Transcript Modelltestet Fortsätta, sluta & börja med

verktygslådan / modelltestet
fortsätta­,
sluta &
­börja med …
Fler modeller
I varje nummer av Chefstidningen går vi igenom en
modell eller metod som du
ett verktyg
för utvärdering
4
Vad och varför:
Se tidigare modeller på
Att lära av sina misstag är en
www.chefstidningen.se.
viktig inlärningsmetod. Var
därför noga med att inte und­
Att utvärdera någonting är att ta vara på en upplevelse
vika de felsteg som gjorts i den aktivi­tet som
och få erfarenhet. Filosofer brukar kalla kunskap baserad
utvärderas. Prata om det som inte fungerat
på erfarenhet för empirisk kunskap. Det vi har upplevt
och slå fast vilket beteende eller vilka
ger en ­kunskap som förankras djupare i oss än den som är
handlingar ni ska undvika i framtiden. Var
­instuderad via böcker eller andras berättelser.
positiv och ge uppmuntran och stöd så att
kan vi få hjälp att reflektera, lära och vidareutveckla oss
själva och vår organisation. Det kan vara ett gemensamt
pågående arbete eller något du gör på egen hand. Kanske
har ni nått ett delmål i ett större projekt eller just avslutat
ett föredrag.
”Fortsätta, sluta & börja med” är en enkel metod för
2
Tillbakablick
– hur har det gått?
genom att betona att vi även lär oss av
ring. Du väljer ambitionsnivå och djup. Ta chansen att lära
våra misstag. Var noga med att inte värdera
från dig själv!
någons uttalande så att deltagarna hamnar i
ett försvarsläge. Undvik att börja diskutera
lösningar och idéer i detta skede och håll
1
­genomfört uppdrag eller ett arbetssätt
som sker ­fortlöpande? Kanske handlar det
om en grupps vardagliga relationer och
hur man gemensamt kan stötta varandra­
Vad ska vi börja med?
för att lyckas. Prioritera gemensamt
de ­aktiviteter som gruppen anser vara
Gruppen har nu tagit vara på
såväl goda som mindre goda
­situationer där ni tidigare gjort misstag.
­viktigast för ett gott resultat i framtiden.
sidor av det man upplevt. Ur
Om man till exempel beslutat att ”sluta
Vilka handlingar är rimliga, lätta och
detta föds kunskap och möjligheter om vad
komma försent till möten” är det lätt att
snabba att genomföra? Vilka handlingar
ni kan göra nytt i framtiden.
skriva ”vi ska börja passa tiderna”. For-
ger störst effekt? Formulera en gemensam
mulera samtliga slutsatser i punktform
handlingsplan.
Låt deltagarna brainstorma kring möjliga
nya handlingar och beteenden man kan
under rubriken ”Vi ska börja att …” i en
­tidigare arbetet. Använd gärna frågor som:
­börja med. Ta även vara på de slutsatser
kolumn bredvid de tidigare två.
Hur gick vi tillväga? Vilka var involverade?
som drogs i steg 4 och ”vänd på kakan” i
Hur flöt kommunikationen? Nådde vi våra
mål? Varför/varför inte?
3
Vad ska vi
fortsätta med?
Det finns ett uttryck som lyder
”Varför laga det som är helt?”.
­kommu­nikationen mellan medlemmarna i
Efter samtalet om hur det har gått, låt del-
gruppen?
tagarna formulera vad det är som fungerat
Ägna en stund åt att diskutera
5
Diskutera gärna i gruppen vilka punkter
som kräver ett individuellt ansvar och
diskussionen kvar kring att utvärdera det
som ska utvärderas. Är
det en arbetsuppgift, ett
erfarenheter.
gått? Låt samtalet flyta fritt mellan såväl
en halvtimme eller användas under en hel dags utvärde­
Avgränsa först vad det är
vidareutveckla baserat på gemensamma
att …” Skriv punkterna tydligt i en stapel
med så att deltagarna får en helhetsbild.
levelser. Öppna för ett fritt samtals­klimat
lig helhetsbild av aktiviteter
denna gång under rubriken: ”Vi ska sluta
fråga: Hur tycker ni att det har
grupp. Den kan göras översiktligt och snabbt på mindre än
Framför er finns nu en skrift-
och beteenden som ni funnit viktiga att
bredvid punkterna med vad ni ska fortsätta
­utvärdering som kan användas såväl individuellt som i
Prioritering och
­fördelning av ansvar
i steg 3 formulerar gruppen punkter men
Öppna nu samtalet genom att
positiva som negativa erfarenheter och upp­
Vad ska utvärderas?
6
dialogen är öppen och konstruktiv. Liksom
Genom att använda sig av en metod för utvärdering
54 Chefstidningen
kan ha nytta av i arbetet.
Vad ska vi sluta med?
Illustration: Mia Hillerhag
modelltestare
jonna jakobsson
bra och som därför är aktiviteter som bör
­avgräns­ningen och slå sedan fast vad som
användas i liknande situationer framöver.
gäller ­innan ni går vidare. Formulera ert
Det är viktigt att formulera det som redan
fokus­område och skriv ned det så att alla
fungerar för att inte uppfinna hjulet på nytt.
deltagare ser vad utvärderingen ­handlar
Detta skapar trygghet och kontinuitet för
om. Betona för dem att det är genom
de inblandade. Använd gärna en whiteboard
­utvärderingen som vi lär och utvecklas och
eller ett blädderblock och skriv i punktform
att även negativa erfarenheter är viktiga.
under rubriken: ”Vi ska fortsätta att …”
Chefstidningen 55
jonna jakobsson
verktygslådan / modelltestet
Test
en
pilot
Testa själv!
Vill du eller din
arbetsgrupp vara
testpiloter för en
­modell? Maila oss
på ­modelltestet@
chefstidningen.se.
Inger Jivebäck, projektledare för kommunikation på Riksteatern
snabb och enkel metod
På Riksteatern går det föredömligt till. Vår testpilot Inger
Jivebäck började med utvärderingsmodellen på en liten scen.
Den fick så goda recensioner att metoden ”Fortsätta, sluta &
börja med” ska användas även i större sammanhang.
C
entralstationen i Stockholm
myllrar av människor, alla på väg.
Inger Jivebäck, projektledare för
kommunikation på Riksteatern,
står stilla mitt i den rörliga massan och
utvärderar situationen. Hon ska snart
kliva på tåget mot Falun inför kvällens
premiär av Othello.
– Mitt tåg ska gå enligt tidtabell. Skönt.
Tekniker och ensemble har varit på plats
56 Chefstidningen
i några dagar nu och allt verkar vara i
ordning. Men även om allt är planerat in i
minsta detalj inför en premiär så kan det
dyka upp oförutsedda händelser, konsta­
terar hon.
Riksteatern är en folkrörelse som äger en
turnerande nationalscen. 236 riksteater­
föreningar runtom i Sverige är en del av
Riksteatern som arrangerar, förmedlar,
producerar och utvecklar scenkonst.
Man når årligen en sammanlagd publik
på drygt 1,2 miljoner människor. Med en
sådan bredd är uppföljning och utvärde­
ring en väsentlig del av det löpande arbetet
såväl av teaterproduktioner och turnéer
som av administrativt och kommunikativt
arbete.
– Ta Othello till exempel. Turnén täcker
över 30 orter, från Haparanda i norr till
Ystad i söder. Den genomförs under två
månader och varje lokal arrangör mark­
nadsför föreställningen på sin ort, tar
emot turnésällskapet och hanterar allt på
sitt unika sätt. Vi spelar ju oftast bara en
förställning på varje ort och då måste allt
klaffa. Det gör att vi löpande måste fånga
upp och konstruktivt vidareutveckla
­erfarenheter för att kunna utgöra ett
stöd för våra medlemmar.
Riksteatern använder sig av flera olika
utvärderingsmetoder beroende på pro­
jekt. Inger Jivebäck valde att testa ”Fort­
sätt, sluta & börja med …” i en mindre
grupp av kollegor för att känna om det
var en metod som senare kan användas
för en större produktion eller arbets­
område.
Hon förberedde utvärderingen ge­
nom att själv formulera ett förslag till
avgränsning innan gruppen träffades.
Hon tycker att det var positivt att vara
tvungen att formulera sig och där­i­genom bli tydlig såväl för sig själv som
för gruppen. Hon bokade en konferens­
lokal med blädderblock och whiteboard
samt meddelade gruppen att övningen
skulle ta en timme. Inga förberedelser
för deltagarna krävdes.
Deltagarna tyckte att avgränsningen
fungerade bra och samtalet kring ”Hur
fungerar vårt arbetssätt?” flöt lätt.
– Konsten är att inte hålla på för länge
och att inte halka utanför avgränsning­
en. Den som leder övningen måste
kunna ”föra tillbaka” samtalet dit det
ska, tycker Inger.
Gruppen kunde lätt identifiera vilka
arbetssätt man ville fortsätta med och
skrev ned punkterna på blädderblock.
Även diskussionen om vad man skulle
sluta med flöt på bra och Inger anteck­
nade löpande.
– När jag efteråt sammanställde de
olika punkterna såg jag att vi just under
”sluta med” hade svårt att hålla oss till
avgränsningen. Vissa punkter var mer
allmängiltiga, men det märkte vi inte
under tiden vi arbetade.
Att prata om vad man ska börja med
gick långsammare.
– Det blev tydligt att vi fick börja tänka
efter. Vad vill vi egentligen? Hur ska vi
konkretisera det? Vad har vi mandat och
befogenhet att göra? Jag är glad att jag
bjöd in vår chef att delta i övningen. Det
var mycket positivt eftersom vi direkt
fick en förankring av diskussionen och
de ­lösningar vi talade om. Annars hade
vi varit tvungna att presentera resul­
taten i ett senare skede och det hade
varit svårare för henne att sätta sig in i
frågorna.
”Nu vill jag testa metoden
på en produktion. Och i en
projektgrupp. Ja, kanske
på hela kommunikationsavdelningens arbete. Den
här metoden kan vi använda
i mycket av det vi gör på
Riksteatern.”
Inger Jivebäck är övertygad om att
delaktigheten är viktig för att förankra
slutsatserna av en utvärdering. Samtidigt
poängterar hon att tidbristen inte gör
det rimligt för alla att delta. Hon tycker
därför det är värt att lägga lite extra tid på
urvalet av deltagarna.
Avslutningen av utvärderingen var
en utmaning för gruppen. Att kunna
prioritera var svårt.
– Allt var ju viktigt, skrattar Inger.
Som tur var handlade våra slutsatser
mer om ett förändrat förhållnings­
sätt än om olika aktiviteter. Det gjorde
att vi kunde slå fast att majoriteten av
punkterna ska genomföras direkt. Hade
det varit många konkreta aktiviteter
hade det säkert varit svårare att fördela
ansvaret. Nu gällde resultaten oss alla
och därför blev det inga diskussioner om
vem som ska göra vad.
Arbetsgruppen drog över den utsatta
tiden med cirka tio minuter. Inger Jive­
bäck är nöjd och kommer även framöver
att hålla tiden för liknande utvärdering­
ar relativt kort.
– Jag tror det är viktigt att behålla
fokus. Låter man det ta för lång tid är
det lätt att fastna i smådetaljer och inte
kunna prioritera det viktigaste. Nu vill
jag testa metoden på en produktion. Och
i en projektgrupp. Ja, kanske på hela
kommunikationsavdelningens arbete.
Den här metoden kan vi använda i
mycket av det vi gör på Riksteatern.
Tåget avgår i tid från Stockholms
Central. På kvällen kommer ett sms:
”Premiären gick strålande!” Turnén är
igång.
Sammanfattning
fortsätta, sluta
& börja med …
Metoden är ett verktyg som hjälper
­användaren att strukturerat studera
sina upplevelser och lära av erfarenhet­
er. Den kan användas såväl individuellt
som i grupp.
Först avgränsar och formu­lerar man
det som ska utvärderas. Därefter görs
en tillbakablick med frågan: Hur har det
gått? Med utgångspunkt i erfarenheter­
na arbetar deltagaren sig igenom
frågorna: ”Vad ska vi fortsätta med?”,
”Vad ska vi sluta med?” och ”Vad ska
vi börja med?”. Svaren dokumenteras
för att ge en skriftlig helhetsbild av
­aktiviteter och beteenden man funnit
viktiga för att utvecklas.
Tänk på att ...
… ju större grupp desto mer tid
kräver övningen.
… det kan vara en stor fördel att inklu­
dera deltagare med mandat att fatta
beslut. Då slipper du förklara resulta­
ten och förankra dem för att komma
vidare med önskade aktiviteter.
… en homogen grupp har lättare att
arbeta med negativa erfarenheter. En
splittrad grupp behöver mer tid och
tryggare klimat.
”Metoden är enkel att förstå
och att använda. Den är
­dessutom snabb.”
”Ska du utvärdera ett större
projekt är det bra att ’testköra’
metoden i en mindre grupp för
att avgöra tidsåtgången.”
Betyg:
9/10
Chefstidningen 57