Transcript Last ned 3-minutters guiden "Slik lykkes du med it

Tema: anskaffelser
è www.steria.no/guide
è
Slik lykkes du med it-anskaffelser
Budsjettoverskridelser og forsinkelser er ikke ukjent i it-bransjen. Gartner hevder at itprosjekter har en feilmargin på over 50 prosent. Hvorfor er det slik? Er det prosjektene i
seg selv som er problemet, eller er det anskaffelsen i forkant som er synderen?
Konsekvensene er store hvis de grunnleggende forutsetningene er feil.
è KLAR FOR ANSKAFFELSE
Mange feilslåtte anskaffelser har vært
gjenstand for negativ medieomtale.
Derfor har det å overholde regelverket
blitt en drivende kraft i anskaffelsene.
Men det hjelper lite å overholde regelverket dersom man ikke samtidig har
fokus på å gjennomføre en god anskaffelsesprosess. Ofte lages det en omfattende kravspesifikasjon, men uten
fokus på å få frem alle behovene.
20 SKRITT MOT BEDRE ANSKAFFELSER
1. Riktig grunnlag
Før det anskaffes noe, må du vite hva
som er nå-situasjonen og hvilke mål
du har. Dette gir deg grunnlaget for å
definere behovet, og du kan vurdere
hvordan behovet kan realiseres. Har
du vurdert andre tiltak enn anskaffelse?
2. Interessentfokus
Gjennomfør en interessentanalyse og
sikre at alles behov identifiseres tidlig
i prosessen. Husk at eieren av prosjektet kan ha et annet syn enn brukerne
på hva som er behovet.
3. Klare mål
Hvorfor trenger du anskaffelsen? Hva
vil du oppnå med den? Hvilke effekter
ønsker du at den skal ha? Svarene på
disse spørsmålene må formuleres i
konkrete mål. Uten mål er det forbausende fort gjort å ende opp med noe
helt annet enn du faktisk trenger.
4. Forankring i forretningsbehov
Definerte mål og gevinster må være
forankret i virksomhetens forretningsbehov. Forventede effekter bør brukes
som argument for å få prioritet, både
når det gjelder budsjett og ressurser.
– Dårlig forankring i ledelsen vil
skape problemer, enkelt og greit.
Utgangspunkt i forretningsbehov er
avgjørende for å forankre beslutningen om anskaffelsen i ledelsen. Husk at
dårlig forankring her blir en utfordring
senere i prosjektet.
5. Tidlig involvering
Behov og krav må utformes i tett samarbeid med de viktigste interessentgruppene. Som figuren på neste side
viser vil en endring i behovsfasen kun
innebære endring av tekst i et dokument, mens den samme endringen i
senere faser vil være en omfattende og
svært kostbar prosess som stjeler tid.
6. Kost / nytte
Vurder om anskaffelsen vil gi organisasjonen den positive effekten du er
på jakt etter til et akseptabelt kostnadsnivå. Ofte gjøres det en for dårlig
jobb her. Husk at det ikke alltid er
lønnsomt å igangsette en anskaffelse.
7. Helhetlig fokus
Sikre at anskaffelsen er basert på
resultater fra interessentene og hvilke
av deres forventinger og behov de
ønsker dekket. Få frem hva som kreves
av interne forberedelser, klargjøring av
teknisk miljø, installasjon, driftssetting, testing og pilotering med mer. Er
det behov for opplæring, endringer i
organisering, roller og ansvar?
– Husk at du er avhengig av et
godt samarbeid med leverandøren
også etter forhandlingene.
9. Riktig kravdefinering
Hvordan behovene skal utformes
avhenger blant annet av hvordan
leveransen skal realiseres. Felles er
midlertid fokus på hva behovet er og
ikke på hvordan behovet skal løses.
Sett tydelige krav og del dem inn i
kategorier etter viktighet.
10. Krav på riktig form
Krav kan illustreres på flere måter, for
eksempel gjennom behovsbeskrivelser,
kravtabeller, brukstilfeller (use case) og
brukerhistorier (user stories). Kravene
må utformes slik at de er testbare slik
at du senere kan vurdere om leverandørenes løsning oppfyller kravene.
11. Husk ikke-funksjonelle krav
Ha fokus på ikke-funksjonelle krav som
brukervennlighet, ytelse, tekniske krav
og sikkerhet fra første stund. De har en
tendens til å bli glemt eller utarbeidet i
tolvte time. Husk at ikke-funksjonelle
krav kan være avgjørende for om en
løsning blir tatt i bruk eller ikke.
12. Unngå detaljfokus
Det er lett å bli detaljfokusert når man
utformer krav, men la ikke detaljene
stenge for målet. Med jevne mellomrom bør du stoppe opp for å vurdere
om utformingen av kravene harmoni© 2011 Steria AS. Versjon: 2011-12-15
Som modellen over viser bør alle kravene nedfelles så tidlig som mulig. Innlemmelse
av krav sent i prosessen øker prosjektkostnaden betydelig.
serer med målene. Kanskje må kursen
korrigeres?
13. Bruk flere kravspesifikasjoner
Jobb mye med konkurranse-grunnlaget og begynn tidlig. Konkurransegrunnlaget bør inneholde krav til
dokumentasjon, prosjektgjennomføring, testing og godkjenning, kvalitetssikring, prising, opsjoner, leverandørens utforming av tilbudet og konkurransebetingelser. Ikke utsett slike viktige spørsmål til i siste liten.
14. Gjør det enkelt for deg selv
Bruk bilagsstrukturen i standardavtalen
som utgangspunkt for et konkurransegrunnlag. Bilagene følger kravområdene
i en kronologisk rekkefølge og sørger for
at tilbudene blir enklere å sammenligne,
og arbeidet med å ferdigstille kontrakten effektiviseres.
15. Fokuser på samarbeid
Det blir vanskelig å samarbeide med
leverandøren dersom man presser
denne for mye på pris og tidsfrister.
Husk at du skal samarbeide med leverandøren etter forhandlingene.
15. Tydelige forhandlingsmål
Vær bevisst på hva du ønsker å oppnå
i forhandlingene. Det kan være lurt å
utarbeide en forhandlingsstrategi som
sier hva du ønsker å oppnå, samt hva
det er mulig å forhandle om.
Strategien bør også si noe om hvordan forhandlingene skal gjennomføres
og i hvilken rekkefølge de ulike
momentene skal forhandles.
17. Gjør resultatet tilgjengelig
Når avtale er inngått med en leverandør må det sikres informasjon og tilgang til avtalen for de som skal
benytte seg av den.
18. Sikre riktig bruk
Opplæring til brukere av avtalen, sikre
at avtalen blir riktig brukt.
19. Evaluer prosesssen
Intern evaluering mellom de ulike
interessentene som har vært med
underveis vil gi verdifullt bidrag til å
bli litt bedre neste gang.
20. Mål resultatene
Mange er flinke til å beskrive hva de
ønsker å oppnå med anskaffelsen.
Utfordringen er å følge opp og sjekke
at gevinstene faktisk realiseres. Et
slikt ansvar bør ha eierskap i linjen,
da de største gevinstene først vil
kunne tas ut etter at prosjektet er
avsluttet.
Kontakt
8. Riktig avtaleform
Valg av anskaffelsesprosedyre og
avtaleform er en strategisk beslutning
om hvordan leveransen skal realiseres.
Likevel velger man ofte ukritisk det
som man har erfaring med eller benyttet forrige gang. Husk at dette valget
kan stikke kjepper i hjulene for en vellykket leveranse.
Vidar Skjeggestad
senior forretningsrådgiver
E-post: [email protected] / Tlf: 954 33 053
Steria AS
Biskop Gunnerus’ gate 14A
Postboks 2, N-0051 OSLO
è Gå inn på www.steria.no/guide og
få tilgang til et helt bibliotek med gratis
3-minutters guider.
Foto: Scanpix