Transcript E. CLOTURE DU PROJET ET DU PRET Clôture du projet et du prêt Objectifs  Quelles sont les actions appropriées qu’il faut prendre au.

E. CLOTURE DU PROJET
ET DU PRET
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Clôture du projet et du prêt
Objectifs
 Quelles sont les actions appropriées qu’il faut
prendre au fur et à mesure que l’on s’approche
de la clôture du projet?
 Comment réaliser des actions durables dans le
cadre du projet?
 Différence entre la date d’achèvement du projet
et la date de clôture du prêt.
 A qui incombe la rédaction du rapport
d’achèvement du projet et pourquoi est-il si
important pour le pays et le FIDA dans la
chaîne d’apprentissage?
B
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Clôture du projet et du prêt
Stratégie de sortie et durabilité
Progressivement, dans la période restante (1 à 2
année), l’UCP et le CPM doivent s’assurer que le
projet:
• réduit ses activités;
• met en place et renforce les institutions/organisations
chargées d’assurer la durabilité afin qu’elles puissent
correctement poursuivre les activités du projet;
• suit/évalue régulièrement les structures chargées
d’assurer la durabilité;
• arrête les activités sur le terrain financées par le FIDA à
la date d’achèvement du projet;
• se désengage complètement avant la date
d’achèvement du projet.
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Clôture du projet et du prêt
Clôture des activités administratives, financières &
comptables (1)
• Conclure l’exécution de tous les contrats de services devant
être financés par le FIDA avant la date de clôture du projet.
 Revoir le PPM, et le tableau d’exécution physique & financière
des contrats;
 Proposer des solutions pour l’exécution complète des travaux;
 Annuler les contrats ne pouvant pas être exécutés à temps.
• Revoir l’inventaire des immobilisations.
 Liste des biens spécifiant le type, la date & la valeur d’achat, la
valeur résiduelle, la cession ou la destination recommandée.
• Conservation des fichiers et des documents pendant 10 ans
dans le pays, et 5 ans au FIDA.
 Sécuriser les documents : sous clé!
 Créer une base de données pour le rapport d’achèvement, les
leçons tirées, les évaluations et autres utilisations futures.
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Clôture du projet et du prêt
Clôture des activités administratives, financières &
comptables (2)
Fin de contrat de la majorité du personnel à la date
d’achèvement
 Revoir la liste de service du personnel et noter les dates
provisoires de fin de contrat;
 Calculer les indemnités du personnel;
 Vérifier la disponibilité du Prêt/don et des ressources
nationales.
Postes généralement maintenus jusqu’à la clôture du Prêt





Directeur (trice) du projet;
RAF/Comptable;
Chargé (e) du S&E;
Le (la) secrétaire;
Les chauffeurs et gardiens, au besoin.
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Clôture du projet et du prêt
Clôture (1)
• 1 an avant la date d’achèvement du projet:
 Le CPM informe le projet de l’imminence de la date
d’achèvement et lui rappelle les conditions nécessaires à
l’achèvement
• 6 mois avant la date d’achèvement du projet :
 Démarrer le recouvrement du dépôt initial au CS;
 Déterminer le taux de recouvrement;
 Toutes les activités doivent être achevées avant la date
d’achèvement.
• A la date d’achèvement du projet et après:
 Assurer le suivi des paiements des contrats – déterminer
l’éligibilité.
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Clôture du projet et du prêt
Clôture (2)
• Entre la date d’achèvement du projet et la date de
clôture du Prêt:
 Le projet doit envoyer une lettre au CPM pour expliquer le
plan d’action et les dépenses projetées;
 Assurer le suivi des paiements des contrats – seuls ceux
achevés avant la date d’achèvement sont éligibles;
 Seules les dépenses liées à la clôture sont éligibles.
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Clôture du projet et du prêt
Clôture (3)
• Si le gouvernement sollicite une prorogation pour
soumettre des demandes de retrait pour des dépenses
éligibles, il doit prendre contact avec le CPM qui pourrait
lui octroyer une période de grâce.
• Le CPM demande à l’unité chargée
des prêts et des dons de laisser le
compte du prêt ouvert afin de
payer les demandes de retrait
en retard.
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Clôture du projet et du prêt
Conditions d’éligibilité des dépenses
• Biens livrés; travaux de génie civil achevés; services
rendus; à la date d’achèvement du projet ou avant
celle-ci
• Dépenses relatives à la clôture
 Salaires et indemnités du
personnel-clé du projet;
 Frais de fonctionnement;
 Frais du rapport d’achèvement
du projet;
 Frais du rapport d’audit final.
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Clôture du projet et du prêt
La passation des marchés en période de clôture du
projet
• Pour s’assurer que tous les biens sont livrés, les travaux
achevés et les services rendus avant la date d’achèvement:
 Revoir et suivre le plan de passation des marchés final et les
rapports d’activités durant la dernière année du projet;
 Prendre des mesures pour faciliter l’achèvement de
l’exécution physique des contrats;
 Annuler les contrats ne pouvant pas être exécutés avant la
date d’achèvement.
• S’assurer que seuls les contrats exécutés avant la date
d’achèvement du projet sont payés;
• S’assurer que les dossiers d’achat sont au complet et obtenir
les documents manquants auprès du projet
• Etablir un rapport au sujet des leçons tirées et faire des
recommandations pour de futurs projets.
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Clôture du projet et du prêt
Le recouvrement du compte spécial (1)
Quand la justification de
l’avance/montant autorisé
effectué(e) au profit du compte
spécial se fait-elle?
• 6 mois avant la date d’achèvement du
projet; ou
• Quand le solde non décaissé du prêt
équivaut au double du montant autorisé
(en DTS)
Le premier des deux prévalant.
Procédure de recouvrement
Justificatif de l’avance au
Compte spécial
Plan de recouvrement
Recouvrement/
Réapprovisionnement
Chaque DRF traitée comme
justification partielle ou totale
Procédure de recouvrement
Chaque DRF traitée comme
Justification totale
Recouvrement Procédure IV
Remboursement
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Clôture du projet et du prêt
Le recouvrement du compte spécial (2)
Recouvrement/Justification
Quand le point critique est atteint– en vue de la fin de la mise
en œuvre du projet: Chaque demande de
réapprovisionnement est traitée en tant que:
• Réapprovisionnement partiel au compte spécial
• Recouvrement partiel du dépôt initial
• Le même procédé est suivi jusqu’à ce que le dépôt initial
soit justifié dans sa totalité.
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Clôture du projet et du prêt
Le recouvrement du compte spécial (3)
Recouvrement: Quelle justification?
Chaque demande de retrait traitée/approuvée en tant que
justification, partiellement ou en totalité:
• Ne constitue pas un décaissement à partir du compte de don
• Est utilisée seulement comme justification
• Est convertie en DTS au taux en vigueur à la date valeur du
paiement du versement initial (taux historique)
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Clôture du projet et du prêt
Le recouvrement du compte spécial (4)
 Tout montant du versement initial qui reste injustifié à la
date de clôture du prêt, doit être remboursé au FIDA
dans la monnaie utilisée par le FIDA pour les besoins du
retrait à partir du compte du prêt.
 Le remboursement devant être effectué au profit du FIDA
représente la portion injustifiée du versement initial – non
pas le solde à la banque où est logé le compte spécial.
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Clôture du projet et du prêt
Clôture du compte de prêt
Conditions:
• Le dépôt initial du compte spécial est recouvré/justifié
dans sa totalité;
• La dernière DRF est confirmée par l’UCP au FIDA;
• Le projet doit s’assurer que toutes les dépenses éligibles
ont fait l’objet d’une demande de règlement;
• Le rapport de l’audit final est soumis;
• Le rapport d’achèvement du projet est finalisé et
soumis.
Le solde du Prêt non décaissé est annulé par le FIDA.
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Clôture du projet et du prêt
Rapport d’achèvement du projet
• Le rapport d’achèvement commence « dès le début du projet
» et se fonde sur: l’information ou l’étude de base (enquête
de référence), l’information et l’analyse du S&E durant toute
la durée du projet, les indicateurs SYGRI.
• Important: quel est l’IMPACT sur la vie des populations
rurales pauvres?
• Le gouvernement doit soumettre le rapport d’achèvement du
projet avant la date de clôture du prêt. S’y préparer lors de
la dernière mission de supervision du FIDA.
• Après la mission de supervision finale et la revue du rapport
d’achèvement, l’information est utilisée dans le cadre de la
gestion des savoirs du FIDA en tant que leçons et bonnes
pratiques pour servir dans la formulation de projets
similaires.
La chaîne d’apprentissage
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Clôture du projet et du prêt
Evaluation
• Objet: Impact des composantes exécutées avec comme référence
les indicateurs-clé;
• Evaluation lors de la mise en œuvre: Fait partie des rapports
réguliers à soumettre;
• Evaluation à la clôture: Tous les projets doivent se soumettre à
une évaluation de clôture effectuée par le Bureau d’Evaluation du
FIDA (jusque 10 ans après la clôture);
• Quelques indicateurs à évaluer:
 Le « programmé » versus l’«achevé »
 L’impact socioéconomique
 La durabilité
 La performance du ciblage – ex: pauvreté, genre
 Les mesures de sauvegarde – ex: environnementales
 L’efficacité du S&E
 Les recommandations et les leçons tirées
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Mise en oeuvre du projet
« En cas de doutes… se rappeler le
visage de l’homme le plus pauvre
et le plus faible que vous ayez vu
et posez-vous la question de savoir
si ce que vous envisagez de faire
lui sera utile? Qu’y gagnerait-il?
Cela lui permettrait-il de reprendre
sa vie et son destin en main?...
Ainsi, vous verrez vos doutes
disparaitre.»
Mahatma Gandhi
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