Transcript Meilleures Pratiques en Gestion Financière des Projets
Slide 1
Meilleures Pratiques
en Administration des
Ressources Financières
Des Projets
Slide 2
PLAN DE PRESENTATION
•
•
•
•
•
•
1
2
3
4
5
6
INTRODUCTION
AU DEMARRAGE DU PROJET
PENDANT L’EXECUTION DU PROJET
A LA REVUE A MI-PARCOURS
A L’APPROCHE DE L’ACHÈVEMENT
A LA CLÔTURE DU PROJET
Slide 3
1 INTRODUCTION
LE DEVELOPPEMENT D’UN PAYS NECESSITE DES
RESSOURCES. CELLES-CI SONT:
MATERIELLES ET IMMATERIELLES
PAR RESSOURCES MATERIELLES IL FAUT
ENTENDRE CELLES DU SOUS-SOLS ET CELLES
CREES PAR L’HOMME ET QUI GENERENT DE LA
RICHESSE;
PAR RESSOURCES IMMATERIELLES IL FAUT
ENTENDRE LES STRATEGIES, LES TECHNOLOGIES
Slide 4
1 INTRODUCTION (Suite)
LES TEXTES ORGANIQUES JURIDIQUES ET
INSTITUTIONNELS ET TOUTES LES BONNES
ISSUES DES RECHERCHES.
A CES DEUX RESSOURCES APPAREMMENT
DISTINCTES S’INTERPOSE UNE RESSOURCE
COMMUNE APPELEE RESSOURCES
FINANCIERES.
Slide 5
1 INTRODUCTION (Suite)
DANS LA PLUPART DES PAYS EN VOIE DE
DEVELOPPEMENT DONT CEUX D’AFRIQUE, CETTE
RESSOURCE EST TRES RARE ET LE PEU
DISPONIBLE EST SOIT MAL AFFECTE ET/OU MAL
UTILISE.
AUSSI EST-IL INDISPENSABLE:
- DE SENSIBILISER LES GESTIONNAIRES SUR CES
ASPECTS;
- DE METTRE EN PLACE DES MECANISMES DE
TRAç
REMPLISSANT DES CONDITIONS DE BONNES
Slide 6
1 INTRODUCTION (Suite)
ETHIQUES, DE BONNES PRATIQUES;
- DE LA FORMATION DE CES GESTIONNAIRES
POUR L’APPROPRIERATION DES MECANISMES
ET DES BONNES PRATIQUES POUR UNE
MEILLEURE GESTION DES RESSOURCES
FINANCIERES
LA PRESENTATION QUI VA SUIVRE, SERA UNE
PROPOSITION DE PRATIQUES QU’ON PEUT
Slide 7
1 INTRODUCTION (Suite et Fin)
QUALIFIER DE MINIMA ACCEPTABLES A
CHAQUE ETAPE DE L’EVOLUTION DE LA
VIE D’UN PROJET
Slide 8
2 DEMARRAGE DU PROJET
• RECRUTEMENT DES CADRES CLES DU
PROJET (faire pour chacun un contrat
régulier approuvé par l’organe habilité)
• APPROPRIATION DES DOCUMENTS DE
BASE DU PROJET (Pré évaluation, Accord
de DON dans le cas du PROHYBA et la
Lettre au Bénéficiaire etc…)
Slide 9
2 DEMARRAGE DU PROJET (Suite)
• PRÉPARATION DE L’ATELIER DE
DÉMARRAGE OU DE LANCEMENT DU
PROJET
• OUVERTURE DU COMPTE SPÉCIAL OU
COMPTE DÉSIGNÉ (possibilité de
rémunération du compte)
• TRANSMISSION DES SPÉCIMEN DE
SIGNATURES
Slide 10
2 DEMARRAGE DU PROJET (Suite)
• PRÉPARATION DE L’ATELIER
D’OPÉRATIONALISATION DES ACTIVITÉS (Cadre
Logique, Procédures d’Elaboration des PTBA et
ses annexes)
• VÉRIFICATION DES CONDITIONALITÉS DE MISE EN
VIGUEUR ET DU 1er DECAISSEMENT (devrait être
faite dès la prise de service du Coordonnateur et
du RAF)
• CONFECTION 1ère DRF ET TRANSMISSION AU FIDA
Slide 11
2 DEMARRAGE DU PROJET (Suite)
• MISE EN PLACE DES DIFFERENTS MANUELS ET
LEUR APPROPRIATION IL S’AGIT DE :
Procédures de gestion Administrative, Financière
et Comptable (Importance du logiciel de gestion
financière et comptable)
Suivi Evaluation (Importance du choix du logiciel
en raison de la passerelle souhaitée avec celui de
la gestion financière et comptable)
Procédures d’approbation des micro projets
Slide 12
2 DEMARRAGE DU PROJET (Fin)
• ÉLABORER DE CONCERT AVEC LE COMPTABLE,
LES PLANS COMPTABLES ET ANALYTIQUES
• VEILLER AVEC L’APPUI DU FIDA À FAIRE
ADMETTRE AU BENEFICIAIRE LE
PRINCIPE DE LA MISE EN PLACE D’UNE
COMMISSION SPECIALE DE PASSATION
DE MARCHÉS POUR ALLER VITE DANS LA
CONSOMMATION DES FONDS
Slide 13
3 EXECUTION DU PROJET
• VEILLER À CE QUE LES ACTIVITÉS
PROGRAMMÉES AU PTBA SONT CELLES QUI
SONT PREVUES AU COSTAB (donc éligibles au
compte spécial ou compte désigné)
• S’ASSURER QUE L’ACTIVITÉ À EXÉCUTER A
REQUIS LES PROCÉDURES DE PASSATION DE
MARCHÉS AVEC AVIS DE NON OBJECTION DU
FIDA + CONTRAT (SI APPLICABLES)
Slide 14
3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
• METTRE EN PLACE LE REGISTRE DES
CONTRATS ET L’ACTUALISER
PERIODIQUEMENT (Supervision)
• MAÎTRISER LES QUATRE PROCÉDURES DE
DÉCAISSEMENT ET LES FORMULAIRES QUI LES
ACCOMPAGNENT À SAVOIR:
- LA PROCÉDURE D’APPROVISIONNEMENT
DU COMPTE SPÉCIAL (100, 101 et 102)
- LA PROCÉDURE DE PAIEMENT DIRECT
(100 et 101)
Slide 15
3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
-LA PRÉOCDURE DES ENGAGEMENTS
SPÉCIAUX
- LA PROCÉDURE DE REMBOURSEMENTS
• ÉDITER SANS ATTENDRE LES DRF DES LORS QUE
LES CONDITIONS REQUISES SONT REMPLIES.
L’OBJECTIF ETANT D’AVOIR DANS LE CIRCUIT UNE
DRF (en paiement, à l’examen au FIDA, en
traitement entre le Projet et l’organe national
compétent)
• FAIRE USAGE AU MAXIMUM DES PAIEMENTS
DIRECTS (DPD)
Slide 16
3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
• METTRE EN PLACE LE REGISTRE DES DRF POUR
LEURS SUIVIS (dates d’envoi et de paiement)
• S’ASSURER QUE LE COMPTABLE A FAIT LA
BONNE IMPUTATION COMPTABLE (Générale et
Analytique) EN L’APPUYANT TECHNIQUEMENT
• S’ASSURER DE FAÇON HEBDOMMADAIRE QUE
LA COMPTABILITE EST À JOUR AUTREMENT
PRENDRE DES DISPOSITIONS POUR QUE CELA
SOIT AINSI
Slide 17
3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
• PROCÉDER À LA RECONSTITUTION (OU
RAPPROCHEMENT) PÉRIODIQUE DU COMPTE
SPÉCIAL OU COMPTE DÉSIGNÉ (CHAQUE FIN
DU MOIS AU MOINS)
• METTRE HEBDOMMADAIREMENT À LA
DISPOSITION DU COORDONNATEUR UN
TABLEAU DE BORD LUI PERMETTANT DE
SUIVRE LA SITUATION DU COMPTE SPÉCIAL ET
L’EXÉCUTION DU PTBA PAR COMPOSANTE ET
CENTRE DE COÛT (toute situation générée par
le logiciel nécessaire à la prise de décision)
Slide 18
3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
• INFORMER AU MOINS TRIMESTRIELLEMENT
ET À LA DEMANDE CHAQUE COMPOSANTE
SUR L’EXÉCUTION DE SES ACTIVITES
• ASSISTER LES MISSIONS DE SUPERVISION ET
METTRE A LEUR DISPOSITION LES
DOCUMENTS REQUIS (la forme et les
contenus de ceux-ci sont convenus à l’avance
avec le FIDA)
Slide 19
3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
• S’ASSURER QUE LES DISPOSITIONS SONT
PRISES POUR LA DESIGNATION
RÉGULIERE D’UN CABINET D’AUDIT POUR
LE PROJET (les contrats seront d’un an
renouvelable une fois)
• VEILLER À LA PRODUCTION ANNUELLE
D’ÉTATS FINANCIERS CORRECTS À
SOUMETTRE:
Slide 20
3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
AU FIDA DANS LES DELAIS CONTRACTUELS (30 Avril
de chaque année au plus tard pour PROHYPA)
AUX AUDITEURS POUR EXAMEN (Avril mi-Mai au
plus tard) CAR LE RAPPORT DE CEUX-CI DOIT
PARVENIR AU FIDA LE 30 Juin AU PLUS TARD
AUTREMENT DES SANCTIONS PEUVENT ÊTRE
PRISES PAR LE FIDA CONTRE LE PROJET
LA TYPOLOGIE DE CES ETATS FINANCIERS DOIT
ÊTRE CONVENUE AVEC LES AUDITEURS POUR
ÉVITER DE FAIRE DES TRAVAUX INUTILES
Slide 21
3 EXECUTION DU PROJET (Fin)
• SÉCURISER LE PATRIMOINE DU PROJET EN LES
FAISANT CODIFIER PAR LOCALISATION ET
PRENDRE DES POLICES D’ASSURANCES POUR
LES MATÉRIELS REQUIS
• ORGANISER REGULIÈREMENT LES NVENTAIRES
DE FIN D’EXERCICE AVEC L’APPUI DES
ORGANES COMPÉTENTS DE L’ÉTAT (plus
simple avec les cadres de la DHP)
Slide 22
4 A LA REVUE MI-PARCOURS
• PRODUIRE LES DOCUMENTS REQUIS ET ÊTRE PRÉSENT
A TOUTES SÉANCES DE DISCUSSION DE NOUVELLES
ORIENTATIONS ET DU NOUVEAU CADRAGE FINANCIER
ET TECHNIQUE EVENTUEL AFIN DE SOULIGNER LES
DIFFICULTES RENCONTRÉES (PASSATION DE MARCHÉ
SURTOUT).
• POUR LES DIFFICULTÉS DE PASSATION, PRÉVOIR DÈS
MAINTENANT LA MISE EN PLACE D’UNE COMMISSION
SPÉCIALE (Arrêté de création, Attributions, Nomination
des membres et ses procédures de travail)
Slide 23
4 À LA REVUE MI-PARCOURS (Fin)
Commission Spéciale de Passation des
Marchés)
Slide 24
5 A L’APPROCHE DE L’ACHÈVEMENT
• VEILLER AU RESPECT D’UN CADRAGE FINANCIER
POUR NE PAS PROGRAMMER DANS LES DERNIERS
PTBA DES ACTIVITÉS QUI N’AURONT PAS DE
RESOURCES POUR ÊTRE EXÉCUTÉ
• VEILLER À NE PAS PRENDRE DES ENGAGEMENTS
POUR DES ACTIVITÉS QUI SERONT EXECUTÉES
AU-DELÀ DE LA DATE D’ACHÈVEMENT
• VEILLER À CE QUE LE PERSONNEL SOIT
SENSIBILISÉ POUR LA FIN DE LEUR CONTRAT ET
PRENDRE LES DISPOSITIONS DANS CE SENS
Slide 25
5 A L’APPROCHE DE L’ACHÈVEMENT
(Suite )
• PRÉVOIR POUR LA PÉRIODE DE CLÔTURE UN
PTBA RESTREINT AVEC UN PERSONNEL
RÉSIDUEL APPROUVÉ PAR LE FIDA.SEULES LES
ACTIVITÉS DE CE PTBA RESTREINT (y compris
les honoraires du Cabinet d’Audit qui sera
chargé d’examiner les dernières opérations)
CONSTITUERONT LES NOUVEAUX
ENGAGEMENTS À RÉGLER DANS LA LIMITE DE
LA PÉRIODE DE CLÔTURE
Slide 26
5 A L’APPROCHE DE L’ACHÈVEMENT
(Suite et fin)
• SUIVRE LA RÉCUPERATION DE L’ALLOCATION
AUTORISÉE À TRAVERS DES COMPTES
SPÉCIFIQUES ET CONTINUER LA
RECONSTITUTION DU COMPTE SPÉCIAL (OU
COMPTE DÉSIGNÉ) SUR LA BASE DU RESTE À
RÉCUPÉRER
Slide 27
6 A LA CLÔTURE
• PENDANT LA PÉRIODE DE CLÔTURE, LES
ENGAGEMENTS PRIS AVANT LA DATE
D’ACHÈVEMENT PEUVENT ÊTRE PAYÉS
SUR LE COMPTE SPÉCIAL. IL EN EST DE
MÊME POUR LES ENGAGEMENTS
COURANTS DU PTBA RESTREINT
Slide 28
6 A LA CLÔTURE
• LE RAF DOIT PRENDRE LES DISPOSITIONS
POUR QUE:
- les Derniers Etats Financiers soient soumis
aux Auditeurs pour examen
- faire parvenir le rapport d’Audit au FIDA
- rédiger ou participer à la rédaction du volet
financier du Rapport d’Achèvement du
PROJET
Slide 29
6 A LA CLÔTURE (Fin)
• TOUT ENGAGEMENT NON ÉLIGIBLE AU
COMPTE DÉSIGNÉ AVANT LA CLÔTURE
PEUT ÊTRE PRIS EN CHARGE PAR LES
RESSOURCES INTÉRIEURES MAIS IL FAUT
ÉVITER D’EN ARRIVER LÀ
• TOUT MONTANT NON UTILISÉ DU
COMPTE DÉSIGNÉ DOIT ÊTRE REVERSÉ
DANS UN COMPTE COMMUNIQUÉ PAR
LE FIDA
Slide 30
CONCLUSIONS
• LE MONTANT DE TOUT MARCHÉ
EXECUTÉ EN VIOLATION DES
DIRECTIVES DU FIDA SERA
REMBOURSÉ PAR LE BENEFICIAIRE À
LA DEMANDE DU FIDA (sera mieux
expliqué lors de l’exposé en
passation des marchés)
Slide 31
CONCLUSIONS (Suite)
ENFIN, IL FAUT NOTER QUE CE QUI EST
EN GÉNÉRAL REPROCHÉ AUX PROJETS
EST:
• RETARD DANS L’EXÉCUTION DES ACTIONS
PROGRAMMÉES DÛ A :
– FAIBLESSE DES CAPACITÉS
– MANQUE DE TRANSPARENCE
– NON RESPECT DES PROCÉDURES
Slide 32
CONCLUSIONS (Suite)
• MAUVAISE QUALITÉ DES SERVICES
RENDUS
• COÛTS ELEVÉS
• MAUVAISE UTILISATION DES
RESSOURCES FINANCIÈRES DISPONIBLES
NON ATTEINTE DES OBJECTIFS DU
PROJET
Slide 33
CONCLUSIONS (Fin)
AUSSI EST-IL UN GRAND DEFI À
RELEVER PAR LE PROHYPA
POUR NE PAS RESSEMBLER À CES
PROJETS LÀ
L’EQUIPE DOIT PROUVER AU FIDA QUE
LES CHOSES PEUVENT BIEN CHANGER
EN AFRIQUE ET SURTOUT AU TCHAD
Slide 34
FIN
JE VOUS REMERCIE
POUR VOTRE ATTENTION
Slide 35
MODÈLES DE DOCUMENTS
•
•
•
•
•
•
Modèle de DRF
Modèle de Registre de DRF
Modèle de Registre des Contrats
Modèle de PTBA
Modèle de PPM
Modèle de Manuel d’Exécution
Meilleures Pratiques
en Administration des
Ressources Financières
Des Projets
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PLAN DE PRESENTATION
•
•
•
•
•
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1
2
3
4
5
6
INTRODUCTION
AU DEMARRAGE DU PROJET
PENDANT L’EXECUTION DU PROJET
A LA REVUE A MI-PARCOURS
A L’APPROCHE DE L’ACHÈVEMENT
A LA CLÔTURE DU PROJET
Slide 3
1 INTRODUCTION
LE DEVELOPPEMENT D’UN PAYS NECESSITE DES
RESSOURCES. CELLES-CI SONT:
MATERIELLES ET IMMATERIELLES
PAR RESSOURCES MATERIELLES IL FAUT
ENTENDRE CELLES DU SOUS-SOLS ET CELLES
CREES PAR L’HOMME ET QUI GENERENT DE LA
RICHESSE;
PAR RESSOURCES IMMATERIELLES IL FAUT
ENTENDRE LES STRATEGIES, LES TECHNOLOGIES
Slide 4
1 INTRODUCTION (Suite)
LES TEXTES ORGANIQUES JURIDIQUES ET
INSTITUTIONNELS ET TOUTES LES BONNES
ISSUES DES RECHERCHES.
A CES DEUX RESSOURCES APPAREMMENT
DISTINCTES S’INTERPOSE UNE RESSOURCE
COMMUNE APPELEE RESSOURCES
FINANCIERES.
Slide 5
1 INTRODUCTION (Suite)
DANS LA PLUPART DES PAYS EN VOIE DE
DEVELOPPEMENT DONT CEUX D’AFRIQUE, CETTE
RESSOURCE EST TRES RARE ET LE PEU
DISPONIBLE EST SOIT MAL AFFECTE ET/OU MAL
UTILISE.
AUSSI EST-IL INDISPENSABLE:
- DE SENSIBILISER LES GESTIONNAIRES SUR CES
ASPECTS;
- DE METTRE EN PLACE DES MECANISMES DE
TRAç
REMPLISSANT DES CONDITIONS DE BONNES
Slide 6
1 INTRODUCTION (Suite)
ETHIQUES, DE BONNES PRATIQUES;
- DE LA FORMATION DE CES GESTIONNAIRES
POUR L’APPROPRIERATION DES MECANISMES
ET DES BONNES PRATIQUES POUR UNE
MEILLEURE GESTION DES RESSOURCES
FINANCIERES
LA PRESENTATION QUI VA SUIVRE, SERA UNE
PROPOSITION DE PRATIQUES QU’ON PEUT
Slide 7
1 INTRODUCTION (Suite et Fin)
QUALIFIER DE MINIMA ACCEPTABLES A
CHAQUE ETAPE DE L’EVOLUTION DE LA
VIE D’UN PROJET
Slide 8
2 DEMARRAGE DU PROJET
• RECRUTEMENT DES CADRES CLES DU
PROJET (faire pour chacun un contrat
régulier approuvé par l’organe habilité)
• APPROPRIATION DES DOCUMENTS DE
BASE DU PROJET (Pré évaluation, Accord
de DON dans le cas du PROHYBA et la
Lettre au Bénéficiaire etc…)
Slide 9
2 DEMARRAGE DU PROJET (Suite)
• PRÉPARATION DE L’ATELIER DE
DÉMARRAGE OU DE LANCEMENT DU
PROJET
• OUVERTURE DU COMPTE SPÉCIAL OU
COMPTE DÉSIGNÉ (possibilité de
rémunération du compte)
• TRANSMISSION DES SPÉCIMEN DE
SIGNATURES
Slide 10
2 DEMARRAGE DU PROJET (Suite)
• PRÉPARATION DE L’ATELIER
D’OPÉRATIONALISATION DES ACTIVITÉS (Cadre
Logique, Procédures d’Elaboration des PTBA et
ses annexes)
• VÉRIFICATION DES CONDITIONALITÉS DE MISE EN
VIGUEUR ET DU 1er DECAISSEMENT (devrait être
faite dès la prise de service du Coordonnateur et
du RAF)
• CONFECTION 1ère DRF ET TRANSMISSION AU FIDA
Slide 11
2 DEMARRAGE DU PROJET (Suite)
• MISE EN PLACE DES DIFFERENTS MANUELS ET
LEUR APPROPRIATION IL S’AGIT DE :
Procédures de gestion Administrative, Financière
et Comptable (Importance du logiciel de gestion
financière et comptable)
Suivi Evaluation (Importance du choix du logiciel
en raison de la passerelle souhaitée avec celui de
la gestion financière et comptable)
Procédures d’approbation des micro projets
Slide 12
2 DEMARRAGE DU PROJET (Fin)
• ÉLABORER DE CONCERT AVEC LE COMPTABLE,
LES PLANS COMPTABLES ET ANALYTIQUES
• VEILLER AVEC L’APPUI DU FIDA À FAIRE
ADMETTRE AU BENEFICIAIRE LE
PRINCIPE DE LA MISE EN PLACE D’UNE
COMMISSION SPECIALE DE PASSATION
DE MARCHÉS POUR ALLER VITE DANS LA
CONSOMMATION DES FONDS
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3 EXECUTION DU PROJET
• VEILLER À CE QUE LES ACTIVITÉS
PROGRAMMÉES AU PTBA SONT CELLES QUI
SONT PREVUES AU COSTAB (donc éligibles au
compte spécial ou compte désigné)
• S’ASSURER QUE L’ACTIVITÉ À EXÉCUTER A
REQUIS LES PROCÉDURES DE PASSATION DE
MARCHÉS AVEC AVIS DE NON OBJECTION DU
FIDA + CONTRAT (SI APPLICABLES)
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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
• METTRE EN PLACE LE REGISTRE DES
CONTRATS ET L’ACTUALISER
PERIODIQUEMENT (Supervision)
• MAÎTRISER LES QUATRE PROCÉDURES DE
DÉCAISSEMENT ET LES FORMULAIRES QUI LES
ACCOMPAGNENT À SAVOIR:
- LA PROCÉDURE D’APPROVISIONNEMENT
DU COMPTE SPÉCIAL (100, 101 et 102)
- LA PROCÉDURE DE PAIEMENT DIRECT
(100 et 101)
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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
-LA PRÉOCDURE DES ENGAGEMENTS
SPÉCIAUX
- LA PROCÉDURE DE REMBOURSEMENTS
• ÉDITER SANS ATTENDRE LES DRF DES LORS QUE
LES CONDITIONS REQUISES SONT REMPLIES.
L’OBJECTIF ETANT D’AVOIR DANS LE CIRCUIT UNE
DRF (en paiement, à l’examen au FIDA, en
traitement entre le Projet et l’organe national
compétent)
• FAIRE USAGE AU MAXIMUM DES PAIEMENTS
DIRECTS (DPD)
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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
• METTRE EN PLACE LE REGISTRE DES DRF POUR
LEURS SUIVIS (dates d’envoi et de paiement)
• S’ASSURER QUE LE COMPTABLE A FAIT LA
BONNE IMPUTATION COMPTABLE (Générale et
Analytique) EN L’APPUYANT TECHNIQUEMENT
• S’ASSURER DE FAÇON HEBDOMMADAIRE QUE
LA COMPTABILITE EST À JOUR AUTREMENT
PRENDRE DES DISPOSITIONS POUR QUE CELA
SOIT AINSI
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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
• PROCÉDER À LA RECONSTITUTION (OU
RAPPROCHEMENT) PÉRIODIQUE DU COMPTE
SPÉCIAL OU COMPTE DÉSIGNÉ (CHAQUE FIN
DU MOIS AU MOINS)
• METTRE HEBDOMMADAIREMENT À LA
DISPOSITION DU COORDONNATEUR UN
TABLEAU DE BORD LUI PERMETTANT DE
SUIVRE LA SITUATION DU COMPTE SPÉCIAL ET
L’EXÉCUTION DU PTBA PAR COMPOSANTE ET
CENTRE DE COÛT (toute situation générée par
le logiciel nécessaire à la prise de décision)
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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
• INFORMER AU MOINS TRIMESTRIELLEMENT
ET À LA DEMANDE CHAQUE COMPOSANTE
SUR L’EXÉCUTION DE SES ACTIVITES
• ASSISTER LES MISSIONS DE SUPERVISION ET
METTRE A LEUR DISPOSITION LES
DOCUMENTS REQUIS (la forme et les
contenus de ceux-ci sont convenus à l’avance
avec le FIDA)
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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
• S’ASSURER QUE LES DISPOSITIONS SONT
PRISES POUR LA DESIGNATION
RÉGULIERE D’UN CABINET D’AUDIT POUR
LE PROJET (les contrats seront d’un an
renouvelable une fois)
• VEILLER À LA PRODUCTION ANNUELLE
D’ÉTATS FINANCIERS CORRECTS À
SOUMETTRE:
Slide 20
3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
AU FIDA DANS LES DELAIS CONTRACTUELS (30 Avril
de chaque année au plus tard pour PROHYPA)
AUX AUDITEURS POUR EXAMEN (Avril mi-Mai au
plus tard) CAR LE RAPPORT DE CEUX-CI DOIT
PARVENIR AU FIDA LE 30 Juin AU PLUS TARD
AUTREMENT DES SANCTIONS PEUVENT ÊTRE
PRISES PAR LE FIDA CONTRE LE PROJET
LA TYPOLOGIE DE CES ETATS FINANCIERS DOIT
ÊTRE CONVENUE AVEC LES AUDITEURS POUR
ÉVITER DE FAIRE DES TRAVAUX INUTILES
Slide 21
3 EXECUTION DU PROJET (Fin)
• SÉCURISER LE PATRIMOINE DU PROJET EN LES
FAISANT CODIFIER PAR LOCALISATION ET
PRENDRE DES POLICES D’ASSURANCES POUR
LES MATÉRIELS REQUIS
• ORGANISER REGULIÈREMENT LES NVENTAIRES
DE FIN D’EXERCICE AVEC L’APPUI DES
ORGANES COMPÉTENTS DE L’ÉTAT (plus
simple avec les cadres de la DHP)
Slide 22
4 A LA REVUE MI-PARCOURS
• PRODUIRE LES DOCUMENTS REQUIS ET ÊTRE PRÉSENT
A TOUTES SÉANCES DE DISCUSSION DE NOUVELLES
ORIENTATIONS ET DU NOUVEAU CADRAGE FINANCIER
ET TECHNIQUE EVENTUEL AFIN DE SOULIGNER LES
DIFFICULTES RENCONTRÉES (PASSATION DE MARCHÉ
SURTOUT).
• POUR LES DIFFICULTÉS DE PASSATION, PRÉVOIR DÈS
MAINTENANT LA MISE EN PLACE D’UNE COMMISSION
SPÉCIALE (Arrêté de création, Attributions, Nomination
des membres et ses procédures de travail)
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4 À LA REVUE MI-PARCOURS (Fin)
Commission Spéciale de Passation des
Marchés)
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5 A L’APPROCHE DE L’ACHÈVEMENT
• VEILLER AU RESPECT D’UN CADRAGE FINANCIER
POUR NE PAS PROGRAMMER DANS LES DERNIERS
PTBA DES ACTIVITÉS QUI N’AURONT PAS DE
RESOURCES POUR ÊTRE EXÉCUTÉ
• VEILLER À NE PAS PRENDRE DES ENGAGEMENTS
POUR DES ACTIVITÉS QUI SERONT EXECUTÉES
AU-DELÀ DE LA DATE D’ACHÈVEMENT
• VEILLER À CE QUE LE PERSONNEL SOIT
SENSIBILISÉ POUR LA FIN DE LEUR CONTRAT ET
PRENDRE LES DISPOSITIONS DANS CE SENS
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5 A L’APPROCHE DE L’ACHÈVEMENT
(Suite )
• PRÉVOIR POUR LA PÉRIODE DE CLÔTURE UN
PTBA RESTREINT AVEC UN PERSONNEL
RÉSIDUEL APPROUVÉ PAR LE FIDA.SEULES LES
ACTIVITÉS DE CE PTBA RESTREINT (y compris
les honoraires du Cabinet d’Audit qui sera
chargé d’examiner les dernières opérations)
CONSTITUERONT LES NOUVEAUX
ENGAGEMENTS À RÉGLER DANS LA LIMITE DE
LA PÉRIODE DE CLÔTURE
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5 A L’APPROCHE DE L’ACHÈVEMENT
(Suite et fin)
• SUIVRE LA RÉCUPERATION DE L’ALLOCATION
AUTORISÉE À TRAVERS DES COMPTES
SPÉCIFIQUES ET CONTINUER LA
RECONSTITUTION DU COMPTE SPÉCIAL (OU
COMPTE DÉSIGNÉ) SUR LA BASE DU RESTE À
RÉCUPÉRER
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6 A LA CLÔTURE
• PENDANT LA PÉRIODE DE CLÔTURE, LES
ENGAGEMENTS PRIS AVANT LA DATE
D’ACHÈVEMENT PEUVENT ÊTRE PAYÉS
SUR LE COMPTE SPÉCIAL. IL EN EST DE
MÊME POUR LES ENGAGEMENTS
COURANTS DU PTBA RESTREINT
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6 A LA CLÔTURE
• LE RAF DOIT PRENDRE LES DISPOSITIONS
POUR QUE:
- les Derniers Etats Financiers soient soumis
aux Auditeurs pour examen
- faire parvenir le rapport d’Audit au FIDA
- rédiger ou participer à la rédaction du volet
financier du Rapport d’Achèvement du
PROJET
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6 A LA CLÔTURE (Fin)
• TOUT ENGAGEMENT NON ÉLIGIBLE AU
COMPTE DÉSIGNÉ AVANT LA CLÔTURE
PEUT ÊTRE PRIS EN CHARGE PAR LES
RESSOURCES INTÉRIEURES MAIS IL FAUT
ÉVITER D’EN ARRIVER LÀ
• TOUT MONTANT NON UTILISÉ DU
COMPTE DÉSIGNÉ DOIT ÊTRE REVERSÉ
DANS UN COMPTE COMMUNIQUÉ PAR
LE FIDA
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CONCLUSIONS
• LE MONTANT DE TOUT MARCHÉ
EXECUTÉ EN VIOLATION DES
DIRECTIVES DU FIDA SERA
REMBOURSÉ PAR LE BENEFICIAIRE À
LA DEMANDE DU FIDA (sera mieux
expliqué lors de l’exposé en
passation des marchés)
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CONCLUSIONS (Suite)
ENFIN, IL FAUT NOTER QUE CE QUI EST
EN GÉNÉRAL REPROCHÉ AUX PROJETS
EST:
• RETARD DANS L’EXÉCUTION DES ACTIONS
PROGRAMMÉES DÛ A :
– FAIBLESSE DES CAPACITÉS
– MANQUE DE TRANSPARENCE
– NON RESPECT DES PROCÉDURES
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CONCLUSIONS (Suite)
• MAUVAISE QUALITÉ DES SERVICES
RENDUS
• COÛTS ELEVÉS
• MAUVAISE UTILISATION DES
RESSOURCES FINANCIÈRES DISPONIBLES
NON ATTEINTE DES OBJECTIFS DU
PROJET
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CONCLUSIONS (Fin)
AUSSI EST-IL UN GRAND DEFI À
RELEVER PAR LE PROHYPA
POUR NE PAS RESSEMBLER À CES
PROJETS LÀ
L’EQUIPE DOIT PROUVER AU FIDA QUE
LES CHOSES PEUVENT BIEN CHANGER
EN AFRIQUE ET SURTOUT AU TCHAD
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FIN
JE VOUS REMERCIE
POUR VOTRE ATTENTION
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MODÈLES DE DOCUMENTS
•
•
•
•
•
•
Modèle de DRF
Modèle de Registre de DRF
Modèle de Registre des Contrats
Modèle de PTBA
Modèle de PPM
Modèle de Manuel d’Exécution