Transcript Modelltestet Trattmodellen

verktygslådan / modelltestet
tratt­
modellen
en intervjuteknik
2
typer av ­intervjuer – under medarbetar­samtalet,
vid r­ ekrytering, för att förstå en konflikt­
situation eller kanske för att u
­ tvärdera ett
flödet utan lyssna och låt den
intervjuade tala. Stimulera gärna
Många gånger genomförs intervjuerna på
information om det vi vill och behöver veta.
Andra gånger kan det kännas som att samtalen
flyter iväg, att vi inte kunnat sätta fingret på det
vi undrar över.
En vanlig och enkel teknik för intervjuer
kallad T
­ rattmodellen kan hjälpa dig på traven.
Modellens syfte är att skapa en trevlig och
lugn intervjusituation och samtidigt säkerställa
givande svar. Tekniken har fått sitt namn av att
intervjun, liksom en tratt, är vid i början för att
därefter smalna av och konkretiseras.
1
Öppna upp
­intervjun
samtalet med korta, uppmuntrande
frågor, som ”Hur då?”, ”Hur kommer det sig?” och ”Vad intressant,
fortsätt!”. Undvik ”Varför?” eftersom det kan kännas ifrågasättande
och störa flödet i berättelsen.
3
Precisera
Nu har du fått en första
inblick och det är dags
avsikt du har med intervjun och
att konkretisera. Kanske vill du
vad vill uppnå med ert samtal.
skriva ner fakta, få exempel eller
Berätta gärna om hur den kommer
detaljer för att ytterligare beskriva
att gå till. Har du några huvud-
situationen. Det kan också handla
sakliga frågor som ni ska röra er
om fördjupande frågor om om-
omkring eller ett speciellt problem
råden du funnit extra intressanta
du vill få information om?
under den fria berättelsen. Det
Kanske vill du dokumentera
kan även vara förberedda detalj-
­intervjun på något sätt. Fråga om
frågor som är mer styrande än de
mycket om att skapa ett förtroende
lov om du vill göra en inspelning­
öppna inledande frågorna i steg 2.
och lugn och ro mellan den som
eller berätta att du kommer
Behöver du källor eller faktastöd
intervjuar och den intervjuade.
att ­anteckna under tiden. Stäm
är det lämpligt att fråga efter det i
också av med intervjupersonen hur
detta steg.
Att intervjua handlar
Se till att ni har en bra plats att
vara på där ni inte störs. Känn av
mycket tid ni har. Säg hur lång tid
om den du ska intervjua har något
du beräknar att intervjun kommer
avhandla och du inte vill riskera
som ”snurrar” i huvudet innan ni
att ta och respektera om det finns
att tappa tråden mellan berättel-
börjar. Kanske behöver personen få
ett klockslag då ni måste avsluta.
serna och konkretiseringarna kan
det avklarat innan ni går vidare.
Slutligen berättar du hur intervjun
det vara bra att låta intervjun löpa
kommer att användas och vad som
fram och tillbaka mellan steg 2 och
kommer att hända med svaren.
3 flera gånger.
Har ni inte träffats tidigare bör
du starta med att kort presentera­
dig, vem du är och vad du gör.
­Informera därefter om vilken
52 Chefstidningen
svara på ett antal öppna
svar. Bryt inte av eller försök styra
pågående projekt.
”magkänsla”, där vi i bästa fall får tillräcklig
Låt nu den intervjuade
leder till fria, gärna utsvävande,
I varje nummer av Chefstidningen går vi igenom en
modell eller metod som du
kan ha nytta av i arbetet.
Se tidigare tester på
www.chefstidningen.se.
I chefsrollen uppstår många tillfällen för olika
Fri berättelse
frågor. Formulera dem så att de
Testbank
Vad och varför:
Illustration: Mia Hillerhag
modelltestare
jonna jakobsson
Har du flera områden som du vill
4
Kontrollera
och stäm av
Intervjun närmar sig
5
Sammanfatta
och informera
Du gör nu en översikt­
6
Avsluta
­intervjun
När du känner att du
slutet. Passa på att kontrollera upp-
lig sammanfattning av ert samtal,
har fått det du behöver är det
gifter och förkla­ringar som du fått.
­kanske med stöd av de anteck­
dags att avrunda. Be eventuellt om
Kanske är det någon central fråga
ningar du gjort. Återkom gärna
att få återkomma om det uppstår
som behöver ett mer exakt svar
till syftet med intervjun. Det är
frågor i efterskott. Berätta vad
eller citat. Du kan göra korta sam-
bra både för dig själv och för den
som ­kommer att hända härnäst.
manfattningar med egna ord och
som blir intervjuad att påminnas
Kommer personen att få någon
stämma av med intervjupersonen
om vad resultaten ska användas­
återkoppling eller se resultaten
om du uppfattat saken rätt. Var
till. Det är också lättare att
av intervjun någonstans? Om per-
försiktig i detta steg så att du inte
­komplettera direkt om det är något
sonen inte har några frågor till dig,
förvandlar intervjun till ett förhör.
som är oklart.
tacka för hjälpen och avsluta.
Chefstidningen 53
Mia Hillerhag
verktygslådan / modelltestet
Testa själv!
Vill du eller din
arbetsgrupp vara
testpiloter för en
­modell? Maila oss
på ­modelltestet@
chefstidningen.se.
- Testt
en
pilo
Britt-Marie Wheeler, verksamhetsansvarig, Besöksverksamheten, Röda Korset Karlskrona
samtalen får ta tid
Att börja med breda frågeställningar och avsluta med mer
­detaljer är det naturliga sättet att genomföra samtal med dem
som vill börja på Röda Korset. En trevlig inramning med kaffe
är också en självklarhet.
Text och bild jonna Jakobsson
F
rån samlingsrummet intill hör vi
glada filmröster från fyrtiotalet.
En grupp äldre har samlats för att
titta på film i gamla Militärhem­
met i Karlskrona. Britt-Marie
Wheeler, verksamhetsansvarig för besöks­
verksamheten på Röda Korset, berättar
glatt om den stora filmsamling som just
skänkts till organisationen.
– Det är skönt att vi kan bidra till att de
54 Chefstidningen
gamla kan få dela upplevelser. Ibland är
det inte så mycket som behövs för att man
ska känna sig mindre ensam.
Besöksverksamheten i Karlskrona är
en unik frivilligverksamhet som inriktas
på de äldre eller behövande i kommunen.
Röda Korsets samarbete med bland annat
Karlskrona kommun, Blekinge Tekniska
Högskola, Studieförbundet Vuxenskolan
och övriga rödakorskretsar har lett till att
mer än 90 frivilliga regelbundet träffar
äldre runtom i kommunen.
– Allt blir ju roligare om man är två. Det
kan handla om enkla saker som att prome­
nera, läsa högt, ta en fika eller spela kort.
Våra frivilliga kan besöka äldre i eget eller
särskilt boende. De kan ingå i anhörig­
stödsgrupper eller delta vid kommunens
träffpunkter för att ta några exempel. Det
är mycket viktigt att de som arbetar inser
vilket ansvar och vilket åtagande de har.
Vi är därför mycket noga i urvalet av de
som arbetar i frivilligverksamheten.
Britt-Marie träffar personligen samtliga
frivilligarbetare för en initial intervju.
­Eller ett samtal, som hon kallar det.
– Det känns viktigt att det är ett samtal.
Att vi har det trevligt, tar en kopp kaffe
och hinner pratas vid ordentligt. Det här
är personer som har sökt sig till oss och
vill hjälpa till – jag vill bemöta dem på ett
varmt och trevligt sätt. Samtidigt behö­
ver jag få en bra bild av om den frivilliga
kan passa för att träffa en äldre person
och arbeta med oss. Jag vill få en känsla
för drivkraften hos den sökande, få en
bakgrund och ta referenser.
Hon möter även alla de som önskar få
en frivillig att komma på besök. Då skiljer
sig intervjusituationen åt.
– När vi ses första gången samtalar vi
ofta länge och väl. Jag vill höra så mycket
som möjligt om exempelvis intressen,
familj och erfarenhet. Samtidigt berättar
jag om lite om verksamheten och vad ett
besök kan innebära. Man kan nästan säga
att jag är en ”äktenskapsmäklare”, skrat­
tar hon. Jag vill ha en så bra matchning
som möjligt mellan den som får besök
och den som besöker. Då kan vi bygga
varaktiga relationer som gör gott för alla
parter.
Hon dokumenterar öppet intervjuerna
med frivilligarbetarna i en mall. Den
visar hon under intervjun och man går
även gemensamt igenom vad som skrivits
ned. I samtalen med de äldre dokumen­
terar hon inte alls, då hon känner att det
hindrar flödet och naturligheten i mötet.
– Trattmodellen stämmer väl överens
med det sätt jag arbetat på under många
år för att få goda samtal och naturliga
intervjuer. Inledningen i modellen känns
mycket hemtam. Lugn och trevlig miljö,
kaffe, mjukstart och genomgång av vad
syftet med samtalet är – allt stämmer in.
I sina möten med potentiella frivillig­
arbetare så är informationsdelen från
hennes sida större än vad den är med de
äldre. Viktiga informationspunkter är
den frivilliges ansvar och åtagande. Lika­
så att tala om värderingarna medmänsk­
lighet, ömsesidighet och gemenskap som
ska genomsyra Röda Korsets verksamhet.
– Den fria berättelsen har mycket stor
vikt i mina möten. Det är då jag skaffar
mig en bredare uppfattning om personer­
na jag möter, får en känsla för vilka de är
och de möjligheter som finns. Att bli sedd
och bemött på ett positivt sätt, kanske
hålla någon i handen en kort stund,
­betyder så mycket.
Hon berättar om dementa som under
denna del av mötet får färg på kinderna
och kvicknar till. Det är tydligt att sam­
talen med de äldre får ta lång tid.
– Gamla människor har inga masker.
Ärligheten gör det lättare för mig. Mina
möten varar oftast mer än två timmar.
Det är viktigt att ingen känner sig stres­
sad och att vi kan få så mycket informa­
tion av varandra som möjligt innan vi
skiljs.
”Den fria berättelsen har
mycket stor vikt i mina
möten. Det är då jag skaffar
mig en bredare uppfattning
om personerna jag möter,
får en känsla för vilka de
är och de möjligheter som
finns.”
Britt-Marie Wheeler berättar att hon
ofta pendlar mellan steg 2, 3 och 4 under
ett samtal. Ibland upprepade gånger. Det
fungerar bra, tycker hon.
– Modeller och metoder i all ära, men
det är erfarenheten av att genomföra
samtalen som är den riktiga skolan.
­Skulle jag anställa någon för att genom­
föra möten hade personen fått vara med
som lärling under en period. Då kan man
själv uppleva situationen, anpassa sam­
talet efter sin personlighet och göra det
som känns rätt. Trattmodellen är ­naturlig
men börjar man tänka på dess olika steg
är det lätt att det blir lite stelt.
Steg 4 och 5 – att kontrollera, stämma
av, sammanfatta och informera – tycker
hon kommer av sig självt i samtalet. Hon
säger att det nog har med erfarenhet att
göra. Att hon vet vad hon behöver ha med
sig därifrån för att samtalet ska ha varit
givande.
– När samtalen avrundas berättar jag
alltid vad som händer härnäst. Kanske
ses vi över fikabordet snart igen – då med
en ny deltagare vid vår sida. Och det kan
vara början till en helt ny vänskap. 
Sammanfattning
trattmodellen
Trattmodellen är en teknik som
hjälper användaren att få en givande
intervjusituation. Den har fått sitt namn
av att man inleder med öppna frågor
(trattens öppning). Frågorna ­syftar
till att så långt som möjligt låta den
intervjuade berätta själv. Intervjuaren
får därigenom mycket information och
samtidigt ett behagligt samtal.
Allt­eftersom intervjun fortsätter
snävas frågorna in (trattens pip) och
fokuseras med hjälp av preciseringar,
kontroller och sammanfattningar. Det
säkerställer att intervjuaren får kor­
rekta uppgifter och rätar ut eventuella
kvarstående frågetecken.
Tänk på att ...
… du som intervjuare lätt kan påverka
den du talar med exempelvis genom
kroppsspråk eller alltför många
­samtalsstödjande bekräftelser.
­Minimera kroppsspråket utan att för
den delen bli stel. Avhåll dig så långt
som möjligt från att komma med egna
reflektioner och åsikter.
… träning ger färdighet. Ju mer du kan
sätta modellens steg i bakgrunden för
din intervju, desto mer bekväm känns
den.
”Trattmodellen stämmer
väl överens med det sätt jag
­arbetat på under många år för
att få goda samtal.”
”Modellen är naturlig men
börjar man tänka på de olika
stegen blir det lätt lite stelt.”
Betyg:
8/10
Chefstidningen 55