Transcript Chapter

Chapter 3
การบริหารโครงการและ
บริบทเทคโนโลยี
สารสนเทศ
ANGKANA
บทนา
ทฤษฏี และแนวความคิ ดเกี่ยวกับการบริ หารโครงการไม่ ยากแก่ ก าร
เข้ าใจ แต่ สิ่ งที่ ยากคื อ การใช้ ท ฤษฏี และแนวความคิ ด ในสภาพแวดล้ อมที่
หลากหลาย ผู้จัดการโครงการต้ องตระหนักถึงประเด็นต่ าง ๆ ที่ แตกต่ างกันใน
การบริ หารโครงการ
ANGKANA
วิธีการเชิงระบบ
วิธีการเชิ งระบบคือ วิธีการเชิ งวิเคราะห์ แบบองค์ รวมเพื่อการแก้ ปัญหา
ที่ สลับซั บซ้ อน เป็ นวิ ธีการที่ รวมการใช้ ปรั ชญาระบบ (Systems Philosophy)
การวิ เคราะห์ ระบบ (Systems analysis) และการบริ หารระบบ (System
management)
ปรั ชญาระบบคื อ ตัวแบบภาพรวมทั้งหมดสาหรั บการคิ ดเกี่ ยวกับสิ่ ง
ต่ าง ๆ เสมือนระบบ
การวิ เคราะห์ ระบบคื อ วิ ธีการแก้ ปัญหาที่ ต้องมี การกาหนดขอบเขต
ของระบบ การแบ่ งระบบเป็ นส่ วน ๆ การระบุ และการประเมินปั ญหา โอกาส
ข้ อจากัด และความต้ องการ
ตัวแบบวงกลมสามวงสาหรับการบริหารโครงการ
วงกลมแต่ ละวงหมายถึง ธุรกิจ (Business) องค์ การ (Organization)
และเทคโนโลยี (Technology) ทั้งสามวงมี ผลกระทบอย่ างสู งต่ อการเลือก
และการบริ หารโครงการให้ สาเร็ จ
-วิทยาลัยมีค่าใช้ จ่ายอะไร
-นักศึกษาต้ องเสี ยค่ าใช้ จ่ายอะไร
-ผลกระทบต่ อการลงทะเบียนคืออะไร
-โครงการจัดหา Notebook กระทบต่ อนักศึกษา
ทั้งหมดหรื อเฉพาะนักศึกษาบางสาขา
-โครงการนีก้ ระทบต่ อนักศึกษาที่มีเครื่ อง
คอมพิวเตอร์ แล้ วอย่ างไร
-ใครเป็ นคนอบรมให้ กับนักศึกษา และพนักงาน
ของคณะ
-ใครเป็ นผู้บริ หาร และสนับสนุนการอบรม
-Notebook ควรจะใช้ ระบบปฏิ บัติการแบบใด
ธุรกิจ
องค์ กร
เทคโนโลยี
-ซอฟต์ แวร์ อะไรที่ควรจะลงในเครื่ อง Notebook
-รายละเอียดข้ อกาหนดฮาร์ ดแวร์ มีอะไร
-ฮาร์ ดแวร์ จะมีผลกระทบต่ อ LAN และการ
เข้ าถึงอินเทอร์ เน็ตอย่ างไร
ความเข้ าใจองค์ การ
1. กรอบขององค์ การ สามารถมองด้ วยกรอบที่ แตกต่ างกันได้ 4 กรอบคือ กรอบ
โครงสร้ าง กรอบทรั พยากรมนุษย์ กรอบการเมือง และกรอบสัญลักษณ์
กรอบโครงสร้ าง (Structural frame) เป็ นกรอบที่ เน้ นโครงสร้ างองค์ การ ความ
แตกต่ างของบทบาท
กรอบทรั พยากรมนุษย์ (Human resources frame) เป็ นกรอบที่ เน้ นความสอดคล้ อง
กันระหว่ างความต้ องการขององค์ การกับความต้ องการของคน
กรอบการเมือง (Political frame) เป็ นกรอบที่ เน้ นการเมืองของบุคคลและการเมือ ง
ขององค์ การ การเมืองในองค์ การจะอยู่ในรู ปของการแข่ งขันระหว่ างกลุ่ม หรื อระหว่ าง
บุคคล
กรอบสั ญลักษณ์ (Symbolic frame) เป็ นกรอบที่ เน้ นสั ญลักษณ์ และความหมายสิ่ งที่
สาคัญในเหตุการณ์ ใด ๆ
ความเข้ าใจองค์ การ
2. โครงสร้ างองค์ การ มี 3 แบบ
โครงสร้ างตามหน้ าที่ ที่ มีลักษณะเป็ นลาดับขัน้ โดยมีผ้ ู บริ หารสูงสุดอยู่
ระดับบนสุ ดที่ รองประธาน หรื อผู้จัดการฟั งก์ ชันต่ าง ๆ ต้ อ งรายงาน เช่ น
ผู้จัดการโรงงาน ผู้จัดการทรั พยากรมนุษย์ ผู้จัดการเทคโนโลยีสารสนเทศ
โครงสร้ างแบบโครงการ มี โครงสร้ างเป็ นลาดับชั้ นเช่ นเดี ยวกั น แต่
แทนที่ จะเป็ นรองประธาน หรื อผู้จัดการที่ รายงานต่ อผู้บริ หารสู งสุด กลับเป็ น
ผู้จัดการแผนงาน
ความเข้ าใจองค์ การ
2. โครงสร้ างองค์ การ มี 3 แบบ
โครงสร้ างแบบแมทริ กซ์ เป็ นโครงสร้ างที่ ผสมของโครงสร้ างทั้ งสองที่
กล่ าวมาแล้ ว มีลกั ษณะเป็ นกริ ด บุคลากรของโครงการรายงานต่ อผู้จัดการตาม
หน้ าที่ โดยโครงสร้ างแบบนีย้ งั แบ่ งออกเป็ น 3 แบบย่ อย คือ
1. โครงสร้ างแมทริ กซ์ แบบอ่ อน ๆ (Week matrix) เป็ นโครงสร้ างที่ ยงั คงรั กษา
คุณลักษณะหลายอย่ างของโครงสร้ างตามหน้ าที่
2. โครงสร้ างแมทริ กซ์ แบบสมดุล (Balanced matrix) เป็ นโครงสร้ างที่ ตระหนั ก
ถึงความจาเป็ นต้ องมีผ้ จู ัดการโครงการ
3. โครงสร้ างแมทริ กซ์ แบบเข้ มข้ น (Strong matrix) เป็ นโครงสร้ างที่ มี
คุณลักษณะของโครงสร้ างแบบโครงการหลายประการ มีผ้ ูจัดการโครงการทาหน้ าที่ เต็ม
เวลาและมีอานาจเต็มที่ ในการควบคุม และสั่ งการที มงาน
วัฒนธรรมขององค์ การ
วัฒนธรรมขององค์ การ คื อ สมมติ ฐาน (assumptions) ค่ านิ ยม (values)
และพฤติกรรม (behaviors) ที่ เป็ นลักษณะพิเศษของการทางานขององค์ การหนึ่ ง
ในองค์ การเดี ยวกันสามารถมีวัฒนธรรมย่ อยได้ ได้ ระบุลักษณะ 10 ประการของ
วัฒนธรรมองค์ การ ดังนี ้
ความเป็ นสมาชิ ก (member identity)
ให้ สาคัญกับกลุ่ม (group emphasis)
เน้ นคน (people focus)
เกณฑ์ การให้ รางวัล (reward criteria)
บูรณาการเป็ นหน่ วยเดียว (unit integration) การควบคุม (control)
ระดับการยอมรั บความเสี่ ยง (risk tolerance)
ระดับการยอมรั บความขัดแย้ ง (conflict tolerance)
มุ่งเน้ นวิธีการหรื อเป้ าหมาย (means-ends orientation)
เน้ นระบบเปิ ด (open-system focus)
การบริ หารผ้ มู ีส่วนได้ เสีย
ผู้ มี ส่ วนได้ เ สี ย โดยทั่ ว ไปจะรวมถึ ง ผู้ ส นั บ สนุ น โครงการที ม งาน
พนั ก งานสนั บ สนุ น และลู ก ค้ า ของโครงการ ยั ง รวมถึ ง ผู้ บ ริ หารระดั บ สู ง
ผู้จัดการแผนกอื่น ๆ และผู้จัดการโครงการต่ าง ๆ
ขั้นตอนโครงการ และวงจรชีวิตของโครงการ
วงจรชี วิตของโครงการ คื อ ชุ ด
งานของขั้ น ตอนโครงการ โดยแต่ ล ะ
ขั้ น ตอนจะก าหนดงานที่ ต้ องท า ท า
เมื่อไร ใครเป็ นคนทา สิ่ งที่ ได้ จากงานคือ
อะไร (deliverables) การควบคุมและ
อนุมัติงานจะทาอย่ างไร สิ่ งที่ ได้ จากงาน
คือ ผลิตผลหรื อบริ การ
ขั้นตอนโครงการ และวงจรชีวิตของโครงการ
การบริ หารโครงการโดยทั่วไปประกอบด้ วย 2 ขั้นตอนใหญ่ 4
ขัน้ ตอนย่ อยคือ ความเป็ นไปได้ ของโครงการ (project feasibility) และการ
ได้ โครงการ (project acquisition) ขัน้ ตอนความเป็ นไปได้ ของโครงการยัง
ประกอบด้ วย แนวความคิด (concept) และการพัฒนา (development) ส่ วน
ขั้นตอนการได้ โครงการประกอบด้ วย การปฏิ บัติงาน (implementation)
และปิ ดโครงการ (close-out)
ขั้นตอนโครงการ และวงจรชีวิตของโครงการ
รูปแสดงขั้นตอนของวงจรชีวิตโครงการ
วงจรชีวิตการพัฒนาซอฟต์ แวร์
วงจรชี วิตการพัฒนาซอฟต์ แวร์ โดยปกติ ประกอบด้ วยขั้นตอน การ
วางแผน การวิ เคราะห์ การออกแบบ การสร้ างและติ ดตั้ง และการบารุ งรั ก ษา
ขั้นตอนดังกล่ าวได้ ถูกจั ดการหลายรู ปแบบ จึ งทาให้ เกิ ดวงจรชี วิ ตการพัฒนา
ซอฟต์ แวร์ รูปแบบต่ าง ๆ ส่ วนใหญ่ วงจรชี วิตการพัฒนาซอฟต์ แวร์ ที่ใช้ กันมีดังนี ้
วงจรชี วิตแบบนา้ ตก (Waterfall life cycle model)
วงจรชี วิตแบบก้ นหอย (Spiral life cycle model)
วงจรการพัฒนาแบบเพิ่ม (Incremental development life cycle model)
วงจรชีวิตการพัฒนาซอฟต์ แวร์
วงจรชี วิตแบบต้ นแบบ (Prototyping life cycle model)
วงจรชี วิตการพัฒนาระบบงานแบบรวดเร็ ว
\(Rapid application development life cycle model)
การโปรแกรมแบบเข้ มข้ น (Extreme programming (XP)
วงจรชี วิตแบบสกรั ม (Scrum life cycle model)
วงจรชีวิตของโครงการกับวงจรชีวิตการพัฒนาซอฟต์ แวร์
วงจรชี วิตของโครงการเน้ นที่ กระบวนการการจัดการโครงการ ขณะที่
วงจรการพัฒนาซอฟต์ แวร์ เน้ นที่การสร้ างและการทาให้ เกิดระบบสารสนเทศ
แนวความคิด
การวางแผน
การพัฒนา
การวิเคราะห์
การปฏิบัคงิ าน
การปิ ดโครงการ
การออกแบบ
วงจรชีวติ การพัฒนาซอฟต์ แวร์
การสร้ างและ
ติดตั้งระบบ
การบารุงรักษา
กล่ มุ กระบวนการบริ หารโครงการ
กระบวนการ คื อ ชุ ดของกิ จกรรมที่ เกี่ ยวข้ องกันเพื่ อสร้ างตามความ
ต้ องการที่ได้ กาหนด กระบวนการบริ หารโครงการแบ่ งออกเป็ น 5 กลุ่ม คือ กลุ่ม
กระบวนการริ เริ่ ม กลุ่มกระบวนการวางแผน กลุ่มกระบวนการปฏิ บัติงาน กลุ่ม
กระบวนการติดตามและควบคุม และกลุ่มกระบวนการปิ ด
กล่ ุมกระบวนการริ เริ่ ม ประกอบด้ วยกระบวนการที่ ช่วยให้ มี การมอบ
อานาจอย่ างเป็ นทางการเพื่อให้ เริ่ มโครงการใหม่ หรื อเฟสของโครงการ
กล่ มุ กระบวนการวางแผน ช่ วยรวบรวมสารสนเทศจากหลาย ๆ แหล่ ง
เพื่อจัดทาเป็ นแผนบริ หารโครงการ ประกอบด้ วย การระบุ การกาหนดขอบเขต
โครงการ ค่ าใช้ จ่าย และตารางเวลาโครงการ
กล่ มุ กระบวนการบริ หารโครงการ
กล่ ุมกระบวนการปฏิบัติงาน ประกอบด้ วยกระบวนการที่ ทาให้ งานที่
กาหนดในแผนบริ หารโครงการเสร็ จสมบูรณ์ ตามความต้ องการของโครงการ
กล่ ุมกระบวนการติดตามและควบคุม ประกอบด้ วยกระบวนการที่
เฝ้ าดูการปฏิบัติงานของโครงการ
กล่ มุ กระบวนการปิ ด รวมถึงกระบวนที่ใช้ เพื่อยุติทุกกิจกรรมอย่ างเป็ น
ทางการของโครงการหรื อเฟสหนึ่งของโครงการ
โครงการ
ความสั มพันธ์ ระหว่ างกลุ่มกระบวนการกับวงจรชี วิต
กล่ มุ กระบวนการบริ หารโครงการ
-ความสัมพันธ์ ระหว่ างกลุ่มกระบวนการกับวงจรชี วิตโครงการ
จากรู ป แสดงกลุ่มกระบวนการและความสั มพันธ์ ระหว่ างในแง่ ของ
ระดับของกิ จกรรมปกติ กรอบเวลา และการทับซ้ อน ระดับของกิ จกรรมและ
ช่ วงเวลาของแต่ ละกลุ่มกระบวนการแตกต่ างกันทุกโครงการ
กล่ มุ กระบวนการบริ หารโครงการ
-ความสั ม พั น ธ์ ระหว่ า งกลุ่ ม กระบวนการกั บ ความรู้ การบริ หารโครงการ
สามารถจัดกระบวนการของแต่ ละกลุ่มกระบวนการเข้ ากับความรู้ การบริ ห าร
โครงการทั้ง 9 ด้ าน
กล่ มุ กระบวนการบริ หารโครงการ
ความรู้
การบริ หารการบูรณาการ
กลุ่มกระบวนการบริ หารโครงการ
ริเริ่ม
พัฒนาเอกสารสิ ทธิ์ โครงการ
พัฒนาข้ อกาหนดขอบเขตโครงการ
เบือ้ งต้ น
วางแผน
พัฒนาแผนบริ หารโครงการ
ปฏิบัติงาน
กากับ และบริ หาร
การปฏิ บัติโครงการ
ติดตามและควบคุม
ติดตามและควบคุมงานของ
โครงการ
ควบคุมการเปลี่ยนแปลง
แบบบูรณาการ
การบริ หารขอบเขต
โครงการ
วางแผนขอบเขต
กาหนดขอบเขต
สร้ างโครงสร้ างจาแนกงาน
ทวนสอบขอบเขต
ควบคุมขอบเขต
การบริ หารเวลา
กาหนดกิจกรรม
เรี ยงลาดับกิจกรรม
ประมาณการทรั พยากรของ
กิจกรรม
ควบคุมตารางเวลา
ต่ อหน้ าถัดไป
ปิ ด
ปิ ดโครงการ
กล่ มุ กระบวนการบริ หารโครงการ
ความรู้
กลุ่มกระบวนการบริ หารโครงการ
ริเริ่ ม
วางแผน
ปฏิบัติงาน
ติดตามและควบคุม
ปิ ด
กิจกรรม
ประมาณการระยะเวลาของกิจกรรม
พัฒนาตารางเวลา
การบริ หารค่ าใช้ จ่าย
ประมาณการค่ าใช้ จ่าย
ตั้งงบประมาณค่ าใช้ จ่าย
การบริ หารคุณภาพ
วางแผนคุณภาพ
ดาเนินการประกันคุณภาพ
ดาเนินการควบคุมคุณภาพ
การบริ หารทรั พยากรมนุษย์
วางแผนทรั พยากรมนุษย์
ค้ นหาทีมงานโครงการ
พัฒนาทีมงานโครงการ
บริ หารทีมงานโครงการ
การบริ หารการสื่ อสาร
วางแผนการสื่ อสาร
กระจายสารสนเทศ
รายงานผลการปฏิ บัติงาน
บริ หารผู้มีส่วนได้ เสี ย
การบริ หารความเสี่ ยง
วางแผนบริ หารความเสี่ ยง
ระบุความเสี่ ยง
วิเคราะห์ ความเสี่ ยงเชิ งคุณภาพ
วิเคราะห์ ความเสี่ ยงเชิ งปริ มาณ
วางแผนตอบสนองความเสี่ ยง
การบริ หารการจัดซื ้อจัดจ้ าง
วางแผนการจัดซื ้อและการได้ มา
วางแผนการทาสัญญา
ควบคุมค่ าใช้ จ่าย
ควบคุมและติดตามความเสี่ ยง
ขอคาตอบจากผู้ขาย
เลือกผู้ขาย
บริ หารสัญญา
ปิ ดสัญญา
บริบทของโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ
ตั้งแต่ โครงการที่ เน้ นฮาร์ ดแวร์ ประเภทคอมพิ วเตอร์ ส่ วนบุ คคลไป
จนถึ งเครื่ องคอมพิ วเตอร์ ขนาดใหญ่ รวมทั้ งอุปกรณ์ เคลื่ อนที่ ส่ วนโครงการ
พัฒนาซอฟต์ แวร์ มี ความหลากหลายเช่ นเดี ยวกัน ตั้งแต่ การพัฒนาซอฟต์ แวร์
ด้ วย Excel บนเครื่ องคอมพิ วเตอร์ ที่ ไม่ เชื่ อมต่ อกับเครื อข่ าย ระบบพาณิ ชย์
อิเล็กทรอนิกส์ ที่ใช้ ภาษาที่ทันสมัย โครงการเทคโนโลยีสารสนเทศยังสนับสนุน
ทุกอุตสาหกรรม และงานทางธุรกิจ การบริ หารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ
แต่ ละอุตสาหกรรมจะไม่ เหมือนกัน
สรุป
ในการทางานของโครงการ ผ้ จู ัดการโครงการจาเป็ นต้ องใช้ วิธีการเชิ ง
ระบบ และจาเป็ นต้ องพิจารณาโครงการที่มากกว่ าบริ บทเชิ งองค์ การ
องค์ การมี 4 กรอบที่ แตกต่ างกัน คื อโครงสร้ าง ทรั พยากรมนุษ ย์
การเมือง และสัญลักษณ์ โครงสร้ างพื้นฐานองค์ การมี 3 แบบ คือโครงสร้ าง
ตามหน้ าที่ แมทริ กซ์ และโครงการ
วัฒนธรรมองค์ กร, ผ้ มู ีส่วนได้ เสี ยของโครงการ, วงจรชี วิตโครงการ,
การบริ หารโครงการ โดยที่การบริ หารโครงการหลักของแต่ ละกล่ มุ กระบวนการ
เข้ ากับความร้ ู 9 ด้ านให้ ภาพรวมว่ ากระบวนการอะไรที่ เกี่ยวข้ องกั บความรู้ การ
บริ หารโครงการด้ านใด
*** ความเข้ าใจการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีอย่ างรวดเร็ ว เป็ นปั จจัยที่ สาคัญ
The End