Transcript États financiers des projets et rapports trimestriels

États financiers des projets et
rapports trimestriels
Dec 2010
Introduction
Le FIDA est investi d’un rôle fiduciaire consistant à garantir que les fonds
qui lui sont confiés sont utilisés pour l’objet auquel ils sont destinés

Les procédures de comptabilité et d’audit des projets doivent être fondées
sur les meilleures pratiques en vigueur sur le marché, conformément
aux directives du FIDA en la matière. Celles-ci garantissent la
responsabilité et la crédibilité concernant l’utilisation des fonds

Les directives du FIDA exigent que tous les projets tiennent des comptes
et conservent des archives (séparément ou dans le cadre d’un fonds
commun)

Ces comptes doivent être audités par un auditeur indépendant chaque
année et dans un délai déterminé (normalement 6 mois)

Dans la mesure du possible, il convient de recourir aux systèmes
nationaux
2
États financiers des projets (EFP)
Objectif
•
Fournir des informations sur la situation financière, les résultats et les flux de
ressources du projet
Contitions d’établissement
•
Ils sont établis conformément:
– aux normes internationales d’information financière (IFRS) (www.ifrs.org)
– aux normes comptables internationales du secteur public (IPSAS)
(comptabilité d’exercice ou de caisse) (www.ipsas.org)
– aux normes nationales, si elles garantissent un minimum d’informations
•
Ces normes définissent les informations à communiquer et la façon de les
présenter
•
Comptabilité de caisse (enregistrement au moment où l’argent est effectivement
dépensé/encaissé) ou d’exercice (enregistrement au moment de l’engagement
juridique indépendamment des opérations de caisse) au choix, à condition qu’elle soit
appliquée de façon cohérente
3
États financiers des projets (EFP)
Bonnes pratiques minimales d’information
⇉
Dépenses – par catégorie/composante suivant accord juridique, de
préférence par comparaison avec le budget
⇉
Entrées de fonds et utilisations – informations séparées sur les entrées
d’origines différentes
⇉
Notes sur les comptes – notamment normes comptables utilisées, soldes
bancaires détaillés, immobilisations, financement de contrepartie
⇉
État concernant les DR –en USD et/ou DTS, annuel et cumulatif
⇉
Situation des fonds en DTS – cumulative
⇉
Relevé et rapprochement du Compte spécial
4
Comptabilité et rapports financiers
Comptes/rappports mensuels
►
États des recettes et dépenses – par catégorie/composante suivant accord
juridique, plus flux de ressources, examen des dépenses effectives par rapport au
budget
►
Rapprochement compte spécial et comptes bancaires – tous les
comptes
►
Immobilisations, plan de formation, demandes de retrait - reçu/présenté
Divers
►
Regrouper les données provenant des districts et celles de l’UGP
►
Plans de sauvegarde et de continuité des opérations
►
Systèmes de classement adéquats - Juridiquement, les archives des projets
doivent être conservées pendant 10 ans après la clôture
5
Comptabilité et rapports financiers
Rapports trimestriels
►
Examen de l’état d’avancement du projet par rapport au PTBA – points
saillants/ conseils d’apprentissage
►
État de l’origine et de l’utilisation des fonds
►
Utilisation des fonds par activité du projet (à l’apppui de l’origine/utilisation
des fonds)
►
Rapport sur l’état d’avancement physique – produits physiques
►
Rapport sur l’état d’avancement physique – État d’avancement des grands
travaux et services
►
Rapport de suivi de la passation des marchés – exposé et tableaux
►
Le FIDA n’a pas de modèle prescrit pour les rapports trimestriels – Celui
de la Banque mondiale est conseillé
6
Modèle de rapport trimestriel (Banque
mondiale)
Exemple d’un projet dans le domaine de l’éducation comportant d’importantes
activités de construction, d’achat d’équipement et de formation. L’état relatif à
l’origine et à l’utilisation des fonds comprend une prévision de trésorerie pour
les 6 mois suivants, destinée à faciliter la planification et le suivi du projet. L’état
d’avancement physique est suivi par unité de produit, lorsque c’est possible, et
par marché/chantier pour les activités de construction.
►
►
►
►
►
►
Examen de l’état d’avancement du projet
Origine et utilisation des fonds
Utilisation des fonds par activité du projet
Rapport sur l’état d’avancement physique
Rapport sur la passation des marchés
Tableaux de suivi de la passation des marchés
Source: WB FMR Pages 17-24 (Annex A Sample)
7
Présentation des états financiers des projets du FIDA
(EFP) – Rapport annuel
•
Informations sur le projet et résultats
•
Exposé des responsabilités en matière de gestion du projet
•
Rapport de l’auditeur indépendant
•
État des recettes et dépenses/recettes et paiements (par catégorie)
•
État des recettes et dépenses/recettes et paiements (par composante)
•
Bilan (si comptabilité d’exercice)
•
État comparatif du budget et du montant effectif
•
État relatif aux opérations et au rapprochement du compte spécial
•
RD – état relatif aux demandes de retrait – annuel et cumulatif
•
Situation des fonds (en DTS)
•
Notes sur les états financiers
8
EFP – Notes sur les états financiers
Informations minimales préconisées:
1. Base de rapport
-
Conformément aux principes comptables sous-jacents de référence,
les notes sur les états financiers d’une entité doivent :
•
Présenter toute information sur
l’établissement des états financiers
•
Fournir des informations supplémentaires non présentée sur les
états financiers
la
base
utilisée
pour
2. Règles comptables importantes
-
Base d’établissement
-
Comptabilité de caisse
-
Opérations en devises
9
EFP – Notes sur les états financiers
3.
Budget – base du budget
4.
Soldes caisse/fonds
5.
Paiements directs
6.
Fonds de contrepartie du gouvernement
7.
Autres fonds provenant de donateurs
8.
Autres recettes
9.
Actifs non courants (aux fins d’information seulement)
10. Passation des marchés annuelle
11. Affectation et utilisation des fonds du financement
12. Rapprochement des fonds décaissés par le FIDA et des fonds reçus par le
projet
10
Logiciels de comptabilité pour les projet du FIDA
Analyse des capacités
 Dépenses par composante et catégorie suivant accord juridique
 Dépenses par bailleur de fonds
 Capacité à éditer les états financiers conformément aux règles comptables du gouv./FIDA/IPSAS
 Utilisation des avances par prestataire de services et personnel dûment expérimenté pour faciliter
le suivi
 Soldes bancaires détenus par des prestataires de services
 Engagements excédant la facturation/les factures effectives
 Informations pour le contrôle budgétaire visant à garantir que les dépenses ne dépassent pas les
plafonds fixés
 Rapprochement bancaire utilisant le système
 Sommes à recevoir sous forme de demandes de réapprovisionnement en cours et de tout
remboursement éventuellement dû par le gouvernement
 Formulaire de demande de retrait automatiquement produit par le système
 Suivi du plan de passation des marchés e contrats
11
Merci