Transcript guide till ett brA Avslut

tema
avsked
Guide till ett
bra avslut
Fem steg på vägen till ny start
Text Eva Brandsma Illustration Emma Löfström
K
atinka Kubenka är ledarskapskonsult och anlitas
ofta när en anställning
avslutas – inte sällan till
följd av konflikt eller någon
form av missnöje. Hennes
grundinställning är att ett avslut så gott
som alltid leder vidare till något bättre.
Men processen dit kan vara mer eller
mindre bra.
Här delar Katinka med sig av sina bästa
råd. De gäller oavsett om medarbetaren
själv väljer att byta arbetsplats eller om
arbetsgivaren vill att hon ska gå.
utveckla i framtiden. Att lyssna på den som
slutar – av vilket skäl det än är – är respektfullt, lärorikt och ökar sanno­likheten att
den som slutar blir en god ambassadör för
sin förra arbetsplats.
Tips på frågor att ställa
• Varför väljer du att lämna verksamheten?
• Finns det några underliggande ­faktorer
som motiverar ett avslut (exempelvis
lön, ledarskap, utbildningsmöjligheter,
­arbetsmiljö etcetera)?
• Vad har fungerat bra och mindre bra?
• Avslutningsvis, är det något annat du
tänker på? Kanske har du något tips till
oss för framtiden?
Avgångsintervju:
ta hand om ­värdefull
­information
Avslutnings­samtal:
En avgångsintervju är ett sätt att tillvarata en chans att sätta
kunskap som annars går förlorad. Det är
punkt
ofta positivt för både arbetstagare och
arbetsgivare.
Intervjun eller samtalet bör genomföras
av en neutral part, gärna en HR-person
eller annan chef i organisationen. Inte av
den chef medarbetaren direktrapporterar
till. Risken är annars att intervjun blir för
färgad av det som varit. Den som slutar
känner att den ”tankas” på information.
Själv har jag varit med om att min efter­
trädare har gjort en intervju i syfte att
tömma mig på kunskap som hen behövde.
Det kändes inte alls trevligt.
I avgångsintervjun tar man hand om
de tankar och reflektioner som den som
slutar bär på. Man talar om det som varit
positivt och det som kunde ha gjorts
bättre och vad arbetsgivaren skulle kunna
40 Chefstidningen
Jag kopplas ofta in som konsult när
någon fått sluta på grund av konflikt eller
­m issnöje. I de fallen brukar jag rekommendera den som slutar att ha ett avslutningssamtal – även om man inte har kommit
överens. Det sätter punkt. Man kan dock
vänta med ett sådant samtal tills känslorna
har lagt sig.
En god dialog kan dock inte börja vid
detta sista samtal. Förutsättningarna
för att få ett bra avslut ökar avsevärt om
­processen innan har varit bra, med tydlighet, stöd och respekt.
Avslutningssamtalet är viktigt inte
minst för kommande referenser. Det är
bra för arbetstagaren att veta vad chefen
kommer att säga om den blir uppringd vid
en rekrytering. Även om arbets­tagaren
själv inte skulle lämna den förre chefen
som referens är det inte ovanligt att den
kontaktas i alla fall.
Katinka ger rådet att den som ska söka
nya jobb förbereder den potentiella arbetsgivaren på vad en referens kan komma att
säga. Den som ska lämna ­referens bör påminnas om att man bara kan uttala sig om
det som varit, inte om det som ska komma.
Exempel på frågor
• Vad upplever du som mina starka sidor,
både vad gäller färdigheter/kunskaper
och egenskaper?
• Vad upplever du som mina främsta
­f örbättringsområden?
• Kan du ge exempel på en situation
som jag hanterat bra?
• Kan du exempel på en situation
som jag hanterat mindre bra?
• Hur upplever du att jag har fungerat
i samarbete med andra?
• Hur skulle du beskriva mina arbets­
uppgifter och mitt ansvarsområde?
egen del men ibland också av respekt för
sina kollegor.
Det finns många sätt att skiljas åt: kaffe
och tårta, bubbel eller lunch eller middag
med sin grupp. Katinkas erfarenhet säger
att man ångrar sig efteråt om man inte
varit med själv och aktivt valt hur avtackningen ska se ut.
Att tänka på
• Fråga den som ska tackas av:
”Hur vill du ha det?”
• Acceptera att man avböjer ­avtackning
men fråga då om personen vill fundera på
det och säg att det är okej att ångra sig.
• Låt den som avtackas få vara med
och påverka vilka som ska bjudas in.
Samsyn: förebygg
spekulationer
När en person slutar brukar Katinka Kubenka också rekommendera att man kommer fram till en gemensam bild av varför
det sker. Att arbetsgivare och medarbetare säger samma sak hindrar spekulationer och gör skilsmässan drägligare. En
gemensam bild är också ett sätt för båda
parter att gå vidare.
framtidsfrågan:
förbered ett svar
Och vad ska du göra nu? En fråga som helt
naturligt kommer när någon slutar sitt
jobb – oavsett om man har en plan eller
inte.
Katinka rekommenderar att ha tänkt
igenom sitt svar och att ha olika nivåer på
det. Till dem du känner väl säger du som
det är. Men ha ett kort svar redo för dem
som frågar i mataffären utan att egentligen vara intresserade av ett svar.
Skamkänslor är vanliga. Men man
behöver inte skämmas – att sluta av olika
skäl händer de flesta någon gång.
Alla situationer är ett tillfälle att lära sig
mer om sig själv och att utvecklas. På så
sätt går man inte i samma fällor på nästa
arbete.
”Många kommer till
en insikt efter att de
­lämnat ett arbete:
att de skulle ha gått
mycket tidigare.”
Katinka Kubenka
Vad innehåller samsynen?
• Vad som kommuniceras ut till
­organisationen om varför någon slutar.
• Hur och när det kommuniceras ut – via
mejl, informationsmöten med mera.
• Vem som ska gå ut med informationen.
avtackning: hoppa
inte över den – även
om det tar emot
Till sist: Den som slutar bör tackas av på
något sätt. Det här är en viktigare fråga än
vad man kanske tror. Men det finns inte en
standardavtackning som passar alla.
– Jag tycker att man alltid ska fråga den
det berör. Och även om det ibland är en
känslig situation brukar jag rekommendera att delta på något sätt, ibland för sin
Hjälpande
app på gång
En checklista för avgångs­intervjun
kommer att finnas i en app som
Svensk ­Chefsförening arbetar fram.
Andra delar rör rekrytering och
utveckling/fortbildning. Appen
släpps inom kort i samband med att
nya hemsidan lanseras.
Chefstidningen 41