Transcript دانلود
By: Dr K. Mirzaei 1 Scanning پویش گری Forecasting پیش بینی Benchmarking الگوبرداری ISO 9000 استانداردهای By: Dr K. Mirzaei - 2 3 پویشگری یا کنکاش محیطی Environmental Scanning به تصویر درآوردن مقدار زیادی از اطالعات برای پیدا کردن روندهای در حال ظهور و ایجاد یکسری سناریو شواهد بیانگر این است که شرکت هایی که از محیط خود تصویر برداری می کنند در مقایسه با شرکت هایی که ازاین روش استفاده نمی کنند به سود و درآمد بیشتری بدست می آورند By: Dr K. Mirzaei یکی از زمینه های پویشگری محیطی است که سریع ترین رشد را دارد هوش رقابتی به دنبال کسب اطالعات پایه در رابطه با رقبا است : اینکه آنها چه کسانی هستند؟ چکار می کنند؟ -کارآنها چه اثری بر ما خواهد گذاشت ؟ معتقدند %95 :از اطالعات مربوط به رقبا که یک سازمان برای تصمیم گیری استراتژیک به آنها نیاز دارد برای عموم مردم قابل دسترسی است 4 By: Dr K. Mirzaei 5 هوش رقابتی جاسوسی سازمانی نیست تبلیغات ،اطالعاتی که موجب ارتقای آگاهی ها می شوند ،خبرهای جراید ،گزارش های موجود در ادارات دولتی ،آگهی استخدام و.... مثال هایی از منابع اطالعات قابل دسترسی می باشند By: Dr K. Mirzaei یک سناریو عبارت است از به تصویر کشیدن چیزی که در آینده پیش خواهد آمد هدف از طراحی و انجام سناریو ، تمرین تالش برای پیش بینی آینده نیست بلکه کاهش عدم اطمینان از طریق تمرکز بر موقعیت های بالقوه تحت شرایط مختلف است 6 By: Dr K. Mirzaei پویشگری محیط پایه ای را برای پیش بینی ها ایجاد می کند اطالعات به دست آمده از طریق پویشگری برای تهیه سناریو به کار می رود این دو نیز خود مقدماتی رابرای پیش بینی تهیه می کنند که پیشگویی نمودن نتایج آتی است دو نتیجه معروف که مدیریت معموال در پیش بینی آینده به دنبال آنهاست : درآمد نوآوری تکنولوژینکته :هر جزء از محیط خاص و عمومی سازمان می تواند برای پیشگویی مورد توجه قرار گیرد 7 By: Dr K. Mirzaei 8 عموما مدیریت اطالعات الزم برای پیش بینی درآمدها را از طریق بررسی ارقام درآمد در طول زمان به دست می آورد . By: Dr K. Mirzaei پیش بینی تکنولوژی سعی می کند تغییرات تکنولوژیکی و چارچوب زمان ظهور تکنولوژی های جدید را که از نظر اقتصادی میسر هستند ،پیش بینی کنند 9 By: Dr K. Mirzaei روش های پیش بینی به دو طبقه تقسیم می شوند : کمی Quantitative Forecasting کیفی Qualitative Forecastingپیش بینی کمی : یکسری قوانین ریاضی را برای یکسری از اطالعات گذشته بکار می گیرد تا نتایج آتی را پیش بینی کند این روش ها موقعی ترجیح داده می شوند که مدیریت اطالعات کافی برای کار با آنها را داشته باشد پیش بینی کیفی: عموما موقعی استفاده می شود که اطالعات دقیق در دسترس نباشند و یا بدست آوردن آنها مشکل باشد 10 By: Dr K. Mirzaei توضیح روش کمی تجزیه و تحلیل سری های زمانی 11 نمونه کاربرد خط سیر با یک معادله ریاضی مطابقت می کند تا به کمک این معادله تصویری از آینده داشته باشد پیش بینی فروش فصل بعد بر اساس اطالعات چهار سال پیش مدل رگراسیون متغیری را بر اساس سایر متغیرهای شناخته شده و یا فرض شده پیش بینی می کند جستجو برای عناصری که سطح معینی از فروش را پیش بینی می کنند ( مانند قیمت و هزینه تبلیغات ) مدل اقتصاد سنجی از یکسری معادله های رگراسیون برای نمونه سازی بخش هایی از اقتصاد استفاده می کنند پیش بینی تغییر در فروش اتومبیل در نتیجه تغییر در قانون عوارض گمرکی By: Dr K. Mirzaei روش کمی شاخص های اقتصادی اثر جانشینی 12 توضیح نمونه کاربرد استفاده از یک یا چند شاخص اقتصادی برای پیش بینی موقعیت آتی اقتصاد استفاده از تغییرات در تولید ناخالص ملی ( )GNPبرای پیش بینی درآمد مورد انتظار از فرمول ریاضی برای پیش بینی اینکه چگونه ،چه وقت و تحت چه شرایطی محصول یا تکنولوژی جدید جایگزین محصول یا تکنولوژی امروزی خواهد شد استفاده می کند پیش بینی تاثیر تولید تلویزیون LEDبر فروش تلویزیونهای معمولی By: Dr K. Mirzaei روش کیفی اجماع 13 توضیح نمونه کاربرد دیدگاه های کارشناسان را با هم درآمیخته و دید واحدی از آن بدست می آورد نظر خواهی از مدیران کارگزینی برای پیش بینی تعداد افراد متخصص و تحصیل کرده مورد نیاز در سال آینده ترکیب نیروهای فروش تخصیص های پرسنل فروش در مورد خرید احتمالی مشتریان در آینده را با هم ترکیب می کند پیش بینی فروش صنعت لیزر در سال های آتی ارزیابی مشتری بررسی مشتریان عمده توسط تولید تخصیص های مربوط به حجم خرید مشتریان موجود در آینده را کنندگان خودرو برای تعیین نوع و تعداد تولید باهم ترکیب می کند By: Dr K. Mirzaei یک از ابزار برنامه ریزی ،الگو برداری است این عمل جستجو برای یافتن بهترین اقدامات بین رقبا و غیر رقبا است که منجر به عملکرد بسیار باالتر می شود 14 ایده اساسی در الگو برداری این است که مدیریت بتواند با تجزیه و تحلیل و سپس کپی کردن شیوه های رهبران در سایر زمینه ها نسبت به بهبود کیفی اقدام نمایند در واقع الگو برداری شکل خاصی از پویشگری محیطی است By: Dr K. Mirzaei در دهه ،1980یک حرکت فزاینده ای برای بهبود کیفیت در بین شرکت های جهانی به وجود آمد مدیران می دانستند که برای رقابت در دهکده جهانی باید اطمینان هایی به مشتریان در مورد تولیدات و خدماتشان بدهند که آنچه می خرند همان کیفیت مورد انتظارشان را دارد 15 طرح سری های ISO 9000توسط سازمان بین المللی استاندارد در شهر ژنو سوئیس ارائه شد By: Dr K. Mirzaei استاندارد های ISOفرآیندی است که در آن ” بازرسان مستقل تایید می کنند که یک کارخانه ،آزمایشگاه و یا سازمان توانسته است احتیاجات مدیریت کیفی را برآورده کند ” 16 این استانداردها به مشتریان این اطمینان را می دهند که یک شرکت از مراحل معینی برای آزمایش تولیداتش استفاده می کند به طور مستمر کارکنان خود را آموزش می دهند تا از آخریندانش ها ،توانمندها و مهارتهای روز مطلع شوند گزارش های رضایت بخشی از فعالیت خود دارد -به هنگام بروز مشکل نسبت به رفع آن اقدام می کند By: Dr K. Mirzaei گواهی ISOمی تواند بیشتر از یک مزیت رقابتی باشد ، یعنی این گواهی اجازه ورود به بازارهایی را می دهد که بدون آن ورود به آن بازار ممکن نیست 17 در سال ISO 14000 ، 1997نیز بوجود آمد این شاخص نشان می دهد که سازمانها از نظر محیط نیز مسئولند دستیابی به گواهی ISOرایگان نیست و سازمان ها برای دستیابی به این گواهی می بایستی در طول زمان هزینه های متعددی را صرف کرده تا به این هدف برسند By: Dr K. Mirzaei 18 بودجه یک برنامه رقمی برای تخصیص منابع به فعالیت های خاص است معموال مدیران بودجه را برای درآمدها و هزینه های خود تهیه می کنند. بودجه را می توان برای استفاده بهینه از زمان ،مکان و منابع نیز تهیه نمود این نوع بودجه بندی ارقام غیر مالی را جایگزین ارقام مالی می کند ساعت ،نفر ،بهره برداری ظرفیت یا واحدهای تولید را می توان به صورت فعالیت روزانه هفتگی یا ماهانه بودجه بندی کرد By: Dr K. Mirzaei 19 بودجه یک وسیله برنامه ریزی است که بسیاری از مدیران صرف نظر از سطح شان در سازمان نسبت به تدوین و تنظیم آن اقدام می کنند By: Dr K. Mirzaei 20 بودجه توضیح بودجه درآمد بودجه ای که فروش آتی را نشان می دهد بودجه هزینه بودجه ای که فعالیت های اولیه یک واحد را فهرست بندی می کند بودجه سود بودجه ایکه توسط واحد های جداگانه یک سازمان مورد استفاده قرار می گیرد و از تلفیق بودجه های درآمد و هزینه بدست می آید بودجه هزینه های سرمایه ای بودجه ای که هزینه الزم برای سرمایه گذاری در ملک ،ساختمان و تجهیزات عمده را پیش بینی می کند بودجه ثابت بودجه ای که سطح ثابتی از فروش یا تولید را فرض می کند بودجه متغیر بودجه ای که به سطح هزینه ها متغیراست . By: Dr K. Mirzaei اساسا مدیران دو دیدگاه نسبت به بودجه بندی می توانند داشته باشند: بودجه بندی افزایشی ( بودجه سنتی )Incremental Budget بودجه بر مبنای صفر)Zero – Based Budget (ZBB 21 By: Dr K. Mirzaei این بودجه بندی دو ویژگی مشخص دارد : اول اینکه منابع مالی به ادارات به واحدهای سازمانی تخصیص داده می شوند ،سپس این واحدها منابع مالی را بر حسب تناسب به فعالیت ها اختصاص می دهند دوم اینکه این بودجه افزایش و توسعه بودجه قبلی است . تنظیم بودجه هر دوره با استفاده از آخرین دوره به عنوان نقطه مرجع شروع می شود تنها تغییرات افزوده شده ،در تقاضای بودجه مورد بررسی قرار می گیرند 22 By: Dr K. Mirzaei وقتی منابع مالی به واحدهای سازمانی اختصاص داده شد در این صورت تفکیک فعالیت های داخل واحدها مشکل می شود واحدهای سازمانی عموما اهداف چندگانه ای دارند و در نتیجه به فعالیتهای زیادی مشغولند بودجه افزایشی این تنوع را مورد توجه قرار نمی دهند آنها بیشتر بر تامین منابع مالی برای واحدها توجه دارند تا به خود فعالیت واحدها با در نظر گرفتن اهداف چندگانه واحدها ،نتیجه گیری های زیر منطقی است: -1برخی اهداف مهم تر از سایر اهداف می باشند -2مدیران واحدها در رسیدن به اهداف چندگانه به درجات متفاوتی از موفقیت دست می یابند بودجه های افزایشی همه چیز را در یک ظرف می ریزند بنابراین به عنوان ابزار برنامه ریزی ،فاقد تمرکز و دقت کافی هستند 23 By: Dr K. Mirzaei در این نوع بودجه بندی مدیران درخواست بودجه را صرف نظر از مناسبت های قبلی ،با جزئیات و از اول توجیه می کنند این نوع بودجه بندی برای مقابله با یکی از ضعف های بودجه افزایشی طراحی شده است در بودجه بندی افزایشی ،فعالیت ها راهی فناناپذیری پیدا می کنند زیرا که بودجه افزایشی بر اساس بودجه سال قبل تنظیم می شود و در نتیجه با تامین بودجه فعالیت های سازمانی به بقای خود ادامه می دهند 24 این موضوع در خصوص سازمانهای دولتی نیز صدق می کند که در آن نیروی کار و کمیسیون ها اغلب ثابت هستند ولو اینکه برای طرح های کوتاه مدت و یا موقتی در نظر گرفته شده باشند By: Dr K. Mirzaei 25 بودجه بندی بر مبنای صفر بار اصلی اثبات بعهده مدیر می گذارد تا توجیه کند که اصال به چه دلیل باید به واحدش بودجه تعلق گیرد فرآیند ZBBهمه فعالیت های سازمانی را ارزیابی مجدد می کند تا ببیند کدام یک قابل حذف است ،بودجه کدام یک باید کاهش یابد یا در سطح رقم بودجه جاری باشد و یا افزایش پیدا کند By: Dr K. Mirzaei 26 مشکل و هزینه اجرای بودجه بر مبنای صفر نشان می دهد که این نوع بودجه بندی برای هر سازمانی مناسب نیست سیاست سازمانهای بزرگ به گونه ای است که به بودجه بندی بر مبنای صفر اهمیت زیادی نمی دهند و به نظر می رسد این نوع بودجه بندی در واحد پرسنلی و شرکت هاو سازمانهای کوچک اثر بخش تر است . مثال :از آجایی که منابع مورد نیاز واحدهای پرسنلی در موسسات کوچک تجاری که شامل زمینه هایی نظیر تحقیق بازار و مدیریت منابع انسانی می شود با نتیجه کار شرکت ارتباط مستقیم ندارد ،لذا تعیین اینکه آیا بودجه آنها واقعی است یا بیانگر عملکرد موثر ،کار مشکلی است . By: Dr K. Mirzaei 27 بودجه بندی بر مبنای صفر به هنگام کاهش منابع می تواند مناسب باشد وقتی سازمان ها با محدودیت های مالی رو به رو هستند در این صورت مدیران این سازمان ها به دنبال ابزاری هستند که بتواند منابع محدود را به صورت موثری تخصیص دهند بودجه بندی بر مبنای صفر می تواند چنین ابزاری باشد . By: Dr K. Mirzaei 28 گانت یک ابزار زمانبندی است که در آستانه قرن بیستم به وسیله هنری گانت ارائه شد ایده اساسی نمودار گانت ساده و اساس یک نمودار ستونی است که زمان در محور افقی آن و فعالیت های محور عمودی آن قرار گرفته اند ستون های نمودار نشان دهنده نتیجه کار در یک مدت زمان معین است ، چه آنهایی که برنامه ریزی شده اند و چه آنهایی که واقعا انجام گرفته اند نمودار گانت نشان می دهد چه وقت کارها باید انجام می گرفتند و آن را با پیشرفت واقعی کار مقایسه می کند By: Dr K. Mirzaei 29 جدول گانت یک وسیله ساده اما مهم است که به مدیران این اجازه را می دهد که بتوانند به آسانی جزئیات آنچه را که هنوز باید انجام بگیرد تا پروژه تکمیل شود ترسیم کنند و نیز بدانند که آیا پروژه طبق برنامه پیش می رود ،از برنامه عقب است یا جلوتر از آن است . نمودار گانت واقعا به صورت یک وسیله کنترل مدیریتی برای مدیران تا بتوانند انحراف از مسیر طرح اصلی را متوجه شوند . By: Dr K. Mirzaei By: Dr K. Mirzaei 30 31 نوع اصالح شده نمودار گانت را نمودار ظرفیت می گویند در این نمودار بجای فهرست بندی کردن فعالیت ها در محور عمودی ،بخش ها و یا منابع معین فهرست بندی می شوند این اطالعات به مدیران این اجازه را می دهند که برای بهره برداری از ظرفیت ،برنامه ریزی و کنترل داشته باشند این نمودار ظرفیت را بر اساس ایستگاه های کاری فهرست بندی می کند By: Dr K. Mirzaei 32 نمودارهای گانت و ظرفیت تا زمانی مفید هستند که فعالیت ها و یا پروژه های زمانبندی شده بسیار کم بوده و وابسته به یکدیگر نباشند اگر مدیری مجبور باشد برای پروژه های بلند مدت ،مانند تالش برای کاهش هزینه های عمده و یا تولید محصول جدید ،برنامه ریزی کند که انجام آن نیازمند به هماهنگی صدها و هزاران فعالیت دارد که بعضی از آنها باید به صورت همزمان صورت گیرد و بعضی از آنها منوط به تکمیل یکسری فعالیت اولیه هستند ،از روش بازنگری و ارزیابی برنامه ( ) PERTاستفاده می کند By: Dr K. Mirzaei 33 این روش در دهه 1950برای ایجاد هماهنگی بین بیش از 3000 پیمانکار و آژانسی که بر روی سیستم تسلیحات زیر دریایی پوالریس کار می کردند بوجود آمد شبکه پرت توالی فعالیت های الزم برای تکمیل پروژه و هزینه و زمان مربوط به هر کدام از فعالیت ها را نشان می دهد با استفاده از شبکه پرت مدیر یک پروژه باید درباره آنچه که باید انجام بگیرد فکر کند و معین کند کدام رخداد به رخداد دیگر وابسته است و سرانجام اینکه نقاط مشکل آفرین بالقوه را شناسایی کندBy: Dr K. Mirzaei 34 پرت مقایسه بین اثرات فعالیت های جانشین را برای برنامه کاری و هزینه ها آسان می کند پرت برای طراحی و ایجاد تسهیالت ،فراهم آوردن مطالعات محیطی ،انجام تحقیق و توسعه ،طراحی نرم افزارها و ....مورد استفاده قرار می گیرد پرت به مدیران اجازه می دهد که پیشرفت پروژه را نظارت و ثبت کند گلوگاه های ممکن را شناسایی کنند و در صورت ضرورت نسبت به تعویض منابع به منظورحفظ پروژه بر اساس جدول زمانی اقدام کنند . By: Dr K. Mirzaei 35 برای اینکه بفهمیم چگونه یک شبکه پرت تشکیل شود ،الزم است با سه اصالح آشنا باشیم : رخدادها Events فعالیت ها Activities -مسیر بحرانی Critical Path By: Dr K. Mirzaei رخدادها یا واقعه ها نقاط پایانی هستند که نشان دهنده تکمیل فعالیت های عمده می باشند رخدادها بیانگر این هستند که اتفاق چشمگیری رخ داده یا بخش مهمی از کار تمام شده استدر پرت ،رخدادها بیانگر نقطه ای در زمان هستند فعالیت ها اقداماتی هستند که صورت می گیرند هر فعالیتی به زمان احتیاج دارد ،همانگونه که بر اساس زمان و منابع الزم برای پیشرفت از یک رخداد به رخداد دیگر تعیین شده اند مسیر بحرانی :طوالنی ترین و یا وقت گیر ترین توالی رخدادها و فعالیت های الزم برای تکمیل پروژه در کوتاه ترین زمان ممکن است 36 By: Dr K. Mirzaei 37 مدیریت زمان ابزاری است که هرکس می تواند برای تنظیم موثر زمان از آن استفاده نماید مدیریت زمان روشی است برای برنامه ریزی فعالیت های شخصی مدیریت زمان نوعی انضباط فردی است ،توجه افراد را به چیزهایی متمرکز می کند که باید تحقق پیدا کند نکته :هیچگونه قانون اکید و صریحی برای مدیریت زمان وجود ندارد که بتوان درهر مورد آن را بکار برد مدیر خوب زمان می داند که چگونه بی نظمی را – که وقت شخص را هدر می دهد – به حداقل برساند به هنگام استفاده مفید از زمان الزم است که مانعی بین خود و تلف کنندگان وقت ایجاد کنید By: Dr K. Mirzaei 38 انتخاب بهترین زمان برای بهترین کارآیی مثال :برخی افراد بیشتر صبح ها موثرند By: Dr K. Mirzaei