Anskaffelsesreglementet

v/Svend B. Jacobsen

Senior innkjøpsrådgiver, Helse Vest IKT

Agenda

• Hva er en anskaffelse?

• Grunnmuren • Regional organisering • Konkurransegrunnlaget • Avtaleparter • Innkjøpets faser • Behov fra Prosjekt til drift

Hva er en anskaffelse?

• Gjelder bare for kontrakter som er gjensidig bebyrdene, utveksling av ytelser: penger, varer, tjenester, arbeid.

• Gjelder ikke ensidige overføringer uten motytelser (støtte og subsidier, men må ikke benyttes til konkurransevridende støtte) • Gjelder for anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider.

• Unntak (FOA § 1-3) er kjøp eller leie av fast eiendom, ansettelsesavtaler og visse forsknings- og utviklingstjenester (der flere er med på å finansiere oppdraget eller flere skal dele resultatene, spleiselag). Unntakene er ikke nevnt i loven, derfor er det klokt å følge lovens grunnprinsipper selv om anskaffelsen faller utenfor forskriften.

Grunnprinsipper ved anskaffelser

• Likebehandling • Ikke-diskriminerede (nasjonalitet, lokal tilhørighet) • Forutsigbarhet (varsle og gjennomføre) • Etterprøvbarhet (protokoll, møtereferat) • Konkurranse (minst 3) • God forretningsskikk

Grunnmuren for anskaffelser

• Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) • Forskrift om Offentlige Anskaffelser (FOA) – Del 1 – 3 • St.meld.nr.36 (2008-2009) «Det gode innkjøp» • Innkjøpsstrategi i Helse Vest IKT • Innkjøpshåndboken for Helse Vest IKT • Standard kjøpsvilkår for Helse Vest • Lov om kjøp (Kjøpsloven) Helse Vest IKT skal forvalte kategoriansvaret for «IKT anskaffelser» i Helse Vest

Innkjøpskategorier

23 gjennomgående produktkategorier

Nr Kategori Medisinske kategorier

1 Øre, nese, hals 2 Øye 3 Ortopedi 4 Nevrologi 5 Kardiologi 6 Operasjonsstøtte 7 Medisinske, kirurgiske forbruksvarer og basalartikler 8 Dialyse 9 Behandlingshjelpemidler 10 Laboratoriefag 11 Radiologi 12 Helsetjenester 13 Legemidler, infusjonsvæsker og ernæring 14 Akuttmedisin 15 Samhandling: Kommune, primærhelsetjenester

Ikke-medisinske kategorier

16 Storhusholdning 17 Vaskeri og tekstiler 18 Energi 19 Bygningsdrift og -tjenester

20 IKT

21 Administrasjon og kontor 22 Transport 23 Tjenester • 8 standardkategorier og 15 medisinske kategorier • Hver kategori bemannes av en kategorileder og fagspesialister fra

hvert foretak

Organisering og produktområdeinndeling

Kategoriteamene legger strategier og planer • Utarbeider anskaffelsesstrategi for sin kategori • Utarbeider innkjøpsplaner for sin kategori, herunder vurdering av lokal, regional eller nasjonal anskaffelse • Gjennomfører analyser av forretningsmessig betydning av avtalene de skal inngå, samt leverandørmarkedsanalyser • Styrer anskaffelses- og kontraktsportefølje for sin kategori • Opparbeider og forvalter oversikt over status, herunder : – Nøkkeltall (innkjøpsvolum (spend) pr foretak/produkt/leverandør) – Avtaledekning- og lojalitet

Organisering og produktområdeinndeling

Funksjonsteam underordnes kategoriteam = 23 stk IKT: Programvare Integrasjonsløsninger Konsulenttjenester IKT-utstyr SLA-avtaler Multifunksjonsmaskiner

Beregning av anskaffelses anslåtte verdi

• FOA, § 2-3 angir en detaljert beskrivelse av hvordan verdien skal beregnes.

• Hva skal tas med?

– Varer (f.eks maskin eller programvare) – Tjenester (f.eks ved implementering eller opplæring) – Forbruksartikler (dersom dette skal kjøpes) – Driftskostnader (dersom dette skal kjøpes) – Service og vedlikehold (f.eks support og vedlikeholdsutgifter/tjenester), – Fremtidig utviklingstjenester (f.eks estimert omfang på utbedringer og lignende) – Opsjoner (f.eks andre moduler i programvare, flere brukere og lignende) • Kostnadene skal summeres over kontraktens levetid.

• Tidsubestemt kontrakt, kostnader de 4 første år medtas.

Fastsettes ved kunngjøringstidspunkt (forsvarlig)

Terskelverdier (FOA § 2-2)

Forenklet Nasjonal terskel EØS-terskel kr 100 000 kr 500 000 kr 1 600 000 Verdi av anskaffelsen: <= 100.000 100-500.000 500-1.600.00 >1.600.000

FOA (Forskrifter)

Anskaffelsesprotokoll § 3-2 Lovpålagte tidsfrister Del 1 §§ 1-4 Del 2 §§ 5-13 Del 3 §§ 14-22 anbefales Nei Ja forenklet Nei Ja Ja Ja, FOA § 10 Ja Ja Ja Ja, FOA § 19 Ja Ja

Kunngjøring

Verdi av anskaffelsen: <= 100.000 100-500.000 500-1.600.00 >1.600.000

Kunngjøring

Ingen plikt Forenklet utlysning DOFFIN (nasjonal) TED (internasjonal) Min 3 stk Ja Ja, FOA § 9 Ja, FOA § 18-1 Ja, FOA § 18-1 • • Kunngjøringen kan være på norsk (FOA § 3-9) Man kan kreve at svaret også er på norsk samtidig som man kan tillate «støttedokumentasjon» på norsk, dansk, svensk eller engelsk.

Konkurransegrunnlag: Kvalifikasjonskrav

Dette er krav som vi naturlig vil stille til tilbyder som selskap/bedrift: • Attest for betalte skatter (max 6 mnd pr tilbudsfrist) • Attest for betalte avgifter (max 6 mnd pr tilbudsfrist) • Egenerklæring HMS (2 signaturer) • Krav til miljø og etikk Prekvalifisering

Konkurransegrunnlag: Kravspesifikasjon

• Denne delen skal inneholde de SKAL-kravene som anskaffelsen skal tilfredsstille.

• Hvis ett eller flere SKAL-krav ikke blir tilstrekkelig beskrevet, kan tilbudet bli avvist.

• SKAL-kravene må være relevant og saklig for anskaffelsen • Et SKAL-krav kan ikke benyttes som et tildelingskriterie og vektlegges i vurderingen av tilbudene

Konkurransegrunnlag: Tildelingskriterier

• I forbindelse med kunngjøringen skal det oppgis hvilke kriterier som skal tillegges vekt. • Basert på laveste pris eller basert på det økonomisk mest fordelaktige.

• Alle kriteriene som skal vektlegges må være oppgitt i konkurransegrunnlaget.

• Alle kriteriene skal evalueres.

• Det er ikke tillatt å legge vekt på noe annet enn det som fremkommer i tilbudet.

• Uklarhetsregelen.

Tildelingskriterier

Kriterium

Totalkostnad Produkt/tjeneste Leverandør/service Totalt

Vekt Detaljer

40-50% Alle former for kostnader knyttet til anskaffelsen 30-40% Funksjon, Kvalitet. Brukervennlighet, Design, Miljø 10-20 % Leveringstid, Service, Leveringssikkerhet, Referanser, Opplæring 100% Tildeles etter laveste pris eller det tilbud som er økonomisk mest fordelaktig

Anskaffelsesprosedyre

Verdi av anskaffelsen: <= 100.000 100-500.000 500-1.600.00 >1.600.000

Prosedyrer FOA § 5 FOA § 14 Forenklet forespørsel Ja Protokollpliktig Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse (m/prekvalifisering) Konkurranse m/forhandling Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja FOA § 5-1 Ja Ja Ja Konkurransepreget dialog Konkurranse m/forhandling og kunngjøring Konkurranse m/forhandling uten kunngjøring FOA § 14-2 FOA § 14-3 FOA § 14-4 • Åpen eller begrenset anbudskonkurranse er hovedregelen

Innlevering

• Sted og frist for innlevering skal angis i kunngjøringen og i konkurransegrunnlaget. Det skal angis dato og klokkeslett, samt et fysisk sted hvor tilbud skal leveres. • Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse og fysisk merkes som angitt. E-post levering alene er ikke godkjent.

• Tilbudet skal ikke åpnes av postmottaket, men av minst 2 personer knyttet til anskaffelsesprosjektet.

• Hvis tilbudet ikke leveres på rett sted, med riktig merking, innen rett tid og i lukket forsendelse skal det avvises. Tilbudet skal deretter returneres uåpnet til leverandør.

IKT-avtaler

• Alle avtaler er mellom Helse Vest IKT og leverandør.

• Avtalen skal beskrive «oppdraget», «brukere», antall, pris etc • Avtalen skal normalt ha angitt en varighet.

• Avtaler skal normalt ha en varighet på maks 4 år.

• Vedlikeholdsavtale skal etableres samtidig med kjøpsavtalen.

• Varer og utstyr med en levetid over 4 år, kan ha en vedlike holdsavtale som varer hele levetiden.

• Kjøp av varer eller tjenester som ikke allerede er dekket av etablerte kjøpsavtaler (rammeavtaler, opsjoner etc), må håndteres som en ny anskaffelse.

Innkjøpets faser (1)

• 1. Forarbeid – Hvilke behov skal anskaffelsen dekke – Hva skal anskaffes – Verdi av anskaffelsen – Hvilken prosedyre skal benyttes – Utkast til kravspesifikasjon • 2. Markedskartlegging – God og dokumentert kunnskap om leverandør- og produktmarkedet – Verifisert kravspesifikasjonen – Konkret markedsstrategi

Innkjøpets faser (2)

• 3. Kjøp – Signert avtale og anskaffelsesprotokoll • 4. Implementering – Dokumentasjon arkivert i Contiki – Sikre at vi mottar iht kontrakt – Sikre godkjente endrings- og tilleggsordre – Sikre at alle brukere har kjennskap til avtalen – Sikre garantistyring • 5. Oppfølging – Sikre at leverandør yter iht avtale – Avtaleansvarlig skal følge opp at avtalen blir utnyttet optimalt

Tidslinjen

• Prosjektstart – Anskaffelsesprosess • Signeringsdato – Leveringstid • Installasjonsdag – Akseptansetest • Produksjonsstart (dato) – Godkjennelsesperiode (3 mnd) • Godkjennelsesdato – Garantiperiode (1 år) Betale for kjøp Start vedlikehold

Et behov oppstår

• Lokal avklaring i HF-et • Behandles i Applikasjonsforum • Andre med tilsvarende behov/løsning?

• Er dette en mindre/større anskaffelse?

• Større: Portefølgestyring/prosjekt/finansiering/anskaffelse • Mindre: Vurdere om eksisterende avtale kan benyttes. Hvis ikke: anskaffelse

Hva er forvaltning?

• Knyttet til løpende drift av løsning.

• Feilretting/feilmelding mot leverandør • Motta og installere rettelser • Motta og installere nye versjoner innenfor eksisterende avtaler og kostnader • Oppdatere/fornye utstyr • Bestille leverandøren til å utføre mindre oppdrag for å forbedre løsningen/utarbeide rapporter etc (variable forvaltning)

Fra prosjekt til drift

Må ha ressurser: • systemeier • prosjektleder/personell fra HVIKT • finansiering • utførende personell fra berørte foretak • brukergruppe/referansegruppe

Fra prosjekt til drift

Prosjektets oppgave: • gjennomføre innkjøp (kjøp og vedlikehold) • sørge for opplæring • utarbeide rutiner (eventuelt endringer) • installasjon (i samarbeid med leverandør) • akseptansetesting • produksjonsstart • godkjenning • overlevering til forvaltning (både HVIKT og til HF)

Økonomi og sånn

• Utgift, betaling eller kostand • Avskrivning (antall år) • Avregning mellom HF og Helse Vest IKT • Tjenestegrupper (budsjettnivå) • PC-prising (PC/skrivere, desktop og kundestøtte) • Leasing av PC-er (fra 2011) • SLA-avtale (tjenestenivå-avtale), ny hvert år.

Avtaler

• Vi benytter statens standard avtaler (DIFI) • Både for kjøp og vedlikehold, stor og liten, norsk og engelsk • Avtalene er i hovedsak faste. Utdyping av innhold skjer gjennom bilag.

• Ytelser, pris og prisreguleringer skjer i bilagene.

• Avtalene skal ligger i Contiki.

• Tjenesten skal leveres iht avtalen. Faktura skal være iht avtale.

• Hver avtale har 3 roller: Avtaleforvalter, avtaleansvarlig og fagansvarlig.

Roller

For små avtaler kan 1 person fylle flere roller. For større og mer komplekse avtaler fordeles rollene på flere personer. • • •

Avtaleforvalter:

Merkantilt ansvar for avtalen Ansvar for avtalemessig kontakt med leverandøren Har ansvar for å initiere nye kontrakter /reforhandle/terminere eksisterende avtaler

Roller

• • •

Avtaleansvarlig:

Ansvarlig for oppfølging av varslinger sendt ut fra Contiki Kontakt med leverandør i forhold til avtalt leveranse Sikre og følge opp at leveransen blir levert i henhold til avtalen • •

Fagansvarlig

Innsamling av informasjon om formål som virker/ikke virker Ansvar for koordinering av brukerbehov