หรื อ การบรรยาย
เป็ นคณะ (Symposium or Symposium Forum)
เป็ นการประชุมทางวิชาการเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้
ประกอบด้วยผูเ้ ชี่ยวชาญ (Expert) 3-5 คน มาพูดเรื่ องใด
เรื่ องหนึ่งโดยเฉพาะ มีประธานเป็ นผูด้ าเนินการประชุม
สรุ ปเป็ นตอน ๆ และเปิ ดโอกาสให้ผฟู้ ังซักถามได้
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
ลักษณะของการประชุมแบบซิมโพเซียม หรือ
แบบบรรยายเป็ นคณะ
1. จานวนผูบ้ รรยายเท่ากับจานวนหัวข้อย่อย
2. มีความเห็นหลากหลายตามความเชี่ยวชาญเฉพาะ
ด้าน
3. เป็ นการเสนอเรื่ องอย่างเป็ นทางการโดยตรง เพือ่
ถ่ายทอดความรู้จากฝ่ ายผูบ้ รรยายที่ถือว่าเป็ นผูร้ ู้
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
ลักษณะของการประชุมแบบซิมโพเซียม หรือแบบ
บรรยายเป็ นคณะ(ต่ อ)
4. ไม่ มีการอภิปรายถกปัญหาระหว่ างผ้ บู รรยาย
5. เตรี ยมให้ มีการอภิปรายสาธารณะ (Public
Forum)
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
วัตถุประสงค์ของการประชุมแบบ ซิมโพเซียม หรือ
การบรรยายเป็ นคณะ (Symposium or Symposium
Forum)
1. เพือ่ ให้ ผ้ รู ั บฟังรั บร้ ูทศั นะและแง่ คดิ จากผ้ เู ชี่ยวชาญ
2. เพือ่ กระต้ ุนความคิดเห็นของผ้ ฟู ัง
3. เพือ่ ร่ วมกันชี้และสารวจปัญหาอย่ างกว้ างขวางและ
เจาะลึก
4. เพือ่ สร้ างความกระจ่ างในทางวิชาการแต่ ละสาขา
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 5 การประชุมแบบคอนเวนชั่น (Convention)
เป็ นการประชุมใหญ่ซ่ ึงผูเ้ ข้าประชุมเป็ นตัวแทนที่
ได้รับการแต่งตั้งหรื อได้รับการคัดเลือกมาจาก
หน่วยงานที่สงั กัดในองค์การใหญ่ ๆ จุดมุ่งหมายใน
การประชุมเพื่อวางแผนแก้ไขปัญหา กาหนด
นโยบายตลอดจนวิธีปฏิบตั ิงานของหน่วยงานย่อยให้
องค์การใหญ่
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
วัตถุประสงค์ ของการประชุมแบบคอนเวนชั่น (Convention)
1. เพือ่ ทีจ่ ะสารวจปัญหา
2. เพือ่ หาทางแก้ ไขปัญหา
3. เพือ่ ตกลงใจเกีย่ วกับแนวดาเนินการ (Course of action)
4. เพือ่ ส่ งเสริ มหรื อกระต้ นุ ให้ แต่ ละหน่ วยงานท้ องถิน่
ปฏิบัติการร่ วมกันเป็ นกล่ มุ ก้ อน (Concerted action)
5. เพือ่ ส่ งเสริ มความร่ วมมือภายในองค์ การ
6. เพือ่ ชาระสะสางกิจกรรม ความคิด และนโยบายของ
องค์ การ เลือกเอาข้ อดีไว้ ปฏิบัติ และขจัดข้ อเสียให้ หมดไป
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 6 การประชุมแบบบรรยาย (Lecture)
เป็ นการประชุมที่เชิญผูท้ รงคุณวุฒิมาบรรยายพิเศษ
เหมาะสาหรับการประชุมที่มีผเู้ ข้าประชุมจานวนมาก
ผูบ้ รรยายจะเป็ นผูน้ าการประชุม ให้ความรู้ แนวคิด
ต่าง ๆ และเปิ ดโอกาสให้ผฟู้ ังซักถามได้ในตอนท้าย
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
วัตถุประสงค์ ของการประชุมแบบบรรยาย
1. เพื่อเป็ นการให้ความรู้ และแนวคิดต่าง ๆ เฉพาะ
ด้านเฉพาะสาขา
2. เพื่อเป็ นการกระตุน้ ความคิดของผูฟ้ ัง
3. เพื่อสร้างชัดเจนในทางวิชาการแต่ละสาขา
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 7 การประชุมแบบการโต้ วาที (Debate)
เป็ นการอภิปรายตามหัวข้อที่กาหนด แบ่งเป็ น 2
กลุ่ม คือ ฝ่ ายเสนอและฝ่ ายค้านผลัดกันพูด โดยมีผู้
ดาเนินรายการหรื อพิธีกรเป็ นผูร้ ักษาเวลาและสรุ ป
ประเด็นให้คนฟัง ใช้ในการประชุมที่ตอ้ งตัดสิ น
เลือกวิธีการใดวิธีหนึ่งไปปฏิบตั ิ
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 8 การประชุมแบบเสวนาหรื อสนทนา
(Dialogue)
เป็ นการพูดคุยระหว่างผูท้ รงคุณวุฒิ จานวน 2 คน ซึ่ง
ผลัดเปลี่ยนกันตอบคาถาม โดยมีพิธีกรเป็ นผูร้ ับ
ปัญหาจากผูฟ้ ัง
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 9 การประชุมการอภิปรายแบบสาธารณะ
(Forum) หรื อ การอภิปรายเป็ นคณะ (Panel &
Panel Forum)
เป็ นการอภิปรายเพื่อแก้ไขปัญหา ผูอ้ ภิปราย 3-5 คน
ประธานหรื อผูด้ าเนินการจะเชิญให้ผอู้ ภิปรายแสดง
ความคิดเห็นและเปิ ดโอกาสให้ผฟู้ ังได้ซกั ถามปัญหา
และมีส่วนร่ วมในการอภิปราย
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
วัตถุประสงค์ การอภิปรายแบบสาธารณะ (Forum) หรื อ การ
อภิปรายเป็ นคณะ (Panel & Panel Forum)
1. เพื่อชี้หรื อสารวจปัญหา
2. ตรวจสอบข้อเท็จจริ ง
3. ทาความเข้าใจในแง่มุมต่าง ๆ ของปั ญหา
4. ประเมินข้อดีและข้อเสี ยของเหตุการณ์หรื อการกระทาที่
ผ่านมา
5. ให้ขอ้ เท็จจริ งเกี่ยวกับปั ญหา และแนวคิดในหัวข้อการ
อภิปราย
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 10 การประชุมแบบคองเกรส (Congress)
เป็ นการประชุมนานาชาติของคณะกรรมการ ซึ่งเป็ น
ผูแ้ ทนระดับประเทศที่มาประชุม นอกเหนือจากการ
ประชุมของคณะกรรมการแล้ว ยังมีการประชุม
วิชาการรวมอยูด่ ว้ ย โดยแยกการประชุมเป็ น
กลุ่มย่อย ๆ
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 11 การประชุมแบบระดมความคิด
(Brainstorming)
เป็ นการประชุมกลุ่มเล็กที่มีผปู้ ระชุมไม่เกิน 15 คน
เพื่อระดมความคิด โดยมีประธานเป็ นผูก้ ระตุน้ ให้
สมาชิกแสดงความคิดเห็นอย่างทัว่ ถึง มีการสรุ ปผล
การอภิปรายและนาข้อสรุ ปเสนอต่อที่ประชุมใหญ่
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
เงื่อนไข 4 ประการที่กาหนดให้ ใช้ ในฐานะระดม
ความคิด (Osborn, 1939)
1. ต้องไม่มีการวิพากษ์วจิ ารณ์ความคิดเห็น
2. ต้องปล่อยให้คิดอย่างอิสระและเป็ นกันเอง
3. ต้องมุ่งปริ มาณความคิดเห็นสาคัญ
4. ต้องกระตุน้ ให้ทุกคนพยายามเสริ มต่อความคิด
ของผูอ้ ื่น
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
วิธีดาเนินการประชุมแบบระดมความคิด (Brainstorming)
1. ประธานทีป่ ระชุมจะต้ องอธิบายถึงลักษณะวิธีการ
ของการประชุมให้ ผ้ รู ่ วมประชุมเข้ าใจชัดแจ้ งตั้งแต่
เริ่มต้ น
2. ประธานจะต้ องกล่ าวยา้ ถึงกฎเกณฑ์ ทสี่ าคัญในการ
ห้ ามแสดงความเห็น ประเมินคณ
ุ ค่ าความถูกผิดของ
ความคิดทีเ่ สนอขึ้นมา
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
วิธีดาเนินการประชุมแบบระดมความคิด (Brainstorming)
3. ประธานต้องแจ้งกาหนดเวลาในการเสนอความคิดเห็นไว้ให้
แน่นอน เพื่อให้ที่ประชุมได้รู้ต้ งั แต่ตน้ ว่าจะใช้เวลาระดมความคิด
ในช่วงเวลาจากัดมากน้อยเพียงใด
4. ประธานจะต้องเริ่ มให้มีการแสดงความคิดเห็นในเรื่ องที่สะดวก
และง่ายเป็ นการอุ่นเครื่ อง ต่อจากนั้นจึงจะเสนอหัวข้อหรื อปัญหา
ที่ตอ้ งการให้ที่ประชุมพิจารณา โดยเขียนไว้ให้เห็นในรู ปของ
คาถามทีใช้ถอ้ ยคาสั้นกระชับและเจาะจง อันจะเป็ นการกระตุน้ ให้
เกิดคาตอบในรู ปของความคิดเห็นติดตามมา
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
วิธีดาเนินการประชุมแบบระดมความคิด (Brainstorming)
5. ประธานจะต้องคอยกระตุน้ ความคิดเห็นจากผูร้ ่ วม
ประชุมไม่ให้เกิดการขาดตอนและเสี ยจังหวะ ใน
บางครั้งประธานอาจจะช่วยเสริ มหรื อเพิม่ เติมความ
คิดเห็นจากที่มีผเู ้ สนอด้วยก็ได้ แต่ท้ งั นี้ตอ้ งไม่ไป
แก้ไขความคิดเห็นที่มีผเู ้ สนอก่อนหน้านั้น
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 12 การประชุมแบบซินดิเคต (Syndicate)
หรื อการประชุมแบบโต๊ ะกลม
เป็ นการประชุมกลุ่มย่อย เพื่อพิจารณาปัญหาที่ได้รับ
มอบหมายและเสนอแนวทางแก้ไขต่อที่ประชุมใหญ่
เพื่อสรุ ปผลออกมาเป็ นแนวคิดของที่ประชุมรวม
ทั้งหมด
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
การประชุมแบบซินดิเคต (Syndicate) หรื อการประชุมแบบโต๊ ะ
กลม เป็ นการม่ งุ แก้ ปัญหาด้ วยกระบวนการของกล่ มุ อย่ างมี
ขัน้ ตอน โดยมีวตั ถุประสงค์
1. สารวจสภาพหรื อลักษณะของปัญหา
2. ค้ นหาสาเหตขุ องปัญหาในแต่ ละประเด็น
3. เสนอแนะนาข้ อแก้ ปัญหาพร้ อมเหตุผลสนับสนุนเป็ น
รายงานของกล่ มุ ย่ อย
4. พิจารณารายงานของกล่ มุ ย่ อยเป็ นมติของทีป่ ระชุมรวมและ
รั บผิดชอบร่ วมกันทั้งหมด
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 13 การประชุมแบบการอภิปรายกล่ มุ (Group
Discussion)
เป็ นการประชุมแบบแบ่งกลุ่มเพื่อเปิ ดโอกาสให้สมาชิกทุก
คนได้อภิปรายแลกเปลี่ยนความคิดเห็นได้อย่างทัว่ ถึงและ
มีโอกาสแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและประสบการณ์ซ่ ึ งกัน
และกัน เพื่อแก้ไขปั ญหาหรื อหาวิธีการสร้างสรรค์การ
ทางานของหมู่คณะให้กา้ วหน้ายิง่ ขึ้น
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
วัตถุประสงค์ ของการประชุมแบบการอภิปรายกล่ มุ
(Group Discussion)
1. เพื่อเปิ ดโอกาสให้ผฟู ้ ังได้เข้ามามีส่วนร่ วมในการ
อภิปราย
2. เพื่อเพิ่มความชัดเจนในทัศนะที่ผทู ้ รงคุณวุฒิได้
อภิปราย โดยเปิ ดโอกาสให้ผฟู้ ังสอบถามผูท้ รงคุณวุฒิ
3. เพื่อเพิ่มแง่มุมของปั ญหาที่อภิปรายให้กว้างขวาง
ยิง่ ขึ้น
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 14 การประชุมการอภิปรายย่ อย
เป็ นการประชุมกลุ่มย่อยที่แยกมาจากกลุ่มใหญ่ เพื่อ
เปิ ดโอกาสให้สมาชิกทุกคนได้แสดงความคิดเห็น
อย่างทัว่ ถึงในเวลาอันรวดเร็ ว การประชุมแบบนี้
สามารถแยกเป็ นกลุ่ม ๆ ดังนี้
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
การประชุมกล่ มุ ย่ อยแบบฟิ ลลิป 66 (Philip 66) หรื อ ๖๖
(Discussion 66)
J. Donal Phillips เป็ นผู้คดิ ริเริ่มใช้ การประชุมทีม่ ีผู้เข้ าร่ วม
ประชุมเป็ นจานวนมาก และต้ องการให้ มติหรือความคิดเห็นของ
กลุ่มในเวลาอันรวดเร็ว โดยให้ สมาชิกผู้นั่งแถวหน้ า 3 คน หัน
ไปเข้ ากลุ่ม 3 คนในแถวหลัง ให้ กลุ่มเลือกประธานและเลขานุการ
ประธานเป็ นผู้ดาเนินการอภิปราย เลขานุการจะเป็ นผู้จดบันทึก
การประชุม การแบ่ งกลุ่มย่ อยเช่ นนีจ้ ะแบ่ งในห้ องประชุมใหญ่
โดยไม่ ต้องย้ ายสถานที่
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
การประชุมกล่ มุ ย่ อยแบบบัซ เซสชัน (buzz session)
เป็ นการประชุมแบบแบ่งกลุ่มย่อยโดยให้ผทู ้ ี่นงั่ แถวเดียวกันจับคู่
กันและสนทนาอย่างใกล้ชิด โดยไม่ตอ้ งมีประธานและผูจ้ ด
บันทึก มีแต่ผเู ้ สนอผลการประชุม 1 คน การประชุมในรู ปแบบ
นี้สมาชิกจะถูกเร่ งรัดให้แสดงความคิดเห็นในเวลาอันรวดเร็ ว
ก่อให้เกิดเสี ยงดังพร้อมกันในที่ประชุมชัว่ ขณะหนึ่ง จึงเรี ยกว่า
buzz session การประชุมกลุ่มย่อยแบบนี้ไม่ควรเกิน 50 คน ถ้า
มีผเู้ ข้าประชุมมากจะมีเสี ยงปรึ กษากันดังมาก และมีขอ้ เสี ยที่คน
หนึ่งในสองคนนั้น อาจถูกอีกคนหนึ่งชักนาได้ง่าย
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
แบบที่ 16 การประชุมแบบจ่ ายตลาด
เป็ นรูปแบบทีพ่ ฒ
ั นามาจากแบบระดมความคิด(Brainstorming) เพือ่ ลด
ข้ อจากัดของการประชุมแบบระดมความคิด คือ ส่ งเสริ มให้ ผ้ เู ข้ าร่ วม
ประชุมกล้ าแสดงความคิดเห็นมากขึ้น ลดความกังวลของผ้ เู ข้ าร่ วม
ประชุม ทีก่ ลัวความคิดเห็นของตนเองซ้าซ้ อนกับความคิดเห็นของผ้ อู ื่น
ทีไ่ ด้ แสดงความคิดก่อนหน้ าตน ซึ่งวิธีการนี้ สมิต สัชฌกุ ร (2547, หน้ า
43-44) ได้ ทดลองวิธีนี้หลายครั้ งในการประชุมสัมมนา และการฝึ กอบรม
ปรากฏผลเป็ นทีน่ ิยมในรูปแบบการแสดงความคิดเห็นทีร่ ้ ูสึกอิสระเสรี
และสะดวกง่ าย ๆ ทัง้ ความคิดเห็นทีต่ รงกันแสดงถึงความถีส่ ู งก่อให้ เกิด
ความเชื่อมั่นแก่ผ้ รู ่ วมประชุมมากยิง่ ขึ้น
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
วิธีการจัดประชุม แบบจ่ ายตลาด
1. จานวนสมาชิก ประมาณ 20-30 คน
2. ประธานหรือผู้นาการประชุมเริ่มด้ วยการตั้งคาถามเพือ่ ให้
สมาชิกทุกคนในทีป่ ระชุมคิดคาตอบทีต่ นมีประสบการณ์
หรือมีความเชื่อมั่นว่ าเป็ นคาตอบทีถ่ ูกต้ อง
3. ประธานจัดให้ มีผู้ช่วยแจกกระดาษแผ่ นเล็ก ๆ อย่ างรวดเร็ว
หรืออาจจัดวางไว้ ให้ ก่อนแล้ วก็ได้
รู ปแบบการประชุม (ต่อ)
วิธีการจัดประชุมแบบจ่ ายตลาด (ต่ อ)
4. ให้ สมาชิกของกลุ่มแต่ ละคนเขียนคาตอบโดยมิต้องให้ ชื่อตน
ซึ่งเป็ นเจ้ าของคาตอบ
5. ผู้ช่วยของประธานจะเก็บรวบรวมแล้ วแจงนับเพือ่ หา
ความถี่ของความคิดเห็นที่ตรงกันในควาหมาย แม้ จะใช้ ถอย
คาไม่ ตรงกัน
6. ประธานรับทราบผลการแจงนับและแจ้ งต่ อผู้เข้ าประชุมให้
ทราบว่ ามีความคิดใดที่ตรงกัน จานวนมากน้ อยเท่ าใด
รวมทั้งความคิดเห็นทีไ่ ม่ ตรงกับของผู้อนื่ ด้ วย
ข้ อดีของแบบการประชุมใหญ่ (Convention)
1. เป็ นวิธีทจี่ ดั ให้ สมาชิกขององค์ การหรือบุคคลต่ าง ๆ ได้ มีส่วน
ร่ วมในการวางแผนการกาหนดนโยบายขององค์ การใหญ่ ซึ่งมี
ขอบเขตกว้ างขวาง
2. เปิ ดโอกาสให้ สมาชิกหรือหน่ วยย่ อยขององค์ การทีจ่ ะเสนอ
ความคิดเห็นและข้ อเสนอแนะจากหน่ วยงานในท้ องถิ่น เพือ่
การปฏิบัติขององค์ การใหญ่ โตโดยส่ วนรวม
3. เปิ ดโอกาสให้ ทุกฝ่ ายแสดงทัศนะของตนได้ เต็มที่ และเป็ นทาง
ให้ คนกลุ่มน้ อยได้ มีโอกาสแสดงตน
ข้ อดีของแบบการประชุมใหญ่ (Convention)
4. เป็ นทางให้ มีการเสนอเรื่องราวด้ วยความเป็ นอันหนึ่งอัน
เดียวกัน
5. ช่ วยให้ การปฏิบัติเป็ นอันหนึ่งอันเดียวกัน
6. ช่ วยกระตุ้นให้ หน่ วยงานสาขาขององค์ การในภูมิภาคได้
ปฏิบัตงิ านอย่ างแข็งขัน
7. จัดให้ กลุ่มต่ าง ๆ มาร่ วมกันเพือ่ บรรลุถงึ ความเข้ าใจของกลุ่ม
ด้ วยกระบวนการแห่ งประชาธิปไตย
8. ให้ โอกาสสมาชิกที่จะท่ องเที่ยวและศึกษา
ข้ อจากัดแบบการประชุมใหญ่ (Convention)
1. ผู้แทนทีไ่ ด้ รับแต่ งตั้งหรือมอบหมายจากหน่ วยงาน อาจจะไม่ มี
ความพอใจหรือสนใจเหมือนกัน
2. ในระหว่ างการประชุมผู้เข้ าประชุมมักจะมีจุดสนใจแตกต่ างกัน
3. ข้ อสรุปต่ าง ๆ มักจะเกิดขึน้ โดยการเผด็จการ
4. ผู้แทนเข้ าร่ วมประชุมจานวนมาก มักจะสามารถนาไปสู่ การ
สรุปผลตามทีต่ ้ องการโดยกีดกันไม่ ให้ ผ้ ูเข้ าร่ วมประชุมส่ วนใหญ่
ได้ แสดงความคิดเห็นอย่ างเต็มที ในทางกลับกันผู้เข้ าร่ วมประชุม
อาจถูกชักจูงทางความคิดเห็นได้ ง่าย
ข้ อดีของการประชุมสั มมนา
1. เป็ นการนาผู้ซึ่งสนใจปัญหาเดียวกันมาร่ วมกันพิจารณาปัญหา
สาเหตุ และแนวทางแก้ไข
2. ได้ ผู้เข้ าประชุ มซึ่งมีความรู้ความเข้ าใจในปัญหาอย่ างแท้ จริง
3. มีการนาอภิปรายโดยผู้เชี่ยวชาญในหัวข้ อสั มมนาเป็ นการให้
แนวความคิดพืน้ ฐานและทัศนะต่ อปัญหาอย่ างกว้ างขวาง
4. เปิ ดโอกาสให้ ผู้เข้ าสั มมนาทีส่ นใจในประเด็นเฉพาะได้ เข้ าร่ วม
วิเคราะห์ ปัญหาในแต่ ละประเด็นอย่ างลึกซึ้ง
5. ข้ อเสนอแนะจากกลุ่มย่ อยจะได้ รับการพิจารณาเห็นชอบในทีป่ ระชุ ม
รวมเพือ่ กลัน่ กรอง เป็ นข้ อเสนอแนะแก้ปัญหาจากทีป่ ระชุ มสั มมนา
ข้ อจากัดของการประชุมสั มมนา
1. ผู้เข้ าสั มมนาบางคนอาจไม่ ได้ ศึกษาหัวข้ อสั มมนาอย่ าง
จริงจังจึงไม่ อาจให้ ข้อคิดเห็นแก่ กลุ่มอย่ างเต็มที่
2. รายงานของกลุ่มสั มมนาอาจไม่ ได้ รับการวิเคราะห์ ในที่
ประชุมรวมอย่ างจริงจัง เนื่องจากมีเวลาจากัดและกลุ่ม
สั มมนามีจานวนมาก
3. วิทยากรประจากลุ่มบางคนชอบแสดงความคิดเห็น
แทนกลุ่ม ถ้ าสมาชิกกลุ่มไม่ ช่วยกันยับยั้งการประชุมจะ
เกิดผลเสี ย
ข้ อดีของการประชุมเชิงปฏิบัติการ
1. เปิ ดโอกาสแก่ ผ้ ูร่วมประชุมให้ ได้ เตรียมตัวเพือ่ การทางาน
ทีม่ ปี ระสิ ทธิภาพยิง่ ขึน้ ในวิชาชีพหรืออาชี พของเขา
2. ให้ โอกาสในการประเมินค่ าของวิชาชีพหรืออาชีพ และทา
การวิจัยทีจ่ าเป็ น
3. เปิ ดโอกาสให้ เสนอสิ่ งสาคัญและเรื่องราวใหม่ ๆ
4. ให้ โอกาสในการเสนอปัญหาในหลายลักษณะ
5. ให้ โอกาสแก่ บุคคลทุกคนทีม่ สี ่ วนร่ วมอย่ างเต็มที่
ข้ อดีของการประชุมเชิงปฏิบัติการ
6. ให้ โอกาสสาหรับศึกษา และวิจัยอย่ างมีใจจดจ่ อใน
ขอบเขตความสนใจทางด้ านวิชาชีพหรืออาชีพ
7. เปิ ดโอกาสให้ ได้ รับเรื่องราวทีถ่ ูกต้ องจากผู้ชานาญพิเศษ
8. ให้ มกี ารพัฒนาบุคลิกภาพแต่ ละบุคคลโดยการอภิปราย
แบบประชาธิปไตยและการมีส่วนร่ วมมือกันอย่ าง
แท้ จริง
9. ปล่ อยให้ กลุ่มกาหนดจุดประสงค์ ทจี่ ะกระทา
ข้ อจากัดของการประชุมเชิงปฏิบตั ิการ
1. สิ่ งอานวยความสะดวกซึ่งจาเป็ นสาหรับการประชุม
ถูกจากัด
2. ระยะเวลาจากัดในการสารวจปัญหาสาหรับการประชุม
แบบของการจัดทีน่ ั่งประชุม
แบบโต๊ะกลม
แบบของการจัดทีน่ ั่งประชุม
แบบโต๊ะสี่ เหลี่ยม
แบบของการจัดทีน่ ั่งประชุม
แบบโต๊ะวงรี
แบบของการจัดทีน่ ั่งประชุม
แบบโต๊ะสี่ เหลี่ยมผืนผ้า
แบบของการจัดทีน่ ั่งประชุม
แบบตัวที
แบบของการจัดทีน่ ั่งประชุม
แบบตัวยู
แบบของการจัดทีน่ ั่งประชุม
แบบตัวยู (ประมาณ 20-30)
แบบของการจัดทีน่ ั่งประชุม
แบบตัวยู (ประมาณ 20-30)
แบบของการจัดทีน่ ั่งประชุม
แบบตัวยู (ประมาณ 20-30)
แบบของการจัดที่นงั่ ประชุม
แบบก้างปลา (ประมาณ30 คนขึ้นไป)
แบบของการจัดทีน่ ั่งประชุม
แบบห้องเรี ยน (ประมาณ30-40 คน)
แบบของการจัดทีน่ ั่งประชุม
แบบโรงละคร (ประมาณ 40 คนขึ้นไป)
ขั้นตอนการประชุม
+ การวางแผนล่วงหน้ า
+ การดาเนินการประชุม
+ ปิ ดการประชุมและติดตามผล
+ บทบาทในการประชุม
การวางแผนล่วงหน้ า
. การกาหนดวัตถุประสงค์
. การกาหนดผู้ทคี่ วรเข้ าร่ วมประชุม
. การจัดวาระการประชุม
. กาหนดการประชุมและหนังสื อเชิญประชุ ม
. การเตรียมสถานทีแ่ ละอุปกรณ์
การดาเนินการประชุม
การประชุ มทีบ่ รรลุผลสาเร็จมี 8 ขั้นตอน
1. การประชุ มต้ องเกิดจากความต้ องการทีแ่ ท้ จริง
2. ค่ าเป้ าหมายสาหรับการประชุ ม
3. ให้ กลุ่มเป็ นผู้กาหนดการตัดสิ นใจ
4. ดาเนินการตามตารางเวลา
5. ให้ ความสนใจกับสิ่ งสาคัญ
6. ดาเนินการประชุ มตามทีว่ างไว้
7. ทาให้ ทุกคนมีส่วนร่ วม
8. มีผู้ดาเนินการประชุ มทีด่ ี
ปิ ดการประชุมและติดตามผล
. แบบฟอร์ มประเมินผลหลังเสร็จสิ้นการ ประชุ ม
บทบาทในการประชุม
1. ผู้ดาเนินการประชุ ม (Facilitator)
2. ผู้บันทึกผลการประชุ ม (Note-taker)
3. ผู้บันทึกในกระดาน (Whiteboard Note-keeper)
4. ผู้รักษาเวลา (Time-keeper)
5. ผู้ควบคุมเวลา (Vibes-watcher)
6. สมาชิกผู้เข้ าร่ วมในการประชุ ม (Group Member)
บทบาทการเป็ นผู้นาการประชุม
+ บุคลิกภาพส่ วนตัวของประธานทีป่ ระชุม
+ เทคนิคและวิธีการต่าง ๆ ทีใ่ ช้ ในการประชุม
+ วิธีการจัดการกับตัวป่ วนในทีป่ ระชุม
+ แบบทดสอบการบริหารการประชุมให้ มปี ระสิทธิผล
+ คุณประโยชน์ ของการประชุมทีเ่ ป็ นเลิศ
+ ข้อชวนคิด : การใช้ วธิ ีการเชิงระบบ
บุคลิกภาพส่ วนตัวของประธานทีป่ ระชุม
• มีความยุติธรรมในการให้โอกาสแก่สมาชิกผูเ้ ข้าร่ วมประชุมทุกคน
ได้แสดงความคิดเห็นโดยเสรี
• มีความมัน่ ใจในตนเอง โดยศึกษารายละเอียดของหนังสื อเชิญ
ประชุมและกาหนดการประชุม รวมถึงวาระการประชุมมาเป็ นอย่าง
ดี และมัน่ ใจว่าจะสามารถบริ หารการประชุมให้แก่สมาชิกที่เข้าร่ วม
ประชุมเต็มใจที่จะมีส่วนร่ วมในกาประชุมครั้งนี้
• ความชัดเจนในขั้นตอนการคิด และการตัดสิ นใจด้วยเหตุ-ด้วย
ผลรวมถึงทักษะในการวิเคราะห์ ตลอดจนสามารถสรุ ปประเด็น
และสรุ ปกิจกรรมในแต่ละวาระการประชุม
เทคนิคและวิธีการต่ าง ๆ ทีใ่ ช้ ในการประชุม
ช่ วงเปิ ดการประชุ ม
1. เปิ ดการประชุ มให้ ตรงเวลา
2. กล่าวต้ อนรับผู้เข้ าร่ วมประชุ มเพือ่ สร้ างบรรยากาศ
3. กล่าวถึงวัตถุประสงค์ ของการประชุ มและกาหนด
พร้ อมวาระต่ าง ๆ
4. กล่าวแนะนาผู้เข้ าร่ วมประชุ มทุกคน
5. กล่าวขอความร่ วมมือในการออกความเห็น วิเคราะห์
อภิปราย อย่ างตรงไปตรงมา
6. ทบทวนการประชุ มครั้งก่อน ติดตามความคืบหน้ า
คุณประโยชน์ ของการประชุมทีเ่ ป็ นเลิศ
1.) ประหยัดเวลาและได้ ผลสรุปทีด่ ี
ผูน้ าประชุมที่ดีจะช่วยลดความขัดแย้ง และความเห็นที่ไม่ลงรอยกัน
อันเนื่องมาจากรู ปแบบและวิธการคิด (Mental Models)
ของแต่ละคนที่แตกต่าง
2.) สร้ างความกระตือรือร้ น และสร้ างเสริมพลังของความร่ วมมือ
การประชุมที่มีประสิ ทธิผล จะเป็ นวิธีการหนึ่งที่ผรู ้ ่ วมประชุมได้มี
โอกาสเรี ยนรู ้ร่วมกัน (Team Learning) ในเรื่ องการคิด
วิเคราะห์และตัดสิ นใจรวมถึงการแก้ปัญหาต่างๆ และยังทาให้เกิด
กระบวนการทางานอย่างเป็ นระบบ โดยเฉพาะอย่างยิง่ เมื่อผูน้ าประชุม
สามารถนาประชุมได้อย่างมีประสิ ทธิผล ผูเ้ ข้าร่ วมประชุมก็เต็มใจที่จะเข้า
ร่ วมประชุมและให้ความร่ วมมือทุกวิถีทางของการประชุม
3.) เป็ นการระดมพลังความคิด
พลังความคิดจากผูเ้ ข้าร่ วมประชุม จะถูกนาเสนอต่อที่ประชุมหรื อไม่
ก็อยูท่ ี่บทบาทของผูน้ าประชุมเป็ นสาคัญ หากมีการปล่อยให้บุคคลเพียง 23 คน ยึดที่ประชุมเป็ นเวทีแล้ว คนอื่น ๆ อาจจะละความสนใจจากการร่ วม
คิดไปได้
4.) การทางานเป็ นทีม
การเข้าร่ วมประชุมนั้นในทางจิตวิทยาถือได้วา่ เป็ นการตอกย้า
เอกลักษณ์ขององค์กร ในลักษณะของการเป็ นทีมงานเดียวกัน ทาให้เกิด
ความสามัคคี
5.) สถานการณ์ สร้ างผู้นา
ในการประชุมนั้นที่มีประสิ ทธิผล เราจะได้มีอกาสเห็นแววของผูน้ าใน
รุ่ นต่อ ๆ ไป และก็ค่อย ๆ เกิดการยอมรับซึ่งกันและกันโดยอัตโนมัติ
ข้ อชวนคิด : การใช้ วธิ ีการเชิงระบบ
แนวคิดในการบริหารยุคใหม่ ทกี่ ล่าวขวัญถึงกันเป็ นอย่ างมาก ก็คอื
การพัฒนาองค์ การแห่ งการเรียนรู้ ซึ่งจะต้ องอาศัยองค์ ประกอบทีส่ าคัญ 3
ประการ คือ
การเรียนรู้ร่วมกันเป็ นทีม (Team Learning) ซึ่งใช้ เทคนิคการ
ประชุ มอย่ างถูกวิธี และมีประสิ ทธิผล ก็เป็ นปัจจัยสู่ ความสาเร็จ
การมีภาวะผู้นา (Leadership) โดยผู้นาในทุก ๆ ระดับจะต้ องเป็ น
ทั้งผู้ออกแบบ (Designer) ครูผู้สอน (Teacher) และผู้คอยช่ วยเหลือ
(Steward)
การมีความคิดความเข้ าใจในเชิงระบบ (Systems Thinking) ก็คอื
การมองอะไรก็มองภาพใหญ่ และมองอย่ างเป็ นระบบ
บทบาทผู้เข้ าร่ วมประชุมที่ดี
• ก่อนการเข้าร่ วมประชุมทุกครั้ง สมาชิกผูเ้ ข้าร่ วมประชุมจะต้อง
เตรี ยมตัว โดยการศึกษาถึงวัตถุประสงค์และวาระการประชุมที่ได้
แนบไปกับหนังสื อเชิญประชุม และกาหนดการประชุม พร้อมทั้ง
ต้องจัดเตรี ยมรายละเอียดข้อมูลเพิ่มเติม หรื อคิดวิเคราะห์ตามวาระ
ต่าง ๆ เป็ นการล่วงหน้า
บัญญัติ 10 ประการ
• สิ่ งทีผ่ ู้เข้ าร่ วมประชุมทุกคนจะต้ องตระหนักไว้ ตลอดเวลา ก็คอื
กติกา และมารยาทในการประชุม ซึ่งมีประเด็นทีส่ าคัญ ๆ ดังนี้
1) ต้ องมาเข้ าร่ วมประชุมให้ ทนั เวลา
2) ต้ องนาสาเนารายงานกาประชุมครั้งนีแ้ ล้ ว และกาหนดการ
ประชุมครั้งใหม่ พร้ อมเอกสารประกอบ (ถ้ ามี)
3) กรณีมาถึงก่ อนเวลา ก็ควรรอในห้ องประชุม ไม่ ควรมีการ
เดินเข้ า-เดินออก (ถ้ าไม่ จาเป็ น)
4) เมื่อต้ องการจะพูดเรื่องชี้แจง ก็ควรยกมือขึน้ ขอ
อนุญาตต่ อประธานในทีป่ ระชุม และเมื่อได้ รับอนุญาตแล้ วจึง
พูดได้
5) อภิปราย หรือชี้แจงต่ อทีป่ ระชุมด้ วยวาจากสุ ภาพ ไม่
ก้ าวร้ าว มีใจความกระชับ ชัดเจน และมีเหตุมีผลเสมอ
6) การนาเสนอ การอภิปรายและชี้แจงทุกครั้ง จะเป็ นการ
เสนอต่ อท่ านประธาน จึงไม่ ควรมีการจับกลุ่มคุยกันเอง
การจับคู่อภิปรายกันเองนั้น นอกจากจะไม่ ให้ เกียรติต่อ
ประธานทีป่ ระชุมแล้ ว ยังเป็ นการสู ญเสี ยความต่ อเนื่องของ
วาระทีป่ ระชุมกันอยู่ด้วย
7) เก็บรักษาความลับในทีป่ ระชุมไว้ ไม่ แพร่ งพรายออกไป
เพราะผู้ทมี่ ีสิทธิและอานาจต่ อการเปิ ดเผยผลการประชุมนีน้ ่ าจะ
อยู่ทตี่ วั ประธานเป็ นสาคัญ
8) ไม่ นาเครื่องอุปกรณ์ สื่อสารใด ๆ เช่ น โทรศัพท์ มือถือ
ทีส่ ่ งเสี ยงดังเข้ าไปในห้ องประชุม เพราะจะส่ งเสี ยงรบกวนสมาธิ
ทีป่ ระชุม และถือได้ ว่าไม่ เคารพต่ อทีป่ ระชุมอีกด้ วย
9) มีความพยายามทีจ่ ะร่ วมกันคิดวิเคราะห์ อย่ าง
หลากหลายและหาทางแก้ ไขปัญหา รวมถึงกล้ าที่จะนาเสนอและ
ตัดสิ นใจต่ อ ทีป่ ระชุม
10) หากทีป่ ระชุมมีมติด้วยเสี ยงส่ วนใหญ่ ทจี่ ะปฏิบัติอย่ าง
ใดอย่ างหนึ่ง แม้ เราจะไม่ เห็นด้ วย แต่ กค็ วรเต็มใจรับไปปฏิบัติ
เนื่องจากเราอยู่ในทีมเดียวกัน และองค์ กรเดียวกัน
บทบาทของผู้บันทึกผลการประชุม
+ กิจกรรมก่ อนการประชุม
+ กิจกรรมระหว่ างการประชุม
+ กิจกรรมภายหลังการประชุม
+ วิธีการเขียนรายงานการประชุม
โดยส่ วนใหญ่ แล้ ว ผู้บันทึกผลการประชุมและจัดทารายงาน
การประชุม มักจะเป็ นบุคคลเดียวกันกับผู้ทที่ าการวางแผน และ
กาหนดรายละเอียดของการประชุมร่ วมกับผู้นาการประชุมหรือ
ประธานทีป่ ระชุม ในกรณีทเี่ ป็ นรู ปแบบของคณะทางาน หรือ
คณะอนุกรรมการ ก็อาจมีการเรียกตาแหน่ งนีว้ ่ า เป็ น
“เลขานุการคณะทางาน หรือ เลขานุการคณะอนุกรรมการ ” ก็ได้
ดังนั้น จะเห็นได้ ว่าผู้รับผิดชอบงานด้ านนีเ้ ป็ นปัจจัยที่สาคัญ
ยิง่ ทีจ่ ะมีผลต่ อประสิ ทธิภาพและประสิ ทธิผลของการประชุม
เนื่องจากจะต้ องรับผิดชอบ เริ่มตั้งแต่ การเกิด ไปจนถึงภายหลังการ
สิ้นสุ ดของการประชุมแต่ ละครั้งเลยทีเดียว
+ กิจกรรมก่ อนการประชุม
1. กาหนดวัตถุประสงค์ ของการประชุ ม
2. เรียนเชิญประธานทีป่ ระชุ ม
3. กาหนดตัวผู้ทคี่ วรเข้ าร่ วมประชุ ม
4. กาหนดวาระจัดทาหนังสื อเชิญประชุ ม
5. จัดทากาหนดการของการประชุ ม (Meeting Agenda)
6. การเตรียมสถานทีแ่ ละอุปกรณ์
7. ประสานงานในการจัดเตรียมข้ อมูล และการนาเสนอประเด็น
ของสมาชิกทีจ่ ะเข้ าร่ วมประชุ ม
+ กิจกรรมระหว่ างการประชุม
1. จดบันทึกผลของการประชุม
2. เขียนสรุ ปประเด็นต่ าง ๆ บนกระดานเขียน
(White Board) หรือแผ่ นพลิก (Flip Chart)
3. ประสานงานกับหน่ วยงานด้ านอาคารสถานที่ (ถ้ ามี)
เพือ่ ให้ การประชุมดาเนินไปโดยราบรื่น ทั้งในเรื่องของการควบคุม
เครื่องปรับอากาศ (อุณหภูมิทเี่ หมาะสมในแต่ ละช่ วงเวลา)
ระบบไฟฟ้า แสงสว่ าง ตลอดจนการสารองเครื่องอุปกรณ์ ต่าง ๆ
+ กิจกรรมภายหลังการประชุม
1. จัดทารายงานการประชุม เพือ่ นาเสนอให้ ประธานที่
ประชุมลงนามคู่กบั ผู้บนั ทึกผลการประชุม แล้ วแจกจ่ ายไปยังผู้
เข้ าประชุมทุกคนภายใน 48 ชั่วโมงหลังสิ้นสุ ดการประชุม
2. รายงานการประชุมนั้น ต้ องมีใจความสาคัญครบถ้ วน
ถูกต้ องตามความเป็ นจริง สั้ น และกระชับ
3. ทาการประเมินผล เพือ่ สรุ ปบรรยากาศและเหตุการณ์ ที่
ได้ เกิดขึน้
+ วิธีการเขียนรายงานการประชุม
วิธีทจี่ ะเขียนรายงานการประชุมได้ อย่ างดีน้ันมีวธิ ีการ
ดังนี้
1. จงฟัง
การฟังนั้นเป็ นทักษะทีส่ าคัญ คุณไม่ เพียงแต่ ต้องฟัง
ว่ าทีป่ ระชุมกล่ าวถึงเรื่องอะไรกัน แต่ ยงั ต้ องมั่นใจด้ วยว่ าคุณ
เข้ าใจได้ ถูกต้ อง
2. จดบันทึก
จดบันทึกประเด็นทีส่ าคัญและผลการตัดสิ นใจ โดยต้องระบุ
ให้ ได้ ว่า วัตถุประสงค์ สาคัญของการอภิปรายคืออะไร ? ข้ อมูลไหน
ที่สาคัญ? และมุ่งความสนใจไปทีก่ ารตัดสิ นใจนั้น ๆ พร้ อมทั้งกล่าว
ทวนผลการตัดสิ นใจด้ วยเพือ่ ความถูกต้ อง นอกจากนีห้ ากคุณพบว่ า
ประเด็นไหนไม่ ชัดเจนก็ควรถามแก่ทปี่ ระชุ มด้ วย
3. เขียนรายงานการประชุม
ต้ องมีชื่อการประชุ ม ชื่อผู้เข้ าร่ วม ประชุ ม วัน เวลา สถานที่
รายละเอียดการอภิปรายประเด็นต่ าง ๆ พร้ อมการตัดสิ นใจ และ
ผู้รับผิดชอบ
1.ชื่อโครงการ
2.ผูร้ ับผิดชอบ
3.หลักการและเหตุผล
4.วัตถุประสงค์
5.ระยะเวลาของโครงการ
6.วัน เวลา สถานที่
7.วิธีดาเนินงาน
8.ขอบเขตการประชุม
9.ผูเ้ ข้าประชุม
10.งบประมาณ
11.ผลที่คาดว่าจะได้รับ
12.กาหนดการประชุม
13.การประเมินผล
1.เขียนโครงการประชุ ม
2.วางแผนจัดประชุ ม
- ก่อนการประชุ มใหญ่ - ระหว่ างการประชุ มใหญ่ - หลังการประชุ มใหญ่
3.การดาเนินการประชุ มใหญ่
- พิธีเปิ ด
- ดาเนินการตามกาหนดการ
- จัดกิจกรรมส่ งเสริมการประชุ ม
- การรายงานผลต่ อทีป่ ระชุ ม
- พิธีปิด
4. การจัดทาเอกสารสรุปการประชุ ม
5. การประเมินผลการประชุ มใหญ่
-formative and summative Model -CIPP Model - RLBR Model
1.เตรียมการประชุมให้ พร้ อมสรรพ
- เรื่องอืน่ ๆ (ถ้ ามี)
- บุคลากร - อาหารและเครื่องดืม่
- ปิ ดประชุม
- เอกสาร - โสตทัศนูปกรณ์
3. สรุปเรื่องจัดทารายงานการ
- สถานที่ - บรรยากาศ
ประชุมเป็ นหลักฐาน
2.ลาดับดาเนินการประชุมให้ ต่อเนื่อง -จดทุกคาพูด
- เปิ ดประชุม
-จดย่ อคาพูดเฉพาะสาคัญ
- เรื่องแจ้ งเพือ่ ทราบ
-จดเฉพาะเหตุผลกับมิตทิ ี่
- เรื่องรับรองรายงานการประชุม
ประชุม
- เรื่องสื บเนื่อง
- เรื่องเสนอเพือ่ พิจารนา
เทคนิค การสื่ อสารวางตัวให้ แจ่ มเจ๋ งในทีป่ ระชุม
๑. ใช้ คาพูดเป็ นเหตุเป็ นผล ขึน้ ต้ นประโยค
๒. ถ้ าเห็นด้ วยกับใคร จงชื่นชม-พูดซื่อเขาออกมาเลย
๓. เช็กเสมอว่ า คนในทีป่ ระชุมเข้ าใจตรงกันกับสิ่ งที่
คุณพูด
๔. มั่นเข้ าไว้ แม้ คนในทีป่ ระชุมจะบอกว่ าไม่ get
สิ่ งทีค่ ุณพูด
เทคนิค การสื่ อสารวางตัวให้ แจ่ มเจ๋ งในทีป่ ระชุม
๕. ใช้ คาพูดน่ ารัก ๆ ให้ กาลังใจผู้อนื่ บ้ าง
๖. แสดงความเห็นแย้ งได้ แต่ ต้องมีเหตุผล
๗. หากความคิดของคุณผิด ต้ องยึดอกยอมรับ
๘. “ขอโทษ” ก่ อนพูดแทรก
๙. ให้ เกียรติผู้อนื่ โดยถามความคิดเห็นของเขา
๑๐. ใช้ คาว่ า “เรา” เมื่อต้ องการข้ อสรุปการประชุม
รายงานการประชุม
รายงานการประชุม คือ ข้ อความบันทึกความคิดเห็นของ
ผู้มาประชุม ผู้เข้ าร่ วมประชุมโดยระบุมติของทีป่ ระชุม เพือ่
เก็บไว้ เป็ นหลักฐานอ้ างอิง เพือ่ ยืนยันการปฏิบัติงาน เพือ่
แสดงกิจการทีด่ าเนินการมาแล้ ว และเพือ่ แจ้ งผลการประชุม
ให้ บุคคลทีเ่ กีย่ วข้ องได้ ทราบและปฏิบัตติ ่ อไป
รู ปแบบรายงานการประชุม
ส่ วนประกอบของรายงานการประชุม
1. รายงานการประชุ มของใคร ให้ ลงชื่อคณะทีป่ ระชุ มหรือชื่อการ
ประชุ มนั้น
2. ครั้งที่ ให้ ลงครั้งทีป่ ระชุ มว่ า เป็ นการประชุ มครั้งทีเ่ ท่ าใดของปี นั้น
เรียงลาดับไปตามปี ปฏิทนิ และทับ ( / ) ด้ วยปี พุทธศักราช เมื่อขึน้ ปี
ใหม่ ให้ เริ่มต้ นนับ 1 ใหม่
3. วัน เดือน ปี ให้ ลงวันเดือนปี ทีป่ ระชุ ม อาจขึน้ ต้ นด้ วยคาว่ า เมื่อ
4. สถานทีป่ ระชุ ม ให้ ระบุสถานทีท่ ใี่ ช้ ดาเนินการประชุ ม
5. ผู้มาประชุ ม ให้ ลงชื่อหรือตาแหน่ งของผู้ทไี่ ด้ รับแต่งตั้งเป็ นคณะที่
ประชุ มและได้ มาประชุ ม หากมีผู้มาประชุ มแทน ให้ ลงชื่อผู้มาประชุ ม
แทนพร้ อมทั้งระบุว่าแทนผู้ใดหรือตาแหน่ งใด
6. ผู้ไม่ มาประชุ ม ให้ ลงชื่อหรือตาแหน่ งของผู้ทไี่ ด้ รับแต่ งตั้งเป็ นคณะที่
ประชุ มซึ่งไม่ ได้ มาประชุ มพร้ อมทั้งระบุเหตุผล (ถ้ ามี) ทั้งนี้ การระบุ
เหตุผลนิยมใช้ ว่า ลาป่ วยลากิจหรือติดราชการ
7. ผู้เข้ าร่ วมประชุ ม ให้ ลงชื่อและตาแหน่ งของผู้ทไี่ ม่ ได้ รับการแต่ งตั้งเป็ น
คณะทีป่ ระชุ มแต่ ได้ เข้ าร่ วมประชุ ม
8. เริ่มประชุ มเวลา ให้ ลงเวลาทีเ่ ริ่มประชุ มตามเวลาจริง ไม่ ใช่ เวลานัด
ประชุ มเพราะ การประชุ มอาจล่าช้ ากว่ ากาหนด
9. ข้ อความ การจดรายงานการประชุ มมี 3 วิธี คือ
1. จดละเอียดทุกคาพูดพร้ อมทั้งมติ
2. จดย่ อคาพูดทีเ่ ป็ นประเด็นสาคัญพร้ อมทั้งมติ
3. จดเฉพาะเหตุผลและมติของทีป่ ระชุ ม
ระเบียบงานสารบรรณ สานักนายกรัฐมนตรี แบ่งระเบียบวาระการ
ประชุมเป็ น 5 วาระ ดังนี้
1. เรื่ องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
2. การรับรองรายงานการประชุม
3. เรื่ องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ
4. เรื่ องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
5. เรื่ องอื่น ๆ (ถ้ามี)
นอกจากนี้ นิยมระบุขอ้ ความเกริ่ นนาไว้ในตอนต้นและระบุ
กาหนดการประชุมครั้งต่อไปในช่วงท้าย
10. เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาเลิกประชุมตามเวลาจริ ง
11. ผูจ้ ดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผูจ้ ดรายงานการประชุม
แนวทางการจดรายงานการประชุม
- ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้ งให้ ที่ประชุมทราบ
วาระนีป้ ระธานแจ้ งให้ ทปี่ ระชุมรับรู้ โดยไม่ ต้องพิจารณาสิ่ ง
ใดเพิม่ เติมในการประชุม
หากเรื่องที่แจ้ งมีหลายเรื่องให้ แยกเป็ นข้ อ ๆ ในกรณีที่ไม่ มี
เรื่องแจ้ ง ให้ ระบุว่า ไม่ มีมติของระเบียบวาระนี้ คือ ทีป่ ระชุม
รับทราบ
- ระเบียบวาระที่ 2 การรับรองรายงานการประชุม
หากไม่ มีการแก้ ไขรายงานการประชุม จะระบุข้อความรับรอง
รายงานการประชุมครั้งทีเ่ ท่ าใด ทับด้ วยปี พุทธศักราช
หากมีการแก้ ไขรายงานการประชุมจะจดบันทึกเป็ น 2
ส่ วน คือ ส่ วนแก้ ไขและส่ วนรับรองการแก้ ไขข้ อความควรระบุ
ให้ ชัดเจนว่ า แก้ ไขข้ อความในระเบียบวาระใด หน้ าใดหรือข้ อใด
และเป็ นการแก้ ไขเปลีย่ นแปลงจากข้ อความเดิมเป็ นข้ อความใด
มีการเพิม่ หรือตัดข้ อความใด
- ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องทีเ่ สนอให้ ทปี่ ระชุมทราบ
ระเบียบวาระนี้ หลายหน่ วยงานนิยมใช้ ชื่อว่ า เรื่อง
สื บเนื่อง เป็ นการบันทึกเรื่องที่พจิ ารณาไปแล้ วและยังอยู่ใน
ระหว่ างดาเนินการ
- ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องทีเ่ สนอให้ ทปี่ ระชุมพิจารณา
วาระนีเ้ ป็ นการบันทึกเรื่องที่นาเข้ าพิจารณาในการประชุม
หากมีหลายเรื่องจะแยกบันทึกเป็ น
เรื่อง ๆ ระบุความคิดเห็นประเด็นสาคัญและมติของทีป่ ระชุม
นิยมใช้ ว่า ทีป่ ระชุมมีมติเห็นชอบด้ วย
หากมีการมอบหมายหน้ าที่ ควรระบุให้ ชัดเจน อาจบันทึกมติ
ช่ วงนีว้ ่ า ทีป่ ระชุมรับทราบ
- ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอืน่ ๆ
วาระนีเ้ ป็ นการบันทึกเรื่องทีไ่ ม่ ได้ มีการระบุไว้ ในรายงานการ
ประชุมครั้งก่ อนและไม่ ได้ จดั ไว้ ในระเบียบวาระ แต่ มีผ้ ูเสนอขึน้
และไม่ ใช่ เรื่องสาคัญ สามารถพิจารณาและสรุปเป็ นมติของที่
ประชุมได้
การบันทึกจะระบุประเด็นสาคัญและมติของทีป่ ระชุมไว้ ซึ่ง
อาจระบุว่า ทีป่ ระชุมรับทราบหรือทีป่ ระชุมมีมติเห็นชอบด้ วย
แล้ วแต่ กรณี
1.จัดประชุมเรื่องอะไร (What) 4.จัดประชุมทีไ่ หน(Where)
:ชัดเจนและเข้ าใจตรงกัน
:ทางการหรือไม่ เป็ นทางการ
2.จัดประชุมทาไม (Why)
5.จัดประชุมเมื่อไร (When)
: ไม่ ร้ ู ไม่ เชื่อและไม่ เป็ น
: เช้ า บ่ าย คา่
3.จัดประชุมโดยใคร (Who)
6.จัดประชุมอย่ างไร
:จัดเองหรือจ้ างบริษทั
: วางแผน เตรียมการ ดาเนินการ
ติดตามประเมินผล
สวัสดี