Transcript Modelltest SMART

TEX T: jonn a ­j akob sson
ILLUS TR ATION : MIA HILLE RHAG
22 22 Chefstidningen
Chefstidningen
Väl formulerade och fungerande mål bidrar till att
ge handlingar riktning och syfte. Målformulerings­
metoden SMART består av fem kriterier med
­vilkas hjälp du kan utveckla och u
­ tvärdera nya eller
­befintliga mål och revidera dem för bättre r­ esultat
i organisationen. Den hjälper dig att formulera
­Specifika, Mätbara­, Accepterade, R
­ ealistiska och
Tidssatta mål.
Utformning av nya mål eller revidering av gamla mål kräver en
grundläggande vision om var organisationen ska vara i framtiden.
Med visionen satt i horisonten är vägvalen ofta många och skilda.
En ledningsgrupp väljer att själv utveckla mål och sprida dem i
organisationen medan en annan skapar delaktighet och involverar
medarbetarna i målformuleringen. Metoden SMART kan användas
oavsett hur du väljer att göra.
1
Inled
övning­
en med att välja ett
övergripande mål
att testa kriterierna
emot. På detta sätt
tränas gruppen att
ställa målformu­
leringen gentemot
vart och ett av dem
och undviker otyd­
2
4
När samt­
liga kriterier
har genomarbetats kan
gruppen gå vidare till
nästa mål. Först när man
har gått igenom samt­
liga mål kan man få en
helhetsbild av verksam­
hetsplanen. Plocka upp
tveksamma ordval som
markerats och slå fast
dem. S
­ tudera slutligen
målen och diskutera om
de tillsammans är rimliga
eller om de strider mot
varandra. Revidera verk­
samhetsplanen.
Avstämning gentemot
­resterande kriterier
Skriv ned den nya formuleringen så
att deltagarna ser den innan du går
vidare med nästa kriterium.
Kontrollera nu om målet är
­Mätbart. Ställ frågor som ”Hur
mycket?”, ”Hur många?”, ”Hur
kommer vi att veta när målet är
uppnått?”. Diskutera det valda måt�­
tet för måluppfyllelse så att ni inte
får en snedvridning i målstyrningen.
Är det verkligen lägre sjukfrånvaro
vi vill ha eller är det högre frisknär­
varo?
Avstämning
gentemot ­kriterium
Skriv upp
målet på
en whiteboard eller på ett
blädderblock. Diskutera
det första kriteriet gemen­
samt.
Ett Specifikt mål inne­
bär att du svarar på fyra
frågor gällande vem som
är involverad, vad som
ska uppnås, var detta
Fastställande av
nya ­målsättningar
3
Det tredje kriteriet handlar om
målet är Accepterat. Finns det
en gemensam uppfattning om
att målet är relevant och vik­
tigt? Ett mål som är accepterat
får kraft i organisationen med­
an ett oacceptabelt motarbetas.
Är alla viktiga parter involvera­
de? Är det någon vi bör få med
innan vi slår fast målet? Skriv
den nya formuleringen.
Läs nu målet och utvärdera om
det är Realistiskt. Diskutera
ambitionsnivån. Ett mål ska
vara utmanande och sporrande­,
men det måste motsvara
en rimlig verklighet och de
resurser du har att tillgå. Ett
realistiskt mål lockar samtidigt
som det känns möjligt. Skriv
ned den nya formuleringen.
Slutligen måste målet vara
Tidssatt. Utan tidsplan blir
drivkraften att uppfylla målet
svag och målet meningslöst.
Med ett datum sätts maskine­
riet i gång för handlingsplaner
och uppföljning.
ligheter. Gå igenom
samtliga kriterier
och revidera målet
innan du fortsätter­
med nästa. Bestäm­
en sluttid för
övning­en och var
noga med att alla
kriterier hinner dis­
kuteras innan målet
slås fast.
ska ske samt vilket syfte
man har med att uppnå
målet. Ett exempel på ett
generellt personligt mål
kan vara ”Börja träna”. För
att göra det specifikt for­
muleras det om till att ex­
empelvis lyda ”Jag ska gå
med i Friskis&Svettis och
träna fem gånger i veckan
för att gå ner i vikt”.
Revidering av
­målformulering
Låt gruppen diskutera
möjliga­formuleringar
­gemensamt. Var försiktiga så att ni inte
fastnar i detaljerade ordval utan markera i
stället ord som är tveksamma så att ni kan
arbeta vidare med dessa i ett senare skede.
Revidera målformuleringen enligt det första
kriteriet.
s
”First, I believe that this
nation should commit
itself to achieving the goal,
­before this decade is out,
of landing a man on the
Moon and returning him
safely to the Earth.”
När John F. Kennedy
den 25 maj 1961 uttalade
målet för det amerikanska
Apollo­programmet fanns
det inga tveksamheter kring
vad som skulle uppnås.
USA skulle vara den första
­nationen som landsatte
människor på månen och
säkert återbördade dem till
jorden igen. Det skulle ske
innan 1960-talets slut. Alla
inom NASA var säkra på
vad alla aktiviteter syftade
till och vad måluppfyllelsen
innebar.
Metoden:
Samla mål
för ­utveckling
och ­revidering
ä
r
en metod fö
ing
­målformuler
Så här gör du:
Te ta
st si
ar d
en a :
smart
Modelltestare: Jonna Jakobsson­,
organisationskonsult, skribent och
­medarbetare i Chefstidningen.
Chefstidningen N
modelltestet
I varje nummer av Chefstidningen
går vi igenom en modell eller metod
som du kan ha nytta av i arbetet.
23
Testaren
daniel järblad
Se tidigare modeller på
www.chefstidningen.se.
daniel järblad
modelltestet
smart
Vill du vara med och testa en modell? Anmäl ditt intresse på [email protected] eller
ring 08-789 11 70.
Har en
dumodell?
testat en
modell
dela med dig av dina erfarenheter?
Kontakta
 Vill du testa
Anmäl
digoch
på vill
[email protected]
eller 08-789
11 70.oss!

 Har du testat en modell och vill dela med dig av dina erfarenheter? Kontakta oss! 
tavlan kunde vi tillsammans välja
ut tre stycken som alla ansåg var de
vettigaste. När vi skrivit upp dem så
tyckte vi nog alla att de var hyggligt
färdigformulerade. Det var fascinerande att märka hur snabbt de formuleringarna förändrades när vi väl
började bearbeta dem med hjälp av de
olika kriterierna i SMART-metoden,
berättar Johanna.
Sammanfattning
Väl formulerade målsättningar styr en organisation eller en aktivitet i en önskad riktning.
Otydliga mål gör det motsatta. Genom att
använda målformuleringsmetoden SMART
och utvärdera formuleringen av ett mål kan
detta bli tydligt och effektivt. SMART är en
förkortning för de fem utvärderingskriterierna
Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och
Gruppen arbetade sig igenom
Johanna Persson, student och ordförande i linjeföreningen
för Internationella Marknadsföringsprogrammet på
Västerås Högskola
mot nya mål
När vi ses står sommaren just för dörren och Johanna
Persson har precis skrivit terminens sista tenta.
Nya personliga mål är satta, för framför henne ligger
ett nytt jobb och start av eget företag.
A
rbetet i linjeföreningen
kommer att ligga relativt
stilla under sommar­
månaderna, men såväl den avgående
som den tillträdande styrelsen laddar
batterierna inför höstens aktiviteter.
Johanna, som går andra året på skolan,
24 Chefstidningen
avslutar just sin ettåriga mandat­
period som ordförande. Hon tycker
att arbetet med gemensamma målsättningar är en förutsättning för att
föreningen ska utvecklas och få nöjda
medlemmar­.
– Vi vill ge studenterna en roligare
studietid här i Västerås. Ett annat
viktigt arbete är vår utbildningsbevakning som ska säkerställa kvaliteten
på programmet. Det sker genom en
mängd aktiviteter som bland annat genomförs med olika samarbetspartners
och sponsorer.
I föreningens styrelse arbetar
tio
personer. Vid övningen med målformuleringarna ingår såväl den gamla
som den nya styrelsen, så tjugo personer bidrar i diskussionerna. För att
säkerställa att alla får komma till tals
och samtidigt lära känna varandra,
börjar man med att dela in gruppen i
par. Varje tvåmannagrupp får sedan
välja ut de tre viktigaste målen som de
anser att föreningen har inför nästa
års arbete. Efter en stunds grupp­
arbete skriver man upp samtliga mål
på tavlan så att alla kan se dem.
– Trots att det var många mål på
de
olika kriterierna, ett efter ett. Att
göra målformuleringen ”specifik”
genom att konkretisera den ytterligare och diskutera vilka konsekvenser
ett sådant mål kan få var knivigare än
man trott.
– Det är så mycket större än vad
man tror det här med målsättningar.
Så fort man börjar borra sig djupare
ner i ordval men även i uppföljningsmetoder och mätbarhet så vrider
sig målet i en ny riktning som man
kanske inte från början hade tänkt
sig. Sedan har alla deltagare olika
associationer till ett ords innebörd
och det påverkar också direkt resonemanget om vart målet styr. Det är
därför viktigt att prata igenom vad
man menar att formuleringen medför
för handlingar.
I drygt två timmar arbetade gruppen med de tre målen. Man hann
i hamn med formuleringarna men
kände att ytterligare arbete hade gjort
stor nytta. Att vara tjugo personer
som alla ska få tycka till kräver sin tid
för diskussioner.
– Jag gillade att alla kom till tals.
Det kan ofta bli så att en gammal
invand grupp tar mycket plats medan
de nyas röster inte blir hörda. Nu var
alla inblandade i att utveckla formuleringarna, säger Johanna Persson.
Föreningens styrelse har skrivit
ned de tre målformuleringarna och
kommer att arbeta vidare med att
färdigställa dem inför hösten.
– Vi måste få landa tillsammans.
Nu hann vi inte med en riktig av-
Tidssatt. Börja med att samla de mål som du
önskar utveckla och revidera. Stäm sedan av
>> Nya och gamla styrelsen samlas för att
testa SMART-metoden.
vart och ett av dem gentemot varje kriterium i
SMART. Diskutera inom gruppen så att formuleringarna delas och förstås av alla deltagare.
stämning för att se om alla verkligen
är med och engagerat kommer att
jobba med alla målen. Vissa mål kommer bara att påverka vissa delar av
styrelsen medan andra gäller för alla.
Det krävs ytterligare samtal om hur
uppföljning ska ske och hur målen ska
användas praktiskt i föreningen. Men
det är bra att det får gå lite tid mellan de olika tillfällen vi arbetar med
målen. Då hinner de falla på plats och
formuleringar som man kan ha argumenterat för kan få nya betydelser. En
nackdel är att sommarlovet är långt –
en sista timme idag för att bestämma
hur vi skulle arbeta vidare i processen
hade varit bra.
Nu testades SMART-modellen i
en ­relativt stor arbetsgrupp, men
Johanna tycker att den även borde
fungera väl för att utveckla personliga
mål – såväl privat som i en yrkesroll. Hon tänker själv använda sig av
modellen framöver och har redan haft
nytta av den.
– Vi hade just en tenta i projekt­
ledning och då var SMART med som
en av de modeller man bör kunna
arbeta med som projektledare. Det är
en klar fördel att ha en verklig organisation att testa den på, såsom vi haft
i linjeföreningen. Då förstår man hur
viktigt det är med väl formulerade
mål. Och hur svårt det kan vara att få
fram dem.
Slå fast de nya målsättningarna.
Tänk på att ...
… avsätta ordentligt med tid.
… en möjlighet är att genomföra processen
med endast ett kriterium i fokus, exempelvis
Specifika målformuleringar. Övningen ägnas
då åt att formulera och revidera målen så de
blir specifika. Vid ett senare tillfälle kan man
fortsätta med nästa kriterium och så vidare.
”Att tillsammans få vrida och vända
på våra mål gör syftet med vårt
arbete tydligt. Det är viktigt för att
alla ska arbeta i samma riktning och
för att föreningen ska utvecklas.”
”Trots att vi arbetade i nästan två
timmar hade processen mått bra
av ytterligare tid för att knyta ihop
säcken bättre.”
”Vi utgick från ett mål vi trodde nästan
var färdigt. Bara efter en kort stunds
utvärdering hade det utvecklats till
ett annat. Det är svårare att formulera
tydliga mål än vad man tror.”
johanna persson
Betyg: 
Chefstidningen 25