Transcript Modelltestet Effektivitetsmetoden

verktygslådan / modelltestet
modelltestare
jonna jakobsson
effektivitets-
5
metoden
Prioritera och
sätt rimliga mål
Ta fram högen med
alla tider i kalendern du inte ska
efter skrivbordsrensningen. Öppna
arbeta och markera dessa som
även inboxen i mailprogrammet
”låsta”. Planera därefter in dina
samt skriv ner på en lista allt, stort
prioriterade arbetsuppgifter.
För kontroll
och lugnare
arbetstempo
Vad och varför:
Ibland är akuta frågor inte viktiga
behöver göra.
Sortera samtliga aktiviteter i
borde? Känns det som om arbetsdagen inte
räcker till eller som att du saknar översikt över
vad du ska göra? Eller vill du helt enkelt bara
bli mer effektiv?
Listorna med ”effektiviseringstips” är många,
långa och olika. I modelltesten får du denna
gång en niostegsmetod som hjälper dig att
få ordning på såväl skrivbordet, kalendern
och huvudet. Allt för att kunna göra det du
­verkligen vill och ska göra.
1
Fastställ
ditt uppdrag
Slå fast arbets-
3
Håll fokus
tidningen går vi igenom en
modell eller metod som du
kan ha nytta av i arbetet.
Se tidigare tester på
www.chefstidningen.se.
­hantering såsom att ta akuta upp-
­mindre viktigt och egentligen
och för att planera och prioritera
­oviktigt. Det är skillnad på vad som
ditt arbete.
Prioritera och skapa en att-göra-
I varje nummer av Chefs-
procent av din tid för flexibel
gifter eller möten, tid för reflektion
– låt dem då vara.
Testbank
Tänk på att behålla cirka 40–50
tre olika grupper: vad är viktigt,
är viktigt och vad som är ”akut”.
ändå en känsla av att inte hinna med det du
Börja med att ta bort
uppgifter sorterade i plastmappar
som smått, som du anser att du
Springer du från det ena till det andra men har
6
Ta bort tid
i ­kalendern
7
Mötet – hur,
om vad och
med vem?
8
Känn av
­dagsformen
Känn efter hur du mår.
lista med rimliga målsätt­ningar.
Var noga med att möten du går på
Vissa dagar har du mer energi,
Välj ut en till tre av de viktigaste
har en tydlig agenda med formu­
andra mindre. Ta tag i krävande
­aktiviteterna för dagen och gör
lerade mål. Och att de är nöd­
eller tråkiga uppgifter när du har
dem först. Om nya saker upp­
vändiga för dig att gå på.
mycket energi. Lämna de enkla till
Försök att göra en sak i
kommer under dagen, var noga
taget. Hoppar du ­mellan
med att prioritera dem på ett
Kalla endast dem som verkligen
Är det du som kallar till mötet?
lågenergidagarna.
Ta pauser. Ett tips är att efter
beskrivningen för ditt uppdrag och
arbetsuppgifter splittras du och
liknande sätt utan att låta dem gå
behöver vara med för att nå öns-
45 minuters arbete ta minst tio
din roll. Om den inte är tydlig, stäm
allt tar längre tid.
före det du redan bestämt.
kat resultat.
­minuters mental paus. Blunda en
av med din chef. På detta sätt får
Blir du lätt avbruten i din kon-
du en naturlig ram för ditt arbete
centration är det viktigt att stänga
och vilka mål du förväntas uppnå.
av telefonen och mailens signal
Det gör det lättare att prioritera
för att inte påverkas. Sitter du i
arbetsuppgifterna framöver.
ett kontorslandskap kan ett par
2
Rensa, sortera
och släng
Avsätt en timme för att
rensa ditt skrivbord. När allt ligger
framme är det lätt att tappa fokus
och hoppa mellan uppgifterna.
Börja med att lyfta ner allting
stund, gå en snabb promenad eller
ta en kopp kaffe med din kollega.
9
vanliga musikhörlurar påminna
dina kollegor om att du inte ska
Lägg in en
”­tråkig” dag
Alla har vi så ­kallade
störas. Även om du inte lyssnar på
”surdegar”. Låt varje månad
någon musik.
­innehålla en planerat ”tråkig” dag.
4
Gör då alla de saker du tycker
Ta kommandot
över mailboxen
är trista – ring de jobbiga samtalen, skriv timrapporten eller
städa. ­Tillfredsställelsen när du
Är det du eller din
på golvet. Lyft sedan upp en sak i
mailbox som är kapten på skutan?
disciplinerat­fixat månadens tråkiga
taget och slå fast om de är viktiga
Akta dig för att läsa mail så fort de
dag är enorm.
att hantera nu eller om de kan
­kommer.
arkiveras – i papperskorgen eller i
Om du inte väntar på något
hängmappar och bokhylla. Om de
viktigt kan du börja dagen med att
är aktuella och ska hanteras lägger
bestämma vid vilka tidpunkter du
du dem i varsin plastmapp i en hög.
ska gå igenom din mail. Behöver
Denna hög går du igenom senare –
mailen besvaras eller åtgärdas kan
inte när du städar.
du låta den ligga kvar i inboxen.
Tar det längre tid än en timme?
Sortera bort resten av mailen:
Fortsätt en timme i morgon.
i mappar om du vill spara den –
­Kanske är det så att du efter en
­annars direkt i soptunnan.
vecka inte ens saknar det som
ligger kvar på golvet. Då kan du
kasta det.
Illustration: Mia Hillerhag
52 Chefstidningen
Chefstidningen 53
- Testt
en
gifter. Utan känslan av att veta att man
gör det man ska tycker hon det finns risk
att man försöker sätta tänderna i allt.
pilo
Testa själv!
Vill du eller din
arbetsgrupp vara
testpiloter för en
­modell? Maila oss
på ­modelltestet@
chefstidningen.se.
Maria Sunér Fleming, ansvarig för energi- och klimatfrågor på Svenskt Näringsliv
gillar tråkig dag
Fyra användbara punkter och en som snarast är ett skämt.
Så bedömer Maria Sunér Effektivitetsmetoden. Att ha en
”tråkig dag” per månad kommer hon att fortsätta med.
Text och bild jonna Jakobsson
T
empot är högt redan i receptionen
på Svenskt Näringsliv. Maria ­Sunér
Fleming, ansvarig för energi­- och
klimatfrågor, möter med snabba
steg och ett brett leende. Hon berättar i för­
bifarten att hon innan intervjun måste få
iväg ett underlag som ledningen behöver
inför ett möte med ett riksdagsparti. Det
är ingen tvekan om prioriteringarna och
Marias blick är fokuserad när hon stäm­
mer av med kollegor i telefonen.
– Svenskt Näringsliv är en organisation
54 Chefstidningen
för organisationer. Vi har ett femtiotal
medlemsorganisationer och min uppgift
är framför allt att samordna alla intressen­
ter, att hitta en linje som vi ska driva och
sedan ha mer kontakter utåt än inåt. Det
gör att mina dagar är inriktade på möten
med olika människor och konstellationer.
Det är sällan jag har en hel dag på kontoret,
konstaterar hon.
Maria Sunér Fleming är en av organisatio­
nens många experter men är sedan ­någon
vecka tillbaka den enda inom ­området
energi- och klimatfrågor.
– Vi var tidigare två med den expertisen
men numera är jag själv i rollen. Det gjorde
att det första steget i metoden passade mig
utmärkt – att börja med att fastställa mitt
uppdrag. Det är faktiskt en pågående dis­
kussion – vilket mitt uppdrag är och vilka
samverkansroller jag ska ha. Det säger ju
sig självt att jag inte kan arbeta för två och
därför måste prioritera bort framöver. Det
finns många önskemål och jag bör välja de
allra viktigaste frågorna för att göra mitt
arbete bra. Jag har mycket frihet och kan
ofta själv bestämma vad som är viktigt och
vad som kan nedprioriteras.
Maria tycker att det är viktigt för alla att
kontinuerligt fundera över sina arbetsupp­
Efter att ha provat de flesta av meto­
dens steg har hon några favoriter och
något hon valt bort helt. Hon tycker att
hon möjligen har fått mer kontroll över
sin ­a rbetssituation men tror inte att
det egentligen medfört att hon fått det
lugnare.
– Jag har fått näsan ovan vattenytan.
Jag slipper känna att saker glider mig ur
händerna och jag har fått en tydligare
egen bild av hur jag ska prioritera mitt
­a rbete. Det är upp till mig och ingen
­annan. Det är positivt.
Hon beskriver metoden som ”bra struk­
turerad skåpmat”. Man vet att man borde
göra det men har inte prioriterat det.
– Vissa av stegen var viktigare än andra
för mig. De kommer att göra skillnad
i min arbetsdag – att hålla fokus och
försöka göra en sak i taget till exempel.
Vi har mycket korta puckar. Om inte jag
själv bestämmer vilket fokus jag ska ha
så kommer yttre faktorer att styra vad jag
prioriterar.
Att som i steg sju vara noga med att
möten man går på har en tydlig agenda
och att de är nödvändiga är ibland svårt
att bestämma i rollen som representant
för Svenskt Näringsliv.
– Det är ju en av mina huvuduppgifter
– att vara närvarande, aktiv och delta i
möten och konferenser för våra medlem­
mars intressen. Jag försöker förstås styra
in på de allra viktigaste men ofta är det
min kalender som får avgöra. Är den full
så är den. Finns det plats så är jag öppen
för att delta.
Hon säger att det var en av lärdomarna
av metoden: att hon kan vara hårdare
med att låsa tid i kalendern. Hon börjar
nu­mera planera veckan och vill ha för­
middagen på måndagarna ”låst” för att
kunna läsa in sig och följa upp arbets­
uppgifter som uppstått under de övriga
veckodagarna.
Att rensa skrivbordet och sortera i
mailboxen gör hon redan någorlunda
regelbundet.
– Men jag prioriterar att gå hem till
mina barn hellre än att stanna och städa.
För så blir det lätt – att man inte tar den
vanliga arbetsdagen till att rensa utan
väntar till före eller direkt efter semes­
tern. Jag brukar ha något jag kallar
”sjunkhög” för att skilja mellan det som
är viktigt och det som är akut. Om jag
får in något som någon tycker jag ska
göra och jag inte är säker på om det är
viktigt så hamnar det i högen. Om de inte
återkommer får det sjunka allt längre ned
tills det är ointressant eller onödigt. En
sorts självsanering.
Hon gillar steget med att lägga in en
”tråkig dag”.
– En ordningsdag en gång i månaden
är perfekt. Att få bort tidrapporten,
atte­stera räkningar och skriva rese­
räkningen.
”Effektivitetsmetoden
ledde fram till fyra mycket
konkreta aktiviteter och mål
som jag kommer att arbeta
med framöver.”
Däremot tycker hon att det åttonde steget
– att känna av sin dagsform – nästan är
ett skämt.
– Det funkar inte i mitt jobb. Jag kan
inte sitta och känna att jag har låg energi
när jag är på ett viktigt möte – då skulle
allt stanna av och jag skulle prestera då­
ligt. Jag undrar på vilket arbete det skulle
funka egentligen.
Telefonen piper till och Maria Sunér
Fleming avrundar med att sammanfatta.
– Effektivitetsmetoden ledde fram till
fyra mycket konkreta aktiviteter och mål
som jag kommer att arbeta med fram­
över. Och det skedde fast jag inte hann gå
igenom alla de nio stegen. Jag avgränsar
tydligt mitt uppdrag, jag bokar in en
”tråkig dag” i månaden, jag ifrågasätter
vikten av och avgränsar mitt deltagande
i möten och jag låser mina måndags­
förmiddagar. Det är inte dåligt. Sedan
får jag nog helt enkelt bara jobba vidare
med att hantera mina mail lite bättre,
skrattar hon innan hon för­s vinner till
nästa möte.
Mia Hillerhag
verktygslådan / modelltestet
Sammanfattning
effektivitetsmetoden
Genom att strukturera kan du
­kontrollera arbetsflödet och stressa
mindre. Metodens nio steg består bland
annat av att rensa, sortera och göra
en sak i taget. Det handlar också om
att låsa tid för reflektion, administration och planering, att slå fast vilka
möten som är viktiga samt att känna av
­dagsformen.
Tänk på att ...
… välja ut de steg som lockar mest och
som du känner kan göra störst nytta.
Det är inte antalet genomgångna steg
som är det viktiga – det är att du tar
tag i de punkter som du känner är
tidstjuvar.
… anpassa metoden till din arbets­
situation. Det är inte meningen
du ska behöva arbeta över för att
kunna ­genomföra metoden. Låt stegen
­successivt ta plats i arbetsveckan
så kommer de att bli en del av den
­dagliga rutinen till slut.
”Jag har fått näsan ovan
­vattenytan. Jag slipper
känna att saker glider mig ur
händerna och har en tydligare
bild av hur jag ska prioritera.”
”Att känna av dagsformen
funkar inte i mitt jobb. Jag kan
inte sitta och känna att jag har
låg energi på ett viktigt möte.”
Betyg:
7/10
Chefstidningen 55