Transcript Programme de travail et budget annuel (PTBA)

Programme de travail et budget
annuel (PTBA)
Dec 2010
Objet
Le PTBA est peut-être l’outil de gestion le plus important d’un projet et il
constitue, avec l’accord de financement, la base juridique des dépenses. C’est
un outil de planification de l’exécution garantissant l’efficacité et l’impact en
matière de développement, assurant que des étapes progressives sont
franchies vers la réalisation des objectifs et des résultats d’un projet ,et servant de
base au S&E
Pourquoi est-il nécessaire?
 Exposé et intégration des priorités de la direction concernant l’exécution,
prévision des besoins d’achat et facilitation de la mobilisation du personnel
et des moyens selon les besoins
 Obligation juridique pour le déblocage des fonds de la part des donateurs
 Outil de contrôle des coûts, d’examen et d’évaluation de la
performance et de la réalisation des objectifs chaque année
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Procédures

Présentation dans les délais du projet de PTBA au FIDA
(comme stipulé dans l’accord de financement)

FIDA (CPP) – “pas d’objection” au projet de PTBA, à
envoyer dans les 30 jours

Finalisation du PTBA par l’UGP (dans les délais stipulés
dans l’accord de financement mais avant le début de l’année
d’exécution)
On ne saurait trop insister sur l’importance d’un bon PTBA– ce
n’est pas seulement une question de procédures ou de calendrier!
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Objectifs du PTBA
C’est un mécanisme concernant le ciblage, les activités, les moyens, les produits et
les résultats, la planification physique et financière, destiné à garantir que les
activités des projets et les moyens nécessaires soient pleinement intégrés dans le
processus de gestion et les objectifs
Ce mécanisme doit comprendre pour chaque composante/catégorie:

Définition des responsabilités

Détermination des activités de terrain des communautés et des bénéficiaires

Préparation complète sur la base des objectifs réalisables et conformément à
l’accord de financement

Planification des moyens requis (y compris les ressources humaines) et des
produits

Respect rigoureux du cycle budgétaire dans l’établissement du PTBA

Intégration du PTBA dans le processus de suivi physique, financier, technique
et de l’impact
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Détermination du contenu
Pas de contenu type
La direction du projet doit déterminer le contenu et la présentation appropriés selon les
spécificités du projet + les plus importantes expériences passées
Les informations et instructions générales suivantes peuvent être prises en compte:

Règles financières du gouvernement/circulaires du Trésor fixant le calendrier budgétaire
et donnant des instructions sur le contenu et la présentation

Rapport de conception du projet (s’il est pertinent, habituellement, au début seulement
de l’exécution d’un projet car il est ensuite dépassé à l’épreuve des réalités) –
conception du projet, détail des coûts et description des objectifs de développement –
établit les plans à long terme, les composantes indicatives et les limites des catégories,
et donne des information sur ceux-ci

Accord financier – juridiquement contraignant

Apports de bénéficiaires et propositions des communautés
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Qui doit participer et de quelle façon?
Approche de pleine participation – à la fois à l’établissement et à la diffusion du
document final
Équipe du projet au complet, including finances/ S&E/ techniciens
Partenaires d’exécution
Bénéficiaires/ parties prenantes
Représentants régionaux/ de district
Principes de base concernant les bonnes pratiques de planification financière à suivre
(non limitatif):

Ponctualité et exactitude de l’élaboration

Meilleure estimation possible des moyens (y compris les ressources humaines)
nécessaires à la réalisation des produits et des résultats prévus

Définition claire des objectifs

Compréhension pleine et claire du fait que les données financières présentées seront
utilisées comme instrument de gestion, sur la base des centres de responsabilité établis

Garantir la pleine participation des parties prenantes dans les régions et les districts
6
Présentation générale

Résumé des progrès accomplis, de la performance et des enseignements
tirés depuis l’entrée en vigueur

Description du Plan de travail de l’année en cours, y compris les objectifs
(pourquoi?), les activités (comment?), les produits et résultats (quoi?), les
moyens nécessaires, le dispositif d’exécution (quand?), les responsabilités
institutionnelles (qui?), les indicateurs clés de S&E, etc.

Activités de S&E (analyse comparative, exploitation du système de S&E);
données axées sur l’impact concernant les villages et ménages participants,
les résultats attendus, etc.

Données quantitatives sur les moyens prévus sous forme de tableau
indiquant: les objectifs physiques et financiers détaillés, les sources de
fonds, les tableaux budgétaires récapitulatifs

Calendriers et délais mensuels/trimestriels relatifs aux activités
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Éléments détaillés
Le PTBA consolidé est censé comprendre plusieurs éléments
clés…
 Introduction
 Activités & échéancier des moyens
 Plan de passation des marchés
 Calendrier récapitulatif de la formation et de l’assistance
technique
 Plan budgétaire et financier
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Exemple de contenu
1. Introduction
Aperçu du programme
Planification annuelle et présent PTBA
2. Progrès de l’exécution et de la performance à ce jour
Performance globale
Progrès par composante et par région
3. Stratégies du projet et priorités pour l’année suivante
3.1 Opportunités et contraintes, et mesures requises
3.2 Axe stratégique
3.3 Composante 1 - activités, moyens, produits, résultats attendus, etc.
3.4 Composante 2 – etc.
4. Budget annuel consolidé
Appendice 1:
Appendice 2:
Appendice 3:
Appendice 4:
cadre logique annuel
Plan de passation des marchés
Plan de développement du personnel
Budget par région
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Vérification du contenu - Conseils

Le PTBA est-il complet? Comprend-il une récapitulation des progrès, activités,
l’échéancier des moyens, les budgets, le plan de passation des marchés, le
calendrier de la formation/AT?

Le plan de travail est-il lié au cadre logique du projet (activités, moyens, produits)?

L’orientation stratégique ressort-elle suffisamment du plan de travail (et de ses
subdivisions par composante)?

Les moyens et les produits ont-ils été correctement quantifiés, y a-t-il cohérence
entre les moyens et les produits, et des liens avec les résultats attendus?

Les calendriers d’exécution paraissent-ils réalistes, les étapes/objectifs appropriés?

A-t-on des preuves qu’un système adéquat de S&E est en place et fonctionne?

Les mesures et les activités de suivi et de rapport concernant l’impact sont-elles
adéquates?

Le budget est-il généralement cohérent avec les activités , moyens et produits
prévus?
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PTA de la première année
 Plan d’action pour l’année à venir
 Responsabilités
 Déterminer quels contrats/achats doivent être passés
et comment
 Principal instrument de mesure des progrès en matière
d’efficacité et d’impact sur le développement
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Moyens classiques pour la première année
UGP: Véhicules et matériel de bureau
Sous-traitance
• Véhicules TT
• Ordinateurs de bureau et portables;
imprimantes; logiciels
• Logiciel de comptabilité
• télécopieur; photocopieuse; téléphones
• Cours d’anglais
• Cours d’informatique
• Mobilier de bureau; climatiseurs
• Articles et fournitures de bureau, etc.
Assistance technique
• Spécialiste de la
marchés/contrats
passation
Dépenses courantes
des
• Spécialiste du suivi-évaluation
• Autre assistance technique selon les
besoins
• Traitements et indemnités UGP
• Exploitation et entretien des véhicules
• Exploitation et entretien des bureaux
• services collectifs et fournitures
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Éléments supplémentaires du PTBA
À partir de la deuxième année du projet, le PTBA consolidé
comprendra les principaux éléments supplémentaires suivants:

Progrès matériels accomplis l’année précédente, avec
données quantitatives

Progrès financiers accomplis l’année précédente, y compris
dépassements de coûts et économies, analyse des flux de
fonds provenant des bailleurs


Exécution des marchés

Enseignements tirés et justification des activités proposées
Contraintes et problèmes rencontrés l’année précédente et
recommandations pour les résoudre; bonnes pratiques à
appliquer à plus grande échelle
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Merci