Transcript En enkel metod för bra möten

r
en metod fö
ten
­effektiva mö
Måndag morgon. Samling
med avspark inför veckan.
Gäspningar, en blandad
grupp medarbetare i ett
nystan framför kaffe­
kokaren. Och så chefen
som manar:
– Jaaa, då kör vi väl i
gång då …
Möten, möten, möten.
Har det gått slentrian i
mötesbokandet? Tänk om
­potentialen i varje möte
togs till vara fullt ut. Att de
du möter är närvarande­,
aktiva och bidrar till
­resultatet. Att tiden du
­lägger ner är en väl inves­
terad del av arbetsveckan.
Kanske är det värt att
­fundera över hur dina
­möten genomförs?
TEX T: jonn a ­jako bsso n
ILLUS TR ATION : MIA HILLE RHAG
22 22 Chefstidningen
Chefstidningen
Så här gör du:
Metoden:
Oavsett om du själv är ledaren som håller i mötet­
eller en deltagare bör du ha ett intresse av att t­ iden
tas tillvara på bästa möjliga sätt. Genom en bra
mötesmetod kan du enkelt strukturera planering
och g
­ enomförande och få effektiva möten med
­närvarande och engagerade deltagare. Metoden
mars utvecklades av Grove Consultants i USA och
kallades då OARR – Objectives, Agenda, Roles and
Rules. I den svenska översättningen står namnet för
Mål, Agenda, Roller och Spelregler.
4
Mötesmetoden MARS kan användas med såväl
nya, ­tillfälliga g
­ rupper som med grupper som möts
­regelbundet. För nya ­grupper bör mötesledaren ta minst
en kvart i anspråk att gå igenom metodstegen med
­gruppen för att skapa en delaktighet och ett ägarskap.
Genom
att slå
fast
ett tydligt mål med
mötet – d v s vad ni
ska uppnå innan ni
skiljs åt – förklarar du
varför ni samlats.
Gör målet specifikt
och mätbart så att ni
kan följa upp att det
nås. Då blir det tydligt
för alla vad som är
2
relevant att diskutera
och göra på mötet och
vad som inte är det.
Avgränsningen skapar
en riktning för det
gemensamma arbetet.
Att fastställa mål
för mötet kan både
göras i förväg av
mötesledaren eller
i början av mötet i
diskussion med del­
tagarna.
Fastställ tidssatt agenda
Slå fast en
tydlig och
tidssatt
agenda för de timmar ni
har till förfogande. Var
inte tidsoptimist utan
räkna in tid för diskussion
och frågor. Leder du ett
återkommande veckomöte
kan det vara bra att ha
en ”öppen agenda” som
alla kan lämna förslag till
under en del av veckan.
Diskutera och slå fast
­spelregler
Oavsett om
gruppen är
ny eller gammal är det
alltid bra att bestämma
vilka spelregler som gäller under mötet. Det kan
handla om att mobilen
ska vara avstängd, att
inte avbryta någon som
talar eller att komma i tid
1
Fastställ mål
för mötet
och respektera agendan.
Genom att öppet tala om
respekten för varandra
och tiden ni satt till
mötet kan man lättare
stödja positivt beteende eller kommentera
felaktigt beteende så att
mötet blir effektivt och
givande för alla.
3
Du som chef avgör hur
mötestiden fördelas och
presenterar agendan i
god tid innan mötet. Då
kan alla förbereda sig
och vara säkra på att just
”­deras” fråga tas omhand.
Att ha en flytande
­övriga frågor-punkt
riskerar att mötet tappar
fokus. Var noga med att
alla punkter på agendan
leder mot målet.
Diskutera och ­fördela roller
Sekreterare
och ordförande är traditionella r­ oller. Ofta behöver
vi fler roller­för att skapa
ett effektivt och dynamiskt möte. Du kan i förväg
fundera över vilka ­roller
du vill ha med, men det går
också att öppna för förslag
i gruppen. Varför inte en
”Tid­tagare” som varnar när
samtalen rinner iväg, eller
en ”Positiv jasägare” om du
vet att gruppen lätt hamnar
i negativa cirklar. ”Luft- och
kaffekontrol­lanten” kan
säga ifrån om l­uften blir
dålig eller om det varit för
långt mellan pauserna. Den
”Delaktighetsansvariga” ser
till att inte bara ett fåtal får
prata. Låt rollerna vandra
från person till person så
att det inte alltid är samma
medarbetare som har
samma roll – även rollen
som mötesledare.
Chefstidningen N
MARS
Modelltestare: Jonna Jakobsson­,
organisationskonsult, skribent och
­medarbetare i Chefstidningen.
Te äs
st ta
pa s
tr i d
ul a:
le
n
modelltestet
I varje nummer av Chefstidningen
går vi igenom en modell eller metod
som du kan ha nytta av i arbetet.
23
modelltestet
mars
Se tidigare modeller på
www.chefstidningen.se.
Vill du vara med och testa en modell? Anmäl ditt intresse på [email protected] eller
ring 08-789 11 70.
Har en
dumodell?
testat en
modell
dela med dig av dina erfarenheter?
Kontakta
 Vill du testa
Anmäl
digoch
på vill
[email protected]
eller 08-789
11 70.oss!

 Har du testat en modell och vill dela med dig av dina erfarenheter? Kontakta oss! 
Testpatrullen
– Det är lätt att saker som mål,
roller och spelregler tas för givna
under veckomöten. Man återkommer
till gamla roller man haft tidigare
och spelreglerna har en tendens att
”tunnas ut” efterhand. Rätt vad det
är så springer vi alla åt olika håll när
­telefoner ringer eller så får andra
möten gå före, säger hon.
För att undvika slentrian är det
viktigt att mötesledaren om och om
igen återkommer till de olika delarna
i metoden och slår fast ett kontinuerligt arbetssätt. Båda anser att hur
möten genomförs är en viktig ledarskapsfråga. En ledare som är tydlig,
konsekvent och öppen under sina
möten är ofta även sådan som chef.
– Som ledare och chef är metoden
lätt att använda. Då har man fått den
naturliga rollen att bestämma över
mötet. Det är svårare att använda sig
av MARS om det är någon annan som
är mötesledare. Att då ”underifrån”
föreslå mötesmetoden känns svårt
och lite påträngande, tycker Anders.
Att sätta sig med
Anders Wallin och Inga Andersson, Innovation & Environment, Eon Sverige
enkel metod för bra möten
Testarna är riktiga mötesproffs. Ibland har de upp till fem
timmars möten på en dag. MARS fungerar bra tycker de
– allra bäst i grupper som träffas regelbundet.
M
öteslokalerna i Eon
Malmö ligger på nedersta
våningen i den stora
tegelbyggnaden från sjuttiotalet. Efter
renovering har det blivit ljusare och
konferens- och samtalsrummen fler
och mer tillgängliga. Här genomförs
varje dag och varje vecka hundratals
möten i olika form. Alltifrån små
grupper från samma avdelning till
stora, komplext sammansatta grupper
24 Chefstidningen
med deltagare från hela världen.
Inga Andersson och Anders Wallin
arbetar på Innovation & Environment
på Eon Sverige. De har en stabs- och
supportfunktion för allt det miljö- och
utvecklingsarbete som sker i dotterbolagen runtom i Norden. Under en
vecka blir det många möten – med helt
olika syften och deltagare.
– Det kan skilja väldigt mycket från
period till period. Vissa veckor kan jag
vara i möte i genomsnitt fem timmar
per dag medan det är lugnare andra
veckor. Leder jag en aktiv projektgrupp så blir det förstås allt längre
möten med tätare intervall. En mängd
möten sker ju också per telefon eller
via videokonferens, berättar Anders.
– Sedan har vi ju de vanliga interna
veckomötena också, säger Inga. De
har en annan karaktär med inriktning
på våra egna mål och fokusområden.
Båda anser att MARS fungerar väl i
båda sammanhangen men allra bäst i
regelbundna möten såsom de med den
egna arbetsgruppen.
ett uttalat mål för
de gemensamma timmarna och slå
fast vad alla ska ha med sig därifrån är
ett minimikrav, anser de. Men det är
inte så vanligt.
– Jag tycker det är en av MARS metodens största styrkor – att slå fast
mål och sätta en agenda som gör att
de uppfylls under mötet. Det spelar
ingen roll hur kort eller långt mötet
är eller vilka som deltar – de två första stegen borde alltid slås fast inför
ett mötes genomförande, säger Inga.
Den tidssatta agendan förhindrar
att någon pratar alltför länge så att
någon annan inte hinner med sina
frågor. Agendan låser tiden till diskussionspunkten och det gör mötet
effektivt.
– Vi lever ju i en generisk tidsbrist.
En tidssatt agenda kräver att någon
tar på sig tidtagarrollen. Annars
rinner minuterna snabbt iväg. Det är
praktiskt att någon formellt får den
rollen och därmed har mandatet att
avbryta när någon svävar iväg, fortsätter Anders.
Tidsbristen gör också att metoden
är mindre användbar i en grupp som
har kort mötestid och som inte ska
fortsätta mötas framöver.
– Det tar minst en kvart att gå igenom MARS. Har du ett halvdagsmöte
är det helt okej men om du bara kör
en timme är det inte lika självklart,
anser Inga.
Sammanfattning
Mötesmetoden MARS syftar till att strukturera
möten så att de blir givande och effektiva
med engagerade deltagare. MARS fyra steg
står för Mål – vad man ska uppnått när mötet
är avslutat, Agenda – en tidssatt agenda för
mötet så att tiden blir effektiv och deltagarna
kan förbereda sig, Roller – viktiga roller
hos deltagarna så att exempelvis anteck­
ningar förs, tider hålls och diskussionen blir
Båda tycker att det
är positivt och
roligt med de olika rollerna. Den
”positiva jasägaren” är en styrka när
de sitter i möten där flera av deltagarna inleder med orden: ”Problemet
är …” Att det då finns någon med
uppdraget att vara positiv gör deltagarna medvetna om sin pessimistiska
inställning.
I vissa fall kan rollfördelningen
skapa problem.
– Det gäller att du har pondus när
du fördelar rollerna. Vissa kulturer
uppfattar rollfördelning som att jag
som mötesledare är svag. Att jag inte
själv vågar eller vill säga till om exempelvis tid eller pauser. Detsamma
kan uppstå när vi diskuterar spelregler. Det är svenskt och lite mysigt att
prata om relationer och respekt. I en
tysk managementstil kan det vara
andra saker som ska framhävas, berättar Anders.
Spelreglerna bör inte heller över­
arbetas. I grupper som fungerar bra
kan det kännas krystat – ”som att
man tar upp självklarheter” – och
stoppar mer upp flödet under mötet
än stärker det, menar de.
Inga menar att en annan av MARS metodens styrkor ligger i att mötet
blir effektivt.
– Ineffektivitet skapar frustration­.
Alla har mycket att göra och vi kan
inte ”sitta av” mötestid utan att
komma någon vart. Metoden stärker teamet och skapar delaktighet
genom att alla är med och tar ansvar.
Alla får tid på agendan och blir inte
avbrutna.
konstruktiv, Spelregler – gemensamma regler
såsom att inte avbryta varandra eller prata i
mobiltelefon.
Tänk på att ...
… en öppen och påverkbar agenda kan bidra
till att medarbetarna blir mer aktiva och
förberedda.
… låta de olika rollerna först och främst gå
till de som vill ha dem. Då finns motivationen
och glädjen i rollen.
… en gång fastslagna spelregler bleknar i en
grupp som inte använder dem kontinuerligt.
Som ledare bör du om och om igen återkom­
ma till spelreglerna och visa genom handling
att du tycker att de är viktiga och riktiga.
”Metoden stärker teamet och
skapar delaktighet genom att alla är
med och tar ansvar. Alla får tid på
­agendan och blir inte avbrutna.”
”Om mötet är kortare än en timme
och gruppen är ny känns metoden
för omständig.”
”Det spelar ingen roll hur kort eller
långt mötet är eller vilka som deltar.
De två första stegen – mål och agenda
– borde alltid slås fast inför ett mötes
genomförande.”
inga andersson,
innovation & Environment, Eon Sverige
Betyg: 
Chefstidningen 25