Transcript Démarrage du projet: planification et budgétisation Le

C. DEMARRAGE DU PROJET
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Démarrage du projet : Plan de travail & budget
annuel (PTBA)
L’objectif du PTBA
Le PTBA fait partie des clauses de l’AF. C’est un outil essentiel de
gestion comprenant le chronogramme, le plan d’activités et le
détail des budgets pour l’année à venir. Dès l’année 2, il
comprend également le bilan de l’année précédente. C’est une
activité-clé lors de la préparation avant la mise en œuvre.
Pourquoi est-il nécessaire?
• Il intègre les priorités de gestion, de mise en œuvre, il facilite
la mobilisation du personnel et des ressources, et prévoit les
méthodes de passation des marchés.
• Il est nécessaire pour que les bailleurs libèrent les fonds.
• Il sert d’outil de gestion, de contrôle des coûts, de revue et
d’évaluation des performances et réalisation des objectifs à la
fin de chaque année.
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Démarrage du projet : PTBA
Les procédures du PTBA
• Soumission à temps du projet de PTBA au FIDA (tel que
prévu dans l’AF), en même temps que le PPM 18 mois.
• Soumission du projet de PTBA et de PPM pour l’année N+1
au 31 octobre de l’année N
• FIDA (CPM): l’«avis de non-objection » concernant le projet
de PTBA et de PPM est envoyé habituellement sous une
période de 30 jours
• Finalisation du PTBA et du PPM par l’UCP (dans la période
prévue dans l’AF avant le début de l’année de mise en
œuvre) + Approbation par le Comité de Pilotage du Projet
+ transmission du PTBA et PPM finalisés au FIDA
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Démarrage du projet : PTBA
Les procédures du PTBA (2)
•
Synthèse des progrès & de la performance depuis
l’entrée en vigueur (pour l’année passée et en cumulatif)
•
Description du plan de travail de l’année: objectifs
(pourquoi?); activités (comment?); réalisations & produits
(quoi?); intrants requis; mise en œuvre (quand?);
responsabilités institutionnelles (qui?); indicateurs S&E; etc.
•
Activités de S&E (analyse comparative, fonctionnement du
système de S&E); données vers l’impact relatives aux
villages et foyers participants, résultats attendus, etc.
•
Données quantitatives des activités prévues sous forme
de tableau, y compris détails physiques et financiers, les
sources des fonds et les tableaux budgétaires synthétiques.
•
Plans d’activités mensuels & chronogrammes de mise
en œuvre
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Démarrage du projet : PTBA
Les éléments clefs du PTBA
doit contenir plusieurs éléments-clés…
1. L’introduction
2. Le plan d’activités et
d’utilisation des ressources
3. Le plan de passation
des marchés
4. Le plan de formation &
d’assistance technique
5. Le budget & le plan
de financement
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Démarrage du projet : PTBA
Revue du PTBA
Aspects procéduraux – est-il soumis par les Autorités
Officielles selon un chronogramme et une méthodologie
définis dans l’AF?
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Démarrage du projet : PTBA
Revue du PTBA (2) – Fiche de contrôle
• Est-il complet? Contient-il un plan synthétique des progrès,
des activités à réaliser, des ressources, des budgets, du PPM,
du plan de formation & d’assistance technique?
• Est-il lié au cadre logique?
• L’orientation stratégique et les sous-plans des différentes
composantes y sont-ils reflétées?
• Les activités et résultats sont-ils bien quantifiés et existe-t-il
une cohérence entre eux?
• La mise en œuvre semble-elle réaliste, les cibles appropriées?
• Le système de S&E est adéquat et fonctionnel?
• Y a-t-il des mesures et activités appropriées pour suivre
l’impact?
• Cohérence budget par rapport activités et résultats prévus?
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Démarrage du projet : PTBA
PTBA de première année
• Planifier les actions pour l’année à venir.
• Clarifier les rôles et responsabilités de chacun.
• Déterminer ce qu’il faut acheter/contracter, et comment
• Outil majeur pour mesurer les progrès réalisés pour que le
développement et l’impact soient efficaces.
• Déterminer la stratégie de communication
• Engager l’enquête de référence et anthropométrique
• Préparer et valider les manuels (i) de procédures
administratives, financières et comptables, (ii) d’opérations et
(iii) de suivi évaluation
• Mettre en place le système de S&E
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Démarrage du projet : PTBA
PTBA – activités habituelles en année 1 (non exhaustif)
1. Assistance technique
2. Autres contrats
•
•
•
•
•
•
•
•
Spécialiste passation de marchés
Spécialiste en S&E
Bureau d études pour préparation
des manuels de projets
Autre assistance technique, le cas
échéant
3. UCP: Véhicules & équipements
de bureau (nécessaires pour démarrer
et installer le projet)
•
•
•
•
Véhicules 4X4
Ordinateurs, imprimantes, logiciels
Fax, photocopieuse; téléphones
Matériel de bureau, climatiseurs
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•
4.
•
•
•
•
Logiciels de comptabilité & de SE
Formation nécessaire
Formation en informatique
Enquête de base (référence et
anthropométrique
Sensibilisation, formation et plan
de communication
Frais récurrents
Salaires et indemnités du
personnel de l’UCP
Fonctionnement et entretien des
véhicules
Fonctionnement et entretien du
bureau
Fournitures de bureau
(consommables)
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Démarrage du projet : PTBA
Passations de marché au démarrage
Caractéristiques souhaitées du PPM
1. Structure claire
2. Cohérence avec les objectifs et le PTBA
3. Estimations financières conformes au budget annuel et à
l’affectation générale des fonds
4. Méthodes de passation des marchés conformes au cadre
réglementaire et aux directives du FIDA
5. Chronogramme réaliste du plan de passation des marchés
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Démarrage du projet : PTBA
Revue du PPM (fiche de contrôle) - 1
Structure idéale
• Plan sur 18 mois
• Montre pour chaque action d’achat: (i) la catégorie, (ii) le
taux de financement, (iii) la méthode d’achat, (iv) les coûts
estimés, (v) les quantités, (vi) l’exigence de revue préalable
et (vii) le chronogramme prévu pour la totalité du processus.
• Les marchés prévus sont présentés par composante et
correctement identifiés et référencés.
• Les différents marchés sont groupés selon les catégories
(biens/travaux/services) pour chaque composante.
• Dans chaque catégorie, les différents marchés sont groupés
en lots ou paquets codés pour accroître la concurrence,
l’efficacité et avoir de meilleurs prix.
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Démarrage du projet : PTBA
Revue du PPM (fiche de contrôle) - 2
Cohérence avec les objectifs & le plan de travail annuel
du projet
• Les marchés prévus sont alignés avec les objectifs du projet.
• La nature & la quantité des biens/travaux/services sont
conformes au rapport de pré-évaluation (coûts détaillés).
• La nature et la quantité de biens/travaux/services sont
conformes aux activités figurant dans le PTBA.
Prévisions financières en conformité avec le budget
annuel et l’affectation générale des fonds
• Les prévisions de coûts sont raisonnables.
• Les prévisions de coûts sont clairement reflétées dans le
budget annuel.
• Les prévisions de coûts rentrent dans le cadre de l’affectation
générale des fonds du projet (par catégorie de dépenses).
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Démarrage du projet : PTBA
Revue du PPM - 3
Méthodes de passation des marchés en adéquation
avec le cadre réglementaire
• Conformité avec l’AF
• Conformité avec les directives du FIDA et
réglementation nationale
la
Chronogramme réaliste des activités de passation des
marchés
• Le chronogramme prévu pour chaque marché (de la
préparation des dossiers d’appel d’offres à la signature du
contrat) est réaliste;
• Les dates de livraison des biens/travaux/services sont
conformes aux cibles physiques conformément au PTBA
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Démarrage du projet : PTBA
Introduction
Après le démarrage et la mise en place des systèmes
permettant une mise en œuvre efficiente, le projet met en
œuvre son PTBA par…
1. L’achat des biens et des services et le recours aux services
(passation des marchés)…
2. L’utilisation des ressources financières du don du FIDA, du
gouvernement et des cofinanciers (gestion financière)
3. La supervision des activités sur le terrain (suivi et
évaluation)
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Démarrage du projet : PTBA
Principes généraux - 1
• Les contraintes et les réussites sont des préoccupations
partagées par tous les acteurs
• Approche de collaboration: Etablir des relations avec les
acteurs et travailler en équipe pour:
 maximiser les synergies, les partenariats, la gestion des
savoirs et l’innovation (RB-COSOP)
 assurer la qualité de la mise en œuvre
• Premier rôle du projet: atteindre les objectifs & l’impact du
projet en assurant les responsabilités fiduciaires.
• Premier rôle du FIDA: assister et faciliter la mise en œuvre
en assurant les responsabilités fiduciaires.
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Démarrage du projet : PTBA
Principes généraux - 2
• Suivre l’évolution du projet par rapport aux cibles, aux
objectifs de développement et aux indicateurs;
• Surveiller la passation des marchés et les décaissements
effectués (en concertation avec l’Unité d’Appui à la Mise en
Œuvre du Portefeuille du FIDA (unité basée au MEP))
• Assurer l’efficacité du système de gestion financière;
• Revoir la conformité aux clauses de l’AF.
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Démarrage du projet : PTBA
Principes généraux - 3
• Evaluer les risques et les contraintes afin de réussir la
mise en œuvre, garantir la durabilité et offrir des solutions
pratiques;
• Revoir la pertinence, dans le temps, du projet pour le
pays, les bénéficiaires et les priorités de développement du
FIDA; procéder à des modifications éventuelles;
• Procéder à des enquêtes de satisfaction régulières
• Evaluer la qualité de la mise en œuvre, garantir
l’adhésion et l’IMPACT! Ne pas perdre de vue l’IMPACT sur
les populations rurales pauvres.
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Démarrage du projet : PTBA
Eléments complémentaires
Eléments complémentaires à partir de la 2ème année du projet
• L’état d’avancement physique constaté durant l’année
précédente, notamment les données quantitatives;
• L’état d’avancement financier durant l’année précédente,
notamment les couts sous-estimés & les économies réalisées,
l’analyse des flux financiers provenant des bailleurs;
• La performance dans la passation des marchés;
• Les contraintes et les problèmes rencontrés durant l’année
précédente et les recommandations pour les résoudre;
• Les leçons tirées et la justification des activités proposées.
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Démarrage du projet : PTBA
Eléments habituels à partir de la seconde année
• Consolidation des plans de développement du
village/de la communauté, dans le PTBA du projet
Plus:
• Eléments concernant l’UCP et l’agence
d’exécution (investissement + récurrent)
• Coûts des contrats des
prestataires de services
• Autres éléments
spécifiques du projet
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Démarrage du projet : PTBA
Conclusion
L’importance d’un PTBA efficace ne doit pas être
sous-estimée – il ne s’agit pas seulement de
procédures ou de rapidité d’exécution!
=> Le PTBA sert d’outil de planification et de suivi
commun, avec l’ensemble des acteurs
=> Il faut des critères et des règles claires dans
l’élaboration et le traitement d’un PTBA
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