Transcript EXPERIENCES PPM BENIN

EXPERIENCES DE PASSATION DE
MARCHES AU BENIN
-DU PAGER AU PADERPRESENTE PAR
INOUSSA Mamoudou S.
COMMENTAIRES INTRODUCTIFS
• DANS TOUTE ORGANISATION, LA PASSATION
DE MARCHES EST UNE DES ACTIVITES QUI
INFLUENT ENORMEMENT SUR LES
PERFORMANCES.
• LES ETAPES A PARCOURRIR POUR ARRIVER A
CONCLURE UN MARCHE SONT TELLES QU’IL
FAUT COMPTER DANS LE MEILLEUR DES CAS
ENTRE TROIS A DIX MOIS
COMMENTAIRES INTRODUCTIFS
(suite)
• EN ABSENCE D’UNE BONNE ORGANISATION ET
UNE BONNE ANTICIPATION DES ACTIONS,
PLUS LA LISTE DES MARCHES A EXECUTER EST
LONGUE MOINS BONNES SONT LES
PERFORMANCES REALISEES.
DE CE BREF COMMENTAIRE RESSORT LES
MOTS CLES –ORGANISATION ET ANTICIPATION
COMMENTAIRES INTRODUCTIFS
AUSSI LE PLAN DE NOTRE
PRESENTATION VA S’APPUYER SUR
LES DEUX EXPRESSIONS
ORGANISATION dans l’élaboration
du PPM et ANTICIPATION dans sa
mise en œuvre.
COMMENT S’ORGANISER
EN
PASSATION DES MARCHES
• 1.1
LA CONNAISSANCE PARFAITE DE
CERTAINS DOCUMENTS
• 1.2 LA MAÎTRISE DE CERTAINS PROCESSUS
ET LEURS DIFFERENTES ETAPES
• 1.3 LA PRODUCTION DANS LES DELAIS DE
CERTAINS OUTILS DE TRAVAIL
(NOTAMMENT LE PTBA ET SES ANNEXES)
LA CONNAISSANCE PARFAITE DE
CERTAINS DOCUMENTS
CES DOCUMENTS SONT
• LE RAPPORT DE PREEVALUATION (RPE).
• L’ACCORD DE FINANCEMENT (PRÊT OU DON)
SURTOUT LES ANNEXES RELATIVES A L’ANNEXE
2 (AFFECTATION DES RESSOURCES) et A
L’ANNEXE 4 (PASSATION DE MARCHES)
• LES DIRECTIVES DU FIDA EN MATIERES DE
PASSATION DE MARCHES (une bonne
documentation existe pour ça).
CES DOCUMENTS SONT (Suite et fin)
• LES TEXTES REGLEMENTAIRES EN
PASSATION DE MARCHES EN
VIGUEUR DANS LE PAYS
EMPRUNTEUR (1er BENEFICIARE du
Financement).
LA MAÎTRISE DE CERTAINS
PROCESSUS ET LEURS
DIFFERENTES ETAPES
IL S’AGIT DE
• PROCESSUS D’ELABORATION DU PTBA (de la
collecte des données de base à son
approbation finale soit fin octobre au plus
tard) ;
• PROCESSUS D’ELABORATION D’1 PPM (les
activités- évaluation des coûts-les modes de
passation-les revues-le timing d’exécution
etc….);
IL S’AGIT DE (suite)
• LE PROCESSUS D’UN MARCHE SELON QU’IL
S’AGIT D’UN SERVICE OU DE TRAVAUX ET
FOURNITURES (DE LA PREPARATION DE DAO
OU DP JUSQU’À L’EXECUTION DU CONTRAT
SIGNE)
LA PRODUCTION A TEMPS DE
CERTAINS OUTILS DE TRAVAIL
• IL S’AGIT ESSENTIELLEMENT DU PTBA ET SES
ANNEXES NOTAMMENT:
Le plan de formation
Le plan de l’assistance technique
Le plan de passation de marchés
Le plan de financement
Le plan de décaissement
II
POUR CE QUI NOUS CONCERNE
DEUX ACTIONS A NOTER
• ELABORATION DU PPM QUI DOIT
COUVRIR 18 MOIS
• LA MISE EN OUEVRE DU PPM
II.1
ELABORATION DU PPM
• DISPOSER D’1 PTBA VALIDE
• MAITRÎSER L’ACCORD DE PRÊT OU DE
FINANCEMENT (annexes 2 et 4 surtout)
• MAITRÎSER LE CODE DE MARCHES DU PAYS
• POUR LES COÛTS DES MARCHES A EXECUTER,
+EURS SOURCES D’INFORMATIONS (par
exemple LES EXPERIENCES ACQUISES-LE
COSTAB ET LES REPERTOIRES DE PRIX Si
disponible )
ELABORATION DU PPM (suite)
POUR LES FORMATIONS PAR EXEMPLE, LES
HONORAIRES DES FORMATEURS
REPRESENTENT GENERALEMENT LES 30% DU
BUDGET GLOBAL (expériences béninoises)
• APRES LE 1ER MONTAGE du PPM, ECHANGER
EN UNE JOURNEE AVEC LES RESPONSABLES DE
COMPOSANTES POUR DES REGLAGES
EVENTUELS
ELABORATION DU PPM (suite)
• UNE FOIS LE MONTAGE TERMINE, PREVOIR
UNE LIGNE EN DESSOUS DE CHAQUE MARCHE
POUR SON SUIVI
• NOTER QUE LE PPM DOIT ÊTRE ACTUALISE ET
ENVOYER AU FIDA AU MOINS DEUX FOIS L’AN
ET DE PREFERENCE AVANT L’ARRIVEE DES
MISSIONS DE SUPERVISION
II.2
MISE EN ŒUVRE DU PPM
• DISPOSER DE DOSSIERS TYPES D’APPEL A
CANDIDATURE (DAO ET Demande de Proposition)
• PREPARER EN ATELIER de trois à cinq jours TOUS
LES MARCHES A EXECUTER AU COURS DE L’ANNEE
(JANV-FEVRIER)
• LANCER DE FAÇON GROUPEE ET DÈS LES 1ère
SEMAINES TOUS LES MARCHES DONT LES SEUILS
RELEVENT DES COMPETENCES DU PROJET APRES
ANO DU FIDA SI APPLICABLE
II.2 MISE EN ŒUVRE DU PPM (suite)
• SOUMETTRE SIMULTANÉMENT AU
FIDA DES LES 1ère SEMAINES POUR
ANO ET A L’ORGANE DE
COMPETENCE NATIONALE POUR
BON A LANCER, TOUS LES MARCHES
DONT LES SEUILS DEPASSENT LES
COMPETENCES DU PROJET
II.2 MISE EN ŒUVRE DU PPM (suite)
• LANCER ENSUITE LES MARCHES EN RESPECTANT
LES PROCEDURES REQUISES A SAVOIR Publicitédélai etc.……..
• FAIRE EN COMMISSION, LES DEPOUILLEMENTS
DANS LE RESPECT DE TRANSPARENCE ET DES
REGLES CONTENUES DANS LES DOSSIERS D’APPEL
A COMPETIR POUR EVITER D’ÊTRE ATTAQUE PAR
LES SOUMISSIONNAIRES QUI PENSENT ÊTRE
LESES
(OUVERTURE DES PLIS DEVANT LES
SOUMISSIONNAIRES PAR EXEMPLE)
II.2 MISE EN ŒUVRE DU PPM (suite)
• SOUMETTRE LES RESULTATS AU FIDA POUR
ANO EN RESPECTANT LES DEUX ETAPES POUR
LES CONSULANTS (TECHNIQUE d’Abord et
FINANCIERE ensuite) ALORS QUE POUR LES
TRAVAUX ET FOURNITURES LE COMPTE
RENDU EST EN UNE SEULE ÉTAPE. IL FAUT
NOTER QU’IL EST POSSIBLE D’ENTRER EN
NEGOCIATION AVEC LE PRESTATAIRE RETENU
MAIS SUR LES POINTS SUIVANTS:
II.2 MISE EN ŒUVRE DU PPM (suite)
Des réglages sur
les TDR
Le chronogramme
Le montant aussi à la baisse à condition que
cette diminution n’affecte négativement les
résultats escomptés. Sachez aussi qu’à cette
étape, le prestataire peut opposer un refus.
EXECUTION DU CONTRAT
(FAIT PARTIE DE LA MISE EN ŒUVRE mais mérite une attention particulière)
• VEUILLER A TRANSMETTRE AU FIDA POUR
ANO AVANT 1ER DECAISSEMENT, LE PROJET DE
CONTRAT ET LE CONTRAT SIGNE APRES
FORMALITES ADMINISTRATIVES (si applicable)
• SUIVRE L’EXECUTION DU CONTRAT POUR
FACILITER LE PAIEMENT OU LE
REMBOURSEMENT PAR LE FIDA
CONCLUSIONS
TOUT MARCHE, UNE FOIS LE PROCESSUS
BOUCLE, DEVRA FAIRE L’OBJET D’UN CONTRAT
OU CONVENTION.
CES DOCUMENTS DOIVENT ÊTRE REALISES
DANS LA PLUS GRANDE RIGUEUR POUR
EVITER DES DERAPAGES ET DES LITIGES
INUTILES CAR LES REPROCHES FAITES
SOUVENT AUX PROJETS SONT:
DE FAÇON GENERALE
• RETARD DANS L’EXÉCUTION DES ACTIONS
PROGRAMMÉES DÛ A :
– FAIBLESSE DES CAPACITÉS
– MANQUE DE TRANSPARENCE
– NON RESPECT DES PROCÉDURES
• MAUVAISE QUALITÉ DES SERVICES RENDUS
• COÛTS ELEVÉS
• MAUVAISE UTILISATION DES RESSOURCES
FINANCIÈRES DISPONIBLES
NON ATTEINTE DES OBJECTIFS DU PROJET
AUSSI EST-IL POSSIBLE D’AVOIR LES
SITUATIONS SUIVANTES
• Passation non-conforme aux Directives
(Irrégularité de la procédure)
Le FIDA peut déclarer une procédure
non-conforme, et annuler la fraction du
prêt affectée aux services qui ont été
obtenus en contreventions des
procédures convenues, et ceci, même si
le marché a été attribué avec un ANO.
AUSSI EST-IL POSSIBLE D’AVOIR LES
SITUATIONS SUIVANTES (Suite)
• Le FIDA peut déclarer non-conforme un
marché s’il estime que l’ANO a été émis
sur la base d’informations incomplètes,
inexactes ou trompeuses fournies par le
projet ou si les termes et conditions du
marché ont été modifiés sans son
approbation préalable.
CHACUN DOIT DONC COMPRENDRE SON RÔLE
ET S’EN TENIR A CELUI-CI AVEC UN
PROFESSIONNALISME AVERE
• AINSI, SI :
LE PROJET est seul responsable des marchés (sous
l’égide de l’emprunteur principal) et qu’il a pour
rôle de:
• Planifier / Coordonner
• Préparer les dossiers d’appel à concurrence
• Lancer les appels à concurrence
• Recevoir et évaluer les offres
• Attribuer les marchés
• Superviser l’exécution du contrat
CHACUN DOIT DONC COMPRENDRE SON RÔLE
ET S’EN TENIR A CELUI-CI AVEC UN
PROFESSIONNALISME AVERE (Suite)
LE FIDA QUANT A LUI a une responsabilité
fiduciaire et:
• S’assure de l’adéquation des résultats par
rapport aux objectifs du projet
• S’assure du respect des procédures (revue à
priori et à postériori / et s’appuie sur
l’opinion des auditeurs pour agir)