Organizacja procesów bibliotecznych w systemie MAK+

omówienie wg działania bazy testowej, stan na listopad 2010 r.

O programie BIBLIOTEKA+

Ze względu na potrzebę radykalnej poprawy stanu bibliotek publicznych w Polsce Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego podjęło wieloletni program BIBLIOTEKA+, którego przygotowanie i wdrożenie powierzono Instytutowi Książki . Program obejmuje : I.

Stworzenie jednolitego, ogólnopolskiego, centralnego systemu komputerowego MAK+ umożliwiającego zarządzanie zbiorami bibliotecznymi, wymianę informacji o księgozbiorach i wypożyczeniach pomiędzy samymi bibliotekami oraz zdalny dostęp przez internet dla czytelnika II.

Internalizację bibliotek III.

Szkolenie bibliotekarzy w zakresie ich kompetencji IV.

Uruchomienie programu finansowego wsparcia modernizacji i rozbudowy bibliotek gminnych Internalizacją zostaną objęte wszystkie biblioteki gminne w Polsce Program szkoleniowy będzie we współpracy z bibliotekami wojewódzkimi Dotacje będą udzielane gminom wiejskim, wiejsko-miejskim i miejskim (do 15 tys. mieszkańców) http://www.bibliotekaplus.pl/index.php?page=DefaultPage&docID=5

Założenia programu MAK+

   Objęcie programem na początku bibliotek gminnych Automatyzacja najbardziej pracochłonnych czynności w bibliotekach (opracowanie, ewidencja zbiorów, udostępnianie) Przygotowanie programu tak, aby użytkownik bibliotekarz był w stanie sprawnie i bez błędu w nim pracować

Strona startowa

Moduł KATALOGOWANIE

Przejście do innych modułów

Informacje o programie

FAQ – bieżąca pomoc

Spis postulatów do modernizacji

„Co nowego” – link do zakładki na stronie www Biblioteki+

Organizacja pracy

   Założeniem jest praca na pełnej wzorcowej bazie opisów bibliograficznych, w formacie MARC 21, 2 stopniu szczegółowości z charakterystyką przedmiotową. W obecnej chwili jest to Przewodnik Bibliograficzny BN.

Biblioteka użytkująca program MAK+ za pomocą modułu KATALOGOWANIE zarządza lokalnym katalogiem biblioteki pobierając do bazy lokalnej poprawne opisy bibliograficzne z bazy Przewodnika oraz uzupełnia ją o informacje o posiadanych egzemplarzach W sytuacji, kiedy brak poszukiwanego opisu w PB – bibliotekarz tworzy opis roboczy w bazie lokalnej, który będzie automatycznie dodany do bazy Przewodnika i widoczny dla wszystkich bibliotek współpracujących. opis musi być wypełniony w zakresie obowiązkowych 17 pól - podlega kontroli i akceptacji bibliotekarza z uprawnieniami lub nadpisaniu przez rekord utworzony przez BN do poprawy opisu ma uprawnienia jego twórca w bibliotece lokalnej opis może zawierać również pola lokalne (np. 080) - w przypadku zmian dokonanych w rekordzie bibliograficznym bazy Przewodnika rekordów w bazach lokalnych – w wyznaczonym czasie poprzez procedury zmiany te będą nanoszone do pobranych

Podział zadań wg funkcji

  Bibliotekarze lokalnych bibliotek współkatalogujących Bibliotekarze kontrolujący opisy w bazie Przewodnika  Bibliotekarze Biblioteki Narodowej  Administratorzy programu MAK+

Obowiązki i kompetencje bibliotekarzy bibliotek lokalnych

    Tworzenie baz lokalnych Tworzenie opisów roboczych w bazie Przewodnika Kontakt z twórcami rekordów bibliograficznych w przypadku błędów i nieprawidłowości rekordów bibliograficznych Przewodnika Zgłaszanie do informatyków i twórców programów nieprawidłowości i błędów programu oraz zapotrzebowań na nowe funkcjonalności

Obowiązki i kompetencje bibliotekarzy Przewodnika

   kontrola poprawności nowych opisów bibliograficznych instruktaż bibliotekarzy lokalnych w zakresie zasad opracowania zbiorów współpraca z informatykami/programistami programu w zakresie jego rozwoju (np. uruchomienie KHW, słowników wew.)

Obowiązki i kompetencje twórców programu

  rozwój funkcjonalności programu usuwanie błędów i niedociągnięć systemu  zabezpieczenie bazy danych  wsparcie bibliotekarzy lokalnych i systemowych w ich pracy

Obecny stan bazy

 Uruchomione zostały 4 procesy: Opracowanie – Magazynowanie – Udostępnianie – Raporty  Podzielone na moduły Katalog – Wypożyczalnia – Magazyn - Raporty - Czytelnia które mogą spełniać oczekiwania małych bibliotek   W systemie pracuje już 50 bibliotek Dostęp do wersji testowej programu ma 170 bibliotek

DOCELOWO

  W skład bazy oprócz Przewodnika wejdzie Kartoteka Haseł Wzorcowych Program umożliwi automatyczną obsługę wszystkich procesów bibliotecznych, nie tylko małych ale również, średnich i dużych bibliotek

Opracowanie moduł KATALOG

Odróżniający moduł kolor  Górny pasek menu Przejścia, instrukcje, pomoc  Boczny pasek menu Wyszukiwanie po frazach  Informacje o bazie Wyszukiwanie wg indeksów  Dolny pasek menu Typy dokumentów - Sekcje

Wyszukiwanie w katalogu - indeks

Indeks podzielony wg liter

 Wewnątrz liter szereg alfabetyczny

Grupa tytułów na literkę Ó

Prezentacja opisu

 Menu dolne -prezentacja -poprawa -dodanie egzemplarzy przejście do obsługi  UWAGA (brak kolejności stref)

Prezentacja w formacje MARC 21

Edycja – poprawa wg formularza

Szybkie przejście do właśc. pola Kontrola: wypełniania pól kodowanych Powtarzalności pól/podpól Pól obowiązkowych

Przyjazny opis zawartości pól

Pomoc – klik funkcji „i” – pokaż, ukryj opis pól/podpól

Organizacja i zasady współpracy

MAGAZYN

 zmiana koloru  prezentacja : -opis pozycji -stan i liczba egz.

-wydruk kart katalog.

-operacje na egz.

PRZEJŚCIE DO OBSŁUGI

WYPOŻYCZALNIA

(zmiana koloru)

CZYTELNIA

Moduł KATALOG

 Wyszukiwanie lokalne wg frazy

 Wyniki wyszukiwania

 Obejrzenie wyników

Wyszukiwanie w Przewodniku

Wyniki wyszukiwania i dostępne czynności

Zmiana koloru – po pobraniu system wymusi dodanie egzemplarza

Prezentacja wyników Przewodnika

Funkcje dostępne

szczegóły opisu -pobranie do bazy lokalnej pobranie z edycją (uzupełnienie pól lokalnych)

Funkcja - Pobierz dane

  Rekord pobrany do bazy lokalnej Otwarty formularz egz.

Zapis danych o egzemplarzu

Górna tab. informuje i przygot.formularze egzemplarzy Dolna tabela zawiera obowiązkowe dane egzemplarza Pola wypełniane wg wzoru

Egzemplarz – status dokumentu

Komunikaty dialogowe systemu

Efekt działania

MAGAZYN

operacje na egzemplarzach

Dane szczegółowe egzemplarza

Koszyk

działania wobec grupy zaznaczonych dokumentów

OPERACJE NA EGZEMPLARZACH

WYPOŻYCZALNIA

Historia wypożyczeń

Możliwość skanowania Kart czytelnika lub kodów kreskowych

CZYTELNIA

Egzemplarz niedostępny

RAPORTY

Katalog dla czytelnika

Czynności dostępne w programie na dzień dzisiejszy

KATALOG – czynności opracowania i gromadzenia

 Pobranie rekordu do bazy lokalnej  Utworzenie rekordu tymczasowego w Przewodniku  Utworzenie rekordu egzemplarza  Wydruki kart książki Kart katalogowych inwentarzy

MAGAZYN obsługa księgozbioru

 Wydruki kody kreskowe   etykiety Kontrola księgozbioru oparta o status dokumentu Kartoteka wypożyczeń

WYPOŻYCZALNIA

   Zapisy czytelników - kartoteka czytelników Obsługa czytelnika – kartoteka wypożyczeń Wypożyczenia Prolongaty Zwroty Rezerwacje Upomnienia - Monity Statystyka wypożyczalni – w module RAPORTY

UBYTKOWANIE – wybrane czynności

  Ubytkowanie ze zbiorów wg protokołów ubytków Automatyczna aktualizacja katalogów i bazy wg dokumentacji

Gromadzenie – wybrane czynności

   

Wpis do inwentarza – księga inwentarzowa

Zamawianie - lista zamówień/przetargu Odbiór /zakup - dokumenty akcesji Nadanie akcesji – księga akcesji

Wątpliwości wobec pracy programu

    Oznaczenie księgi inwentarzowej Brak kontroli haseł i systemu odsyłaczy – Kartoteki Haseł Wzorcowych Egzemplarze mają jedno określone przeznaczenie i obsługiwane są tylko w wyznaczonej wypożyczalni Kontrola dublowanych opisów w bazie

Kontrola systemu

nie broni przed błędami użytkowników

PODSUMOWANIE

   Program MAK+ umożliwia obsługę podstawowych procesów bibliotecznych małych bibliotek w zakresie : opracowania, magazynowania, wypożyczania, udostępniania i ubytkowania zbiorów Jest przyjazny dla użytkownika i umożliwia dobrze zorganizowaną współpracę bibliotek Program rozwija się i doskonali