Transcript دانلود
1 2 تالیف Stephen Rabbins – David De Cenzo : )(1998 ترجمه :دکتر سید محمد اعرابی ،محمدعلی حمید رفیعی – بهروز اسراری ارشاد 3 تعریف :یک سازمان ،آرایشی سیستماتیک از افرادی است که به منظور دستیابی به اهدافی خاص گرد هم آمده اند . مثال :دانشکده یا دانشگاه ،انجمن اولیا و معلمین مدرسه ،تیم فوتبال استقالل 4 ویژگی اول :هدف مشخص یک سازمان معموال به صورت یک هدف یا مجموعه ای از اهداف بیان می شود مثال :هدف معاونت پژوهشی دانشگاه :کسب رتبه اول پژوهشی در بین دانشگاه های هم تیپ ویژگی دوم :هیج قصد یا هدفی به خودی خود قابل دستیابی نیست مثال :سازمان افراد را وادار می کند تا بمنظور تعیین هدف تصمیم بگیرند و به منظور تحقق آن اقدامات گوناگونی بعمل می آورند 5 ویژگی سوم :همه سازمانها از ساختار سازمانی برای هدایت و کنترل رفتار اعضای خود استفاده می کنند 6 سازمان به موسسه ای اطالق می شود که دارای هدفی مشخص ، افراد یا اعضا و یک ساختار سیستماتیک باشد 7 اعضایی که در یک سازمان کار می کنند را به دو دسته تقسیم می کنند: مدیران -کارکنان عملیاتی مدیران :وظیفه هدایت افراد سازمان در رسیدن به هدف سازمان را بعهده دارند نکته :برخی مدیران خودشان مسئولیت عملیاتی را به عهده دارند کارکنان عملیاتی :افرادی هستند که مستقیما انجام یک شغل یا وظیفه ای را بعهده دارند و هیچ مسئولیتی برای نظارت بر کار دیگران ندارند 8 مدیران ارشد مدیران میانی مدیران عملیاتی کارکنان عملیاتی 9 مدیران عملیاتی ( سرپرست ) First Line Managers: مسئول هدایت فعالیت های روزانه کارکنان عملیاتی است مثال :رئیس امور اداری 10 مدیران میانی Middle Managers بین مدیر عملیاتی و مدیر ارشد قرار دارند این مدیران بر فعالیت سایر مدیران (و برخی کارکنان عملیاتی ) مدیریت می کنند و مسئول تبدیل اهداف تعیین شده توسط مدیر ارشد به جزئیات را دارند که مدیران رده های پائین تر فاقد آن هستند سایر عناوین آنها :مدیر گروه ،مسئول پروژه ،رئیس واحد ،مدیر منطقه ،رئیس دانشکده ،مدیر بخش و..... 11 مدیران ارشد Top Managers: در باالترین نقطه سازمان و یا نزدیک به آن قرار دارند این افراد مسئول تصمیم گیری در مورد افراد و جهت گیری های سازمان و نیز اجرای سیاست هایی هستند که بر همه اعضای سازمان تاثیر می گذارند سایر عناوین :معاون ،رئیس ،رئیس افتخاری ،مدیر کل ،مدیر عامل ،رئیس هیئت مدیره و... تعریف مدیریت :فرآیند انجام کارها به طور اثر بخش و کارآمد به وسیله دیگران فرآیند :اصطالح فرایند نشان دهنده فعالیت های اولیه ای است که مدیر آن را اجرا می کند این فعالیت ها در اصطالح مدیریت ،وظایف مدیریت می نامند 12 13 کارآیی و اثر بخشی به آنچه انجام می دهیم و این که چگونه انجام می دهیم مربوط می شود کارآیی : Efficiencyدرست انجام دادن وظیفه ( استفاده از منابع ) به رابطه بین ورودی و خروجی اشاره دارد کارآیی یک مدیر :به حداقل رساندن هزینه های منابع به حداقل رساندن هزینه های منابع شرط الزم کارآیی است اما شرط کافی نیست اگرچه اثربخشی و کارآیی دو مقوله متفاوت هستند ولی ارتباط نزدیکی با هم دارند اگرکسی کارآیی را نادیده بگیرد ،اثر بخشی آسانتر خواهد بود مثال :اگر کارخانه ایران خودرو هزینه های ورودی – مواد و کارگر – را نادیده بگیرد در اینصورت اتومبیل های مناسبتر و با کیفیت تری را ارائه می دهد 14 اثربخشی :Effectivenessانجام درست وظیفه اثر بخشی یک سازمان یعنی دستیابی به هدف دستیابی به هدف اهداف دستیابی بیشتر اتالف کم استفاده از منابع نتیجه :اثر بخشی 15 ابزار :کارآیی ایراد وارده به برخی ادارات دولتی : این ادارات اثربخشی دارند اما کارآیی ندارند یعنی ادارات به هدف خود می رسند ولی با هزینه بسیار گزاف بنابراین مدیریت خوب یعنی :رسیدن به اهداف ( اثربخشی) مورد نظر با حداکثر کارآیی 16 آیا سازمان می توان بدون اثربخشی ،کارآیی داشته باشد ؟ بله با درست انجام دادن کارهای غلط مثال :مجازی نمودن ارائه برخی دروس برای کاهش هزینه ها اساتید ،کالس ،برق و.... 17 در اوایل قرن بیستم ،یک صنعتگر فرانسوی به نام هنری فایول H.Fayolنوشت : همه مدیران پنج وظیفه مدیریتی دارند : برنامه ریزی ،سازماندهی ،رهبری ،هماهنگی و کنترل امروزه این وظایف به چهار مهارت اصلی : برنامه ریزی ،سازماندهی ،رهبری و کنترل محدود شده است این وظایف مربوط به هم و وابسته به یکدیگر هستند 18 - - - 19 برنامه ریزی تعریف اهداف تدوین استراتژی و توسعه برنامه های عملیاتی سازماندهی تعیین آنچه باید انجام شود چگونه انجام شود چه کسی آنرا انجام دهد - رهبری هدایت و ایجاد انگیزه در کلیه طرف های ذینفع و رفع تعارض ها کنترل: نظارت ،مقایسه و اصالح فعالیت ها برای اطمینان از انجام درستآنها طبق برنامه 20 21 برنامه ریزی شامل : تعریف اهداف سازمان تدوین استراتژی کلی برای دستیابی به آن اهداف تهیه برنامه عملیاتی برای یکپارچگی و هماهنگی فعالیت ها می باشد تعیین اهداف موجب می شود که : کارها با دقت کافی انجام پذیرد و به اعضای سازمان کمک می کند تا توجهشان را به آنچه که مهمترین است معطوف دارند - - 22 سازماندهی شامل این موضوعات می شود: چه وظایفی باید انجام گیرد چه کسی باید آنها را انجام دهد چگونه این وظایف گروه بندی می شوند چه کسی به چه کسی گزارش می دهد تصمیمات کجا گرفته می شود در هر سازمانی افرادی وجود دارند و هدایت و هماهنگی این افراد بخشی از وظایف مدیر می باشد اجرای این وظیفه را رهبری گویند وقتی مدیران به کارکنان خود انگیزه می دهند ،فعالیت های دیگران را هدایت می کنند ،موثرترین کانالهای ارتباطی را انتخاب می کنند ، یا تعارضات بین افراد را رفع می کنند ،در واقع رهبری می کنند 23 24 یک مدیر برای اطمینان ازاینکه آیا کارها همانگونه که باید انجام شوند پیش می روند یا نه باید عملکرد سازمان را نظارت کند . عملکرد واقعی می بایست با اهدافی که قبل از تعیین شده اند مطابقت داده شوند . وظیفه کنترل :فرآیند نظارت ،مقایسه و اصالح است هنری مینتزبرگ (:H. Mintzberg )1960 بر مبنای بررسی فعالیت پنج تن از باالترین مقامات اجرایی ،طرحی طبقه بندی شده را ارائه می دهد به نام نقش های مدیریت مینتزبرگ مینتزبرگ نتیجه می گیرد که مدیران ده نقش متفاوت ولی بسیار مربوط به هم را اجرا می کنند نقش مدیریت :Management Roles به مقوله های خاص رفتار مدیریتی گفته می شود . این ده نقش را می توان تحت سه عنوان اصلی گروه بندی کرد : روابط بین افراد انتقال اطالعات تصمیم گیری25 نقش میان فردی -مقام تشریفاتی 26 توصیف فعالیت های مشخص رئیس نمادی ،موظف به اجرای تعدادی وظایف عادی با ماهیت اجتماعی و حقوقی استقبال از مهمانان ،امضای اسناد حقوقی -رهبر مسئول ایجاد انگیزه در کارکنان و مسئول فعالیت آنها مسئول پرسنل ،آموزش و وظایف مربوطه اجرای واقعی همه فعالیت های مربوط به کارکنان -رابط اعالم وصول نامه ها ،انجام حفظ شبکه های تماس بیرونی که ایجاد نموده است و کسب اطالع از کارهای خارج از سازمان ،اجرای سایر فعالیت های مربوط به افراد اینکه چه کسانی اطالعات و خارج از سازمان امتیازات را فراهم می کنند نقش اطالعاتی -گردآورنده 27 توصیف فعالیت های مشخص جستجو و دریافت اطالعات خاص خواندن ماهنامه ها و گزارشات ، مختلف از طریق آگاهی از سازمان حفظ ارتباطات شخصی و محیط -اطالع رسان انتقال اطالعات دریافتی از سایر کارکنان به اعضای سازمان تشکیل جلسات اطالعاتی ،تماس تلفنی برای پخش اطالعات -سخنگو انتقال اطالعات به افراد خارج از سازمان در مورد برنامه ها ، سیاست ها ،اقدامات ،نتایج و .... ،انجام وظیفه به عنوان یک متخصص و کارشناس صنعنی سازمان تشکیل جلسات هیت مدیره ،ارائه اطالعالت به رسانه های جمعی نقش تصمیم گیری -کارآفرین 28 توصیف فعالیت های مشخص بررسی سازمان و محیط آن برای پیدا کردن فرصت ها و اجرای ” پروژه های بهبود ” برای انجام تغییرات ،نظارت بر اجرای مطلوب پروژه های خاص سازماندهی استراتژی و مرور جلسات برای توسعه برنامه های جدید -حل کننده مساله مسئول اقدامات اصالحاتی به هنگام روبرو شدن سازمان با آشفتگی مهم و غیر قابل انتظار سازماندهی استراتژی و مرور جلسات مربوط به آشفتگی و بحران -تخصیص دهنده منابع مسئول تخصیص انواع منابع سازمانی ،در واقع تایید یا اعالم نظر در مورد کلیه تصمیمات مهم سازمانی زمانبندی ،درخواست اعطای اختیار ،اجرای هرگونه فعالیتی که شامل بودجه بندی و برنامه ریزی کارکنان باشد -مذاکره کننده مسئول نمایندگی سازمان در مذاکرات مهم شرکت در مذاکرات مربوط به قراردادهای اتحادیه و عرضه نقش تشریفاتی و نمادی: از همه مدیران اجرای وظایفی خواسته می شود که ماهیت تشریفاتی دارند انجام این وظایف به نقش های میان فردی Interpersonal Roles نیاز دارد مثال :سخنرانی برای کارکنان ،استقبال از گروه بازدید کننده 29 رهبر: همه مدیران نقش رهبری دارند مثال :استخدام افراد ،آموزش ،ایجاد انگیزه در پرسنل نقش رابط: این نقش از مدیر به واسطه ارتباط وی با منابع بیرون از سازمان است مثال :مکاتبات با سایر سازمانها ،شرکت در جلسات خارج از سازمان 30 نقش اطالعاتی: هر مدیری تا اندازه ای اطالعاتی را از سازمان و موسسات خارج از سازمانش جمع آوری می کند مثال :پیگیری وضعیت سلیقه مردم خصوص یک محصول ،بررسی اوضاع بورس و... نقش اطالع رسانی : مدیران به عنوان مجرایی برای انتقال اطالعات به اعضای سازمان عمل می کنند مثال :سخنگوی سازمان 31 نقش تصمیم گیری :Deecisional Roles این نقشها حول محور انتخاب دور می زنند کارآفرینی :مدیران پروژه های جدیدی که عملکرد سازمانشان را بهبود می بخشد اجرا و بر آنها نظارت می کنند حل کننده مسائل:مدیران نیاز به انجام برخی اقدامات در واکنش به رخدادهای پیش بینی نشده دارند 32 - تخصیص دهندگان منابع : مدیران مسئول تخصیص منابع انسانی ،فیزیکی و پول از طریق تنظیم بودجه هستند مذاکره کننده:مدیران با دیگر گروه ها در مورد کسب امتیازاتی برای واحدهای خودشان مذاکره و چانه زنی می کنند 33 34 مدیران در سطح باالتر بیشتر به وظیفه برنامه ریزی و کمتر به وظیفه رهبری می پردازند همه مدیران صرف نظر از سطح شان ،تصمیم گیرنده اند همه مدیران برنامه ریزی ،سازماندهی ،رهبری و کنترل را انجام می دهند ولی مدت زمانی که برای هریک از این وظایف صرف می کنند ضرورتا ثابت نیست عالوه بر این ،محتوای وظایف مدیران با سطح مدیریت تغییر می کند - - 35 برای اینکه یک مدیر ،مدیر موفقی باشد باید چهار شایستگی داشته باشد: شایستگی های ادراکی شایستگی های انسانی شایستگی های فنی شایستگی های سیاسی شایستگی های ادراکی مربوط به توانایی های ذهنی فرد در هماهنگ کردن همه فعالیت ها و منافع سازمان است 36 37 شایستگی های انسانی مربوط به توانایی های مدیر در کار کردن با افراد ،شناخت آنها و انگیزه دادن به آنها می شود 38 شایستگی های فنی مربوط می شود به استفاده فرد از ابزار ،شیوه کار و فنون الزم در یک زمینه تخصصی 39 شایستگی های سیاسی مربوط است به توانایی فرد در باال بردن قدرت خود ،ایجاد پایگاه قدرت و ایجاد ارتباط درست 40 نگرش سیستمی System Approachسیستم را به عنوان یک سری از اجزاء مرتبط و وابسته به هم تعریف کرده است که به گونه ای ترتیب داده شده اند که یک مجموعه یکپارچه به وجود می آورند . جوامع ،کامپیوترها ،اتومبیل ها ،سازمانها و انسان ها همگی سیستم هستند. - دو نوع سیستم اساسی وجود دارد : سیستم بسته Closed System سیستم باز Open System - سیستم بسته تحت تاثیر ویا در ارتباط متقابل با محیط قرار نمی گیرد - نگرش سیستم باز به دنبال ارتباط متقابل و پویای سیستم با محیط است - 41 امروزه وقتی از سازمانها بعنوان سیستم ها صحبت می کنیم ، منظورمان همان سیستم باز است ( ارتباط متقابل دائمی سازمان ها با محیط) یک سازمان ( و مدیریتش ) سیستمی است که با محیط خود عمل متقابل دارد و وابسته به آن می باشد ( در اصطالح مدیریت ،این رابطه را در ارتباط با سهامداران با سازمان بکار می رود ) 42 43 سهامداران Stakeholdersگروهی هستند که تحت تاثیر سیاست ها و تصمیمات سازمانی قرار می گیرند این گروه می توانند شامل ادارات دولتی ،اتحادیه های کارگری ، سازمانهای رقیب ،کارمندان و ....می باشند . 44 طبق نگرش سیستمی ،سازمان ها به تنهایی فعالیت نمی کنند ،بلکه بقای سازمان اغلب به داشتن ارتباط متقابل موفق با محیط بیرونی بستگی دارد که شامل شرایط اقتصادی ،بازار جهانی ،فعالیت های سیاسی ،پیشرفت های تکنولوژیکی و سنت های اجتماعی می باشد نادیده گرفتن هر کدام از اینها در دراز مدت ،می توانند تاثیر تعیین کننده ای بر سازمان داشته باشد . این نگرش ،متغیرهای موقعیتی را که بر اعمال مدیریتی و عملکرد سازمان تاثیر می گذارند ،از هم تفکیک می کند . این دیدگاه دارای چهار متغیر است : اندازه سازمان عادی بودن تکنولوژی کار عدم اطمینان محیطی تفاوتهای فردی - 45 نگرش اقتضایی ( که گاهی نگرش موقعیتی Situational Approachهم نامیده می شود ) در سال های اخیر به جای اصول ساده گرای مدیریت و برای درهم آمیختن تئوری های مدیریتی مورد استفاده قرار می گیرد 46 تعداد افراد در یک سازمان تاثیر عمده ای بر آنچه که مدیر انجام می دهد می گذارد به همان اندازه ای که سازمان بزرگتر می شود مشکالت هماهنگی نیز بیشتر می شود مثال :ساختار سازمانی برای یک سازمان با 50هزار پرسنل مناسب است ،احتماال برای یک سازمان با 50پرسنل مناسب نیست 47 سازمان به منظور دستیابی به مقاصد خود از تکنولوژی استفاده می کند ،یعنی فرآیند تبدیل داده ها به ستاده ها را انجام می دهد 48 درجه عدم اطمینان ناشی از تغییرات سیاسی ،تکنولوژی ،اجتماعی ، فرهنگی و اقتصادی بر فرآیند مدیریت تاثیر می گذارد 49 افراد از نظر تمایل شان به رشد ،خود مختاری ،تحمل ابهامات و انتظارات متفاوت هستند این تفاوت ها و تفاوت های فردی دیگر خصوصا موقعی اهمیت پیدا می کنند که مدیران بخواهند روش های انگیزش ،شیوه های رهبری و طرح های شغلی را انتخاب کنند . 50