RUTINER FOR HÅNDTERING AV KLAGER PÅ BRUDD PÅ ARBEIDSMILJØLOVENS REGLER OM PSYKOSOSIALT ARBEIDSMILJØ

1. Hvorfor klageordning?

Ledelsen i Hedmark fylkeskommune erklærer nulltoleranse for mobbing. Våre verdier tillater ikke mobbing eller at konflikter blir dårlig håndtert. Det er et krav etter arbeidsmiljøloven (AML) § 3-1 (2) e og internkontrollforskriften § 5(2) nr. 7 at vi har rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på AML. Alle ansatte skal kjenne til at vi har en klar rutine hvis de vil klage, og en klar beskjed om hvordan de kan klage og hvordan saksbehandlingen vil være.

2. Medvirkning – alles ansvar for et godt arbeidsmiljø 3. Hva er brudd på AML i denne sammenhengen?

Alle har et ansvar for å medvirke til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, dvs en medvirkningsplikt. Et minstekrav til oppførsel på jobben er at vi bruker alminnelig høflighet ved å: Bruke en vennlig tone overfor hverandre Hilse på hverandre/hilse tilbake når noen hilser Svare når andre snakker til deg Si fra hvorfor, når du må forlate et møte før det er slutt Snakke for deg selv, ikke på vegne av “anonyme andre” Ikke baktale andre, men ta problemet opp med den det gjelder. Dersom dette ikke løser problemet, gå videre til noen som kan gjøre noe med det Si nei til å delta i andres baktaling

VIKTIG: Ledere må ta opp brudd på oppførselskravene med den det gjelder straks og gjøre det klart at slike brudd ikke tolereres.

Det fastslås i AML (§§ 4-1,4-2,4-3) at alle ansatte har rett til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø hvor integritet og verdighet skal ivaretas, og at ingen skal utsettes for mobbing, trakassering eller annen utilbørlig opptreden. Ikke ethvert ubehag på jobben er et brudd på AML. Enhver stilling kan ha utfordrende oppgaver. Hvor går grensen mellom «påregnelig belastning» som man må finne seg i og «uheldig belastning» som er brudd på AML? Dette er rettslige standarder, dvs. skjønnsmessige rettsregler som skal tolkes og anvendes i takt med samfunnsutviklingen. Det vil si at vi må gå til lov, forarbeider, rettspraksis og juridisk teori for å avgjøre mer konkret hva som regnes som brudd på AML.

4. Hva er mobbing?

5. Hva er en konflikt?

6. Hva er forskjellen mellom å klage og å varsle?

7. Hvem kan klage?

8. Når kan du klage?

Når en ansatt eller grupper av ansatte systematisk over tid utsettes for negative handlinger, verbalt og/eller non-verbalt, fra en eller flere personer og ikke klarer å forsvare seg mot dette, er det mobbing. Eksempler på mobbing kan være uthenging, personangrep, plaging, sårende fleip og erting, baksnakking, fiendtlighet og taushet. Mobbing henger ofte sammen med uløste eller dårlig håndterte konflikter. Mobbing er brudd på AML. En tilstand hvor en eller flere er frustrert, irritert eller blokkert av noe en annen person gjør eller sier, uavhengig av om denne personen er klar over det eller ikke. Konflikter er ikke brudd på AML, men hvis de blir dårlig håndtert kan de gå fra et nivå med saklig uenighet til et nivå med personangrep og alvorlige motsetninger som ofte fører til dårlig arbeidsmiljø og noen ganger til mobbing. Dette er brudd på AML. Klage og varsling er ikke det samme. Mens varsling ( se varslingsplakaten ) er å melde ifra om alvorlige, kritikkverdige forhold som foregår rettet mot organisasjonen som sådan eller mot andre ansatte, er en klage på mobbing eller brudd på AMLs regler om fullt forsvarlig arbeidsmiljø noe du gjør på vegne av deg selv. Noen bestemmelser gir varslingsplikt, men det er aldri plikt til å klage. Alle ansatte i fylkeskommunen kan klage, dvs. har klagerett hvis de mener det er brudd på AMLs regler om fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Du kan klage hvis du mener du er utsatt for mobbing eller annet brudd på AML og dette ikke er blitt løst eller oppklart etter samtaler med din nærmeste leder. Hvis din nærmeste leder er del av problemet, kan du gå til leder over der igjen (se pkt. 9: Hvordan klager du).

RUTINER FOR HÅNDTERING AV KLAGER PÅ BRUDD PÅ ARBEIDSMILJØLOVENS REGLER OM PSYKOSOSIALT ARBEIDSMILJØ

9. Metodevalg i HFK 10. Hvordan klager du?

11. Kan det klages anonymt?

12. Hvilke punkter bør klagen inneholde?

13. Falske klager 14. Gjeldende prinsipper ved håndtering av klagesaker

Hedmark fylkeskommune benytter faktaundersøkelse som metode. Dette er en metode for nærmere undersøkelse og intervjuer hvis brudd på AML mistenkes, vanligvis etter klage. Metoden er anbefalt av partene i arbeidslivet samt Arbeidstilsynet. Den er juridisk ryddig og følger forvaltningslovens krav til god saksbehandling, blant annet vedrørende habilitet, dokumentasjon, kontradiksjonsrett (rett til å gi din egen versjon av saken) og konfidensialitet. Kontakt først din nærmeste leder (eller lederen over hvis nærmeste er involvert i det du vil klage på), og avklar om dette er en misforståelse eller om det kan være grunn til mistanke om brudd på AML. Lederen må ta tak i saken snarest og senest innen 14 dager. Hvis du ønsker det, har du rett til å innlevere en formell klage. Ved formell klage, skal lederen inngå en avtale om oppdragsinngåelse med en habil saksbehandler, en såkalt faktaundersøker (FU, kvalifisert ved eget kursopplegg, se www.arbeidsmiljospesialistene.no

). Denne får et skriftlig mandat/oppdragsbeskrivelse fra arbeidsgiver/leder. Etter å ha gjennomgått sakens dokumenter og kartlagt fakta generelt, vil FU gjennomføre én til én samtale med de direkte involverte arbeidstakere, hvor det samtidig skrives referat som underskrives av arbeidstaker. Klageren og eventuelle vitner intervjues én og én. De skal bare fortelle hva de har hørt og sett og opplevd selv, ikke gjengi rykter fra tredjemann eller komme med egne vurderinger eller tolkninger. FU arbeider fullt ut kontradiktorisk, dvs. at alle opplysninger som gjelder den enkelte skal forelegges vedkommende til uttalelse. FU vil deretter skrive en rapport hvor FU vurderer om det er sannsynliggjort at det foreligger brudd på AMLs bestemmelser. Rapporten blir arbeidsgivers eiendom etter ferdigstillelse. Arbeidsgiver bestemmer hvilke tiltak som skal gjennomføres. Innsyn i prosessen gis berørte parter (klager og påklagde) og den enkelte tillitsvalgte/verneombud som hver av disse eventuelt ønsker bistand fra.

VIKTIG: Ta utgangspunkt i hva som helt konkret er blitt sagt og gjort. Bare handlinger/utsagn en selv kan bevitne skal legges fram (ikke på vegne av andre, men kan be om at navngitte vitner kalles inn).

Nei, du har ikke krav på å være anonym. Dette ville umuliggjøre påklagdes kontradiksjonsrett. Men konfidensialitet har du krav på, dvs. at saken behandles diskret, slik at ingen som ikke er direkte involvert får innsyn. o o o o o Fullt navn Ditt arbeidssted Dato for rapportering Tidsrom, eventuelt dato og klokkeslett for forholdet/ene det klages over

Konkret hva forholdet gjelder og så detaljert informasjon som mulig – typisk: hva vedkommende sa og gjorde

o o o Sted for handlingen Andre vitner som kan bidra til å bekrefte forholdet det klages over Hva du mener kan eller bør gjøres for å få slutt på det påklagde forholdet Klager basert på bevisste løgner eller påstander en vet eller bør forstå ikke medfører riktighet, kan medføre reaksjoner mot klageren, alt fra advarsel til oppsigelse. Men dette betyr ikke at en som klager må vite 100 % sikkert at det han hevder er riktig. Det er nok at han anser det sannsynlig. o o o o o Alle klagesaker tas alvorlig og skal behandles raskt Alle klagesaker blir behandlet konfidensielt Klageren kan velge uformell eller formell behandling All saksbehandling foretas av habile saksbehandlere Alle som får en klage mot seg får kontradiksjonsrett (rett til å gi sin versjon)