Transcript Tildelingskriterier og evaluering

Vedlegg 2 a)
1.
Tildelingskriterier og evaluering
INNLEDNING
Dette vedlegget bekrefter tildelingskriteriene, og utdyper oppdragsgivers anvendelse og
evaluering av disse. Pristilbudsskjema forefinnes i vedlegg 2 b).
De produkt og tjenester som tilbys må dekke minimumskrav i kravspesifikasjonen, jf vedlegg
1 pkt. 3 og 5. Dersom tilbyder ønsker å fremme andre opplysninger om den tilbudte
løsningen, som oppdragsgiver ikke har forespurt om, men som tilbyder mener er av betydning
for leveransen, vil det kunne gi forbedret score.
Prisskjema skal benyttes slik de fremstår fra oppdragsgiver. Pristilbudsskjema skal fylles ut,
dateres, signeres og påføres selskapets stempel. Leverandør må oppgi akkurat hva han er bedt
om i kolonnene han skal fylle inn. Feilaktig og/eller manglende utfylling kan føre til
avvisning av tilbudet.
2.
TILDELINGSKRITERIENE
Valg av leverandør skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig,
basert på følgende kriterier:
Pris
Funksjonelle minimumskrav
Funksjonelle tilleggskrav
Ikke-funksjonelle krav
Underpunktene 2.2 – 2.4 bygger på detaljert beskrivelse i vedlegg 1 pkt 3 – 6, inklusive alle
kulepunkter. Vi presiserer at vi stiller krav til dokumentasjon/redegjørelse/beskrivelser, jf
vedlegg 1 pkt 7, som kan sannsynliggjøre at tilbudte betingelser for hvert av
tildelingskriteriene er reelle og vil kunne bli opprettholdt gjennom hele kontraktsperioden.
2.1
Pris
Med pris forstås én beregnet totalsum basert på pristilbudsskjemaet, inklusive alle
leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, levering, avemballering, montering, godtgjørelser,
service/drift og alle andre kostnadselementer), vedlikehold og service gjennom
avtaleperioden. Servicekostnad skal dekke alle forhold vedrørende den tilbudte løsningen, jf.
kravene i vedlegg 1 Kravspesifikasjon.
Pris som tildelingskriterium fremkommer slik:
(a)
Sum anskaffelseskostnad maskin
+ (b)
Sum anskaffelseskostnad maskin – opsjon
– (c)
Innbytte av gammel maskin
+ (d)
Sum kostnad service og drift – klikkpriser
=
Total pris anskaffelse over hele perioden
(ref vedlegg 1 pkt 3 og 4)
(ref vedlegg 1 pkt 3 og 4)
(ref vedlegg 1 pkt 5 og 6)
Vedrørende investering av maskin har oppdragsgiver en budsjettbegrensning pålydende NOK
1,5 millioner. For at tilbudet skal kunne tas i betraktning må summen av (a), (b) og (c) være
under (innenfor) budsjettbegrensningen.
Totalpris som tildelingskriterium vektes med 10 %.
Konkurranse vedr Grafisk Digital Fargetrykkmaskin
Arkivsak 11/445
Side 1 av 4
Vedlegg 2 a)
Tildelingskriterier og evaluering
Alle priser skal oppgis i NOK eksklusiv merverdiavgift.
2.2
Funksjonelle minimumskrav
Leverandørens løsning må tilfredsstille minimumskravene i vedlegg 1 pkt. 3. Tilbyders
løsning vil bli evaluert og sammenholdt med samtlige forhold som er beskrevet i
kulepunktene og vil bli karaktersatt. Karakteruttellingen avhenger av i hvilken grad tilbudte
betingelser er dokumentert og beskrevet, og tilfredsstiller kravene.
Tildelingskriteriet funksjonelle minimumskrav vil også omfatte krav til dokumentasjon som
er oppgitt i vedlegg 1 pkt. 7.
Funksjonelle minimumskrav som tildelingskriterium vektes med 25 %.
2.3
Funksjonelle tilleggskrav
Vedlegg 1 pkt 4 gjelder tilleggskrav som ikke er å betrakte som absolutte, men som
oppdragsgiver anser som særs viktig. Disse vil bli evaluert og sammenholdt med samtlige
forhold som er beskrevet i kulepunktene og vil bli karaktersatt. Karakteruttellingen avhenger
av i hvilken grad tilbudte betingelser er dokumentert og beskrevet, og tilfredsstiller kravene.
Tildelingskriteriet funksjonelle tilleggskrav vil også omfatte krav til dokumentasjon som er
oppgitt i vedlegg 1 pkt. 7.
Funksjonelle krav som tildelingskriterium vektes med 40 %.
2.4
Ikke-funksjonelle krav
Leverandørens løsning må i all hovedsak tilfredsstille minimumskravene i vedlegg 1 pkt 5 og
6. Tilbyders løsning vil bli evaluert og sammenholdt med samtlige forhold som er beskrevet i
kulepunktene, og vil bli karaktersatt. Karakteruttellingen avhenger av i hvilken grad tilbudte
betingelser er dokumentert og beskrevet, og tilfredsstiller kravene.
Tildelingskriteriet ikke-funksjonelle krav vil også omfatte krav til dokumentasjon som er
oppgitt i vedlegg 1pkt. 7.
Ikke-funksjonelle krav som tildelingskriterium vektes med 25 %.
3.
TILBUDSEVALUERING
For å evaluere hvilket tilbud som er best må det oppstilles tildelingskriterier. Kriteriene
benyttes for rangering av de tilbud som oppfyller krav i kravspesifikasjonen.
Tilbud som, ut i fra en samlet vurdering av tildelingskriteriene, samt sammenstilt med
konkurrerende tilbud, kommer best ut med hensyn til vektet indeksverdi, er å betrakte som
økonomisk mest fordelaktig, og vinner leveransen.
Konkurranse vedr Grafisk Digital Fargetrykkmaskin
Arkivsak 11/445
Side 2 av 4
Vedlegg 2 a)
3.1
Tildelingskriterier og evaluering
GRIPs evalueringsverktøy
Troms fylkeskommune vil i denne konkurransen benytte GRIPs evalueringsverktøy.
Verktøyet er en Excel-basert evalueringsmetodikk som i sin tid ble utarbeidet av GRIP senter,
og som bygger på Fishbeins poengsystem fra 1963.
Verktøyet er tilgjengelig for gjennomsyn på:
http://www.tromsfylke.no/Omfylkeskommunen/%c3%98konomisenteret/Innkj%c3%b8pstjen
esten/Evalueringsmodeller/tabid/2223/Default.aspx
3.2
Metodikk
Metodikken er enkel og brukervennlig. Først må kvalifikasjonskravene, det vil si krav til
leverandør, oppfylles. Deretter må eventuelle spesifikasjonskrav til leveransen oppfylles. Alle
underpunkter vil bli vurdert i sin helhet, og vurdert karakter gis etter en skala fra null til fem
(med rom for inndeling med en desimal, for eksempel 1 – 2,5 – 4,2 – 5,7 – osv).
Konkurransen avgjøres gjennom beste score på tildelingskriteriene sammenholdt med pris, i
henhold til beregning nøyere beskrevet under.
3.3
Beregning
Hvert tildelingskriterium tildeles en vekt. Ved gjennomgang av tilbudene, blir alle kulepunkt
vurdert og det settes en vurdert karakter. Det gis karakterer på en skala fra 0-5, evaluert i
forhold til tilbyders dokumentasjon, der 5 er best. Krav som ikke beskrives vil gi karakter =
0. Minimumskrav er definert som absolutte krav for om tilbudet kan tas i betraktning eller
ikke. Implisitt, dersom et minimumskrav oppnår karakter 0, vil det medføre avvisning. Skala
angis følgende:
Karakter
Kvalitativ beskrivelse
0
Mangelfull oppfylling av krav – tilbud avvises
1
Oppfyller akkurat minimumskrav, men heller ikke mer
2
Løsningen/produktet noe over minimumskrav
3
God løsning/produkt
4
Meget god løsning/produkt
5
Fremragende løsning/produkt
Hver karakter multipliseres med viktigheten omregnet i %-poeng for hvert enkelt underpunkt,
og hver kalkulasjon for alle underpunkter summeres til en delsum. Hver delsum (for hvert
tildelingskriterium) summeres til en samlet poengsum for hvert enkelt tilbud.
Til slutt foretas en indeksering, hvor den enkelte tilbudte pris måles mot laveste tilbudte pris,
og hver oppnådde poengsum måles mot høyeste oppnådde poengsum. Det skjer dermed ingen
tilsløring gjennom at poeng regnes om til kroner eller motsatt, og slik kan pris veies mot
poengene, og en endelig tilbudsrangering kalkuleres til en vektet indeks. Fleksibiliteten er
ivaretatt gjennom å bruke Excel, hvor alle formler ligger lett tilgjengelig.
Konkurranse vedr Grafisk Digital Fargetrykkmaskin
Arkivsak 11/445
Side 3 av 4
Vedlegg 2 a)
4.
Tildelingskriterier og evaluering
PRISTILBUDSSKJEMA
Pristilbudsskjema finnes i vedlegg 2 b), og skal utfylles fullstendig. Serviceavtalen skal være
inkludert i klikkpris. Endringer eller tillegg i skjemaet fra tilbyder er ikke tillatt.
Prisskjemaet skal inneholde alle relevante kostnader forbundet med leveransen, hvor
oppdragsgiver ber om pris på komplett leveranse av maskin. Det vil si at vi ber om komplett
ny maskin med etterbehandler inklusiv stacker, samt opsjon på komplett ny maskin med
etterbehandler eksklusiv stacker, jf vedlegg 1 pkt 3 og 4.
Det skal videre oppgis tilbud på innbyttemaskin, som kommer til fradrag på på totalsummen
for begge maskiner. Totalsum må ikke overstige budsjettgrensen på 1,5 millioner kroner.
Servicekostnader prises ikke særskilt, men skal inngå i klikkpris pr A4- eller A3-ark. Med
serviceavtale forstås i første rekke de rettigheter og plikter som fremkommer av det totale
konkurransegrunnlaget. Videre skal faktorer som toner, hovedservice med skifte av
komponenter og slitedeler, arbeidstimer ved reparasjon og øvrige deler/slitedeler inngå som
en del av serviceavtalen.
Skjemaet er kun å anse som et teknisk skjema til bruk for evaluering av innkomne tilbud. Det
innebærer at de volum som angis ikke på noen måte er bindende for TFK, men kun et uttrykk
for en estimert fordeling av forbruk som det skal leveres tilbud på.
Papirversjon av tilbudsskjema skal alltid fylles ut, all den tid prisskjema skal dateres,
signeres og påføres firmaets stempel. Elektronisk versjon av prisskjema (Excel) finnes
vedlagt utlysningen for nedlasting på Doffin, og skal leveres ferdig utfylt på CD-ROM eller
USB-minnepenn. Det er ikke anledning til å levere elektronisk skjema på e-post.
Det er tilbyders ansvar å påse at det er samsvar mellom innleverte papirversjon og innleverte
elektroniske versjon. Ved avvik mellom disse, og hvor det er tvil om hvilken versjon som er
den korrekte, kan TFK velge å avvise tilbudet. Tilbyder må påse at elektronisk versjon av
tilbudsskjema ikke er skadet, og kan åpnes, leses og brukes som grunnlag for evaluering av
tilbud.
Pristilbudsskjema skal leveres bak skilleark 4 i tilbudet, jfr Grunndokumentet pkt 4.9.
Konkurranse vedr Grafisk Digital Fargetrykkmaskin
Arkivsak 11/445
Side 4 av 4